w Rozliczenia ZUSPracownicy Tagi: pracownicyurlop ojcowskirozliczenie urlopu ojcowskiego

Podstawowym warunkiem uzyskania prawa do urlopu ojcowskiego jest posiadanie przez ojca statusu pracownika. Zatem ojciec dziecka musi być zatrudniony w ramach stosunku pracy na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę.

Ojciec dziecka ma prawo do urlopu ojcowskiego również wówczas, gdy wychowująca wspólnie z nim dziecko matka biologiczna lub adopcyjna nie jest zatrudniona w ramach stosunku pracy, lecz prowadzi działalność gospodarczą, świadczy usługi na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub w ogóle nie pracuje. Czyli status zawodowy matki dziecka nie ma wpływu na możliwość skorzystania przez ojca z przysługującego mu urlopu ojcowskiego.

Wymiar urlopu ojcowskiego pracownika wynosi 14 dni kalendarzowych. Można je wykorzystać w pełnej wysokości lub podzielić na dwie części po 7 dni kalendarzowych. Nie ma możliwości dokonania innego podziału. Ojciec biologiczny może skorzystać z urlopu ojcowskiego, wyłącznie do chwili ukończenia przez dziecko 24 miesiąca życia.

Ojciec adopcyjny uzyskuje prawo do urlopu ojcowskiego z chwilą uprawomocnienia się postanowienia sądu o adopcji dziecka. Od tego momentu ojciec ma także 24 miesiące na skorzystanie z urlopu, jednak nie może go wykorzystać później niż do czasu ukończenia przez dziecko 7 roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego – do chwili ukończenia 10 lat.

Urlop ojcowski może przebiegać równolegle z urlopem matki, niezależnie od tego, czy matka dziecka korzysta z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego czy urlopu wychowawczego. Oznacza to, że pracownik może też wziąć urlop ojcowski już po zakończeniu urlopu matki.

Aby uzyskać urlop ojcowski, pracownik powinien złożyć swojemu pracodawcy pisemny wniosek.

Ważne!
Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego należy złożyć najpóźniej na 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia korzystania z urlopu.

Jeśli pracownik złoży wniosek w ustawowym terminie to pracodawca ma obowiązek mu go udzielić (nie może odmówić). Jeśli jednak pracownik nie zachowa terminu złożenia wniosku, pracodawca może – ale nie musi udzielić urlopu ojcowskiego w okresie wskazanym we wniosku. Wniosek o urlop ojcowski pracownik może złożyć dużo wcześniej niż na 7 dni przed planowanym urlopem.

W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, pracownik – ojciec dziecka, nie ma obowiązku wykorzystania urlopu ojcowskiego. Jeżeli po 24 miesiącach ojciec dziecka nie skorzysta z urlopu ojcowskiego, urlop ten przepada. Nie przysługuje za niego ekwiwalent pieniężny.

Wniosek pracownika, ubiegającego się o urlop ojcowski powinien zawierać:

  1. imię i nazwisko pracownika;
  2. wskazanie okresu, za który ma być udzielony urlop ojcowski albo jego część.

Wzór wniosku o urlop znajduje się tutaj

Dodatkowo do wniosku należy załączyć:

  1. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów;
  2. kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione;
  3. kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.
  4. wniosek pracownika- ojca dziecka o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego (druk ZAO dostępny do pobrania tutaj).


Pracownik, który przebywa na urlopie ojcowskim powinien otrzymać wynagrodzenie w takiej samej wysokości, jakby w tym okresie pracował, czyli 100 %. Pracodawca zatrudniający do dwudziestu pracowników, wypłaca proporcjonalne wynagrodzenie za okres przepracowany w danym miesiącu przez pracownika, korzystającego z urlopu ojcowskiego, z wyłączeniem dni urlopu ojcowskiego, które finansowane są ze środków ZUS-u w ramach zasiłku macierzyńskiego.

Pracodawca przekazuje otrzymane od pracownika dokumenty niezwłocznie (najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych) do placówki ZUS-u wraz z wypełnionym zaświadczeniem ZUS Z-3 (tak jak dla zasiłku macierzyńskiego).

Interaktywny druk ZUS Z-3 pracodawca może wypełnić z poziomu ifirma.pl poprzez zakładkę
Deklaracje → Zaświadczenia ZUS, należy wybrać opcję ZUS Z-3. Po uzupełnieniu ZUS Z-3, należy dokonać jego wydruku, podpisać i dostarczyć do placówki ZUS.

Przykład 1.
Pan Jan zatrudniony w firmie X na umowę o pracę, na kwotę 2100,00 zł brutto, z wynagrodzeniem wypłacanym do końca bieżącego miesiąca (za luty 2018 do 28 lutego 2018), korzystał od 12 lutego 2018 do 25 lutego 2018 z urlopu ojcowskiego.

W celu wprowadzenia do serwisu ifirma.pl urlopu ojcowskiego pracownika, należy ustawić się w miesiącu księgowym, w którym pracownik korzystał z urlopu ojcowskiego, następnie przejść do zakładki

Pracownicy → Pulpit pracowników wybrać pracownika, który korzystał z urlopu ojcowskiego i wystawić rachunek poprzez ikonę + wystaw nowy.



Na rachunku pana Jana należy w wierszu wynagrodzenie chorobowe wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe, tak jak na rysunku poniżej



Otworzy się nowe okno: Wynagrodzenie chorobowe za okres 02/2018.

Kolejno uzupełniamy:

  1. Pozycje wynagrodzenia chorobowego podajemy okres przebywania na urlopie ojcowskim tzn. zgodnie z przykładem 1: od 12 do 25 lutego 2018,
  2. w kolumnie Współczynnik wybieramy z listy: 100%,
  3. w Opisie wskazujemy: Urlop ojcowski,
  4. w kolumnie: Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby? odznaczamy checkbox,
  5. przechodzimy do opcji przelicz
  6. przechodzimy do opcji zatwierdź.




Ponownie otworzy się okno rachunku, należy wybrać opcję zatwierdź.



Po wypłaceniu wynagrodzenia pracownikowi, datę opłacenia należy uzupełnić w zakładce
Zobowiązania → Wynagrodzenia



Następnie po uzupełnieniu daty opłacenia wynagrodzenia: w polu Data opłacenia, należy przejść do opcji zatwierdź.

Generowanie deklaracji ZUS z wykazanym pracownikiem na urlopie ojcowskim

Kolejnym krokiem jest wygenerowanie deklaracji ZUS za miesiąc luty. W tym celu ustawiamy się w miesiącu księgowym luty 2018, przechodzimy do zakładki Deklaracje, następnie wybieramy opcję ZUS.



Otworzy się okno z komunikatem Czy chcesz stworzyć deklarację na luty 2018? Pojawią się tylko składki przedsiębiorcy (ewentualnie osoby współpracującej), które odprowadza z tytułu działalności gospodarczej. Z tego miejsca nie widać składek odprowadzanych za pracowników. Należy wybrać opcję zatwierdź.



Po wygenerowaniu deklaracji ZUS pracownik pojawi się na raporcie RCA 2/2018 oraz RSA 2/2018.

Uwaga!
Na deklaracji RSA 2/2018 pracownik zostanie wykazany z niewłaściwym kodem przerwy w związku z tym wymagane będzie ręczne poprawienie deklaracji.

W tym celu w kolumnie z deklaracjami ZUS wybieramy deklarację RSA z numerem 2/2018



Otworzy się deklaracja RSA 2/2018, należy przejść na sam dół deklaracji i wybrać opcję edytuj.
W następnym kroku należy zmienić kod świadczenia przerwy z 313 na 327 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego), a następnie wybrać opcję zatwierdź:



Tak wygenerowaną deklarację należy przekazać do ZUS. Wysyłki deklaracji można dokonać za pośrednictwem serwisu ifirma.pl. Jak wysłać deklarację ZUS znajdziesz tutaj.

Przykład 2.
Pan Patryk zatrudniony w firmie Y na umowę o pracę, na kwotę 3000,00 zł brutto, z wynagrodzeniem wypłacanym do 10-go kolejnego miesiąca, rozdzielił swój urlop ojcowski na dwie części po 7 dni kalendarzowych:

  1. od 5 lutego do 11 lutego 2018r;
  2. od 26 lutego do 4 marca 2018r.


Na rachunku pana Patryka, w miesiącu księgowym lutym 2018, należy w wierszu wynagrodzenie chorobowe wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe.

Uwaga!
w związku z tym, że druga część urlopu ojcowskiego pana Patryka obejmuje dwa okresy rozliczeniowe (luty i marzec 2018), należy na rachunku pracownika, dodając kolejną pozycję chorobową, wpisać zakres dat obejmujących swym zakresem jedynie miesiąc luty tj. od 26 lutego do 28 lutego 2018. Natomiast w miesiącu księgowym marzec 2018, przy wystawianiu rachunku, korzystając z opcji wylicz wynagrodzenie chorobowe należy uwzględnić pozostałe dni urlopu ojcowskiego tzn. od 1 marca do 4 marca.



Otworzy się nowe okno Wynagrodzenie chorobowe za okres 02/2018.

Kolejno uzupełniamy:

  1. Pozycje wynagrodzenia chorobowego uzupełniamy okres przebywania na urlopie ojcowskim tzn. zgodnie z przykładem 2 od 05.02.2018 do 11.02.2018,
  2. w kolumnie Współczynnik wybieramy z listy 100%,
  3. w Opisie wskazujemy: Urlop ojcowski,
  4. w kolumnie Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby? – odznaczamy checkbox,
  5. przechodzimy na dół do opcji + dodaj pozycję
  6. uzupełniamy okres drugiej części urlopu ojcowskiego, ale tylko do końca lutego 2018, czyli od 26 lutego do 28 lutego 2018
  7. przechodzimy do opcji przelicz
  8. przechodzimy do opcji zatwierdź.




Ponownie otworzy się okno rachunku, należy wybrać opcję zatwierdź



W związku z tym, że wynagrodzenie za miesiąc luty 2018 jest wypłacane Panu Patrykowi do 10 marca 2018 r. należy w lewym górnym rogu, obok logo ifirma.pl zmienić miesiąc księgowy na marzec 2018. Kolejno w zakładce
Zobowiązania → Wynagrodzenia, należy wprowadzić datę opłacenia



Następnie będąc ustawionym w miesiącu księgowym luty 2018 należy wygenerować deklarację ZUS poprzez zakładkę Deklaracje → Deklaracje, wybrać opcję ZUS, zatwierdzić składki i analogicznie do przykładu nr 1. na deklaracji ZUS RSA 2/2018:

  1. przechodzimy do opcji edytuj na dole deklaracji
  2. poprawiamy kod świadczenia/przerwy z 313 na 327 (należy zwrócić uwagę, że kod należy poprawić w dwóch miejscach, gdyż urlop ojcowski został podzielony przez Pana Patryka na dwa okresy od 5 lutego do 11 lutego oraz od 26 lutego do 4 marca, deklarację RSA składa się w trybie miesięcznym, dlatego ujęty jest okres miesiąca lutego tzn. od 26 lutego do 28 lutego 2018) i zatwierdzamy na dole.


Tak jak na poniższym zrzucie ekranu.



Tak wygenerowaną deklarację należy przekazać do ZUS. Wysyłki deklaracji można dokonać za pośrednictwem serwisu ifirma.pl. Jak wysłać deklarację znajdziesz tutaj.

Różnice w wygenerowanych deklaracjach ZUS między przykładem nr 2 i przykładem 1

W związku z tym, że w przykładzie nr 2 pracodawca wypłaca wynagrodzenie panu Patrykowi do 10-go kolejnego miesiąca, w miesiącu księgowym luty 2018:

1) na RCA 2/2018 nie będzie widocznych pomniejszonych proporcjonalnie składek pracownika, ponieważ będą tam widoczne składki od wynagrodzenia obejmującego miesiąc styczeń 2018 (wypłacanego do 10 lutego), sytuację tę obrazuje poniższy zrzut ekranu, gdzie podstawa składek nie zmniejszyła się w lutym, co jest działaniem prawidłowym



2) Pomniejszone składki od wynagrodzenia pana Patryka za miesiąc luty 2018 w przykładzie nr 2, będą dopiero widoczne na raporcie RCA w miesiącu daty wypłaty wynagrodzenia, czyli marcu 2018, po uprzednim uzupełnieniu daty opłacenia wynagrodzenia (za miesiąc luty do 10 marca 2018) w zakładce Zobowiązania → Wynagrodzenia. Sytuację tę obrazuje poniższy zrzut ekranu RCA 3/2018:



Sytuacja jest odmienna w przykładzie 1, gdzie wynagrodzenie pana Jana jest wypłacane do końca miesiąca czyli za miesiąc luty do 28 lutego 2018, w raporcie RCA 2/2018 widać odpowiednio pomniejszone składki wraz z podstawą ich naliczenia.



3) na RSA 2/2018 zarówno w przykładzie 2 jak i w przykładzie 1, niezależnie, czy wynagrodzenie zostało wypłacone do końca miesiąca, czy do 10-go dnia następnego miesiąca za miesiąc przepracowany, będzie widoczny okres podczas którego zarówno Pan Jan jak i Pan Patryk korzystali z urlopu ojcowskiego i w obu tych przypadkach należy zmienić kod świadczenia przerwy z 313 na 327.

Deklaracja RSA za luty 2018 dla Pana Patryka z przykładu 2 w którym okres urlopu został podzielony na dwie części, pracownik pojawi się dwukrotnie jako osoba ubezpieczona nr 1 i osoba ubezpieczona nr 2. Ponadto w miesiącu księgowym marzec 2018, przy wystawianiu rachunku dla pracownika z przykładu 2 należy przez zakładkę wylicz wynagrodzenie chorobowe uwzględnić ostatnie dni urlopu ojcowskiego opiewające marzec tj. od 1 marca do 4 marca 2018.

Poniżej znajduje się zrzut ekranu deklaracji ZUS RSA 2/2018 dla przykładu 2:



Poniżej zrzut ekranu deklaracji ZUS RSA 2/2018 dla zobrazowania sytuacji pana Jana z przykładu nr 1




Autor: Patrycja Tokarska – ifirma.pl

Możliwość komentowania jest wyłączona.