Zobowiązania – składki ZUS

|
ID: 778305177
|
|

 

 

 

1. Składki ZUS

Zakładka Zobowiązania → Składki ZUS umożliwia przede wszystkim:

  1. dodanie składki ZUS
  2. dodanie dodatkowej wpłaty
  3. wydruk przelewu do ZUS
  4. tworzenie pliku elixir
  5. wygenerowanie kodu
  6. wprowadzenie daty opłacenia składek ZUS.

Poniżej znajduje się charakterystyka każdej z wyżej wymienionych opcji.
 
▲ wróć na początek

1.1. Dodanie składki ZUS

Funkcjonalność ta jest przewidziana dla sytuacji kiedy płatnik składek, oprócz podstawowych składek ZUS wygenerowanych automatycznie w serwisie ifirma.pl, potrzebuje dodania dodatkowej składki/składek. Najczęstszą sytuacją, w której przedsiębiorca powinien dodać ręcznie składkę ZUS, jest przypadek kiedy klient przechodzi do serwisu ifirma.pl w trakcie trwania roku, a poprzednie miesiące rozliczał poza systemem.

Wówczas składki ZUS, które należy zapłacić w pierwszym miesiącu księgowym wskazanym w serwisie należy dodać ręcznie, aby poprawnie rozliczyły się w PIT-5 oraz KPIR. Klient serwisu nie będzie miał bowiem możliwości wygenerowania deklaracji ZUS w miesiącu poprzednim, do którego nie będzie miał dostępu. Innym przykładem, dla którego warto skorzystać z opcji dodaj składkę ZUS, jest sytuacja kiedy przedsiębiorca opłaca składki z innego tytułu niż comiesięczne zobowiązanie. Może mieć to miejsce w momencie rozbicia zadłużenia względem ZUS na raty, kiedy to przedsiębiorca wpłaca do ZUS dodatkową składkę na wskazane ubezpieczenie. Należy natomiast pamiętać, aby składki ZUS, dodawać zawsze według ich typu, aby poprawnie rozliczyły się w PIT-5 i KPIR.

Przykład 1.

Przedsiębiorca otworzył działalność 01.01.2023 r. natomiast, zamierza rozliczać się za pośrednictwem serwisu IFIRMA.PL od miesiąca kwietnia 2023.

W związku z tym, że składki są płacone do 20 dnia następnego miesiąca należy dodać składki ZUS za miesiąc marzec płatne w kwietniu, jako zobowiązanie opłacone w kwietniu, na podstawie DRA ZUS za miesiąc marzec wygenerowanego w innym programie. Miesiąc marzec nie będzie dostępny dla Klienta, co oznacza że nie będzie możliwości wygenerowania deklaracji ZUS DRA za ten miesiąc, koniecznie będzie w miesiącu kwietniu dodać te składki ręcznie (zawsze w dacie zapłaty). Składki zapłacone przez przedsiębiorcę w lutym i marcu są wprowadzane do serwisu podczas generowania pierwszej deklaracji PIT-5 w serwisie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.


 

Przykład 2.
Pan Paweł prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym PIT-5L od 01.04.2023 r. Przeszedł do serwisu ifirma.pl w miesiącu lipcu 2023. W związku z tym, Pan Paweł korzysta z “ulgi na start” i z tytułu działalności gospodarczej opłaca jedynie składkę zdrowotną. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wprowadzić do systemu składkę za czerwiec, która została opłacona w lipcu 2023. W przypadku składek za kwiecień i maj, przedsiębiorca wprowadza je podczas generowania pierwszego PIT-5L. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.

W tym celu, Pan Paweł powinien skorzystać z DRA 06/2023, gdzie znajdzie kwotę opłaconej składki zdrowotnej, którą należy wprowadzić do systemu ifirma.pl.

Poniżej została zamieszczona deklaracja DRA, z której można odczytać wartość składki zdrowotnej.

 


 

Następnie, aby dodać składkę ZUS ręcznie należy przejść do zakładki Zobowiązania → Składki ZUS wybrać opcję + dodaj składkę zus,
 



 
Następnie pojawi się formularz wypełniania danych dotyczących przelewu do ZUS.

 




 

Podczas dodawania składki ZUS pojawi się okno Płatnik w której należy bezwzględnie wskazać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Jeżeli, w tym miejscu zostanie wybrana nazwa firmy, wówczas składki ZUS nie odliczą się prawidłowo w PIT-5. Opcja ta, domyślnie wybiera dane przedsiębiorcy, w związku z tym, nie należy ich w żaden sposób zmieniać.
 




 

Kolejno można dodać dowolny Typ składki ZUS:

Nazwa Składki Miejsce księgowania
Ubezpieczenie społeczne pracodawcy Pomniejsza dochód do opodatkowania i jest wykazywana w generowanej deklaracji PIT-5/PIT-5L. Pomniejsza przychód od opodatkowania w generowanej deklaracji PIT-28.
Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy Od deklaracji PIT-5L pomniejsza dochód do opodatkowania lub jest ujmowana jako koszt do wysokości limitu w skali roku.

Od 1 stycznia 2022 r. nie jest ujmowana w PIT-5.

Od 1 lipca 2022 r. jest ujmowana w PIT-28. Przedsiębiorca obniża przychód o 50% zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne w danym miesiącu lub kwartale.

Fundusz pracy pracodawcy jest dla przedsiębiorcy kosztem, natomiast z uwagi na to, że przedsiębiorca rozliczający z podatku zryczałtowanego nie księguje kosztów ta ta składa nie wpływa na jego księgowanie. W przypadku przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów jest ona zaksięgowana w kolumnie 13 Pozostałe Wydatki.
Ubezpieczenie społeczne pracownika księgowane w KPIR w miesiącu zapłaty składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenia następuje do 10 dnia następnego miesiąca)
księgowane w KPIR w miesiącu należnym (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenie jest do końca miesiąca)
Ubezpieczenie zdrowotne pracownika księgowane w kwocie brutto wynagrodzenia pracownika w dacie wypłaty
Fundusz Pracy i FGŚP pracownika księgowany w KPIR w miesiącu zapłaty składek ZUS (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenia następuje do 10 dnia następnego miesiąca)
księgowane w KPIR w miesiącu należnym (dla sytuacji kiedy wypłata wynagrodzenie jest do końca miesiąca)
UWAGA!
Należy zachować szczególną ostrożność w momencie wybierania odpowiedniego rodzaju składek ZUS. Dotyczy to zarówno pracownika jak i przedsiębiorcy. Od poprawnego wyboru składek zależeć będzie to w jaki sposób będą one ujęte w rozliczeniach.
W związku z tym, warto precyzyjnie wprowadzić odpowiednie dane do serwisu (typ składki oraz kogo dotyczy).

 




 

Cel dodania składki może być różny, w zależności od indywidualnej sytuacji, która dotyczy przedsiębiorcy, należy go wskazać w drugim wierszu obok Typu składki.

 

 

  1. składka za 1 miesiąc, w sytuacji gdy np. przedsiębiorca chce dodać opłacone w kwietniu 2023, składki ZUS np. za marzec 2023, do którego nie ma dostępu w serwisie (Przykład 1).
  2. składka dłuższa niż za 1 miesiąc, w sytuacji gdy np. przedsiębiorca chce dodać wartość składek przekraczających okres 1 miesiąca.
  3. układu ratalny, w sytuacji gdy przedsiębiorca korzysta z możliwości spłaty zadłużenia z tytułu składek w miesięcznych ratach w okresie uzgodnionym z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
  4. odroczenie terminu, gdy przedsiębiorca korzystał z trybu opisanego tutaj.
  5. opłata dodatkowa, w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości Zakład może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.
  6. egzekucja, czyli opłaty pobierane w ramach postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez ZUS względem przedsiębiorcy.
  7. przypisy kontrolne czyli podwyższenie podstawy wymiaru składek ma zwykle miejsce, gdy w wyniku kontroli ZUS stwierdzi, że deklarowane przez płatnika podstawy zostały ustalone nieprawidłowo.

 
Najczęściej ma to miejsce, gdy:

  • płatnik obliczał składki tak jakby pracownik/zleceniobiorca przebywał w podróży służbowej,
  • podczas gdy praca za granicą nie miała charakteru incydentalnego (podstawa jest wówczas podwyższana do kwoty nie niższej od przeciętnego wynagrodzenia),
  • płatnik nie naliczał składek od przychodów, które zdaniem ZUS nie są zwolnione z podstawy wymiaru składek (np.: koszty zakwaterowania, dojazdy za granicę, dodatkowe polisy ubezpieczeniowe, opłacał jedynie składkę na ubezpezbiecznie zdrowotne od wynagrodzenia zleceniobiorcy, a powinien płacić pełny ZUS),
  • płatnik popełnił błędy rachunkowe przez co zaniżył podstawy wymiaru składek.
  • Miesiąc i rok deklaracji – w tym miejscu należy wskazać miesiąc i rok którego ma dotyczyć dodatkowa składka ZUS. Czyli np. jeżeli przedsiębiorca opłaca składkę za lipiec 2023 płatny do 20 sierpnia, wówczas należy w tym miejscu wprowadzić 7/2023.
  • Numer deklaracji – w przypadku jeżeli dodajemy należność do deklaracji pierwotnej wówczas zawsze wprowadzamy cyfrę “1”. W sytuacji jeżeli jest to korekta należy wpisać cyfrę “2”. Analogicznie wprowadzamy cyfrę taką jaką w deklaracji wysłanej do ZUS (w ZUS DRA “02. IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (NUMER/MM/RRRR”).
  • Kwota przelewu – w tym miejscu należy dodać kwotę, jaka została przelana do ZUS.
  • Data – system automatycznie wprowadzi bieżącą datę wypełniania formularza
  • Opis terminu płatności – przedsiębiorca może nadać w tym miejscu indywidualny opis wprowadzanej składki ZUS. Jest to miejsce na różnego rodzaju notatki, które nie mają wpływu na rozliczenia – pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia.
  • Termin płatności – należy wskazać w jakim terminie należało opłacić składkę ZUS.
  • Data opłacenia przelewu – w tym polu przedsiębiorca wprowadza realną datę opłacenia składki ZUS. Zgodnie z wprowadzoną datą, składka zostanie analogicznie ujęta w PIT-5/PIT-5L/PIT-28 lub KPIR (w przypadku FP oraz składek społecznych finansowanych przez pracodawcę)

 

▲ wróć na początek

1.2. Dodanie dodatkowej wpłaty

W przypadku gdy przedsiębiorca potrzebuje dodać dodatkową wpłatę do ZUS, niepowiązaną z deklaracją. Wprowadzona wartość składki poprzez tę opcję, nie jest ujmowana w KPIR ani w zaliczce na podatek dochodowy.

Opcja ma jedynie charakter informacyjny. Przedsiębiorca może dodać wpłatę celem późniejszego wydruku określonych składek, które zostały wpłacone do ZUS. Wpłata może stanowić odzwierciedlenie otrzymanego od ZUS rozliczenia wpłat.

 




 

Podczas wprowadzania do systemu dodatkowej wpłaty, należy zweryfikować poprawność wprowadzania wartości składek ZUS w odpowiednie pola w zakładce.
Każda z zakładek wskazuje dokładny typ składki oraz adnotację komu jest przypisania – przedsiębiorcy bądź pracownikowi. Istotne jest bowiem, aby w tym wypadku, skrupulatnie wypełnić wskazane pole. Z pewnością będzie to sporym ułatwieniem dla przedsiębiorcy, który skorzystał z tej opcji w celu udokumentowania dodatkowej wpłaty do ZUS.

 




 

▲ wróć na początek

1.3. Wydruk przelewu do ZUS

Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS, istnieje możliwość wydruku przelewu do ZUS poprzez wybranie ikony w kształcie drukarki.

 



Wydruk zapisze się w formacie pdf.




 

▲ wróć na początek

1.4. Tworzenie pliku elixir dla banku

Plik elixir, dostępny podczas generowania przelewu, umożliwia Użytkownikowi pobranie pliku zawierającego dane do przelewu z wykazaną wartością zobowiązania wobec ZUS. Korzystając ze wskazanej ikony, która znajduje się w prawym rogu strony (ikona kartki z zagiętym rogiem), istnieje możliwość pobrania gotowej paczki przelewu, którą można zaimportować na konto bankowe. Wówczas przedsiębiorca ma możliwość natychmiastowego przekazania zlecenia do wysyłki. Więcej na temat tworzenia paczek przelewów znajduje się tutaj.

 




 

1.5. Wygenerowanie kodu QR

Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS istnieje możliwość wygenerowania kodu QR dla składek ZUS, poprzez wybór ikony zaznaczonej na poniższym zrzucie ekranu.

 




 

Przykładowy kod QR wygenerowany w serwisie ifirma.pl

 




 

Po wygenerowaniu kodu QR, przedsiębiorca ma możliwość dzięki temu, pobrać wszelkie dane do przelewu a następnie wykorzystać treść w celu opłacenia składek ZUS. Jest to znaczne ułatwienie dla klientów, którzy mają możliwość korzystać z takiej sposobności podczas dokonywania przelewu w swoim banku.
▲ wróć na początek

1.6. Wprowadzenie daty opłacenia składek ZUS

Jeżeli Użytkownik serwisu zapłacił w jednej dacie wszystkie zobowiązania względem ZUS, może skorzystać z opcji wprowadzenia daty opłacenia składek, co zaoszczędzi mu czasu, gdyż uzupełnienie jednego pola spowoduje, że wszystkie składki ZUS zapiszą tą datę i uzupełnią się automatycznie. W celu uzupełnienia daty należy wybrać opcję wprowadź datę opłacenia,

 




 

następnie należy uzupełnić datę zapłaty składek ZUS i dokonać zapisu poprzez wybranie opcji zatwierdź – zielony przycisk na poniższym obrazie.

 




 

Po dokonaniu zapisu daty opłacenia zostaną uzupełnione dla każdej składki

 




 

Po wprowadzeniu daty, zapłaty składki na FP, utworzy się Numer DK, który automatycznie wykaże opłaconą składkę w KPIR. Więcej na ten temat jest dostępne tutaj.

Z poziomu zakładki Zobowiązania → Składki ZUS widoczne są:

  1. Dane do przelewu ZUS, które obejmują:
  2.  




     

    1. Numer rachunku – należy uzupełnić go w serwisie w zakładce: Pulpit → Konfiguracja → ZUS na dole strony wybierając opcję edytuj i uzupełnić go w polu Indywidualny numer rachunku składkowego.
    2. Kwotę zobowiązań względem ZUS – czyli zbiorczą kwotę wszystkich należności składek ZUS, pracodawcy, a jeśli są zatrudnieni pracownicy/zleceniobiorcy/wykonawcy dzieła również ich składki będą zsumowane w tej rubryce.
    3. Termin płatności – dla wszystkich przedsiębiorców jest do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc należny.
    4. Data opłacenia – data którą Użytkownik wskazał poprzez opcję: wprowadź datę opłacenia, opisaną wyżej w części dotyczącej Wprowadzenie daty opłacenia składek ZUS.

 




 
▲ wróć na początek

1.6.1. Księgowanie składek ZUS pracodawcy

Zasada księgowania składek ZUS pracodawcy zależy od przyjętej formy rozliczenia, inaczej rozliczają się koszty składek u przedsiębiorcy opodatkowanym na zasadach ogólnych inaczej jeśli przedsiębiorca rozlicza się na zasadzie ryczałtu.

Poniżej jest opisana sytuacja dotycząca księgowania składek ZUS dla przedsiębiorcy, który rozlicza się na zasadach ogólnych:

    Składki ZUS pracodawcy, ich pojawienie w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS warunkuje wygenerowanie deklaracji ZUS DRA. Po wygenerowaniu deklaracji w zakładce Deklaracje → Deklaracje poprzez wybranie zielonej ikony ZUS, pojawią się składki jakie przedsiębiorca powinien odprowadzić z tytułu działalności gospodarczej. Składki pokazują się zawsze w miesiącu zgodnym z terminem płatności składek np. składki za 10/2022 generowane w miesiącu październik 2022 płatne do 20 listopada 2022, pokażą się w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS w miesiącu listopad 2022. Więcej na temat księgowania składek ZUS po stronie przedsiębiorcy znajdziesz tutaj.

 




 

  1. Często wątpliwości Użytkowników w zakładce składki ZUS pracodawcy budzą kolumny: Kwota do zapłaty i Kwota do zaksięgowania.
  2.  
    Kwota do zapłaty pokazuje całość zobowiązań składek ZUS Przedsiębiorcy, które ma zapłacić za dany miesiąc, na podstawie wygenerowanej uprzednio deklaracji ZUS DRA.
     
    Kwota do zaksięgowania wskazuje, że ze wszystkich składek społecznych tylko Fundusz Pracy pracodawcy (o ile występuje obowiązek jego opłacania np. przy Dużym ZUS). Małym ZUS-ie jeżeli podstawa na ub. społeczne jest równa lub większa niż wynagrodzenie minimalne obowiązujące w danym roku) trafi jako koszt w dacie zapłaty składki do kolumny nr 13 Pozostałe wydatki w Księdze Przychodów i Rozchodów, po wprowadzeniu daty opłacenia stworzy się dowód księgowy (DK w kolumnie Numer DK) i jest to działanie prawidłowe, gdyż pozostałe składki społeczne tzn. Ubezpieczenie społeczne pracodawcy oraz Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy rozliczone zostaną w PIT-5/PIT-5L/PIT-28.
     
    Podsumowując:

    1. składka na ubezpieczenie społeczne pomniejsza dochód do opodatkowania i jest wykazywana w generowanej deklaracji PIT-5/PIT-5L/PIT-28 za miesiąc, w którym została opłacona (czyli jeżeli przedsiębiorca opłaca składki terminowo, to np. składka za październik wygenerowana wraz z październikową deklaracją ZUS DRA opłacona jest 20 listopada, pomniejsza dochód do opodatkowania w deklaracji PIT-5/PIT-5L/PIT-28 za listopad). W deklaracji PIT-5 składki z kolejnych miesięcy w ciągu roku są sumowane.
    2.  




       

    3. składka na ubezpieczenie zdrowotne jej sposób naliczania oraz odliczenia w podatku jest. uzależniony od wybranej formy opodatkowania.

      Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach podatku zryczałtowanego PIT-28 mają możliwość pomniejszyć przychody o 50% zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli przedsiębiorca opłaca składki również za osobę współpracującą, to wysokość odliczenia składki zdrowotne za osobę współpracującą także jest ograniczona w 50%. Z kolei przedsiębiorcy będący na podatku liniowym od deklaracji PIT-5L za 06/2022 lub II kwartał 2022 pomniejszają dochód do opodatkowania lub mają możliwość ujęcia zdrowotnej jako koszt do wysokości limitu w skali roku do kwoty 8700 zł. Przedsiębiorcy będący na podatku według skali podatkowej PIT-5 nie mają żadnej możliwości odliczenia składki zdrowotnej.

      Poniżej został zaprezentowany raport z podatku PIT-5l, gdzie przedsiębiorca zalicza składki na ubezpieczenie zdrowotne jako koszt i dlatego w raporcie w polu Suma odliczonych składek na ub. zdrowotne są wartości zerowe.

    4.  




       

      Poniżej został zaprezentowany raport z podatku PIT-5l, gdzie przedsiębiorca zalicza składki na ubezpieczenie zdrowotne jako koszt i dlatego w raporcie w polu Suma odliczonych składek na ub. zdrowotne są wartości zerowe.

       




       

      Poniżej został zaprezentowany raport z podatku PIT-28.

       




       

    5. składka na Fundusz Pracy jest dla przedsiębiorcy kosztem, natomiast z uwagi na to, że przedsiębiorca rozliczający z podatku zryczałtowanego nie księguje kosztów to ta składa nie wpływa na jego księgowanie. Data zapłaty tej składki jest wpisana jedynie informacyjnie. Z kolei u przedsiębiorców będących na zasadach ogólnych PIT-5/PIT-5L ta składka jest księgowana w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów i po wprowadzeniu daty opłacenia dla tej składki utworzy się dowód księgowy, który automatycznie trafi do kolumny 13 Pozostałe wydatki (zakładka Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów).

 

1.6.2. Edycja Zobowiązań związanych ze składkami ZUS Pracodawcy

Przedsiębiorca, któremu w danym miesiącu powstała nadpłata składek ZUS (np. ze względu na wypłatę zasiłku chorobowego i korektę ZUS DRA) powinien pamiętać, by po złożeniu korekty deklaracji, zmienić miesiąc księgowy na kolejny i przywrócić składki ZUS w zakładce: Zobowiązania → Składki ZUS, które faktycznie zapłacił w danym okresie, gdyż wartości tych składek ma bezpośredni wpływ na uprzednio rozliczony za ten okres PIT-5PIT-5/PIT-5L/PIT-28.

 

WAŻNE!

W zakładce Zobowiązania → Składki ZUS zawsze powinny znajdować się kwoty, jakie przedsiębiorca faktycznie opłacił w danym miesiącu za składki ZUS, bez względu na wartości wynikające z deklaracji ZUS DRA lub ich późniejszych korekt.

 
▲ wróć na początek

1.6.3. Rozliczenie nadpłaty w bieżącym okresie rozliczeniowym

Nadpłatę z ZUS najlepiej rozliczyć posiłkując się formularzem RD-3, tj. informacją o stanie konta płatnika składek, z którego bezpośrednio wynika m.in. rozksięgowanie składek na konkretne kwoty, związane z nadpłatą ZUS.

W przypadku kiedy wartości składek ZUS w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS są rozbieżne z tym co widać na rozksięgowaniu składek ZUS na wniosku RD-3 przedsiębiorca ma trzy możliwe rozwiązania na zaksięgowanie tych składek ZUS w systemie ifirma:

    1. Zaksięgować składki ZUS zgodnie z deklaracja ZUS DRA ( jeżeli jest to nadpłata w pierwszej kolejności składki księgują się na składkę społeczną, kolejno zdrowotną i na FP) Kolejność zaliczania wpłat na poszczególne fundusze określają § 14-18 rozporządzenia z 21 września 2017 r. Każda dokonana przez płatnika wpłata na numer rachunku składkowego niższa niż 4 zł podlega zaliczeniu na należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.
    2. Księgowanie składek ZUS zgodnie z informacją która widnieje na PUE ZUS.
    3. Księgowanie składek ZUS zgodnie z informacją z RD-3.

 

Otrzymaliśmy również informację, że istnieje możliwość potwierdzenia księgowań składek przez ZUS, poprzez złożenie druku POG przez serwis PUE ZUS. W takiej sytuacji należy napisać pismo ogólne, w którym płatnik zwróci się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o wgląd do jego konta i informacji jak składki są księgowane na koncie.

1.7. Księgowanie składek ZUS pracownika

  1. Składki ZUS pracowników na umowę o pracę, ich pojawienie w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS warunkuje wystawienie rachunku dla pracownika, oraz wprowadzenie daty jego opłacenia w zakładce Zobowiązania → Wynagrodzenia. Bardzo istotną czynnością przed wygenerowaniem deklaracji ZUS DRA, jest wprowadzenie daty opłacenia wynagrodzenia dla wszystkich pracowników, gdyż dzięki temu składki ZUS od ich wynagrodzeń prawidłowo wczytają się na deklaracjach: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS RPA oraz pojawią w Zobowiązania → Składki ZUS w części Składki ZUS pracowników na umowę o pracę.

    Poniżej przykład w jaki sposób księgowane są składki ZUS od wynagrodzeń pracowników, w dwóch sytuacjach:

    1. Wynagrodzenie wypłacane pracownikom do końca miesiąca
      Dla przypadku kiedy wynagrodzenie za wrzesień wypłacono pod koniec września, składki ZUS od tego wynagrodzenia ujęte zostały w deklaracji rozliczeniowej za wrzesień z terminem zapłaty do 20 października. Zapłacone w terminie składki ZUS są kosztem przedsiębiorcy w miesiącu w którym księgowane jest wynagrodzenie, czyli we wrześniu.
    2.  




       

      W kolumnie Kwota do zapłaty przy:

      • Ubezpieczeniu społecznym pracowników znajduje się wartość składki finansowanej zarówno z wynagrodzenia brutto pracowników (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, chorobowe) jak i część finansowana przez pracodawcę (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, wypadkowe).
      • Ubezpieczeniu zdrowotnym pracownika – znajduje się wartość składki finansowana przez pracownika z wynagrodzenia brutto, zaksięgowana w dacie wypłaty wynagrodzenia.
      • Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pracownika znajduje się wartość składki finansowana przez pracodawcę.

      W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP pracownika, finansowane przez pracodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 19 października, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez pracodawcę od wynagrodzenia pracownika została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym wrześniu: DK 1/9/2023 ZUS, oraz DK 2/9/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy cofnąć się do miesiąca księgowego wrzesień, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.

       




       

    3. Wynagrodzenie wypłacane pracownikom do 10-dnia kolejnego miesiąca
      Dla przypadku kiedy wynagrodzenie za wrzesień wypłacono do 10 października, składki ZUS od tego wynagrodzenia ujęte zostały w deklaracji rozliczeniowej za październik z terminem zapłaty do 20 listopada. Zapłacone w terminie składki ZUS są kosztem przedsiębiorcy w miesiącu w którym księgowane jest wynagrodzenie, czyli we wrześniu.
    4.  




       

      W kolumnie Kwota do zapłaty przy:

      • Ubezpieczeniu społecznym pracowników znajduje się wartość składki finansowanej zarówno z wynagrodzenia brutto pracowników (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, chorobowe) jak i część finansowana przez pracodawcę (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, wypadkowe).
      • Ubezpieczeniu zdrowotnym pracownika, znajduje się wartość składki finansowana przez pracownika z wynagrodzenia brutto, zaksięgowana w dacie wypłaty wynagrodzenia.
      • Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pracownika znajduje się wartość składki finansowana przez pracodawcę.

       

      W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP pracownika, finansowane przez pracodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 16 listopada, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez pracodawcę od wynagrodzenia pracownika została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym lipiec: DK 1/9/2023 ZUS, oraz DK 2/9/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy ustawić się w miesiącu księgowym wrzesień, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.

       




       

1.8. Księgowanie składek ZUS zleceniobiorcy

  • Składki ZUS pracowników na umowę zlecenia
    Ich pojawienie w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS warunkuje wystawienie rachunku dla zleceniobiorcy, oraz wprowadzenie daty jego opłacenia w zakładce Zobowiązania → Wynagrodzenia. Bardzo istotną czynnością przed wygenerowaniem deklaracji ZUS DRA, jest wprowadzenie daty opłacenia wynagrodzenia dla wszystkich zleceniobiorców, gdyż dzięki temu składki ZUS od ich wynagrodzeń prawidłowo wczytają się na deklaracjach: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RPA oraz pojawią w Zobowiązania → Składki ZUS w części dotyczącej Składek ZUS pracowników na umowę zlecenia z możliwością wprowadzenia daty ich opłacenia.
    Składki na ubezpieczenie społeczne oraz na Fundusz Pracy (o ile występuje konieczność jego opłacania) są zawsze kosztem w dacie uregulowania zobowiązania.
    Dla przykładu, jeżeli rachunek do umowy zlecenie został opłacony w kwietniu, wówczas będzie on kosztem dla przedsiębiorcy w Księdze Przychodów i Rozchodów w miesiącu kwietniu. Natomiast składki zapłacone od tego wynagrodzenie do 20 maja będą kosztem maja.
  •  




     

    W kolumnie Kwota do zapłaty przy:

    • Ubezpieczeniu społecznym zleceniobiorców znajduje się wartość składki finansowanej zarówno z wynagrodzenia brutto zleceniobiorców (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, chorobowe) jak i część finansowana przez zleceniodwcę (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, wypadkowe).
    • Ubezpieczeniu zdrowotnym zleceniobiorcy znajduje się wartość składki finansowana przez pracownika z wynagrodzenia brutto, zaksięgowana w dacie wypłaty wynagrodzenia.
    • Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pracownika znajduje się wartość składki finansowana przez zleceniodawcę

    W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP zleceniobiorcy, finansowane przez zleceniodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 16 października, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez zleceniodawcę od wynagrodzenia zleceniobiorcy została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym październik : DK 1/10/2023 ZUS, oraz DK 2/10/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy ustawić się w miesiącu księgowym październik, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.

     




     

    1.9. Księgowanie składek ZUS wykonawcy dzieła, który ma równocześnie zawartą umowę o pracę u tego samego wykonawcy

    Składki ZUS pracowników na umowę o dzieło
    Rzadko występująca sytuacja ponieważ, co do zasady składek ZUS nie odprowadzamy od umów o dzieło, wyjątek stanowią sytuacje, gdy wykonawca dzieła jest jednocześnie np. zatrudniony u tego samego pracodawcy na umowę o pracę, wtedy należy odprowadzać pełne składki ZUS. Składki w tym przypadku są kosztem w dacie ich uregulowania.

     




     

    W kolumnie Kwota do zapłaty przy:

    • Ubezpieczeniu społecznym zleceniobiorców znajduje się wartość składki finansowanej zarówno z wynagrodzenia brutto zleceniobiorców (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, chorobowe) jak i część finansowana przez zleceniodwcę (składka na ubezp. emerytalne, rentowe, wypadkowe).
    • Ubezpieczeniu zdrowotnym zleceniobiorcy znajduje się wartość składki finansowana przez pracownika z wynagrodzenia brutto, zaksięgowana w dacie wypłaty wynagrodzenia.
    • Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) pracownika znajduje się wartość składki finansowana przez zleceniodawcę.

    W kolumnie Kwota do zaksięgowania wyszczególnione są kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i FP oraz FGŚP zleceniobiorcy, finansowane przez zleceniodawcę. Jak widać na powyższym zrzucie ekranu składki ZUS zostały opłacone 16 października, Numer DK wskazuje, że kwota składek ZUS finansowana przez zleceniodawcę od wynagrodzenia zleceniobiorcy została zaksięgowana w KPiR w miesiącu księgowym październik : DK 3/10/2023 ZUS, oraz DK 4/10/2023 ZUS, aby to sprawdzić, należy ustawić się w miesiącu księgowym październik, przejść do zakładki Ewidencje → Księga Przychodów i Rozchodów.

     




     

    2. Podsumowanie zakładki Zobowiązania

    Składki ZUS razem

    podsumowanie wszystkich składek ZUS dla pracownika i pracodawcy z podziałem na daną składkę ZUS.

     




     

    Składki ZUS dodane ręcznie
    wykaz składek ZUS dodanych ręcznie, zgodnie ze schematem opisanym wyżej w części Dodanie składki ZUS.

     




     

    Dodatkowe wpłaty do ZUS
    wykaz składek ZUS dodanych, zgodnie ze schematem opisanym wyżej w części Dodatkowe wpłaty do ZUS. Wybierając ikonę w kształcie drukarki w kolumnie Operacje, można wydrukować dodatkowe wpłaty do ZUS, przykładowy wydruk poniżej, wpłaty wprowadzone w ten sposób nie zostaną zaksięgowane do KPiR, mają one charakter informacyjny.

     




     




     

    ▲ wróć na początek

    Autor: Agnieszka Sołtys, Monika Olejniczak – ifirma.pl

    Jeśli informacji jakich szukasz nie znalazłeś w naszej bazie wiedzy - zadzwoń do nas 71 769 55 15 lub porozmawiaj z konsultantem na czacie . Możesz też napisać maila na bok@ifirma.pl. BOK jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 – 20:00.
    Nie musisz czytać pomocy
    Nie musisz czytać pomocy

    Mobilnie. Wszędzie

    Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

    Mobilnie

    Ułatwienia dla e‑commerce

    Wygodne integracje
    Wygodne integracje

    Program do faktur IFIRMA w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e‑commerce jak Shoper, WooCommerce czy PrestaShop.

    Sprawdź wszystkie integracje →

    Wygodne integracje
    Płatności w jednym miejscu

    ifirma.pl łączy się z urządzeniami fiskalnymi, pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.

    Wygodne integracje
    Łatwe generowanie faktur

    Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur – wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.

    allegro integracja ecommerce
    woocommerce integracja ecommerce
    shoper integracja ecommerce
    prestashop integracja ecommerce
    shoplo integracja ecommerce
    magento integracja ecommerce