w Pracownicy

W serwisie ifirma.pl istnieje możliwość wprowadzenia trzech rodzajów umów z pracownikami: umowa-zlecenie, umowa o dzieło i umowa o pracę. Różnica między nimi polega na stopniu związania pracodawcy z pracownikiem oraz na rodzaju opłacanych składek do ZUS.

 

Wyróżniamy:

  1. Umowę o pracę – pracodawca i pracownik opłacają pełne składki do ZUS.
  2. Umowę-zlecenie – rozróżniamy trzy sytuacje:
      • pracownik jest już zatrudniony u innego pracodawcy na umowę o pracę i zarabia min. 1850 zł brutto, wówczas od umowy zlecenia przedsiębiorca opłaca tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
      • Umowa zlecenie jest jedynym dochodem pracownika lub jest on zatrudniony u innego pracodawcy na umowę o pracę, ale zarabia mniej niż 1850 zł brutto, wówczas od umowy opłaca się składki identyczne jak przy umowie o pracę,
      • Umowa ze studentem, który nie ukończył 26 lat, przedsiębiorca nie płaci składek na ZUS.

    Więcej informacji o zmianach w oskładkowaniu umów-zlecenia w artykule na blogu IFI.

  3. Umowę o dzieło – od tej umowy nie opłaca się żadnych składek do ZUS (poza sytuacją, gdy umowa jest zawarta z własnym pracownikiem), ale możliwości zawarcia tego typu umowy są ograniczone charakterem wykonanej pracy.

Wypłata wynagrodzeń pracowników

Pracodawca ustala termin wypłaty wynagrodzeń w swoim zakładzie pracy, czyli określa czy wynagrodzenie za miesiąc przepracowany jest wypłacane w miesiącu bieżącym czy w następnym.

Termin wypłaty nie może być późniejszy niż 10 dzień miesiąca następującego po miesiącu przepracowanym i taki jest domyślnie ustawiony w serwisie.

Jeżeli w firmie obowiązuje inny termin, należy go koniecznie wprowadzić przez zakładkę Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Pracownicy.

 

Uwaga!

Podany termin będzie decydował o tym wg jakich parametrów dotyczących np. składek ZUS serwis będzie wyliczał składniki wynagrodzenia.W trakcie generowania rachunku można niezależnie wskazać miesiąc, w którym nastąpi wypłata wynagrodzenia i tym samym zmienić użyte parametry.

W tym samym miejscu (“Wynagrodzenie pracowników”) można również wprowadzić informację o procentowej stawce ubezpieczenia wypadkowego, jeżeli firma płaci tę składkę w innej stawce niż podstawowa. Informacja jest edytowalna w pierwszym miesiącu księgowania w serwisie i w kwietniu każdego roku (jest to termin ustalania nowej stawki).

Wprowadzenie danych dotyczących warunków pracy pracownika:

Są dwa sposoby wprowadzenia pracownika do serwisu:

1.Wprowadzanie pracownika

Należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ Nowy pracownik, wybieramy jedną z opcji np.: “Żadne z powyższych relacji nie zachodzą”/”wprowadź dane pracownika ręcznie” i uzupełniamy dane takie jak:

  • dane osobowe,
  • adres zameldowania,
  • adres zamieszkania jeżeli jest inny niż zameldowania,
  • podajemy rachunek bankowy,
  • urząd skarbowy,
  • w przypadku umowy o pracę wybieramy kod tytułu ubezpieczenia – 01 10 XX,
  • dane ubezpieczeniowe -wybieramy rodzaj umowa o pracę,
  • wskazujemy właściwy oddział NFZ, wg adresu zamieszkania,
  • w pozycji “wynagrodzenie chorobowe” liczba wykorzystanych dni wynagrodzenia chorobowego – wpisujemy ilość dni chorobowego z poprzedniego miejsca pracy jeżeli w danym roku ta osoba była już zatrudniona w innej firmie i była tam na zwolnieniu lekarskim (tzn. miała wypłacane wynagrodzenie chorobowe do 33 dni, albo do 14 -po 50 roku życia),
  • wykształcenie- Rodzaj ukończonej szkoły.

Po uzupełnieniu tych danych – zapisujemy.

2. Wprowadzanie pracownika przez kwestionariusz

Należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników, wybieramy “Nowy pracownik”. Zaznaczamy odpowiednie pole w zależności czy jest to osoba spokrewniona, czy też obca. Wybieramy opcję “prześlij kwestionariusz osobowy”.

Pojawi się formularz wysyłanie kwestionariusza i tutaj uzupełniamy dane pracownika i podajemy jego adres e-mail, na który zostanie wysłany kwestionariusz do uzupełnienia dla pracownika. Wysłanie kwestionariusza nastąpi po wybraniu opcji zatwierdź.

Pracownik w otrzymanej wiadomości wchodzi na link “kwestionariusz osobowy” i go uzupełnia. Po odesłaniu uzupełnionego przez pracownika kwestionariusza zapisze się on automatycznie w danych pracownika. Jednocześnie o tym fakcie zostaniemy poinformowani mailowo.

Po wypełnieniu kwestionariusza przez pracownika przechodzimy do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników, klikamy na imię i nazwisko pracownika i u dołu, w danych pracownika, zatwierdzamy przesłane dane przez “zatwierdź”.

Następnie zatrudniający uzupełnia jeszcze takie informacje jak: kod tytułu ubezpieczeń, dane ubezpieczeniowe i liczbę wykorzystanych dni wynagrodzenia chorobowego.

W pozycji “wynagrodzenie chorobowe” wpisujemy ilość dni chorobowego z poprzedniego miejsca pracy, jeżeli w danym roku ta osoba była już zatrudniona w innej firmie, i była tam na zwolnieniu lekarskim (tzn. miała wypłacane wynagrodzenie chorobowe do 33 dni, albo do 14 -po 50 roku życia).

Po uzupełnieniu tych danych “zapisujemy”.

Generowanie comiesięcznych rozliczeń i księgowanie kosztów

Dodawanie umowy o pracę

Dodanie umowy może nastąpić w serwisie w sposób następujący:

    • po wprowadzeniu danych pracownika do serwisu i ich zatwierdzeniu można od razu dodać umowę poprzez wybranie w prawym górnym rogu opcji ➡ “dodaj umowę”, a następnie wybierając z listy ➡ “nowa umowa o pracę”,

lub

    • Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ wybieramy imię i nazwisko pracownika, następnie prawy górny róg ➡ “dodaj umowę”, z listy wybieramy “nowa umowa o pracę”,
    • Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ wybieramy imię i nazwisko pracownika ➡ zakładka “Umowy i rachunki” ➡ rodzaj umowy “nowa umowa o pracę”,

lub

  • Pracownicy ➡ Umowy ➡ rodzaj umowy “nowa umowa o pracę”. Następnie należy, w polu “Pracownik” wybrać z listy imię i nazwisko pracownika, dla którego umowa ma być wypełniona.

Po wybraniu odpowiedniego rodzaju umowy należy wypełnić warunki umowy.

 

W przypadku umowy o pracę:

  • w polu “Przedmiot umowy” – podajemy stanowisko pracy na jakie będzie zatrudniona dana osoba,
  • w polu “miejsce pracy” – podajemy np. nazwę miasta,
  • w polu “etat” – wybierany tą część etatu, na jaką zostaje zatrudniony pracownik,
  • w polu “kwota kosztów uzyskania przychodów” – wybieramy: zwykłe, podwyższone (jeżeli miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy), brak (np. cały miesiąc obejmuje zasiłek chorobowy),
  • w polu “Rozliczany procent kwoty wolnej od podatku” – wybieramy: 100% albo 0% (w przypadku gdy pracownik jest emerytem, rencistą, prowadzi działalność gospodarczą albo ma już jedną umowę o pracę w innym zakładzie pracy)
  • w polu “Naliczanie składki na Fundusz Pracy” – wybieramy: tak, nigdy, w zależności od wynagrodzenia. Informację o konieczności opłacania składki na FP znajdziesz w chmurce,
  • w polu “Składka na Fundusz Emerytur Pomostowych” – zaznaczamy “nie” (jeżeli nie jest to praca w warunkach szkodliwych,
  • w polu “Okres umowy” – wybieramy: czy to umowa na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony.

Przy umowie o pracę podajemy:

  • datę podpisania,
  • datę rozpoczęcia,

w polu “kwota brutto” podajemy:

  • podajemy kwotę wynagrodzenia brutto albo zaznaczamy:
    • minimalne wynagrodzenie ustawowe,
    • minimalne wynagrodzenie ustawowe obniżone do 80%.

Po wypełnieniu wszystkich pól poprawnie zatwierdzamy.

Wystawianie rachunku w serwisie

W ifirma.pl rachunek możemy wystawić w następujący sposób:

    • po dodaniu umowy do serwisu i jej zatwierdzeniu, można od razu wystawić rachunek poprzez wybranie w prawym górnym rogu opcji “wystaw rachunek”,

lub

    • menu Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ wybieramy imię i nazwisko pracownika ➡ następnie, po lewej stronie, zakładka “Umowy i rachunki” ➡ “Rachunki – wystaw nowy”,

lub

    • menu Pracownicy ➡ Umowy ➡ wybieramy rodzaj umowy “umowa o pracę”. Następnie, w polu “Pracownik”, wybrać z listy imię i nazwisko pracownika, dla którego umowa ma być wypełniona,

lub

  • menu Pracownicy ➡ Umowy ➡ w części “Umowa o pracę” ➡ “Rachunki – wystaw nowy”.

W trakcie generowania rachunku można automatycznie wyliczyć wynagrodzenie chorobowe i urlopowe pracownika.

Sprawdzamy czy wpisaliśmy właściwą kwotę brutto i termin płatności.

Jeżeli wszystko jest poprawnie – zatwierdzamy.

Wprowadzanie daty zapłaty

Po wystawieniu rachunku należy wpisać datę zapłaty tego wynagrodzenia.

Uzupełnić datę zapłaty w serwisie można:

    • po wystawieniu rachunku i zatwierdzeniu otwiera się strona z wynagrodzeniem. Po prawej stronie, pod wynagrodzeniem, wpisujemy datę opłacenia ➡ zapisujemy. Zapisze się numer DK,

lub

  • menu Zobowiązania ➡ Wynagrodzenia ➡ Data opłacenia – uzupełniamy datę zapłaty tego wynagrodzenia ➡ zatwierdzamy płatność.

Po zatwierdzeniu płatności zostanie utworzony Dowód księgowy (DK), który będzie widoczny w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków ➡ Dowody wewnętrzne i księgowe. Jednocześnie zostanie ujęty w zakładce Ewidencje ➡ KPiR.

Na podstawie wygenerowanego rachunku utworzy się automatycznie lista płac widoczna w zakładce Pracownicy ➡ Lista płac.

Zasady księgowania składek ZUS

Gdy do serwisu zostanie wprowadzona data wypłaty wynagrodzenia to automatycznie powstają przelewy do ZUS z tytułu składek za pracownika. Składki wszystkich pracowników, których wynagrodzenia były wypłacone w danym miesiącu (niezależnie od tego jakiego miesiąca przepracowanego dotyczą) są sumowane. Przelewy do ZUS są umieszczone w miesiącu, w którym przypada termin ich płatności. Wprowadzenie “Daty opłacenia” powoduje zaksięgowanie składek powstałymi Dowodami Księgowymi (widocznymi w zakładce “Wydatki” i w KPiR), wg zasad:

  • Ubezpieczenie społeczne: Przelewy do ZUS za pracownika z tytułu ubezpieczenia społecznego składa się z kwot potrąconych z pensji pracownika i z części płaconej przez pracodawcę. Gdy do przelewu wprowadzimy datę opłacenia, to zaksięgowaniu podlega tylko część składki na ubezpieczenie płacona przez pracodawcę, ponieważ część potrącana z pensji brutto pracownika została zaksięgowana jako kwota brutto wypłaty.
  • Ubezpieczenie zdrowotne: Składka została zaksięgowana poprzez przelew “Wynagrodzenie” ponieważ w całości jest opłacana z pensji pracownika.
  • Wpłata na FP i FGŚP – jest w całości zaksięgowana – ponieważ tę składkę opłaca pracodawca.

Raporty zerowe ZUS RCA/ ZUS RZA

Złożenie w ZUS „zerowych” imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA jest wymagane za pracowników, którzy w pierwszym miesiącu zatrudnienia nie otrzymali wypłaty czyli gdy wypłata za pierwszy przepracowany miesiąc zostanie wykonana w miesiącu kolejnym. W takim przypadku składamy imienny raport miesięczny ZUS RCA z „zerową” podstawą wymiaru składek i „zerowymi” składkami na ubezpieczenia.

Generowanie raportów zerowych

  • zakładka Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ generujemy ZUS DRA,
  • utworzy się strona „Tworzenie deklaracji ZUS DRA” ➡ zatwierdzamy,
  • otworzy się strona „e-deklaracje ZUS”,
  • wybieramy pracownika ➡ zaznaczamy checkbox ➡ “dodaj do deklaracji”,
  • “powód wykazania w deklaracji ZUS” ➡ wybieramy „Brak wypłaty wynagrodzenia” ➡ zatwierdzamy,
  • ta osoba pojawi się na RCA (jeżeli jest zgłoszona do składek społecznych i składki zdrowotnej) z podstawą i składkami zerowymi albo na RZA (jeżeli jest zgłoszona tylko do składki zdrowotnej) z podstawą i składką zerową.

Uwaga!

Raporty „zerowe” składamy też w przypadku oskładkowanej umowy zlecenia jeżeli zleceniobiorca jest zgłoszony do ubezpieczeń ale w danym miesiącu firma nie wypłaciła mu żadnego wynagrodzenia wtedy przekazujemy za niego „zerowy” raport ZUS RCA (jeżeli osoba ta jest zgłoszona do ubezpieczeń ze wszystkimi składkami) albo raport ZUS RZA (jeżeli osoba ta jest zgłoszona do ubezpieczeń tylko ze składką zdrowotną).

Deklaracja PIT-4

Od umowy o pracę należy odprowadzić podatek za miesiąc, w którym był naliczony i wpłacić do właściwego urzędu skarbowego do 20 następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Wyliczyć zaliczkę możemy w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ PIT-4.

W deklaracji są sumowane podatki od wszystkich wynagrodzeń, które zostały w danym miesiącu wypłacone. Jest to widoczne w miesiącu, w którym przypada termin płatności, czyli w miesiącu następnym w zakładce Zobowiązania ➡ Podatki i inne.

Deklaracja PIT-4R

Za dany rok należy złożyć deklaracje PIT-4R.

Deklarację PIT-4R należy wygenerować i złożyć do urzędu skarbowego.

W przypadku osoby fizycznej PIT-4R składamy do urzędu skarbowego wg miejsca zamieszkania płatnika, a ze względu na miejsce siedziby w przypadku osób prawnych, np. spółek kapitałowych.

Termin złożenia deklaracji PIT-4R upływa z końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym. Jedynie w razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed tą datą, PIT-4R należy złożyć do dnia zaprzestania tej działalności.

Deklarację PIT-4R można wygenerować w naszym serwisie w menu Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ PIT-4R.

Deklarację tę generujemy będąc w miesiącu księgowym grudniu.

Aby deklaracja została poprawnie wygenerowana to wcześniej musi być wpisana data opłacenia wynagrodzenia (zakładka Zobowiązania ➡ Wynagrodzenia). Muszą też być wygenerowane deklaracje PIT-4 za poszczególne miesiące).

Deklaracja PIT-11

Deklaracja PIT-11 zawiera informacje o dochodach pracowników (za poprzedni rok). Każdy pracodawca określa w niej uzyskany przez pracownika dochód i pobrane w poprzednim roku zaliczki na podatek PIT. Tak przygotowana deklaracja będzie dla pracownika podstawą do rozliczenia własnego podatku rocznego. Konieczność sporządzenia takiej deklaracji dotyczy nie tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę, ale także pracujących na zlecenie, umowę o dzieło, z tytułu prac autorskich czy mających zawarte kontrakty menedżerskie. Jeden egzemplarz deklaracji musi być przekazana pracownikowi (za potwierdzeniem odbioru), drugi jest składany do urzędu skarbowego pracownika.

Deklarację PIT-11 można wygenerować w naszym serwisie – zakładka Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ PIT-11.

Generując PIT-11 należy zmienić miesiąc księgowy na grudzień.

Aby PIT-11 został prawidłowo wygenerowany w serwisie jest ważne to aby:

  • były wygenerowane rachunki za dany miesiąc do umowy pracownika,
  • wpisana data opłacenia wynagrodzenia (zakładka Zobowiązania ➡ Wynagrodzenia).

Wszystko to zapisze się w karcie wynagrodzeń pracownika i z tego miejsca są pobierane dane do PIT-11.

Wysyłka elektroniczna deklaracji z naszego serwisu

Deklaracje (PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11) składa się właściwemu urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jeśli chodzi o deklaracje PIT-4R i PIT-8AR to należy je złożyć do końca stycznia danego roku za rok poprzedni. I w takim terminie składa je zarówno płatnik zatrudniający do 5 pracowników jak i powyżej 5 pracowników. Z tym, że jeżeli zatrudnia powyżej 5 pracowników to składa je w formie elektronicznej a jak do 5 pracowników to w formie papierowej.

Jeżeli płatnik sporządza formularze PIT-11 dla więcej niż 5 pracowników, to formularze te obowiązkowo składa się w wersji elektronicznej do końca lutego danego roku, za rok poprzedni. A jak zatrudnia do 5 pracowników to w formie papierowej do końca stycznia. Jeśli płatnik spełni warunek do przesyłania tych formularzy w tradycyjny, czyli pisemny, sposób nie pozbawia go to prawa do ich złożenia w formie elektronicznej.

W przypadku klientów ifirma.pl posiadanie podpisu elektronicznego nie jest obecnie konieczne – mogą oni dokonać wysyłki deklaracji elektronicznych za pośrednictwem danych autoryzujących.

Inaczej rzecz ujmując, deklaracje PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR są wysyłane z naszego serwisu za pomocą danych autoryzujących.

Deklaracje elektroniczne – dowiedz się więcej.

Możliwość komentowania jest wyłączona.