w Jak zacząćDeklaracje Tagi: MOSSPITvatzuszamknięcie miesiącadeklaracjerozliczenie miesiącapracownicy

Zamknięcie miesiąca w serwisie ifirma obejmuje zestaw czynności jakie musi wykonać użytkownik w związku z zakończeniem okresu rozliczeniowego (miesiąca/ kwartału). Czynności te nie ograniczają późniejszego powrotu do już zakończonego miesiąca/kwartału.

Wykonanie poniższych czynności na koncie użytkownika pozwoli na:

  • ustalenie wartości zobowiązań podatkowych lub ZUS,
  • złożenie do US i ZUS odpowiednich deklaracji i informacji,
  • dokonanie niezbędnych wydruków.

Czynności jakie należy wykonać w związku z zakończeniem miesiąca księgowego:

1) Wprowadzenie przychodów – przed rozliczeniem miesiąca podatnik powinien sprawdzić, czy wystawił wszystkie faktury/rachunki za sprzedaż z danego okresu. Informacje o wprowadzonych przychodach można sprawdzić według poniższych wskazówek:

  1. listę wystawionych faktur/rachunków sprzedaży sprawdzić można w zakładce Faktury ➡ Lista faktur/Faktury VAT marża, a w przypadku konta podmiotu zwolnionego z VAT w zakładce Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur.
    Dokumenty sprzedaży, wystawione w danym okresie (co do zasady z datą sprzedaży z danego miesiąca/kwartału) widoczne są również w KPiR/ewidencji przychodów.
  2. użytkownicy prowadzący ewidencje przy pomocy kasy fiskalnej w zakładce „Kasa fiskalna” będą widzieli wprowadzone lub zaimportowane wydruki dobowe. Jeśli użytkownik zdecydował o wprowadzeniu do serwisu jednego raportu miesięcznego zamiast dobowych za kolejne miesiące, sprawdza kwotę widoczną w części „Wydruk miesięczny z kasy fiskalnej” z kwotą faktyczną widoczną na wydruku miesięcznym z kasy. Analogicznie widoczne będą wydruki dobowe i miesięcznie, w przypadku użytkownika korzystającego z integracji serwisu z kasą fiskalną.
    Kwoty sprzedaży zewidencjonowanej na kasie fiskalnej są widoczne również w KPiR/ewidencji przychodów w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku podatników podatku VAT kwoty widoczne w ewidencjach są kwotami brutto (w odróżnieniu od kwot widocznych w zakładce „Kasa fiskalna”). Dodatkowo, jeśli użytkownik wprowadzi w danym okresie zapis do ewidencji zwrotów i reklamacji lub ewidencji błędów lub pomyłek, wówczas wartość raportu miesięcznego z kasy fiskalnej widoczna w KPiR/ewidencji przychodów oraz ewidencji VAT będzie uwzględniała wartości tych korekt.
    Wartość raportu miesięcznego z danego okresu widoczna w ewidencji sprzedaży VAT jest dodatkowo pomniejszana o wartość wystawionych faktur do paragonu (kiedy nabywcą jest inny przedsiębiorca).
  3. pozostałe wprowadzone przychody widoczne będą w zakładkach:
    • Faktury/Rachunki ➡ Inne przychody,
    • Faktury/Rachunki ➡ Nieudokumentowane.

    W powyższych zakładkach widoczne będą np. przychody z prowadzonej przez podatnika ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, czy wystawionych dowodów wewnętrznych.
    Tak jak w poprzednich punktach, także te przychody będą widoczne co do zasady w KPiR/ewidencji przychodów oraz ewidencji sprzedaży VAT. Szczegółowy sposób wyświetlania zapisów w ewidencjach jest zależny od opcji, jakie zostały wybrane na formularzu przychodu (np. jeśli w polu „Wpis do KPiR” zostanie wybrane „Brak wpisu do KPIR” przychód nie będzie widoczny w tej ewidencji).
    W sytuacji stwierdzenia braku wszystkich przychodów należy uzupełnić księgowania.

▲ wróć na początek

2) Zaksięgowanie wydatków – wydatki zarówno na koncie czynnego podatnika podatku VAT, jak i podmiotu zwolnionego z VAT wprowadzane są w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek. Sposób księgowania wydatku zależy od tego, czego dany wydatek dotyczy oraz od zakresu odliczenia podatku VAT.

Ważne! Wydatki związane z pojazdem wprowadzane są przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek – na dole część Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu lub przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje.

Dla części wydatków możliwe jest też skorzystanie z automatycznego księgowania (import faktur elektronicznych).
Zaksięgowane wydatki widoczne będą w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków. W sytuacji, kiedy nie wszystkie wydatki z danego miesiąca zostały wprowadzone należy uzupełnić księgowania.

▲ wróć na początek

3) Uzupełnienie pozycji ewidencji przebiegu pojazdu – podatnicy, używający w swojej działalności pojazdów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych (pojazdów osobowych niefirmowych), mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z użytkowaniem tych pojazdów, o ile prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Pozycje ewidencji przebiegu pojazdu wprowadzić można w następujący sposób:

  • zakładka Pojazdy ➡ Wszystkie operacje, przy danym pojeździe Rozliczenie pojazdu ➡ + dodaj pozycję ewidencji przebiegu pojazdu lub przy danym pojeździe Dodaj koszt pojazdu, a następnie w kolumnie Poz. ewid. przebiegu ➡ + dodaj,
  • zakładka Wydatki ➡ Dodaj wydatek i na dole w części Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu” przy danym pojeździe w kolumnie „Poz. ewid. przebiegu”> „+ dodaj”.

Więcej informacji na temat kilometrówki: Jakie koszty obejmuje kilometrówka?


▲ wróć na początek

4) Wystawienie rachunków z danego miesiąca dla pracowników oraz wprowadzenia dat opłacenia wynagrodzeń pracowników. Szczegółowa instrukcja dotycząca rozliczania pracowników znajduje się w innym artykule: Pracownicy.

▲ wróć na początek

5) Uzupełnienie dat opłacenia:

  • wydatków – daty opłacenia wydatków można wpisać w następujący sposób:
    1. ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z data zapłaty, zakładka Wydatki ➡ Lista wydatków, na osi czasu (poziomym pasku na środku) wybieramy miesiąc, w którym został zaksięgowany opłacony przez nas wydatek, wydatek będzie widoczny na liście (w części „dowody obce” lub części „Faktury wewnętrzne”). Przy danym wydatku w kolumnie „Pozostałe” dostępny będzie przycisk do wprowadzenia zapłaty. Jeśli dokument został zaksięgowany w walucie, wprowadzenie wpłaty wiąże się z zaksięgowaniem przez serwis różnic kursowych,
    2. zakładka Agenda ➡ Agenda i karta „wydatki”. Więcej na ten temat: Agenda – Wydatki
Uzupełnianie daty opłacenia wydatków, wpływa na:

  • wyksięgowanie odliczonego podatku VAT z faktury po upływie 150 dni od terminu płatności – jeśli wydatek nie ma uzupełnionej daty opłacenia i mija 150 dni od terminu płatności serwis wyksięguje wcześniej odliczony VAT,
  • ponowne zaksięgowanie podatku VAT do odliczenia w przypadku zapłaty za wydatek, dla którego w poprzednich okresach minęło 150 dni od terminy płatności (wcześniej miało miejsce wyksięgowanie podatku VAT odliczonego),
  • zaksięgowanie kosztu lub przychodu w postaci różnic kursowych – w przypadku wydatków w walucie po wpisaniu informacji o zapłacie serwis wylicza i księguje różnice kursowe.
  • przychodów – najczęściej fakt otrzymania zapłaty nie ma wpływu na kwoty zaksięgowane w ewidencjach podatkowych. Inaczej będzie w sytuacji, kiedy przychód jest wyrażony w walucie, lub kiedy data otrzymania zapłaty wpływa na moment ujęcia sprzedaży w ewid. sprzedaży VAT.
  • Datę otrzymania zapłaty można wpisać w następujący sposób: ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z datą zapłaty, następnie zakładka Faktury/Rachunki ➡ Lista faktur/Lista rachunków i faktur, na osi czasu (poziomy pasek na środku) wybieramy miesiąc, w którym wystawiony został dokument przychodowy. Dokument będzie widoczny na liście. Obok przychodu w kolumnie „Pozostałe” będzie przycisk do wprowadzania zapłaty. Jeśli przychód jest wystawiony w walucie wówczas wprowadzenie zapłaty powoduje zaksięgowanie różnic kursowych.

  • składek ZUS – daty opłacenia składek ZUS uzupełniamy w zakładce Zobowiązania ➡ Składki ZUS mając ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą dokonania zapłaty. Po wpisaniu daty opłacenia składki należy wybrać opcję zatwierdź. W przypadku składek księgowanych bezpośrednio w KPiR (składki na Fundusz Pracy przedsiębiorcy i składki ZUS za pracowników) wpisanie daty opłacenia składki spowoduje utworzenie dowodu księgowego.
  • wynagrodzeń pracowników – informację o wypłacie wynagrodzenia uzupełniamy w zakładce Zobowiązania ➡ Wynagrodzenia mając ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą wypłaty. Po wpisaniu daty wypłaty wynagrodzenia należy zatwierdzić datę (zielony przycisk „zatwierdź). Spowoduje to utworzenie dowodu księgowego i zaksięgowanie kosztu wynagrodzenia w KPiR. Informacja o wypłaconym wynagrodzeniu zostanie również pobrana do deklaracji pracowniczych np. PIT-4.

▲ wróć na początek

6) Uzupełnienie informacji o dacie otrzymania potwierdzenia wywozu eksportowanych towarów lub krajowych stawkach VAT właściwych dla dokonywanych dostaw. Kwestia ta została szczegółowo opisana w artykule: Eksport towarów

▲ wróć na początek

7) Wygenerowanie kompletu deklaracji – w serwisie użytkownik ma możliwość generowania deklaracji związanych z rozliczeniami wobec US czy ZUS.

Poniższa tabela zawiera zestawienie możliwych do generowania deklaracji, wraz z informacją o tym, kiedy generowanie jest możliwe oraz terminie złożenia deklaracji/zapłaty podatku z niej wynikającej.

Rodzaj deklaracji Kiedy generowanie jest możliwe Termin złożenia deklaracji lub wpłaty podatku/ składek ZUS z deklaracji Forma składania deklaracji z serwisu
Deklaracje generowane/składane na bieżąco (po zakończeniu miesiąca/kwartału)
ZUS (DRA, RCA, RZA, RSA*) W każdym miesiącu 10-ty lub 15-sty dzień następnego miesiąca Elektroniczna
VAT-7*/VAT-7K* W każdym miesiącu/kwartale 25-ty dzień miesiąca następującego po miesiącu/kwartale Elektroniczna za pomocą danych autoryzujących lub z podpisem elektronicznym
VAT-27 W danym okresie miała miejsce sprzedaż wykazywana na informacji 25-ty dzień miesiąca następującego po miesiącu
VAT-27 to informacja, nie wynika z niej kwota do wpłaty
VAT-UE* W danym okresie miały miejsce transakcje wykazywane na informacji 25-ty dzień miesiąca następującego po miesiącu
VAT-UE to informacja, nie wynika z niej kwota do wpłaty
VAT-8* Zawsze, jeśli nievatowiec oznaczył rejestrację do VAT-UE w zakresie nabyć towarów 25-ty dzień miesiąca następującego po miesiącu Elektroniczna za pomocą podpisu kwalifikowanego
VAT-9M* W danym miesiącu miały miejsce transakcje wykazywane na deklaracji 25-ty dzień miesiąca następującego po miesiącu
PIT-5*/PIT-5L* W każdym miesiącu/kwartale 20-sty dzień miesiąca następującego po miesiącu/kwartale. Deklaracji nie składamy w US
PIT-28*
PIT-4 Na koncie jest wprowadzony pracownik 20-sty dzień miesiąca następującego po miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Deklaracji nie składamy w US
PIT-8
ZUS RMUA miesięczny Na koncie dodany jest pracownik wykazywany w deklaracjach ZUS, dla pracownika stworzony jest rachunek do umowy i jest on opłacony. Deklaracje generujemy po deklaracji ZUS za dany miesiąc Generujemy z końcem miesiąca. Nie są one nigdzie składane
Deklaracje generowane (składane) po zakończeniu roku
PIT-28R* W każdym miesiącu danego roku 31 styczeń roku następującego po danym roku Brak możliwości
W przypadku podatników rozliczających się na zasadach ogólnych (liniowo lub wg skali podatkowej) zeznanie może być przygotowane za pomocą odrębnej aplikacji PITroczny.pl
PIT-4R Na koncie jest wprowadzony pracownik 31 styczeń roku następującego po danym roku. Nie wynika z niej kwota do wpłaty Elektroniczna za pomocą danych autoryzujących lub z podpisem elektronicznym
PIT-8AR
PIT-11 Do 31 stycznia stycznia roku następującego po danym roku (w formie papierowej do US)
Do końca lutego roku następującego po danym roku (w formie elektronicznej do US oraz do pracownika). Nie wynika z niej kwota do wpłaty
Elektronicznie za pomocą danych autoryzujących
ZUS RMUA roczny Zostanie utworzona automatycznie po wygenerowaniu miesięcznego ZUS RMUA za grudzień Deklaracja przekazywana jest pracownikowi do końca lutego roku następującego po danym roku. Nie wynika z niej kwota do wpłaty Brak możliwości
Deklaracje oznaczone * – deklaracje oznaczone w ten sposób można wygenerować w pierwszym miesiącu księgowym wybranym na koncie lub w innym pod warunkiem, iż za poprzednie miesiące został wygenerowany komplet deklaracji.

W sytuacji, gdy użytkownik chce generować np. deklaracje za czerwiec 2017 r., a nie ma wygenerowanych deklaracji za poprzednie okresy, na koncie w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje pojawia się następująca informacja:

Ważne!
Deklaracje nie aktualizują się automatycznie. Jeżeli po wygenerowaniu deklaracji zostały dokonane w danym miesiącu zmiany w ewidencjach (np. został dodany koszt) należy ponownie wygenerować deklaracje VAT i PIT za ten miesiąc i za miesiące następne.

Konieczność generowania deklaracji VAT za kolejne miesiące zależna jest od tego, czy zmiana w bieżącym miesiącu wpłynie na kolejną deklaracje (tak będzie np. w przypadku kwot do przeniesienia).

Przykład:
Na koncie wygenerowane są deklaracje za miesiące od stycznia do czerwca. Podatnik znalazł zaległą fakturę ze stycznia, i aby odliczyć VAT ujmuje ją w styczniu. Po wprowadzeniu wydatku konieczne jest ponowne wygenerowanie deklaracji za styczeń (oraz oznaczenie jej jako korekty). Na zaległej fakturze kwota VAT do odliczenia wynosiła 230 zł. Możliwy wpływ na deklaracje na kolejne miesiące wygląda następująco:

  • jeśli w deklaracji za styczeń była kwota do przeniesienia – po wprowadzeniu zaległej faktury ulegnie ona zwiększeniu – konieczne będzie ponowne wygenerowanie i skorygowanie deklaracji VAT za luty;
  • jeśli w deklaracji za styczeń kwota do zapłaty wynosiła 100 zł – po wprowadzeniu zaległej faktury powstanie kwota do przeniesienia na kolejny okres – konieczne będzie ponowne wygenerowanie i skorygowanie deklaracji VAT za luty. W sytuacji kiedy zmiana w deklaracji za styczeń spowoduje zmianę w lutym, analogicznie należy przeanalizować ewentualną zmianę w kolejnym okresie;
  • jeśli w deklaracji za styczeń kwota do zapłaty wynosiła 500 zł – wprowadzenie zaległej faktury do miesiąca stycznia nie wpłynie na deklaracje za kolejny okres.

Dodatkowo w zależności od rodzaju czynności, jakie zostaną wykonane na koncie po wygenerowaniu kompletu deklaracji może powstać konieczność ponownego generowania innych deklaracji. Przykładowo jeśli podatnik wygenerował deklaracje VAT-UE, a następnie zaksięgował fakturę wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, będzie należało wygenerować dodatkowo deklaracje VAT-UE.
Generując deklaracje najlepiej jest to robić w takiej kolejności, w jakiej dostępne są przyciski w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje.

Powyższa tabela nie zawiera informacji o deklaracjach w ramach procedury MOSS. Obowiązek rozliczeń w ramach tej procedury dotyczy podatników zarejestrowanych do tej procedury w związku ze świadczeniem usług elektronicznych, telekomunikacyjnych lub nadawczych na rzecz osób fizycznych na terytorium innego państwa UE. Więcej na ten temat: MOSS w ifirma.pl

Powyższa tabela nie zawiera również informacji na temat deklaracji zgłoszeniowych/aktualizacyjnych, czy wyrejestrowujących składanych w ZUS oraz obowiązków związanych z wysyłką danych w formie plików JPK. Możliwość generowania i wysyłki danych (ewidencji i faktur) w postaci plików JPK dostępna jest w zakładce Deklaracje ➡ Jednolity Plik Kontrolny.

▲ wróć na początek

8) Wysyłka deklaracji – powyższa tabela zawiera informacje, jakie deklaracje i w jakim terminie generujemy oraz składamy.
Powyższe deklaracje możemy podzielić następująco:

  1. deklaracje nie składane do US/ZUS: PIT-28, PIT-5/PIT-5l, ZUS*, PIT-4, PIT-8;
  2. deklaracje składane na bieżąco – po zakończeniu miesiąca/kwartału:
    • deklaracje składane do US i podpisywane podpisem kwalifikowanym: VAT-8, VAT-9M, deklaracje w procedurze MOSS,
    • deklaracje składne do US i podpisywane danymi autoryzującymi: VAT-7/VAT-7K, VAT-27, VAT-UE,
    • deklaracje ZUS wysyłane bez dodatkowych upoważnień: komplet deklaracji ZUS* (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA),
  3. deklaracje składane po zakończeniu roku:
    • deklaracje składne do US i podpisywane danymi autoryzującymi: PIT-11, PIT-8AR, PIT-4R,
    • deklaracje, których nie ma możliwości wysłać z poziomu serwisu: PIT-28R.

*Bieżące deklaracje ZUS składamy, gdy:

  1. zatrudniamy pracowników i płacimy składki za nich (zawsze), do ZUS DRA dołączamy rozliczeniowe formularze, jeżeli są na nich wykazywani pracownicy:
    • ZUS RCA, – raport imienny o opłacanych składkach,
    • ZUS RZA – raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
    • ZUS RSA- raport imienny o wypłaconych świadczeniach oraz przerwach w opłacaniu składek.

    – w tym przypadku termin płatności składek i złożenia przesuwa się na 15 dzień następnego miesiąca.

  2. byliśmy na zasiłku chorobowym,
  3. zmieniliśmy tytuł ubezpieczenia,
  4. ubezpieczenie nie obejmuje pełnego miesiąca, tj. od pierwszego do ostatniego dnia np. w przypadku rozpoczęcia i zawieszenia działalności w trakcie miesiąca,
  5. wznowiliśmy działalność gospodarczą.

W sytuacji kiedy ubezpieczenie nie obejmowało pełnego miesiąca, deklarację składamy za ten miesiąc oraz za kolejny pełny miesiąc kalendarzowy. Jeżeli nie zachodzą poprzednie przypadki, składamy pierwsze ZUS DRA za pełen KALENDARZOWY okres, tzn. ZUS DRA za pierwszy miesiąc składek liczonych od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, potem nie mamy obowiązku składać deklaracji. Tylko opłacamy wyliczone składki w normalnym terminie, tj. do 10 danego miesiąca za miesiąc poprzedni, natomiast w przypadku osoby współpracującej do 15.

Więcej informacji na temat wysyłki deklaracji w poszczególnych formach znajduje się w tabeli powyżej, w kolumnie “Forma składania deklaracji z serwisu”.

Ważne!
W przypadku spółek nie ma możliwości wysyłki za pomocą danych autoryzujących. Deklaracje wysyłane są tylko przy użyciu podpisu kwalifikowanego. Wiąże się to z koniecznością złożenia w urzędzie skarbowym upoważnień (UPL-1) dla pracowników naszej firmy, do podpisywania deklaracji w imieniu spółki.

Opisane w powyższej tabeli formy składania deklaracji odnoszą się do form możliwych w serwisie. W części przypadków to przepisy określają czy dana deklaracja/informacja ma zostać złożona w wersji papierowej, czy elektronicznej.

Obowiązek elektronicznego składania deklaracji dotyczy:

  • deklaracji: VAT-7 VAT-7K, VAT-27, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27 – obowiązek składania deklaracji w tej formie dotyczy okresów rozliczeniowych od początku 2017 r. Dla części podmiotów obowiązek taki powstanie od 2018 roku. Więcej na ten temat: Kogo dotyczy obowiązek składania deklaracji tylko w formie elektronicznej od stycznia 2017 r.,
  • deklaracji związanych z rozliczeniem pracowników: ZUS, PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR – w przypadku, gdy podmiot zobowiązany złożyć powyższe informację za więcej, niż 5 pracowników. Przy czym deklaracje PIT-11 pracownikom przekazujemy w formie papierowej. Wysyłka np. mailem byłby możliwa, o ile płatnik przy wysyłce użyłby podpisu kwalifikowanego.

W formie papierowej można złożyć:

  • PIT-28R,
  • PIT-11 do US, jeśli płatnik nie ma obowiązku składania deklaracji elektronicznie.

Dodatkowo w formie elektronicznej wysyłane są pliki JPK. W tym momencie w serwisie wysyłka możliwa jest jedynie za pomocą podpisu kwalifikowanego (po wcześniejszym upoważnieniu złożonym dla naszych pracowników).

▲ wróć na początek

9) Wydruk dokumentów księgowych

Księga przychodów i rozchodów

Zmiana rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązująca od 8 kwietnia 2016 r. uchyliła przepis dotyczący obowiązku drukowania KPiR. Obowiązku tego nie ma w przypadku elektronicznego prowadzenia KPiR za pomocą programu komputerowego umożliwiającego jej wydruk zgodnie z określonym w rozporządzeniu wzorem. Podatnik nie ma obowiązku drukowania KPiR wcale. Jeśli podatnik zdecyduje się na wydruk, wówczas kolejne strony należy ponumerować i zbroszurować. Ostatnią stroną wydrukowanej KPiR jest jej podsumowanie z uwzględnieniem remanentów. Polecamy drukowanie KPiR po zakończeniu roku. Wydruk KPiR wykonujemy również np. kiedy zażąda tego od podatnika US.

W serwisie ifirma.pl drukujemy KPiR za każdy miesiąc oddzielnie, w zakładce Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów ➡ Wydrukuj. Poszczególne strony należy ponumerować. Do wydruku KPiR dołączamy zestawienie z KPiR. Jest to ostatnia strona KPiR.
W przypadku kiedy podatnik sporządził na podstawie KPiR zeznanie roczne, a potem w związku ze zmianą zapisów w KPiR skorygował zeznanie (np. sam zauważył błąd lub miało to miejsce w wyniku kontroli), wówczas powinien przechowywać KPiR w pierwotnej wersji jak i po zmianie.

Ewidencja przychodów

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podatnik, podatnik prowadzący ewidencje przy zastosowaniu technik informatycznych, po zakończeniu miesiąca w terminie do 20-stego dnia następnego miesiąca, ma obowiązek sporządzić wydruk ewidencji za dany miesiąc. Wydruk ewidencji należy zbroszurować i ponumerować kolejne karty.

W serwisie ifirma.pl zakładka Ewidencje ➡ Ewidencja przychodów ➡ Wydrukuj. Ewidencje przychodów drukujemy oddzielnie, za każdy miesiąc.

W przypadku kiedy podatnik sporządził na podstawie ewidencji przychodów zeznanie roczne, a potem w związku ze zmianą skorygował zeznanie (np. sam zauważył błąd lub miało to miejsce w wyniku kontroli), wówczas powinien przechowywać ewidencję przychodów w pierwotnej wersji, jak i po zmianie.

Ewidencja zakupów i sprzedaży VAT

Do końca 2017 r. w przepisach nie ma wskazania co do formy prowadzenia i przechowywania ewidencji VAT. Podatnik decyduje w jakiej formie ją przechowuje (elektronicznie, czy wydrukowaną). Polecamy drukowanie ewidencji po zakończeniu np. roku podatkowego. Jeśli jednak podatnik np. skorygował deklaracje za jakiś okres, powinien przechowywać ewidencje VAT zarówno dla pierwotnej deklaracji, jak i skorygowanej.
Począwszy od 2018 r. podatnicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji zakupów i sprzedaży VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Nowe przepisy nie zawierają również uregulowań co do formy przechowywania dokumentów.

Dowody księgowe generowane przez serwis automatycznie

Serwis automatycznie generuje dowody księgowe związane z zaksięgowaniem składek ZUS w koszty (za przedsiębiorcę i pracownika), wynagrodzeniami pracowników, ujęciem różnic kursowych, ujęciem w KPIR takich elementów, jak koszty niezamortyzowanej wartości początkowej sprzedanych środków trwałych, czy kwoty nieodliczonego podatku VAT lub korekty rocznej VAT. Powyższe dokumenty są podstawą do księgowania w KPIR, w związku z tym należy je wydrukować. Opcja taka jest dostępna z poziomu zakładki Wydatki➡ Lista wydatków – część Dowody wewnętrzne i księgowe. Należy wybrać numer dokumentu, na dole będzie przycisk do wydruku. Na wydrukowanym dokumencie przedsiębiorca podpisuje się.

Dowody księgowe wprowadzane przez użytkownika ręcznie przez formularz „dowodu księgowego” lub „dowodu księgowego w walucie”

Możliwość wydruku dostępna jest z poziomu zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków – część Dowody wewnętrzne i księgowe. Należy wybrać numer dokumentu, na dole strony będzie przycisk do wydruku. Na wydrukowanym dokumencie przedsiębiorca podpisuje się.

Dowody wewnętrzne

Wprowadzane przez użytkownika ręcznie przez formularz „Dowód wewnętrzny” w zakładce Wydatki ➡ Dodaj wydatek. Ich wydruk wygląda analogicznie, jak w przypadku dowodów księgowych.

Korekty KPiR

  • Korekty związane z nieobowiązującymi już przepisami nakazującymi wyksięgować wydatek z kosztów, jeśli nie został opłacony w określonym terminie. Począwszy od początku 2016 r. korekty zmniejszające koszty (zwiększające przychód) nie pojawiają się już w KPiR. W księdze przychodów i rozchodów mogą pojawić się natomiast korekty zwiększające koszty (zapłata wydatku wcześniej wyksięgowanego z kosztów).
  • Korekty przychodu związane z:
    • wyksięgowaniem przychodu (eksport towarów) w przypadku nieotrzymania w terminie potwierdzenia wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej,
    • ponownym zaksięgowaniem przychodu (eksport towarów) w przypadku późniejszego otrzymania potwierdzenia wywozu towarów poza UE.

Użytkownik drukuje wygenerowane przez serwis dokumenty z poziomu zakładki Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów. Na dole strony znajduje się przycisk „wydrukuj korekty KPiR”. Wygenerowany przez serwis plik zawiera wszystkie dokumenty korekt z danego miesiąca. W przypadku korekt zwiększających koszty podatnik na wydrukowanym dokumencie wpisuje informację o dokumencie potwierdzającym uregulowanie zobowiązania. Wydrukowane dokumenty korekt należy podpisać.

Faktury wewnętrzne

Utworzone przez serwis w związku z księgowaniem wydatków, takich jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług, dostawa z tytułu, której podatnikiem jest nabywca. Ich wydruk możliwy jest z poziomu zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków w części „Faktury wewnętrzne”. Należy kliknąć na numer dokumentu, na dole będzie przycisk do jego wydruku. Fakturę wewnętrzną służącą do rozliczenia podatku VAT podpinamy do dokumentu kosztowego, którego ona dotyczy.
Od 2014 r. przepisy nie nakazują wystawiania faktur wewnętrznych w związku z rozliczeniem powyższych transakcji. Nie wprowadzają również zakazu ich wystawiania. Jeśli podatnik wystawia tego tupu dokumenty najlepiej je wydrukować i dołączyć do dokumentu kosztowego.

Dowody umorzenia środków trwałych

Dokumenty te są generowane przez serwis automatycznie. Są one podstawą księgowania kosztu amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Do wydruku tych dokumentów można przejść bezpośrednio z księgi przychodów i rozchodów – zakładka Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów, należy odnaleźć dokument, kliknąć na jego numer, na dole dostępny będzie przycisk do wydruku lub zakładka Majątek ➡ Dowody umorzenia środków trwałych (należy kliknąć na miesiąc, za których chcemy wydrukować dokument, na dole będzie przycisk do jego drukowania). W przypadku konta podmiotu rozliczającego się na ryczałcie dostępna jest tylko ta druga opcja.

Ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Przepisy nie wskazują w sposób szczególny zasad drukowania tego dokumentu. Wystarczający jest wydruk po zakończeniu roku. Opcja wydruku dostępna jest w zakładce Majątek ➡ Rejestr środków trwałych. Przyciski do wydruku w formacie html i pobrania dokumentu w pliku pdf dostępne są na dole strony.

Rejestr wyposażenia

Zasady częstotliwości wydruku tej ewidencji są analogiczne jak w przypadku poprzedniego punktu. Przyciski do wydruku znaleźć można w zakładce Majątek ➡ Rejestr wyposażenia i na dole strony „Wydrukuj html” oraz „wydrukuj”.

Deklaracje ZUS oraz potwierdzenia ich złożenia

Przycisk do wydruku deklaracji ZUS dostępny jest w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje po kliknięciu na numer dokumentu. Podatnik drukuje tylko te deklaracje, które zostały złożone. Jeśli przykładowo podatnik opłaca składki tylko za siebie i do ZUS składana jest tylko deklaracje ZUS DRA, to tylko ją drukuje.
Dokumenty potwierdzenia wysyłki deklaracji pobrać i wydrukować można z zakładki Deklaracje ➡ E-deklaracje ZUS

Deklaracje podatkowe oraz potwierdzenia ich złożenia

Przepisy podatkowe nie wskazują na formę, w jakiej podatnik jest zobowiązany do przechowywania złożonych deklaracji, czy też poświadczeń ich złożenia. Polecamy pobieranie plików deklaracji i poświadczeń ich złożenia w pliku pdf tak, aby w razie kontroli można było je szybko odnaleźć i wydrukować.

Miesięczne zestawienie wydatków pojazdu oraz pozycje ewidencji przebiegu dla pojazdu osobowego niefirmowego

Dokumenty te są podstawą księgowania kosztu w KPiR, z tego powodu należy je wydrukować i przechowywać. Opcja wydruku dostępna jest:

  • w zakładce Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów – miesięczne zestawienie wydatków związanych z używaniem pojazdu będzie widoczne pod datą ostatniego dnia miesiąca. Po wybraniu numeru dokumentu dostępny będzie przycisk do wydruku „Miesięcznego zestawienia wydatków pojazdu” oraz „Pozycji ewidencji przebiegu pojazdu”.
  • w zakładce Pojazdy ➡ Wszystkie operacje, przy danym pojeździe należy wybrać „Rozliczenie pojazdu”, widoczne będą „Miesięczne zestawienie wydatków pojazdu” oraz „Pozycje ewidencji przebiegu pojazdu” wraz z możliwością ich wydruku.
    Dokumenty te po wydruku należy podpisać.

Remanenty

Dokument remanentu co do zasady sporządzany jest poza serwisem, w takim wypadku nie drukujemy dokumentu wygenerowanego na koncie. Przechowywany jest dokument sporządzony poza serwisem. Jeśli jednak użytkownik remanent sporządził na koncie (uzupełnił informacje o poszczególnych towarach lub materiałach) i nie ma tego dokumentu w innej formie, wówczas drukuje sporządzony remanent. Obecnie nie sporządzamy już remanentu na początek roku, jeśli podatnik sporządził remanent na koniec roku poprzedniego. Do KPiR wpisywana jest wartość remanentu z końca poprzedniego roku. W dokumentacji danego roku przechowujemy jeden remanent – sporządzony na koniec roku.

Dokumenty pracownicze

Pośród dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników konieczne jest wydrukowanie z serwisu listy płac za dany miesiąc (dla umów o pracę) oraz rachunków (dla umów zlecenia i o dzieło). Dokumenty te można wydrukować w następujący sposób:

  • listy płac – zakładka Pracownicy ➡ Lista płac po wybraniu miesiąca, za który chcemy dokonać wydruku, na dole strony dostępne są przyciski do wydruku w formacie html i pdf. Po wydrukowaniu dokument należy podpisać,
  • rachunki do umów zlecenie i o dzieło – zakładka Pracownicy ➡ Rachunki, na poziomej osi czasu wybieramy miesiąc, za jaki chcemy wydrukować rachunek, będzie on widoczny na liście. Aby wydrukować rachunek możemy wybrać w kolumnie “Tytuł wynagrodzenia” rachunek dla właściwego pracownika, a następnie na przycisk wydrukuj dostępny na górze po prawej. W tym miejscu użytkownik może wybrać wydruk w pliku pdf lub formacie html. Innym sposobem wydruku rachunków, szczególnie jeśli mamy ich więcej, jest oznaczenie ich checboxem na liście rachunków, a następnie wybranie w polu „Akcja” opcji „wydrukuj pdf” lub „wydrukuj html” i zatwierdzenie. Rachunek po wydruku powinien być podpisany przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę,
  • ewidencje czasu pracy (umowa o pracę i zlecenie) – zakładka Pracownicy ➡ Ewidencja czasu pracy, na poziomej osi czasu wybieramy miesiąc, za jaki chcemy wydrukować ewidencję, będzie ona widoczna na liście w części Ewidencje miesięczne. Aby wydrukować ewidencję w kolumnie “Operacje” wybieramy opcję drukuj. Ewidencję czasu pracy można wydrukować zaraz po jej utworzeniu wybierając opcję wydrukuj pdf. Po zakończeniu roku dla każdego pracownika należy wydrukować ewidencję roczną.

Dokumenty sprzedaży

Z serwisu można wydrukować dokumenty sprzedaży wystawione na koncie, czyli wystawione faktury lub rachunki. Dokumenty te można wydrukować w następujący sposób: zakładka Faktury/Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur/Lista faktur lub Faktury VAT marża, a następnie:

  • wybieramy numer dokumentu – na dole będzie przycisk do jego wydruku, lub
  • oznaczamy wystawione dokumenty checboxem i na dole w polu „Akcja” wybieramy przycisk do wydruku w pliku pdf. Serwis wygeneruje jeden plik ze wszystkimi wskazanymi dokumentami.

W przypadku faktur elektronicznych podatnik może zdecydować się na przechowywanie ich w formie elektronicznej.

W pozostałych sytuacjach, czyli kiedy sprzedaż jest dokumentowana ewidencją sprzedaży nieudokumentowanej, dowodami wewnętrznymi, czy np. za pomocą kasy fiskalnej – dokumenty w wersji papierowej należy przygotować poza serwisem.

Dokumenty związane z procedurą MOSS

Rozliczenia związane z procedurą MOSS odbywają się elektronicznie i w tej formie na żądanie US udostępniane są dokumenty. Przepisy nie wskazują na obowiązek drukowania tych dokumentów. Polecamy ich zapisanie i przechowywanie w postaci plików pdf. W serwisie dokumenty te można pobrać w następujący sposób:

  • faktury wystawione w procedurze MOSS: zakładka MOSS ➡ Lista faktur – po prawej stronie obok danej faktury (kolumna „Operacje”) znajduje się symbol drukarki – po jego kliknięciu faktura zostanie zapisana w pliku pdf. Opcja wydruku będzie dostępna też po otwarciu dokumentu (należy kliknąć na numer dokumentu, na dole będzie przycisk „wydrukuj/zapisz”),
  • dowody sprzedaży wystawiane w procedurze MOSS: sposób analogiczny jak w przypadku faktur,
  • ewidencje – zakładka MOSS ➡ Ewidencja MOSS – pod ewidencją przychodów dla procedury MOSS dla danego kwartału dostępny jest przycisk „wydruk ewidencji”. Po jego kliknięciu dokument zostanie zapisany w pliku pdf,
  • deklaracje – zakładka MOSS ➡ Deklaracje – obok danej deklaracji w kolumnie „Akcja” przycisk „podgląd”. Po jego kliknięciu deklaracja zostanie zapisana w pliku pdf.

Większość ze wskazanych dokumentów użytkownik może wydrukować korzystając z funkcji „zbiorczego wydruku za poprzedni miesiąc”. Opcja ta jest dostępna w zakładce Pulpit ➡ Pulpit.

Przechowywanie dokumentów

Podstawowy termin przechowywania dokumentów, na który wskazuje art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, to pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku.

Przykład:
Zobowiązanie z tytułu PIT-36 za 2011 r., złożone w urzędzie skarbowym pod koniec kwietnia 2012 r., przedawni się z końcem 2017 r.

Inne terminy przechowywania dokumentacji dotyczą dokumentów związanych z rozliczeniem składek ZUS, czy pracowników.
Dodatkowo w przypadku podmiotów korzystających z procedury VAT MOSS okres przechowywania ewidencji transakcji objętych tą procedurą, to 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym nie regulują kwestii formy przechowywania dokumentów, przyjęte więc zostało, iż dokumenty przechowujemy w takiej formie, w jakiej podatnik je otrzymał (w przypadku dokumentów kosztowych), czy w takiej formie w jakiej zostały wystawione.

Musisz zrobić przelew do ZUS i US? Sprawdź, jakie to proste z ifirma.pl w artykule:
Przelewy do ZUS i US – opłacanie składek online

▲ wróć na początek

Możliwość komentowania jest wyłączona.