1. Kiedy Należy dokonać korekty deklaracji ZUS
Zdarzają się przypadki, że przedsiębiorca otrzymuje informację z ZUS, że konieczna jest korekta deklaracji, którą przesłał do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
W takiej sytuacji istnieje możliwość wykonania wszystkich kroków na koncie Użytkownika Serwisu.
Natomiast w pierwszej kolejności należy dokonać określonych zmian, które zostały błędnie wprowadzone w systemie.
Do najczęstszych przyczyn korekt należą:
- Błędny kod tytułu ubezpieczenie pracodawcy lub pracownika
- Błędnie wystawiony rachunek dla pracownika
- Brak pracownika dla deklaracji ZUS RCA lub RSA
- Błędna konfiguracja ustawień ZUS w serwisie IFIRMA w zakładce Login → Konfiguracja → ZUS
- Korekta deklaracji w przypadku zasiłku chorobowego przedsiębiorcy. Więcej informacji dostępne tutaj
2. Korekta deklaracji w serwisie IFIRMA
2.1. Zmiana w serwisie IFIRMA
W pierwszej kolejności należy wprowadzić w serwisie takie dane, aby były one zgodne ze stanem faktycznym. Czyli w zależności co jest konieczne do poprawy najpierw trzeba ustawić w systemie takie informacje, które przedsiębiorca musiał skorygować.
Z uwagi na duży przekrój i możliwość przyczyn korekt w razie wątpliwości co do dokonywania zmian w serwisie zalecamy kontakt z BOK Serwisu ifirma.pl poprzez kontakt z działem Kadr, Płac i ZUS.
2.2. Ponowne przegenerowanie deklaracji ZUS
Po dokonaniu zmian w serwisie należy ponownie przegenerować deklaracje ZUS. W tym celu, należy ustawić się w miesiącu, w którym dokonano zmian kolejno przejść do zakładki Deklaracje → Deklaracje.
W następnym kroku należy wybrać wygeneruj ZUS.
Pojawią się składki przedsiębiorcy. Jeżeli w tym miejscu wszelkie informacje potwierdzają stan faktyczny, wybieramy zatwierdź u dołu strony.
2.3. Zmiana identyfikatora deklaracji
Serwis ponownie przekieruje przedsiębiorcę do zakładki Deklaracje → Deklaracje, wówczas należy odszukać deklarację ZUS DRA, której będzie dotyczyć korekta. Dla naszego przykładu wybieramy 06/2023.
Po wykonaniu tych kroków, otworzy się deklaracja ZUS DRA, która powinna się różnić od pierwotnie wysłanej. Wówczas należy przejść na dół strony i wybrać opcję edytuj.
Kolejno, w trybie edycji, należy zmienić pole IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (NUMER/MM/RRRR) na numer kolejny. W przypadku jeżeli jest to pierwsza korekta deklaracji, należy wpisać nr 2.
Kolejno należy u dołu strony zatwierdzić zmianę Identyfikatora, wybierając zatwierdź.
2.4. Ponowna wysyłka deklaracji ZUS
Po dokonaniu zmiany identyfikatora deklaracji i weryfikacji, że wszelkie zmiany wprowadzone w serwisie przedstawiają prawidłowe dane, Przedsiębiorca ponownie przekazuje deklarację ZUS do podpisu poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu komplet deklaracji.
Kolejno pojawi się informacja dotyczący terminu podpisania deklaracji ZUS. Tak jak wskazuje komunikat deklaracje są podpisywane w określonych dniach.
Następnie należy zatwierdzić komunikat informujący o przekazaniu deklaracji do wysyłki elektronicznej wybierając opcję zatwierdź.
Status Przekazanej do podpisu deklaracji można weryfikować w zakładce Deklaracje → E-deklaracje ZUS.
Informacje o statusie przekazuje bezpośrednio ZUS:
- Dokument przekazany do podpisania – niepodpisany,
- Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie,
- Przesyłka przyjęta do ZUS – oznacza że deklaracja została przekazana do ZUS. W Kolumnie Potwierdzenie, można wydrukować poświadczenie przedłożenia deklaracji, które to generuje ZUS.
W serwisie IFIRMA, w przypadku zatrudniania pracowników, nie istnieje możliwość wysyłki do ZUS tylko jednego formularza np. jedynie ZUS RCA. System przekazuje cały komplet deklaracji zawierającej w sobie ZUS DRA, ZUS RCA i opcjonalnie ZUS RSA lub RPA.
U dołu strony, w deklaracji przedsiębiorca ma również możliwość, weryfikacji zmodyfikowanych dokumentów. Wszelkie deklaracje, które są modyfikowane przez użytkownika serwisu, są zapisywane w polu: Zapisane kopie plików PDF deklaracji.
Należy pamiętać, że wygenerowanie na nowo deklaracji spowoduje, że w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS zostaną wykazane składki w miesiącu zapłaty, w oparciu o nową deklarację (znikną wcześniejsze składki i wpisane daty opłacenia).
Oznacza to, że Przedsiębiorca, który w danym miesiącu wykonał korektę deklaracji ZUS powinien pamiętać, by przywrócić składki ZUS, które faktycznie zapłacił w danym okresie, gdyż wartości tych składek ma bezpośredni wpływ na uprzednio rozliczony za ten okres PIT-5.
WAŻNE!
W zakładce Zobowiązania → Składki ZUS zawsze powinny znajdować się kwoty, jakie przedsiębiorca faktycznie opłacił w danym miesiącu za składki ZUS, bez względu na wartości wynikające z deklaracji ZUS DRA lub ich późniejszych korekt.
Zalecane jest również, aby na bieżąco weryfikować w jaki sposób ZUS rozksięgował zapłacone składki na swoim koncie. W tym celu należy zalogować się na Konto PUE ZUS na stronie www.zus.pl i zweryfikować to w zakładce podział wpłat na koncie przedsiębiorcy.
Zakładka Zobowiązania → Składki ZUS, ma odzwierciedlać wpłaty wykazane na portalu ZUS.
2.5. Odrzucenie deklaracji przez ZUS
Jeżeli deklaracja jest wypełniona w błędny sposób i następuje odrzucenie deklaracji z poziomu ZUS nie wysyłamy takiej deklaracji jako korekty, ponieważ deklaracja pierwotna nie trafiła do oddziału ZUS.
Informację w tej kwestii Przedsiębiorca otrzymuje z serwisu drogą e-mailową lub może sprawdzić w zakładce Deklaracje → E-deklaracje ZUS.
W sytuacji, jeżeli nie znamy powodu odrzucenia wniosku, zachęcamy do kontaktu z BOK, który pomoże dokonać zmian w serwisie, aby deklaracji została przekazana do ZUS.
Autor: Agnieszka Sołtys – ifirma.pl
