Księgowość internetowa

Jak wygląda samodzielne prowadzenie księgowości w ifirma.pl?

ifirma.pl umożliwia użytkownikom wystawianie faktur i rachunków oraz księgowanie dokumentów otrzymanych od kontrahenta. Na ich podstawie prowadzona jest Księga Przychodów i Rozchodów lub ewidencja ryczałtu.

 

Inne funkcje ifirma.pl to m. in.:

  • automatyczne księgowanie dokumentów,
  • wyliczanie zobowiązań podatkowych,
  • CRM (np. prognozy i raporty o firmie),
  • wysyłka e-deklaracji do ZUS i US,
  • ewidencje pojazdów, środków trwałych i pracowników,
  • prowadzenie „magazynu”,
  • integracja z licznymi e-sklepami.

Korzystanie z ifirma.pl to nic trudnego. Z obsługą serwisu poradzi sobie osoba, która nie maiła wcześniej nic wspólnego z księgowaniem. W razie wątpliwości (księgowych lub technicznych), można zawsze skorzystać z pomocy biura obsługi klienta. Wszystko to czyni ifirma.pl idealnym rozwiązaniem dla nowych przedsiębiorców.

Nie jestem płatnikiem VAT, czy mogę korzystać z serwisu?

Serwis ifirma.pl jest przystosowany również dla osób rozliczających się na Książce Przychodów i Rozchodów, nie będących płatnikami podatku VAT. Wyboru opcji dokonuje się przy rejestracji w serwisie.

Czy księgowość w ifirma.pl mogą prowadzić osoby rozliczające się kartą podatkową?

Nie ma takiej możliwości. Serwis umożliwia prowadzenie księgowości w oparciu o KPiR i ryczałt ewidencjonowany.

Jak przenieść księgowość do ifirma.pl w trakcie roku?

Decydując się na przystąpienie do serwisu ifirma.pl w trakcie roku podatkowego, można wprowadzić wszystkie dokumenty księgowe od stycznia danego roku.

W tym celu przy rejestracji wskaż styczeń jako pierwszy miesiąc użytkowania serwisu. Jeśli nie chcesz przepisywać każdego dokumentu, możesz to zrobić zbiorczo. Serwis ifirma.pl pozwala nowym klientom na wprowadzenie danych sumarycznych, wynikających z dotychczas prowadzonych ksiąg i ewidencji. Przy rejestracji zaznaczasz miesiąc od którego zamierzasz prowadzić księgowość za pomocą ifirma.pl. W sytuacji wprowadzenia zbiorczo danych, miesiącem będzie miesiąc obecny.

Jaki jest zakres pomocy Biura Obsługi Klienta?

Biuro Obsługi Klienta pomaga w rozwiązywaniu problemów księgowych i technicznych oraz w wykonaniu różnych czynności w serwisie. Zakres odpowiedzi BOK sprowadza się do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, Ewidencji VAT, Ewidencji ryczałtu oraz zdarzeń, jakie może napotkać na swojej drodze przedsiębiorca.

Nie jesteśmy doradztwem w sprawach szerszych aniżeli konkretne zagadnienia księgowe. Możemy jedynie skomentować daną sytuację pod względem poprawności podatkowej i skutków księgowych, jakie może przynieść podjęta przez użytkownika decyzja. Nie dokonujemy oszacowań i symulacji przyszłych wyników finansowych firmy. Nie możemy oceniać jakie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze dla firmy. Pomagamy przy zdefiniowaniu, czy dany wydatek może być kosztem czy nie oraz w księgowaniu zawiłych zdarzeń gospodarczych.

Jaka jest podstawa prawna funkcjonowania ifirma.pl?

Serwis ifirma.pl funkcjonuje na takich samych zasadach jak inne programy księgowe. Urząd skarbowy nie rozróżnia, czy dokument jest sporządzany ręcznie czy w formie wydruku komputerowego. Dla urzędów skarbowych ważne jest, aby wszelkie dokumenty księgowe i sposób prowadzenia ksiąg i ewidencji były zgodne ze wzorami i wymogami stawianymi przez polskie prawo.

Możliwość prowadzenia księgi przychodów i rozchodów za pomocą technik informatycznych przewiduje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475, z póź. zm.).

Czy moje dane są bezpieczne?

Bezpieczeństwo danych użytkownika zapewniają 3 główne czynniki:

  • Hasło użytkownika: Wraz z loginem służy do identyfikacji podczas logowania. Zapewnia wyłączność dostępu do serwisu. Obsługa serwisu nie ma wglądu w dane zapisane na kontach użytkowników. Do wykonywania czynności służących rozwiązaniu problemów użytkowników, służy specjalny program administracyjny.
  • Szyfrowanie: Transmisja danych pomiędzy serwerem ifirmy a komputerami klientów jest zabezpieczona 2048-bitowym certyfikatem SSL oraz szyfrowana 256-bitowym kluczem AES.
  • Kopie bezpieczeństwa: Wykonywane codziennie kopie zapasowe danych naszych klientów są szyfrowane, a następnie przechowywane w dwóch osobnych lokalizacjach. Zapewnia to, iż dane nie zostaną utracone oraz nikt niepowołany nie będzie miał do nich dostępu.

Czy można zrezygnować z usług serwisu ifirma.pl?

Tak.

Pierwsze trzy miesiące użytkowania serwisu są całkowicie darmowe – każdy zarejestrowany ma dostęp do wszystkich jego funkcji. Aby korzystać z nich po upłynięciu tego okresu, należy uiścić opłatę. Można też zdecydować się jedynie na używanie całkowicie darmowego programu do fakturowania, bądź zrezygnować z konta.

Czy serwis oferuje weryfikację techniczną dokumentacji?

Tak, użytkownik może skorzystać z weryfikacji dwa razy w roku. Przy rozliczeniu miesięcznym, weryfikacji podlega 1 miesiąc. Pliki z ewidencjami KPiR, środków trwałych czy wyposażenia – jeśli takie powstały w tym okresie – a także raporty PIT-5 należy przesłać na adres info@ifirma.pl.

Użytkownik zmienia także hasło na tymczasowe np. “Agnieszka1” i potwierdza to w mailu.

Jakie dane można zaimportować do serwisu?

Istnieje możliwość wprowadzenia do serwisu danych nieksięgowych takich jak:

  • lista kontrahentów,
  • lista standardowych towarów i usług,
  • lista standardowych wydatków,
  • lista standardowych uwag na fakturze.

Warunkiem jest przesłanie ich na adres info@ifirma.pl w formie dokumentu tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego (.doc, .xls, .ods, .odt). W mailu należy podać login konta, do którego dane mają być wprowadzone.

Czy ifirma.pl umożliwia prowadzenie pełnej księgowości spółki z o. o.?

Serwis ifirma.pl nie jest przystosowany do prowadzenia pełnej księgowości.

Serwis jest przeznaczony jest dla przedsiębiorców (również spółek cywilnych), nievatowców, a także płatników VAT, prowadzących działalność gospodarczą w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), rozliczających się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych oraz liniowo.

Czy mogę przejść z księgowości internetowej ifirma.pl na Biuro Rachunkowe ifirma.pl (i odwrotnie)?

Tak, takie zmiany są możliwe. Zaznaczamy przy tym, że wszelkie informacje wprowadzone podczas korzystania z jednej usługi, będą przeniesione na usługę drugą.

Biuro rachunkowe

Czy przechodząc do usługi Biura Rachunkowego opłacam stały abonament wraz z dodatkową opłatą za usługę biura?

Nie, usługa biura wyceniana jest zgodnie z cennikiem biura, abonament za samodzielną księgowość nie jest naliczany.

Z kim będę się kontaktował w sprawach księgowych?

W usłudze biura rachunkowego klient kontaktuje się ze swoją księgową, do której otrzymuje bezpośredni numer telefonu oraz adres e-mail.

Czy mam jakikolwiek dostęp do swoich dokumentów?

Tak, w porównaniu do tradycyjnych biur klient ma podgląd na swoim koncie do zaksięgowanych dokumentów.

Kiedy decyduję o wyborze pakietu cenowego?

Decyzję o wyborze orientacyjnego pakietu cenowego podejmuje się podczas wypełniania formularza akceptacyjnego. Jego wybór nie jest wiążący, ponieważ uzależniony jest od liczby dokumentów kosztowych w danym miesiącu oraz ilości zatrudnionych pracowników.

Jaki jest termin dostarczenia dokumentacji?

Do 7 dnia każdego następnego miesiąca (za miesiąc poprzedni).

Czy można zmienić ścieżkę przekazu dokumentów?

Tak, ścieżkę przekazu dokumentów można zmienić na początku każdego roku kalendarzowego.

Czy otrzymam informację o wysokości podatków do zapłaty?

Tak, klient otrzymuje od swojej księgowej informację o wysokości wszystkich zobowiązań podatkowych.

Czy mogę zrezygnować z usług Biura rachunkowego ifirma?

Tak samo jak w przypadku usług Małej księgowości ifirma, klient ma zawsze prawo do rezygnacji z usług biura rachunkowego z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Czy w przypadku usługi biura Rachunkowego przysługuje mi promocja trzech darmowych miesięcy?

Nie, promocja nie obowiązuje w usłudze Biura Rachunkowego. Dotyczy usługi samodzielnej księgowości internetowej.

Czy Biuro rachunkowe ifirma będzie reprezentować mnie przed US i ZUS?

Tak, Biuro rachunkowe ifirma bierze na siebie wszelkie obowiązki związane z prowadzeniem księgowości, w tym reprezentowanie swoich klientów przed Urzędem skarbowym i ZUS.

Czy mogę przejść z księgowości internetowej ifirma.pl na Biuro Rachunkowe ifirma.pl (i odwrotnie)?

Tak, takie zmiany są możliwe. Zaznaczamy przy tym, że wszelkie informacje wprowadzone podczas korzystania z jednej usługi, będą przeniesione na usługę drugą.

Czy przesyłając dokumentację za pośrednictwem Dropbox.com ponoszę za to opłatę?

Nie korzystamy już z usług Dropbox.

Czy korzystając z usług BR ifirma.pl muszę zgłaszać w CEIDG zmianę miejsca przechowywania dokumentów księgowych?

Tak, należy złożyć wniosek o zmianę wpisu do CEIDG. Klient otrzymuje od Biura Rachunkowego aktualizacje w wersji elektronicznej i papierowej, którą należy złożyć osobiście w Urzędzie Miasta/Gminy lub online, korzystając z profilu zaufanego.

Na czym polega odpowiedzialność BR ifirma.pl?

Posiadamy ubezpieczenie OC biura rachunkowego i licencję na prowadzenia biura księgowego. Wszelkie kwestie dotyczące odpowiedzialności BR ifirma.pl są opisane w regulaminie biura rachunkowego.

Ile kosztują usługi w BR ifirma.pl?

Ceny za miesiąc:

  • do 10 dokumentów (bez pracowników) – 89 PLN
  • od 11 do 30 dokumentów (w tym 2 pracowników) – 119 PLN
  • każdy dodatkowy dokument – 2-3 PLN
  • dodatkowy pracownik – 20 PLN
  • powyżej 70 dokumentów – wycena indywidualna.

Sprawdź cennik.

Czy pomagacie przenieść dane z obecnego biura księgowego?

Tak samo jak w przypadku księgowości internetowej ifirma.pl, również w Biurze Rachunkowym ifirma.pl pomagamy przenieść księgowość z innego biura. Skontaktuj się z naszymi doradcami, a pomogą oni we wszystkich formalnościach.

Zobacz, jak przejść do ifirma.pl.

Czy korzystając z usług BR ifirma.pl muszę dostarczać dokumenty wystawione w programie do faktur ifirma.pl?

Będąc klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl w żaden sposób nie jest się zobowiązanym do korzystania z innych produktów spod znaku ifirma.pl. Faktury dostarczane do biura mogą więc być wystawione w jakimkolwiek innym programie do faktur lub w inny sposób, jednak wystawiając faktury przychodowe poza systemem, za ich zaksięgowanie zostanie naliczona dodatkowa opłata (2 zł netto – zgodnie z cennikiem).

Darmowy program do faktur

Ile kosztuje korzystanie z programu do faktur?

Korzystanie z programu jest całkowicie darmowe do 10 faktur miesięcznie (limit nie dotyczy faktur korygujących i faktur pro forma), wymaga jednak rejestracji w serwisie ifirma.pl. Rejestracja również jest darmowa.

Po przekroczeniu limitu można wykupić pakiet Faktura+ w cenie 100 zł netto za rok, który umożliwia wystawienie dowolnej liczby faktur.

Czy serwis pozwala na wystawianie rachunków uproszczonych?

Dokument „rachunek uproszczony”, który kiedyś był wystawiany przez vatowca osobie fizycznej nie chcącej faktury – nie istnieje.

Obecnie prawo mówi, że sprzedawca wystawia:

  • faktury – jeśli jest podatnikiem VAT,
  • rachunki/faktury – gdy korzysta ze zwolnienia z VAT, w przypadku faktury należy podać podstawę prawną do zwolnienia z VAT.

Zakładając konto w serwisie ifirma, należy określić, czy jest się vatowcem czy też nie. Dzięki temu możliwe będzie wystawianie odpowiedniego rodzaju dokumentu.

Czy darmowy program do faktur współpracuje z kasą fiskalną Posnet Mobile?

Nie, obsługa kas fiskalnych dotyczy jedynie płatnej wersji ifirma.pl.

Jakie rodzaje faktur można wystawiać w programie?

Program umożliwia wystawianie wszystkich rodzajów faktur. Są to:

  • krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT,
  • krajowa sprzedaż wysyłkowa za pobraniem na fakturę VAT,
  • faktura korygująca do faktury sprzedaży,
  • faktura krajowa ze szczególnym obowiązkiem podatkowym,
  • faktura na usługi budowlane,
  • faktury VAT do paragonu z kasy fiskalnej,
  • faktura zaliczkowa,
  • faktura końcowa do faktury zaliczkowej,
  • faktury pro forma (krajowe i eksportowe),
  • seryjne wystawianie faktur,
  • faktura z ceną określoną w walucie obcej oraz Faktura sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju,
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
  • faktura eksportu towarów,
  • fakutra za świadczenie usług poza terytorium kraju,
  • świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b
  • faktura VAT marża,
  • faktury sprzedaży wysyłkowej,
  • faktura VAT do metody kasowej.

Na czym polega integracja programu z e-sklepami i Allegro?

Integracja umożliwia wystawianie faktur na podstawie danych zaimportowanych z e-sklepu. Sklepy zintegrowane z programem to m. in.:

  • Allegro,
  • SKY-Shop,
  • osCommerce,
  • PrestaShop,
  • OpenCart,
  • Magento,
  • SoteShop,
  • Shoper,
  • MySklep,
  • Gocreate,
  • Selly Shop,
  • Shoplo.

Czy osoby korzystające z programu do faktur mogą liczyć na pomoc BOK ifirma.pl?

Tak, każda osoba korzystająca z darmowego programu do faktur może liczyć na pomoc ekspertów z BOK ifirma.pl.

Sprawdź zakres pomocy BOK.

CRM

Jak zlecić usługę windykacji?

Z dniem 27.02.2018 r. wyłączyliśmy możliwość korzystania z usług windykacyjnych w ifirma.pl.

Jak tworzyć grupy kontrahentów?

Wybierz menu CRM ➡ Grupy kontrahentów ➡ dodaj grupę kontrahentów.

Jak dodać filie/oddział firmy kontrahenta?

  • Wybierz menu CRM ➡ lista kontrahentów,
  • wybierz identyfikator kontrahenta, którego chcesz edytować,
  • w menu kontrahenta wybierz zakładkę „filie i oddziały” ➡ dodaj filie lub oddział.

Jak dodać osobę kontaktową w firmie kontrahenta?

  • Wybierz menu CRM ➡ lista kontrahentów,
  • wybierz identyfikator kontrahenta, którego chcesz edytować,
  • w menu kontrahenta wybierz zakładkę „osoby kontaktowe” ➡ dodaj osobę kontaktową.

Jak dodać zadanie do Kalendarza?

  • Wybierz menu CRM ➡ kalendarz,
  • wybierz rok, miesiąc i dzień, do którego chcesz przypisać zadanie ➡ dodaj zadanie.

Jak wystawić ponaglenie zapłaty?

  • Wybierz menu CRM ➡ lista kontrahentów,
  • wybierz identyfikator kontrahenta, którego chcesz edytować,
  • w menu kontrahenta wybierz zakładkę „windykacja”,
  • na liście „Przychody – dokumenty przeterminowane”, w kolumnie „Operacje” wybierz „windykacja” (czerwony przycisk),
  • określ rodzaj ponaglenia (ponaglenie, monit, nota odsetkowa, wezwanie do zapłaty), uzupełnij pozostałe dane i „zatwierdź”.

Częste pytania księgowe

Kiedy muszę stosować odwrotne obciążenie?

Procedurę odwrotnego obciążenia stosuje się generalnie przy sprzedaży towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o podatku VAT, pod warunkiem, że:

  • dokonującym dostawy jest czynny podatnik VAT

  • nabywcą jest czynny podatnik VAT

  • dostawa nie korzysta ze zwolnienia opisanego w art. 43 ust. 1 pkt 2 lub art. 122.

Ponadto jeśli transakcja dotyczy sprzedaży sprzętu elektronicznego, przewidziane są dodatkowe limity kwotowe. Informacje w tej kwestii można znaleźć w artykule na naszym blogu.

Jaki zastosować kurs dla nabycia i zbycia walut?

Przez nabycie walut obcych rozumie się:

  • zakup gotówki w walucie obcej w kantorze
  • dokonanie wpłaty (gotówkowej lub przelewu z konta złotówkowego) na konto walutowego

Analogicznie, zbyciem waluty obcej będzie:

  • wymiana w kantorze waluty obcej na złotówki
  • dokonanie wypłaty gotówki w złotówkach z konta walutowego lub przelanie waluty na konto złotówkowe

W większości przypadków dla powyższych operacji można stosować rzeczywiście zastosowany kurs walut – banku lub kantoru. Aby skorzystać z kursu rzeczywiście zastosowanego, konieczny jest wydruk z konta bądź dokument z kantoru, potwierdzający wykonanie transakcji. Taki kurs walut przyjmuje się również do wyliczania różnic kursowych.

Różnice kursowe – jakim kursem przeliczać dokumenty?

Dokumentacja kosztów – zasadniczo wydatki dokumentowane fakturą, rachunkiem lub innym dowodem przeliczamy według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia danego dokumentu.

Przychody przelicza się natomiast według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.