Wartość wynikająca z Ewidencji przebiegu pojazdu wyliczona jest na podstawie przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i ministerialnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, wyznacza ona kwotę limitu odliczenia wydatków związanych z pojazdem.
(Kilometrówka) Limit wydatków = Faktyczny przebieg pojazdu (km) x Stawka za 1 km przebiegu (zł)
Stawki za 1 kilometr przebiegu
Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego jest ustalona na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, wynosi:
- 0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
- oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Wprowadzenie pojazdu do serwisu
Pojazd osobowy niefirmowy wprowadzamy w zakładce: „Pojazdy” ➡ „dodaj pojazd” ➡ „Samochód osobowy” ➡ „lub wprowadź samochód: niefirmowy”.
Należy też prowadzić dwie ewidencje:
- ewidencję kosztów eksploatacji – wprowadzamy koszty związane z pojazdem,
- kilometrówkę – wprowadzamy wszystkie wyjazdy służbowe.
Wydatki związane z pojazdem
Wydatki na utrzymanie samochodu księgowane są przez zakładkę: „Pojazdy” ➡ „Rozliczenie pojazdu” ➡ „Dodaj koszt pojazdu”.
Serwis przy księgowaniu wydatków dotyczących eksploatacji pojazdu osobowego niefirmowego, automatycznie odliczy VAT z faktur od których przysługuje nam takie odliczenie, natomiast kwotę netto wraz z nieodliczonym VAT zaliczy w koszty w postaci miesięcznego zestawienia wydatków na koniec miesiąca, po wprowadzeniu kilometrówki.
Jakie koszty obejmuje kilometrówka
Do typowych kosztów eksploatacji samochodu prywatnego można zaliczyć:
- wydatki na paliwo (bez względu na rodzaj paliwa),
- wydatki związane z przeglądem i naprawą pojazdu,
- wydatki związane z zakupem opon,
- opłaty za autostrady i parkingi,
- wydatki na drobne części eksploatacyjne, np. wycieraczki, lampy, żarówki, itp.,
- wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu (OC, AC).
Rozliczanie kilometrówki (PIT)
Informacje o przebytej podróży służbowej wprowadzamy przez zakładkę: „Pojazdy” ➡ „Rozliczenie pojazdu” ➡ „Dodaj pozycję w ewidencji przebiegu pojazdu” ➡ „dodaj pustą pozycję” w tym miejscu wprowadzamy rzeczywiście przejechane kilometry, które serwis przelicza na złotówki wg ministerialnego współczynnika.
Wartość wprowadzonych wydatków może być zaliczona w koszty, ale tylko do wartości, wynikającej z przeliczenia kilometrów przez stawkę za 1km przebiegu. Kwota wynikająca z przeliczenia może być zaliczona w koszty, tylko do wysokości sumy wydatków zaksięgowanych w ewidencji kosztów eksploatacji. Rozliczenie ewidencji kosztów eksploatacji oraz ewidencji przebiegu pojazdu odbywa się w cyklu rocznym.
Przykład A
Jeżeli miesięczne wydatki związane z eksploatacją pojazdu wyniosły 800 zł, natomiast kwota wynikająca z kilometrówki wyniosła 700 zł, to do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć kwotę 700 zł, natomiast powstała nadwyżka wydatków przechodzi na kolejny miesiąc rozliczeniowy.
Przykład B
Jeżeli miesięczne wydatki związane z eksploatacją pojazdu wyniosły 300 zł, natomiast kwota wynikająca z kilometrówki wyniosła 600 zł. To do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć kwotę 300 zł, natomiast powstała nadwyżka z ewidencji przebiegu pojazdu przechodzi na kolejny miesiąc rozliczeniowy.
Kilometrówka dla celów VAT
Jeśli podatnik zdecyduje się na odliczanie 100% podatku VAT od nabycia i/lub wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym, zobowiązany jest do:
- zgłoszenia pojazdu w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26 w terminie do 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek podlegający pełnemu rozliczeniu
- prowadzenia na bieżąco szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT (łącznie z m.in. stanem licznika przebiegu pojazdu).
W serwisie prowadzenie takiej ewidencji nie jest możliwe. Ewidencja przebiegu prowadzona w serwisie jest dostosowana do wymogów podatku dochodowego (PIT) i nie spełnia wymogów prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów rozliczania 100% podatku VAT. Taką ewidencję należy prowadzić poza serwisem.
Samochód do serwisu należy dodać jako osobowy, natomiast podczas wybierania „Typu dla wydatków” po jego dodaniu należałoby wybrać opcję „Samochody o dopuszczalnej masie całkowitej nie mniejszej niż 3,5 tony”. Wybranie tego typu spowoduje, że VAT od nabycia samochodu i wydatków eksploatacyjnych będzie odliczany w 100%.
