Ewidencja czasu pracy dla zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia

w Pracownicy Tagi: ewidencja czasu pracy 2017ewidencja czasu pracy umowa zlecenieumowa-zlecenie

 

1. Obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy Zleceniobiorców

Od 2017 roku wszyscy Zleceniodawcy mają obowiązek ewidencjonowania liczby godzin związanych z wykonywaniem czynności Zleceniobiorców określonych w zawartej umowie zlecenia. Ewidencja czasu pracy Zleceniobiorców, może przybierać różne postaci: klasyczną papierową lub elektroniczną. W serwisie ifirma jest dostępna elektroniczna ewidencja czasu pracy, instrukcja znajduje się w pkt 2. instrukcji.

 

1.1. Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, jest konsekwencją ogłoszenia przepisów w sprawie minimalnego wynagrodzenia za 1 godzinę pracy w umowie zlecenie lub umowie z tytułu świadczenia określonych usług np. przez samozatrudnionych.

W 2021 roku minimalna stawka godzinowa za pracę na umowie zlecenie wynosi 18,30 zł brutto. Oznacza to, że Zleceniobiorca powinien otrzymać minimum 18,30 zł na godzinę w przeliczeniu czasu pracy w danym miesiącu.

Przykład 1.

Pan Andrzej zatrudniony na umowie zlecenie, ze stawką określoną kwotowo: 300 zł/ miesiąc, w miesiącu lutym 2021 przepracował 15 godzin, co wynika z ewidencji czasu pracy. Zleceniodawca przed wypłaceniem wynagrodzenia powinien zweryfikować, czy wypłacając 300 zł, zachowa ustawowe minimalne wynagrodzenie godzinowe, poprzez pomnożenie ilości godzin przepracowanych w lutym przez stawkę 18,30 zł:

15 godzin x 18,30 =274,50 zł

Zleceniobiorca otrzymał 300,00 zł, zatem stawka godzinowa, została zachowana.

Stawka godzinowa wypłacana z tytułu umów zlecenie, co roku podlega waloryzacji, warto zatem śledzić na początku każdego roku kalendarzowego jej aktualną wysokość, aby stawki na zawartej umowie zlecenie były zgodne z przepisami dotyczącymi minimalnej stawki godzinowej.

 

1.2. W jaki sposób dokonywać ewidencji czasu pracy u zleceniobiorcy, czy osoby świadczącej usługi?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami czas pracy Zleceniobiorców, należy ewidencjonować w systemie godzinowym. Natomiast w ustawie brak jest konkretnych regulacji, dotyczących w jaki sposób tworzyć ww. ewidencję, zatem strony umowy mają w tym zakresie niejaką dowolność.

Co do zasady zapisy dotyczące sposobu potwierdzania liczby godzin przepracowanych przez Zleceniobiorcę, mogą zostać ustalone w treści umowy zlecenie. Brak takiego zapisu w umowie zlecenie skutkuje tym, że Zleceniobiorca, lub osoba wykonująca świadczenie, powinna przedłożyć Zleceniodawcy informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Mówi o tym art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, którego treść znajduje się poniżej:

  1. „W przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.
  2. W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.
  3. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, a w przypadku braku takiego potwierdzenia przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio”.

Przepisy prawa nie mówią wprost o konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy przy umowie zlecenie, ale w przypadku kontroli, przedsiębiorca musi wykazać, że zatrudnieni zleceniodawcy otrzymywali wynagrodzenie zgodne z minimalną stawką godzinową. Powyższe jest możliwe do spełnienia w oparciu o rzetelnie prowadzoną ewidencję czasu pracy.

 

1.3. Jak powinien wyglądać wzór ewidencji czasu pracy?

Sposób dotyczący potwierdzania liczby przepracowanych godzin na umowie zlecenie jest dowolny i zależy od indywidualnie przyjętych przez strony umowy ustaleń. Nie obowiązuje tutaj żaden ramowy wzór, ani wytyczne.
Najważniejszą zasadą jest, aby z ewidencji czasu pracy jasno wynikało ile godzin w danym miesiącu Zleceniobiorca przepracował. Dla nadania wiarygodności tej dokumentacji dobrze, gdy ewidencja czasu pracy jest opatrzona podpisem Zleceniobiorcy lub osoby świadczącej usługi.

Zleceniodawcy mają prawo nałożyć na drugą stronę umowy obowiązek rzetelnego potwierdzania i tworzenia zestawienia liczby przepracowanych godzin, czy wykonanych usług, projektów, które powinny zostać dostarczane przed dniem wypłaty wynagrodzenia.

2. Ewidencja czasu pracy dla Zleceniobiorcy w serwisie – instrukcja

Ewidencję czasu pracy tworzymy w serwisie wchodząc na zakładkę Pracownicy ➡ Ewidencja czasu pracy ➡ Stwórz ewidencję miesięczną.
 

 
W kolejnym kroku należy odpowiednio uzupełnić poniższe opcje:

  • w polu Pracownik – wybierz pracownika (wybieramy pracownika z listy),
  • w polu Umowa – wybierz umowę (wybieramy odpowiednią umowę, w tym przypadku zlecenie).

Przykład 2.

Pani Katarzyna Nowak została zatrudniona na umowę zlecenie od 1.02.2021 r. do 28.02.2021 r. na kwotę brutto 3000 zł. Umowa została zawarta na wykonanie drobnych prac biurowych na 5 godzin dziennie od poniedziałku do piątku. Godziny wykonania zlecenia są ruchome – zatem w umowie zostało zawarte, że Pani Katarzyna może swoje obowiązki wykonywać pomiędzy godziną 7:00 a 17:00, jednak sama ustala sobie 5 godzin pracy w danym dniu.

Tworzymy ewidencje czasu pracy dla Pani Katarzyny. Należy wybrać pracownika, umowę, a następnie kliknąć opcję +stwórz ewidencję czasu pracy. Uzupełniamy formularz poprzez użycie opcji +dodaj godziny pracy.
 


 

W kolejnym kroku pojawi się dodatkowe okno Dodaj godziny pracy:

 

 

W polu Liczba godzin – podajemy liczbę godzin pracy w danym dniu, w tym przypadku 5 godzin dziennie.

Po zatwierdzeniu utworzy się nam ewidencja czasu pracy za poszczególne dni pracy Pani Katarzyny.

 

 

Następnie, jeżeli np. Zleceniodawca nie pracuje w weekendy (sobota, niedziela) oraz w święta, należy usunąć wszystkie daty zawierające dni wolne, wybierając w kolumnie Operacje czerwoną ikonę kosza.


 

Tak wygenerowaną ewidencję możemy wydrukować, wyczyścić, albo usunąć.

Po wybraniu opcji Powrót otworzy się strona, na której widoczna jest ewidencja miesięczna i roczna. Ewidencja roczna tworzy się automatycznie na podstawie ewidencji miesięcznej.

 

 

Po prawej stronie znajduje się opcja Drukuj . Otworzy się ewidencja czasu pracy w formacie PDF, którą będzie można wydrukować.

Tak wygląda ewidencja czasu pracy dla Pani Katarzyny Nowak za miesiąc luty 2021 r.:

 

 

Należy pamiętać, że sporządzona ewidencja powinna być podpisana przez pracownika (zleceniobiorcę).

 

Autor: Patrycja Tokarska – ifirma.pl

Czy ten artykuł był pomocny?

Powiązane artykuły