w DeklaracjeJPK Tagi: JPKjednolity plik kontrolnyjednolityplikkontrolny

W serwisie ifirma.pl można wygenerować pliki JPK zawierające:

  • ewidencję zakupów i sprzedaży VAT,
  • faktury VAT,
  • podatkową księgę przychodów i rozchodów (dotyczy podmiotów prowadzących KPiR),
  • ewidencję przychodów (dotyczy podmiotów rozliczających się ryczałtem ewidencjonowanym).


Opcja wygenerowania, pobrania i wysłania wszystkich powyższych plików JPK do US jest dostępna dla użytkowników pełnej wersji serwisu – księgowości internetowej i dla klientów biura rachunkowego.
Dla użytkowników pakietu Faktura+ została udostępniona możliwość wygenerowania i pobrania JPK FAKTURA.

Pliki JPK są zgodne ze specyfikacją określoną przez Ministerstwo Finansów. Struktury JPK są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów.
Od 1 stycznia 2018 r. wszyscy podatnicy VAT, również mikroprzedsiębiorcy mają obowiązek wysyłania JPK VAT za okresy miesięczne (w terminie do 25 dnia następnego miesiąca).
Z kolei od 1 lipca 2018 r. organy skarbowe mogą oczekiwać od mikroprzedsiębiorców, na żądanie przesłania pozostałych struktur plików JPK (JPK KPiR, JPK EWP, JPK FA).

W ustaleniu, czy posiada się status mikroprzedsiębiorcy pomocny będzie artykuł na naszym blogu: Nie wiesz, czy posiadasz status mikroprzedsiębiorcy? Sprawdź tutaj, jak się go ustala.

Generowanie plików JPK

W serwisie pliki JPK można wygenerować przechodząc do zakładki JPK.

WAŻNE! Użytkownik generując plik powinien być ustawiony w miesiącu księgowym, za który chce wygenerować plik (w lewym górnym rogu).



W polu Rodzaj JPK wybieramy rodzaj pliku:

  • FAKTURA – JPK faktur VAT,
  • VAT– JPK ewidencji zakupów i sprzedaży VAT (opcja dostępna u czynnych płatników VAT),
  • KPiR – JPK podatkowej księgi przychodów i rozchodów (opcja dostępna u podmiotów prowadzących KPiR)
  • EWP – JPK ewidencji przychodów (opcja dostępna u podmiotów rozliczających się ryczałtem ewidencjonowanym).


Podmioty prowadzące KPiR:



Podmioty rozliczające się ryczałtem ewidencjonowanym:



Dla użytkowników pakietu Faktura+, w polu Rodzaj JPK nie ma możliwości wyboru. Jedynym dostępnym rodzajem jest JPK Faktura.



Do szczegółowych ustawień można przejść wybierając pokaż konfigurację zaawansowaną.



Następnie pojawi się możliwość dokonania dalszej konfiguracji.



W polu Cel złożenia wybieramy:

  • złożenie – jeżeli wybrana struktura JPK za dany okres będzie składana po raz pierwszy (nie jest korektą),
  • korekta – jeżeli plik JPK wybranej struktury za dany okres był już złożony i były wprowadzane zmiany, ponowne wysłanie jest już w trybie korekty.

Jeżeli Użytkownik nie przejdzie do konfiguracji zaawansowanej, a od razu wybierze opcję wygeneruj, automatycznie jako cel złożenia zostanie wybrane złożenie.



W polu Przyczyna złożenia wybieramy:

  • cykliczne przesyłanie dokumentów – jeżeli plik JPK wybranej struktury zgodnie z obowiązującymi przepisami jest przekazywany organom podatkowym cyklicznie, za każdy okres podatkowy, bez wezwania tych organów czyli JPK VAT,
  • doraźne przesyłanie w ramach kontroli – jeżeli plik JPK wybranej struktury za dany okres jest przekazywany na wezwanie organów podatkowych w związku z przeprowadzaną kontrolą czyli JPK KPiR, JPK EWP, JPK FAKTURA.



W polu Data (od – do) podajemy zakres dat okresu, za który ma być wygenerowany plik JPK.

Jeżeli Użytkownik będzie ustawiony w miesiącu księgowym, za który chce wygenerować plik JPK, to automatycznie ustawi się poprawny zakres dat – np. jeżeli jest ustawiony miesiąc księgowy kwiecień 2018, to automatycznie będzie ustawiony okres od pierwszego do ostatniego dnia kwietnia 2018.



Aby wygenerować plik JPK, wybiera się przycisk wygeneruj.



Wysyłanie i pobieranie plików JPK

Wygenerowany w serwisie plik JPK można:





Dla Użytkowników pakietu Faktura+ dostępna jest jedynie możliwość pobrania pliku JPK.



Wysłanie JPK z podpisem złożonym przez naszego pracownika

Aby móc wysyłać pliki JPK bezpośrednio z serwisu ifirma.pl, do serwisu Ministerstwa Finansów, konieczne jest złożenie dla naszych pracowników upoważnień UPL-1 w US i zarejestrowanie ich przez urząd, aby mogli w imieniu użytkownika dokonać elektronicznego podpisu pliku JPK.

Więcej na temat upoważnień UPL-1 i e-deklaracji można przeczytać w pomocy w artykule: E-deklaracje w ifirma.pl.



Jeżeli zostały wygenerowane UPL-1 i zaznaczono oświadczenie, że zostały złożone w US, dostępna jest opcja aktywująca pliki JPK – aktywuj e-deklaracje jpk.



Gdy e-deklaracje JPK zostaną już aktywowane w serwisie, można wygenerowany plik JPK przekazać do podpisu i wysłać drogą elektroniczną za pomocą przycisku wyślij z ifirma.

Plik zostanie przekazany do podpisania przez naszych pracowników i wysłany do US. Dopiero po wykonaniu tych czynności zmieni się status pliku. Pliki JPK mogą być dłużej przetwarzane przez bramkę ministerialną niż pozostałe e-deklaracje podatkowe wysyłane z serwisu.

Pliki są podpisywane w dni robocze. WAŻNE! Plik JPK VAT należy przekazać do podpisu najpóźniej do godziny 14:00, aby danego dnia został podpisany i wysłany.



Pobranie JPK w celu podpisania go ePUAPem lub własnym podpisem i wysłanie za pomocą ifirmy.

Za pomocą przycisku pobierz plik z metadanymi pobiera się plik JPK do podpisania przez ePUAP lub własny podpis elektroniczny. Uwaga! Zawartość pliku z metadanymi jest inna niż pliku JPK, nie są w nim widoczne szczegóły transakcji.



Pobrany plik z metadanymi należy podpisać za pomocą swojego profilu zaufanego ePUAP lub własnego podpisu kwalifikowanego. Podpisany plik wgrywa się do ifirmy korzystając z pola Przeciągnij podpisany plik do aplikacji lub wybierając go dysku.



Plik z metadanymi, który został pobrany celem podpisania go w zewnętrznej aplikacji, będzie widoczny w zakładce JPK na liście E-Deklaracji JPK. Z tego poziomu za pomocą przycisku wgraj można przejść do wgrania podpisanego pliku .



Podpisany plik można przeciągnąć kursorem z folderu do ifirmy,



Można też skorzystać opcji wybierz z dysku.



Po prawidłowym wgraniu pliku wyświetli się komunikat, że plik został dodany poprawnie. Zniknie opcja wgraj dostępna wcześniej przy pliku, zmieni się również status pliku na dokument podpisany niewysłany.
Podpisany i wgrany do ifirma.pl plik JPK_VAT zostanie automatycznie wysłany do urzędu.



UWAGA! Jeżeli wygrywany plik nie jest poprawny pojawi się odpowiedni komunikat i opcja wgraj będzie nadal aktywna.





Najczęściej popełniane błędy, które skutkują nieudanym wgraniem pliku to:

  • podpisanie pliku dwa razy,
  • pobranie i podpisanie pliku JPK zamiast pliku z metadanymi,
  • wygenerowanie pliku JPK kilkukrotnie i nie powiązanie podpisanego pliku z właściwą deklaracją JPK.


Pobranie JPK bez przysyłania go za pomocą ifirmy

Za pomocą przycisku pobierz plik jpk można pobrać plik JPK, który nie będzie wysyłany przez ifirmę.

Ta opcja będzie przydatna:

  • aby wysłać plik JPK samodzielnie poza ifirmą lub za pomocą danych autoryzujących (opcja tymczasowo udostępniona przez ministerstwo).,
  • jeżeli plik JPK ma być wykorzystany do zaimportowania danych do innego programu,
  • do zarchiwizowania danych dla własnych potrzeb.




Lista e-deklaracji JPK, status przetwarzania pliku i pobranie UPO

Przekazane do podpisu i wysłane pliki JPK znajdą się na liście E-deklaracje JPK w zakładce JPK z podziałem na rodzaj struktury JPK. Lista jest wyświetlana dla roku zgodnego z ustawionym miesiącem księgowym, można wybrać inny rok z listy. Lista jest według dat utworzenia plików, nie okresów których dotyczą – plik za grudzień 2017 utworzony w styczniu 2018, będzie widoczny na liście dla roku 2018.

UWAGA! Na liście e-deklaracji JPK nie są widoczne pliki JPK które po wygenerowaniu zostały jedynie pobrane i nie są wysłane przez serwis.

Dla użytkowników pakietu Faktura+ nie jest widoczna lista e-deklaracji JPK, ponieważ w tym pakiecie nie ma możliwości wysłania plików JPK przez ifirmę.

Podmioty prowadzące KPiR:



Podmioty rozliczające się ryczałtem ewidencjonowanym:



Wysłany plik można pobrać w formacie XML (format JPK określony przez Ministerstwa Finansów) wybierając pobierz plik.



W polu Status znajduje się informacja o etapie, na jakim znajduje się przetwarzanie. Każdy wysłany plik JPK finalnie otrzymuje status Odrzucony albo Zaakceptowany. Status Zaakceptowany oznacza pomyślne złożenie pliku JPK.

Jeżeli została wybrana opcja wysłania JPK z podpisem naszego pracownika, plik nie zostanie od razu wysłany do urzędu tak jak w przypadku wysłania VAT-7 za pomocą danych autoryzujących. Uprzednio musi zostać złożony podpis kwalifikowany przez naszego pracownika, a następnie zostanie elektronicznie wysyłany do serwisu Ministerstwa Finansów.

Pliki JPK mogą być dłużej przetwarzane przez US niż deklaracje podatkowe, może to potrwać kilka godzin, a w przypadku wysyłki w dni terminowe dłużej niż jeden dzień.

Jeżeli plik JPK zostanie odrzucony, należy zapoznać się z powodem odrzucenia deklaracji JPK, poprawić błąd i wysłać jeszcze raz plik JPK.
Błędy przy generowaniu i wysyłce plików JPK VAT zostały opisane w artykule: Najczęstsze błędy związane z wysyłką pliku JPK_VAT.



W polu Data wysłania można sprawdzić datę przekazania JPK do urzędu.



Jeżeli plik JPK nie został jeszcze wysłany do serwisu Ministerstwa Finansów, można go usunąć i wycofać z wysyłki za pomocą opcji usuń.



Formalnym potwierdzeniem złożenia JPK jest dokument UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), który Użytkownik może pobrać w formacie PDF. Dokument UPO może być przydatny gdyby Urząd Skarbowy zgłosił, że nie otrzymał JPK mimo dokonanej wysyłki, a także w razie kontroli skarbowej.

WAŻNE! JPK posiada inny formularz UPO niż przypadku deklaracji np. VAT.

Aby pobrać UPO, należy skopiować ciąg znaków znajdujący się w polu Identyfikator i przejść na stronę Ministerstwa Finansów.



Jeżeli użytkownik wybierze aktywny link z identyfikatorem, przejdzie na stronę z krótką instrukcją kierująca do formularza UPO na stronie ministerstwa.



Aby pobrać UPO ze strony ministerstwa konieczne jest zainstalowanie w przeglądarce wtyczki programu Adobe Reader.

Można również pobrać formularz ministerialny w postaci pliku PDF i otworzyć go za pomocą Adobe Reader zainstalowanego w systemie (program Adobe Reader można bezpłatnie pobrać ze strony producenta).

Po otwarciu formularza należy wkleić skopiowany wcześniej identyfikator i skorzystać z przycisku Sprawdź status dokumentu.



Zaakceptowany plik JPK otrzymuje status 200 co jest równoznaczne z możliwością pobrania UPO.



UPO dla plików JPK pobiera się z innego formularza niż UPO dla e-deklaracji. Jeżeli zostanie wybrany niewłaściwy formularz (dla e-deklaracji), próba pobrania UPO nie powiedzie się, zostanie zwrócony status 300 „Brak dokumentu”.



UWAGA! Deklaracja JPK jest wysyłana do Ministerstwa Finansów, dlatego w UPO nie ma kodu urzędu skarbowego a jedynie widnieje w tym polu 0000.

Lista statusów przetwarzania plików JPK przez serwis Ministerstwa Finansów

Statusy mogą mieć następującą numerację:
1xx – Kody określające sytuacje związane ze stanem sesji (np. rozpoczęta, wygasła)
2xx – Kody określające prawidłowe zakończenie procesu przetwarzania dokumentu
3xx – Kody informujące o fazie przetwarzania dokumentu
4xx – Kody określające niewłaściwe zakończenie procesu przetwarzania dokumentu
5xx – Kody określające nieprawidłowe zakończenie procesu przetwarzania dokumentu

Pliki JPK mogą posiadać następujące, szczegółowe specyfikacje statusów wysyłki:
100 – Rozpoczęto sesję przesyłania plików.
101 – Odebrano X z Y zadeklarowanych plików.
102 – Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO.
Na skutek nieprzewidzianych trudności np. przerwanie połączenia nie udało się z sukcesem odpowiedzieć na żądanie UPO. W związku z powyższym sugerowane jest powtórzenie operacji – ponowne przesłanie żądania UPO. Deklaracja nie została wysłana, trzeba ponownie ją wysłać.

110 – Sesja wygasła, nie przesłano zadeklarowanej liczby plików.
120 – Sesja została poprawnie zakończona. Dane zostały poprawnie zapisane. Trwa weryfikacja dokumentu.
Dokument jest w trakcie weryfikacji na serwerze Ministerstwa.

200 – Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.
Dokument został przyjęty przez serwer Ministerstwa i zostanie przekazany do odpowiedniego Urzędu Skarbowego wskazanego w tym dokumencie. Weryfikacja dokumentu nie wykazała błędów. Dla dokumentu zostało wystawione Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

300 – Nieprawidłowy numer referencyjny.
301 – Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu.
302 – Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu.
Dokument został zapisany na serwerze Ministerstwa i oczekuje na weryfikację formalną. Po pomyślnej weryfikacji dokument może otrzymać status 302, 303 lub od razu status 200.

303 – Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu.
401 – Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD.
403 – Dokument z niepoprawnym podpisem.
Weryfikacja podpisu elektronicznego zakończyła się negatywnie wskutek np.: niezgodności standardu użytego podpisu (wymagany jest XAdES lub PKCS#7), użycia podpisu z nieobsługiwanym przez serwer Ministerstwa rozszerzeniem krytycznym błędów w strukturze dokumentu uniemożliwiających wyodrębnienie podpisu elektronicznego modyfikacji zawartości podpisanego dokumentu lub podpisu już po jego złożeniu. Jeśli ten status utrzymuje się dłuższy czas prosimy o kontakt z pomocą techniczną Ministerstwa, gdyż czasem taka sytuacja może być spowodowana pracami serwisowymi prowadzonymi na serwerach JPK Ministerstwa.

404 – Dokument z nieważnym certyfikatem.
Certyfikat związany z kluczem prywatnym użytym do złożenia podpisu elektronicznego jest nieważny – minął okres jego ważności. Konieczne jest ponowne wysłanie pliku JPK z użyciem ważnego certyfikatu.

405 – Dokument z odwołanym certyfikatem.
Certyfikat związany z kluczem prywatnym użytym do złożenia podpisu elektronicznego został odwołany lub zawieszony i umieszczony przez centrum certyfikacji na liście odwołanych lub zawieszonych certyfikatów (lista CRL). Jeśli kończy się okres ważności certyfikatu i został wystawiony już nowy, wówczas przy wysyłce z tym starym certyfikatem może się pojawić kod Statusu 405. Oznacza to, że ten certyfikat już został odwołany przez wystawcę i konieczne jest ponowne wysyłanie pliku JPK z nowym e-Podpisem.

406 – Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą.
Certyfikat związany z kluczem prywatnym użytym do złożenia podpisu elektronicznego został wydane przez centrum certyfikacji nieobsługiwane przez serwer Ministerstwa. Konieczne jest zakupienie nowego podpisu elektronicznego dopuszczonego do autoryzacji wysyłki e-Deklaracji i plików JPK przez Ministerstwo Finansów. Szczegóły znajdą Państwo na stronie.

407 – Przesłałeś duplikat dokumentu. Numer referencyjny oryginału to XXXXXXXX
408 – Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie.
Serwer Ministerstwa podjął kilkukrotną próbę przeprowadzenia formalnej weryfikacji – zakończoną negatywnie. Na skutek pojawienia się błędu, którego system nie może zakwalifikować do znanej mu kategorii, dokument jest uznany za nieprawidłowy bez możliwości wskazania jednej przyczyny błędu. Prosimy o sprawdzenie, czy w Państwa programie do e-Podpisu jest ustawiona poprawnie konfiguracja.

Można również ponownie spróbować przesłać plik JPK

409 – Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów.
Zła struktura dokumentu np. próba wysłania wielu deklaracji (paczki dokumentów) w jednym komunikacie

410 – Przesłane pliki nie są prawidłowym archiwum ZIP.
411 – Błąd podczas scalania dokumentu (dokument nieprawidłowo podzielony).
412 – Dokument nieprawidłowo zaszyfrowany.
413 – Suma kontrolna dokumentu niezgodna z deklarowaną wartością.
414 – Suma kontrolna części dokumentu (pliku ……. ) niezgodna z deklarowaną wartością.
415 – Przesłany rodzaj dokumentu nie jest obsługiwany w systemie.


Autor: Beata Szczepanik – ifirma.pl


Możliwość komentowania jest wyłączona.