Księgowość internetowa

Jak wygląda samodzielne prowadzenie księgowości w ifirma.pl?

ifirma.pl umożliwia użytkownikom wystawianie faktur i rachunków oraz księgowanie dokumentów otrzymanych od kontrahenta. Na ich podstawie prowadzona jest Księga Przychodów i Rozchodów lub ewidencja ryczałtu.

 

Inne funkcje ifirma.pl to m. in.:

  • automatyczne księgowanie dokumentów,
  • wyliczanie zobowiązań podatkowych,
  • CRM (np. prognozy i raporty o firmie),
  • wysyłka e-deklaracji do ZUS i US,
  • ewidencje pojazdów, środków trwałych i pracowników,
  • prowadzenie „magazynu”,
  • integracja z licznymi e-sklepami.

Korzystanie z ifirma.pl to nic trudnego. Z obsługą serwisu poradzi sobie osoba, która nie maiła wcześniej nic wspólnego z księgowaniem. W razie wątpliwości (księgowych lub technicznych), można zawsze skorzystać z pomocy biura obsługi klienta. Wszystko to czyni ifirma.pl idealnym rozwiązaniem dla nowych przedsiębiorców.

Nie jestem płatnikiem VAT, czy mogę korzystać z serwisu?

Serwis ifirma.pl jest przystosowany również dla osób rozliczających się na Książce Przychodów i Rozchodów, nie będących płatnikami podatku VAT. Wyboru opcji dokonuje się przy rejestracji w serwisie.

Czy księgowość w ifirma.pl mogą prowadzić osoby rozliczające się kartą podatkową?

Nie ma takiej możliwości. Serwis umożliwia prowadzenie księgowości w oparciu o KPiR i ryczałt ewidencjonowany.

Jak przenieść księgowość do ifirma.pl w trakcie roku?

Decydując się na przystąpienie do serwisu ifirma.pl w trakcie roku podatkowego, można wprowadzić wszystkie dokumenty księgowe od stycznia danego roku.

W tym celu przy rejestracji wskaż styczeń jako pierwszy miesiąc użytkowania serwisu. Jeśli nie chcesz przepisywać każdego dokumentu, możesz to zrobić zbiorczo. Serwis ifirma.pl pozwala nowym klientom na wprowadzenie danych sumarycznych, wynikających z dotychczas prowadzonych ksiąg i ewidencji. Przy rejestracji zaznaczasz miesiąc od którego zamierzasz prowadzić księgowość za pomocą ifirma.pl. W sytuacji wprowadzenia zbiorczo danych, miesiącem będzie miesiąc obecny.

Jaki jest zakres pomocy Biura Obsługi Klienta?

Biuro Obsługi Klienta pomaga w rozwiązywaniu problemów księgowych i technicznych oraz w wykonaniu różnych czynności w serwisie. Zakres odpowiedzi BOK sprowadza się do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, Ewidencji VAT, Ewidencji ryczałtu oraz zdarzeń, jakie może napotkać na swojej drodze przedsiębiorca.

Nie jesteśmy doradztwem w sprawach szerszych aniżeli konkretne zagadnienia księgowe. Możemy jedynie skomentować daną sytuację pod względem poprawności podatkowej i skutków księgowych, jakie może przynieść podjęta przez użytkownika decyzja. Nie dokonujemy oszacowań i symulacji przyszłych wyników finansowych firmy. Nie możemy oceniać jakie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze dla firmy. Pomagamy przy zdefiniowaniu, czy dany wydatek może być kosztem czy nie oraz w księgowaniu zawiłych zdarzeń gospodarczych.

Jaka jest podstawa prawna funkcjonowania ifirma.pl?

Serwis ifirma.pl funkcjonuje na takich samych zasadach jak inne programy księgowe. Urząd skarbowy nie rozróżnia, czy dokument jest sporządzany ręcznie czy w formie wydruku komputerowego. Dla urzędów skarbowych ważne jest, aby wszelkie dokumenty księgowe i sposób prowadzenia ksiąg i ewidencji były zgodne ze wzorami i wymogami stawianymi przez polskie prawo.

Możliwość prowadzenia księgi przychodów i rozchodów za pomocą technik informatycznych przewiduje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475, z póź. zm.).

Czy moje dane są bezpieczne?

Bezpieczeństwo danych użytkownika zapewniają 3 główne czynniki:

  • Hasło użytkownika: Wraz z loginem służy do identyfikacji podczas logowania. Zapewnia wyłączność dostępu do serwisu. Obsługa serwisu nie ma wglądu w dane zapisane na kontach użytkowników. Do wykonywania czynności służących rozwiązaniu problemów użytkowników, służy specjalny program administracyjny.
  • Szyfrowanie: Transmisja danych pomiędzy serwerem ifirmy a komputerami klientów jest zabezpieczona 2048-bitowym certyfikatem SSL oraz szyfrowana 256-bitowym kluczem AES.
  • Kopie bezpieczeństwa: Wykonywane codziennie kopie zapasowe danych naszych klientów są szyfrowane, a następnie przechowywane w dwóch osobnych lokalizacjach. Zapewnia to, iż dane nie zostaną utracone oraz nikt niepowołany nie będzie miał do nich dostępu.

Czy można zrezygnować z usług serwisu ifirma.pl?

Tak.

Pierwsze trzy miesiące użytkowania serwisu są całkowicie darmowe – każdy zarejestrowany ma dostęp do wszystkich jego funkcji. Aby korzystać z nich po upłynięciu tego okresu, należy uiścić opłatę. Można też zdecydować się jedynie na używanie całkowicie darmowego programu do fakturowania, bądź zrezygnować z konta.

Czy serwis oferuje weryfikację techniczną dokumentacji?

Tak, użytkownik może skorzystać z weryfikacji dwa razy w roku. Przy rozliczeniu miesięcznym, weryfikacji podlega 1 miesiąc. Pliki z ewidencjami KPiR, środków trwałych czy wyposażenia – jeśli takie powstały w tym okresie – a także raporty PIT-5 należy przesłać na adres info@ifirma.pl.

Użytkownik zmienia także hasło na tymczasowe np. “Agnieszka1” i potwierdza to w mailu.

Jakie dane można zaimportować do serwisu?

Istnieje możliwość wprowadzenia do serwisu danych nieksięgowych takich jak:

  • lista kontrahentów,
  • lista standardowych towarów i usług,
  • lista standardowych wydatków,
  • lista standardowych uwag na fakturze.

Warunkiem jest przesłanie ich na adres info@ifirma.pl w formie dokumentu tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego (.doc, .xls, .ods, .odt). W mailu należy podać login konta, do którego dane mają być wprowadzone.

Czy ifirma.pl umożliwia prowadzenie pełnej księgowości spółki z o. o.?

Serwis ifirma.pl nie jest przystosowany do prowadzenia pełnej księgowości.

Serwis jest przeznaczony jest dla przedsiębiorców (również spółek cywilnych), nievatowców, a także płatników VAT, prowadzących działalność gospodarczą w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), rozliczających się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych oraz liniowo.

Czy mogę przejść z księgowości internetowej ifirma.pl na Biuro Rachunkowe ifirma.pl (i odwrotnie)?

Tak, takie zmiany są możliwe. Zaznaczamy przy tym, że wszelkie informacje wprowadzone podczas korzystania z jednej usługi, będą przeniesione na usługę drugą.

Biuro rachunkowe

Czy przechodząc do usługi Biura Rachunkowego opłacam stały abonament wraz z dodatkową opłatą za usługę biura?

Nie, usługa biura wyceniana jest zgodnie z cennikiem biura, abonament za samodzielną księgowość nie jest naliczany.

Z kim będę się kontaktował w sprawach księgowych?

W usłudze biura rachunkowego klient kontaktuje się ze swoją księgową, do której otrzymuje bezpośredni numer telefonu oraz adres e-mail.

Czy mam jakikolwiek dostęp do swoich dokumentów?

Tak, w porównaniu do tradycyjnych biur klient ma podgląd na swoim koncie do zaksięgowanych dokumentów.

Kiedy decyduję o wyborze pakietu cenowego?

Decyzję o wyborze orientacyjnego pakietu cenowego podejmuje się podczas wypełniania formularza akceptacyjnego. Jego wybór nie jest wiążący, ponieważ uzależniony jest od liczby dokumentów kosztowych w danym miesiącu oraz ilości zatrudnionych pracowników.

Jaki jest termin dostarczenia dokumentacji?

Do 5 dnia każdego następnego miesiąca (za miesiąc poprzedni).

Czy można zmienić ścieżkę przekazu dokumentów?

Tak, ścieżkę przekazu dokumentów można zmienić na początku każdego roku kalendarzowego.

Czy otrzymam informację o wysokości podatków do zapłaty?

Tak, klient otrzymuje od swojej księgowej informację o wysokości wszystkich zobowiązań podatkowych.

Czy mogę zrezygnować z usług Biura rachunkowego ifirma?

Tak samo jak w przypadku usług Małej księgowości ifirma, klient ma zawsze prawo do rezygnacji z usług biura rachunkowego z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Czy w przypadku usługi biura Rachunkowego przysługuje mi promocja trzech darmowych miesięcy?

Nie, promocja nie obowiązuje w usłudze Biura Rachunkowego. Dotyczy usługi samodzielnej księgowości internetowej.

Czy Biuro rachunkowe ifirma będzie reprezentować mnie przed US i ZUS?

Tak, Biuro rachunkowe ifirma bierze na siebie wszelkie obowiązki związane z prowadzeniem księgowości, w tym reprezentowanie swoich klientów przed Urzędem skarbowym i ZUS.

Czy mogę przejść z księgowości internetowej ifirma.pl na Biuro Rachunkowe ifirma.pl (i odwrotnie)?

Tak, takie zmiany są możliwe. Zaznaczamy przy tym, że wszelkie informacje wprowadzone podczas korzystania z jednej usługi, będą przeniesione na usługę drugą.

Czy przesyłając dokumentację za pośrednictwem Dropbox.com ponoszę za to opłatę?

Nie korzystamy już z usług Dropbox.

Czy korzystając z usług BR ifirma.pl muszę zgłaszać w CEIDG zmianę miejsca przechowywania dokumentów księgowych?

Tak, należy złożyć wniosek o zmianę wpisu do CEIDG, na szczęście zajmuje się tym BR ifirmapl. Proces odbywa się elektronicznie, a użytkownikowi pozostaje jedynie podpisanie wniosku w Urzędzie Gminy.

Na czym polega odpowiedzialność BR ifirma.pl?

Posiadamy ubezpieczenie OC biura rachunkowego i licencję na prowadzenia biura księgowego. Wszelkie kwestie dotyczące odpowiedzialności BR ifirma.pl są opisane w regulaminie biura rachunkowego.

Ile kosztują usługi w BR ifirma.pl?

Ceny za miesiąc:

  • do 10 dokumentów (bez pracowników) – 89 PLN
  • od 11 do 30 dokumentów (w tym 2 pracowników) – 119 PLN
  • każdy dodatkowy dokument – 2-3 PLN
  • dodatkowy pracownik – 20 PLN
  • powyżej 70 dokumentów – wycena indywidualna.

Sprawdź cennik.

Czy pomagacie przenieść dane z obecnego biura księgowego?

Tak samo jak w przypadku księgowości internetowej ifirma.pl, również w Biurze Rachunkowym ifirma.pl pomagamy przenieść księgowość z innego biura. Skontaktuj się z naszymi doradcami, a pomogą oni we wszystkich formalnościach.

Zobacz, jak przejść do ifirma.pl.

Czy korzystając z usług BR ifirma.pl muszę dostarczać dokumenty wystawione w programie do faktur ifirma.pl?

Będąc klientem Biura Rachunkowego ifirma.pl w żaden sposób nie jest się zobowiązanym do korzystania z innych produktów spod znaku ifirma.pl. Faktury dostarczane do biura mogą więc być wystawione w jakimkolwiek innym programie do faktur lub w inny sposób.

Darmowy program do faktur

Ile kosztuje korzystanie z programu do faktur?

Korzystanie z programu jest całkowicie darmowe do 10 faktur miesięcznie (limit nie dotyczy faktur korygujących i faktur pro forma), wymaga jednak rejestracji w serwisie ifirma.pl. Rejestracja również jest darmowa.

Po przekroczeniu limitu można wykupić pakiet Faktura+ w cenie 100 zł netto za rok, który umożliwia wystawienie dowolnej liczby faktur.

Czy serwis pozwala na wystawianie rachunków uproszczonych?

Dokument „rachunek uproszczony”, który kiedyś był wystawiany przez vatowca osobie fizycznej nie chcącej faktury – nie istnieje.

Obecnie prawo mówi, że sprzedawca wystawia:

  • faktury – jeśli jest podatnikiem VAT,
  • rachunki/faktury – gdy korzysta ze zwolnienia z VAT, w przypadku faktury należy podać podstawę prawną do zwolnienia z VAT.

Zakładając konto w serwisie ifirma, należy określić, czy jest się vatowcem czy też nie. Dzięki temu możliwe będzie wystawianie odpowiedniego rodzaju dokumentu.

Czy darmowy program do faktur współpracuje z kasą fiskalną Posnet Mobile?

Nie, obsługa kas fiskalnych dotyczy jedynie płatnej wersji ifirma.pl.

Jakie rodzaje faktur można wystawiać w programie?

Program umożliwia wystawianie wszystkich rodzajów faktur. Są to:

  • krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT,
  • krajowa sprzedaż wysyłkowa za pobraniem na fakturę VAT,
  • faktura korygująca do faktury sprzedaży,
  • faktura krajowa ze szczególnym obowiązkiem podatkowym,
  • faktura na usługi budowlane,
  • faktury VAT do paragonu z kasy fiskalnej,
  • faktura zaliczkowa,
  • faktura końcowa do faktury zaliczkowej,
  • faktury pro forma (krajowe i eksportowe),
  • seryjne wystawianie faktur,
  • faktura z ceną określoną w walucie obcej oraz Faktura sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju,
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
  • faktura eksportu towarów,
  • fakutra za świadczenie usług poza terytorium kraju,
  • świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b
  • faktura VAT marża,
  • faktury sprzedaży wysyłkowej,
  • faktura VAT do metody kasowej.

Na czym polega integracja programu z e-sklepami i Allegro?

Integracja umożliwia wystawianie faktur na podstawie danych zaimportowanych z e-sklepu. Sklepy zintegrowane z programem to m. in.:

  • Allegro,
  • SKY-Shop,
  • osCommerce,
  • PrestaShop,
  • OpenCart,
  • Magento,
  • SoteShop,
  • Shoper,
  • MySklep,
  • Gocreate,
  • Selly Shop,
  • Shoplo.

Czy osoby korzystające z programu do faktur mogą liczyć na pomoc BOK ifirma.pl?

Tak, każda osoba korzystająca z darmowego programu do faktur może liczyć na pomoc ekspertów z BOK ifirma.pl.

Sprawdź zakres pomocy BOK.

CRM

Jak zlecić usługę windykacji?

Usługi windykacyjne świadczymy we współpracy z EOS KSI Polska. Dowiedz się jak skorzystać z windykacji w ifirma.pl i wystawiać pieczęć prewencyjną i wezwanie do zapłaty.

Dowiedz się więcej

Jak tworzyć grupy kontrahentów?

Wybierz menu CRM ➡ Grupy kontrahentów ➡ dodaj grupę kontrahentów.

Jak dodać filie/oddział firmy kontrahenta?

  • Wybierz menu CRM ➡ lista kontrahentów,
  • wybierz identyfikator kontrahenta, którego chcesz edytować,
  • w menu kontrahenta wybierz zakładkę „filie i oddziały” ➡ dodaj filie lub oddział.

Jak dodać osobę kontaktową w firmie kontrahenta?

  • Wybierz menu CRM ➡ lista kontrahentów,
  • wybierz identyfikator kontrahenta, którego chcesz edytować,
  • w menu kontrahenta wybierz zakładkę „osoby kontaktowe” ➡ dodaj osobę kontaktową.

Jak dodać zadanie do Kalendarza?

  • Wybierz menu CRM ➡ kalendarz,
  • wybierz rok, miesiąc i dzień, do którego chcesz przypisać zadanie ➡ dodaj zadanie.

Jak wystawić ponaglenie zapłaty?

  • Wybierz menu CRM ➡ lista kontrahentów,
  • wybierz identyfikator kontrahenta, którego chcesz edytować,
  • w menu kontrahenta wybierz zakładkę „windykacja”,
  • na liście „Przychody – dokumenty przeterminowane”, w kolumnie „Operacje” wybierz „windykacja” (czerwony przycisk),
  • określ rodzaj ponaglenia (ponaglenie, monit, nota odsetkowa, wezwanie do zapłaty), uzupełnij pozostałe dane i „zatwierdź”.

Usługi kurierskie

Ile jest prób doręczenia przesyłki podejmowanych przez kuriera?

Kurier podejmuje dwukrotną próbę doręczenia przesyłki. W przypadku dwukrotnego nieodebrania przesyłki, za kolejne próby naliczona zostanie opłata dodatkowa.

Kto może korzystać z usług kurierskich w ifirma.pl?

Z usług kurierskich za pośrednictwem ifirma.pl mogą korzystać wszyscy zarejestrowani użytkownicy ifirma.pl, czyli:

  • osoby korzystające z pełnego pakietu małej księgowości,
  • klienci biura rachunkowego ifirma.pl,
  • klienci darmowego programu do wystawiania faktur i rachunków.

Wystarczy zaakceptować regulamin usługi w sekcji narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ regulamin.

Przesyłkę kurierską można nadać korzystając z przycisku „narzędzia” dostępnego na pulpicie głównym po zalogowaniu do ifirma.pl: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ dodaj przesyłkę.

Jeśli jeszcze nie masz konta w ifirma.pl, zarejestruj się i korzystaj z pełnego pakietu małej księgowości przez 3 miesiące za darmo. Potem możesz zdecydować się na dalsze odpłatne korzystanie z ifirma.pl lub na darmowy moduł do wystawiania faktur i rachunków.

Jak nadać przesyłkę i zamówić kuriera?

Dodawanie nowych przesyłek

Po zalogowaniu się do ifirma.pl należy przejść do zakładki: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki i wybrać przycisk „dodaj przesyłkę”. Jednokrotnie – przed pierwszym skorzystaniem z usługi – konieczne będzie zaakceptowanie regulaminu usług kurierskich (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ regulamin).

Następnym krokiem jest uzupełnienie wymaganych pól formularza, m.in. określenie adresata i rodzaju przesyłki (standardowa czy ekspresowa), wybór sposobu płatności (pobranie lub przelew), określenie zawartości paczki oraz wprowadzenie parametrów gabarytowych oraz wagowych przesyłki. Żeby sprawdzić ile zapłacisz za przesyłkę – skorzystaj z przycisku „przelicz”.

Jeśli chcesz, w tym kroku możesz załączyć do przesyłki fakturę dla kontrahenta – sekcja “powiązane dokumenty” ➡ “dodaj powiązany dokument”.

Na koniec zatwierdź wszystkie wprowadzone dane. Jeśli wybrałeś przesyłkę za pobraniem – możesz zamówić kuriera od razu (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ zamów kuriera). Jeśli nie – przejdź do płatności: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ nieopłacone.

Opłacenie przesyłek

Po uzupełnieniu formularza zamówienia, należy dokonać opłaty za wybrane przesyłki: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ nieopłacone, oznaczyć przesyłki do opłacenia, a następnie zatwierdzić przyciskiem „zapłać za wybrane”. W tej samej zakładce pojawi się tabela z listą opłat, gdzie dla każdej pozycji należy wykonać przelew:

  • za pośrednictwem transferuj.pl,
  • lub za pośrednictwem innego banku, podając w przelewie następujące dane:Power Media S.A.ul. Grabiszyńska 241 B53-234 WrocławNumer konta: 91 1140 2004 0000 3702 7427 2381Tytuł przelewu: „Opłata za usługi kurierskie ifirma.pl, przypisany numer płatności oraz login w ifirma.pl”. Power Media zastrzega, że wpłaty dokonane na inny numer konta bankowego niż wskazany, nie będą traktowane jako opłata za usługi kurierskie,
  • w przypadku wybrania płatności za pobraniem, kurier pobierze opłatę od odbiorcy przesyłki, a kwota pobrania zostanie zwrócona przelewem na konto bankowe użytkownika po potrąceniu przez ifirma.pl kosztów usługi kurierskiej (faktury za paczki “pobraniowe” wystawiane są po potrąceniu przez ifirma.pl opłaty za paczkę i nie trzeba ich opłacać ponownie).

Przyspiesz proces zamówienia kuriera – wyślij potwierdzenie przelewu na bok@ifirma.pl.

Zamówienie kuriera i wydruk dokumentów przewozowych

Po zaksięgowaniu pełnej kwoty opłaty za nadanie przesyłki, opłacone przesyłki znikną z pozycji „nieopłacone” i będzie można zamówić kuriera: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ zamów kuriera.

WAŻNE

Zamówienie kuriera przez aplikację skutkuje jego przyjazdem we wskazanym terminie i przedziale czasowym. W przypadku nieprzekazanie żadnej przesyłki kurierowi (rezygnacja z nadania lub przekazanie jej kurierowi w terminie wcześniejszym, np. po kontakcie telefonicznym), Operator dokona obciążenia użytkownika opłatą dodatkową – zgodnie z cennikiem usług kurierskich.

W formularzu, który się pojawi należy uzupełnić dane osoby kontaktowej oraz godziny odbioru przesyłki przez kuriera (ewentualnie podać dodatkowe informacje dla kuriera). Składane zlecenie należy potwierdzić przyciskiem „zatwierdź”. Aplikacja poinformuje o przyjęciu złożonego zlecenia.

Na koniec należy wydrukować list przewozowy (etykiety) oraz protokół przekazania przesyłki (w dwóch egzemplarzach). Przed przygotowaniem paczki do wysyłki, zapoznaj się z warunkami jej pakowania, oznaczania i adresowania. Bez kompletnych dokumentów i właściwego przygotowania paczki, kurier może odmówić jej odebrania.

Nadać przesyłkę i zamówić kuriera można również z poziomu faktury. Sprawdź “Jak nadać przesyłkę z poziomu faktury?”.

Na który adres kontrahenta wysyłana jest przesyłka

Dane adresowe, na które wysyłana jest przesyłka zależne są od ustawień wprowadzonych dla danego kontrahenta: kontrahenci ➡ szczegóły kontrahenta ➡ sekcja „adres”. Można je ustawić dla danego kontrahenta poprzez oznaczenie „checkboxa” przy „adresie korespondencyjnym”. Paczki będą wysyłane zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami. Nie ma możliwości “ręcznego” wprowadzenia dla danej przesyłki adresu innego niż adres korespondencyjny lub adres siedziby firmy kontrahenta.

Uwaga

Wprowadzanie w polu “uwagi” informacji dla kuriera wskazującej inny adres odbiorcy przesyłki niż wybrany w ustawieniach dla danego kontrahenta nie będzie przez kuriera respektowane i przesyłka zostanie dostarczona zgodnie z danymi adresowymi odbiorcy wykazanymi na etykiecie w polu “adres doręczenia”.

Czy mogę nadać przesyłkę z poziomu faktury?

Tak, w ifirma.pl umożliwiliśmy wygodne nadawanie przesyłek w powiązaniu z fakturami. Po jej wystawieniu wystarczy na dole faktury wybrać przycisk „wyślij paczkę”, a po przeniesieniu do formularza zamówienia, uzupełnić wymagane pola, m.in. określić rodzaj przesyłki (standardowa czy ekspresowa), wybrać sposób płatności, określić zawartość paczki oraz wprowadzić parametry gabarytowe oraz wagowe przesyłki.

Żeby sprawdzić ile zapłacisz za przesyłkę – skorzystaj z przycisku „przelicz”. Faktura, dla której zamawiana jest przesyłka będzie wykazana w sekcji „powiązane dokumenty”. Teraz możesz zatwierdzić wprowadzone dane.

Jeśli wybrałeś przesyłkę za pobraniem – możesz zamówić kuriera od razu (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ zamów kuriera). Jeśli nie – przejdź do płatności: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ nieopłacone.

UWAGA

Domyślnym nadawcą przesyłek wykazanym na dokumentach przewozowych (nadawca i adres odbioru przesyłki przez kuriera) jest Twoja firma – zgodnie z danymi wprowadzonymi na koncie ifirma.pl (ustawienia ➡ dane i konfiguracja ➡ dane firmy). Jeśli jednak chciałbyś, żeby kurier odbierał Twoje przesyłki z innego miejsca niż siedziba firmy, zdefiniuj stały adres odbioru i dane osoby kontaktowej (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ ustawienia ➡ adres odbioru przesyłek) – wówczas w polu “nadawca” na dokumentach przewozowych znajdą się dane adresowe wprowadzone dla odbioru przesyłek.

Opłacenie przesyłek

Wybierz paczki, które chcesz opłacić i kliknij przycisk „zapłać za wybrane” – w sekcji wykonaj przelew znajdziesz dane do przelewu:

  • zrób przelew z innego banku, podając w przelewie następujące dane:Power Media S.A.ul. Grabiszyńska 241 B53-234 WrocławNumer konta: 91 1140 2004 0000 3702 7427 2381Tytuł przelewu: „Opłata za usługi kurierskie ifirma.pl, przypisany numer płatności oraz login w ifirma.pl”. Power Media zastrzega, że wpłaty dokonane na inny numer konta bankowego niż wskazany, nie będą traktowane jako opłata za usługi kurierskie,
  • w przypadku wybrania płatności za pobraniem, kurier pobierze opłatę od odbiorcy przesyłki, a kwota pobrania zostanie zwrócona przelewem na konto bankowe użytkownika po potrąceniu przez ifirma.pl kosztów usługi kurierskiej (faktury za paczki “pobraniowe” wystawiane są po potrąceniu przez ifirma.pl opłaty za paczkę i nie trzeba ich opłacać ponownie).

Przyspiesz proces zamówienia kuriera – wyślij potwierdzenie przelewu na bok@ifirma.pl.

Zamówienie kuriera i wydruk dokumentów przewozowych

Po zaksięgowaniu pełnej kwoty opłaty za nadanie przesyłki, opłacona paczka z sekcji „nieopłacone” zostaną przeniesione do sekcji „oczekujące”, gdzie można wydrukować dokumenty (etykiety i powiązaną fakturę) – przycisk „drukuj dokumenty” oraz zamówić kuriera do odbioru przesyłek – przycisk „zamów kuriera”.

WAŻNE

Zamówienie kuriera przez aplikację skutkuje jego przyjazdem we wskazanym terminie i przedziale czasowym. W przypadku nieprzekazanie żadnej przesyłki kurierowi (rezygnacja z nadania lub przekazanie jej kurierowi w terminie wcześniejszym, np. po kontakcie telefonicznym), Operator dokona obciążenia użytkownika opłatą dodatkową – zgodnie z cennikiem usług kurierskich.

W formularzu zamówienia odbioru przesyłek należy uzupełnić dane osoby kontaktowej oraz godziny odbioru przesyłki przez kuriera (ewentualnie podać dodatkowe informacje dla kuriera). Składane zlecenie należy potwierdzić przyciskiem „zatwierdź”. Aplikacja poinformuje o przyjęciu złożonego zlecenia.

Na koniec należy wydrukować list przewozowy (etykiety) oraz protokół przekazania przesyłki (w dwóch egzemplarzach). Przed przygotowaniem paczki do wysyłki, zapoznaj się z warunkami jej pakowania, oznaczania i adresowania. Bez kompletnych dokumentów i właściwego przygotowania paczki, kurier może odmówić jej odebrania.

Czy mogę nadać kurierem przesyłkę listową?

Tak, za pośrednictwem ifirma.pl można nadawać również przesyłki listowe, np. umowy czy inne firmowe materiały i dokumenty. Przesyłki listowe w ifirma.pl nie stanowią odrębnej kategorii i opłaty naliczane są tak jak w przypadku przesyłek do 10 kg – w zależności od wybranego rodzaju usługi (przesyłka standardowa lub ekspresowa).

Jak przygotować przesyłkę do wysyłki?

Przed przekazaniem paczki kurierowi, należy ją przygotować tak, żeby w trakcie transportu jej zawartość nie uległa uszkodzeniu. Główne wytyczne dotyczące przygotowania przesyłki są następujące:

  • opakowanie przesyłki powinno być dopasowane do wagi, wielkości i rodzaju zawartości; jeśli zawartość tego wymaga, opakowanie należy dodatkowo usztywnić i wzmocnić,
  • zamknięcie paczki powinno być zabezpieczone, np. taśmą samoprzylepną (najlepiej firmową, a nie zwykłą szarą taśmą) lub plombą,
  • na zewnętrznej części opakowania nie mogą znajdować się żadne nieaktualne oznaczenia, opakowanie paczki należy odpowiednio opisać (dane adresowe nadawcy i odbiorcy) i oznakować za pomocą napisów lub naklejek („góra/dół”, „szkło”, itp.),
  • wolne przestrzenie w opakowaniu przesyłki powinny być wypełnione towarem lub dodatkowym wypełnieniem, a poszczególne elementy przesyłki zapakowane w dodatkowe jednostkowe opakowania – zabezpieczy to poszczególne elementy zawartości przed przemieszczaniem się w trakcie transportu i przed ewentualnym uszkodzeniem czy zabrudzeniem (np. stosowanie wypełnień ze styropianu dopasowanych do zapakowanych produktów lub folii bąbelkowej),
  • jeśli dana przesyłka składa się z kilku paczek, powinny być połączone ze sobą tak, aby nie uległy rozdzieleniu w trakcie transportu; można je zabezpieczyć za pomocą firmowej taśmy klejącej (nie można używać szarej taśmy!) lub folii stretch z oznaczeniami nadawcy; liczbę paczek w przesyłce obowiązkowo należy wykazać na załączonym liście przewozowym,
  • każda przesyłka powinna zawierać załączone prawidłowo uzupełnione dokumenty przewozowe (list przewozowy, protokół przekazania) – należy zadbać o właściwe przytwierdzenie listu przewozowego do przesyłki – tak, żeby nie oddzielił się od niej w trakcie transportu, np. przytwierdzając list przewozowy w foliowej kieszeni.

Nadawana przesyłka musi spełniać wymogi przewoźnika dotyczące gabarytów i wagi oraz nie może zawierać przedmiotów zakazanych. Przed złożeniem zlecenia na usługę kurierską należy zapoznać się ze szczegółowymi warunkami świadczenia usługi przez przewoźnika.

Dodatkowo zapoznaj się z zaleceniami dotyczącymi pakowania towarów wysyłanych za pośrednictwem DPD.

Jakie dokumenty muszę dołączyć do przesyłki?

Dla każdej nadawanej przesyłki należy wydrukować wygenerowany przy składaniu zlecenia list przewozowy (etykiety) z danymi przesyłki oraz protokół przekazania (w dwóch egzemplarzach), zawierający listę przekazywanych przesyłek, które będą stanowiły dowód nadania przesyłek i ich odbioru przez kuriera.

Jakie są dopuszczalne wymiary przesyłki?

Dopuszczalne wymiary przesyłki określane są przez ich przewoźnika. Dla przesyłek nadawanych z poziomu ifirma.pl parametry wagowe i gabarytowe są następujące:

  • maksymalna waga jednej paczki w przesyłce: 31,5 kg,
  • maksymalna długość paczki: 175 cm (najdłuższy bok),
  • wysokość + szerokość + długość ≤ 300 cm,
  • maksymalna objętość paczki: 0,35 m3,
  • paczka ma kształt prostopadłościanu.

W przypadku przesyłek niestandardowych naliczane są dodatkowe opłaty.

WAŻNE

Przesyłki o wadze rzeczywistej przekraczającej 31,5 kg są przesyłkami paletowymi i nie są obsługiwane. Jeśli chcesz nadawać przesyłki powyżej 31,5 kg (w ilości przekraczającej 30. przesyłek paletowych miesięcznie), skontaktuj się z nami – poinformujemy Cię o zasadach udostępnienia takiej funkcji.

Co to są przesyłki niestandardowe?

Przesyłki niestandardowe to przesyłki niespełniające wymagań dotyczących wymiarów w odniesieniu do wagi czy gabarytów. Za paczkę niestandardową uznawane są paczki spełniające choć jeden z poniższych warunków:

  • paczka o kształcie cylindrycznym, okrągłym, owalnym: takie jak tuby, bębny, beczki itp.,
  • paczka o nieregularnych kształtach, w tym przesyłki, które nie są zapakowane w karton lub opakowanie o regularnych kształtach,
  • paczka z wystającymi elementami lub owinięta w materiał uniemożliwiający swobodne przesuwanie po sorterze,
  • opony, jeśli są zapakowane niezgodnie z wytycznymi DPD Polska,
  • paczka, której maksymalna długość przekracza 175 cm,
  • paczka składająca się z kilku odrębnych części połączonych w jedną nieregularną całość, np. za pomocą folii strech, taśmy.

Za nadawanie przesyłek niestandardowych obowiązują dodatkowe opłaty. Naliczane są one w następujący sposób:

  • przesyłka dłużycowa – w przypadku, gdy długość paczki przekracza 175 cm, nalicza się dodatkowe 100 kg do wagi każdej przesyłki za każdy rozpoczęty metr powyżej tej długości (usługa dostępna tylko po wcześniejszym uzgodnieniu),
  • przesyłka gabarytowa – w przypadku gdy waga gabarytowa, liczona według podanego niżej wzoru, przekracza wagę rzeczywistą, cena ustalana jest za wagę gabarytową (naliczana dla paczek o objętości powyżej 0,25 m3 czyli 250 000 cm3 ); jeżeli waga gabarytowa liczona ze wzoru nie przekracza 41,6 kg – na list przewozowy wpisywana jest waga rzeczywista paczki.

waga gabarytowa = [wysokość (cm) x długość (cm)] x szerokość (cm)/6000.

Jakie są warunki pakowania produktów ze szkła?

Szczególną uwagę na sposób przygotowania paczki należy zwrócić w przypadku przesyłania produktów szklanych. Ważne jest:

  • dopasowanie wielkości i trwałości opakowania do rozmiarów i wagi jej zawartości,
  • opakowanie każdego z małych elementów przesyłki osobno (np. owinięcie folią bąbelkową, zastosowanie tekturowych przegródek),
  • wypełnienie powstałych w paczce wolnych przestrzeni tak, by uniemożliwić przemieszczanie się zapakowanych elementów,
  • oznakowanie opakowania z zewnątrz naklejkami lub napisami ostrzegawczymi („góra/dół”, „szkło”, „nie rzucać”).

Zapoznaj się z instrukcją prawidłowego pakowania artykułów szklanych w DPD.

Jakie są warunki pakowania produktów motoryzacyjnych?

Przygotowując do wysyłki produkty motoryzacyjne, należy zadbać o:

  • dopasowanie wielkości i trwałości opakowania do rozmiarów i wagi jej zawartości (konieczne może być dodatkowe wzmocnienie lub usztywnienie opakowania),
  • osobne opakowanie poszczególnych elementów w paczce i wypełnienie powstałych w paczce wolnych przestrzeni – zapobiegnie to przemieszczanie się zapakowanych elementów i ich ewentualnemu uszkodzeniu podczas transportu,
  • usunięcie ze znajdujących się w paczce urządzeń wszelkich płynów eksploatacyjnych, np. paliw, olejów,
  • zapakowanie zawartości przesyłki tak, by nie wystawały żadne elementy, które mogłyby uszkodzić inne przesyłki lub same ulec uszkodzeniu – opakowanie powinno mieć regularne kształty i usztywnione ściany,
  • oplombowanie paczki taśmami zabezpieczającymi przed jej otwarciem,
  • oznakowanie opakowania z zewnątrz naklejkami lub napisami ostrzegawczymi, np. „góra/dół”, „nie rzucać” lub innymi zalecanymi przez producenta.

Zapoznaj się z instrukcją prawidłowego pakowania produktów motoryzacyjnych w DPD.

Jakie są warunki pakowania opon?

Przygotowując do wysyłki opony:

  • należy dopasować wielkość i trwałość opakowania do rozmiarów i wagi jego zawartości (konieczne może być dodatkowe wzmocnienie lub usztywnienie opakowania),
  • należy pamiętać, że maksymalna średnica opony nie może być większa niż 80 cm, a w paczce może być maksymalnie dwie opony,
  • należy pamiętać, że w przypadku pakowania dwóch opon, trzeba połączyć je tak, by nie uległy rozłączeniu podczas transportu (np. taśmą firmową nadawcy lub folią stretch – w tym przypadku zastosowanie tekturowej podkładki u podstawy i na górze przesyłki z oponami jest obowiązkowe),
  • należy przytwierdzić list przewozowy do przesyłki w taki sposób, aby nie odkleił się od niego w trakcie transportu i przylegał do przesyłki całą powierzchnią (list nie może być przytwierdzony do powierzchni zastosowanej tekturowej podkładki),
  • oznakowanie opakowania z zewnątrz naklejkami lub napisami ostrzegawczymi, np. „góra/dół”, „nie rzucać” lub innymi zalecanymi przez producenta.

Zapoznaj się z instrukcją prawidłowego pakowania opon w DPD.

Jakie są warunki pakowania odzieży?

Przygotowując do wysyłki produkty odzieżowe, należy zadbać o:

  • dopasowanie wielkości i trwałości opakowania do rozmiarów i wagi jej zawartości (konieczne może być dodatkowe wzmocnienie lub usztywnienie opakowania),
  • osobne opakowanie poszczególnych partii odzieży – zapobiegnie to ich ewentualnemu zabrudzeniu podczas transportu,
  • wypełnienie powstałych w paczce wolnych przestrzeni, by uniemożliwić przemieszczanie się zapakowanych elementów, przy jednoczesnym dopilnowaniu, żeby opakowanie nie zostało nadmiernie wypełnione, aby uniknąć pęknięć krawędzi kartonu,
  • oplombowanie paczki taśmami zabezpieczającymi przed jej otwarciem.

Zapoznaj się z instrukcją prawidłowego pakowania odzieży w DPD.

Jakie są warunki pakowania sprzętu RTV i AGD?

Szczególną uwagę na sposób przygotowania paczki należy zwrócić w przypadku przesyłania produktów elektronicznych oraz sprzętu RTV i AGD. Należy zadbać o:

  • dopasowanie wielkości i trwałości opakowania do rozmiarów i wagi jej zawartości – najlepiej korzystać z oryginalnych opakowań producenta (konieczne może być dodatkowe wzmocnienie lub usztywnienie opakowania),
  • zapakowanie towaru przy wykorzystaniu styropianowego wypełnienia dopasowanego do kształtu zawartości paczki oraz wypełnienie ewentualnych wolnych przestrzeni paczki tak, by uniemożliwić przemieszczanie się zapakowanych elementów,
  • zabezpieczenie styropianem lub innym tworzywem chroniącym szklane elementy przewożonego towaru,
  • oznakowanie opakowania z zewnątrz naklejkami lub napisami ostrzegawczymi („góra/dół”, „nie rzucać” lub inne zgodne z zaleceniami producenta).

Zapoznaj się z instrukcją prawidłowego pakowania sprzętu RTV i AGD w DPD.

Jakie są warunki pakowania urządzeń sanitarnych?

Przygotowując do wysyłki urządzenia sanitarne trzeba pamiętać, aby:

  • dopasować wielkość i trwałość opakowania do rozmiarów i wagi jej zawartości – należy korzystać z oryginalnych opakowań producenta i styropianowych form dopasowanych kształtem do zapakowanego towaru (konieczne może być dodatkowe wzmocnienie lub usztywnienie opakowania),
  • opakować każdy z małych elementów paczki osobno (np. owinięcie folią bąbelkową lub zastosowanie tekturowych przegródek), co pozwoli zabezpieczyć je przed zarysowaniami lub przemieszczaniem się w paczce,
  • wypełnić pozostałe w paczce wolne przestrzenie i uniemożliwić przemieszczanie się zapakowanych elementów oraz stykanie się ich z opakowaniem zewnętrznym (najlepiej stosować odpowiadające kształtowi przesyłanego produktu styropianowe wypełnienie oraz folię bąbelkową),
  • zastosowanie dodatkowych wzmocnień rogów i krawędzi kartonu paczki,
  • oznakowanie opakowania z zewnątrz naklejkami lub napisami ostrzegawczymi („góra/dół”, „nie rzucać”, “szkło” “lub innymi zalecanymi przez producenta).

Zapoznaj się z instrukcją prawidłowego pakowania artykułów sanitarnych w DPD.

Czy jednorazowo mogę nadać więcej niż jedną paczkę?

Tak, jednorazowo można nadać i przekazać kurierowi większą liczbę paczek. Wymiary (gabaryty i wagę) każdej paczki należy uwzględnić przy składaniu zlecenia, a same paczki trzeba odpowiednio opakować, opisać i przygotować do odbioru przez kuriera wraz z listami przewozowymi oraz protokołem przekazania. Za każdą nadawaną paczkę zostanie naliczona osobna opłata – zgodnie z cennikiem.

Czy istnieje lista przedmiotów, których nie można przewozić?

Tak, przewoźnik może odmówić wykonania usługi kurierskiej, a nawet obciążyć nadawcę przesyłki karą pieniężną, jeśli produkty znajdujące się w przesyłce należą do grupy przedmiotów zakazanych. Wśród pozycji objętych zakazem przewoźnik (DPD Polska) wymienia:

  • rzeczy niebezpieczne lub mogące wyrządzić szkodę osobom lub w mieniu, w tym w szczególności: materiały łatwopalne, wybuchowe lub radioaktywne, substancje żrące lub cuchnące, broń i amunicję,
  • narkotyki lub leki i środki psychotropowe, za wyjątkiem przedmiotów wysyłanych w celach naukowych lub medycznych przez ustawowo do tego upoważnione instytucje,
  • żywe rośliny i zwierzęta,
  • zwłoki, szczątki ludzkie lub zwierzęce,
  • przesyłki zawierające na opakowaniu lub w widocznej części zawartości napisy lub rysunki naruszające dobra chronione przez prawo,
  • przesyłki, które ze względu na swoje właściwości uniemożliwiają wykonanie usługi przy użyciu posiadanych środków i urządzeń transportowych,
  • przesyłki zawierające dzieła sztuki, antyki, kamienie i metale szlachetne w jakiejkolwiek postaci lub formie, waluty, zbywalne papiery wartościowe, certyfikaty i jakiekolwiek inne walory zbywalne,
  • przesyłki, które z mocy ogólnych przepisów prawa nie mogą być przewożone,
  • przesyłki będące w opakowaniu mogącym zabrudzić lub w inny sposób uszkodzić pozostałe przesyłki,
  • sytuacje, w których przewóz przesyłek jest zabroniony lub też ustawa przewiduje wyłączność świadczenia określonych usług przez operatora publicznego (Dz. U. z 2008 r., Nr 189, poz. 1159).

Szczegółowa lista produktów zakazanych do przewożenia znajduje się na stronach DPD – regulamin oraz szczegółowe warunki świadczenia usług.

Czy do przesyłki mogę załączyć fakturę dla kontrahenta?

Do przesyłek nadawanych przez ifirma.pl można załączyć fakturę dla odbiorcy przesyłki. Wówczas na formularzu zlecenia usługi (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ dodaj przesyłkę) w sekcji „powiązane faktury” należy wybrać przycisk „dodaj powiązany dokument”, wybrać dokument do przekazania (dokumenty można wyszukać po kwocie lub dacie wystawienia), a następnie potwierdzić przyciskiem „OK”.Na koniec potwierdź wprowadzone dane przyciskiem zatwierdź, dokonaj płatności oraz zamów kuriera, zgodnie z kolejnymi krokami.

WAŻNE

Domyślnym nadawcą przesyłek wykazanym na dokumentach przewozowych (nadawca i adres odbioru przesyłki przez kuriera) jest Twoja firma – zgodnie z danymi wprowadzonymi na koncie ifirma.pl (ustawienia ➡ dane i konfiguracja ➡ dane firmy). Jeśli jednak chciałbyś, żeby kurier odbierał Twoje przesyłki z innego miejsca niż siedziba firmy, zdefiniuj stały adres odbioru i dane osoby kontaktowej (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ ustawienia ➡ adres odbioru przesyłek) – wówczas w polu “nadawca” na dokumentach przewozowych znajdą się dane adresowe wprowadzone dla odbioru przesyłek.

Za pośrednictwem których przewoźników wysyłam paczki z ifirma.pl?

Obsługa kurierska paczek nadawanych za pośrednictwem ifirma.pl świadczona jest przez firmę DPD Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie 02-274, przy ul. Mineralnej 15.

Jakie są godziny składania zamówień?

Zlecenia na usługi kurierskie można składać za pośrednictwem ifirma.pl przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Termin odbioru paczek przez kuriera zależny jest od lokalizacji miejsca odbioru i ustala się go w momencie składania zamówienia (najszybszy możliwy termin odbioru przesyłki przez kuriera to następny dzień roboczy). Dostępne przedziały czasowe, w których kurier odbiera przesyłki to: 12:00 do 15:00 oraz 15:00 do 18:00.

Termin dostarczenia przesyłek uzależniony jest od wybranego rodzaju usługi kurierskiej (usługa standardowa lub ekspresową). Szczegółowe informacje na temat czasu realizacji usługi możesz sprawdzić w sekcji „Jaki jest termin dostarczenia paczki?”.

Godziny odbioru przesyłki mogą ulec zmianie, zależne jest to od miejsca odbioru przesyłki. W razie jakiejkolwiek zmiany dokonanej przez firmę kurierską DPD Polska, klient zostaje powiadomiony o tym fakcie mailowo bądź telefoniczne.

Jaki jest termin dostarczenia paczki?

Do 30 czerwca 2016 r. gwarantowany przez DPD termin podjecia pierwszej próby doręczenia dla przesyłek krajowych (DPD Classic) adresowanych do firm oraz osób prywatnych to następny dzień roboczy od dnia nadania (od poniedziaku do piątku, nie dotyczy paczek o wadze powyżej 50 kg i paczek niestandardowych, dla których termin doręczenia wynosi 2 dni robocze. Pozostałe niezdefiniowane tutaj przesyłki doręczane są do 14 dni roboczych).

Od 1 lipca 2016 r. gwarancja DPD odnośnie terminów doręczeń przesyłek krajowych (DPD Classsic) obejmuje podjęcie pierwszej próby doręczenia przesyłki nie później niż w drugim dniu roboczym po dniu nadania przesyłki.

Wcześniejszy termin dostawy możliwy jest przy zamówieniu krajowej usługi ekspresowej:

  • doręczenie do 9:30 – doręczenie następnego dnia roboczego do godziny 9:30 (w okresie od 1 listopada do 1 marca usługa realizowana jest do 10:30),
  • doręczenie do 12:00 – doręczenie następnego dnia roboczego do godziny 12:00 (w okresie od 1 listopada do 1 marca usługa realizowana jest o godzinę później).

Usługi krajowe i ekspresowe dostępne są w dni robocze od poniedziałku do piątku. Dostępność usług kurierskich dla poszczególnych lokalizacji można sprawdzić w Tabeli dostępności usług DPD.

Czy można nadawać przesyłki ekspresowe?

Tak, żeby nadać przesyłkę ekspresową, wystarczy przy składaniu zlecenia zaznaczyć odpowiednie pola na formularzu. Przesyłki ekspresowe dostarczane są w dni robocze od poniedziałku do piątku. W zależności od wybranej opcji doręczenie następuje w następnym dniu roboczym do godziny: 9:30, 12:00 (nie dotyczy przesyłek do osób prywatnych – B2C oraz paczek powyżej 50 kg). Szczegóły dotyczące terminów doręczeń znajdziesz w sekcji „Jaki jest termin dostarczenia paczki?”.

Czy przesyłki są ubezpieczone?

Od 1 lipca 2016 r. obowiązkowa staje się deklaracja rzeczywistej wartości przesyłki, co dla przesyłek powyżej wartości 1 tys. zł (w tym kwota pobrania powyżej 1 tys. zł) skutkuje objęciem ich dodatkową ochroną ubezpieczeniową jako przesyłek o szczególnej wartości oraz koniecznością uiszczenia opłaty z tego tytułu (zgodnie z aktualnym cennikiem usług kurierskich). Dodatkowa ochrona ubezpieczeniowa obejmuje przesyłki o wartości do 500 tys. zł.

Każda nadawana przesyłka o wartości do 5 tys. złotych zawiera ubezpieczenie w cenie nadania (pod warunkiem zadeklarowania rzeczywistej wartości presyłki). W celu ubezpieczenia paczki na kwotę wyższą niż 5 tys. złotych, należy wykupić dla niej „dodatkową ochronę” – zgodnie z aktualnym cennikiem usług kurierskich. Opłacenie „dodatkowej ochrony” jest warunkiem dodatkowego ubezpieczenia paczki.

Co jest dokumentem potwierdzającym nadanie przesyłki?

Dokumentem potwierdzającym przekazanie przesyłki kurierowi jest protokół przekazania, zawierający listę oddanych kurierowi przesyłek. Dodatkowo do każdej przesyłki dołączyć należy list przewozowy zawierający szczegółowe dane przesyłki. Oba dokumenty należy zachować na czas realizacji usługi. Będą również potrzebne w przypadku składania reklamacji.

Wskazówka

Protokół odbioru przesyłek można w każdej chwili wydrukować z zakładki: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ zamówienia odbioru przesyłek ➡ pobierz protokół.

Co to jest list przewozowy/protokół przekazania?

List przewozowy to dokument zawierający dane dotyczące nadawanej przesyłki, w szczególności jej wagę, gabaryty, wartość, dane nadawcy i odbiorcy, określenie sposobu płatności oraz rodzaju zlecanej usługi. Protokół przekazania to generowany w dwóch egzemplarzach (po jednym dla nadawcy przesyłki i kuriera) dokument stanowiący dowód przekazania przesyłki kurierowi.Powyższymi dokumentami należy posługiwać się w trakcie procesu realizacji usług kurierskich, dlatego trzeba je zachować.

Wskazówka

Protokół odbioru przesyłek można w każdej chwili wydrukować z zakładki: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ zamówienia odbioru przesyłek ➡ pobierz protokół.

Czy muszę zachować list przewozowy/protokół przekazania przesyłki?

List przewozowy i protokół przekazania są dokumentami potwierdzającymi nadanie przesyłek i ich odebranie przez kuriera. Mogą być potrzebne w trakcie procesu realizacji usług kurierskich, a już koniecznie trzeba będzie posłużyć się nimi w przypadku postępowania reklamacyjnego.

Wskazówka

Protokół odbioru przesyłek można w każdej chwili wydrukować z zakładki: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ zamówienia odbioru przesyłek ➡ pobierz protokół.

Ile kosztuje wysłanie przesyłki za pośrednictwem ifirma.pl?

<>Za pośrednictwem ifirma.pl można nadać przesyłkę już od 15,50 zł netto. Rzeczywisty koszt nadania przesyłki zależny jest m.in. od jej wagi, gabarytów oraz wybranego terminu dostarczenia.

<>Szczegółowe informacje dotyczące kosztów nadawanej przesyłki znajdziesz w cenniku lub dokonując indywidualnej wyceny przesyłki za pośrednictwem aplikacji ifirma.pl.Jeśli regularnie wysyłasz duże ilości paczek – skontaktuj się z nami. Zaproponujemy Ci specjalną ofertę cenową – paczka już od 13,50 zł netto oraz zaproponujemy wygodny sposób rozliczania.

Wysyłam regularnie duże ilości paczek – jak płacić mniej?

Jeśli regularnie wysyłasz duże ilości paczek – skontaktuj się z nami. Przygotujemy dla Ciebie specjalną ofertę cenową – przesyłki już od 13,50 zł netto oraz zaproponujemy wygodny sposób rozliczania – kredytowanie przesyłek przez ifirma.pl i jedna zbiorcza faktura na koniec miesiąca!

Czy w cenie przesyłki uwzględniono dopłatę paliwową?

Tak, ceny uwzględnione w cenniku zawierają dopłatę paliwową. Są to ceny netto, więc należy do nich doliczyć podatek VAT w wysokości 23%.

Jak wygląda rozliczenie za usługę?

Rozliczenie za usługi kurierskie zamawiane za pośrednictwem ifirma.pl następuje w momencie składania zamówienia. Po wprowadzeniu parametrów zamówienia pojawia się informacja o kwocie, którą należy wpłacić. Opłata za usługę pobierana jest z góry. Po zaksięgowaniu całości wpłaty na koncie, udostępniona zostanie opcja przesłania zamówienia do realizacji i wydrukowania dokumentów przewozowych.Wyjątek stanowi nadawanie przesyłek za pobraniem, gdzie płatność pobierana jest przez kuriera w gotówce od odbiorcy przesyłki, a następnie kwota pozostała po rozliczeniu z ifirma.pl zwracana jest na konto nadawcy przesyłki (sprawdź: jaki jest koszt nadania przesyłki za pobraniem). Zobacz jakie są dostępne formy płatności.

Z tytułu rozliczenia za usługi kurierskie serwis ifirma.pl wystawia fakturę: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ rozliczenia i faktury, gdzie fakturę można wydrukować – przycisk “drukuj”, lub wygodnie zaksięgować w ifirma.pl – przycisk “skopiuj jako wydatek”.

Jakie są dostępne formy płatności?

Formy płatności za usługi kurierskie dostępne w ifirma.pl to:

  • przelew bankowy – za przesyłki nadawane za pośrednictwem ifirma.pl obowiązuje płatność z góry. Całość kwoty wyliczonej po wprowadzeniu parametrów przesyłki należy przelać na wskazane konto bankowe. Po zaksięgowaniu wpłaty, udostępniona zostanie opcja umożliwiająca przesłanie zlecenia do realizacji (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ zamów kuriera). Przyspiesz proces zamówienia kuriera – wyślij potwierdzenie przelewu na bok@ifirma.pl.
  • mTransfer – za przesyłki nadawane za pośrednictwem ifirma.pl obowiązuje płatność z góry, dla posiadaczy konta bankowego w mBanku możliwe jest dokonanie płatności za pośrednictwem usługi mTransfer. Po zaksięgowaniu wpłaty, udostępniona zostanie opcja umożliwiająca przesłanie zlecenia do realizacji (narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ zamów kuriera).
  • płatność za pobraniem – oznaczenia wyboru tej formy płatności należy dokonać na formularzu zamówienia przesyłki. Po zatwierdzeniu zlecenia usługi i przyjęciu jej do realizacji, płatność pobierana jest przez kuriera w gotówce od odbiorcy przesyłki, a następnie kwota pozostała po rozliczeniu z ifirma.pl zwracana jest na konto nadawcy przesyłki w ciągu 14 dni roboczych.

Czy wystawiacie faktury VAT?

Tak, za korzystanie z usług kurierskich w ifirma.pl wystawiamy faktury VAT. Faktura wystawiana jest każdorazowo po dokonaniu płatności za usługi kurierskie z wykorzystaniem danych użytkownika wprowadzonych na koncie ifirma.pl.

Podgląd faktur wystawionych za usługi kurierskie możliwy jest z poziomu aplikacji ifirma.pl w sekcji: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ rozliczenia i faktury, gdzie fakturę można wydrukować – przycisk “drukuj”, lub wygodnie zaksięgować w ifirma.pl – przycisk “skopiuj jako wydatek”.

Czy można nadawać przesyłki za pobraniem?

Tak, w ifirma.pl można nadawać przesyłki za pobraniem. Wystarczy zaznaczyć ten fakt podczas tworzenia zlecenia, jednocześnie wprowadzając wartość pobrania. Odpowiednia kwota w gotówce zostanie pobrana przez kuriera od odbiorcy przesyłki. Następnie kwota pobrania zwracana jest na konto bankowe nadawcy po uprzednim potrąceniu przez ifirma.pl opłat należnych za usługę kurierską (faktury za paczki “pobraniowe” wystawiane są po potrąceniu przez ifirma.pl opłaty za paczkę i nie trzeba ich opłacać ponownie). Maksymalna dopuszczalna kwota pobrania to równowartość 3 tysięcy euro.

Ważne

Zamówienie kuriera przez aplikację skutkuje jego przyjazdem we wskazanym terminie i przedziale czasowym. W przypadku nieprzekazanie żadnej przesyłki kurierowi (rezygnacja z nadania lub przekazanie jej kurierowi w terminie wcześniejszym, np. po kontakcie telefonicznym), Operator dokona obciążenia użytkownika opłatą dodatkową – zgodnie z cennikiem usług kurierskich.

Jaki jest koszt nadania przesyłki za pobraniem?

Koszt przesyłki za pobraniem wynosi 4 zł netto. Kwota pobrania wliczona jest do kosztu przesyłki po wybraniu formy płatności jaką jest pobranie. Przy tej formie płatności kurier pobiera określoną na liście przewozowym kwotę od adresata przesyłki. Kwota pobrania zwracana jest na konto bankowe nadawcy z potrąceniem przez ifirma.pl należności za usługę kurierską. Faktury za paczki “pobraniowe” wystawiane są po potrąceniu przez ifirma.pl opłaty za paczkę i nie trzeba ich opłacać ponownie.

Dodatkowo należy pamiętać, że wpisanie na liście przewozowym kwoty pobrania powyżej 5000 złotych automatycznie skutkuje przystąpieniem do dodatkowej ochrony, pod warunkiem uiszczenia opłaty z tytułu dodatkowej ochrony (zobacz: Czy przesyłki są ubezpieczone?).

Należy pamiętać, że maksymalna dopuszczalna kwota pobrania to równowartość 3 tysięcy euro.

Kiedy otrzymam zwrot kwoty pobrania?

Kwota pobrania zostanie zwrócona w terminie do 14 dni roboczych na konto bankowe wskazane w procesie składania zlecenia po potrąceniu przez ifirmę kwoty należności z tytułu obsługi przesyłki kurierskiej.

Koszt usługi zostanie uwzględniony w rozliczeniu z klientem i wykazany na fakturze (podgląd faktur: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki ➡ rozliczenia i faktury). Faktury za paczki “pobraniowe” wystawiane są po potrąceniu przez ifirma.pl opłaty za paczkę i nie trzeba ich opłacać ponownie.

Jak śledzić status nadanej przesyłki?

Status wszystkich nadanych przesyłek można wygodnie śledzić po zalogowaniu do ifirma.pl i przejściu do sekcji: narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ przesyłki, wybraniu przycisku „śledź paczkę. W polu „numer referencyjny” należy podać numer listu przewozowego i zatwierdzić przyciskiem „sprawdź”. W zakładce „przesyłki” będzie widoczna tabela z listą nadanych przesyłek i aktualnym stanem realizacji usługi.

Czy mogę nadać przesyłkę międzynarodową?

Nie. Na razie udostępniamy w ifirma.pl jedynie możliwość nadawania przesyłek krajowych.

Czy można poprawić błędy w złożonym zamówieniu lub zrezygnować z zamawiania kuriera?

Nie, po złożeniu zamówienia nie ma możliwości jego poprawienia. Zlecenie zostanie zrealizowane zgodnie z wprowadzonymi parametrami. W przypadku, gdy zgodnie ze złożonym zleceniem, kurier stawi się po odbiór przesyłki, a ona nie zostanie przekazana do przewozu – naliczona zostanie opłata jak za zrealizowanie usługi.

W przypadku, gdy przesyłka zostanie opłacona przelewem, a użytkownik zrezygnuje z jej dalszej realizacji i zamówienia kuriera, żądając zwrotu wpłaconej kwoty, wpłata zostanie zwrócona na konto klienta po potrąceniu przez Operatora opłaty manipulacyjnej w wysokości 50% zwracanej kwoty.

Szczegóły dotyczące opłat znajdują się w cenniku usług kurierskich.

Jak mogę złożyć reklamację?

Wszelkie reklamacje w stosunku do ifirma.pl związane z usługami kurierskimi należy przesyłać w formie pisemnej na adres: Power Media S.A., Biuro Obsługi Klienta, ul. Grabiszyńska 241B, 53-234 Wrocław (z dopiskiem „Usługi kurierskie ifirma.pl”) lub w formie elektronicznej na adres e-mail: kurier@ifirma.pl.

Reklamacja powinna:
  • zostać złożona w ciągu 7 dni od zdarzenia stanowiącego przedmiot reklamacji,
  • zawierać dane osoby składającej reklamację umożliwiające jej identyfikację (w tym identyfikator ifirma.pl),
  • zawierać opis przedmiotu reklamacji i jej uzasadnienie,
  • dodatkowo należy załączyć kopie dokumentów potwierdzających nadanie przesyłki (list przewozowy, protokół przekazania przesyłki), jeśli przesyłka została nadana, oraz inne dokumenty wskazane przez osoby obsługujące zgłoszenie reklamacyjne,
  • oraz, w przypadku składania reklamacji w DPD, również kopie innych dokumentów wskazanych przez Przewoźnika.

Przed złożeniem reklamacji zapoznaj się z regulaminem usług kurierskich i warunkami wykonywania usług przez DPD.

Złożona reklamacja zostanie rozpatrzona w ciągu 15 dni roboczych od daty jej doręczenia, natomiast w przypadku konieczności złożenia reklamacji w DPD, w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania decyzji reklamacyjnej od DPD (Przewoźnik zastrzega sobie 30 dni na rozpatrzenie reklamacji).

Częste pytania księgowe

Kiedy muszę stosować odwrotne obciążenie?

Procedurę odwrotnego obciążenia stosuje się generalnie przy sprzedaży towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o podatku VAT, pod warunkiem, że:

  • dokonującym dostawy jest czynny podatnik VAT

  • nabywcą jest czynny podatnik VAT

  • dostawa nie korzysta ze zwolnienia opisanego w art. 43 ust. 1 pkt 2 lub art. 122.

Ponadto jeśli transakcja dotyczy sprzedaży sprzętu elektronicznego, przewidziane są dodatkowe limity kwotowe. Informacje w tej kwestii można znaleźć w artykule na naszym blogu.

Jaki zastosować kurs dla nabycia i zbycia walut?

Przez nabycie walut obcych rozumie się:

  • zakup gotówki w walucie obcej w kantorze
  • dokonanie wpłaty (gotówkowej lub przelewu z konta złotówkowego) na konto walutowego

Analogicznie, zbyciem waluty obcej będzie:

  • wymiana w kantorze waluty obcej na złotówki
  • dokonanie wypłaty gotówki w złotówkach z konta walutowego lub przelanie waluty na konto złotówkowe

W większości przypadków dla powyższych operacji można stosować rzeczywiście zastosowany kurs walut – banku lub kantoru. Aby skorzystać z kursu rzeczywiście zastosowanego, konieczny jest wydruk z konta bądź dokument z kantoru, potwierdzający wykonanie transakcji. Taki kurs walut przyjmuje się również do wyliczania różnic kursowych.

Różnice kursowe – jakim kursem przeliczać dokumenty?

Dokumentacja kosztów – zasadniczo wydatki dokumentowane fakturą, rachunkiem lub innym dowodem przeliczamy według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia danego dokumentu.

Przychody przelicza się natomiast według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.