w Pracownicy Tagi: deklaracje ZUSzasiłek macierzyńskichorobowe pracownika

1. Dokumenty dotyczące wypłaty zasiłku macierzyńskiego dla pracownika

Dokumentami wymaganymi do wypłaty zasiłku macierzyńskiego przez ZUS są:

  • skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (oryginał),
  • wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego (może to być jeden wniosek z wyszczególnieniem każdego urlopu),
  • oświadczenie drugiego rodzica, że nie będzie w tym czasie korzystał z urlopu rodzicielskiego (w oświadczeniu podajemy imię i nazwisko ojca oraz PESEL).

Wyżej wymienione dokumenty pracownik składa pracodawcy. Pracodawca wraz z wypełnionym formularzem ZUS Z-3 przekazuje komplet dokumentów do ZUS. Zaświadczenie ZUS Z-3 pracodawca generuje w serwisie w zakładce Deklaracje ➡ Zaświadczenia ZUS ➡ Wygeneruj zaświadczenie: wybierając druk ZUS Z-3.
Na podstawie złożonego do ZUS zaświadczenia, ZUS wyliczy i wypłaci pracownikowi zasiłek macierzyński.

Więcej informacji w temacie zasiłku macierzyńskiego znajduje się na stronie.

2. Rachunek do umowy o pracę – zasiłek i wypłata wynagrodzenia w jednym miesiącu

Rachunek do umowy o pracę należy wystawić w zakładce Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Rachunki wybierając opcję +wystaw nowy.



Kolejno w widoku nowego rachunku należy wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe.



W otwartej stronie dotyczącej Wynagrodzenia chorobowego za okres XX/XXXX należy uzupełnić dane dotyczące okresu nieobecności pracownika w części Pozycje wynagrodzenia chorobowego.



Na początku należy uzupełnić okres urlopu macierzyńskiego wpisując datę początku i końca zwolnienia z miesiąca, którego dotyczy wystawiony rachunek, Współczynnik dla urlopu macierzyńskiego pozostawiony domyślnie jako 80% będzie prawidłowy. W Opisie należy wskazać zasiłek macierzyński, kolejno odznaczyć checkbox Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?

Przykład 1. Pracownica wystąpiła o urlop macierzyński 15.04.2018 r.



Po dodaniu okresu zasiłkowego należy na dole strony zatwierdzić zmiany. Kolejno jeszcze raz dokonać zatwierdzenia wystawionego rachunku.



Po wystawieniu rachunku należy pamiętać o terminowej wypłacie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca dla pracownika. Po dokonaniu wypłaty należy uzupełnić datę wypłaty w zakładce Zobowiązania ➡ Wynagrodzenia.

3. Generowanie deklaracji ZUS dla rachunku – zasiłek i wypłata wynagrodzenia w jednym miesiącu

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych.



Po wygenerowaniu deklaracji na druku RSA zostanie zapisany zasiłek macierzyński (wypłacany przez ZUS) z wskazanymi we wcześniejszym kroku datami od – do i kodem 313 pokazującym się automatycznie.

Uwaga! Zasiłek macierzyński powinien być wykazany na druku RSA z kodem 311, a nie 313, przed wysłaniem deklaracji do ZUS należy edytować druk RSA.

Żeby poprawić druk RSA należy wybrać numer wygenerowanego raportu RSA np. 4/2018, na dole strony wybrać opcję edytuj, w edycji przy okresie zasiłku macierzyńskiego zmienić kod z 313 na 311. Kolejno zatwierdzić wprowadzone zmiany.



Tak poprawiony druk będzie już można przesłać do ZUS. W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.



Pojawi się dodatkowa prośba o zatwierdzenie, aby zapewnić świadome wysłanie deklaracji elektronicznie, unikając pomyłki.



Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.



Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.

4. Rachunek do umowy o pracę – zasiłek chorobowy i zasiłek macierzyński w jednym miesiącu


A. Zerowy rachunek – zmiany w umowie


Uwaga! Zanim zostanie wystawiony rachunek zerowy (brak wypłaty wynagrodzenia) należy edytować umowę z pracownikiem i odznaczyć w umowie naliczanie kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty wolnej od podatku.

Aby dokonać zmian w umowie należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Przedmiot umowy wybrać nazwę stanowiska pracy pracownika.



Kolejno w górnym prawym rogu należy wybrać opcję edytuj umowę.



Następnie w polu Kwota kosztów uzyskania przychodów należy wybrać Brak, w polu Rozliczany procent kwoty wolnej od podatku – 0%. Tak dokonane zmiany należy zatwierdzić.



B. Wystawienie rachunku

Rachunek do umowy o pracę należy wystawić w zakładce Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Rachunki wybierając opcję +wystaw nowy.



Kolejno w widoku nowego rachunku należy wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe.



W otwartej stronie dotyczącej Wynagrodzenia chorobowego za okres XX/XXXX należy uzupełnić dane dotyczące okresu nieobecności pracownika w części Pozycje wynagrodzenia chorobowego.



Na początku należy uzupełnić okres, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym wpisując datę początku i końca zwolnienia, z miesiąca którego dotyczy wystawiony rachunek, Współczynnik dla zwolnienia chorobowego w przypadku ciąży należy wybrać 100%, w Opisie należy wskazać zasiłek chorobowy, kolejno odznaczyć checkbox Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?

Następnie korzystając z opcji dodaj pozycję należy wskazać okres urlopu macierzyńskiego, na początku należy uzupełnić okres, w którym pracownik przebywał na urlopie macierzyńskim wpisując datę początku i końca zwolnienia, Współczynnik dla urlopu macierzyńskiego pozostawiony domyślnie jako 80% będzie prawidłowy. W Opisie należy wskazać zasiłek macierzyński, kolejno odznaczyć checkbox Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?

Przykład 2. Pracownica przebywała na zasiłku chorobowym w okresie od 01-14.04.2018, w okresie od 15-30.04.2018 r. na zasiłku macierzyńskim.



Po dodaniu okresów zasiłkowych należy na dole strony zatwierdzić zmiany. Kolejno jeszcze raz dokonać zatwierdzenia wystawionego rachunku.



Po dokonaniu powyższych czynności zostanie wygenerowany zerowy rachunek. W otwartej stronie Wynagrodzenie za dany okres XX/XXXX po lewej stronie będzie wykazane wynagrodzenie z kwotą, terminem płatności i datą opłacenia. Przy zerowym rachunku nie pojawi się DK (dowód księgowy).



5. Generowanie deklaracji ZUS dla rachunku, gdzie pracownik przebywał w jednym miesiącu na zasiłku chorobowym oraz urlopie macierzyńskim

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych.



Po wygenerowaniu deklaracji na druku RSA zostanie zapisany zasiłek chorobowy oraz macierzyński (wypłacany przez ZUS) z wskazanymi we wcześniejszym kroku datami od – do i kodem 313.

Z uwagi na to, że zasiłek macierzyński powinien być wykazany z kodem 311, a nie 313 przed wysłaniem deklaracji do ZUS należy edytować druk RSA. Żeby poprawić druk należy wybrać nr wygenerowanego raportu RSA np. 4/2018 na dole strony wybrać opcję edytuj, w edycji przy okresie zasiłku macierzyńskiego zmienić kod z 313 na 311. Kolejno zatwierdzić wprowadzone zmiany.



Tak poprawiony druk będzie już można przesłać do ZUS. W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.





Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.



Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.

Przykład 3.
Pracownica przebywała na zasiłku chorobowym w okresie od 01.07.2017 r. do 15.07.2017 r., 16.07.2017 r. pracownica urodziła dziecko i złożyła do pracodawcy wniosek o zasiłek macierzyński. Poniżej kroki jakie podjął pracodawca w serwisie ifirma.pl.

Na początku pracodawca wystawił rachunek do umowy, w rachunku wskazał dwa okresy zasiłkowe 01.07.2017-15.07.2017 jako okres zasiłku chorobowego, kolejno poprzez opcję dodaj pozycję wskazał 16.07.2017-31.07.2017 jako okres zasiłku macierzyńskiego. Każdorazowo przedsiębiorca odznaczył w kolumnie Czy wyliczać wynagrodzenie za okres choroby? domyślnie zaznaczony checkbox.

Zaistniałą sytuację przedstawia poniższy obraz.



Po zatwierdzeniu rachunku pracodawca przeszedł do wygenerowania deklaracji ZUS. Po wygenerowaniu ZUS pracownica została wykazana prawidłowo z kodem 313 na druku RSA za okres 01.07.2017-15.07.2017, jednak przy okresie 16.07.2017-31.07.2017 serwis wykazał również kod 313, co jest błędne. W tej sytuacji prawidłowy kod dla zasiłku macierzyńskiego to 311.



Po przejściu do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje i wygenerowaniu ZUS pracodawca wybrał nr 7/2017 przy deklaracji RSA na dole wybierając edytuj. W części, gdzie pracownik został wykazany z błędnym kodem pracodawca dokonał zmian tak jak na poniższym obrazie.



Po dokonaniu zmian deklaracja została przez pracodawcę zatwierdzona. Tak sporządzona deklaracja zawierała już poprawne okresy zasiłkowe w opisanym przykładzie. Pracodawca sporządzoną deklarację przekazał do wysyłki do ZUS.

6. Generowanie deklaracji ZUS dla rachunku – cały miesiąc zasiłek macierzyński

Ważne! W sytuacji kiedy pracownik pełny miesiąc przebywa na zasiłku macierzyńskim dla pracownika nie należy wystawiać rachunku do umowy o pracę.

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.
Następnie należy wybrać opcję ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych. Po zatwierdzeniu wartości składek pracodawcy pokaże się lista pracowników niewykazanych w deklaracji z powodu braku wypłaty wynagrodzenia.

Przy pracowniku przebywającym na macierzyńskim należy:

  • oznaczyć obok pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim checkbox – dodaj do e-deklaracji,
  • z dostępnej listy Powód wykazywania w deklaracji ZUS wybrać Urlop macierzyński
  • uzupełnić Kod i Okres przerwy. W zależności od tego, na którym zasiłku macierzyńskim przebywa obecnie pracownica należy wybrać właściwy kod przerwy.

Kod – 311 podstawowy urlop macierzyński
Kod – 319 urlop rodzicielski

Po zatwierdzeniu wykonanych operacji zostaną wygenerowane prawidłowe deklaracje ZUS. Komplet tak wygenerowanych deklaracji należy złożyć do ZUS. Procedura wysyłki elektronicznej deklaracji została opisana na w punkcie 5 niniejszej instrukcji.



7. Korekta błędnie wysłanej deklaracji do ZUS

Jeżeli zdarzy się, że na pierwotnie wykazanych deklaracjach do ZUS zostaną wykazane błędne okresy zasiłkowe należy skorygować wysłane do ZUS deklaracje. Po dokonaniu poprawek w deklaracjach zgodnie z opisem we wcześniejszych punktach artykułu można przejść do sporządzenia korekty deklaracji.

W celu przesłania korekty deklaracji do ZUS należy zmienić identyfikator składanej deklaracji z nr 1 na 2 bądź nr kolejny (identyfikator wskazuje kolejny numer składanej za ten sam okres deklaracji). W celu zmiany należy wybrać nr deklaracji DRA np. 9/2017.



Po otwarciu deklaracji na dole strony należy wybrać edytuj i w polu 02. IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (NUMER/MM/RRRR) wpisać cyfrę 2. Po dokonaniu zmiany należy zatwierdzić formularz.



Tak poprawiony druk będzie już można przesłać do ZUS. W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.



Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.



Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.


Autor: Joanna Łuksza – zespół Ifirma.pl

Możliwość komentowania jest wyłączona.