Ewidencja czasu pracy dla zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia

1. Obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy Zleceniobiorców

Od 2017 roku wszyscy Zleceniodawcy mają obowiązek ewidencjonowania liczby godzin związanych z wykonywaniem czynności Zleceniobiorców określonych w zawartej umowie zlecenia. Ewidencja czasu pracy Zleceniobiorców, może przybierać różne postaci: klasyczną papierową lub elektroniczną. W serwisie ifirma jest dostępna elektroniczna ewidencja czasu pracy, instrukcja znajduje się w pkt 2. instrukcji.

1.1. Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, jest konsekwencją ogłoszenia przepisów w sprawie minimalnego wynagrodzenia za 1 godzinę pracy w umowie zlecenie lub umowie z tytułu świadczenia określonych usług np. przez samozatrudnionych.

Wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2023 zmieni się dwukrotnie:

1. od dnia 1 stycznia 2023 r. będzie obowiązywało minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 3490 zł, natomiast minimalną stawkę godzinowa na umowę zlecenie będzie wynosiła 22,80 zł.
2. od dnia 1 lipca 2023 r. będzie obowiązywało minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 3600 zł, natomiast minimalna stawka godzinowa na umowę zlecenie będzie wynosiła 23,50 zł.

Oznacza to, że Zleceniobiorca powinien otrzymać minimum

1. 22,80 zł (od 1 stycznia do 30 czerwca 2023) na godzinę,
2. 23,50 zł na godzinę (od 1 lipca do 31 grudnia 2023)

w przeliczeniu czasu pracy w danym miesiącu.

Przykład 1

Pan Andrzej zatrudniony na umowie zlecenie, ze stawką określoną kwotowo: 400 zł/ miesiąc, w miesiącu sierpień 2023 przepracował 15 godzin, co wynika z ewidencji czasu pracy. Zleceniodawca przed wypłaceniem wynagrodzenia powinien zweryfikować, czy wypłacając 400 zł, zachowa ustawowe minimalne wynagrodzenie godzinowe, poprzez pomnożenie ilości godzin przepracowanych w sierpniu przez stawkę 23,50 zł:

Zleceniobiorca otrzymał 400,00 zł, zatem stawka godzinowa, została zachowana.

Stawka godzinowa wypłacana z tytułu umów zlecenie, co roku podlega waloryzacji, warto zatem śledzić na początku każdego roku kalendarzowego jej aktualną wysokość, aby stawki na zawartej umowie zlecenie były zgodne z przepisami dotyczącymi minimalnej stawki godzinowej.

1.1.a. Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie w 2024 roku

14 września 2023 r. opublikowano projekt rozporządzenia określający minimalne wynagrodzenie za pracę na rok 2024.
W projekcie rozporządzenia podano także kwoty minimalnych stawek godzinowych dla umów cywilnoprawnych.
Kwoty minimalnych stawek godzinowych w 2024 będą się zmieniały dwukrotnie w ciągu roku, podobnie jak pensja minimalna.
Zapisy rozporządzenia wskazują ich wartość jako:
27,70 zł/h od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 roku
28,10 zł/h od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku

Przykład 2
Pani Anna zatrudniona na umowie zlecenie, ze stawką określoną kwotowo: 4000 zł brutto , w miesiącu styczniu 2024 przepracowała 160 godzin, co wynika z ewidencji czasu pracy. Zleceniodawca przed wypłaceniem wynagrodzenia powinien zweryfikować, czy wypłacając 4000 zł brutto zachowa ustawowe minimalne wynagrodzenie godzinowe, poprzez pomnożenie ilości godzin przepracowanych w styczniu przez stawkę 27,70 zł
160 godzin x 27,70 zł = 4 432,00 zł
Z powyższej kalkulacji wynika, że stawka godzinowa wynikająca z umowy zlecenie nie zostałaby zachowana, dlatego Zleceniodawca powinien zwiększyć wynagrodzenie brutto z 4000 zł do 4432,00 zł brutto, aby stawka 27,70 zł/h została zachowana.

1.2. W jaki sposób dokonywać ewidencji czasu pracy u zleceniobiorcy, czy osoby świadczącej usługi?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami czas pracy Zleceniobiorców, należy ewidencjonować w systemie godzinowym. Natomiast w ustawie brak jest konkretnych regulacji, dotyczących w jaki sposób tworzyć ww. ewidencję, zatem strony umowy mają w tym zakresie niejaką dowolność.

Co do zasady zapisy dotyczące sposobu potwierdzania liczby godzin przepracowanych przez Zleceniobiorcę, mogą zostać ustalone w treści umowy zlecenie. Brak takiego zapisu w umowie zlecenie skutkuje tym, że Zleceniobiorca, lub osoba wykonująca świadczenie, powinna przedłożyć Zleceniodawcy informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Mówi o tym art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, którego treść znajduje się poniżej:

1. „W przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
2. W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.
3. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, a w przypadku braku takiego potwierdzenia przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio”.

Przepisy prawa nie mówią wprost o konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy przy umowie zlecenie, ale w przypadku kontroli, przedsiębiorca musi wykazać, że zatrudnieni zleceniodawcy otrzymywali wynagrodzenie zgodne z minimalną stawką godzinową. Powyższe jest możliwe do spełnienia w oparciu o rzetelnie prowadzoną ewidencję czasu pracy.

1.3. Jak powinien wyglądać wzór ewidencji czasu pracy?

Sposób dotyczący potwierdzania liczby przepracowanych godzin na umowie zlecenie jest dowolny i zależy od indywidualnie przyjętych przez strony umowy ustaleń. Nie obowiązuje tutaj żaden ramowy wzór, ani wytyczne.
Najważniejszą zasadą jest, aby z ewidencji czasu pracy jasno wynikało ile godzin w danym miesiącu Zleceniobiorca przepracował. Dla nadania wiarygodności tej dokumentacji dobrze, gdy ewidencja czasu pracy jest opatrzona podpisem Zleceniobiorcy lub osoby świadczącej usługi.

Zleceniodawcy mają prawo nałożyć na drugą stronę umowy obowiązek rzetelnego potwierdzania i tworzenia zestawienia liczby przepracowanych godzin, czy wykonanych usług, projektów, które powinny zostać dostarczane przed dniem wypłaty wynagrodzenia.

2. Ewidencja czasu pracy dla Zleceniobiorcy w serwisie – instrukcja

Ewidencję czasu pracy tworzymy w serwisie wchodząc na zakładkę Pracownicy ➡ Ewidencja czasu pracy ➡ +Dodaj ewidencję miesięczną.
.
 

 
W kolejnym kroku należy odpowiednio uzupełnić poniższe opcje:

• w polu Pracownik – wybierz pracownika (wybieramy pracownika z listy),
• w polu Umowa – wybierz umowę (wybieramy odpowiednią umowę, w tym przypadku zlecenie).
• na dole należy wybrać opcję: Stwórz ewidencję czasu pracy

 

 
Przykład 3

Pani Sara Kwiatkowska została zatrudniona na umowę zlecenie od 01.11.2023 do 30.11.2023 r. na kwotę brutto 5000 zł. Umowa została zawarta na 5 godzin dziennie od poniedziałku do piątku. Godziny wykonania zlecenia są ruchome – zatem w umowie zostało zawarte, że Pani Sara może swoje obowiązki wykonywać pomiędzy godziną 7:00 a 17:00, jednak sama ustala sobie 5 godzin pracy w danym dniu.

Tworzymy ewidencje czasu pracy dla Pani Sary za miesiąc sierpień 2023. Należy wybrać pracownika, umowę, a następnie kliknąć opcję +stwórz ewidencję czasu pracy. Uzupełniamy formularz poprzez użycie opcji +dodaj godziny pracy.
 

W kolejnym kroku pojawi się dodatkowe okno Dodaj godziny pracy:

W polu Liczba godzin – podajemy liczbę godzin pracy w danym dniu, w tym przypadku 5 godzin dziennie.
Zaznaczamy dni kiedy Pani Sara świadczy umowę zlecenia czyli od poniedziałku do piątku.

Po zatwierdzeniu utworzy się nam ewidencja czasu pracy za poszczególne dni pracy Pani Sary.

Następnie, jeżeli np. Zleceniodawca nie pracuje w weekendy (sobota, niedziela) oraz w święta, należy usunąć wszystkie daty zawierające dni wolne, wybierając w kolumnie Operacje czerwoną ikonę kosza.

 
Tak przygotowaną ewidencję czasu pracy, można pobrać w formacie PDF i np. wydrukować, lub wyczyścić + dodać dodatkowe godziny pracy, lub usunąć.
 

 
Po wybraniu opcji Powrót otworzy się strona, na której widoczna jest ewidencja miesięczna i roczna. Ewidencja roczna tworzy się automatycznie na podstawie ewidencji miesięcznej.

Po prawej stronie znajduje się opcja ikona do pobrania PDF. Otworzy się ewidencja czasu pracy w formacie PDF, którą będzie można wydrukować.
 

 
Tak wygląda ewidencja czasu pracy dla PaniPani Sary Kwiatkowskiej za miesiąc sierpień 2023 r.:

Należy pamiętać, że sporządzona ewidencja powinna być podpisana przez pracownika (zleceniobiorcę).

Autor: Patrycja Tokarska – ifirma.pl