Błędy związane z wysyłką do ZUS – deklaracje rozliczeniowe

1. ZUS DRA właściciela

a. Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia (nr bloku: 10, nr pola: 1)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009468+20231114143356+7K zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSDRA (24557098), błąd: 61038809, nr bloku: 10, nr pola: 1, opis: Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia.

W przypadku występowania błędu w dokumencie: ZUS DRA – nr bloku: 10, nr pola: 1, gdzie opis błędu wskazuje na: Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia, deklaracja jest odrzucana ponieważ ZUS nie odnajduje np. zgłoszenia z kodem z jakim wysłana została deklaracja. Nieprawidłowości, mogą wynikać także m.in. z tego, że przedsiębiorca:

• zgłosił się np. do składki chorobowej, a na koncie nie nalicza takiej składki, lub odwrotnie: nie zgłosił się do składki chorobowej a na koncie generował deklarację z oznaczoną składką chorobową,
• albo wysyła deklaracje przykładowo z kodem dla dużego ZUS, a w ZUS ma zgłoszenie do planu składek mały zus plus.

Aby ustalić przyczynę odrzucenia deklaracji najlepiej sprawdzić to na koncie PUE ZUS jaki tam jest kod (przykładowe kody przedsiębiorcy/płatnika składek 05 10 00, 05 70 00, 05 40 00 czy 05 90 00). W tym celu po zalogowaniu się na PUE:

1. przechodzimy do części Płatnik i po lewej stronie w Panelu Płatnika wybieramy Osoby zgłoszone do ubezpieczeń,

   

2. po zaznaczeniu osoby wybieramy na dole Dane ubezpieczonego. W kolejnym kroku należy wybrać zakładkę Ubezpieczenia i wówczas pojawi się lista, na której będą widoczne okresy oraz kody z jakimi dana osoba została zgłoszona do ubezpieczenia,

   

3. po oznaczeniu konkretnego okresu i wybraniu opcji Szczegóły pojawią się dodatkowe dane ubezpieczenia w tym czy została wybrana składka chorobowa.

   

Wszystkie wysłane deklaracje ZUA i ZWUA można też znaleźć na PUE ZUS w części ePłatnik ➡ Dokumenty ➡ Dokumenty w ZUS.

Nie ma tam wyszczególnienia czyje to jest np. ZUA (właściciela czy pracownika) – trzeba zaglądać do każdego dokumentu przez Podgląd. Dane są ułożone chronologicznie od najstarszych, więc trzeba przechodzić na kolejne strony lub wybrać opcję żeby pokazało się więcej dokumentów na stronie.

Na podglądzie należy zwrócić uwagę na kod ubezpieczenia

oraz zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego – sprawdzamy to w bloku VIII a nie VI.

b. Dokument o podanym lub wyższym identyfikatorze został już przekazany do ZUS (nr bloku: 1, nr pola: 2)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009500+20231124090535+1S zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSDRA (6597012), błąd: 69002901, nr bloku: 1, nr pola: 2, opis: Dokument o podanym lub wyższym identyfikatorze został już przekazany do ZUS.

Komunikat ten, informuje o tym, że deklaracja rozliczeniowa za wskazany miesiąc została już przesłana do ZUS. Jeżeli przedsębiorca chce przesłać korektę za wskazany okres rozliczeniowe, konieczna jest zmiana identyfiaktora deklaracji na wyższy. O tym w jaki sposób należy to zmienić i ponownie przesłać do ZUS, opisuje pkt 2.3. instrukcji Korekta deklaracji ZUS DRA.

Aby zweryfikować sytuację płatnika, zalecamy analizę kompletów rozliczeniowych na PUE ZUS. Więcej w tym zakresie dostępne jest na naszej pomocy: Złożone deklaracje ZUS DRA, RCA – gdzie je znaleźć na PUE ZUS.

c. Brak kompletu rozliczeniowego z ZUS za podany okres (nr bloku: 1, nr pola: 2)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009500+20231124090547+2W zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSDRA (8578257), błąd: 66004001, nr bloku: 1, nr pola: 2, opis: Brak kompletu rozliczeniowego z ZUS za podany okres.

W przypadku wystąpienia takiego błędu, ZUS informuje, że płatnik chce przesłać do ZUS deklaracje rozliczeniowe w trybe korekty. Nie jest to natomiast możliwe, ze względu na to, że deklaracja pierwotna na znajduje się na koncie płatnika. W takiej sytuacji, przedsiębiorca powinien zweryfikować otrzymane przez ZUS deklaracje na koncie w PUE ZUS.

Może również zmienić identyfikator deklaracji wskazując w polu 2. IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (NUMER/MM/RRRR) numer “1”. A następnie przesłać deklaracje w formie pierwszorazowej.

Aby zweryfikować sytuację płatnika, zalecamy weryfikację kompletów rozliczeniowych na PUE ZUS. Więcej w tym zakresie dostępne jest na naszej pomocy: Złożone deklaracje ZUS DRA, RCA – gdzie je znaleźć na PUE ZUS.

d. Brak możliwości złożenia korekty po 30 czerwca/po wniosku o zwrot nadpłaty (nr bloku: 11, nr pola: 6)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009500+20231124090552+5V zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSDRA (7472202), błąd: 69014506, nr bloku: 6, nr pola: 7, opis: Kwota do zapłaty przez płatnika na ubezpieczenie zdrowotne różni się od kwoty z deklaracji korygowanej Błąd w dokumencie dokument: ZUSDRA (7472202), błąd: 68014701, nr bloku: 11, nr pola: 6, opis: Brak możliwości złożenia korekty po 30 czerwca/po wniosku o zwrot nadpłaty.

Podczas wystąpienia takiego błędu, ZUS informuje, że nie ma możliwości złożenia korekt dotyczących roku ubiegłego. Ze względu na rozliczenie roczne składki zdrowotnej które miało miejsce w kwietniu 2023, ZUS zablokował możliwość ingerowania w deklaracje miesięczne, ponieważ spowodowałoby to zmianę w wykazanych składkach zdrowotnych za ubiegły rok.

W takiej sytuacji przedsiębiorca ma dwie możliwości złożenia korekt za ubiegły rok:

1. Płatnik składek może pobrać deklarację z IFIRMA i złożyć ją osobiście w najbliższej placówce ZUS. W takiej sytuacji należy w zakładce Deklaracje → Deklaracje wybrać odpowiednią deklarację ZUS np. DRA 02/2023, a następnie u dołu strony wybrać pobierz PDF. Tak pobrane deklaracje może przekazać do ZUS w formie papierowej.
2. Wysłać deklaracje na druku POG przez PUE ZUS opisując z jakiego powodu płatnik chce dokonać korekt za miesiące wstecz. Ta opcja wydłuży cały proces bo odpowiedź od ZUS może być rozpatrywana do 30 dni roboczych. Plusem w przypadku tego rozwiązania jest fakt, że przedsiębiorca może cały proces wykonać elektronicznie.

Po złożeniu korekt do ZUS, i w momencie jak będą one widoczne na koncie płatnika na PUE ZUS, przedsiębiorca będzie miał możliwość ponownej wysyłki deklaracji za kwiecień 2023, w uwzględnieniem rozliczenia rocznej składki zdrowotnej. Więcej w tym zakresie w naszym artykule – Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne.

e. Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu (nr bloku: 10, nr pola: 1)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009498+20231123165743+3N zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSDRA (8549127), błąd: 69002703, nr bloku: 10, nr pola: 1, opis: Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu.

W przypadku wystąpienia takiego błędu, istnieje duże prawdopodobieństwo, że przedsiębiorca nie jest zgłoszony w ZUS. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce w momencie kiedy, płatnik składek dokonał wyrejestrowania z obecnie obowiązującego go planu natomiast deklaracja ZUS ZUA/ZZA ( deklaracja zgłoszeniowa), wykonał bezpośrednio bo wyrejestrowaniu. Takie działanie spowodowało, że ZUS nie zdążył przetworzyć dokumentów zgłoszeniowych w systemie. W związku z tym, należy odczekać zazwyczaj około 1 dnia roboczego i ponowić wysyłkę deklaracji zgłoszeniowej do ZUS.

Zalecamy również aby Aby zweryfikować sytuację płatnika, zalecamy weryfikację kompletów rozliczeniowych na PUE ZUS. Więcej w tym zakresie dostępne jest na naszej pomocy: Złożone deklaracje ZUS DRA, RCA – gdzie je znaleźć na PUE ZUS.

2. ZUS RCA

W sytuacji kiedy ZUS informuje, o błędach dotyczących pracownika i deklaracji rozliczeniowej ZUS RCA lub RSA, w pierwszej kolejności należy zweryfikować którego pracownika dotyczy błąd. Informacja w tym zakresie znajduje się w komunikacie wygenerowanym przez ZUS.

Aby zidentyfikować którego pracownika dotyczy błąd należy odczytać komunikat w następujący sposób:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009466+20231129151009+0B zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSRCA (21958834), błąd: 71110101, nr bloku: 3, nr bloku wielokrotnego: 4, nr pola: 33, opis: Błędna łączna kwota składek Błąd w dokumencie dokument: ZUSRCA (21958834), błąd: 71100101, nr bloku: 3, nr bloku wielokrotnego: 4, nr pola: 16, opis: Błędna kwota składki.

W pierwszej kolejności płatnik weryfikuje nr bloku wielokrotnego, który wskazuje pracownika na deklaracji ZUS RCA. Dla powyższego komunikatu, błąd dotyczy pracownika wykazanego pod numerem 3 w deklaracji. Błędnie wykazane są pola 33 oraz 16. I to w tych pozycjach należy doszukiwać się błędów w zakresie wysyłki i generowania deklaracji ZUS. Dla powyższego przykładu będzie to pole dotyczące:

• pole 33 – łączna kwota składek
• pole 16 – składka rentowa opłacana przez płatnika składek

W takiej sytuacji należy doszukiwać się błędów w tych polach. W przypadku kiedy przedsiębiorca nadal nie może zidentyfikować błędu, zalecamy kontakt z BOK od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-20.00 bądź przesyłając odrzuconą deklaracje na adres bok@ifirma.pl lub na chat.

a. Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS lub Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009465+20231129163215+0C zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSRCA (24705130), błąd: 69004607, nr bloku: 3, nr bloku wielokrotnego: 3, nr pola: 5, opis: Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS lub Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia.

Obecnie ZUS odrzuca deklaracje RCA nie z uwagi na sam błąd w niej, ale na to co się dzieje na koncie płatnika we wcześniejszych okresach. Walidacja ZUS-u powoduje odrzucenie deklaracji i jej nie przyjęcie póki nie zostaną wyjaśnione niejasności na koncie płatnika składek.

W przypadku występowania błędu w dokumencie: ZUS RCA – nr bloku: 3, nr pola: 5, gdzie opis błędu wskazuje na: Błędnie wypełnione podstawy lub kod tytułu ubezpieczenia bądź dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS deklaracja jest odrzucana, ponieważ ZUS nie odnajduje np. zgłoszenia z kodem z jakim wysłana została deklaracja. Nieprawidłowości, mogą wynikać także m.in. z tego, że przedsiębiorca:

• zgłosił się np. do składki chorobowej, a na koncie nie nalicza takiej składki,
• lub odwrotnie: nie zgłosił się do składki chorobowej a na koncie generował deklarację z oznaczoną składką chorobową,
• albo wysyła deklaracje przykładowo z kodem dla dużego ZUS, a w ZUS ma zgłoszenie do planu składek mały zus plus,
• dokonał zgłoszenia z błędnymi danymi do ZUS np. w nazwisku bądź PESEL-u płatnika lub pracownika wystąpiła literówka, przez co odrzucało prawidłowe dane, które były uzupełnione w serwisie. W tej sytuacji dopiero zmiana danych w ZUS na prawidłowe może pomóc.

Aby ustalić przyczynę odrzucenia deklaracji najlepiej sprawdzić to na koncie PUE ZUS jaki tam jest kod. Przykładowe kody:

• przedsiębiorcy/płatnika składek 05 10 00, 05 70 00, 05 40 00 czy 05 90 00,
• pracownika 01 10 00 (umowa o pracę), 04 11 00 (umowa zlecenia).

W tym celu po zalogowaniu się na PUE:

1. przechodzimy do części Płatnik i po lewej stronie w Panelu Płatnika wybieramy Osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

   

   Po zaznaczeniu osoby wybieramy na dole Dane ubezpieczonego.

2. w kolejnym kroku należy wybrać zakładkę Ubezpieczenia i wówczas pojawi się lista, na której będą widoczne okresy oraz kody z jakimi dana osoba została zgłoszona do ubezpieczenia,

   

3. po oznaczeniu konkretnego okresu i wybraniu opcji Szczegóły pojawią się dodatkowe dane ubezpieczenia w tym czy została wybrana składka chorobowa.

   

Wszystkie wysłane deklaracje ZUA i ZWUA można też znaleźć na PUE ZUS w części ePłatnik ➡ Dokumenty ➡ Dokumenty w ZUS.

Nie ma tam wyszczególnienia czyje to jest np. ZUA (właściciela czy pracownika) – trzeba zaglądać do każdego dokumentu przez Podgląd. Dane są ułożone chronologicznie od najstarszych, więc trzeba przechodzić na kolejne strony lub wybrać opcję żeby pokazało się więcej dokumentów na stronie.

Na podglądzie należy zwrócić uwagę na kod ubezpieczenia oraz zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego – sprawdzamy to w bloku VIII a nie VI.

Jeżeli zatrudniany jest pracownik, zleceniobiorca, współpracownik to błąd może dotyczyć też zgłoszenia innej osoby niż przedsiębiorca. Weryfikacji należy dokonać analogicznie jak wskazano wyżej.

Ważne, żeby w deklaracji zawsze byli wskazani wszyscy ubezpieczeni jacy są zgłoszeni do ZUS w okresie jakiego dotyczy deklaracja, dlatego też:

1. jak zatrudniamy pracownika, zleceniobiorcę i nie następuje wypłata wynagrodzenia w pierwszym miesiącu pracy i tak należy dodać go do deklaracji – podczas generowania ZUS pojawi się opcja dodania jak na zrzucie:

   

2. Jeżeli pracownik/zleceniobiorca już nie pracuje należy pamiętać o wprowadzeniu daty zakończenia umowy i nie korzystać z ww. opcji dodawania go do deklaracji, jeżeli zatrudnienie już ustało wyrejestrowujemy pracownika na druku ZWUA, jeżeli następuje wypłata w kolejnym miesiącu po wyrejestrowaniu pracownika należy pamiętać, iż taki pracownik, zleceniobiorca będzie wykazany z kodem 30 00 i jest to prawidłowe.
3. Jeśli zostanie zweryfikowana przyczyna błędu – np. błędny kod czy omyłkowe zgłoszenie do składki chorobowej – w celu wyjaśnienia tej sytuacji najlepiej skontaktować się z ZUS, który być może w oddziale od ręki przygotuje odpowiednie korekty. Jeśli jednak sporządzenie korekt ma nastąpić za pośrednictwem serwisu ifirma.pl w razie wątpliwości można skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta, które jest dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-20:00 przez telefon (71 769 55 15 lub 801 006 008), mail bok@ifirma.pl oraz chat – po zalogowaniu należy w prawym górnym rogu najechać na login, następnie wybrać Kontakt i potem chat ifirma.pl. Zachęcamy do kontaktu za pomocą tylko jednego kanału komunikacji, ponieważ kierowanie zapytań poprzez różne kanały może wydłużać czas naszych odpowiedzi.

b. Błędna kwota składki

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009466+20231129151009+0B zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSRCA (21958834), błąd: 71110101, nr bloku: 3, nr bloku wielokrotnego: 4, nr pola: 33, opis: Błędna łączna kwota składek Błąd w dokumencie dokument: ZUSRCA (21958834), błąd: 71100101, nr bloku: 3, nr bloku wielokrotnego: 4, nr pola: 16, opis: Błędna kwota składki.

W sytuacji kiedy pojawi się komunikat dotyczący błędnych kwot składek ZUS, w pierwszej kolejności należy zweryfikować którego pracownika dotyczy komunikat. Następnie należy zweryfikować czy nie miała miejsce sytuacja kiedy to pracownik bądź zleceniobiorca otrzymali dwa wynagrodzenia w jednym miesiącu. Poniżej opisane jest w jaki sposób należy zweryfikować deklarację rozliczeniową jeżeli komunikat wskazuje na błędne wartości składek ZUS.

1. Zaokrąglenia – 2 opłacone rachunki w jednym miesiącu

W przypadku kiedy przedsiębiorca zgłasza do ubezpieczeń inne osoby poza samym sobą, może zdarzyć się, że powstanie błąd w druku RCA związany z zaokrągleniem w wyliczaniu składek społecznych i zdrowotnych od wypłaconych wynagrodzeń.

Sytuacja ta ma miejsce gdy dla jednego pracownika lub zleceniobiorcy zostały opłacone dwa rachunki w tym samym miesiącu. Serwis wyliczając składki jakie pobiera do deklaracji sumuje podstawy oraz naliczone składki z wystawionych rachunków, ZUS zaś weryfikując deklarację liczy składkę od zsumowanej podstawy. Z tego też powodu najczęściej powstają 0,01 zł różnice in plus lub in minus w wyliczeniu kwoty składki.

Aby to zweryfikować, należy pobrać PDF druku RCA z serwisu, tj. przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje, kolejno w kolumnie RCA kliknąć na nr deklaracji jakiej dotyczy błąd np. 5/2023, na dole strony należy wybrać Pobierz PDF.

W celu automatycznego dokonania wyliczeń dla podstawy oznaczonej na zrzucie wyżej żółtym kolorem należy również pobrać plik excel i wpisywać w nim kolejne kwoty podstaw wg RCA pobranego z serwisu – według tego jaka umowa jest podpisana z pracownikiem. Jeżeli kwoty z RCA i z pliku excel będą różne to najprawdopodobniej jest przyczyna odrzucenia deklaracji ZUS.

Jeżeli już znaleziono rozbieżność należy edytować dwa druki, pierw RCA, potem druk DRA.

1. Edycja RCA

   W celu edycji druku należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje kolejno w kolumnie RCA kliknąć na nr deklaracji jakiej dotyczy dokonanie poprawki np. 5/2023, na dole strony należy wybrać edytuj. W edycji druku należy poprawić wartości na prawidłowe. Po poprawieniu wartości w polach na dole strony należy wybrać przelicz, kolejno zatwierdź.

2. Edycja DRA

   W celu edycji druku należy w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje w kolumnie DRA kliknąć na nr deklaracji jakiej dotyczy dokonanie poprawki np. 5/2023, na dole strony należy wybrać edytuj. W edycji druku należy poprawić wartości na prawidłowe. Po poprawieniu wartości w polach na dole strony należy wybrać przelicz, kolejno zatwierdź.

Przykład 1

Poniżej zrzut z kalkulatora dla wyliczenia umowy o pracę, gdzie wartość podstawy wynosi 5000 zł.

Poniżej na RCA widać, że jedynie wartość składki rentowej finansowej przez ubezpieczonego różni się o 1 grosz od wyliczeń z kalkulatora. Wartość na druku DRA jest o 1 grosz zawyżona. Pozostałe wartości są takie same, co znaczy, że wyliczenia są prawidłowe.

W edycji druku RCA należy zatem poprawić kwotę w polu oznaczonym na czerwono kolejno na dole stronie wybierać przelicz i zatwierdzić druk.

Na DRA będzie należało poprawić analogiczne pole odpowiadające za składkę rentową finansowaną przez ubezpieczonego, trzeba będzie ją również zmniejszyć o 1 grosz. Tak by wystąpiła zgodność wartości między RCA a DRA.

Poniżej zrzut z pola jakie należy poprawić:

Tutaj również należy wybrać przelicz i kolejno zatwierdź.

2. Zmiana stawki składki wypadkowej u przedsiębiorcy i wystawienie błędnie rachunku

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma pismo z ZUS, iż jego składka wypadkowa wynosi inną wartość niż 1,67% powinien pamiętać o uzupełnieniu wartości składki w zakładce Konfiguracja ➡ Pracownicy. Taka zmiana możliwa jest tylko w kwietniu danego roku oraz w pierwszym miesiącu pracy w serwisie.

Ważne jest, by w przypadku zmienionej stawki wypadkowej pilnować w rachunkach:

• dla umów o pracę aby był oznaczony prawidłowo przycisk Wynagrodzenie zostanie wypłacone, gdzie będzie prawidłowo wybrane: do końca bieżącego miesiąca lub w następnym miesiącu,

  

• dla umów zlecenie, żeby rachunek był wystawiany w miesiącu zgodnym z datą wypłaty.
  

W przypadku niezgodności w naliczaniu składki wypadkowej związanej z błędnie wystawionych rachunkiem w celu dokonania poprawy zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

c. Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009466+20231108152608+0E zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSRCA (24529223), błąd: 69002701, nr bloku: 3, nr bloku wielokrotnego: 3, nr pola: 5, opis: Dla ubezpieczonego brak zgłoszenia z podanym kodem tytułu.

W sytuacji kiedy w deklaracji ZUS RCA, pojawia się powyższy komunikat, problemu należy doszukiwać się w pracownicy który widnieje pod numerem 3 w deklaracji ZUS. Kolejno należy zweryfikować czy pracownik został zgłoszony do ZUS po zatrudnieniu, ponieważ informacja otrzymana od ZUS wskazuje, że taka osoba nie widnieje w bazach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Kiedy przedsiębiorca, deklaracje zgłoszeniowe przesyła za pośrednictwem serwisu IFIRMA, należy w pierwszej kolejności sprawdzić w systemie, czy deklaracje skutecznie trafiły do ZUS. W takiej sytuacji należy przejść do zakładki Deklaracje → E-deklaracje ZUS, a następnie w kolumnie “deklaracje zgłoszeniowe” sprawdzić czy deklaracja została skutecznie przyjęta do ZUS.

Jeżeli w serwisie IFIRMA, deklaracja nie powróciła z błędem, zalecana jest weryfikacja ubezpieczonego na stronie PUE ZUS. Więcej w tym zakresie dostępne jest tutaj: Informacje o zgłoszeniu do ubezpieczeń na PUE ZUS.

Na podstawie uzyskanych informacji, przedsiębiorca powinien w taki sposób skorygować ubezpieczonego, aby w przyszłości nie dochodziło do podobnych błędów.

d. Brak podanego Wymiaru czasu pracy

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009498+20230919145549+1Z zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSRCA (24011245), błąd: 63000101, nr bloku: 3, nr bloku wielokrotnego: 5, nr pola: 7, opis: Brak podanego Wymiaru czasu pracy.

Kiedy w serwisie błąd wskaże, że u pracownika nie został podany wymiar czasu pracy, w pierwszej kolejności należy zweryfikować kod tytułu ubezpieczenia w zakładce Pracownicy → Lista pracowników → Imię i nazwisko pracownik → Dane pracownika → Edytuj pracownika, a następnie kod tytułu ubezpieczenia.

Osoby zatrudnione na umowę zlecenie powinny mieć wskazany kod 041100 (bez prawa do emerytury i stopnia niepełnosprawności).
Osoby zatrudnione na umowę o pracę powinny mieć wskazany kod 011000 (bez prawa do emerytury i stopnia niepełnosprawności). I to właśnie w przypadku zatrudnienia pracownika na kodzie 011000, w deklaracji rozliczeniowej należy wskazać wymiar czasu pracy. Przy zleceniobiorcy nie wskazujemy tej pozycji.

W związku z tym, należy sprawdzić czy w danych pracownika został wprowadzony prawidłowy kod.

Następnie należy przejść do zakładki Deklaracje → Deklaracje, wybrać ZUS RCA za miesiąc kiedy przesyłka została odrzucona, a następnie zweryfikować czy w bloku B jest wprowadzony wymiar czasu pracy dla etatowca.

Istnieje również możliwość edytowania deklaracji i wprowadzenia ręcznie wymiaru pracownika. W tym celu należy u dołu strony wybrać edytuj, kolejno wpisać etat i ponownie u dołu strony zatwierdzić deklarację.

Po dokonaniu zmian w serwisie, należy wrócić do głównej strony, wybrać ZUS DRA za wskazany miesiąc i ponownie przekazać deklarację do wysyłki.

W powyższym artykule zostały przedstawione błędy które najczęściej pojawią się w serwisie IFIRMA, generowane przez ZUS. W sytuacji kiedy przedsiębiorca nie znalazł rozwiązania dla swojego przypadku w powyższej instrukcji, zalecany jest kontakt z Biurem Obsługi Klienta, które jest dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach 09:00-20:00 pod telefonen (71 769 55 15 lub 801 006 008), mail bok@ifirma.pl oraz chat – po zalogowaniu należy w prawym górnym rogu najechać na login, następnie wybrać Kontakt i potem chat ifirma.pl. Zachęcamy do kontaktu za pomocą tylko jednego kanału komunikacji, ponieważ kierowanie zapytań poprzez różne kanały może wydłużać czas naszych odpowiedzi.

Autor: Agnieszka Sołtys