Przejście z ulgi na start na składki preferencyjne

W zależności od sytuacji przedsiębiorcy, po zakończeniu okresu stosowania ulgi na start, przedsiębiorca dokonuje rejestracji do składek:

1. preferencyjnych – jeśli oprócz działalności gospodarczej nie ma dodatkowego tytułu ubezpieczeń oraz przedsiębiorca ma prawo do zastosowania obniżonych podstaw. Występuje najczęściej, jest opisana w poniższej instrukcji,
2. pełnych – jeśli mimo przysługującego prawa do zastosowania preferencyjnych składek ZUS, przedsiębiorstwa rezygnuje z tego prawa lub je utracił,
3. zdrowotnej – jeśli właściciel firmy posiada inny tytuł do ubezpieczeń np. umowa o pracę z wynagrodzeniem brutto wyższym lub równym kwocie minimalnego wynagrodzenia krajowego brutto (od lipca 2023 jest to kwota 3600 zł brutto), lub przedsiębiorca oprócz działalności ma przyznane prawo do emerytury i już z niego korzysta.

1. Rejestracja do składek społecznych preferencyjnych

W sytuacji gdy działalność gospodarcza jest dla przedsiębiorcy jedynym źródłem uzyskania dochodu, utrata prawa do ulgi na start zobowiązuje do wyrejestrowania się ze składki zdrowotnej i zarejestrowania do wszystkich składek (społecznych i zdrowotnych). Następne w kolejności są składki na zasadach preferencyjnych, do których przedsiębiorca ma prawo przez następne 24 pełne miesiące prowadzenia działalności.

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma 7 dni kalendarzowych na przerejestrowanie, licząc od zaistnienia zmiany. Zatem, jeśli z dniem 1 października następuje wyrejestrowanie z poprzedniego schematu składek i zarejestrowanie do nowego, czas na złożenie odpowiednich druków jest do 7 października włącznie.

2. Wyrejestrowanie z ulgi na start – ZUS ZWUA

Komunikat o zbliżającym się zakończeniu okresu korzystania z ulgi pojawia się w serwisie w dwóch miejscach – na Stronie Głównej konta, czyli zaraz po zalogowaniu się na swoje konto.

oraz podczas generowania deklaracji ZUS w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ ZUS, na dwa miesiące przed zakończeniem ulgi na start.

oraz w ostatnim miesiącu kiedy należy się wyrejestrować z ulgi na start

Serwis ifirma.pl umożliwia złożenie wymaganych deklaracji przerejestrowania, bezpośrednio z konta. W tym celu należy w prawym górnym rogu wybrać Login i przejść do zakładki Konfiguracja.

Następnie wybieramy Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ wygeneruj zwua.

W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA, jako Typ deklaracji należy zaznaczyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń, natomiast na liście Przyczyny wyrejestrowania należy wybrać inna przyczyna wyrejestrowania.

Następnie należy wybrać datę wyrejestrowania ze składki. W przypadku założenia działalności 31 grudnia 2022 lub 1 stycznia 2023, datą wyrejestrowania jest 1 lipca 2023 r., ponieważ zarówno dla jednej jak też dla drugiej daty, pełnych 6 miesięcy mija z dniem 30 czerwca 2023 r. W sytuacji gdyby działalność została rozpoczęta nawet dzień później, czyli 2 stycznia 2023, pełnych 6 miesięcy kończy się z dniem 31 lipca 2023 r. zatem to miesiąc sierpień 2023 w takim przypadku, jest pierwszym miesiącem podlegania pod składki preferencyjne.

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.

Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego.

Przekazana elektronicznie deklaracja, będzie widoczna w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS. We wskazanej zakładce, Użytkownik serwisu ma możliwość otworzenia formularza deklaracji oraz podgląd jej statusu.

Po wybraniu nazwy deklaracji w kolumnie Deklaracje (jak w przykładzie ZWUA_Jan Kowalski) , Użytkownik będzie miał możliwość otworzenia formularza w pliku PDF, zapisania lub wydrukowania. Zgodnie z przepisami, deklaracja wyrejestrowania ze składek w ramach ulgi na start, musi być opatrzona Kodem tytułu ubezpieczenia – 05 40 xx. W przypadku kiedy np. Użytkownik serwisu zauważy błąd w deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZWUA, której status brzmi: Dokument przekazany do podpisu niepodpisany, jest szansa usunięcia deklaracji z wysyłki przez Użytkownika, za pomocą czerwonej ikony kosza na śmieci po prawej stronie.

3. Zarejestrowanie do składek według nowego planu opłacania składek ZUS

Zalecamy, aby przed zmianą konfiguracji w oparciu o nowy plan opłacania składek, w celu wysyłki ZUS ZUA/ ZZA wygenerować deklarację rozliczeniową ZUS DRA za ostatni miesiąc korzystania z Ulgi na start.

Podczas generowania deklaracji rozliczeniowych DRA serwis ifirma pobiera zawsze ustawienia jakie widnieją w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ ZUS
Jeśli Użytkownik dla celów przerejestrowania do składek preferencyjnych wykona kroki związane ze zmianą ustawień w konfiguracji w celu wysyłki ZUS ZUA i ZUS ZZA z nowym kodem, bez uprzedniego wygenerowania DRA za ostatni miesiąc korzystania z Ulgi na start, to może generować błędy na DRA związane z kodem ubezpieczenia i składkami ZUS, które będą się importowały z konfiguracji jak dla składek preferencyjnych.

Przykład 1.
Pan Aleksander korzystał z ulgi na start od 2 stycznia 2023, ostatnim miesiącem księgowym ulgi na start jest lipiec 2023, przed zmianą planu opłacania składek ZUS z ulgi na start na składki preferencyjne w konfiguracji ➡ ZUS, w sierpniu 2023 wygenerował DRA za lipiec 2023, w tym celu należy ustawił w serwisie ifirma ostatni miesiąc, w którym przysługiwała mu ulga na start, czyli w lipcu 2023, i przeszedł do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ ZUS ➡ Zatwierdź.
Dzięki temu na DRA 7/2023, w części X w polu 01. Kod tytułu ubezpieczenia będzie widniał kod jak dla Ulgi na start, oraz zostaną naliczone składki wynikające z tej ulgi.

Przykład 2.
Pani Aleksandra, korzystała z ulgi na start od 1 stycznia 2023 roku, ostatnim miesiącem korzystania z ulgi na start był czerwiec 2023. Pani Aleksandra 3 lipca 2023 w serwisie ifirma, najpierw wygenerowała ZUS ZWUA, 4 lipca 2023 zmieniła konfigurację ➡ ZUS plan opłacania składek na składki preferencyjne i przesłała ZUS ZUA. Następnie 20 lipca 2023, wygenerowała DRA za czerwiec 2023 i zauważyła, że na deklaracji DRA 6/2023 naliczyły się składki społeczne i zmienił się kod tytułu ubezpieczenia według planu składki preferencyjne, co jest zjawiskiem nieprawidłowym, ponieważ za czerwiec 2023 w tym przypadku należało wykazać Ulgę na start.

W takiej sytuacji dla celów technicznych, należy w ostatnim miesiącu korzystania z ulgi, zgodnie z przykładem – w czerwcu 2023 w prawym górnym rogu wybrać Login → Konfiguracja → ZUS, na górze edytuj i w plan opłacania składek wskazać Ulga na start, kod tytułu ubezpieczenia powinien się zmienić automatycznie na 0540, następnie należy ustawić się w ostatnim miesiącu korzystania z ulgi na start przejść do zakładki Deklaracje → Deklaracje → ZUS → Zatwierdź, w kolumnie DRA / RCA ( jeśli ktoś zatrudnia pracowników) wybrać numer wygenerowanej uprzednio deklaracji zgodnie z przykładem to będzie 6/2023 ➡ zweryfikować, czy składki i kod tytułu ubezpieczenia (0540) się zgadzają, a następnie na dole wybrać opcję przekaż do podpisu. Po tych czynnościach należy wrócić do konfiguracji ➡ ZUS i przywrócić pierwotne ustawienia, przez edycję pola Plan opłacania składek na bieżący plan tj. składki preferencyjne → na dole zatwierdź.

Zgłoszenia do składek preferencyjnych dla osób, które prowadzą tylko i wyłącznie działalność gospodarczą, gdyż nie posiadają innych tytułów do ubezpieczenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA.

Natomiast osoby, które oprócz prowadzonej działalności gospodarczej posiadają inny tytuł do ubezpieczenia np. w postaci etatu z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem zgłoszenia do składek preferencyjnych dokonują na formularzu ZUS ZZA.

4. Zarejestrowanie do wszystkich składek ZUS ZUA

Następnym krokiem jest dokonanie rejestracji do składek. Aby rejestracja została wykonana z właściwym kodem ubezpieczenia, należy zmienić plan opłacania składek w konfiguracji. W tym celu Użytkownik w prawym górnym rogu powinien wybrać Login ➡ Konfiguracja.

Po lewej stronie należy wybrać opcję ZUS a następnie w prawym górnym rogu opcję edytuj.

Jako Plan opłacania składek ZUS należy wybrać z rozwijanej listy Składki Preferencyjne

Kolejnym bardzo ważnym polem do uzupełnienia jest Rozpoczęcie okresu preferencyjnego – dzięki niemu serwis będzie liczył 24 miesiące, w jakich przysługuje Przedsiębiorcy ulga Składki preferencyjne. W tym polu należy wskazać datę zgłoszenia do składek preferencyjnych, czyli zgodnie z Przykładem 1, to będzie data 1 sierpnia 2023.

Należy także zweryfikować pozostałe części tej zakładki czyli: Dodatkowe informacje, kod tytułu ubezpieczenia, dla składek preferencyjnych powinien się rozpoczynać od ciągu cyfr 0570, oraz zwrócić uwagę na ostatnią część Wybierz składki ZUS, które mają być opłacane z tytułu prowadzenia działalności, w której są do zaznaczenia rodzaje składek społecznych. W sytuacji, gdy przedsiębiorca chciałby opłacać składkę dobrowolną na ubezpieczenie chorobowe, powinien zaznaczyć checkbox Ubezpieczenie chorobowe. Następnie, wybrane ustawienia są zatwierdzane.

Następnie, wybrane ustawienia są zatwierdzane.

Dzięki temu, serwis dokonuje zmiany ustawienia na kod tytułu ubezpieczenia 05 70 xx – właściwy przy opłacaniu składek preferencyjnych.

Kolejnym krokiem jest wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego na druku ZUS ZUA. W tym celu w prawym górnym rogu należy wybrać Login ➡ Konfiguracja i wybieramy opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

i wybieramy opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ wygeneruj ZUA.

Wypełniając formularz zgłoszenia, należy zaznaczyć zarówno Typ zgłoszenia jak też poszczególne składki z ubezpieczeń społecznych. W sytuacji, gdy Użytkownik zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, zaznacza składkę w części Ubezpieczenia dobrowolne. Wybranie opcji przekaż do podpisu spowoduje zatwierdzenie zgłoszenia, przekazanie do podpisu a następnie wysłanie do ZUS-u.

Należy również zwrócić uwagę na datę rejestracji – musi tu być wprowadzony taki sam dzień, z jakim Użytkownik wyrejestrował się z ulgi, czyli zgodnie z przykładem – 1 sierpnia 2023 r.

Poniżej przykład wypełnionej deklaracji ZUS ZUA, bez zgłaszania się do dobrowolnej składki na ubezpieczenie chorobowe

Poniżej przykład wypełnienia formularza ZUS ZUA z dobrowolną składką na ubezpieczenie chorobowe

Ważne !
Od 16 maja 2021 roku zmieniły się formularze rejestracyjne do ZUS, tj. ZUS ZUA – rejestracja do składek społecznych i zdrowotnych. Do druków doszło dodatkowe pole jakim jest kod zawodu wykonywany przez ubezpieczonego.

Do przesłania zgłoszenia, niezbędne jest ponowne potwierdzenie.

Po wybraniu opcji Tak, zgłoszenie będzie widoczne w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS.

Gdy zgłoszenia zostaną podpisane przez uprawnionego pracownika serwisu ifirma.pl oraz wysłane elektronicznie do ZUSu, status ulegnie zmianie oraz będzie możliwe pobranie potwierdzenia złożenia deklaracji.

5. Zarejestrowanie wyłącznie do składki na ubezpieczenie zdrowotne – ZUS ZZA

Jeżeli przedsiębiorca posiada dodatkowy tytuł do ubezpieczenia np. w postaci etatu z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym, zamiast ZUS ZUA składa ZUS ZZA, czyli należy w takiej sytuacji dokonać zgłoszenia do składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby rejestracja została wykonana z właściwym kodem ubezpieczenia, należy zmienić plan opłacania składek w konfiguracji. W tym celu Użytkownik w prawym górnym rogu powinien wybrać Login ➡ Konfiguracja.

Po lewej stronie należy wybrać opcję ZUS a następnie w prawym górnym rogu opcję edytuj.

Jako Plan opłacania składek ZUS należy wybrać z rozwijanej listy Składki Preferencyjne

Kolejnym bardzo ważnym polem do uzupełnienia jest Rozpoczęcie okresu preferencyjnego – dzięki niemu serwis będzie liczył 24 miesiące, w jakich przysługuje Przedsiębiorcy ulga Składki preferencyjne. W tym polu należy wskazać datę zgłoszenia do składek preferencyjnych, czyli zgodnie z Przykładem 1, to będzie data 1 sierpnia 2023.

Należy także zweryfikować pozostałe części tej zakładki czyli: Dodatkowe informacje, kod tytułu ubezpieczenia, dla składek preferencyjnych powinien się rozpoczynać od ciągu cyfr 0570, oraz zwrócić uwagę na ostatnią część Wybierz składki ZUS, które mają być opłacane z tytułu prowadzenia działalności, w której są do zaznaczenia rodzaje składek ZUS, w sytuacji kiedy Przedsiębiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia np. etat z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem, należy pozostawić zaznaczony checkbox tylko przy ubezpieczeniu zdrowotnym, tak jak na poniższym zrzucie ekranu.

Po zatwierdzeniu ustawień serwis dokonuje zmiany kodu tytułu ubezpieczenia na kod 05 70 xx – właściwy przy opłacaniu składek preferencyjnych.
Kolejnym krokiem jest wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego na druku ZUS ZZA. W tym celu w prawym górnym rogu należy wybrać Login ➡ Konfiguracja i wybieramy opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

i wybieramy opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ wygeneruj ZZA.

Wypełniając formularz zgłoszenia, należy zaznaczyć Typ zgłoszenia jako zgłoszenie.

Należy zwrócić uwagę na datę rejestracji na formularzu ZZA i – powinien tu być wprowadzony taki sam dzień, z jakim Użytkownik wyrejestrował się z ulgi na ZUS ZWUA, czyli zgodnie z przykładem – 1 sierpnia 2023 r.

Kolejnym polem do uzupełnienia jest kod wykonywanego zawodu, nie należy go mylić z kodem ubezpieczenia ani kodem PKD, jest to niezależny kod wykonywanego zawodu ustalany dla celów statystycznych GUS.

Reasumując w polu kod wykonywanego zawodu należy wprowadzić hasło opisujące stanowisko, jakie przedsiębiorca wykonuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis automatycznie będzie wskazywał propozycje sześciocyfrowego kodu wykonywanego zawodu, należy wybrać opcję, która najbardziej wpisuje się w charakter wykonywanej pracy związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej (nie należy kodu wykonywanego zawodu mylić i wiązać ze stanowiskiem np. z umowy o pracę w innym zakładzie pracy).

Wybranie opcji przekaż do podpisu spowoduje zatwierdzenie zgłoszenia, przekazanie do podpisu a następnie wysłanie do ZUS-u.

Poniżej przykład wypełnionej deklaracji ZUS ZZA.

Do przesłania zgłoszenia, niezbędne jest ponowne potwierdzenie.

Po wybraniu opcji Tak, zgłoszenie będzie widoczne w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS.

Gdy zgłoszenia zostaną podpisane przez uprawnionego pracownika serwisu ifirma.pl oraz wysłane elektronicznie do ZUSu, status ulegnie zmianie oraz będzie możliwe pobranie potwierdzenia złożenia deklaracji.

6. Generowanie ZUS DRA według nowego schematu opłacania składek- składki preferencyjne

W celu wygenerowania deklaracji rozliczeniowej ZUS, w pierwszym miesiącu korzystania z nowego planu opłacania składek- składki preferencyjne, należy ustawić się we właściwym miesiącu księgowym, w lewym górnym rogu a następnie, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję ZUS,

co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych, według nowego planu- składki preferencyjne z nowymi wartościami składek ZUS.

Po wybraniu opcji zatwierdź, w kolumnie pojawią się wygenerowane deklaracje, które można otworzyć do wglądu.

Po wejściu w szczegóły wygenerowanej deklaracji DRA poprzez wybranie numeru miesiąca, za który została stworzona – na samym dole będzie możliwość przekazania do podpisu elektronicznego, a tym samym złożenia elektronicznie do ZUS-u.

Pojawi się dodatkowa prośba o zatwierdzenie, aby zapewnić świadome wysłanie deklaracji elektronicznie, unikając pomyłki.

Autor: Katarzyna Marciniak, Patrycja Tokarska – ifirma.pl