Zasady rozliczania wydatków związanych z samochodami osobowymi

Praktycznie w każdej działalności gospodarczej użytkowane są samochody. Są to głównie pojazdy osobowe. Są one używane zarówno jako firmowe środki trwałe, a także jako pojazdy prywatne przedsiębiorców czy pojazdy używane na podstawie umowy najmu lub leasingu. Z początkiem 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Wprowadziła ona znaczne ograniczenia w zakresie kwot jakie podatnik może zaliczyć do kosztów w związku z używaniem pojazdów osobowy. Kolejne zmiany zostały wprowadzone zostały z początkiem 2026 r. ustawą z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw.

1. Definicja pojazdu osobowego

W pierwszej kolejności należy wskazać jaki pojazd jest pojazdem osobowym. Zgodnie z art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) samochodem osobowym jest pojazd w rozumieniu przepisów ruchu drogowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyłączeniem pojazdów samochodowych wymienionych w art. 5a pkt 19a lit a-d ustawy o PIT. Listę tych pojazdów zawiera poniższa tabela.

Do kategorii pojazdów nie uznawanych za pojazdy osobowe należą pojazdy nie uznawane w świetle ustawy prawo o ruchu drogowym do kategorii pojazdów samochodowych.

Do powyższej kategorii zaliczane są oprócz samochodów osobowych także motocykle, quady, samochody dostawcze, ciężarowe oraz specjalne.

Pojazdami samochodowymi nie są natomiast motorowery czy skutery o ile nie spełniają warunków uznania ich za pojazdy samochodowe.

2. Tabelaryczne zestawienie kosztów dla samochodów osobowych

Poniższe zestawienie dotyczy sytuacji kiedy pojazd jest używany w sposób mieszany. Wydatki, dla których wartości procentowe zostały oznaczone pogrubioną czcionką, w przypadku użytku wyłącznie do działalności, mogą być kosztem w całości.

^{* 225 tys. zł – dotyczy samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych oddanych do używania od dnia następującego po dniu ogłoszenia pozytywnej decyzji Komisji Europejskiej o zgodności pomocy publicznej przewidzianej w tych przepisach ze wspólnym rynkiem albo stwierdzenia przez Komisję Europejską, że przepisy te nie stanowią pomocy publicznej, czyli dnia 19.12.2018 r.}

Limity obowiązujące w przypadku pojazdów spalinowych od 2026 r.

• 150 tys. zł jeśli emisja CO2 silnika spalinowego samochodu osobowego, określona na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów wynosi mniej niż 50 g na kilometr,
• 100 tys. zł jeśli emisja CO2 silnika spalinowego samochodu osobowego, określona na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów jest równa lub wyższa niż 50 g na kilometr.

Mają one zastosowanie:

• w przypadku pojazdów będących środkami trwałymi wprowadzonymi do ewidencji od 2026 r.,
• wydatków z tytułu najmu oraz leasingu poniesionych od 2026 r.

3. Rodzaje pojazdów osobowych ze względu na ich własność i przeznaczenie oraz zasady ewidencjonowania kosztów z nimi związanych

W działalności gospodarczej pojazdy osobowe mogą stanowić składnik majątku firmy lub być używane np. na zasadzie użyczenia czy też wynajmowane/w leasingu. Poniżej zostaną opisane poszczególne rodzaje pojazdów z uwzględnieniem sposobu ich wprowadzenia do serwisu.

a) Firmowy samochód osobowy

Samochód osobowy może być środkiem trwałym w działalności w wyniku jego nabycia przez przedsiębiorcę, podpisania umowy leasingu finansowego. Pojazd taki jest w działalności amortyzowany. Pojazd może być składnikiem majątku firmy także w drodze przekazania pojazdu będącego własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy do jego działalności.

Samochód osobowy firmowy wprowadzamy przez zakładkę Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ + Dodaj pojazd, następnie w zależności od tego czy wprowadzamy pojazd na podstawie dokumentu zakupu, czy dodajemy pojazd będący w poprzednio prowadzonej ewidencji lub przekazany do majątku firmowego, wybieramy odpowiednio opcję: zakup na fakturę, zakup na inny dokument albo w części lub wprowadzić samochód korzystamy z formularza + Firmowy.

W momencie dodawania pojazdu przez opcję dodania pojazdu firmowego pojawia się komunikat informujący, iż na koncie Użytkownika ustawiony jest wskaźnik VAT inny niż 100% i ustawiony wskaźnik będzie wpływał na kwoty odliczonego VAT / zaksięgowanego kosztu. Będzie tak, jeśli podczas księgowania wydatku (faktury) związanego z pojazdem Użytkownik w części wydatek związany ze: zaznaczy sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną.

Ostatnim elementem, jaki należy wprowadzić (w przypadku kont podatników podatku VAT) jest informacja o Typie pojazdu dla wydatków.

Na powyższym zrzucie nie ma widocznego typu pojazdu osobowego z pełnym odliczeniem VAT. Informacje o sposobie wprowadzenia takich ustawień dostępne są tutaj.

Wprowadzony pojazd widoczny jest w ewidencji środków trwałych (zakładka Firma ➡ Majątek ➡ Rejestr środków trwałych) oraz na liście pojazdów firmowych w zakładce Pojazdy.

Amortyzacja pojazdu

Jednym z najistotniejszych kosztów w przypadku pojazdu będącego środkiem trwałym w działalności jest amortyzacja. Wprowadzając pojazd osobowy do ewidencji można zastosować następujące metody amortyzacji:

• amortyzacja jednorazowa – w przypadku pojazdów osobowych o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 tys. zł;
• amortyzacja liniowa z maksymalną stawką wynikającą z wykazu stawek amortyzacyjnych wynoszącą 20% rocznie. W ramach tej metody przedsiębiorca może podwyższyć roczną stawkę amortyzacyjną przy użyciu współczynnika nie większego niż 1.4. Jest to możliwe w przypadku pojazdów używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej. Podwyższenie stawki za pomocą współczynnika zgodnie z art. 22i ust. 3 następuje w razie wystąpienia lub ustania warunków uzasadniających ich obniżenie lub podwyższenie od miesiąca następującego po miesiącu zaistnienia okoliczności.
• amortyzacja liniowa dla środków trwałych używanych lub ulepszonych – pojazd jest używany jeśli przedsiębiorca udowodni, że przed nabyciem pojazd był wykorzystywany przez co najmniej 6 miesięcy. Pojazd jest uznawany za ulepszony jeśli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione na jego ulepszenie wyniosły co najmniej 20% wartości początkowej.

W przypadku dwóch ostatnich metod pierwszy koszt pojawi się w Księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorcy w miesiącu kolejnym po wprowadzeniu pojazdu do ewidencji.
Odpisy amortyzacyjne są kosztem w ramach limitu określonego przez art. 23 ust. 1 pkt 4.

W przypadku pojazdów elektrycznych wskazane w tabeli wyższe limity mają zastosowanie dla pojazdów wprowadzonych do ewidencji od dnia ogłoszenia pozytywnej decyzji Komisji Europejskiej o możliwości zastosowania tego limitu, czyli od dnia 19.12.2018 r.

Ustawa wprowadzająca zmianę w art. 23 ust. 1 pkt 4 nie zawierała przepisów przejściowych, w związku z tym prawo do zaliczenia większej wartości odpisu amortyzacyjnego mają także przedsiębiorcy, którzy wprowadzili pojazdy osobowe do ewidencji przed 2019 r. Z kolei limity obowiązujące dla pojazdów spalinowych od 2026 r. mają zastosowanie do pojazdów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych od początku 2026 r.

W celu zastosowania przez serwis właściwego limitu amortyzacji dla pojazdów wprowadzanych do ewidencji od dnia 19.12.2018 r. w formularzu wprowadzania pojazdu w polu Rodzaj paliwa należy wybrać EE-napęd elektryczny. Dodatkowo w przypadku pojazdów wprowadzanych przez opcję dodania należy zaznaczyć pole Pojazd ma napęd tylko elektryczny i wprowadzić datę oddania pojazdu do używania.

Przykład 1

Przedsiębiorca wprowadził w 2018 r. do ewidencji ŚT samochód osobowy o wartości 180 tys. zł. Średni kurs NBP euro w dniu przyjęcia środka trwałego do używania to 4,15 zł/ EUR.
Pojazd jest amortyzowany metodą liniową ze stawką 20% rocznie.
Limit amortyzacji ustalony na podstawie kursu: 20 tys. EUR * 4,15 zł/EUR = 83 000 zł
Wartość miesięcznego odpisu w roku 2018 r:

Z początkiem 2019 r. po zmianie limitu, przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów kwotę do limitu 150 tys. zł, czyli 2 500 zł.

Przykład 2

Przedsiębiorca zajmuje się wynajmem samochodów, ma wprowadzone do ewidencji pojazdy osobowe. Jeden z niż został wprowadzony do ewidencji w 2025 r. Pojazd jest nowy, więc podatnik amortyzuje go liniowo ze stawką 20% rocznie. Cena nabycia pojazdu to 260 tys. zł

Użytkownik serwisu, dla którego zgodnie ze wskazanym wyżej przepisem nie ma zastosowania limit zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów, ma możliwość zaznaczenia tego faktu. W tym celu w zakładce Firma ➡ Majątek ➡ Rejestr środków trwałych wybiera nazwę pojazdu, którego koszt amortyzacji nie ma być limitowany. Na dole formularza wybiera opcję edycji danych pojazdu oraz zaznacza checkbox przy polu Czy wyłączyć limit amortyzacji dla pojazdu w bieżącym miesiącu?

Po zatwierdzeniu zmiany, począwszy od miesiąca jej wprowadzenia wyliczony odpis amortyzacyjny – także w części przekraczającej wartość 100 tys. zł czy 150 tys. zł, będzie kosztem.

Amortyzacja pojazdu osobowego nie jest kosztem, nie tylko w przypadku kiedy jego wartość początkowa przekracza limit 100/150 tys. zł (lub 225 tys. zł dla pojazdu elektrycznego)0, ale także w przypadku kiedy przedsiębiorca sfinansował zakup z dotacji czy też otrzymał pojazd w darowiźnie.

Koszty użytkowania pojazdu

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oprócz wskazanych wyżej ograniczeń w zaliczaniu do kosztów amortyzacji, zawierają ograniczenia w zakresie zaliczenia do kosztów składek na ubezpieczenie pojazdu. Dodatkowo z początkiem roku 2019 wprowadzone zostały dodatkowe ograniczenia dotyczące kosztów eksploatacji.
Zestawienie tych informacji w odniesieniu do pojazdów firmowych zawiera poniższa tabela.

W tym miejscu należy wyjaśnić kilka określeń użytych w tabeli:

• ubezpieczenia ustalane od wartości pojazdu – do tych ubezpieczeń zaliczamy ubezpieczenie AC, a także bardzo często ubezpieczenie GAP.
• kwota poniesionego wydatku – w przypadku przedsiębiorców nie mających prawa do odliczenia podatku VAT (np. nievatowcy) jest to kwota brutto, w przypadku przedsiębiorców odliczających podatek VAT jest to kwota brutto pomniejszona o odliczony VAT.
• pojazd jest używany wyłącznie do działalności jeśli przedsiębiorca prowadzi dla niego ewidencję przebiegu pojazdu, o której mówi art. 86 ust. 4 ustawy o VAT. Wymóg ten nie ma zastosowania, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o VAT nie jest obowiązany do prowadzenia ww. ewidencji.

Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Krajową Informację Skarbową w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Podatnik, wykorzystujący pojazd osobowy firmowy ma jednak obowiązek wykazać, iż pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Przepisy nie wskazują w jaki sposób podatnik ma to wykorzystanie wykazać. W takim wypadku sugerowane jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Będzie stanowiła ona istotny element potwierdzający wykorzystywanie pojazdu wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością.

Dodatkowo w przypadku podatników podatku VAT możliwa jest sytuacja, iż będą oni prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu bez spełnienia pozostałych warunków odliczenia pełnego VAT (zgłoszenie pojazdu do US na VAT-26 oraz określenie warunków używania pojazdu wykluczających jego użycie na cele prywatne) i tym samym koszty eksploatacji będą mogli ujmować w pełnej wysokości przy jednoczesnym odliczeniu połowy VAT.

Szczegółowe informacje w zakresie ustawień jakie należy wprowadzić w związku z wykorzystaniem pojazdu osobowego wyłącznie w działalności gospodarczej dostępne są tutaj.

Przykład 3

Przedsiębiorca prowadzący wyłącznie działalność opodatkowaną wykorzystuje pojazd osobowy. Pojazd jest sporadycznie wykorzystywany dla celów prywatnych podatnika, w związku z tym od wydatków z nim związanych odliczana jest połowa VAT. Przedsiębiorca w miesiącu grudniu 2018 r. i styczniu 2019 r. poniósł wydatki za zakup paliwa, wycieraczek do samochodu i płynu do spryskiwaczy. Kwoty wydatków wraz ze wskazaniem wartości odliczonego podatku VAT i kosztu jaki trafił do KPiR przestawia poniższa tabela.

Na przykładzie zakupu paliwa z roku 2018 i 2019 widać jak zmieniła się kwota jaką przedsiębiorca zaliczy do kosztów, dla wydatku o tej samej wartości.

Przykład 4

Przedsiębiorca prowadzący wyłącznie działalność opodatkowaną wykorzystuje pojazd osobowy. Pojazd jest sporadycznie wykorzystywany dla celów prywatnych podatnika, w związku z tym od wydatków z nim związanych odliczana jest połowa VAT. Przedsiębiorca poniósł w styczniu 2018 r oraz styczniu 2019 r. wydatki na ubezpieczenie pojazdu. Ubezpieczenie obejmowało każdorazowo OC, NNW oraz AC. Wartość pojazdu dla celów AC w przypadku obu polis wynosiła 100 tys. zł. Cena ubezpieczenia w kolejnych latach to: 2018 r. : 4 tys. w tym AC: 2,1 tys.zł i 2019 r. – 4,5 tys. zł, w tym AC: 2,3 tys. zł. Kwoty wydatków jakie trafiły do kosztów.

Użytkownik serwisu w celu prawidłowego rozliczenia wydatków związanych z pojazdem wprowadza je w powiązaniu z danym pojazdem. Ma w tym wypadku do wyboru dwie ścieżki wprowadzenia wydatku:

– zakładka Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów i przy danym pojeździe + dodaj koszt pojazdu. Po wybraniu tej opcji dostępne będą formularze do wprowadzania wydatków,

– zakładka Wydatki ➡ Lista wydatków i w części Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu dostępne będą formularz do wprowadzania wydatków.

Wprowadzając wydatki związane z używaniem pojazdu Użytkownik wpisuje kwotę z posiadanego dokumentu. Serwis sam wyliczy kwotę jaka ma trafić do ewidencji zakupów VAT i KPiR.

Koszty w momencie sprzedaży lub likwidacji pojazdu

W przypadku pojazdów osobowych będących składnikami majątku firmy w momencie ich sprzedaży podatnik ma prawo do zaliczenia w koszty niezamortyzowanej wartości pojazdu. Do końca 2018 r. przepisy nie zawierały w tym zakresie wyłączeń. Pełna niezamortyzowana wartość pojazdu była kosztem.

Z początkiem 2019 r. do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 24 dodanych został ust. 2a. Zgodnie z nim podatnik ustalając stratę/dochód ze zbycia uprzednio nabytego pojazdu osobowego jako koszt może uwzględnić wartość początkową do limitu 150 tys. zł pomniejszoną o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych zaliczonych do kosztów. W przypadku pojazdów elektrycznych wskazany limit zaliczenia wartości odpisów amortyzacyjnych do kosztów wynosi 225 tys zł.
W związku ze wprowadzeniem dodatkowego limitu 100 tys. zł dla pojazdów osobowych, których emisja CO2 na km wynosi co najmniej 50 g, w przypadku pojazdów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych od początku 2026 r. ustalając stratę/dochód ze zbycia jako koszt można uwzględnić wartość początkową do limitu 100 lub 150 tys. zł pomniejszoną o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych zaliczonych do kosztów.

Przykład 5

Przedsiębiorca w czerwcu 2017 r. zakupił pojazd osobowy o wartości 200 tys. zł Kurs średni EUR z dnia przyjęcia ŚT do używania 4,15 zł/EUR.
Pojazd jest amortyzowany od lipca 2017 r.
Miesięczny odpis przy zastosowaniu stawki 20% rocznie: 3 333,33 zł
Miesięczny odpis zaliczony do kosztów do końca 2018 r. 1383,33 zł (20 tys. EUR * 4,15 zł/EUR * 20%/12)

Miesięczny odpis zaliczany do kosztów od 2019 r. 2500 zł (150 tys. * 20%/12)
Przedsiębiorca planuje sprzedaż pojazdu za kwotę 150 tys. zł
W zależności od tego czy sprzedaż ma miejsce w 2018 r. czy 2019 r.

Przykład 6

Przedsiębiorca kupił i wprowadził do ewidencji samochód osobowy o wartości
200 tys. zł. Ujęcie w ewidencji nastąpiło w styczniu 2026 r. Pojazd amortyzowany był metodą liniową ze stawką 20% rocznie. Pojazd jest pojazdem spalinowym z emisją CO2 powyżej 50 g na km.
Jego sprzedaż miała miejsce w październiku 2026 r. za kwotę 180 tys. zł netto.
Okres amortyzacji: 9 miesięcy od lutego do października włącznie.

Miesięczny odpis przy zastosowaniu stawki 20% rocznie: 3 333,33 zł, w tym kwota zaliczana do kosztów: 1 666,67 zł.
Suma dotychczasowych odpisów: 9 miesięcy * 4 166,67 zł = 30 000 zł. W tym kwota zaliczona do kosztów: 1 666,67 * 9 = 15 000 zł.
Wartość niezamortyzowana: 200 000 – 30 000 = 170 000 zł.
Wartość niezamortyzowana będąca kosztem: 170 000 *(100 tys. zł/ 200 000) = 85 000 zł.
Dochód ze sprzedaży: 170 tys. zł – 85 tys. zł = 85 tys. zł.

Zgodnie z art. 24 ust. 2b ustawy o PIT ograniczenie do zaliczenia niezamortyzowanej wartości pojazdu do kosztów przy jego sprzedaży nie ma zastosowania w przypadku sprzedaży jeśli spełnione są łącznie warunki:

• przedmiotem sprzedaży jest samochód, który był wcześniej oddany przez podatnika do odpłatnego używania na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub umowy o podobnym charakterze oraz
• przedmiotem działalności podatnika dokonującego sprzedaży, jest oddawanie pojazdów do odpłatnego używania na podstawie wyżej wskazanych umów.

Powyższe ograniczenie nie dotyczy też sytuacji innych niż sprzedaż np. likwidacji z powodu kradzieży czy zniszczenia. Tu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 48 kosztem nie będą straty powstałe w wyniku utraty i likwidacji pojazdu, jeśli nie były one pokryte dobrowolnym ubezpieczeniem.

Inne koszty związane z pojazdem nie będące kosztami eksploatacji

Bardzo często podatnik w związku z zakupem czy użytkowaniem pojazdu ponosi koszty, które niekoniecznie można uznać za koszty eksploatacji pojazdu.
Będzie tak np. w przypadku zapłaconego PCC w związku z zakupem pojazdu na umowę kupna-sprzedaży czy też poniesionej opłaty rejestracyjnej.
Jeśli w związku z zakupem przedsiębiorca ponosi wyżej wymienione wydatki i są one poniesione po dacie wprowadzenia pojazdu do ewidencji ŚT wówczas są kosztem w całości. Jeśli zostaną poniesione przed datą wprowadzenia ŚT do ewidencji będą stanowiły element wartości początkowej środka trwałego.

b) Samochód osobowy będący prywatną własnością/współwłasnością przedsiębiorcy

Równie często jak pojazdy firmowe, w jednoosobowych działalnościach gospodarczych wykorzystywane są prywatne pojazdy będące własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy. Własnością przedsiębiorcy będzie również pojazd należący do jego małżonka, który został zakupiony w trakcie trwania małżeństwa, jeśli małżeństwo nie ma rozdzielności majątkowej.

Począwszy od 2019 r. przedsiębiorcy użytkujący takie pojazdy dla celów działalności nie prowadzą ewidencji przebiegu pojazdu.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 wydatki z tytułu używania pojazdu osobowego stanowiącego własności przedsiębiorcy niebędące składnikiem majątku firmy oraz składki z tytułu ubezpieczenia takiego pojazdu nie są kosztem działalności. Jeśli jednak pojazd taki jest używany również do celów związanych z działalnością wówczas wskazane wydatki są kosztem w 20%.

Powyższy przepis ma zastosowanie do pojazdów osobowych innych niż wskazanych w art. 14 ust. 2 pkt 1 . W związku z tym 20% ograniczenie nie dotyczy pojazdów osobowych wprowadzonych jako środki trwałe a także tych, które ze względu na niską wartość początkową (do końca 2017 r. – 3500 zł a od stycznia 2018 r. – 10 tys. zł) nie zostały zaliczone do środków trwałych.

Pojazd osobowy niefirmowy będący własnością lub współwłasnością wprowadzamy do serwisu w przez zakładkę Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ +Dodaj pojazd, a następnie w części lub wprowadź pojazd wybieramy opcję + niefirmowy.

W formularzu wprowadzania pojazdu Użytkownik oprócz danych pojazdu takich jak nazwa czy numer rejestracyjny może wybrać rodzaj paliwa, a także zaznacza czy pojazd – jest pojazdem samochodem osobowym czy motocyklem.

Ostatnią czynnością wykonywaną w związku z wprowadzenie pojazdu niefirmowego osobowego jest ustalenie Typu pojazd dla wydatków. Po zatwierdzeniu dodawania pojazdu serwis wyświetli formularz dodawania Typu pojazdu dla wydatków. Przejście do niego dostępne jest również z poziomu zakładki Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów po wybraniu numeru rejestracyjnego pojazdu.

W odróżnieniu do pojazdu osobowego firmowego dla tego typu pojazdu przepisy nie przewidują, iż jest on użytkowany wyłącznie w ramach działalności. W związku z tym serwis nie przewiduje konfiguracji w zakresie odliczenia pełnego VAT i pełnych kosztów.
Użytkownik, który na koncie ma ustawiony wskaźnik VAT inny niż 100% otrzyma informację, iż wprowadzony wskaźnik będzie miał wpływ na księgowanie wydatków związanych z pojazdem. Będzie to dotyczyło wydatków, dla których w części wydatek związany ze: zostanie zaznaczony związek ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.

Koszty użytkowania pojazdu

Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu osobowego niefirmowego są kosztem w 20%. Dotyczy to zarówno wydatków eksploatacyjnych jak i ubezpieczenia pojazdu.
Prawo zaliczenia części wydatków związanych z używaniem pojazdu nie wymaga od 2019 r. obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Dla tego rodzaju pojazdu przepisy nie przewidują, możliwości uznania wydatków za kosztów w 100%.

Przykład 7

Przedsiębiorca użytkujący prywatny pojazd osobowy:

• w grudniu 2018 r. przejechał w związku z działalnością 300 km oraz zakupił paliwo na kwotę 400 zł netto.
• w styczniu 2019 r. zakupił w związku z używaniem pojazdu paliwo na kwotę 200 zł netto oraz polisę ubezpieczenia OC i AC na łączną kwotę 1300 zł

Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Kwoty ujęte w ewidencjach podatkowych w 2018 i 2019 wyglądają następująco:

	2018 rok	2019 rok
Ewidencja zakupów VAT	46 zł (50% z kwoty 92 zł)	23 zł (50% z kwoty 46 zł)
KPIR	Niższa z wartości: kwota brutto z faktury – odliczony VAT: 446 zł (492 zł – 46 zł) kwota wynikająca z pomnożenia ilości km * stawka za km: 0,8358 * 300 = 250,74 zł ➡ 250,74 zł	paliwo: 20% z kwoty brutto – odliczony VAT: 20% z 223 zł = 44,60 zł ubezpieczenie: 20% z 1300 zł = 260 zł Łącznie: 304,60 zł

Wydatki związane z używaniem pojazdu osobowego niefirmowego Użytkownik może wprowadzić następująco:

• z poziomu zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków ➡ Dodaj wydatek i w części Wydatki związane z używaniem pojazdu.



• z poziomu zakładki Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ Rozliczenie pojazdu



Na powyższym zrzucie widać, iż po najechaniu wskaźnikiem myszy na zakładkę Pojazdy na skróconym menu pojawi się możliwość zaksięgowania najczęstszych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, czyli zakupu paliwa i innych wydatków na fakturę VAT.

c) Samochód osobowy użyczony

W przypadku kiedy w działalności gospodarczej przedsiębiorca używa samochodu nie będącego jego własnością, ale którego używa nieodpłatnie na podstawie umowy użyczenia od 2019 r. nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki te są kosztem działalności w 75%

Pojazd osobowy użyczony Użytkownik wprowadza przez zakładkę Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów + Dodaj pojazd, a następnie w części Samochód osobowy ➡ lub wprowadź samochód wybiera opcję + Niefirmowy (na podstawie umowy użyczenia).

W formularzu wprowadzania pojazdu w polu Typ pojazdu Użytkownik wybiera czy wprowadzany pojazd jest samochodem osobowym czy motocyklem.



Podobnie jak w przypadku pojazdu niefirmowego będącego własnością przedsiębiorcy wprowadzonym w 2019 r. także w tym wypadku Użytkownik, który na koncie ma ustawiony wskaźnik VAT inny niż 100% otrzyma informację, ustawiony na koncie wskaźnik będzie miał wpływ na rozliczenie wydatków oznaczonych jako związanych ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną jednocześnie.

Ostatnim elementem, który należy uzupełnić na koncie podatnika podatku VAT jest ustalenie typu pojazdu dla wydatków. Prośba serwisu o wybranie typu pojawia się bezpośrednio po zatwierdzeniu operacji dodawania pojazdu. Do wyboru typu pojazdu możemy przejść także z poziomu już wprowadzonego pojazd (analogicznie jak w przypadku pojazdu osobowego będącego własnością prywatną przedsiębiorcy).

W przypadku pojazdu użyczonego, tak jak w przypadku pojazdu będącego składnikiem majątku firmy, możliwe jest wprowadzenie ustawień umożliwiających odliczenie pełnego podatku VAT i zaksięgowanie w kosztach pełnej kwoty wydatków. Szczegółowe informacje w tym zakresie można znaleźć tutaj.

 

Koszty użytkowania pojazdu

Do końca 2018 r. zasady zaliczania do kosztów wydatków z tytułu używania pojazdu użyczonego były analogiczne jak w przypadku pojazdu niefirmowego będącego własnością przedsiębiorcy. Od początku 2019 r. również w przypadku pojazdów użyczonych przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki związane z używaniem pojazdu osobowego użyczonego są kosztem w wysokościach wskazanych w tabeli.

	do końca 2018 r.	od 2019 r.
		Pojazdy używane wyłącznie w działalności gospodarczej	Pojazdy inne niż używane wyłącznie w działalności gospodarczej
Wydatki na użytkowanie pojazdu	pełna wartość wydatku z uwzględnieniem kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu	pełna wartość wydatku	75% kwoty poniesionego wydatku
Wydatki na ubezpieczenie pojazdu ustalane od wartości pojazdu	w pełnej wartości, gdy wartość pojazdu dla celów ubezpieczenia jest niższa niż 20 tys. EUR z uwzględnieniem kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu w proporcji w jakiej wartość wydatku przypada na udział limitu 20 tys. EUR w wartości pojazdu	w pełnej wartości, gdy wartość pojazdu dla celów ubezpieczenia jest niższa niż 150 tys. zł w proporcji w jakiej wartość wydatku przypada na udział limitu 150 tys. zł w wartości pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia
Wydatki na ubezpieczenie pojazdu inne niż ustalone od wartości pojazdu	pełna wartość wydatku z uwzględnieniem kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu	pełna wartość wydatku

Informacja w zakresie możliwości uznania pojazdu za używany tylko w działalności wskazana została w części dotyczącej kosztów użytkowania pojazdów firmowych.

Przykładowe wyliczenia kosztów jakie przedsiębiorca będzie mógł odliczyć w przypadku używania pojazdu osobowego użyczonego przedstawione zostały poniżej.

Przykład 8


Przedsiębiorca prowadzący jednocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną (ze wskaźnikiem VAT 85 %) od 2025 r. używa pojazdu osobowego niefirmowego. Pojazd jest własnością jego ojca i został mu nieodpłatnie użyczony. Pojazd nie jest używany wyłącznie w działalności, w związku z czym od wydatków z nim związanych odliczana jest połowa VAT, a kosztem jest 75% wartości wydatku. W styczniu 2026 r. podatnik poniósł następujące wydatki:

• zakup paliwa: 100 zł netto + 23 zł VAT
• zakup wycieraczek: 75 zł netto + 17,25 zł VAT
• polisa OC, AC i NNW. Cała wartość polisy 3500 zł, z czego AC: 1500 zł. Wartość pojazdu dla celów ubezpieczenia 160 tys. zł

Kwoty odliczonego VAT oraz ujętego w KPIR kosztu przedstawia tabela.

	Kwota odliczonego VAT	Kwota ujęta jako koszt
Paliwo	23 zł *85%*50% = 9,78 zł	75% z kwoty brutto – odliczony VAT: (123 zł – 9,78 zł )*75% = 84,12 zł
Wycieraczki	17,25*85%*50% = 7,33 zł	75% z kwoty brutto – odliczony VAT: (75 zł – 7,33 zł )*75% = 50,75 zł
Ubezpieczenie AC	–	Wartość polisy proporcjonalnie do wartości pojazdu do limitu 150 tys. zł 1500 zł *150 tys. zł /160 tys. zł = 1 406,25 zł
Ubezpieczenie OC, NNW		Pełna wartość: 2 000 zł

Przykład 9

Podatnik zwolniony z VAT od grudnia 2018 r. użytkuje w działalności pojazd osobowy niefirmowy użyczony od rodziców. Wartości poniesionych wydatków oraz ilości przejechanych km w grudniu 2018 i styczniu 2019 r. przedstawiają się następująco:

• 12.12.2018 r. – paliwo: 150 zł brutto
• 13.12.2018 r. – płyn do spryskiwaczy: 35 zł brutto
• ilość przejechanych km w związku z działalnością: 200
• 02.01.2019 r. – paliwo: 150 zł brutto
• 15.01.2019 r. – żarówka: 25 zł brutto
• 25.01.2019 r. ubezpieczenie OC, NNW pojazdu: 1300 zł

Pojemność silnika samochodu 1900 cm3, co daje stawkę za 1 km 0,8358 zł
Kwoty ujęte w kosztach przedstawia tabela.

Data wydatku	Rodzaj wydatku	Kwota w KPiR
12.12.2018 r.	paliwo	Wartość wydatków w grudniu: 185 zł Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu: 200 km*0,8358 zł/km = 167,16 zł Kwota trafiająca do kosztów: 167,16 zł
13.12.2018 r.	płyn do spryskiwaczy
02.01.2019 r.	paliwo	75% z kwoty 150 zł = 112,50 zł
15.01.2019 r.	żarówka	75% z kwoty 25 zł = 18,75 zł
25.01.2019 r.	ubezpieczenie	Pełna kwota: 1300 zł

Użytkownicy serwisu wydatki związane z używaniem pojazdu użyczonego wprowadzają identycznie jak np. w przypadku pojazdów osobowych niefirmowych będących własnością przedsiębiorcy.

d) Samochód osobowy wynajmowany

Pojazd osobowy wynajmowany w celu jego poprawnego rozliczenia w zakresie kosztów i podatku VAT należy wprowadzić do serwisu.

Pojazd osobowy wynajmowany użytkownik wprowadza pojazd przez zakładkę Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista operacji ➡ + Dodaj pojazd, a następnie w części Samochód osobowy ➡ lub wprowadź samochód wybiera opcję + W najmie.



W samym formularzu dodawania pojazdu należy uzupełnić takie dane jak: nazwa, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, a także dane dotyczące wartości pojazdu i samej umowy. Wybór rodzaju paliwa spowoduje pojawienie się możliwości oznaczenia, iż pojazd:

• ma wyłącznie napęd elektryczny,
• spełnia warunek emisji CO2 na km poniżej 50g.

Oznaczenia te będą miały wpływ na to jaka część wydatków z tytułu najmu pojazdu będzie kosztem.



Użytkownik uzupełnia numer umowy i datę jej zawarcia, a w przyszłości także datę zakończenia. Wprowadzając dane o wartości pojazdu należy uzupełnić informację o rodzaju dokumentu na jaki wynajmujący go nabył i cenie nabycia. Przykładowo jeśli dokumentem nabycia jest faktura wówczas wpisujemy kwotę netto z faktury zaś serwis wyliczy wartość pojazdu jako kwotę netto + połowa VAT. W przypadku kiedy nie mamy informacji o rodzaju dokumentu zakupu najlepiej jest wybrać inny dokument i wówczas ręcznie wpisać wartość pojazdu. Ta wpisana wartość będzie podstawą do ustalenia kwoty najmu jaka będzie mogła trafić do kosztów. W przypadku najmu na okres poniżej 6 miesięcy wartość tą należy ustalić na podstawie wartości pojazdu określonej dla celów ubezpieczenia.

Zgodnie z interpretacją indywidualną z 15 kwietnia 2019 r. (nr 0114-KDIP2-3.4010.5.2019.2.SP) w przypadku umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze wartość pojazdu ustalana jest na podstawie umowy i powinna być ona zgodna z wartością rynkową. Wartość znacznie odbiegająca może być uznana za próbę obejścia przepisów. W przypadku umów zawartych na okres krótszy niż 6 miesięcy wartość określamy na podstawie wartości przyjętej do celów ubezpieczenia. Jeśli w umowie ubezpieczenia wartość ta nie została określona dopuszczalne jest przyjęcie wartości najbardziej odpowiadającej wartości rynkowej pojazdu.

Ostatnim elementem, który należy uzupełnić na koncie podatnika podatku VAT jest ustalenie typu pojazdu dla wydatków. Sposób jego ustawienia jest identyczny jak w przypadku pojazdu użyczonego.

Sposób wprowadzenia ustawień umożliwiających pełne odliczenie VAT i ujęcie w kosztach pełnych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, w przypadku kiedy jest on wykorzystywany wyłącznie w ramach działalności gospodarczej opisany został tutaj.

Podobnie jak w przypadku dwóch poprzednich pojazdów niefirmowych, także w przypadku pojazdu wynajmowanego, jeśli na koncie Użytkownika ustawiony jest wskaźnik VAT inny niż 100% pojawi się informacja, iż wydatki związane z użytkowaniem pojazdu zostaną przypisane do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej jednocześnie. Informacja taka pojawia się zarówno przy wprowadzaniu pojazdu. Powyższe ustawienie będzie miało wpływ na księgowanie wydatków z tytułu najmu. Podczas księgowania faktury za najem serwis automatycznie zaznacz związek wydatku jednocześnie ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.

Koszty użytkowania pojazdu

Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu wynajmowanego są kosztem w 75%. Szczegółowe zasady wraz z przykładami opisane są w punkcie dotyczącym kosztów użytkowania pojazdu użyczonego. Zasady ujmowania wydatków w kosztach dla obu rodzajów pojazdów są identyczne. Nie dotyczy to oczywiście samych wydatków za najem o czym informacje poniżej.

 

Koszty wynajmu pojazdu

Do końca 2018 r. przedsiębiorca miał prawo do zaliczenia w koszty pełnych wydatków związanych najmem pojazdu osobowego. Wydatki takie w odróżnieniu do pozostałych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu nie musiały mieć pokrycia w ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki te nie miały bowiem charakteru eksploatacji. Ponoszone były w celu uzyskania możliwości używania pojazdu.

Z początkiem 2019 r. w związku z dodaniem do art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pkt. 47a opłaty wynikające z umów najmu, dzierżawy czy innych umów o podobnym charakterze nie są kosztem w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Dodatkowo zgodnie z art. 23 ust. 5e – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych kwota limitu, o którym mowa w ust. 1 pkt 47a, wynosi 225 000 zł. Powyższy przepis ma zastosowanie do pojazdów oddanych do używania od dnia następującego po dniu ogłoszenia pozytywnej decyzji Komisji Europejskiej o zgodności pomocy publicznej przewidzianej w tych przepisach ze wspólnym rynkiem albo stwierdzenia przez Komisję Europejską, że przepisy te nie stanowią pomocy publicznej, czyli od dnia 19.12.2018 r.

W przypadku pojazdów innych niż elektryczne lub napędzane wodorem od 2026 r. wprowadzone zostało dodatkowe ograniczenie. Do pojazdów takich, jeśli ich poziom emisji CO2 na km wynosi co najmniej 50 g na km, zamiast limitu 150 tys. zł stosujemy limit 100 tys. zł.

Ustawodawca nie wskazał jednoznacznie co należy rozumieć przez wartość pojazdu. Wartość taka z pewnością powinna wynikać z umowy. Jedynie w przypadku umów najmu zawieranych na okres krótszy niż 6 miesięcy, zastosowano uproszczenie – a mianowicie w tym wypadku wartością pojazdu jest jego wartość przyjęta dla celów ubezpieczenia.

Dodatkowo w przypadku kiedy opłaty za najem są skalkulowane w taki sposób, że obejmują one również koszty eksploatacji pojazdu – opłaty w tej części są kosztem w sposób właściwy dla wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, czyli w 75%.
Zestawienie informacji na temat możliwości zaliczenia opłat z tytułu najmu od 2026 r. zawiera tabela.

Wartość pojazdu i rok zawarcia umowy	Rodzaj paliwa i poziom emisyjności pojazdu	Część wydatku będąca kosztem
Umowa zawarta do końca 2018 r.	Dowolny	Całość
Umowa zawarta po 31.12.2018 r.
	Wyłącznie elektryczny lub wodorowy	W procencie wyznaczonym przez iloraz 225 tys. zł do wartości pojazdu.
	Inny niż elektryczny lub spalinowy o emisji CO2 na km mniejszej niż 50 g	W procencie wyznaczonym przez iloraz 150 tys. zł do wartości pojazdu.
	Inny niż elektryczny lub spalinowy o emisji CO2 na km co najmniej 50 g	W procencie wyznaczonym przez iloraz 100 tys. zł do wartości pojazdu.

W przypadku opłat za najem pojazdu nie ma możliwości, aby poprzez prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT przedsiębiorca uzyskał prawo do zaksięgowania pełnej kwoty wydatku w kosztach.

Ustalając datę zawarcia umowy najmu pod uwagę bierzemy faktyczną datę zawarcia umowy. Podobnie jak w przypadku leasingu, data odbioru pojazdu nie ma znaczenia.

Wydatki związane z używaniem pojazdu osobowego wynajmowanego Użytkownicy wprowadzają analogicznie jak w przypadku pozostałych pojazdów, czyli przez zakładkę Pojazdy lub przez zakładkę Wydatki. Szczegółowa ścieżka została wskazana w części dotyczącej pojazdu osobowego niefirmowego.

Dodatkowo w przypadku pojazdu wynajmowanego obok formularzy do wprowadzania wydatków takich jak paliwo, ubezpieczenia czy inne wydatków dostępny jest formularz do wprowadzania opłat za najem.



Formularz wprowadzania najmu różni się w zależności od roku wprowadzania wydatku.

1. do końca 2018 r. – w formularzu nie ma podziału na poszczególne elementy,
2. od 2019 r – w formularzu wyodrębnione są dwa elementy:
• czynsz – opłaty za udostępnienie pojazdu w ramach umowy najmu,
• opłaty eksploatacyjne – opłaty związane z użytkowaniem pojazdu, którymi właściciel pojazdu obciąża przedsiębiorcę.

Przykład 10

Przedsiębiorca wynajmuje od sierpnia 2025 r. pojazd osobowy o wartości 180 tys. zł. Pojazd jest pojazdem spalinowym o emisji CO2 powyżej 50 g na km. Oprócz działalności opodatkowanej prowadzi działalność zwolnioną z VAT, w związku z tym ustalonym na jego koncie wskaźnik VAT dla roku 2025 wynosi 80%, wskaźnik dla roku 2026 wynosił 85%. W grudniu 2025 i styczniu 2025 r. poniósł następujące wydatki:

• 12/2025: zakup paliwa na kwotę 100 zł netto + 23 zł VAT,
• 12/2025: faktura za najem na kwotę 1200 zł netto + 276 zł VAT,
• 01/2026: faktura za najem na kwotę 1200 zł netto + 276 zł VAT,
• 01/2026: ubezpieczenie pojazdu: 5000 zł, w tym AC w kwocie 3500 zł. Wartość pojazdu dla celów AC 160 tys. zł.

Proporcja księgowania kosztów najmu:

• rok 2025: 150 tys. zł/ 180 tys.zł: 83,33 %,
• rok 2026: 100 tys. zł/ 180 tys.zł: 55,56 %.

Pojazd jest używany w działalności i prywatnie.

Kwoty zaksięgowanych kosztów i odliczonego VAT wyglądają następująco:

Data i rodzaj wydatku	Odliczenie VAT	Koszt
12/2025 paliwo	23 zł *50%* 85% = 9,76 zł połowa VAT z faktury z uwzględnieniem wskaźnika VAT	(brutto – odliczony VAT)*75% (123 zł – 9,76 zł)*75% = 84,93 zł
12/2025 najem	276 zł * 50% *85% = 117,30 zł połowa VAT z faktury z uwzględnieniem wskaźnika VAT	(brutto – odliczony VAT) *83,33%: (1476 zł – 117,30 zł)*83,33 %= 1 132,25 zł
01/2026 najem	276 zł * 50% *80% = 110,40 zł połowa VAT z faktury z uwzględnieniem wskaźnika VAT	(brutto – odliczony VAT)* 55,56% (1476 zł – 110,40 zł) * 55,56% = 758,67 zł
01/2026 ubezpieczenie	–	AC: proporcjonalnie do wartości pojazdu określonego na polisie: 3500 zł *(150 tys. /160 tys.) = 3281,25 zł OC, NNW: w pełnej wysokości: 1500 zł

W przypadku:

• pojazdów wynajmowanych na podstawie umów zawartych po 31.12.2018 r. oraz
• kont na, na których wskaźnik VAT jest inny niż 100%

podczas księgowania wydatków przez formularz faktury za Najem serwis automatycznie zaznacza, iż wydatek ma związek ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną jednocześnie. Użytkownik nie ma możliwości edycji tego ustawienia.

W związku z powyższym Użytkownicy księgujący faktury za najem pojazdu osobowego, którzy na koncie mają ustawiony błędny wskaźnik VAT oraz w przypadku, których najem nie jest związany jednocześnie ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną powinno skontaktować się z BOK.

Po wprowadzeniu pojazdu w najmie Użytkownik może zaznaczyć zakończenie umowy, a także jej późniejsze przedłużenie/odnowienie.
W celu wprowadzenia takich informacji należy przejść do zakładki Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów, a następnie wybrać numer rejestracyjny pojazdu. Zostaną wyświetlone dane pojazdu z informacją o umowach najmu dla danego pojazdu.



Po wybraniu opcji edytuj zostanie wyświetlone okno edycji umowy najmu. W nim można wprowadzić datę jej zakończenia.

Z prawej strony obok numeru umowy widoczne są dwa checkboxy. Pierwszy informuje, iż umowa dla danego pojazdu jest aktualna, drugi że jest aktualna w bieżącym miesiącu księgowym.

Jeśli podczas edycji danych pojazdu zostanie wprowadzona data zakończenia umowy i będzie ona wcześniejsza niż bieżący miesiąc księgowy wówczas zaznaczone powyżej checkboxy nie będą widoczne.
Bez względu na to czy zostanie wpisana data zakończenia bieżącej umowy czy nie, w danych pojazdu Użytkownik może dodać kolejną umowę. Mimo tego, przed dodaniem nowej umowy należy wprowadzić datę zakończenia poprzedniej.

Dodając nową umowę Użytkownik uzupełnia jej dane takie jak: numer umowy, datę rozpoczęcia, datę zakończenia (to pole może pozostać puste) oraz wartość pojazdu. Po dodaniu nowej umowy widok w danych pojazdu przedstawia się następująco:



Po wprowadzeniu kolejnej umowy najmu danego pojazdu księgując wydatek przez formularz Faktury za najem Użytkownik może wybrać, której z umów dotyczy księgowany wydatek.



W przypadku kiedy umowa najmu zostanie zawarta przed 2019 r. a w 2019 r. zostanie odnowiona czy też zmieniona, konieczne jest wprowadzenie informacji o zakończeniu bieżącej umowy najmu i dodania nowej. Efektem tego będzie rozliczanie faktur za najem zgodnie z zasadami obowiązującymi dla umów zawartych od 2019 r.

e) Samochód osobowy w leasingu

Samochód osobowy używany w działalności na podstawie umowy leasingu operacyjnego Użytkownik wprowadza przez zakładkę Firma ➡Pojazdy ➡ Lista pojazdów i w części Samochód osobowy lub wprowadź samochód wybierając opcję + w leasingu.



W formularzu dodawania pojazdu Użytkownik uzupełnia następujące dane:

• nazwa pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika pojazdu,
• rodzaj paliwa wraz z informacją o emisyjności pojazdu lub napędzie wyłącznie elektrycznym lub hybrydowym wraz z datą oddania pojazdu do używania,
• numer umowy i data jej zawarcia,
• rodzaj dokumentu zakupu pojazdu przez leasingodawcę oraz wartość pojazdu, wskazane w umowie leasingowej.

Jeśli pojazd jest używany wyłącznie w ramach działalności gospodarczej i zgłoszony na VAT-26 należy zaznaczyć pole Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26. Spowoduje to pojawienie się dodatkowych pól do uzupełnienia. Więcej na ten temat tutaj.

Wartość pojazdu jest elementem niezbędnym dla umów zawartych lub aneksowanych od 2019 r. W ich przypadku wartość pojazdu wpływa na kwoty zaksięgowane w kosztach (o tym więcej w dalszej części tekstu).

Podczas dodawania pojazdu na koncie podatnika podatku VAT prowadzący jednocześnie sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT i rozliczający się wskaźnikiem VAT, podobnie jak w przypadku pojazdu wynajmowanego, wyświetlony zostanie komunikat o tym, iż ustawiony wskaźnik będzie miał wpływ na księgowanie wydatków związanych z pojazdem.

Ostatnim elementem jaki należy skonfigurować dodając pojazd – w przypadku Użytkownika będącego czynnym podatnikiem podatku VAT jest typ pojazdu dla wydatków. Kwestia ta została wyjaśniona w części dotyczącej dodawania pojazdu osobowego firmowego.

 

Koszty użytkowania pojazdu

Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu w leasingu operacyjnym ponoszone od 2019 r. rozliczane są w koszach na takich samych zasadach jak wydatki dotyczące pojazdu użyczonego czy pojazdu wynajmowanego, czyli w 75%.

Przedsiębiorca, używający pojazdu osobowego wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej i prowadzący ewidencję przebiegu pojazdu, zgodnie z wymaganiami ustawy o VAT ma prawo od księgowania kosztów użytkowania pojazdu w leasingu w 100%.
Informacje jakie ustawienia wprowadzić na koncie, aby od danego wydatku serwis odliczał pełen VAT i księgował pełną kwotę w kosztach dostępne są tutaj.

 

Koszty leasingu

Do końca 2018 r. przedsiębiorcy używający pojazdów osobowych w ramach leasingu operacyjnego nie mieli żadnych ograniczeń w zakresie kwot jakie w związku z umową leasingu mogli zaliczyć do kosztów (oczywiście o ile dany wydatek miał związek z działalnością gospodarczą).

Z początkiem 2019 r. w art. 23 ust. 1 pojawił się pkt 47a. Zgodnie z nim kosztem uzyskania przychodu nie są opłaty wynikające z umowy leasingu w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości pojazdu będącego przedmiotem umowy.

Dodatkowo zgodnie z art. 23 ust. 5e w przypadku pojazdów elektrycznych (w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych) dla pojazdów oddanych do użytkowania od dnia następującego po dniu ogłoszenia pozytywnej decyzji Komisji Europejskiej o zgodności pomocy publicznej przewidzianej w tych przepisach ze wspólnym rynkiem albo stwierdzenia przez Komisję Europejską, że przepisy te nie stanowią pomocy publicznej, czyli dnia.19.12.2018 r. wskazany limit wynosi 225 tys. zł.

Z początkiem 2026 r. został wskazany wyżej limit 150 tys. zł dla pojazdów spalinowych (innych niż elektryczne i napędzane wodorem) został obniżony do 100 tys. zł jeśli emisja CO2 pojazdu wynosi co najmniej 50 g/ km.

Wskazany wyżej limit (100 tys. zł, 150 tys lub 225 tys. zł):

• ma zastosowanie wyłącznie do części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego – limit dotyczy wyłącznie części kapitałowej opłaty leasingowej, nie dotyczy natomiast jej części odsetkowej,
• obejmuje kwotę VAT, której przedsiębiorca nie odlicza,
• jeżeli opłata leasingowa nie skutkuje spłatą przedmiotu leasingu, czego przykładem może być opłata manipulacyjna, wówczas do opłaty tej, pomimo że wynika ona z umowy leasingu,
  nie stosuje się ww. ograniczenia.

Zestawienie powyższych informacji zawiera tabela.

Wartość pojazdu i rok zawarcia umowy	Rodzaj paliwa i poziom emisyjności pojazdu	Część wydatki będąca kosztem
Umowa zawarta do końca 2018 r.	dowolny	Całość
Umowa zawarta po 31.12.2018 r.
	Wyłącznie elektryczny lub wodorowy	W procencie wyznaczonym przez iloraz 225 tys. zł do wartości pojazdu.
	Inny niż elektryczny lub spalinowy o emisji CO2 na km mniejszej niż 50 g	W procencie wyznaczonym przez iloraz 150 tys. zł do wartości pojazdu.
	Inny niż elektryczny lub spalinowy o emisji CO2 na km co najmniej 50 g	W procencie wyznaczonym przez iloraz 100 tys. zł do wartości pojazdu.

Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu w leasingu Użytkownik wprowadza – tak jak to zostało wskazane w przypadku wcześniejszych pojazdów – przez zakładkę Wydatki ➡ Lista wydatków ➡ Dodaj wydatek w części Wydatki związane z używaniem pojazdów lub przez zakładkę Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ dodaj koszt pojazdu.



Formularz wprowadzania Raty leasingu różni się w zależności od roku zawarcia umowy leasingu.

1. w przypadku umów zawartych od końca 2018 r. w formularzu raty leasingu nie ma podziału na poszczególne elementy raty leasingowej,
2. w przypadku umów zawartych od początku 2019 r. w formularzu raty leasingu wyodrębnione są trzy elementy:
• spłata wartości pojazdu – część raty leasingowej odpowiadającej spłacie wartości pojazdu leasingowanego,
• opłaty leasingowe – pozostałe opłaty wynikające z umowy leasingu,
• opłaty eksploatacyjne – opłaty związane z użytkowaniem pojazdu, którymi leasingodawca obciąża przedsiębiorcę.
W części opłaty leasingowe należy ując również opłaty o charakterze administracyjnym, jakimi leasingodawca obciąża leasingobiorcę np. opłata za rejestrację pojazdu czy opłata za zmianę umowy. Taki informację prezentuje Krajowa Informacja Skarbowa.

Przykład 11

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT zawarł w styczniu 2026 r. umowę leasingu. Dotyczy ona pojazdu osobowego (innego niż elektryczny, o emisyjności CO2 na km powyżej 50 g) o wartości 230 tys. zł.
W styczniu przedsiębiorca dokonał wpłaty opłaty wstępnej w wartości 10 tys. zł brutto oraz zakupił do pojazdu paliwo na kwotę 300 zł brutto.
Podatnik zakłada możliwość użycia pojazdu również w celach prywatnych.
Wniesiona opłata wstępna – jako, że dotyczy spłaty wartości pojazdu podlega limitowaniu w uwzględnieniem wartości pojazdu. Kwota jaką podatnik ujmie w kosztach wynosi 4 347,83 zł (100 tys. zł/ 230 tys. zł * 10 tys. zł) .
Wydatek z tytułu zakupu paliwa zostanie ujęty w kosztach w kwocie 225 zł (300 zł * 75%).

Przykład 12

Przedsiębiorca – czynny podatnik podatku VAT, oprócz działalności opodatkowanej prowadzi także sprzedaż zwolnioną z VAT. Wskaźnik VAT właściwy dla roku 2026 wynosi 93%. W styczniu 2026 r. zawarł umowę leasingu operacyjnego pojazdu osobowego (innego niż elektryczny o emisyjności CO2 poniżej 50g/km). Wartość pojazdu wynikająca z umowy 200 tys. zł. Pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w ramach działalności gospodarczej. Podatnik dokonał zgłoszenia pojazdu na VAT-26 oraz spełnia pozostałe warunki pełnego odliczenia VAT oraz księgowania kosztu.

W styczniu i lutym poniesione zostały następujące wydatki związane z pojazdem:

1. opłata wstępna – 13 tys. zł netto + 2 990 zł VAT
2. paliwo – 250 zł netto + 57,50 zł VAT
3. rata leasingowa obejmuje:
• spłatę pojazdu: 2000 zł netto
• czynsz leasingowy: 200 zł netto
• opłata serwisowa: 100 zł netto
4. ubezpieczenie pojazdu: AC, GAP, NNW i OC.
• cena AC i GAP: 4500 zł. wartość pojazdu określona na polisie 200 tys. zł
• NNW i OC: 1700 zł

Kwoty kosztów, odliczonego VAT jakie w swojej ewidencji ujmie przedsiębiorca przedstawia tabela.

Rodzaj wydatku	Odliczenie VAT	Koszt
Opłata wstępna	2 990 zł * 93% = 2780,70 zł	Kwota brutto – odliczony VAT z uwzględnieniem limitu 150 tys. zł 13 209,30 zł *(150 tys./200 tys. zł) = 9 906,98 zł
Paliwo	57,50 zł * 93% = 53,48 zł	Kwota brutto – odliczony VAT: 254,02 zł
Rata – spłata wartości pojazdu	460 zł *93% = 427,80 zł	Kwota brutto – odliczony VAT z uwzględnieniem limitu 150 tys. zł 2 032,20 zł *(150/200) = 1524,15 zł
Rata – czynsz	46 zł * 93% = 42,78 zł	Kwota brutto – odliczony VAT: 203,22 zł
Rata – opłata serwisowa	23 zł * 93% = 21,39 zł	Kwota brutto – odliczony VAT: 101,61 zł
Ubezpieczenie: AC i GAP	–	Kwota z polisy z uwzględnieniem limitu 150 tys. zł 4500 zł * (150 tys. /200 ty.) = 3 375 zł
Ubezpieczenie: NNW i OC	–	Pełna kwota: 1700 zł

Przedsiębiorca dzięki temu, iż używa pojazdu wyłączenie w działalności zyskał możliwość zaliczenia do kosztów pełnej kwoty raty w części opłaty eksploatacyjnej oraz pełnej kwoty pozostałych wydatków eksploatacyjnych. Wykorzystywanie pojazdu wyłącznie w działalności nie wpłynęło na kwotę kosztu w przypadku wydatków takich jak spłata wartości pojazdu i ubezpieczenie pojazdu.

W przypadku:

• pojazdów używanych na podstawie umów leasingu zawartych po 31.12.2018 r.
• kont, na których wskaźnik VAT jest inny niż 100%

podczas księgowania wydatków przez formularz faktury za Ratę leasingu serwis automatycznie zaznacza, iż wydatek ma związek ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną jednocześnie. Użytkownik nie ma możliwości tego ustawienia podczas księgowania wydatku.

f) Samochód osobowy pracownika

Artykuł 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT wskazuje kiedy pracownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, tak by pracodawca na jej podstawie mógł dokonać wypłaty oraz zaliczyć poniesiony wydatek jako koszt prowadzenia firmy.

Serwis umożliwia wprowadzenie pojazdu będącego własnością pracownika, a używanego przez niego w ramach prowadzonej działalności.

Pojazd taki należy wprowadzić w zakładce Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ + dodaj pojazd, a następnie w części Samochód osobowy ➡ lub wprowadź samochód wybrać opcję + niefirmowy (pracownika).



Na formularzu dodawania pojazdu Użytkownik wprowadza dane pojazdu takie jak: nazwa, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika. Dodatkowo może z listy wybrać pracownika, który jest właścicielem pojazdu.
Dodany pojazd jest widoczny na liście pojazdów w części Pojazdy niefirmowe z oznaczeniem w typie Pojazd pracownika.

W przypadku pojazdu będącego własnością pracownika nie ma możliwości księgowania wydatków przez jego rozliczenie. Dodanie pojazdu służy jedynie prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu.

W zakładce Firma ➡ Pojazdy ➡ Wszystkie operacje po przejściu do rozliczeń pojazdu pojawi się opcja dodawania kolejnych pozycji ewidencji przebiegu pojazdu oraz możliwość jej importu z pliku w formacie csv. Poniżej widoczne będą już wprowadzone pozycje ewidencji przebiegu z danego miesiąca.



Wprowadzone pozycje ewidencji Użytkownik może edytować, a także wydrukować w formacie html lub pdf (zaznaczona na powyższym obrazie opcja wydrukuj).

Dane wprowadzone do ewidencji przebiegu za dany miesiąc nie są w automatyczny sposób uwzględniane w rozliczeniu z pracownikiem. Użytkownik uwzględnia kwoty wynikające z ewidencji przebiegu ręcznie podczas wyliczania wynagrodzenia pracownika.

 

Autor: Katarzyna Kisiel – IFIRMA