Zobowiązania – składki ZUS

w DeklaracjeKoszty działalnościPracownicyRozliczenia ZUS Tagi: deklaracjekonfiguracjaskładkizobowiązaniaZUS

 

 

 

1. Składki ZUS

Zakładka Zobowiązania → Składki ZUS umożliwia przede wszystkim:

  1. dodanie składki ZUS
  2. dodanie dodatkowej wpłaty
  3. wydruk przelewu do ZUS
  4. tworzenie pliku elixir
  5. wygenerowanie kodu
  6. wprowadzenie daty opłacenia składek ZUS.

Poniżej znajduje się charakterystyka każdej z wyżej wymienionych opcji.
 
▲ wróć na początek

1.1 Dodanie składki ZUS

Funkcjonalność ta jest przewidziana dla sytuacji kiedy płatnik składek, oprócz podstawowych składek ZUS wygenerowanych automatycznie w serwisie ifirma.pl, potrzebuje dodania dodatkowej składki/składek. Najczęstszą sytuacją, w której przedsiębiorca powinien dodać ręcznie składkę ZUS, jest przypadek kiedy klient przechodzi do serwisu ifirma.pl w trakcie trwania roku, a poprzednie miesiące rozliczał poza systemem.

Wówczas składki ZUS, które należy zapłacić w pierwszym miesiącu księgowym wskazanym w serwisie należy dodać ręcznie, aby poprawnie rozliczyły się w PIT-5 oraz KPIR. Klient serwisu nie będzie miał bowiem możliwości wygenerowania deklaracji ZUS w miesiącu poprzednim, do którego nie będzie miał dostępu. Innym przykładem, dla którego warto skorzystać z opcji dodaj składkę ZUS, jest sytuacja kiedy przedsiębiorca opłaca składki z innego tytułu niż comiesięczne zobowiązanie. Może mieć to miejsce w momencie rozbicia zadłużenia względem ZUS na raty, kiedy to przedsiębiorca wpłaca do ZUS dodatkową składkę na wskazane ubezpieczenie. Należy natomiast pamiętać, aby składki ZUS, dodawać zawsze według ich typu, aby poprawnie rozliczyły się w PIT-5 i KPIR.

Przykład 1.

Przedsiębiorca otworzył działalność 01.01.2019 r. natomiast, zamierza rozliczać się za pośrednictwem serwisu IFIRMA.PL od miesiąca kwietnia 2019.
W związku z tym, że składki są płacone do 10 lub 15 dnia następnego miesiąca należy dodać składki ZUS za miesiąc marzec płatne w kwietniu, jako zobowiązanie opłacone w kwietniu, na podstawie DRA ZUS za miesiąc marzec wygenerowanego w innym programie. Miesiąc marzec nie będzie dostępny dla Klienta, co oznacza że nie będzie możliwości wygenerowania deklaracji ZUS DRA za ten miesiąc, koniecznie będzie w miesiącu kwietniu dodać te składki ręcznie (zawsze w dacie zapłaty). Składki zapłacone przez przedsiębiorcę w lutym i marcu są wprowadzane do serwisu podczas generowania pierwszej deklaracji PIT-5 w serwisie. WIęcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.

Przykład 2.
Pan Paweł prowadzi działalność gospodarczą od 01.04.2019 r. Przeszedł do serwisu ifirma.pl w miesiącu lipcu 2019. W związku z tym, Pan Paweł korzysta z “ulgi na start” i z tytułu działalności gospodarczej opłaca jedynie składkę zdrowotną. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wprowadzić do systemu składkę za czerwiec, która została opłacona w lipcu 2019. W przypadku składek za kwiecień i maj, przedsiębiorca wprowadza je podczas generowania pierwszego PIT-5. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.
W tym celu, Pan Paweł powinien skorzystać z DRA 06/2019, gdzie znajdzie kwotę opłaconej składki zdrowotnej, którą należy wprowadzić do systemu ifirma.pl.
Poniżej została zamieszczona deklaracja DRA, z której można odczytać wartość składki zdrowotnej.

 


 

Następnie, aby dodać składkę ZUS ręcznie należy przejść do zakładki Zobowiązania → Składki ZUS wybrać opcję + dodaj składkę zus,
 

 
Następnie pojawi się formularz wypełniania danych dotyczących przelewu do ZUS.

 


 

Podczas dodawania składki ZUS pojawi się okno Płatnik w której należy bezwzględnie wskazać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Jeżeli, w tym miejscu zostanie wybrana nazwa firmy, wówczas składki ZUS nie odliczą się prawidłowo w PIT-5. Opcja ta, domyślnie wybiera dane przedsiębiorcy, w związku z tym, nie należy ich w żaden sposób zmieniać.
 


 

Kolejno można dodać dowolny Typ składki ZUS:

Nazwa Składki Miejsce księgowania
Ubezpieczenie społeczne pracodawcy pomniejsza dochód do opodatkowania i jest wykazywana w generowanej deklaracji PIT-5/PIT-5L/PIT-28
Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy odejmowana w odpowiedniej wysokości od wyliczonego w PIT-5/PIT-5L/PIT-28 podatku
Fundusz pracy pracodawcy księgowany w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów
Ubezpieczenie społeczne pracownika księgowane w KPIR w miesiącu zapłaty składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę
Ubezpieczenie zdrowotne pracownika księgowane w kwocie brutto wynagrodzenia pracownika w dacie wypłaty
Fundusz Pracy i FGŚP pracownika księgowany w KPIR w miesiącu zapłaty składek ZUS
Fundusz Emerytur Pomostowych księgowany w KPIR w miesiącu zapłaty składek ZUS
UWAGA!
Należy zachować szczególną ostrożność w momencie wybierania odpowiedniego rodzaju składek ZUS. Dotyczy to zarówno pracownika jak i przedsiębiorcy. Od poprawnego wyboru składek zależeć będzie to w jaki sposób będą one ujęte w rozliczeniach.
W związku z tym, warto precyzyjnie wprowadzić odpowiednie dane do serwisu (typ składki oraz kogo dotyczy).

 


 

Cel dodania składki może być różny, w zależności od indywidualnej sytuacji, która dotyczy przedsiębiorcy, należy go wskazać w drugim wierszu obok Typu składki.

 

 

  1. składka za 1 miesiąc, w sytuacji gdy np. przedsiębiorca chce dodać opłacone w maju 2019, składki ZUS np. z kwietnia 2019, do którego nie ma dostępu w serwisie (Przykład 1).
  2. składka dłuższa niż za 1 miesiąc, w sytuacji gdy np. przedsiębiorca chce dodać wartość składek przekraczających okres 1 miesiąca.
  3. układu ratalny, w sytuacji gdy przedsiębiorca korzysta z możliwości spłaty zadłużenia z tytułu składek w miesięcznych ratach w okresie uzgodnionym z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
  4. odroczenie terminu, gdy przedsiębiorca korzystał z trybu opisanego tutaj.
  5. opłata dodatkowa, w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości Zakład może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.
  6. egzekucja, czyli opłaty pobierane w ramach postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez ZUS względem przedsiębiorcy.
  7. przypisy kontrolne czyli podwyższenie podstawy wymiaru składek ma zwykle miejsce, gdy w wyniku kontroli ZUS stwierdzi, że deklarowane przez płatnika podstawy zostały ustalone nieprawidłowo.
  8.  
    Najczęściej ma to miejsce, gdy:

    • płatnik obliczał składki tak jakby pracownik/zleceniobiorca przebywał w podróży służbowej,
    • podczas gdy praca za granicą nie miała charakteru incydentalnego (podstawa jest wówczas podwyższana do kwoty nie niższej od przeciętnego wynagrodzenia),
    • płatnik nie naliczał składek od przychodów, które zdaniem ZUS nie są zwolnione z podstawy wymiaru składek (np.: koszty zakwaterowania, dojazdy za granicę, dodatkowe polisy ubezpieczeniowe, opłacał jedynie składkę na ubezpezbiecznie zdrowotne od wynagrodzenia zleceniobiorcy, a powinien płacić pełny ZUS),
    • płatnik popełnił błędy rachunkowe przez co zaniżył podstawy wymiaru składek.
  • Miesiąc i rok deklaracji – w tym miejscu należy wykazać miesiąc i rok którego ma dotyczyć dodatkowa składka ZUS. Czyli np. jeżeli płacimy składkę za lipiec 2019 płatny do 10 sierpnia (lub 15 sierpnia w przypadku zatrudniania pracowników), wówczas należy w tym miejscu wprowadzić 7/2019.
  • Numer deklaracji – w przypadku jeżeli dodajemy należność do deklaracji pierwotnej wówczas zawsze wprowadzamy cyfrę “1”. W sytuacji jeżeli jest to korekta należy wpisać cyfrę “2”. Analogicznie wprowadzamy cyfrę taką jaką w deklaracji wysłanej do ZUS (w ZUS DRA “02. IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (NUMER/MM/RRRR”).
  • Kwota przelewu – w tym miejscu należy dodać kwotę, jaka została przelana do ZUS.
  • Data – system automatycznie wprowadzi bieżącą datę wypełniania formularza
  • Opis terminu płatności – przedsiębiorca może nadać w tym miejscu indywidualny opis wprowadzanej składki ZUS. Jest to miejsce na różnego rodzaju notatki, które nie mają wpływu na rozliczenia – pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia.
  • Termin płatności – należy wskazać w jakim terminie należało opłacić składkę ZUS.
  • Data opłacenia przelewu – w tym polu przedsiębiorca wprowadza realną datę opłacenia składki ZUS. Zgodnie z wprowadzoną datą, składka zostanie analogicznie ujęta w PIT-5/PIT-5L/PIT-28 lub KPIR (w przypadku FP oraz składek społecznych finansowanych przez pracodawcę)

 

▲ wróć na początek

1.2 Dodanie dodatkowej wpłaty

W przypadku gdy przedsiębiorca potrzebuje dodać dodatkową wpłatę do ZUS, niepowiązaną z deklaracją. Wprowadzona wartość składki poprzez tę opcję, nie jest ujmowana w KPIR ani w zaliczce na podatek dochodowy.
Opcja ma jedynie charakter informacyjny. Przedsiębiorca może dodać wpłatę celem późniejszego wydruku określonych składek, które zostały wpłacone do ZUS. Wpłata może stanowić odzwierciedlenie otrzymanego od ZUS rozliczenia wpłat.

 


 

Podczas wprowadzania do systemu dodatkowej wpłaty, należy zweryfikować poprawność wprowadzania wartości składek ZUS w odpowiednie pola w zakładce.
Każda z zakładek wskazuje dokładny typ składki oraz adnotację komu jest przypisania – przedsiębiorcy bądź pracownikowi. Istotne jest bowiem, aby w tym wypadku, skrupulatnie wypełnić wskazane pole. Z pewnością będzie to sporym ułatwieniem dla przedsiębiorcy, który skorzystał z tej opcji w celu udokumentowania dodatkowej wpłaty do ZUS.

 


 

▲ wróć na początek

1.3. Wydruk przelewu do ZUS

Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS, istnieje możliwość wydruku przelewu do ZUS poprzez wybranie ikony w kształcie drukarki.

 


 
▲ wróć na początek

1.4. Tworzenie pliku elixir dla banku

Plik elixir, dostępny podczas generowania przelewu, umożliwia Użytkownikowi pobranie pliku zawierającego dane do przelewu z wykazaną wartością zobowiązania wobec ZUS. Korzystając ze wskazanej ikony, która znajduje się w prawym rogu strony (ikona kartki z zagiętym rogiem), istnieje możliwość pobrania gotowej paczki przelewu, którą można zaimportować na konto bankowe. Wówczas przedsiębiorca ma możliwość natychmiastowego przekazania zlecenia do wysyłki. Więcej na temat tworzenia paczek przelewów znajduje się tutaj.

 



 

1.5. Wygenerowanie kodu QR

Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS istnieje możliwość wygenerowania kodu QR dla składek ZUS, poprzez wybór ikony zaznaczonej na poniższym zrzucie ekranu.

 



 

Przykładowy kod QR wygenerowany w serwisie ifirma.pl

 



 

Po wygenerowaniu kodu QR, przedsiębiorca ma możliwość dzięki temu, pobrać wszelkie dane do przelewu a następnie wykorzystać treść w celu opłacenia składek ZUS. Jest to znaczne ułatwienie dla klientów, którzy mają możliwość korzystać z takiej sposobności podczas dokonywania przelewu w swoim banku.
▲ wróć na początek

1.6. Wprowadzenie daty opłacenia składek ZUS

Jeżeli Użytkownik serwisu zapłacił w jednej dacie wszystkie zobowiązania względem ZUS, może skorzystać z opcji wprowadzenia daty opłacenia składek, co zaoszczędzi mu czasu, gdyż uzupełnienie jednego pola spowoduje, że wszystkie składki ZUS zapiszą tą datę i uzupełnią się automatycznie. W celu uzupełnienia daty należy wybrać opcję wprowadź datę opłacenia,

 



 

następnie należy uzupełnić datę zapłaty składek ZUS i dokonać zapisu poprzez wybranie opcji zatwierdź – zielony przycisk na poniższym obrazie.

 



 

Po dokonaniu zapisu daty opłacenia zostaną uzupełnione dla każdej składki

 



 

Po wprowadzeniu daty, kwota składki na ubezpieczenie społeczne zostanie odliczona od dochodu, kwota składki (7,75%) na ubezpieczenie zdrowotne zostanie odjęta od podatku. Natomiast w przypadku składki na FP, utworzy się Numer DK, który automatycznie wykaże opłaconą składkę w KPIR. Więcej na ten temat jest dostępne tutaj.

Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS widoczne są:

  1. Dane do przelewu ZUS, które obejmują:
  2.  



     

    1. Numer rachunku – należy uzupełnić go w serwisie w zakładce: Pulpit → Konfiguracja → ZUS na dole strony wybierając opcję edytuj i uzupełnić go w polu Indywidualny numer rachunku składkowego.
    2. Kwotę zobowiązań względem ZUS – czyli zbiorczą kwotę wszystkich należności składek ZUS, pracodawcy, a jeśli są zatrudnieni pracownicy/zleceniobiorcy/wykonawcy dzieła również ich składki będą zsumowane w tej rubryce.
    3. Termin płatności, jeśli przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudnia pracowników, termin przypadać będzie na 10. dzień kolejnego miesiąca za miesiąc należny, natomiast w przypadku jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników bądź osobę współpracującą termin opłacenia składek przedłuży się do 15 dnia kolejnego miesiąca za miesiąc należny.
    4. Data opłacenia, data którą Użytkownik wskazał poprzez opcję: wprowadź datę opłacenia, opisaną wyżej w części dotyczącej Wprowadzenie daty opłacenia składek ZUS.

 



 
▲ wróć na początek

1.6.1.Księgowanie składek ZUS pracodawcy

Zasada księgowania składek ZUS pracodawcy zależy od przyjętej formy rozliczenia, inaczej rozliczają się koszty składek u przedsiębiorcy opodatkowanym na zasadach ogólnych inaczej jeśli przedsiębiorca rozlicza się na zasadzie ryczałtu.

Poniżej jest opisana sytuacja dotycząca księgowania składek ZUS dla przedsiębiorcy, który rozlicza się na zasadach ogólnych:

    Składki ZUS pracodawcy, ich pojawienie w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS warunkuje wygenerowanie deklaracji ZUS DRA. Po wygenerowaniu deklaracji w zakładce Deklaracje → Deklaracje poprzez wybranie zielonej ikony ZUS, pojawią się składki jakie przedsiębiorca powinien odprowadzić z tytułu działalności gospodarczej. Składki pokazują się zawsze w miesiącu zgodnym z terminem płatności składek np. składki za 04/2019 generowane w miesiącu kwiecień 2019 płatne do 10 maja 2019 (do 15 maja 2019 jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników) pokażą się w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS w miesiącu maj 2019. Więcej na temat księgowania składek ZUS po stronie przedsiębiorcy znajdziesz tutaj.

 



 

  1. Często wątpliwości Użytkowników w zakładce składki ZUS pracodawcy budzą kolumny: Kwota do zapłaty i Kwota do zaksięgowania.
  2.  
    Kwota do zapłaty pokazuje całość zobowiązań składek ZUS Przedsiębiorcy, które ma zapłacić za dany miesiąc, na podstawie wygenerowanej uprzednio deklaracji ZUS DRA.
     
    Kwota do zaksięgowania wskazuje, że ze wszystkich składek społecznych tylko Fundusz Pracy pracodawcy (o ile występuje obowiązek jego opłacania np. przy Dużym ZUS) trafi jako koszt w dacie zapłaty składki do kolumny nr 13 Pozostałe wydatki w Księdze Przychodów i Rozchodów, po wprowadzeniu daty opłacenia stworzy się dowód księgowy (DK w kolumnie Numer DK) i jest to działanie prawidłowe, gdyż pozostałe składki społeczne tzn. Ubezpieczenie społeczne pracodawcy oraz Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy rozliczone zostaną w PIT-5.
     
    Podsumowując:

    1. składka na ubezpieczenie społeczne pomniejsza dochód do opodatkowania i jest wykazywana w generowanej deklaracji PIT-5 za miesiąc, w którym została opłacona (czyli jeżeli przedsiębiorca opłaca składki terminowo, to np. składka za kwiecień wygenerowana wraz z kwietniową deklaracją ZUS DRA opłacona jest 10 maja i pomniejsza dochód do opodatkowania w deklaracji PIT-5 za maj). W deklaracji PIT-5 składki z kolejnych miesięcy w ciągu roku są sumowane.
    2.  



       

    3. składka na ubezpieczenie zdrowotne jest odejmowana od wyliczonego w PIT-5 podatku. Jednak od 2003 roku podatnik nie ma prawa do odejmowania od podatku całej składki. W 2019 roku płaci składkę w wysokości 9% od podstawy (podawanej przez ZUS, w 2019 to kwota 342,32 zł), natomiast podatek pomniejsza o 7,75% (w 2019 r. to kwota 294,78). Pozostałe 1,25% nie jest możliwe do odliczenia w PIT-5 i przedsiębiorca nie ma możliwości ich rozliczyć. W PIT-5 składka ta jest pokazana narastająco w danym miesiącu. Jeżeli np. przedsiębiorca zapłacił składkę grudniową 2018 w styczniu 2019 jej wartość będzie widoczna w PIT-5 w wysokości 275,51 zł (kwota pomniejszająca podatek:7,75% podstawy obowiązującej w 2018r.). Natomiast w kolejnych miesiącach w PIT-5 np. za luty będzie widoczna odliczona składka zdrowotna za styczeń, a w polu Suma będzie miał sumaryczną wartość 570,29 (275,51 za grudzień + 294,78 za styczeń), sytuację tę obrazuje poniższy zrzut ekranu.
    4.  



       

    5. składka na Fundusz Pracy jest księgowana w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, po wprowadzeniu daty opłacenia tej składki stworzy się nr DK i składka ta automatycznie trafi do kolumny 13 KPiR Pozostałe wydatki (zakładka Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów).

     

  3. Edycja Zobowiązań związanych ze składkami ZUS Pracodawcy

    Przedsiębiorca, któremu w danym miesiącu powstała nadpłata składek ZUS (np. ze względu na wypłatę zasiłku chorobowego i korektę ZUS DRA) powinien pamiętać, by po złożeniu korekty deklaracji, zmienić miesiąc księgowy na kolejny i przywrócić składki ZUS w zakładce: Zobowiązania → Składki ZUS, które faktycznie zapłacił w danym okresie, gdyż wartości tych składek ma bezpośredni wpływ na uprzednio rozliczony za ten okres PIT-5.

 

WAŻNE!

W zakładce Zobowiązania → Składki ZUS zawsze powinny znajdować się kwoty, jakie przedsiębiorca faktycznie opłacił w danym miesiącu za składki ZUS, bez względu na wartości wynikające z deklaracji ZUS DRA lub ich późniejszych korekt.

 

Przykład 2.
Pan Adam prowadzi przedsiębiorstwo i zatrudnia dwie osoby na umowę o pracę. Opłaca pełne składki ZUS oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.
W okresie od 15 stycznia do 28 stycznia 2019 r. przebywał na zwolnieniu chorobowym. Zasiłek za ten okres został mu wypłacony 16 lutego 2019 r. Z racji tego, że pan Adam do 15 lutego jest zobowiązany dokonać zapłaty składek za styczeń 2019, opłacił składki w pełnej wysokości do ZUS, aby nie powstała przypadkiem zaległość dla składki na ubezpieczenie chorobowe, co skutkowałoby brakiem wypłaty zasiłku chorobowego.
Po otrzymaniu zasiłku chorobowego, Pan Adam powinien złożyć deklarację ZUS DRA za styczeń 2019 w trybie korekty z proporcjonalnie pomniejszonymi składkami ZUS.

W tym celu Pan Adam:
1. będąc ustawionym w miesiącu księgowym luty 2019 robi zrzut ekranu lub zapisuje sobie wartości (dla celów technicznych będzie to zrzut ekranu nr

  • z zakładki Zobowiązania → Składki ZUS, z wiersza Składki ZUS pracodawcy.
  •  



     

    2. zmienia miesiąc księgowy na styczeń 2019,

    3.generuje składki ZUS proporcjonalnie za część miesiąca, poprzez zakładkę: Deklaracje → Deklaracje, wybiera opcję ZUS i pod tabelą ze składkami przedsiębiorcy, należy przejść do opcji edytuj następnie + dodaj pozycję, kolejno wybiera w kolumnie: Typ przerwy, opcję choroba, okres przerwy podaje datę rozpoczęcia oraz zakończenia okresu choroby, po czym wybiera opcję zatwierdź.

     



     

    Dokonana korekta deklaracji ZUS, spowoduje zmianę wartości składek ZUS w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS, wartości składek będą obniżone w stosunku do tych, które Pan Adam faktycznie zapłacił w tamtym okresie. Dlatego po dokonaniu korekty, pan Adam powinien przywrócić pierwotne wartości składek, które zapłacił w pełnej wysokości i zostały wcześniej rozliczone w PIT-5.

    1.6.1.1 Przywracanie pierwotnych wartości Zobowiązań względem ZUS

     



     

    Ubezpieczenie społeczne pracodawcy:
     
    W zakładce Zobowiązania → Składki ZUS, należy wybrać odpowiedni Typ składki tzn. podświetlone na niebiesko Ubezpieczenie społeczne pracodawcy, wówczas otworzy się okno z daną składką, na samym dole należy wybrać opcję edytuj.

     


     

    W polu Kwota składki należy wprowadzić kwotę, którą przedsiębiorca faktycznie zapłacił za styczniowe składki ZUS. Dokonuje tego posiłkując się zrzutem ekranu nr 1 bądź odnotowanymi wartościami składek. W naszym przypadku kwotę 496,06 zmieniamy na kwotę faktycznie zapłaconą przez przedsiębiorcę w pełnej wysokości czyli: 904,60, który odpowiada pełnej składce ZUS za ubezpieczenie społeczne przy opłacaniu “Dużego ZUS-u”. W polu kwota do zaksięgowania widnieje wartość 0,00 zł, gdyż ubezpieczenie społeczne pracodawcy nie jest księgowane w Księdze Przychodów i Rozchodów, tylko rozliczane w PIT-5. Następnie w polu data opłacenia ma widnieć data pierwotnego przelewu do ZUS, sprzed korekty deklaracji ZUS. Po wykonaniu wszystkich ww. czynności należy wybrać opcję zatwierdź.

     


     

    Fundusz Pracy pracodawcy
     
    W zakładce Zobowiązania → Składki ZUS, należy wybrać odpowiedni Typ składki tzn. podświetlone na niebiesko Fundusz Pracy pracodawcy. Otworzy się okno z daną składką, na samym dole należy wybrać opcję edytuj. Kolejno w polu Kwota składki należy wprowadzić kwotę, którą przedsiębiorca faktycznie zapłacił za styczniowe składki ZUS. Dokonuje tego posiłkując się zrzutem ekranu nr 1, bądź odnotowanymi wartościami składek. Dla naszego przykładu kwotę 38,41, zastępujemy kwotą pierwotnie wygenerowaną i zapłaconą przez przedsiębiorcą – 70,05. Pole kwota do zaksięgowania automatycznie uzupełni się taką samą wartością jaka została wskazana w polu Kwota składki, gdyż Fundusz Pracy pracodawcy jako jedyna składka społeczna ZUS pracodawcy jest księgowana w Księdze Przychodów i Rozchodów. W polu data opłacenia ma widnieć data pierwotnego przelewu do ZUS, sprzed korekty deklaracji ZUS. Po wykonaniu wszystkich ww. czynności należy wybrać opcję zatwierdź.

     


     

    Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy – składka na ubezpieczenie zdrowotne jako jedyna jest niepodzielna i nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu, dlatego w tym przypadku jej nie edytujemy, gdyż jej wartość będzie prawidłowa.
     
    ▲ wróć na początek

    1.6.1.2 Rozliczenie nadpłaty w bieżącym okresie rozliczeniowym

    Nadpłatę z ZUS najlepiej rozliczyć posiłkując się formularzem RD-3, tj. informacją o stanie konta płatnika składek, z którego bezpośrednio wynika m.in. rozkięgowanie składek na konkretne kwoty, związane z nadpłatą ZUS. Wniosek o RD-3 znajdziesz tutaj.
     
    Zgodnie z Przykładem 2, pan Adam będzie mógł rozliczyć powstałą w styczniu nadpłatę, w bieżącym okresie rozliczeniowym, tzn. do 15-go marca, za miesiąc luty.
     

    Aby poprawnie rozliczyć nadpłatę pan Adam dokonuje obliczeń kwoty nadpłaty i analizy przesłanej informacji o stanie konta płatnika składek ZUS, a następnie:

    1. będąc ustawionym w miesiącu księgowym lutym 2019 generuje składki ZUS zakładka Deklaracje→ Deklaracje, wybiera opcję ZUS, po czym wybiera opcję zatwierdź,
    2. zmienia miesiąc księgowy na marzec 2019,
    3. przechodzi do zakładki Zobowiązania → Składki ZUS,
    4. wybiera odpowiedni Typ Składki w zależności, od tego do jakiej składki została przypisana konkretna wartość nadpłaty, przechodzi do opcji edytuj i pomniejsza wartość składki w danym miesiącu w polu: Kwota składki, o kwotę powstałej nadpłaty i przechodzi do opcji zatwierdź.

    1.6.2. Księgowanie składek ZUS pracownika

    1. Składki ZUS pracowników na umowę o pracę, ich pojawienie w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS warunkuje wystawienie rachunku dla pracownika, oraz wprowadzenie daty jego opłacenia w zakładce Zobowiązania → Wynagrodzenia. Bardzo istotną czynnością przed wygenerowaniem deklaracji ZUS DRA, jest wprowadzenie daty opłacenia wynagrodzenia dla wszystkich pracowników, gdyż dzięki temu składki ZUS od ich wynagrodzeń prawidłowo wczytają się na deklaracjach: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS RPA oraz pojawią w Zobowiązania → Składki ZUS w części Składki ZUS pracowników na umowę o pracę.

      Poniżej przykład w jaki sposób księgowane są składki ZUS od wynagrodzeń pracowników, w dwóch sytuacjach:

      1. Wynagrodzenie wypłacane pracownikom do końca miesiąca
        Po uzupełnieniu daty opłacenia składek ZUS, gdzie składki te zostały opłacone terminowo, składki są kosztem dla pracodawcy w miesiącu, którego dotyczy wypłacone wynagrodzenie. Przykładowo dla wynagrodzenie za luty 2019 gdzie składki zostały opłacone 15 marca 2019 r. składki będą kosztem w miesiącu lutym 2019, czyli w miesiącu, w którym księgowane jest wynagrodzenie.
      2.  


         
        W kolumnie Kwota do zapłaty przy:

        • Ubezpieczeniu społecznym pracowników znajduje się wartość składki finansowanej zarówno z wynagrodzenia brutto pracowników (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, chorobowe) jak i część finansowana przez pracodawcę (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, wypadkowe).
        • Ubezpieczeniu zdrowotnym pracownika – znajduje się wartość składki finansowana przez pracownika z wynagrodzenia brutto, zaksięgowana w dacie wypłaty wynagrodzenia.
        • Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pracownika znajduje się wartość składki finansowana przez pracodawcę.

        W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP pracownika, finansowane przez pracodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 15 marca , Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez pracodawcę od wynagrodzenia pracownika została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym lutym: DK 1/2/2019 ZUS, oraz DK 2/2/2019 ZUS, aby to sprawdzić, należy cofnąć się do miesiąca księgowego luty, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.

         


         

      3. Wynagrodzenie wypłacane pracownikom do 10-dnia kolejnego miesiąca
        Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane do 10-go dnia kolejnego miesiąca za miesiąc należny, a składki ZUS są terminowo opłacone wtedy wynagrodzenie staje się dla pracodawcy kosztem w miesiącu należnym, natomiast składki ZUS będą kosztem dla pracodawcy w miesiącu, w którym zostały zapłacone.
        Przykładowo dla wynagrodzenia za maj 2019, wypłaconego 10-go czerwca, gdzie składki zostały opłacone 15 lipca 2019 r. składki będą kosztem w miesiącu lipcu 2019, czyli w miesiącu w którym zostały opłacone. Natomiast wynagrodzenie brutto, będzie kosztem dla przedsiębiorcy w miesiącu, którego dotyczyło wynagrodzenie czyli w miesiącu maju.
      4.  


         

        W kolumnie Kwota do zapłaty przy:

        • Ubezpieczeniu społecznym pracowników znajduje się wartość składki finansowanej zarówno z wynagrodzenia brutto pracowników (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, chorobowe) jak i część finansowana przez pracodawcę (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, wypadkowe).
        • Ubezpieczeniu zdrowotnym pracownika, znajduje się wartość składki finansowana przez pracownika z wynagrodzenia brutto, zaksięgowana w dacie wypłaty wynagrodzenia.
        • Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pracownika znajduje się wartość składki finansowana przez pracodawcę.

         
        W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP pracownika, finansowane przez pracodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 15 lipca, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez pracodawcę od wynagrodzenia pracownika została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym lipiec: DK 1/7/2019 ZUS, oraz DK 2/7/2019 ZUS, aby to sprawdzić, należy ustawić się w miesiącu księgowym lipiec, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.

         


         

    2. Składki ZUS pracowników na umowę zlecenia
      Ich pojawienie w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS warunkuje wystawienie rachunku dla zleceniobiorcy, oraz wprowadzenie daty jego opłacenia w zakładce Zobowiązania → Wynagrodzenia. Bardzo istotną czynnością przed wygenerowaniem deklaracji ZUS DRA, jest wprowadzenie daty opłacenia wynagrodzenia dla wszystkich zleceniobiorców, gdyż dzięki temu składki ZUS od ich wynagrodzeń prawidłowo wczytają się na deklaracjach: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS RPA oraz pojawią w Zobowiązania → Składki ZUS w części dotyczącej Składek ZUS pracowników na umowę zlecenia z możliwością wprowadzenia daty ich opłacenia.
      Składki na ubezpieczenie społeczne oraz na Fundusz Pracy (o ile występuje konieczność jego opłacania) są zawsze kosztem w dacie uregulowania zobowiązania.
      Dla przykładu, jeżeli rachunek do umowy zlecenie został opłacony w kwietniu, wówczas będzie on kosztem dla przedsiębiorcy w Księdze Przychodów i Rozchodów w miesiącu kwietniu.
    3.  


       

    4. Składki ZUS pracowników na umowę o dzieło
      Rzadko występująca sytuacja ponieważ, co do zasady składek ZUS nie odprowadzamy od umów o dzieło, wyjątek stanowią sytuacje, gdy wykonawca dzieła jest jednocześnie np. zatrudniony u tego samego pracodawcy na umowę o pracę, wtedy należy odprowadzać pełne składki ZUS. Składki w tym przypadku są kosztem w dacie ich uregulowania.
    5. Składki ZUS razem
      podsumowanie wszystkich składek ZUS dla pracownika i pracodawcy z podziałem na daną składkę ZUS.
    6. Składki ZUS dodane ręcznie
      wykaz składek ZUS dodanych ręcznie, zgodnie ze schematem opisanym wyżej w części Dodanie składki ZUS.
    7. Dodatkowe wpłaty do ZUS
      wykaz składek ZUS dodanych, zgodnie ze schematem opisanym wyżej w części Dodatkowe wpłaty do ZUS. Wybierając ikonę w kształcie drukarki w kolumnie Operacje, można wydrukować dodatkowe wpłaty do ZUS, przykładowy wydruk poniżej, wpłaty wprowadzone w ten sposób nie zostaną zaksięgowane do KPiR, mają one charakter informacyjny.

     


     

     


     

    ▲ wróć na początek

    Autor: Agnieszka Sołtys – ifirma.pl

    Czy ten artykuł był pomocny?

    Powiązane artykuły

    ifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x
    Dzielimy się wiedzą nie tylko na bloguifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x

    Ponad 30 porad księgowych

    POBIERZ E-BOOKI