w Pojazdy
Pojazd niefirmowy należy do majątku prywatnego właściciela firmy (albo jego współmałżonka) lub jest dzierżawiony.

Jeżeli w ramach działalności gospodarczej używa się prywatnego samochodu lub motocykla, to można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na jego utrzymanie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych przez stawkę za 1 km. W przypadku samochodu ciężarowego albo skutera obowiązek prowadzenia kilometrówki nie występuje.

Wprowadzenie pojazdu do serwisu

Aby wprowadzić pojazd do IFI:

  1. Wybierz zakładkę „Pojazdy” ➡ „+ dodaj pojazd”,
  2. z tabelki „Dodanie pojazdu” wybierz jedną z opcji:
    • „Osobowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Samochód osobowy” – w przypadku samochodu osobowego,
    • „Osobowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Motocykl” – w przypadku motocykla,
    • „Ciężarowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Samochód ciężarowy” – w przypadku samochodu ciężarowego,
    • lub „Ciężarowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Skuter” – w przypadku skutera.

Wprowadzenie pojazdu do serwisu – ryczałt

Aby wprowadzić pojazd do IFI na koncie podatnika rozliczającego się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego:

  1. Wybierz zakładkę „Pojazdy” ➡ „+ dodaj pojazd”,
  2. z tabelki „Dodanie pojazdu” wybierz jedną z opcji:
    • „Osobowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Samochód osobowy” – w przypadku samochodu osobowego,
    • „Osobowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Motocykl” – w przypadku motocykla,
    • „Ciężarowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Samochód ciężarowy” – w przypadku samochodu ciężarowego,
    • „Ciężarowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Skuter” w przypadku skutera.

Jeśli pojazd jest wynajmowany (dzierżawiony), to podczas wprowadzania go do serwisu należy dodatkowo zaznaczyć opcję „Czy jest wynajmowany?”.

Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu samochodu osobowego i motocykla

Dla takiego pojazdu prowadzimy dwie ewidencje:

  1. Ewidencja kosztów eksploatacji (EKE) – wprowadza się do niej wszystkie, potwierdzone fakturą lub rachunkiem, wydatki samochodowe lub motocyklowe,
  2. Ewidencja przebiegu pojazdów (EPP) – wprowadza się do niej wszystkie wyjazdy służbowe dokonane samochodem lub motocyklem niefirmowym. Przejechane kilometry są przeliczane według ministerialnego przelicznika. Na tej podstawie wyliczany jest limit przebiegu w złotówkach. W ramach tego limitu można w danym miesiącu zaksięgować do kosztów uwzględnione w ewidencji kosztów eksploatacji wydatki.

W serwisie ifirma.pl kwoty wyliczone na podstawie powyższych ewidencji są automatycznie księgowane w księdze przychodów i rozchodów, z datą ostatniego dnia miesiąca. W zależności od zaistniałej sytuacji, może nastąpić księgowanie w kwocie:

  • limit przebiegu > rzeczywiste wydatki – zaksięgowana zostanie kwota rzeczywistych wydatków (przykład 1),
  • limit przebiegu < rzeczywiste wydatki - zaksięgowana zostanie kwota do limitu przebiegu (przykład 2).

Księgowanie wydatków poniesionych na eksploatację

W przypadku samochodów niefirmowych do kosztów uzyskania przychodów zaliczać można zasadniczo wydatki ponoszone na paliwo oraz bieżącą eksploatację samochodu.

Zakup paliwa:

  • Pojazdy ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ Faktura
  • lub Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ Faktura.

Pozostałe wydatki eksploatacyjne (KPiR):

  • Pojazdy ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Inne koszty ➡ Faktura/Inny
  • lub Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne koszty ➡ Faktura/Inny,

Pozostałe wydatki eksploatacyjne (ryczałt ewidencjonowany):

  • Pojazdy ➡ Dodaj wydatek pojazdu ➡ Wydatek inny niż paliwo ➡ Faktura VAT
  • lub Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne wydatki ➡ Faktura.

Przejechane, w celach firmowych, trasy można natomiast wprowadzać poprzez:

  • Pojazdy ➡ Rozliczenie pojazdu ➡ Dodaj pozycję w ewidencji przebiegu pojazdu,
  • lub Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Poz. ewid. przebiegu ➡ Dodaj.

Jakie zakupy dotyczące pojazdów niefirmowych nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu?

W przypadku samochodu niefirmowego do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:

  • wydatków związanych z eksploatacją w kwocie większej, niż wyliczony limit przebiegu pojazdów dla danego miesiąca (w trakcie roku nadwyżka zostanie przeniesiona na kolejne miesiące, nadwyżka pozostała na zakończenie roku nie będzie już rozliczona),
  • wydatków niezwiązanych z bieżącą eksploatacją, jak np. remont generalny pojazdu,
  • wydatków na zakup paliwa niezwiązanego z prowadzoną działalnością, np. podczas wyjazdu prywatnego,
  • wydatków ponoszonych na spłatę mandatów,
  • wydatków na parking w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy (także w sytuacji, gdy w miejscu zamieszkania prowadzona jest działalność gospodarcza),
  • wydatków na raty polisy ubezpieczeniowej, jeśli umowa polisy została zawarta przed rozpoczęciem działalności gospodarczej,
  • wydatków na ubezpieczenie AC, w przypadku gdy wartość samochodu jest wyższa niż 20 000 euro, w wysokości proporcjonalnie przekraczającej wskazany limit,
  • wydatku na nabycie samochodu.

Koszty dzierżawy samochodu osobowego i motocykla

Zasadniczo rozliczenie pojazdu dzierżawionego odbywa się także na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Natomiast w tym przypadku nieco odmiennie traktuje się faktury bądź rachunki za samą dzierżawę (wynajem) – nie są one bowiem wliczane do limitu kilometrówki, ale uwzględniane bezpośrednio w kosztach.

Faktury za najem należy zatem w serwisie księgować poprzez opcje:

  • Pojazdy ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura
  • lub Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura.

W sytuacji, gdy koszty wynajmu są dokumentowane rachunkiem, kwotę z rachunku wprowadzamy przy stawce „ZW”.

Podatek VAT a pojazdy niefirmowe

Zgodnie z przepisami, w przypadku nabycia paliwa i innych wydatków do samochodu osobowego albo motocykla przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego. Kwota odliczonego podatku VAT trafia bezpośrednio do ewidencji zakupów VAT. Pozostałe 50% wraz z kwotą netto zostanie rozliczone w ramach ewidencji przebiegu pojazdów.

Wyjątek mogą stanowić samochody osobowe wynajmowane/dzierżawione – jeśli służą one wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, generalnie możliwe jest dokonywanie od zakupów na nie poniesionych pełnego odliczenia podatku VAT. W tym celu należałoby zgłosić taki samochód do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26. Konieczne jest także prowadzenie dla niego obowiązkowej ewidencji przebiegu na potrzeby podatku VAT, zawierającej m.in. stan licznika, odmiennej od ewidencji przebiegu dla celów podatku dochodowego.

Uwaga!

Ewidencja przebiegu prowadzona w serwisie jest dostosowana do wymogów podatku dochodowego, natomiast nie spełnia wymogów ewidencji przebiegu dla VAT. W serwisie nie ma możliwości prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów rozliczania 100% podatku VAT od samochodu osobowego. Taką ewidencję należy prowadzić poza serwisem.

Aby rozliczyć w serwisie wynajmowany samochód osobowy przekazany wyłącznie na cele służbowe, należy go wprowadzić następująco:

  • zakładka Pojazdy ➡ Dodaj pojazd ➡ Dodanie pojazdu ➡ Osobowy niefirmowy (Typ pojazdu: „Samochód osobowy”, oznaczone pole „Czy jest wynajmowany?”).

Po zapisaniu pojawi się okno do wyboru typu pojazdu dla celów podatku VAT – należy wybrać opcję „Dodaj typ”, a następnie w części „Samochody ciężarowe i inne pojazdy” opcję „Samochody o dopuszczalnej masie całkowitej nie mniejszej niż 3,5 tony” ze 100% odliczeniem VAT.

Dzięki takim ustawieniom w serwisie możliwe będzie rozliczanie podatku dochodowego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, natomiast podatek VAT będzie rozliczany w 100%.

Dla samochodów ciężarowych oraz skuterów powyższe ograniczenia nie obowiązują – w tym przypadku podatnik ma prawo do odliczenia całej kwoty podatku VAT naliczonego przy zakupach bez konieczności zgłaszania pojazdu do urzędu skarbowego lub prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu pojazdów.

Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu pojazdu ciężarowego

Zgodnie z przepisami rozliczanie niefirmowego pojazdu ciężarowego nie wymaga prowadzenia ewidencji kosztów eksploatacji ani ewidencji przebiegu pojazdów. W tym przypadku poniesione wydatki trafiają w całości bezpośrednio do księgi przychodów i rozchodów.

Księgowanie wydatków odbywa się według podanych powyżej ścieżek, natomiast nie ma tutaj obowiązku wprowadzania informacji o przejechanych w celach firmowych trasach.

Skuter jak samochód ciężarowy

Skutery są specyficznym rodzajem pojazdu, który ze względu na swoje właściwości techniczne może być traktowany jako samochód ciężarowy – bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów i ze 100% odliczeniem VAT od wydatków eksploatacyjnych. Aby tak było, skuter powinien spełniać warunki uznania go za motorower.

Zgodnie z przepisami, ograniczenia w zakresie odliczania podatku VAT oraz konieczność prowadzenia kilometrówki dotyczy określonych pojazdów samochodowych. Ustawa Prawo o ruchu drogowym wskazuje, że za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h (z wyjątkiem ciągnika rolniczego). Pojazdem silnikowym jest natomiast pojazd wyposażony w silnik, z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego. Za motorower można uznać pojazd dwu- lub trójkołowy, zaopatrzony w silnik spalinowy o pojemności skokowej nieprzekraczającej 50 cm3 lub w silnik elektryczny o mocy nie większej niż 4kC, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 45 km/h.

Jeśli zatem mamy do czynienia z motorowerem lub skuterem spełniającym warunki uznania go za motorower, nie ma konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów – wtedy do serwisu należy go wprowadzić poprzez opcję samochodu ciężarowego. Gdyby skuter nie spełniał warunków uznania go za motorower, należy go potraktować jako motocykl wymagający ewidencji przebiegu pojazdów, i wprowadzić przez opcję samochodu osobowego.

Możliwość komentowania jest wyłączona.