Urlop wychowawczy a składki ZUS

1. Informacje ogólne, kod tytułu ubezpieczenia, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe

Pracownik, który korzysta z urlopu wychowawczego, podlega obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu i rentowemu, jeżeli nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz nie ma innych tytułów, z powodu których byłby objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami. Ponadto pracownik przebywający na urlopie wychowawczym podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, o ile nie ma innego tytułu do tego ubezpieczenia.

Warto zaznaczyć, że pracownik nie podlega ubezpieczeniom: chorobowemu i wypadkowemu. Pracodawca nie opłaca wspomnianych składek – ich koszt finansowany jest przez budżet państwa.

Pracodawca jest zobowiązany do wykazania składek na odpowiednich dokumentach ubezpieczeniowych tzn. na raportach imiennych:

• RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00 wykazując okres urlopu wychowawczego i kod świadczenia przerwy 121 jako urlop wychowawczy,
• RCA wykazujemy tę osobę z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 11 00 z wykazaniem podstawy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz podstawy na ubezpieczenie zdrowotne.

Ważne !
Wniosek o urlop wychowawczy powinien być złożony w formie pisemnej nie później niż 21 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia korzystania z tego urlopu.

Od 1 września 2013 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek. Jednocześnie tak ustalona podstawa nie może być wyższa, niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

1) od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa od kwoty:
• 2617,50 zł (75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego od 1 stycznia do 30 czerwca 2023, czyli kwoty 3490,00 zł),

oraz wyższa od kwoty:

• 4 161,00 zł (60% z 6 935,00 zł. tj. przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego na rok 2023).

2) od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa od kwoty:

• 2700 zł (75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego od 1 lipca do 30 grudnia 2023, czyli kwoty 3600,00 zł),

oraz wyższa od kwoty:

• 4161,00 zł (60% z 6 935,00 tj. przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego na rok 2023).

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym stanowi równowartość specjalnego zasiłku opiekuńczego, który od 1 listopada 2018 r. i do chwili obecnej wynosi 620 zł (waloryzacja zasiłku odbywa się co 3 lata, ostatnia waloryzacja miała miejsce w okresie 1.11.2021 roku – podtrzymano dotychczasową wartość zasiłku). Podstawa ta jest niepodzielna.

Aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe należy obliczyć przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika, czyli należy wziąć pod uwagę wynagrodzenie wypłacone przez pracodawcę, który udzielił urlopu wychowawczego, za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego, jeżeli stanowiło ono podstawę wymiaru składki chorobowej. Ważne, aby pamiętać, że nie odlicza się tu części składkowej 13,71% (kwota wynagrodzenia brutto). Aby obliczyć przeciętne miesięczne wynagrodzenie należy podzielić wynagrodzenie osiągnięte przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których je uzyskał.

Podobnie, jak w przypadku wyliczenia podstawy do zasiłku chorobowego, w sytuacji gdy za dany okres pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia na skutek usprawiedliwionej nieobecności:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej, niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
• przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Urlop wypoczynkowy oraz inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachował prawo do wynagrodzenia należy potraktować, tak jak dni przepracowane w normalnym trybie.

Jeśli w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie miał wypłacanego oskładkowanego wynagrodzenia (np. w związku z tym, że przebywał na urlopie macierzyńskim/rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę brutto wynagrodzenia, która wynika z umowy o pracę. Kwota ta zgodnie z ogólną zasadą, nie może być niższa niż kwota minimalnej podstawy 2617,50 zł (od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.) oraz wyższa niż maksymalna kwota podstawy 4161,00 zł (w 2023 r.).

Urlop wypoczynkowy należy traktować na równi z okresem przepracowanym.

Przykład 1

Jeżeli wynagrodzenie Pani Jadwigi Nowak zatrudnionej na pełen etat, wynosi 5000,00 zł. brutto, na urlopie wychowawczym podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe będzie kwota 4161,00 zł brutto.

Przykład 2

Jeżeli wynagrodzenie Pani Małgorzaty Kowalskiej zatrudnionej na ½ etatu wynosi 1900 zł. brutto, na urlopie wychowawczym podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe będzie kwota: 2617,50 zł (od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.) oraz 2700,00 zł (od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.)

Przykład 3

Jeżeli wynagrodzenie Pani Martyny Majer zatrudnionej na pełny etat wynosi 3 500,00 zł. brutto, na urlopie wychowawczym podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe będzie kwota: 3500,00 zł.

Natomiast podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi – od 1 listopada 2018 r. – kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Ten zasiłek to 620,00 zł i tyle też wynosi podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne od listopada 2018 r. do teraz, ale co 3 lata, zasiłek ten podlega waloryzacji, ostatnia miała miejsce 1.11.2021, nie wprowadzono zmian jeśli chodzi o kwotę zasiłku nadal obowiązuje w dotychczasowej wysokości 620 zł.

2. Jak wykazać urlop wychowawczy w serwisie ifirma.pl?

Jeżeli urlop wychowawczy będzie obejmował cały miesiąc, a ustalona podstawa na ubezpieczenie emerytalne i rentowe będzie wynosić przykładowo 4 000,00 zł brutto, to w serwisie należy wykonać kilka kroków.

Dla pracownicy nie musimy wystawiać rachunku, jednak musimy tę osobę wykazać w raportach i deklaracji do ZUS. Zatem osobę przebywającą na urlopie wychowawczym wykazujemy

• na raporcie RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00, wykazując okres urlopu wychowawczego i kod świadczenia przerwy 121, jako urlop wychowawczy,
• na raporcie RCA wykazujemy tę osobę z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 11 00, z wykazaniem podstawy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz podstawy na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby wykazać, iż pracownik przebywa na urlopie wychowawczym należy zacząć od generowania deklaracji ZUS za miesiąc w którym pracownik przebywa na urlopie. W tym celu należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje, kolejno wybrać ikonę ZUS służącą do generowania deklaracji.

W następnym kroku na dole strony wybieramy opcję zatwierdź.

Kolejno pojawi się lista z pracownikami, którzy z powodu braku wypłaty wynagrodzenia nie pokazują się w deklaracji ZUS. W tej części należy w kolumnie Dodaj do deklaracji zaznaczyć checkbox przy osobie przebywającej na urlopie wychowawczym.

Następnie w kolumnie Powód wykazania w deklaracji ZUS rozwinąć listę i wybrać Urlop wychowawczy.

Po wybraniu opcji Urlop wychowawczy pojawi się dodatkowe pole Podstawa składek na ubezpieczenie społeczne, w którym należy wpisać kwotę brutto stanowiącą podstawę wymiaru składek przysługującą pracownikowi przebywającemu na urlopie wychowawczym. Poniżej w polu Okres przerwy należy wpisać okres trwania urlopu wychowawczego poprzez wskazanie daty z miesiąca, za który generowana jest deklaracja.

Po uzupełnieniu pól należy wybrać opcję zatwierdź. Pracownik zostanie prawidłowo wykazany na drukach DRA, RCA oraz RSA.

2.1. Podstawa zasiłku za niepełny miesiąc

Jeżeli początek lub koniec urlopu wychowawczego nastąpi w trakcie miesiąca, to podstawę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ustalamy proporcjonalnie. Ustalamy ją dzieląc policzoną wcześniej podstawę lub te 60 proc. (4161,00 zł w 2023 r.) przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca (np. styczeń ma 31 dni) i mnożymy przez liczbę dni, w których osoba podlegała ubezpieczeniu z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

3. Przejście na urlop wychowawczy w trakcie miesiąca, proporcjonalne wyliczenie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracownika

Przykład 4

Pracownica rozpoczyna urlop wychowawczy od 20 stycznia 2023 r. a ustaloną podstawą jest 4.161,00 zł.

W takim przypadku dokonać następującej kalkulacji:

4161,00 zł : 31 dni w styczniu x 12 dni ( od 20 stycznia do 31 stycznia jest 12 dni)= 1610,71

Od tej wyliczonej proporcjonalnie podstawy: 1610,71 zł ustalamy składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Podstawę składki zdrowotnej liczymy od kwoty 620 zł, która jest niepodzielna i nie obniża się proporcjonalnie za niepełny miesiąc trwania urlopu wychowawczego.

Osobę przebywającą na urlopie wychowawczym wykazujemy na raporcie:

• RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00 wykazując okres urlopu wychowawczego i kod świadczenia przerwy 121 jako urlop wychowawczy,
• RCA wykazujemy tę osobę z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 11 00 z wykazaniem podstawy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz podstawy na ubezpieczenie zdrowotne.
  W serwisie wchodzimy na zakładkę Deklaracje → Deklaracje → zielona ikona ZUS → zatwierdź.
  Utworzy się deklaracja ZUS DRA za dany miesiąc i raporty RCA, RSA .

Wybieramy raport ZUS RCA:
następnie wybieramy opcję edytuj ➡ dodaj osobę ubezpieczoną ➡ otworzy się raport który należy uzupełnić.

W części A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ podajemy dane pracownika

1. Nazwisko, 02. Imię pierwsze 03. Typ (oznaczenie P – jako PESEL) 04. Identyfikator (nr PESEL)

Część III B ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE uzupełniamy poszczególne punkty:

• pkt.01 – wpisujemy kod tytułu ubezpieczenia – 12 11 0 0
• w pkt. 03. Wymiar czasu pracy- wymiar etatu pracownika
• pkt.04 – podajemy – podstawę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – 1.610,71 zł (przykładowa kwota zgodnie z Przykład 4)
• pkt.15 – podajemy -składkę emerytalną finansowaną przez budżet państwa – 19,52% – 314,41 zł (czyli 1610,71 zł x 19,52%)
• pkt.16 – podajemy -składkę rentową finansowaną przez budżet państwa – 8% – 128,86 zł (czyli 1610,71 zł x 8%)

Następnie należy, przejść na dół strony i po lewej stronie wybrać opcję przelicz, a następnie sprawdzić kwotę w części B. polu nr 29. łączna suma składek powinna być równa sumie składek z pkt 15 i pkt 16 tzn. w powołanym przykładzie to kwota: 443,27 zł (tj. 314,41 zł + 128,86 zł)

Część III C ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

• pkt.01 podajemy – podstawę na ubezpieczenie zdrowotne – 620,00 zł
• pkt.03 – podajemy – składkę na ubezpieczenie zdrowotne – 9% – 55,80 zł

W pozostałych polach wprowadzamy wartości 0,00, części E nie uzupełniamy.

Zatwierdzamy.

Wybieramy raport ZUS RSA:

• edytuj ➡ dodaj osobę ubezpieczoną ➡ uzupełniamy dane
• pkt.01 – wpisujemy kod – 01 10 00
• pkt.02 – wpisujemy kod świadczenia przerwy – 121 (wybieramy z listy)
• pkt.03 – podajemy okres świadczenia przerwy – data – od …
• pkt.04 – podajemy okres świadczenia przerwy – data – do …

Zatwierdzamy.

Dodatkowo należy to jeszcze wykazać w deklaracji ZUS DRA. System dokona zmian automatycznie na podstawie zmian w RCA.

Część III DRA – pkt. 01 – liczba zostanie zaktualizowana o wskazaną osobę

Część IV ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE ORAZ ŹRÓDEŁ FINANSOWANIA – składki finansowane z budżetu państwa

• pkt. 10 – składka na emerytalne – 19,52% – automatycznie zostanie uzupełniona kwota składki – 314,41 zł
• pkt.11 – składka na rentowe – 8% – automatycznie zostanie uzupełniona kwota składki – 128,86 zł
• pkt. 12 – suma – 443,27 zł uzupełni się automatycznie

Część VI pkt. 04 – uzupełni się automatycznie – 55,80 zł.

4. Przejście pracownika bezpośrednio z urlopu rodzicielskiego na urlop wychowawczy

Przykład 5

Pracownik przebywał na urlopie rodzicielskim do 11 lutego 2023. Po zakończonym urlopie rodzicielskim pracownik przeszedł na urlop wychowawczy od dnia 12 lutego do 31 grudnia 2023. W umowie o pracę jest zapis o wynagrodzeniu brutto 4000 zł.

Dla pracownika, który przebywa na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim w serwisie ifirma.pl nie wystawia się rachunku do umowy o pracę więcej informacji na ten temat znajduje się tutaj.

Od 1 do 11 lutego 2023, pracownik przebywał na urlopie rodzicielskim, należy wykazać go, standardowo, zaczynając od generowania deklaracji ZUS DRA za miesiąc luty 2023.

W tym celu należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje, kolejno wybrać ikonę ZUS służącą do generowania deklaracji.

W następnym kroku na dole strony wybieramy opcję zatwierdź.

Kolejno pojawi się lista z pracownikami, którzy z powodu braku wypłaty wynagrodzenia nie pokazują się w deklaracji ZUS. W tej części należy w kolumnie Dodaj do deklaracji zaznaczyć checkbox przy osobie, która kończy urlop rodzicielski w trakcie miesiąca.

Następnie w kolumnie Powód wykazania w deklaracji ZUS rozwinąć listę i w kolumnie Powód wykazania w deklaracji ZUS należy wybrać Urlop macierzyński, jako kod przerwy wskazać 319 – urlop rodzicielski, jako okres przerwy wprowadzić należy okres urlopu rodzicielskiego, zakończonego w trakcie miesiąca, zgodnie z Przykładem 5 będzie to okres od 1 lutego do 11 lutego 2023 r.

Następnie na dole należy zatwierdzić zmiany.

Kolejno należy wykazać pracownika na raporcie RCA z kodem ubezpieczenia 121100 oraz proporcjonalnie przeliczyć składki emerytalne i rentowe finansowane z budżetu państwa, dla urlopu wychowawczego, który rozpoczął się od dnia 12 lutego 2023 roku.

WAŻNE
W takim przypadku pracownik, powinien być wykazany 1 raz na raporcie RCA z kodem 121100 oraz dwa razy na raporcie RSA z kodem świadczenia/ przerwy 319 – jak dla urlopu rodzicielskiego oraz 121 jak dla urlopu wychowawczego, z wykazaniem odpowiedniego okresu obejmującego właściwe daty dla powyższych urlopów pracownika.

Poniżej zostały opisane czynności jakie należy wykonać aby pracownika ręcznie dodać deklaracji.

Przed ręcznym dodaniem pracownika do deklaracji RCA należy wyliczyć podstawę wymiaru składek ZUS z tytułu urlopu wychowawczego za niepełny miesiąc.

Zgodnie z Przykładem 5 pracownik zakończył urlop rodzicielski w dniu 11 lutego 2023 roku, a rozpoczął urlop wychowawczy od dnia 12 lutego 2023 roku. Ustalona podstawa wymiaru składek ZUS za pełny miesiąc wynosiła 4 000,00 zł brutto.

W celu obliczenia podstawy wymiaru składek ZUS za niepełny miesiąc należy przyjąć schemat obliczeń:

• Ustaloną podstawa składek ZUS za pełny miesiąc należy podzielić przez liczbę dni kalendarzowych przypadającą na dany miesiąc. Następnie należy otrzymaną kwotę pomnożyć razy dni kalendarzowe przypadające na okres kiedy pracownik przebywał na urlopie wychowawczym.

  4000,00 zł : 28 dni w lutym x 17 dni ( od 12 lutego do 28 lutego jest 17 dni)= 2428,57 zł

  Od wyliczonej podstawy za niepełny miesiąc należy ustalić składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
  Aby ustalić kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne należy przemnożyć podstawę przez 19, 52 %

• 2428,57 zł x 19,52 % = 474,06 zł
• Aby ustalić kwotę składki na ubezpieczenie rentowe należy przemnożyć podstawę przez 8%
• 2428,57 zł x 8% = 194,29 zł
• Podstawę składki na ubezpieczenie i zdrowotne stanowi kwota 620 zł, która jest niepodzielna i nie obniża się proporcjonalnie za niepełny miesiąc trwania urlopu wychowawczego.
  Aby ustalić kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne należy przemnożyć podstawę przez 9%.
• 620,00 zł * 9% = 55,80 zł
• Składki za pracownika zostały ujęte na deklaracji RCA miesiąca w którym była wypłata wynagrodzenia. Ponieważ wypłata wynagrodzenia dla Przykładu 5. nastąpiła w kwietniu to należy wybrać w kolumnie RCA okres 02/2023 i na dole strony edytuj.

Następnie należy wybrać ikonę dodaj osobę ubezpieczoną.

Otworzy się raport, który należy uzupełnić podając dane pracownika, kod tytułu ubezpieczeń, podstawę składek i składki. Należy uzupełnić poszczególne bloki:

A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ:

• 01. NAZWISKO.
• 02. IMIĘ PIERWSZE.
• 03. TYP – należy z rozwijanej listy wybrać oznaczenie P.
• 04. IDENTYFIKATOR – należy wpisać numer PESEL.

B. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

• 01. KOD TYTUŁU UBEZPIECZENIA – należy wskazać 12 11 00
• 04.PODSTAWA WYMIARU SKŁADKI- należy wskazać wcześniej wyliczoną podstawę wymiaru składek emerytalno- rentowej za niepełny miesiąc tj. 2428,57 zł
• 15.BUDŻET PAŃSTWA- należy wskazać składkę na ubezpieczenie emerytalne finansowaną przez budżet państwa w wysokości 19,52 % podstawy tj. 474,06 zł
• 16.BUDŻET PAŃSTWA- należy wskazać składkę na ubezpieczenie rentowe finansowaną przez budżet państwa w wysokości 8 % podstawy tj.194,29 zł
• w pozostałych polach od części B do D należy podać wartość 0,00
• części E oraz F nie wypełniamy

C. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

• 01.PODSTAWA WYMIARU SKŁADKI-należy wskazać 620 zł.
• 03.KWOTA NALEŻNEJ SKŁADKI FINANSOWANA Z BUDŻETU PAŃSTWA BEZPOŚREDNIO DO ZUS – należy wskazać składkę na ubezpieczenie zdrowotne finansowaną przez budżet państwa w wysokości 9 % podstawy tj. 55,80 zł.

W celu zapisania zmian w deklaracji należy wybrać ikonę przelicz oraz zatwierdź.

Następnie należy przejść do deklaracji RSA 2/2023 i na dole strony wybrać edytuj.

Kolejno należy na dole deklaracji wybrać opcję + dodaj osobę ubezpieczoną.

Należy uzupełnić w części:

• A. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej.
• pole 01. Nazwisko
  pole 02. Imię Pierwsze
  pole 03. TYP jako P ( jak PESEL)
  pole 04. Identyfikator ( wprowadzając nr PESEL pracownika)
• B. Rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek i zestawienie wypłaconych świadczeń/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej
• pole 01. Kod tytułu ubezpieczenia należy wskazać kod tytułu ubezpieczenia pracownika np. 011000
  pole 02. Kod świadczenia/ przerwy 121 – czyli urlop wychowawczy
  pole 03. Okres od ( termin rozpoczęcia urlopu wychowawczego) np. 12.02.2023
  pole 04. Okres do ( ostatni dzień danego miesiąca, którego dotyczy deklaracja) np. 28.02.2023.

  Pozostałe pola w części B należy pozostawić puste.

Po wprowadzeniu zmian należy je na dole zapisać, wybierając opcję zatwierdź.

Podsumowując pracownik powinien zostać ujęty dwa razy na deklaracji RSA:z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00.

1) wykazując okres urlopu rodzicielskiego i kod świadczenia przerwy 319 jako urlop rodzicielski

2) wykazując okres urlopu wychowawczego i kod świadczenia przerwy 121 jako urlop wychowawczy

Urlop wychowawczy zostanie również wykazany automatycznie w deklaracji ZUS DRA za okres 2/2023 w blokach:

IV. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE ORAZ ŹRÓDEŁ FINANSOWANIA

• 10.BUDŻET PAŃSTWA – została ujęta składka na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez budżet państwa w wysokości 19,52% podstawy tj. 474,06 zł
• 11.BUDŻET PAŃSTWA – została ujęta składka na ubezpieczenie rentowe finansowana przez budżet państwa w wysokości 8% podstawy tj. 194,29 zł

VI. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

04. KWOTA NALEŻNYCH SKŁADEK FINANSOWANA Z BUDŻETU PAŃSTWA BEZPOŚREDNIO DO ZUS – została ujęta składka na ubezpieczenie zdrowotne finansowana przez budżet państwa w wysokości 9 % podstawy tj. 55,80 zł

W jaki sposób wysłać deklarację DRA do ZUS jest opisane tutaj

W kolejnych, pełnych miesiącach urlopu wychowawczego pracownika, należy postępować według schematu opisanego w pkt 1 oraz w pkt 2 niniejszej instrukcji.

5. Przejście pracownika bezpośrednio po urlopie wychowawczym na urlop wypoczynkowy

Przykład 6

Pracownik przebywał na urlopie wychowawczym do 11.02.2023 Po zakończonym urlopie wychowawczym pracownik złożył wniosek o udzieleniu mu urlopu wypoczynkowego od dnia 12.02.2023 W umowie o pracę jest zapis o wynagrodzeniu brutto 5000 zł oraz o wypłacie wynagrodzenia w miesiącu przepracowanym, w związku z tym do 28.02.2023 r. pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenie urlopowego.

W celu wystawienia rachunku należy ustawić w górnym lewym rogu serwisu miesiąc luty 2023 r. i przejść do zakładki Pracownicy ➡ Umowy, następnie w wierszu Umowy w kolumnie Rachunki należy wybrać opcję +wystaw nowy.

W otwartym rachunku należy wybrać opcje wylicz wynagrodzenie urlopowe lub za niepełny miesiąc.

W kolejnym kroku należy uzupełnić pola:

• Pensja – należy pozostawić domyślnie wybraną opcję stała.
• Liczba godzin przepracowanych w miesiącu urlopu – należy uzupełnić liczbę godzin roboczych dla całego miesiąca kalendarzowego.
• Urlop – z dostępnej listy należy wybrać urlop bezpłatny (celem technicznym), a następnie urlop płatny.
• „Od Do” – w polu Od należy wpisać pierwszy dzień urlopu wypoczynkowego w polu Do należy wskazać ostatni dzień urlopu wypoczynkowego.
• Liczba godzin roboczych – należy uzupełnić ilość godzin roboczych przypadających na okres kiedy pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym.
• Liczba dni roboczych – należy uzupełnić ilość dni roboczych przypadających na okres kiedy pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym.

• Pensja – należy pozostawić domyślnie wybraną opcję stała.
• Liczba godzin przepracowanych w miesiącu urlopu – w lutym 2023 r. nominalna liczba godzin roboczych wynosi 160.
• Urlop – z dostępnej listy należy wybrać urlop bezpłatny (dla celów technicznych).
• „Od Do” – w polu Od należy wskazać od 1.02.2023 natomiast w polu Do należy wprowadzić ostatni dzień urlopu wychowawczego czyli 11.02.2023.
• Liczba godzin roboczych – w okresie od 01.02.2023 do 11.02.2023 było do przepracowania 8 dni roboczych, czyli 8 dni x 8h = 64 godzin,
• Liczba godzin dni roboczych w okresie od 01.02.2023 do 11.02.2023 było do przepracowania 8 dni roboczych.

Kolejno należy wybrać na dole opcję : +dodaj nową pozycję

• Urlop – z dostępnej listy należy wybrać urlop płatny.
• „Od Do” – w polu Od należy wskazać 12.02.2023 natomiast w polu Do należy wpisać 28.02.2023.
• Liczba godzin roboczych – w okresie od 12.02.2023 do 28.02.2023 było do przepracowania 12 dni roboczych, czyli 12 dni x 8h = 96 godzin,
• Liczba dni roboczych – w okresie od 12.02.2023 do 28.02.2023 było do przepracowania 12 dni roboczych.

Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych serwis powróci do widoku rachunku. Tak przeliczone wynagrodzenie należy zatwierdzić co spowoduje zapisanie rachunku.

W widoku rachunku będą dostępne m.in. informacje o kwocie netto do wypłaty oraz okresie przebywania przez pracownika na urlopie wypoczynkowym, ponadto pojawi się miejsce na wpisanie daty wypłaty wynagrodzenia.

Na koniec należy wprowadzić datę opłacenia rachunku, aby składki ZUS poprawnie naliczyły się w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Wpisanie daty opłacenia spowoduje, że pojawi się numer dowodu księgowego – DK, który będzie wskazywać, że wynagrodzenie brutto z umowy o pracę zostało zaksięgowane w Księdze Przychodów i Rozchodów w miesiącu, którego dotyczy (miesiąc przepracowany przez pracownika).

W kolejnym kroku należy również w miesiącu lutym 2023 przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie pojawi się komunikat Czy chcesz stworzyć deklarację na luty 2023? oraz składki za przedsiębiorcę. Należy wybrać zielony przycisk zatwierdź.

Aby uzyskać podgląd na wygenerowaną deklarację należy w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje w kolumnie DRA/RCA/RSA wybrać odpowiedni okres.

Ważne pracownik powinien zostać ujęty 2 razy na deklaracji RCA:

• z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 11 00 z wykazaniem podstawy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz podstawy na ubezpieczenie zdrowotne.
• z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00 z wykazaniem podstawy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz podstawy na ubezpieczenie zdrowotne od wynagrodzenia brutto.

W wyniku wystawienia dla pracownika rachunku za miesiąc luty 2023 z datą wypłaty wynagrodzenia przypadająca na ostatni dzień miesiąca tj. 28.02.2023 r. oraz dzięki wygenerowaniu przez Użytkownika deklaracji ZUS za pomocą zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje, składki ZUS pracownika za czas kiedy przebywał na urlopie wypoczynkowym z kodem ubezpieczenia 01 10 00 zostały ujęte automatycznie na RCA 02/2023. Zgodnie z informacjami zawartymi w ramce powyżej pracownik powinien być wykazany 2 razy w deklaracji RCA. Poniżej zostały opisane czynności opisujące w jaki sposób wykazać pracownika dodatkowo z kodem ubezpieczenia 12 11 00 czyli właściwym dla urlopu wychowawczego.

Przed ręcznym dodaniem pracownika do deklaracji RCA należy wyliczyć podstawę wymiaru składek ZUS z tytułu urlopu wychowawczego za niepełny miesiąc.

Zgodnie z Przykładem 6 pracownik zakończył urlop wychowawczy w dniu 11.02.2023. Ustalona podstawa wymiaru składek ZUS za pełny miesiąc przy wynagrodzeniu 5 000,00 zł brutto w 2023 r. wynosi 4 161,00 zł.

W celu obliczenia podstawy wymiaru składek ZUS za niepełny miesiąc należy przyjąć schemat obliczeń:

• Ustaloną podstawa składek ZUS za pełny miesiąc należy podzielić przez liczbę dni kalendarzowych przypadającą na dany miesiąc. Następnie należy otrzymaną kwotę pomnożyć razy dni kalendarzowe przypadające na okres kiedy pracownik przebywał na urlopie wychowawczym.

  4161,00 zł : 28 dni w lutym x 11 dni ( od 1 lutego do 11 lutego jest 11 dni) = 1634,68 zł

  Od wyliczonej podstawy za niepełny miesiąc należy ustalić składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

  Aby ustalić kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne należy przemnożyć podstawę przez 19, 52 %

• 1634,68 zł x 19,52 % = 319,09 zł
• Aby ustalić kwotę składki na ubezpieczenie rentowe należy przemnożyć podstawę przez 8%
• 1634,68 zł x 8 % = 130,77 zł
• Podstawę składki na ubezpieczenie i zdrowotne stanowi kwota 620 zł, która jest niepodzielna i nie obniża się proporcjonalnie za niepełny miesiąc trwania urlopu wychowawczego.
  Aby ustalić kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne należy przemnożyć podstawę przez 9%.
• 620,00 zł * 9% = 55,80 zł
• Składki za pracownika zostały ujęte na deklaracji RCA miesiąca w którym była wypłata wynagrodzenia. Ponieważ wypłata wynagrodzenia dla Przykładu 6. nastąpiła w lutym 2023 to należy wybrać w kolumnie RCA okres 02/2023 i na dole strony edytuj.

Następnie należy wybrać ikonę dodaj osobę ubezpieczoną.

Otworzy się raport, który należy uzupełnić podając dane pracownika, kod tytułu ubezpieczeń, podstawę składek i składki. Należy uzupełnić poszczególne bloki:

A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

• 01. NAZWISKO.
• 02. IMIĘ PIERWSZE.
• 03. TYP- należy z rozwijanej listy wybrać oznaczenie P.
• 04. IDENTYFIKATOR- należy wpisać numer PESEL.

B. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

• 01. KOD TYTUŁU UBEZPIECZENIA – należy wskazać 12 11 00
• 04.PODSTAWA WYMIARU SKŁADKI – należy wskazać wcześniej wyliczoną podstawę wymiaru składek emerytalno- rentowej za niepełny miesiąc tj. 1634,68 zł
• 15.BUDŻET PAŃSTWA – należy wskazać składkę na ubezpieczenie emerytalne finansowaną przez budżet państwa w wysokości 19,52 % podstawy tj. 319,09 zł
• 16.BUDŻET PAŃSTWA – należy wskazać składkę na ubezpieczenie rentowe finansowaną przez budżet państwa w wysokości 8 % podstawy tj. 130,77 zł
• w pozostałych polach od części B do D należy podać wartość 0,00
• części E i F nie wypełniamy

C. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

• 01.PODSTAWA WYMIARU SKŁADKI-należy wskazać 620 zł.
• 03.KWOTA NALEŻNEJ SKŁADKI FINANSOWANA Z BUDŻETU PAŃSTWA BEZPOŚREDNIO DO ZUS – należy wskazać składkę na ubezpieczenie zdrowotne finansowaną przez budżet państwa w wysokości 9 % podstawy tj. 55,80 zł.

W celu zapisania zmian w deklaracji należy wybrać ikonę przelicz oraz zatwierdź.

Następnie należy przejść do deklaracji RSA 02/2023 i na dole strony wybrać edytuj.

Kolejno należy odszukać ubezpieczonego, który przebywał na urlopie wychowawczym. W polu Kod świadczenia przerwy należy zmienić z 111 na 121. Na koniec należy zapisać zmiany.

Podsumowując pracownik powinien zostać ujęty raz na deklaracji RSA:z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00 wykazując okres urlopu wychowawczego i kod świadczenia przerwy 121 jako urlop wychowawczy.

• Urlop wychowawczy zostanie również wykazany automatycznie w deklaracji ZUS DRA za okres 2/2023 w blokach:

  IV. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE ORAZ ŹRÓDEŁ FINANSOWANIA

• 10.BUDŻET PAŃSTWA – została ujęta składka na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez budżet państwa w wysokości 19,52 % podstawy tj. 319,09 zł.
• 11.BUDŻET PAŃSTWA – została ujęta składka na ubezpieczenie rentowe finansowana przez budżet państwa w wysokości 8 % podstawy tj. 130,77 zł

Autor: Patrycja Tokarska – ifirma.pl