1.7. Księgowanie składek ZUS pracownika
1.8. Księgowanie składek ZUS zleceniobiorcy
1.9. Księgowanie składek ZUS wykonawcy dzieła, który ma równocześnie zawartą umowę o pracę u tego samego wykonawcy
Zakładka Zobowiązania → Składki ZUS umożliwia przede wszystkim:
Poniżej znajduje się charakterystyka każdej z wyżej wymienionych opcji.
▲ wróć na początek
Funkcjonalność ta jest przewidziana dla sytuacji kiedy płatnik składek, oprócz podstawowych składek ZUS wygenerowanych automatycznie w serwisie ifirma.pl, potrzebuje dodania dodatkowej składki/składek. Najczęstszą sytuacją, w której przedsiębiorca powinien dodać ręcznie składkę ZUS, jest przypadek kiedy klient przechodzi do serwisu ifirma.pl w trakcie trwania roku, a poprzednie miesiące rozliczał poza systemem.
Wówczas składki ZUS, które należy zapłacić w pierwszym miesiącu księgowym wskazanym w serwisie należy dodać ręcznie, aby poprawnie rozliczyły się w PIT-5 oraz KPIR. Klient serwisu nie będzie miał bowiem możliwości wygenerowania deklaracji ZUS w miesiącu poprzednim, do którego nie będzie miał dostępu. Innym przykładem, dla którego warto skorzystać z opcji dodaj składkę ZUS, jest sytuacja kiedy przedsiębiorca opłaca składki z innego tytułu niż comiesięczne zobowiązanie. Może mieć to miejsce w momencie rozbicia zadłużenia względem ZUS na raty, kiedy to przedsiębiorca wpłaca do ZUS dodatkową składkę na wskazane ubezpieczenie. Należy natomiast pamiętać, aby składki ZUS, dodawać zawsze według ich typu, aby poprawnie rozliczyły się w PIT-5 i KPIR.
Przykład 1.
Przedsiębiorca otworzył działalność 01.01.2023 r. natomiast, zamierza rozliczać się za pośrednictwem serwisu IFIRMA.PL od miesiąca kwietnia 2023.
W związku z tym, że składki są płacone do 20 dnia następnego miesiąca należy dodać składki ZUS za miesiąc marzec płatne w kwietniu, jako zobowiązanie opłacone w kwietniu, na podstawie DRA ZUS za miesiąc marzec wygenerowanego w innym programie. Miesiąc marzec nie będzie dostępny dla Klienta, co oznacza że nie będzie możliwości wygenerowania deklaracji ZUS DRA za ten miesiąc, koniecznie będzie w miesiącu kwietniu dodać te składki ręcznie (zawsze w dacie zapłaty). Składki zapłacone przez przedsiębiorcę w lutym i marcu są wprowadzane do serwisu podczas generowania pierwszej deklaracji PIT-5 w serwisie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
Przykład 2.
Pan Paweł prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym PIT-5L od 01.04.2023 r. Przeszedł do serwisu ifirma.pl w miesiącu lipcu 2023. W związku z tym, Pan Paweł korzysta z “ulgi na start” i z tytułu działalności gospodarczej opłaca jedynie składkę zdrowotną. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wprowadzić do systemu składkę za czerwiec, która została opłacona w lipcu 2023. W przypadku składek za kwiecień i maj, przedsiębiorca wprowadza je podczas generowania pierwszego PIT-5L. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.
W tym celu, Pan Paweł powinien skorzystać z DRA 06/2023, gdzie znajdzie kwotę opłaconej składki zdrowotnej, którą należy wprowadzić do systemu ifirma.pl.
Poniżej została zamieszczona deklaracja DRA, z której można odczytać wartość składki zdrowotnej.
Następnie, aby dodać składkę ZUS ręcznie należy przejść do zakładki Zobowiązania → Składki ZUS wybrać opcję + dodaj składkę zus,
Następnie pojawi się formularz wypełniania danych dotyczących przelewu do ZUS.
Podczas dodawania składki ZUS pojawi się okno Płatnik w której należy bezwzględnie wskazać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Jeżeli, w tym miejscu zostanie wybrana nazwa firmy, wówczas składki ZUS nie odliczą się prawidłowo w PIT-5. Opcja ta, domyślnie wybiera dane przedsiębiorcy, w związku z tym, nie należy ich w żaden sposób zmieniać.
Kolejno można dodać dowolny Typ składki ZUS:
Nazwa Składki | Miejsce księgowania |
Ubezpieczenie społeczne pracodawcy | Pomniejsza dochód do opodatkowania i jest wykazywana w generowanej deklaracji PIT-5/PIT-5L. Pomniejsza przychód od opodatkowania w generowanej deklaracji PIT-28. |
Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy | Od deklaracji PIT-5L pomniejsza dochód do opodatkowania lub jest ujmowana jako koszt do wysokości limitu w skali roku.
Od 1 stycznia 2022 r. nie jest ujmowana w PIT-5. Od 1 lipca 2022 r. jest ujmowana w PIT-28. Przedsiębiorca obniża przychód o 50% zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne w danym miesiącu lub kwartale. |
Fundusz pracy pracodawcy | jest dla przedsiębiorcy kosztem, natomiast z uwagi na to, że przedsiębiorca rozliczający z podatku zryczałtowanego nie księguje kosztów ta ta składa nie wpływa na jego księgowanie. W przypadku przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów jest ona zaksięgowana w kolumnie 13 Pozostałe Wydatki. |
Ubezpieczenie społeczne pracownika | księgowane w KPIR w miesiącu zapłaty składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenia następuje do 10 dnia następnego miesiąca) księgowane w KPIR w miesiącu należnym (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenie jest do końca miesiąca) |
Ubezpieczenie zdrowotne pracownika | księgowane w kwocie brutto wynagrodzenia pracownika w dacie wypłaty |
Fundusz Pracy i FGŚP pracownika | księgowany w KPIR w miesiącu zapłaty składek ZUS (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenia następuje do 10 dnia następnego miesiąca) księgowane w KPIR w miesiącu należnym (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenie jest do końca miesiąca) |
Cel dodania składki może być różny, w zależności od indywidualnej sytuacji, która dotyczy przedsiębiorcy, należy go wskazać w drugim wierszu obok Typu składki.
Najczęściej ma to miejsce, gdy:
W przypadku gdy przedsiębiorca potrzebuje dodać dodatkową wpłatę do ZUS, niepowiązaną z deklaracją. Wprowadzona wartość składki poprzez tę opcję, nie jest ujmowana w KPIR ani w zaliczce na podatek dochodowy.
Opcja ma jedynie charakter informacyjny. Przedsiębiorca może dodać wpłatę celem późniejszego wydruku określonych składek, które zostały wpłacone do ZUS. Wpłata może stanowić odzwierciedlenie otrzymanego od ZUS rozliczenia wpłat.
Podczas wprowadzania do systemu dodatkowej wpłaty, należy zweryfikować poprawność wprowadzania wartości składek ZUS w odpowiednie pola w zakładce.
Każda z zakładek wskazuje dokładny typ składki oraz adnotację komu jest przypisania – przedsiębiorcy bądź pracownikowi. Istotne jest bowiem, aby w tym wypadku, skrupulatnie wypełnić wskazane pole. Z pewnością będzie to sporym ułatwieniem dla przedsiębiorcy, który skorzystał z tej opcji w celu udokumentowania dodatkowej wpłaty do ZUS.
Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS, istnieje możliwość wydruku przelewu do ZUS poprzez wybranie ikony w kształcie drukarki.
Wydruk zapisze się w formacie pdf.
Plik elixir, dostępny podczas generowania przelewu, umożliwia Użytkownikowi pobranie pliku zawierającego dane do przelewu z wykazaną wartością zobowiązania wobec ZUS. Korzystając ze wskazanej ikony, która znajduje się w prawym rogu strony (ikona kartki z zagiętym rogiem), istnieje możliwość pobrania gotowej paczki przelewu, którą można zaimportować na konto bankowe. Wówczas przedsiębiorca ma możliwość natychmiastowego przekazania zlecenia do wysyłki. Więcej na temat tworzenia paczek przelewów znajduje się tutaj.
Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS istnieje możliwość wygenerowania kodu QR dla składek ZUS, poprzez wybór ikony zaznaczonej na poniższym zrzucie ekranu.
Przykładowy kod QR wygenerowany w serwisie ifirma.pl
Po wygenerowaniu kodu QR, przedsiębiorca ma możliwość dzięki temu, pobrać wszelkie dane do przelewu a następnie wykorzystać treść w celu opłacenia składek ZUS. Jest to znaczne ułatwienie dla klientów, którzy mają możliwość korzystać z takiej sposobności podczas dokonywania przelewu w swoim banku.
▲ wróć na początek
Jeżeli Użytkownik serwisu zapłacił w jednej dacie wszystkie zobowiązania względem ZUS, może skorzystać z opcji wprowadzenia daty opłacenia składek, co zaoszczędzi mu czasu, gdyż uzupełnienie jednego pola spowoduje, że wszystkie składki ZUS zapiszą tą datę i uzupełnią się automatycznie. W celu uzupełnienia daty należy wybrać opcję wprowadź datę opłacenia,
następnie należy uzupełnić datę zapłaty składek ZUS i dokonać zapisu poprzez wybranie opcji zatwierdź – zielony przycisk na poniższym obrazie.
Po dokonaniu zapisu daty opłacenia zostaną uzupełnione dla każdej składki
Po wprowadzeniu daty, zapłaty składki na FP, utworzy się Numer DK, który automatycznie wykaże opłaconą składkę w KPIR. Więcej na ten temat jest dostępne tutaj.
Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS widoczne są:
Zasada księgowania składek ZUS pracodawcy zależy od przyjętej formy rozliczenia, inaczej rozliczają się koszty składek u przedsiębiorcy opodatkowanym na zasadach ogólnych inaczej jeśli przedsiębiorca rozlicza się na zasadzie ryczałtu.
Poniżej jest opisana sytuacja dotycząca księgowania składek ZUS dla przedsiębiorcy, który rozlicza się na zasadach ogólnych:
Kwota do zapłaty pokazuje całość zobowiązań składek ZUS Przedsiębiorcy, które ma zapłacić za dany miesiąc, na podstawie wygenerowanej uprzednio deklaracji ZUS DRA.
Kwota do zaksięgowania wskazuje, że ze wszystkich składek społecznych tylko Fundusz Pracy pracodawcy (o ile występuje obowiązek jego opłacania np. przy Dużym ZUS). Małym ZUS-ie jeżeli podstawa na ub. społeczne jest równa lub większa niż wynagrodzenie minimalne obowiązujące w danym roku) trafi jako koszt w dacie zapłaty składki do kolumny nr 13 Pozostałe wydatki w Księdze Przychodów i Rozchodów, po wprowadzeniu daty opłacenia stworzy się dowód księgowy (DK w kolumnie Numer DK) i jest to działanie prawidłowe, gdyż pozostałe składki społeczne tzn. Ubezpieczenie społeczne pracodawcy oraz Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy rozliczone zostaną w PIT-5/PIT-5L/PIT-28.
Podsumowując:
Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach podatku zryczałtowanego PIT-28 mają możliwość pomniejszyć przychody o 50% zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli przedsiębiorca opłaca składki również za osobę współpracującą, to wysokość odliczenia składki zdrowotne za osobę współpracującą także jest ograniczona w 50%. Z kolei przedsiębiorcy będący na podatku liniowym od deklaracji PIT-5L za 06/2022 lub II kwartał 2022 pomniejszają dochód do opodatkowania lub mają możliwość ujęcia zdrowotnej jako koszt do wysokości limitu w skali roku do kwoty 8700 zł. Przedsiębiorcy będący na podatku według skali podatkowej PIT-5 nie mają żadnej możliwości odliczenia składki zdrowotnej.
Poniżej został zaprezentowany raport z podatku PIT-5l, gdzie przedsiębiorca zalicza składki na ubezpieczenie zdrowotne jako koszt i dlatego w raporcie w polu Suma odliczonych składek na ub. zdrowotne są wartości zerowe.
Poniżej został zaprezentowany raport z podatku PIT-5l, gdzie przedsiębiorca zalicza składki na ubezpieczenie zdrowotne jako koszt i dlatego w raporcie w polu Suma odliczonych składek na ub. zdrowotne są wartości zerowe.
Poniżej został zaprezentowany raport z podatku PIT-28.
Przedsiębiorca, któremu w danym miesiącu powstała nadpłata składek ZUS (np. ze względu na wypłatę zasiłku chorobowego i korektę ZUS DRA) powinien pamiętać, by po złożeniu korekty deklaracji, zmienić miesiąc księgowy na kolejny i przywrócić składki ZUS w zakładce: Zobowiązania → Składki ZUS, które faktycznie zapłacił w danym okresie, gdyż wartości tych składek ma bezpośredni wpływ na uprzednio rozliczony za ten okres PIT-5PIT-5/PIT-5L/PIT-28.
W zakładce Zobowiązania → Składki ZUS zawsze powinny znajdować się kwoty, jakie przedsiębiorca faktycznie opłacił w danym miesiącu za składki ZUS, bez względu na wartości wynikające z deklaracji ZUS DRA lub ich późniejszych korekt.
Nadpłatę z ZUS najlepiej rozliczyć posiłkując się formularzem RD-3, tj. informacją o stanie konta płatnika składek, z którego bezpośrednio wynika m.in. rozksięgowanie składek na konkretne kwoty, związane z nadpłatą ZUS.
W przypadku kiedy wartości składek ZUS w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS są rozbieżne z tym co widać na rozksięgowaniu składek ZUS na wniosku RD-3 przedsiębiorca ma trzy możliwe rozwiązania na zaksięgowanie tych składek ZUS w systemie ifirma:
Otrzymaliśmy również informację, że istnieje możliwość potwierdzenia księgowań składek przez ZUS, poprzez złożenie druku POG przez serwis PUE ZUS. W takiej sytuacji należy napisać pismo ogólne, w którym płatnik zwróci się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o wgląd do jego konta i informacji jak składki są księgowane na koncie.
Poniżej przykład w jaki sposób księgowane są składki ZUS od wynagrodzeń pracowników, w dwóch sytuacjach:
W kolumnie Kwota do zapłaty przy:
W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP pracownika, finansowane przez pracodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 19 października, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez pracodawcę od wynagrodzenia pracownika została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym wrześniu: DK 1/9/2023 ZUS, oraz DK 2/9/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy cofnąć się do miesiąca księgowego wrzesień, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.
W kolumnie Kwota do zapłaty przy:
W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP pracownika, finansowane przez pracodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 16 listopada, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez pracodawcę od wynagrodzenia pracownika została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym lipiec: DK 1/9/2023 ZUS, oraz DK 2/9/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy ustawić się w miesiącu księgowym wrzesień, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.
W kolumnie Kwota do zapłaty przy:
W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP zleceniobiorcy, finansowane przez zleceniodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 16 października, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez zleceniodawcę od wynagrodzenia zleceniobiorcy została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym październik : DK 1/10/2023 ZUS, oraz DK 2/10/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy ustawić się w miesiącu księgowym październik, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.
Składki ZUS pracowników na umowę o dzieło
Rzadko występująca sytuacja ponieważ, co do zasady składek ZUS nie odprowadzamy od umów o dzieło, wyjątek stanowią sytuacje, gdy wykonawca dzieła jest jednocześnie np. zatrudniony u tego samego pracodawcy na umowę o pracę, wtedy należy odprowadzać pełne składki ZUS. Składki w tym przypadku są kosztem w dacie ich uregulowania.
W kolumnie Kwota do zapłaty przy:
W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP zleceniobiorcy, finansowane przez zleceniodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 16 października, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez zleceniodawcę od wynagrodzenia zleceniobiorcy została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym październik : DK 3/10/2023 ZUS, oraz DK 4/10/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy ustawić się w miesiącu księgowym październik, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.
Składki ZUS razem
podsumowanie wszystkich składek ZUS dla pracownika i pracodawcy z podziałem na daną składkę ZUS.
Składki ZUS dodane ręcznie
wykaz składek ZUS dodanych ręcznie, zgodnie ze schematem opisanym wyżej w części Dodanie składki ZUS.
Dodatkowe wpłaty do ZUS
wykaz składek ZUS dodanych, zgodnie ze schematem opisanym wyżej w części Dodatkowe wpłaty do ZUS. Wybierając ikonę w kształcie drukarki w kolumnie Operacje, można wydrukować dodatkowe wpłaty do ZUS, przykładowy wydruk poniżej, wpłaty wprowadzone w ten sposób nie zostaną zaksięgowane do KPiR, mają one charakter informacyjny.
Autor: Agnieszka Sołtys, Monika Olejniczak – ifirma.pl