Jak wypełnić VAT-26

1. Formularz VAT – 26 i warunki pełnego odliczenia VAT

Formularz VAT-26 czyli Informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej składają podatnicy podatku od towarów i usług, którzy wykorzystują posiadane samochody osobowe wyłącznie do działalności gospodarczej i w związku z tym mają obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Informacji nie składają przedsiębiorcy którzy wykorzystują samochody wyłącznie do działalności gospodarczej, ale są one przeznaczone do odsprzedaży, sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, o ile odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Uwaga!
Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca września 2021 r. druk VAT-26 podatnik miał obowiązek złożyć w ciągu 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem.

W przypadku kiedy ten termin nie zostanie zachowany przedsiębiorca będzie uprawniony do odliczania pełnego VAT od wydatków od pierwszego dnia miesiąca, w którym VAT-26 zostało złożone.

W przypadku kiedy podatnik decyduje o zmianie przeznaczenia pojazdu – data poniesienia pierwszego wydatku będzie odnosić się do wydatku poniesionego po dniu podjęcia przez przedsiębiorcę decyzji o zmianie przeznaczenia pojazdu.

Przykład 1
Przedsiębiorca wpłacił 30.09.2021 zaliczkę na poczet dostawy samochodu osobowego, fakturę zaliczkową otrzymał 6 września. Termin złożenia VAT-26 liczony jest od dnia wpłaty zaliczki. Jest to data 7 październik 2021 r. Pomimo, że podatnik składa VAT-26 już po zmianie przepisów, obowiązują go przepisy właściwe na dzień poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem czyli obowiązujące do końca września 2021 r.

Przykład 2
Przedsiębiorca 12.10.2021 r. zakupił pojazd osobowy. Tego samego dnia została wystawiona faktura. Zapłata za fakturę nastąpiła 15.10.2021 r. po uruchomieniu kredytu bankowego. Plik JPKV7 za październik podatnik będzie składał 20 listopada. Jeśli przedsiębiorca złoży VAT-26:

– do 20 listopada włącznie, zgłoszenie zostanie dokonane terminowo,
– w dniu 25 listopada będzie zgłoszeniem dokonanym po terminie. Przedsiębiorca będzie miał prawo odliczać pełen VAT od wydatków związanych z pojazdem od początku listopada.

Informację VAT-26 należy złożyć również w przypadku zmiany sposobu wykorzystywania pojazdu z użytku wyłącznie w ramach działalności na użytek “mieszany”.
Przedsiębiorca w takim wypadku składa druk VAT-26 do końca miesiąca, w którym dokonywana jest zmiana. W stanie prawnym obowiązującym do końca września 2021 r. zmianę należało zgłosić najpóźniej przed dniem, w którym ma miejsce zmiana.

Z przepisów przejściowych ustawy zmieniającej wynika, iż elementem decydującym o tym czy przedsiębiorca stosuje dotychczasowe przepisy i druk VAT-26, jest data poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem. Takie brzmienie przepisu rodzi wątpliwości np. w przypadku przedsiębiorców dokonujących aktualizacji zgłoszenia czy też używających pojazdów przed październikiem 2021, dla których po 30 września 2021 r. zmieniają przeznaczenie na wyłącznie w działalności.
Krajowa Informacja Skarbowa wskazuje, iż w przypadku zmiany sposobu używania pojazdu od 01.10.2021 r. stosujemy przepisy obowiązujące od tego dnia. W związku z pojawiającymi się rozbieżnościami przed złożeniem VAT-26 polecamy kontakt ze swoim US.

Przykład 3
Przedsiębiorca posiada samochód osobowy używany do celów prywatnych i firmowych. Od dnia 10 października 2021 r. pojazd będzie wykorzystywany tylko w celach firmowych. Pierwszym poniesionym wydatkiem od daty zmiany sposobu użytkowania pojazdu jest zakup paliwa z 12 października. W związku z tym podatnik ma obowiązek złożyć VAT-26 do 25 listopada nie później niż w dniu, w którym złoży plik JPKV7 za październik.

Jeśli złoży informację 25 listopada, wówczas od wydatków poniesionych od 1 listopada będzie miał prawo odliczania pełnego VAT.

Zmiana sposobu użytkowania pojazdu z użytku “mieszanego” na wykorzystanie wyłącznie w ramach działalności gospodarczej uprawnia przedsiębiorcę do odzyskania części nieodliczonego VAT od zakupu.
Analogicznie w przypadku zmiany przeznaczenia pojazdu na użytek “mieszany”. W tym wypadku przedsiębiorca ma obowiązek złożyć aktualizację wcześniejszej informacji najpóźniej przed dniem zmiany sposobu wykorzystania pojazdu. Więcej informacji na ten temat w punkcie nr 10.

W informacji VAT-26 wykazujemy następujące informacje o pojeździe:

• marka,
• model,
• numer rejestracyjny
• rok produkcji,
• data nabycia pojazdu – zgodnie z informacją z druku VAT-26 w przypadku importu pojazdu wpisujemy tu datę importu, w przypadku oddania do używania po jego wytworzeniu – datę oddania do używania, a w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu – datę przyjęcia pojazdu do używania.
  Z kolei w przypadku, kiedy datą poniesienia pierwszego wydatku jest data wpłaty zaliczki/ przedpłaty/ zadatku/ raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty/przyjęty w używanie – w polu data nabycia pojazdu należy podać planowaną datę: oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu/ datę importu/ datę przyjęcia w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.
  W przypadku kiedy przedsiębiorca przekazuje swój prywatny pojazd do działalności i dokonuje jego zgłoszenia na VAT-26 wprowadzoną datę nabycia należy ustalić z własnym urzędem skarbowym,
• datę poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem. Przez poniesienie pierwszego wydatku rozumie się – w zależności, od tego które zdarzenie miało miejsce wcześniej – wpłatę zaliczki na poczet nabycia towaru lub nabycie towaru.
  Dodatkowo zgodnie z informacją zawartą w druku VAT-26 datą poniesienia pierwszego wydatku może być również data przedpłaty/zaliczki/zadatku/ raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty/przyjęty w używanie.
  W przypadku kiedy przedsiębiorca używa pojazdu w działalności, a potem decyduje się na jego zgłoszenie w US na VAT-26, ustala datę od kiedy pojazd jest używany tylko w działalności. Datą poniesienia pierwszego wydatku wskazywaną w zgłoszeniu będzie tu data poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem występująca po dacie od kiedy jest on używany wyłącznie w ramach działalności.
  W przypadku gdy przedsiębiorca chce dokonać zgłoszenia zanim jeszcze wpłaci zaliczkę czy też otrzyma pojazd i nie posiada konkretnej daty transakcji, niestety nie ma konkretnego stanowiska czy pole to może być puste. Sugerujemy kontakt z US w celu ustalenia jak postąpić w takiej sytuacji,
• datę zmiany sposobu wykorzystania pojazdu – uzupełniamy tylko w przypadku aktualizacji wcześniejszego zgłoszenia.

Częstą sytuacją jest to, iż przedsiębiorca decydujący się na podpisanie umowy leasingu operacyjnego wpłaca zaliczkę na poczet pojazdu i chce od niej odliczyć pełen VAT. W tym celu składa druk VAT-26. Przedsiębiorca taki najczęściej nie zna numeru rejestracyjnego pojazdu, daty nabycia pojazdu (data odbioru pojazdu) czy roku produkcji pojazdu. W takim wypadku druk VAT-26 należy złożyć bez tych danych. Dopiero po faktycznym odbiorze pojazdu należy złożyć aktualizację VAT-26, uzupełniając brakujące dane. W takim wypadku należy pozostawić puste pole Data zmiany wykorzystania.

W związku ze zmianą danych wskazanych w zgłoszeniu przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać aktualizacji złożonego zgłoszenia VAT-26. W poniżej tabeli wskazane zostały sytuacje kiedy aktualizacja jest konieczna, a kiedy nie.

Wykup pojazdu z leasingu powoduje, iż we wcześniejszym zgłoszeniu zmianie ulega numer rejestracyjny pojazdu oraz data jego nabycia. W takim wypadku co do zasady należałoby dokonać dwóch zgłoszeń: aktualizacji pierwszego (w celu wykreślenia pojazdu używanego na podstawie umowy leasingu z nieaktualnym numer rejestracyjnyjm i datą nabycia) i złożenie drugiego (zgłoszenie nowego pojazdu już z aktualnym numer rejestracyjnym i datą nabycia – wykupu z leasingu). W takim wypadku urzędy dopuszczają złożenie jednego dokumentu – na nim jako cel złożenia należy zaznaczyć jednocześnie “złożenie informacji” i “aktualizacja informacji”. Natomiast w części C. “Dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej” należy wpisać poprzednio zgłoszony numer rejestracyjny samochodu (w kolumnie “h” wpisując datę dokonania zmiany), natomiast w kolejnej pozycji umieścić nowy wpis z numerem rejestracyjnym pojazdu po zmianie. W takiej sytuacji druk VAT-26 należy przygotować poza serwisem.

Dokonanie zgłoszenia pojazdu do US przez złożenie VAT-26 nie jest jedynym warunkiem jaki trzeba spełnić, aby móc odliczać cały VAT od zakupu pojazdu czy wydatków związanych z jego użytkowaniem. Pozostałe warunki to:

• określenie zasad użytkowania pojazdu wykluczających możliwości jego użycia na cele prywatne,
• prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzającej jego użytkowanie wyłącznie w ramach działalności gospodarczej przedsiębiorcy.

Szczegółowe informacje dostępne są tutaj.

2. Warunki uprawniające do zaliczenia do kosztów pełnej wartości wydatków związanych z eksploatacją pojazdów osobowych.

Ograniczenie kwot wydatków jakie mogą być kosztem wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT. Ograniczenie to dotyczy pojazdów:

• osobowych firmowych (wprowadzonych do ewidencji ŚT) lub takich, które ze względu na niską wartość nie zostały ujęte w ewidencji ŚT (np. zostały ujęte w wyposażeniu),
• osobowych użyczonych,
• osobowych używanych na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze.

Ograniczenie ma zastosowanie jeśli wyżej wskazane pojazdy są używane również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością podatnika.

Z kolei z art. 23 ust. 5f wynika, iż pojazd jest uważany za używany również do celów innych niż prowadzona działalność przedsiębiorcy, jeśli nie prowadzi on ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.
W związku z tym przedsiębiorca, który chce mieć prawo do zaliczenia do kosztów pełnej kwoty wydatków związanych z użytkowaniem wskazanych wyżej pojazdów ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Informacji Skarbowej w przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, również z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym nie ma obowiązku prowadzenia takiej ewidencji. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT, którzy używają pojazdów osobowych wyłączenia w ramach działalności, mają obowiązek w razie kontroli udokumentować to, iż pojazd faktycznie jest używany wyłącznie w działalności. Jednym ze sposobów udokumentowania tego będzie ewidencja przebiegu pojazdu. W związku z tym, mimo braku takiego obowiązku, zalecamy jej prowadzenie również w przypadku tej grupy przedsiębiorców.

3. VAT-26 i pełne koszty eksploatacji dla pojazdu osobowego firmowego

a) Przeznaczenie – wyłącznie w ramach działalności gospodarczej (konfiguracja rozliczeń kosztów)

W pierwszym kroku należy przejść do zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje i wybrać numer rejestracyjny pojazdu, a następnie edytować jego dane za pomocą ikony edytuj znajdującej się na dole formularza z danymi pojazdu.

W trybie edycji – w górnej części formularza z danymi pojazdu należy zaznaczyć checbox przy polu Przeznaczenie.

Po zaznaczeniu powyższej opcji pojawi się część z danymi, które Użytkownik uzupełnia w celu wygenerowania na koncie deklaracji VAT-26. W tej części należy uzupełnić:

• markę pojazdu
• model pojazdu
• rok produkcji
• datę nabycia pojazdu.

Uzupełnienie tych pól jest niezbędne aby zatwierdzić zmianę.
Powyższe ustawienia powodują zmianę zasad księgowania wydatków w KPiR.

b) Zgłoszenie i aktualizacja pojazdu na druku VAT-26 w serwisie ifirma.pl

Użytkownik, który dokonuje bieżącej zmiany w kolejnym kroku może wygenerować w serwisie deklaracje VAT-26. Ikona służąca do jej generowania dostępna jest po przejściu do danych pojazdu w zakładce Pojazdy ➡ Wszystkie operacje i wybraniu numeru rejestracyjnego pojazdu. Ikona będzie dostępna jeśli na koncie zostanie ustawiony miesiąc księgowy nie wcześniejszy niż styczeń 2019 r.

Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie danych generowanej deklaracji VAT-26.

Formularz należy uzupełnić następująco:

• cel zgłoszenia – zgłoszenie (ustawione domyślne w przypadku kiedy dla danego pojazdu VAT-26 jest pierwszy raz generowany). W przypadku dokonywania zmiany sposobu użytkowania pojazdu na użytkowanie mieszane wybieramy aktualizację. W serwisie nie ma możliwości przygotowania druku w przypadku kiedy jednocześnie celem zgłoszenia jest złożenie informacji i jej aktualizacja (zgodnie z tym co zostało wskazane powyżej dla wykupu pojazdu z leasingu),
• data poniesienia pierwszego wydatku – sposób uzupełnienia tej daty obrazuje poniższy przykład. W serwisie nie ma możliwości wygenerowania deklaracji kiedy nie znamy daty poniesienia pierwszego wydatku,
• data zmiany wykorzystania – pole uzupełniamy w przypadku, kiedy w celu zgłoszenia wybrano – aktualizację. W takim wypadku w tym polu wpisujemy datę od kiedy pojazd jest używany w sposób mieszany (zarówno w celach firmowych jak i prywatnych).

Przykład 4
Przedsiębiorca 12.10.2021 r. zakupił pojazd osobowy. Tego samego dnia została wystawiona faktura. Zapłata za fakturę nastąpiła 15.10.2021 r. po uruchomieniu kredytu bankowego.

1. pojazdu będzie używany wyłącznie w działalności od momentu zakupu: w takim wypadku datą poniesienia pierwszego wydatku będzie data 12.10.2021 r.
2. przedsiębiorca do końca listopada danego roku używa pojazdu również prywatnie. Ustala, iż z początkiem grudnia pojazd będzie używany wyłącznie w działalności. Pierwszy wydatek po tej dacie został poniesiony 02.12.2021 r. i tą datę wpisuje jako datę poniesienia pierwszego wydatku w druku VAT-26. Jako datę zmiany wskazuje 01.12.2021 r. Dokonanie zmiany należy zgłosić do końca miesiąca, w którym ma miejsce zmiana czyli do końca grudnia.

Wygenerowany druk VAT-26 widoczny jest w danych pojazdu – na dole strony.

Wygenerowaną deklaracje VAT-26 Użytkownik może:

• wydrukować,
• pobrać w formacie xml,
• wysłać do urzędu skarbowego,
• usunąć.

Wysyłka deklaracji VAT-26 odbywa się analogicznie jak w przypadku JPK_V7 czyli co do zasady danymi autoryzującymi.

Status wysłanej deklaracji będzie widoczny w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje. Z poziomu tej zakładki, a także w danych pojazdu (zakładka Pojazdy ➡ Wszystkie operacje i wybór numeru rejestracyjnego pojazdu) Użytkownik będzie miał możliwość pobrania UPO.

Dokonanie wysyłki deklaracji ze strony serwisu nie ma wpływu na odliczanie pełnego VAT od wydatków związanych z pojazdem. Decyduje o tym wybrany typ dla wydatków.

c) Oznaczenie typ pojazdu dla wydatków (konfiguracja rozliczenia VAT)

W celu wprowadzenia w serwisie informacji, iż pojazd jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej od określonego dnia, należy przejść do zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje, a następnie wybrać numer rejestracyjny pojazdu. W danych wprowadzonego pojazdu/środka trwałego Użytkownik wybiera opcję typ dla wydatków.

Pojawi się informacja o wybranym dotychczas typie pojazdu dla wydatków. Należy wybrać opcję edycji typu pojazdu i przejść do dodawania nowego typu + dodaj typ.

Na liście typów pojazdów w części Samochody osobowe widoczny będzie typ Samochód osobowy wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.

Po wybraniu wskazanej powyżej opcji należy uzupełnić datę w polu od. Data ta jest datą, od której pojazd jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej.
W przypadku kiedy pojazd jest od początku pojazdem używanym wyłącznie w działalności w edycji typu wprowadzamy jedynie typ Samochód osobowy wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.

Powyższe ustawienia wpływają na sposób odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem.

d) księgowanie wydatków z pełnym odliczeniem VAT/kosztem

Wprowadzając ustawienia w zakresie:

• typu pojazdu – ze wskazaniem, iż pojazd jest zgłoszony na VAT-26 Użytkownik wskazuje konkretną datę, od której przysługuje mu pełne odliczenie VAT,
• przeznaczenia – wykorzystanie tylko na działalność – nie wskazujemy konkretnej daty od kiedy pojazdu jest używany wyłącznie w ramach działalności.

Ustawienia te mają wpływ na księgowanie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu.
Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu firmowego Użytkownik wprowadza z poziomu:

• zakładki Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ i część wydatki związane z utrzymaniem pojazdu lub
• zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ dodaj koszt pojazdu.

Ważne!
Na formularzu księgowania wydatku związanego z utrzymaniem pojazdu, dla którego zostało oznaczone wykorzystanie wyłącznie w ramach działalności obok widocznego pola Schemat księgowania do KPiR dostępna jest funkcja zmień.

Po wybraniu tej opcji Użytkownik może dokonać zmiany w zakresie tego jaka część wydatku ma być kosztem.

Jest to istotne z racji tego, iż zaznaczając wykorzystanie pojazdu tylko w działalności nie wskazujemy daty od kiedy ma to zastosowanie.

Przykład 5
Przedsiębiorca użytkujący pojazd osobowy decyduje, że od 15.03.2021 r. posiadany w środkach trwałych samochód osobowy będzie wykorzystywał wyłącznie w działalności.
W typie pojazdu dla wydatków przedsiębiorca wybrał pojazd wykazany na VAT- 26 z datą 15.03.2021 r. oraz w polu przeznaczenie zaznaczył, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w ramach działalności. Następnie księguje dwa wydatki związane z pojazdem – paliwo. Pierwsza faktura została wystawiona 02.03.2021 r. a druga 16.03.2021 r.
Oba wydatki księgowane są przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ dodaj koszt pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ faktura vat.

• w przypadku wydatku z 02.03.2021 r. przy polu Schemat księgowania do KPiR przedsiębiorca wybiera opcję zmiany, a następnie z listy wybiera 75%,
• w przypadku wydatku z 16.03 nie są potrzebne dodatkowe czynności.

e) Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT

Jednym z warunków pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.
Po oznaczeniu wykorzystania pojazdu wyłącznie w zakresie działalności gospodarczej w zakładce Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ rozliczenie pojazdu Użytkownik będzie miał dostępne funkcje służące do:

• dodania pozycji ewidencji przebiegu pojazdu VAT
• importu ewidencji przebiegu pojazdu VAT.

Uzupełnienie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT nie wpływa bezpośrednio na kwoty ujmowane w ewidencjach podatkowych. Jej prowadzenie jest jednym z wymogów formalnych uprawniających do pełnego odliczania VAT od wydatków dotyczących pojazdów osobowych, a także ujmowania pełnych kosztów z tytułu eksploatacji pojazdów osobowych przez przedsiębiorców będących podatnikami podatku VAT. W przypadatników przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT pozwoli na udokumentowanie użytkowania pojazdu wyłącznie do celów związanych z działalnością.

Elementy jakie musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT wynikają z ustawy o podatku od towarów i usług.

Użytkownik prowadząc w serwisie ewidencje przebiegu dla celów VAT, oprócz szczegółowych danych poszczególnych wyjazdów, wprowadza stan licznika pojazdu na koniec i początek okresu rozliczeniowego.

Serwis nie weryfikuje czy suma km z bieżącej ewidencji jest zgodna ze stanem na koniec i początek danego okresu. Wprowadzone dane są potrzebne do przygotowania wydruku ewidencji przebiegu pojazdu. Użytkownik musi samodzielnie uzupełniać dane zgodnie ze stanem faktycznym mając świadomość konsekwencji nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

f) Zakup pojazdu na fakturę VAT z pełnym odliczeniem VAT

W przypadku wprowadzania zakupionego na fakturę VAT pojazdu osobowego, który od początku ma być wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, oznaczenia pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie w działalności dokonujemy w pierwszym kroku jego wprowadzenia.

Użytkownicy, którzy dokonują zakupu samochodu osobowego na fakturę VAT i dopełnią formalności uprawniających do pełnego odliczenia VAT, także od faktury zakupu pojazdu mają prawo odliczenia pełnego VAT wprowadzają pojazd w dwóch etapach.

• – odliczenie podatku VAT: zakładka Ewidencje ➡ Ewidencja zakupów VAT ➡ dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT. Uzupełniając formularz w rodzaju wpisu należy wybrać standardowy a dodatkowo konieczne jest oznaczenie pola zakup środka trwałego. Pełną wartość netto z dokumentu zakupu wpisujemy w polu wartości netto przy odpowiedniej stawce VAT w jednej z trzech części, w zależności od tego czy dokonany zakup dotyczy prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności opodatkowanej czy może opodatkowanej i zwolnionej jednocześnie. W pierwszym przypadku kwotę netto należy wpisać w części Zakup służący wyłącznie sprzedaży opodatkowanej, w drugim w części Zakup służący sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej od podatku lub czynnościom nie wymienionym w art. 2 Ustawy o VAT.
• dodanie pojazdu: zakładka Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj pojazd i w części Samochód osobowy ➡ lub wprowadź samochód ➡ + firmowy. Więcej na ten temat tutaj.

Pozostałe czynności związane z oznaczeniem pojazdu, jako wykorzystywanego wyłącznie w działalności oraz księgowanie wydatków związanych z pojazdem, wyglądają analogicznie jak w przypadku pojazdu, który został wcześniej wprowadzony do serwisu.

4. VAT-26 i pełne koszty eksploatacji dla pojazdu osobowego wynajmowanego

W przypadku pojazdu wynajmowanego Użytkownik również ma możliwość oznaczenia, iż jest on wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalności gospodarczą.
Tak jak w przypadku pojazdu firmowego elementy te obejmują: oznaczenie przeznaczenia pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej wraz ze zgłoszeniem pojazdu na VAT-26 oraz oznaczenie typu pojazdu dla wydatków,

a) Przeznaczenie – wyłącznie w ramach działalności gospodarczej i generowanie VAT-26

W pierwszym kroku Użytkownik otwiera dane pojazdu wynajmowanego w zakładce Pojazdy ➡ wszystkie operacje poprzez wybranie jego numeru rejestracyjnego. Na dole formularza wybiera opcję edycji danych pojazdu.

Następnie oznacza checkbox przy polu Przeznaczenie – Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26.

Oznaczenie wskazanej wyżej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z danymi potrzebnymi do wygenerowania druku VAT-26.

Sam sposób uzupełnienia tych pól a następnie wygenerowania i wysyłki deklaracji VAT-26 wygląda identycznie jak w przypadku pojazdu osobowego firmowego.

W odróżnieniu od pojazdu osobowego będącego środkiem trwałym w działalności w przypadku pojazdów wynajmowanych wprowadzanych do serwisu począwszy od 2019 r. już na formularzu dodawania pojazdu wynajmowanego możliwe jest zaznaczenie powyższej opcji (przeznaczenia wyłącznie w ramach działalności gospodarczej).

b) Typ pojazdu dla wydatków

Opcję tę zaznaczamy z poziomu zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje. Po wybraniu numeru rejestracyjnego pojazdu zostaną wyświetlone jego dane oraz ikona typ dla wydatków.

Wybór typu wydatku wygląda w tym wypadku identycznie jak dla pojazdu osobowego firmowego.

c) księgowanie wydatków z pełnym odliczeniem VAT i kosztem

Tak jak w przypadku pojazdu firmowego wydatki związane z używaniem pojazdu wynajmowanego wprowadzane są z poziomu zakładki Pojazdy lub zakładki Wydatki.
Wprowadzając wydatki związane z użytkowaniem pojazdu Użytkownik powinien zwrócić uwagę na to datę poniesienia wydatku i datę od kiedy pojazd jest używany wyłącznie w działalności. Serwis “pilnuje” daty jedynie dla odliczenia VAT, gdzie wybierając typ pojazdu dla wydatków wskazujemy datę od kiedy pojazd jest używany tylko w działalności.

Przykład 6
Przedsiębiorca – czynny podatnik podatku VAT, zdecydował, że od 20 kwietnia, pojazd który wynajmuje będzie używany wyłącznie w ramach działalności gospodarczej. Po spełnieniu wymogów formalnych i oznaczeniu odpowiednich ustawień w serwisie księguje wydatki związane z pojazdem.

Poniósł następujące wydatki:

• 01.04.2021 r.oraz 25.04.2021 r. – paliwo
• 15.04.2021 r. myjnia
• 25.04.2021 r. – faktura za najem.

Księgując wydatki poniesione w dniu 01.04 oraz 15.04 Użytkownik powinien pamiętać, iż te wydatki mają zostać ujęte w kosztach w 75%. W związku z tym na formularzu wprowadzania wydatku wybiera zaznaczoną poniżej opcję zmień, a następnie z listy 75%.

Podatek VAT od wydatku zostanie rozliczony poprawnie – z uwzględnieniem, iż pełne odliczenie VAT obowiązuje od 20 kwietnia.

Księgując wydatki poniesione 25.04 (paliwo i fakturę za najem) nie ma konieczności dokonywania zmiany przy polu Schemat księgowania do KPiR.

Przykład 7
Przedsiębiorca od początku 2021 wynajmuje pojazd osobowy o wartości 100 tys. zł . Od 15.03.2021 r. pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i przedsiębiorca dopełnił formalności uprawniających do pełnego odliczenia VAT i księgowania pełnego kosztu.
10.03.2021 r. otrzymał fakturę od właściciela pojazdu. Wskazane były na niej dwie pozycje:

• czynsz najmu
• serwis pojazdu.

Użytkownik księguje fakturę przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj koszt pojazdu wybierając formularz faktury VAT w kolumnie Najem.

W formularzu nie będzie pola Schemat księgowania do KPiR. Widoczna będzie jedynie informacja o proporcji księgowania kosztu związanego z wartością pojazdu.

Użytkownik wpisuje kwoty z faktury. Serwis prawidłowo odliczy VAT z uwzględnieniem daty od kiedy pojazd jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej.

Faktura w części dotyczącej Czynszu – zostanie również prawidłowo ujęta w KPiR. Tu kwota kosztu jest zależna od wartości pojazdu a nie od tego czy pojazd jest używany wyłącznie w działalności. Więcej na ten temat tutaj.

Użytkownik będzie musiał dokonać zmian w zakresie księgowania faktury w części – opłaty eksploatacyjne. W tym celu przechodzi do zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków i odnajduje wydatek na liście wydatków z danego miesiąca. Następnie otwiera dokument wybierając jego numer, edytuje oraz dokonuje zmiany w polu Schemat księgowania do KPiR.

Z racji tego, iż pojazd jest używany wyłącznie do działalności od 15.03. dla kosztów eksploatacji poniesionych przed tą datą należy dokonać zmiany na 75%.

d) Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT

Zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT w przypadku pojazdu wynajmowanego w serwisie są identyczne jak w przypadku pojazdu firmowego. Zagadnienie to zostało opisane w poprzedniej części tekstu.

5. VAT-26 i pełen koszty eksploatacji dla pojazdu osobowego w leasingu

Tak jak w przypadku dwóch poprzednich rodzajów pojazdów – firmowego i wynajmowanego również w przypadku pojazdu w leasingu możliwe jest wprowadzenie pozwalających na pełne odliczenie VAT i ujęcie w kosztach pełnej kwoty wydatków eksploatacyjnych.
W tym celu Użytkownik wykonuje czynności opisane poniżej.

a) Przeznaczenie – wyłącznie w ramach działalności gospodarczej i generowanie VAT-26

Pierwszą czynnością jaką należy wykonać jest edycja danych pojazdu leasingowanego oraz oznaczenie cheboxa przy polu Przeznaczenie – Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26.

Oznaczenie wskazanej wyżej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z danymi potrzebnymi do wygenerowania druku VAT-26.

Sam sposób uzupełnienia tych pól a następnie wygenerowania i wysyłki deklaracji VAT-26 wygląda identycznie jak w przypadku pojazdu osobowego firmowego.

W odróżnieniu od pojazdu osobowego będącego środkiem trwałym w działalności w przypadku pojazdów leasingowanych wprowadzanych do serwisu począwszy od 2019 r. już na formularzu dodawania pojazdu wynajmowanego możliwe jest zaznaczenie powyższej opcji (przeznaczenia wyłącznie w ramach działalności gospodarczej).

b) Typ pojazdów dla wydatków

Typ pojazdu dla wydatku zaznaczamy z poziomu danych pojazdu w zakładce Pojazdy ➡ wszystkie operacje. Po wybraniu numeru rejestracyjnego pojazdu zostaną wyświetlone jego dane oraz ikona typ dla wydatków.

Wybór typu pojazdu wygląda w tym wypadku identycznie jak dla pojazdu osobowego firmowego.

c) księgowanie wydatków z pełnym odliczeniem VAT/kosztem

Sposób wprowadzenia wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu w przypadku pojazdu leasingowanego wygląda analogicznie jak w przypadku pojazdu wynajmowanego czy będącego środkiem trwałym w firmie. Również w tym wypadku Użytkownik powinien zwrócić uwagę na to datę poniesienia wydatku i datę od kiedy pojazd jest używany wyłącznie w działalności. Serwis “pilnuje” daty jedynie dla odliczenia VAT, gdzie wybierając typ pojazdu dla wydatków wskazujemy datę od kiedy pojazd jest używany tylko w działalności.

Przykład 8
Przedsiębiorca w lipcu 2021 r. zawarł umowę leasingu operacyjnego pojazdu osobowego. Z końcem października zdecydował, iż pojazd będzie użytkowany wyłącznie w działalności. Formalności dopełnił w terminie i od dnia kiedy pojazd zaczął być używany jedynie w celach firmowych ma prawo do odliczania pełnej kwoty VAT i zaliczania wydatków związanych z eksploatacją pojazdu do kosztów. W październiku poniósł następujące wydatki:

• 10.10 – paliwo
• 20.10 – rata leasingowa
• 22.10 – ubezpieczenie pojazdu (pełen pakiet), wartość pojazdu dla celów AC wynosiła 140 tys. zł
• 25.10 – paliwo

Ustawienia na koncie w zakresie używania pojazdu na cele wyłącznie firmowe zostały zmienione w dniu 24.10.2021 r. (dzień rozpoczęcia używania pojazdu wyłącznie na cele firmowe). Po tej dacie następuje księgowanie wydatków października.

Zakup paliwa z dnia 25.10 Użytkownik księguje przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj koszt pojazdu ➡ paliwo ➡ faktura. W przypadku tego wydatku serwis zaksięguje pełen koszt i odliczy VAT. Użytkownik nie dokonuje dodatkowych czynności.

Wydatek w postaci raty leasingowej również zostanie zaksięgowany poprawnie. Serwis odliczy VAT w połowie. Koszt w postaci raty leasingowej z racji wartości pojazdu, zostanie ujęty w całości. Analogicznie będzie w przypadku wydatku na ubezpieczenie pojazdu. Ubezpieczenie OC, AC i NNW będzie kosztem w całości.

Użytkownik będzie musiał dokonać zmian podczas księgowania zakupu paliwa z dnia 10.10. W typ wypadku w polu Schemat księgowania do KPIR pojawi się 100%. Użytkownik edytuje to pole i wybiera z listy 75%.

Przykład 9
Przedsiębiorca będący podatnikiem podatku VAT z początkiem stycznia podpisał umowę leasingu operacyjnego pojazdu osobowego. Pojazd od dnia 20.01.2021 r. jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Podatnik dokonał zgłoszenia pojazdu na VAT-26 oraz określił zasady użytkowania pojazdu wykluczających jego używanie do celów niezwiązanych z działalnością. Od tego dnia prowadzona jest też ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT. W styczniu Użytkownik wprowadził odpowiednie zmiany w ustawieniach pojazdu na koncie.

15.01.2021 r. przedsiębiorca otrzymał fakturę od leasingodawcy, na której były trzy pozycje:

• spłata wartości pojazdu,
• czynsz leasingowy
• opłata serwisowa.

Wydatek jest księgowany przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj koszt pojazdu ➡ Rata leasingu ➡ faktura vat. W tym wypadku Użytkownik wprowadza kwoty z dokumentu do odpowiednich części formularza.

Serwis prawidłowo odliczy VAT – w połowie z racji tego, iż pełne odliczenie przysługuje od 20.01.2021 r. Prawidłowo zostanie zaksięgowana faktura w części – spłata wartości pojazdu i czynsz leasingowy jako niezależne od wykorzystania pojazdu w związku z działalnością. Użytkownik będzie musiał edytować wydatek – w części dotyczącej eksploatacji pojazdu. Czynność tę wykonuje analogicznie jak w poprzednim przykładzie, a mianowicie: odnajduje wydatek na liście wydatków miesiąca stycznia (zakładka Wydatki ➡ Lista wydatków) i otwiera zaksięgowany wydatek wybierając numer dokumentu. Następnie przechodzi do edycji i przy polu Schemat księgowania do KPiR wybiera opcję zmień, a następnie z listy 75%.

d) Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT

Zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT w przypadku pojazdu używanego na podstawie umowy leasingu operacyjnego serwisie są identyczne jak w przypadku pojazdu firmowego czy wynajmowanego. Zagadnienie to zostało opisane w poprzedniej części tekstu.

6. VAT-26 i pełen koszty eksploatacji dla pojazdu osobowego użyczonego

Sposób oznaczania, iż pojazd osobowy używany na podstawie umowy użyczenia jest identyczny jak w przypadku pojazdu w leasingu czy pojazdu wynajmowanego.

Dla pojazdu już wprowadzanego Użytkownik:

• edytuje jego dane oznaczając Przeznaczenie – Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26, uzupełnia dane niezbędne do wygenerowania VAT-26 (generuje deklaracje o ile będzie składana z serwisu) oraz
• edytuje typ pojazdu dla wydatków wybierając opcję “Samochód osobowy wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej” ze wskazaniem daty, od której pojazd jest użytkowany wyłącznie w działalności.

Po zaznaczeniu powyższych ustawień serwis umożliwi dla prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Przejście do tej funkcjonalności – tak jak dla pozostałych pojazdów będzie z zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ rozliczenie pojazdu.

W przypadku pojazdów osobowych użytkowanych na podstawie umowy użyczenia, w związku z ich wykorzystywaniem wyłącznie w działalności przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia do kosztów pełnych wydatków dotyczących ich eksploatacji. W serwisie do księgowania wydatków eksploatacyjnych służą formularze faktury dla zakupu paliwa oraz dla innych kosztów – formularz faktury i dokumentu innego.
Księgując wydatki związane z używaniem pojazdu, tak jak w poprzednio opisanych przykładach, Użytkownik powinien zwrócić uwagę na datę poniesienia wydatku i datę od kiedy pojazd jest używany wyłącznie w działalności. Serwis “pilnuje” daty jedynie dla odliczenia VAT, gdzie wybierając typ pojazdu dla wydatków wskazujemy datę od kiedy pojazd jest używany tylko w działalności.

W związku z tym w razie konieczności dokonuje zmiany w polu Schemat księgowania do KPiR. Pole to wskazane jest poniżej.

7. Pełne koszty eksploatacji pojazdów osobowych w przypadku podatnika zwolnionego z VAT

Przedsiębiorca zwolniony z VAT, który wykorzystuje posiadane w działalności pojazdy osobowe wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Informacji Skarbowej nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W związku z tym nie dotyczyłby go również obowiązek złożenia druku VAT-26.

Użytkownicy serwisu ifirma.pl mimo, korzystania z konta podmiotu zwolnionego z VAT mają udostępnioną funkcjonalność w zakresie wygenerowania druku VAT-26 i prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Prowadzenie takiej ewidencji może stanowić jeden z elementów niezbędnych do wykazania przez podatnika, iż pojazd jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca, który planuje w ten sposób rozliczać posiadane pojazdy powinien ustalić ze swoim urzędem skarbowym wymogi formalne uprawniające do ujęcia w kosztach pełnych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów osobowych.

W serwisie Użytkownik edytując dane pojazdu (dotyczy to zarówno pojazdu firmowego jak i używanego na podstawie umowy najmu, leasingu czy użyczenia) zaznaczając checbox przy polu Przeznaczenie – Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26. Po oznaczeniu tego pola pojawią się kolejne pola umożliwiające wygenerowanie i złożenie druku VAT-26.
Szczegółowe informacje w tym zakresie opisane zostały wskazane części dotyczącej pojazdu osobowego firmowego dla konta podatnika podatku VAT.
Dostęp i zasady uzupełniania w serwisie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT są analogiczne jak w przypadku konta podatnika podatku VAT.

Księgując wydatki związane z używaniem pojazdu Użytkownik powinien zwrócić uwagę, czy w dacie poniesienia wydatku miał prawo do zaksięgowania pełnych kosztów i ewentualnie dokonać zmiany.

Przykład 10
Przedsiębiorca zwolniony z VAT posiada w działalności firmowy samochód osobowy. Pojazd do końca stycznia był używany w sposób mieszany (zarówno w celach firmowych jak i prywatnych). Przedsiębiorca zdecydował, że od lutego pojazd będzie przeznaczony wyłącznie w działalności. Wydatki związane z eksploatacją pojazdu od tego dnia będą kosztem w pełnej wysokości.
W lutym Użytkownik wprowadził zmiany w przeznaczeniu pojazdu. W tym miesiącu poniósł następujące wydatki:

• paliwo,
• ubezpieczenie pojazdu (AC, NNW i OC; wartość pojazdu dla celów ubezpieczenia 50 tys. zł).

Po rozliczeniu miesiąca lutego odnalazł fakturę wystawioną w miesiącu księgowym styczniu.
Wydatki związane z pojazdem poniesione w lutym księgowane są przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj koszt pojazdu wybierając odpowiedni formularz dla paliwa, a następnie dla ubezpieczenia. Wydatki te zostaną rozliczone przez serwis w prawidłowej wysokości. Paliwo będzie kosztem w pełnej kwocie brutto. Ubezpieczenie będzie kosztem również w pełnej kwocie – wynika to z faktu, iż ubezpieczenie nie jest wydatkiem eksploatacyjnym oraz wartość pojazdu jest niższa niż 150 tys. zł.

W celu zaksięgowania brakującego wydatku z miesiąca stycznia Użytkownik zmienia miesiąc księgowy na styczeń, a następnie przechodzi do księgowania wydatku z poziomu zakładki Pojazdy.

W formularzu wprowadzania wydatku, z racji wcześniejszego oznaczenia Przeznaczenia pojazdu – wyłącznie w ramach prowadzonej działalności, w polu Schemat księgowania do KPiR domyślnie ustawione będzie 100%. Użytkownik edytuje to pole wybierając z listy 75%.

8. Pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi w przypadku podatnika VAT rozliczającego się ryczałtem

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie prowadzą ewidencji kosztów, jednak jeśli są czynnymi podatnikami podatku VAT księgują wydatki. W przypadku tych Użytkowników sposób oznaczenia pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej jest identyczny jak w przypadku podatników rozliczających się na KPIR. Użytkownicy zaznaczają informację o Przeznaczeniu pojazdu oraz wybierają odpowiedni typ pojazdu dla wydatków.

Powyższe ustawienia pozwolą na pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu. Dostępna będzie ewidencja przebiegu pojazdu dla celów podatku VAT (sposób jej prowadzenia analogiczny jak w przypadkach opisanych wyżej)

W przypadku tych Użytkowników, po oznaczeniu Przeznaczenia pojazdu oraz typu pojazdu dla wydatków ze wskazaniem daty, od kiedy przedsiębiorcy przysługuje pełne odliczenie VAT nie ma już konieczności wprowadzania dodatkowych zmian po zaksięgowaniu wydatku. Serwis sam ustali jaka część podatku VAT ma zostać odliczona w oparciu o typ pojazdu.

Przykład 11
Czynny podatnik podatku VAT, rozliczających się w podatku dochodowym ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, używa w ramach działalności samochodu osobowego. Pojazd jest leasingowany. Przedsiębiorca zdecydował, iż od 15.02.2019 r. pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Dopełnił formalności w US oraz ustalił zasady użytkowania pojazdu wykluczające jego użytek na cele inne niż działalność. Podatnik poniósł następujące wydatki w lutym:

• 11.02 – zakup paliwa
• 15.02 – rata leasingowa
• 20.02 – zakup paliwa

Wszystkie wydatki zostały zaksięgowane przez zakładkę Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj koszt pojazdu. Dla każdego Użytkownik wybrał odpowiedni formularz wydatku.

W tym wypadku podatnik nie musiał dokonywać dodatkowych czynności księgując wydatki. Od wydatków poniesionego 11.02 serwsi automatycznie odliczył połowę VAT, od wydatków z dnia 15 i 20 lutego został odliczony cały VAT.

9. Aktualizacja VAT-26 w serwisie

Z poziomu danych pojazdu (po wybraniu numeru rejestracyjnego pojazdu w zakładce Pojazdy ➡ wszystkie operacje) i części VAT-26: Informacje o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej dostępna jest ikona do generowania deklaracji VAT-26. Tu widok dla pojazdu osobowego w leasingu:

Jeśli dla danego pojazdu wygenerowany jest druk VAT-26 – jako zgłoszenie, po ponownym przejściu do generowania deklaracji w polu Cel złożenia serwis domyślnie ustawi aktualizację.
Na formularzu Użytkownik wprowadza datę od kiedy pojazd nie jest już wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Przygotowany druk – tak jak w przypadku dokonywania zgłoszenia, można wysłać z serwisu drogą elektroniczną.
Aktualizacja zgłoszenia tak jak i samo zgłoszenie może zostać złożone w formie papierowej.

10. Korekta VAT przy zmianie sposobu użytkowania pojazdu

Zgodnie z art. 90 b ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku zmiany sposobu użytkowania pojazdu osobowego – z użytku mieszanego na użytek wyłącznie w ramach działalności gospodarczej lub odwrotnie podatnik może mieć obowiązek korekty kwoty podatku VAT odliczonego/ nieodliczonego przy zakupie pojazdu.
Obowiązek dokonania korekty oraz jej kwota zależą – od wartości początkowej pojazdu oraz momentu dokonania zmiany. Szczegółowe informacje w tym zakresie dostępne są tutaj.

Po wprowadzeniu zmian w zakresie Typu pojazdu dla wydatków, serwis nie dokona wyliczenia kwoty korekty. Użytkownik dokonuje jej wyliczenia i księgowania samodzielnie.
 

 
a) Korekty wprowadzane do września 2020 r.

Przykład 12
Przedsiębiorca – czynny podatnik podatku VAT, w listopadzie 2018 r. nabył samochód osobowy o wartości netto 62 tys. zł Odliczył cały VAT przy nabyciu, gdyż spełnił warunki dokonywania pełnych odliczeń przewidziane dla pojazdów samochodowych, które nie uprawniają do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy.
W styczniu 2021 r. zmienił przeznaczenie pojazdu na “mieszane” (dokonał aktualizacji wcześniejszego zgłoszenia VAT-26). Dokonał wyliczenia kwoty korekty. Wyniosła ona 4040 zł. Kwotę wprowadza do serwisu następująco:

1. a) plik JPKV7 – kwotę wyliczonej korekty zmniejszającej odliczenie VAT należy wprowadzić przez zakładkę Ewidencje ➡ Ewidencja zakupów VAT ➡ + dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT. Jako rodzaj wpisu należy wybrać Korekta podatku od nabycia środków trwałych. Podstawą księgowania w dacie zmiany przeznaczenia pojazdu jest sporządzony przez Użytkownika dowód księgowy, w związku z tym w części Oznaczenia JPK jako dowód nabycia zostaje ustawiony dowód wewnętrzny. Kwotę korekty należy wpisać ze znakiem minus.
2. księga przychodów i rozchodów – kwotę podatku VAT, którą przedsiębiorca ma obowiązek zapłacić księguje jako pozostały wydatek w dacie złożenia deklaracji VAT. Księgowania należy dokonać przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek + Dowód księgowy. W formularzu w polu wpis do KPiR należy wybrać: Pozostałe wydatki.

Analogicznie wyglądałaby sytuacja zmiany przeznaczenia pojazdu z użytku mieszanego do użytku wyłącznie w ramach działalności gospodarczej. Kwota wyliczonej korekty powiększy wówczas kwotę VAT do odliczenia. Do pliku JPKV7 kwota korekty byłaby wpisana analogicznie jak wyżej, z tym że zapis zostałby dokonany jako kwota dodatnia. Kwota korekty byłby jednocześnie pozostałym przychodem przedsiębiorcy.

W przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się ryczałtem ewidencjonowanym korekty ujmowane są jedynie w pliku JPK_V7. Korekty te dotyczą wydatków, które nie są ujmowane w ewidencji przychodów.
 

 
b) Korekty wprowadzane od października 2020 r.

Przykład 13
Przedsiębiorca – czynny podatnik podatku VAT, w listopadzie 2019 r. nabył samochód osobowy o wartości netto 62 tys. zł. Odliczył cały VAT przy nabyciu, gdyż spełnił warunki dokonywania pełnych odliczeń przewidziane dla pojazdów samochodowych, które nie uprawniają do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy.
W październiku 2020 r. zmienił przeznaczenie pojazdu na “mieszane” (dokonał aktualizacji wcześniejszego zgłoszenia VAT-26). Dokonał wyliczenia kwoty korekty. Wyniosła ona 5 822,83 zł.
Użytkownik wprowadza korektę w październiku w następujący sposób:

a) podatek VAT: zakładka Ewidencje ➡ Ewidencja zakupów VAT ➡ + dodaj pozycję ewidencji zakupów VAT. Pojawiający się formularz zostaje uzupełniony następująco:
• Rodzaj wpisu – korekta podatku od nabycia środków trwałych,
• Nazwa – pole uzupełnione automatycznie,
• Numer dokumentu – samodzielnie nadany numer dokumentu na podstawie, którego dokonywane jest księgowanie,
• Data wystawienia – data zmiany przeznaczenia pojazdu,
• Korekta podatku naliczonego – kwota korekty zmniejszającej odliczenie VAT (ze znakiem minus),

W części Oznaczenia JPK w polu Dowód nabycia należy wybrać dokument wewnętrzny.

W powyższym formularzu nie oznaczamy już pola zakup środka trwałego. Dodawany wpis automatycznie zostanie wykazany jako dotyczący środków trwałych.
Kwota korekty w obowiązującym od 10/2020 nowym pliku JPK_VAT zostanie ujęta:

• w części deklaracyjnej w polu P_44,
• w części ewidencyjnej w polu K_44.

b) księga przychodów i rozchodów – kwotę podatku VAT, którą przedsiębiorca ma obowiązek zapłacić księguje jako pozostały wydatek w dacie złożenia pliku JPK_V7 zawierającego część deklaracyjną. Księgowania należy dokonać przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek + Dowód księgowy. W formularzu w polu wpis do KPiR należy wybrać: Pozostałe wydatki.

Analogicznie wyglądałaby sytuacja zmiany przeznaczenia pojazdu z użytku mieszanego do użytku wyłącznie w ramach działalności gospodarczej. Kwota wyliczonej korekty powiększy kwotę VAT do odliczenia. Do ewidencji wpisana byłby wówczas kwota dodatnia. Kwota korekty byłaby jednocześnie pozostałym przychodem przedsiębiorcy.

W przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się ryczałtem ewidencjonowanym korekty ujmowane są jedynie w pliku JPK_V7 służącym do rozliczenia podatku VAT. Korekty te dotyczą wydatków, które nie są ujmowane w ewidencji przychodów.

Czynny podatnik podatku VAT, prowadzących ewidencję pojazdu dla celów VAT, który nie spełnia pozostałych warunków pełnego odliczenia VAT, co do zasady może ująć w kosztach pełne kwoty wydatków eksploatacyjnych, przy jednoczesnym odliczeniu kwoty podatku VAT w połowie. Na taką możliwość wskazuje Krajowa Informacja Skarbowa. Przed podjęciem decyzji o takim rozliczeniu kosztów polecamy mimo wszystko kontakt ze swoim urzędem skarbowym.

W serwisie taki sposób rozliczenia pojazdu można wprowadzić. W takim wypadku Użytkownik dokonuje zmiany jedynie w zakresie Przeznaczenia pojazdu bez zmiany typu dla wydatków.

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl