w Rozliczenia ZUS

Rewolucja nie na żarty! Naszą platformę zintegrowaliśmy z systemem Elektronicznej Wymiany Dokumentów ZUS. (Usługa dostępna od 26.06.2014 r.)

Co to oznacza w praktyce?

Przede wszystkim koniec wizyt w ZUS, kolejek i tracenia czasu! Większość deklaracji możesz teraz przesłać za pośrednictwem aplikacji ifirma.pl – szybko i bez kolejek.

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają powyżej 5 pracowników, nie muszą już korzystać z obowiązkowego programu „Płatnik”. Dzięki wymianie danych z ZUS mogą wysyłać deklaracje przez nasz serwis.

Sprawdź co zrobić, aby wysłać e-deklarację do ZUS:

  • przejdź do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje
  • wybierz dokument, który chcesz przekazać do ZUS,



  • wybierz opcję – przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Dokument zostanie przekazany do ZUS. Jego status możesz sprawdzić w menu Deklaracje ➡ E-deklaracje ZUS – w kolumnie “status”.

Informacje o statusie przekazuje bezpośrednio ZUS:

  • dokument przekazany do podpisania – niepodpisany,
  • deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie,
  • przesyłka przyjęta/nieprzyjęta do ZUS – czasem ZUS podaje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku możesz poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.

Od dnia 14 kwietnia 2014 r. system ifirma.pl stał się pełnoprawnym interfejsem komunikacji z Kompleksowym Systemem Informatycznym ZUS. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, pozytywny wynik badania systemu przeprowadzony w dniu 24.03.2014 pozwolił na dopuszczenie naszego systemu do komunikacji z ZUS.

Lista obsługiwanych deklaracji

Deklaracje rozliczeniowe:

  • ZUS DRA z załącznikami (RCA, RZA, RSA)

Deklaracje zgłoszeniowe abonenta:

  • ZUS-IWA
  • ZUS-ZAA
  • ZUS-ZBA
  • ZUS-ZFA
  • ZUS-ZIPA
  • ZUS-ZPA
  • ZUS-ZWPA

Deklaracje zgłoszeniowe pracownika:

  • ZUS-ZCNA
  • ZUS-ZSWA
  • ZUS-ZUA
  • ZUS-ZIUA
  • ZUS-ZWUA
  • ZUS-ZZA

Deklaracje zgłoszeniowe właściciela/wspólnika:

  • ZUA
  • ZZA
  • ZWUA
  • ZCNA

Słownik – co oznaczają poszczególne skróty?

Deklaracje dotyczące pracownika:

ZUA – na tym formularzu dokonujemy zgłoszenia do ubezpieczeń pracownika, którego zatrudniamy na podstawie umowy o pracę. Na tym samym formularzu dokonujemy zgłoszenia, jeżeli zatrudniamy zleceniobiorcę na podstawie umowy zlecenia, jeżeli ta osoba będzie zgłoszona do wszystkich ubezpieczeń (z chorobową lub bez – bo jest ona opcjonalna).

Formularz stosujemy nie tylko w przypadku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia, ale też w przypadku konieczności zgłoszenia jakieś zmiany czy korekty danych osoby ubezpieczonej, np. zmiana adresu czy zmiana NFZ. Formularze te składamy w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.

ZZA – na formularzu tym dokonujemy natomiast zgłoszenia, jeżeli będzie opłacana tylko składka zdrowotna z umowy zlecenia – np. pracownik posiada już umowę o pracę w innej firmie i zarabia na co najmniej minimalne wynagrodzenie.

ZCNA – na tym formularzu zgłaszamy do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, stosujemy go gdy chcemy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, np. dziecko (własne lub przysposobione) oraz małżonka czy też wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Służy on też do zgłaszania utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego wcześniej do ubezpieczenia, czyli wyrejestrowania z tego ubezpieczenia.

Na druku tym dokonuje się też zmiany czy korekty danych dotyczących członka rodziny zgłoszonego na tym druku.

ZIUA – jest to formularz, który stosujemy w przypadku, gdy zmianie lub korekcie ulegną dane identyfikacyjne ubezpieczonego zgłoszonego wcześniej na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA ( część III ZUS ZUA lub ZUS ZZA ) czyli np. numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwisko, imię pierwsze czy data urodzenia.

ZWUA – służy do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy podać dzień następujący po dniu rozwiązania stosunku pracy. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie nakłada obowiązku umieszczania podpisu osoby ubezpieczonej na tym formularzu. Czyli, w przypadku jak nie jest możliwe uzyskanie podpisu takiej osoby to druk ten przekazujemy do ZUS bez jej podpisu. Pracownika należy wyrejestrować w terminie 7 dni.

ZSWA – formularz, który jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych. Czyli, dokonujemy na nim zgłoszenia i korekty danych pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Deklaracje dotyczące płatnika:

IWA – to informacja o danych potrzebnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Na podstawie tej informacji ZUS ustala składkę na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok. ZUS IWA zobowiązani są przekazywać do ZUS płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

  • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia danego roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, a także w roku za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio miesięcznie co najmniej 10 ubezpieczonych,
  • oraz w dniu 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja byli wpisani do rejestru REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie do ZUS oznacza, że w każdym z miesięcy danego roku przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.

Natomiast, jeżeli w którymś z miesięcy danego roku kalendarzowego płatnik składek nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego ani jednego ubezpieczonego to nie ma obowiązku składania w ZUS tego formularza za dany rok.

Formularz ten składamy do ZUS za dany rok kalendarzowy do 31 stycznia następnego roku.

ZAA – formularz wypełnia się w celu zawiadomienia o nowym adresie prowadzenia działalności lub likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem.

Formularz może stanowić również załącznik do formularza ZPA lub ZFA. Formularz ten powinien wypełnić płatnik, który w zgłoszeniu ZPA lub ZFA podał, iż adres prowadzenia działalności gospodarczej jest inny niż adres siedziby.

ZBA – formularz wypełnia się w celu zawiadomienia o nowym rachunku bankowym lub zamknięciu dotychczasowego.

Formularz może stanowić również załącznik do formularza ZPA lub ZFA. Formularz ten powinien wypełnić płatnik, który w zgłoszeniu ZPA lub ZFA podał, iż posiada inne rachunki bankowe.

ZFA – formularz przeznaczony jest dla płatników składek będących osobami fizycznymi.

Wypełniany jest w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA), korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).

Terminy składania – 7 dni od daty:

  • zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
  • powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenie albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

ZIPA – formularz wypełnia się w celu zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą fizyczną.

ZPA – formularz wypełnia się w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA), korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).

Terminy składania – 7 dni od daty:

  • zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
  • powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

ZWPA – formularz wypełnia się w celu wyrejestrowania płatnika składek, będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającej osobowości prawnej, lub płatnika składek będącego osobą fizyczną lub zgłoszenia korekty danych wyrejestrowania płatnika składek.

Możliwość komentowania jest wyłączona.