Urlop ojcowski pracownika

1. Urlop ojcowski komu i na jakich warunkach przysługuje?

Podstawowym warunkiem uzyskania prawa do urlopu ojcowskiego jest posiadanie przez ojca statusu pracownika. Zatem ojciec dziecka musi być zatrudniony w ramach stosunku pracy na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę.

Ojciec dziecka ma prawo do urlopu ojcowskiego również wówczas, gdy wychowująca wspólnie z nim dziecko matka biologiczna lub adopcyjna nie jest zatrudniona w ramach stosunku pracy, lecz prowadzi działalność gospodarczą, świadczy usługi na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub w ogóle nie pracuje. Czyli status zawodowy matki dziecka nie ma wpływu na możliwość skorzystania przez ojca z przysługującego mu urlopu ojcowskiego.

Wymiar urlopu ojcowskiego pracownika wynosi 14 dni kalendarzowych. Oznacza, to że do jego puli wlicza się weekendy i święta, a nie np. jak w przypadku urlopu wypoczynkowego tylko dni robocze. Można je wykorzystać w pełnej wysokości lub podzielić na dwie części po 7 dni kalendarzowych. Nie ma możliwości dokonania innego podziału. Ojciec biologiczny może skorzystać z urlopu ojcowskiego, wyłącznie do chwili ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że urlop ojcowski nie przysługuje ojcu, który jest pozbawiony władzy rodzicielskiej lub nie utrzymuje kontaktów ze swoim dzieckiem.

Ojciec adopcyjny uzyskuje prawo do urlopu ojcowskiego z chwilą uprawomocnienia się postanowienia sądu o adopcji dziecka. Od tego momentu ojciec ma także 24 miesiące na skorzystanie z urlopu, jednak nie może go wykorzystać później niż do czasu ukończenia przez dziecko 7 roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego – do chwili ukończenia 10 lat.

Urlop ojcowski może przebiegać równolegle z urlopem matki, niezależnie od tego, czy matka dziecka korzysta z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego czy urlopu wychowawczego. Oznacza to, że pracownik może też wziąć urlop ojcowski już po zakończeniu urlopu matki.

Aby uzyskać urlop ojcowski, pracownik powinien złożyć swojemu pracodawcy pisemny wniosek.
 

 
Jeśli pracownik złoży wniosek w ustawowym terminie to pracodawca ma obowiązek mu go udzielić (nie może odmówić).
Pracodawca, który by w takiej sytuacji nie udzielił urlopu ojcowskiego, podlega grzywnie od 1000 zł nawet do 30 000,00 zł.

Jeśli jednak pracownik nie zachowa terminu złożenia wniosku, pracodawca może – ale nie musi udzielić urlopu ojcowskiego w okresie wskazanym we wniosku. Wniosek o urlop ojcowski pracownik może złożyć dużo wcześniej niż na 7 dni przed planowanym urlopem.

W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, pracownik – ojciec dziecka, nie ma obowiązku wykorzystania urlopu ojcowskiego. Jeżeli po 24 miesiącach ojciec dziecka nie skorzysta z urlopu ojcowskiego, urlop ten przepada. Nie przysługuje za niego ekwiwalent pieniężny.

2. Wykaz dokumentów, które ojciec dziecka powinien złożyć pracodawcy

Wniosek pracownika, ubiegającego się o urlop ojcowski powinien zawierać:

1. imię i nazwisko pracownika;
2. wskazanie okresu, za który ma być udzielony urlop ojcowski albo jego część.

Wzór wniosku o urlop znajduje się tutaj.

Dodatkowo do wniosku należy załączyć:

1. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów lub złożyć oświadczenie z nr PESEL dziecka na wniosku z ZUS
2. kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione;
3. kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.
4. wniosek pracownika- ojca dziecka o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego (druk ZAO dostępny do pobrania tutaj).

Pracownik, który przebywa na urlopie ojcowskim powinien otrzymać wynagrodzenie w takiej samej wysokości, jakby w tym okresie pracował, czyli 100 %. Pracodawca zatrudniający do dwudziestu pracowników, wypłaca proporcjonalne wynagrodzenie za okres przepracowany w danym miesiącu przez pracownika, korzystającego z urlopu ojcowskiego, z wyłączeniem dni urlopu ojcowskiego, które finansowane są ze środków ZUS-u w ramach zasiłku macierzyńskiego.

Pracodawca przekazuje otrzymane od pracownika dokumenty niezwłocznie (najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych) do placówki ZUS-u wraz z wypełnionym zaświadczeniem ZUS Z-3 (tak jak dla zasiłku macierzyńskiego).

Interaktywny druk ZUS Z-3 pracodawca może wypełnić z poziomu ifirma.pl poprzez zakładkę
Deklaracje → Zaświadczenia ZUS, należy wybrać opcję ZUS Z-3. Po uzupełnieniu ZUS Z-3, należy dokonać jego wydruku, podpisać i dostarczyć do placówki ZUS.

3. Rachunek pracownika, wystawiony i opłacony do końca miesiąca należnego

Przykład 1.
Pan Jan Nowak zatrudniony w firmie X na umowę o pracę, na kwotę 5000,00 zł brutto, z wynagrodzeniem wypłacanym do końca bieżącego miesiąca (za sierpień 2023 do 31 sierpnia 2023), korzystał od 14 sierpnia do 27 sierpnia 2023 z urlopu ojcowskiego.

W celu wprowadzenia do serwisu ifirma.pl urlopu ojcowskiego pracownika, należy ustawić się w miesiącu księgowym, w którym pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego, następnie przejść do zakładki

Pracownicy → Pulpit pracowników wybrać pracownika, który korzystał z urlopu ojcowskiego i wystawić rachunek poprzez ikonę + wystaw nowy.

Na rachunku pana Jana należy w wierszu wynagrodzenie chorobowe wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe, tak jak na rysunku poniżej

Otworzy się nowe okno: Wynagrodzenie chorobowe za okres 2023.

Kolejno uzupełniamy:

1. Pozycje wynagrodzenia chorobowego podajemy okres przebywania na urlopie ojcowskim tzn. zgodnie z przykładem 1: od 14 do 27 sierpnia 2023,
2. w kolumnie Współczynnik wybieramy z listy: 100%,
3. w Opisie wskazujemy: Urlop ojcowski,
4. w kolumnie: Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby? odznaczamy checkbox,
5. przechodzimy do opcji przelicz
6. przechodzimy do opcji zatwierdź.

Ponownie otworzy się okno rachunku. Wynagrodzenie zasadnicze, automatycznie się pomniejszy. Kolejno należy wybrać opcję zatwierdź.

Po wypłaceniu wynagrodzenia pracownikowi, datę opłacenia należy uzupełnić w zakładce
Zobowiązania → Wynagrodzenia

Następnie po uzupełnieniu daty opłacenia wynagrodzenia: w polu Data opłacenia, należy przejść do opcji zatwierdź.

Datę opłacenia można uzupełnić również z poziomu rachunku pracownika, po jego zatwierdzeniu, w prawym górnym rogu jest opcja wprowadzenia daty opłacenia rachunku:

3.1. Generowanie deklaracji ZUS z wykazanym pracownikiem na urlopie ojcowskim

Kolejnym krokiem jest wygenerowanie deklaracji ZUS za miesiąc sierpień 2023. W tym celu ustawiamy się w miesiącu księgowym sierpień 2023, przechodzimy do zakładki Deklaracje → Deklaracje, następnie wybieramy opcję wygeneruj ZUS.

Otworzy się okno z komunikatem Czy chcesz stworzyć deklarację na sierpień 2023? Pojawią się tylko składki przedsiębiorcy (ewentualnie osoby współpracującej), które odprowadza z tytułu działalności gospodarczej. Z tego miejsca nie widać składek odprowadzanych za pracowników. Należy wybrać opcję zatwierdź.

Po wygenerowaniu deklaracji ZUS pracownik pojawi się na raporcie RCA 8/2023 oraz RSA 8/2023.

W tym celu w kolumnie z deklaracjami ZUS wybieramy deklarację RSA z numerem 8/2023

Otworzy się deklaracja RSA 8/2023, należy przejść na sam dół deklaracji i wybrać opcję edytuj.

W następnym kroku należy zmienić kod świadczenia przerwy z 313 na 327 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego), a następnie wybrać opcję zatwierdź:

Tak wygenerowaną deklarację należy przekazać do ZUS. Wysyłki deklaracji można dokonać za pośrednictwem serwisu ifirma.pl.

4. Rachunek pracownika opłacony do 10-go dnia kolejnego miesiąca

Przykład 2.
Pan Kamil zatrudniony w firmie Y na umowę o pracę, na kwotę 4000,00 zł brutto, z wynagrodzeniem wypłacanym do 10-go kolejnego miesiąca, rozdzielił swój urlop ojcowski na dwie części po 7 dni kalendarzowych:

Na rachunku pana Kamila, w miesiącu księgowym sierpień 2023, należy w wierszu wynagrodzenie chorobowe wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe.

Otworzy się nowe okno Wynagrodzenie chorobowe za okres 08/2023.

Kolejno uzupełniamy:

1. Pozycje wynagrodzenia chorobowego uzupełniamy okres przebywania na urlopie ojcowskim tzn. zgodnie z przykładem 2 od 07.08.2023 do 13.08.2023,
2. w kolumnie Współczynnik wybieramy z listy 100%,
3. w Opisie wskazujemy: Urlop ojcowski,
4. w kolumnie Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby? – odznaczamy checkbox,
5. przechodzimy na dół do opcji + dodaj pozycję
6. uzupełniamy okres drugiej części urlopu ojcowskiego, ale tylko do końca sierpnia 2023, czyli od 28 sierpnia do 31 sierpnia 2023
7. przechodzimy do opcji przelicz
8. przechodzimy do opcji zatwierdź.

Ponownie otworzy się okno rachunku. Wynagrodzenie zasadnicze, automatycznie się pomniejszy. Kolejno należy wybrać opcję zatwierdź

Po prawej stronie na rachunku pracownika w części Wynagrodzenie, należy uzupełnić datę opłacenia wynagrodzenia:

4.1. Generowanie deklaracji ZUS z wykazanym pracownikiem na urlopie ojcowskim

Następnie będąc ustawionym w miesiącu księgowym sierpień 2023 należy wygenerować deklarację ZUS poprzez zakładkę Deklaracje → Deklaracje, wybrać wygeneruj ZUS, zatwierdzić składki i analogicznie do przykładu nr 1. na deklaracji ZUS RSA 8/2023:

1. przechodzimy do opcji edytuj na dole deklaracji
2. poprawiamy kod świadczenia/przerwy z 313 na 327 (należy zwrócić uwagę, że kod należy poprawić w dwóch miejscach, gdyż urlop ojcowski został podzielony przez Pana Kamila na dwa okresy od 7 sierpnia do 13 sierpnia oraz od 28 sierpnia do 3 września, deklarację RSA składa się w trybie miesięcznym, dlatego ujęty jest okres miesiąca sierpnia tzn. od 28 sierpnia do 31 sierpnia 2023) i zatwierdzamy na dole.

Tak jak na poniższym zrzucie ekranu.

Tak wygenerowaną deklarację należy przekazać do ZUS. Wysyłki deklaracji można dokonać za pośrednictwem serwisu ifirma.pl.

5. Różnice w wygenerowanych deklaracjach ZUS opisanych w Przykładzie 1 oraz w Przykładzie 2

W związku z tym, że w Przykładzie nr 2 pracodawca wypłaca wynagrodzenie panu Kamilowi do 10-go kolejnego miesiąca, w miesiącu księgowym sierpień 2023:

1) na RCA 8/2023 nie będzie widocznych pomniejszonych proporcjonalnie składek pracownika, ponieważ będą tam widoczne składki od wynagrodzenia obejmującego miesiąc lipiec 2023 (wypłacanego do 10 sierpnia), sytuację tę obrazuje poniższy zrzut ekranu, gdzie podstawa składek nie zmniejszyła się w lutym, co jest działaniem prawidłowym

2) Pomniejszone składki od wynagrodzenia pana Kamila za miesiąc sierpień 2023 w przykładzie nr 2, będą dopiero widoczne na raporcie RCA w miesiącu daty wypłaty wynagrodzenia, czyli we wrześniu 2023, po uprzednim uzupełnieniu daty opłacenia wynagrodzenia (za miesiąc sierpień do 10 września 2023). Sytuację tę obrazuje poniższy zrzut ekranu RCA 9/2023:
 

Sytuacja jest odmienna w Przykładzie 1, gdzie wynagrodzenie pana Jana jest wypłacane do końca miesiąca czyli za miesiąc sierpień 2023 do 31 sierpnia 2023, w raporcie RCA 8/2023 widać odpowiednio pomniejszone składki wraz z podstawą ich naliczenia.

3) na RSA 8/2023 zarówno w Przykładzie 2 jak i w przykładzie 1, niezależnie, czy wynagrodzenie zostało wypłacone do końca miesiąca, czy do 10-go dnia następnego miesiąca za miesiąc przepracowany, będzie widoczny okres podczas którego zarówno Pan Jan jak i Pan Kamil korzystali z urlopu ojcowskiego i w obu tych przypadkach należy zmienić kod świadczenia przerwy z 313 na 327.

Deklaracja RSA za sierpień 2023 dla Pana Kamila z przykładu 2 w którym okres urlopu został podzielony na dwie części, pracownik pojawi się dwukrotnie jako osoba ubezpieczona nr 1 i osoba ubezpieczona nr 2. Ponad to, w miesiącu księgowym wrzesień 2023, przy wystawianiu rachunku dla pracownika z przykładu 2 należy przez zakładkę wylicz wynagrodzenie chorobowe uwzględnić ostatnie dni urlopu ojcowskiego opiewające marzec tj. od od 1 września do 3 września 2023.

Poniżej znajduje się zrzut ekranu deklaracji ZUS RSA 9/2023 dla przykładu 2:

Poniżej zrzut ekranu deklaracji ZUS RSA 2/2021 dla zobrazowania sytuacji pana Jana z Przykładu nr 1

Autor: Patrycja Tokarska – ifirma.pl