1. Koszty używania pojazdu zastępczego osobowego do końca 2018 roku

Przedsiębiorcy często zastanawiają się jak rozliczyć pojazd zastępczy, który jest wynajmowany na czas naprawy pojazdu firmowego.
W przypadku wydatków poniesionych na powypadkową naprawę samochodów firmowych art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) wprowadza ograniczenie mówiące, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Takim ubezpieczeniem dobrowolnym jest AC – Autocasco.

Sposób księgowania naprawy powypadkowej pojazdu firmowego omówiony jest tutaj.

Natomiast w przypadku rozliczania pojazdu zastępczego posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia AC nie ma znaczenia. Powyższe ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 48 updof nie mówi o kosztach wynajmu pojazdu zastępczego, a jedynie o kosztach remontu pojazdu firmowego.

Pojazd zastępczy to pojazd niefirmowy. Dla pojazdów niefirmowych osobowych należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę). Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 46 updof, wydatki związane z używaniem samochodu niefirmowego (ewidencja kosztów eksploatacji) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów jedynie do limitu tej kilometrówki. Temat omówiony jest tutaj.

Inaczej rozliczana jest opłata za wynajem pojazdu zastępczego. Nie ma tu zastosowania limit kilometrówki. Interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów (nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005) mówi, iż wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem kilometrówki, omawiane wydatki mogą być księgowane w całości bezpośrednio w koszty podatkowe.

Standardowo przy rozliczaniu pojazdów osobowych przysługuje odliczanie podatku VAT w wysokości 50%. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na odliczanie 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym oraz faktur za jego najem, zobowiązany jest do:

  • zgłoszenia pojazdu w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26 w terminie do 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek podlegający pełnemu rozliczeniu,
  • prowadzenia na bieżąco szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT (łącznie z m.in. stanem licznika przebiegu pojazdu).


W serwisie prowadzenie takiej ewidencji nie jest możliwe. Ewidencja przebiegu prowadzona w serwisie jest dostosowana do wymogów podatku dochodowego (PIT) i nie spełnia wymogów prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów rozliczania 100% podatku VAT. Taką ewidencję należy prowadzić poza serwisem.


Sposób wprowadzenia pojazdu osobowego zastępczego w serwisie ifirma.pl


Zakładka Pojazdy ➡ dodaj pojazd ➡ Samochód osobowy: lub wprowadź samochód: niefirmowy


Należy uzupełnić dane pojazdu oraz zaznaczyć checkbox Czy jest wynajmowany? – zaznaczenie tej opcji jest istotne.



Następnie serwis zapyta o Typ samochodu dla wydatków – trzeba wybrać odpowiednią opcję w celu prawidłowego rozliczania podatku VAT.



Jeśli będzie rozliczane 100% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu oraz faktur za najem należy wybrać opcję „Samochody o dopuszczalnej masie całkowitej nie mniejszej niż 3,5 tony”(pomimo, iż jest to pojazd osobowy).


Rozliczanie pojazdu zastępczego w serwisie ifirma.pl

Wszystkie wydatki związane z pojazdem oraz wyjazdy służbowe wprowadzamy przez zakładkę:

  • Wydatki ➡ dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu lub
  • Pojazdy ➡ +dodaj koszt pojazdu albo rozliczenie pojazdu.

Korzystając zarówno z jednej, jak i z drugiej zakładki można wprowadzać koszty pojazdu oraz ewidencję przebiegu pojazdu.

    1. Dodanie przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu:



    2. Wprowadzenie poprzez zakładkę Pojazdy ➡ +dodaj koszt pojazdu:



    3. Wprowadzenie poprzez Pojazdy ➡ rozliczenie pojazdu:



    Następnie pojawią się poniższe opcje po wybraniu rozliczenia pojazdu:


Po wybraniu opcji Pojazdy ➡ +dodaj koszt pojazdu (pkt 2) lub Pojazdy ➡ rozliczenie pojazdu ➡ +dodaj koszt pojazdu (pkt 3) pojawi się ten sam formularz jak przy pierwszej metodzie wprowadzania rozliczeń pojazdu przez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu.



1. Fakturę za najem wprowadza się w zakładce Pojazdy i przy danym pojeździe ➡ dodaj koszt pojazdu ➡ Najem.

Serwis odliczy automatycznie podatek VAT (50% lub 100% w zależności od wybranego typu samochodu dla wydatków). Kwota netto + nieodliczony VAT zostanie zaksięgowana w koszty, nie zostanie wzięty pod uwagę limit wynikający z kilometrówki.

2. Wydatki związane z bieżącą eksploatacją wprowadza się w zakładce Pojazdy i przy danym pojeździe ➡ dodaj koszt pojazdu ➡ Zakup paliwa lub Inne koszty.

Serwis dzięki tym zapisom tworzy ewidencję kosztów eksploatacji.
Podczas księgowaniu wydatków dotyczących eksploatacji pojazdu osobowego niefirmowego zostanie automatycznie odliczony podatek VAT z faktur (50% lub 100% w zależności od wybranego typu samochodu dla wydatków), natomiast kwota netto wraz z nieodliczonym podatkiem VAT zostanie zaliczona w koszty w postaci miesięcznego zestawienia wydatków na koniec miesiąca, po wprowadzeniu kilometrówki.

3. Pozycje kilometrówki wpisuje się w zakładce Pojazdy i przy danym pojeździe ➡ dodaj koszt pojazdu ➡ Poz. Ewid. przebiegu. Wprowadza się tu rzeczywiście przejechane kilometry, które serwis przelicza na złotówki wg ministerialnego współczynnika. Dodatkowo trzeba wskazać trasę wyjazdu (skąd – dokąd) oraz jego cel.



Wartość wprowadzonych wydatków z pkt. 2 może być zaliczona w koszty, ale tylko do wartości, wynikającej z przeliczenia kilometrów przez stawkę za 1km przebiegu z pkt. 3. Kwota wynikająca z przeliczenia może być zaliczona w koszty, tylko do wysokości sumy wydatków zaksięgowanych w ewidencji kosztów eksploatacji. Rozliczenie ewidencji kosztów eksploatacji oraz ewidencji przebiegu pojazdu odbywa się w cyklu rocznym.

Rozliczenie pojazdu osobowego niefirmowego wraz z przykładami omówione jest szczegółowo tutaj.

2. Koszty używania pojazdu zastępczego osobowego od 2019 roku

Przedsiębiorcy często zastanawiają się jak rozliczyć pojazd zastępczy, który jest wynajmowany na czas naprawy pojazdu firmowego.
W przypadku wydatków poniesionych na powypadkową naprawę samochodów firmowych art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) wprowadza ograniczenie mówiące, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Takim ubezpieczeniem dobrowolnym jest AC – Autocasco.

Sposób księgowania naprawy powypadkowej pojazdu firmowego omówiony jest tutaj.

Natomiast w przypadku rozliczania pojazdu zastępczego posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia AC nie ma znaczenia. Powyższe ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 48 updof nie mówi o kosztach wynajmu pojazdu zastępczego, a jedynie o kosztach remontu pojazdu firmowego.

Pojazd zastępczy to pojazd niefirmowy. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a updof, wydatki związane z używaniem samochodu niefirmowego, wynajmowanego mogą stanowić w 75% koszty uzyskania przychodów, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Inaczej rozliczana jest opłata za wynajem pojazdu zastępczego. Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu (o ile jego wartość nie przekracza 150.000 PLN) osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej są księgowane są w pełnej wartości.

Zgodnie z nowymi przepisami, koszty najmu mogą stanowić koszty podatkowe wyłącznie do limitu 150.000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych oraz 225.000 zł dla samochodów elektrycznych

Standardowo przy rozliczaniu pojazdów osobowych przysługuje odliczanie podatku VAT w wysokości 50%. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na odliczanie 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym oraz faktur za jego najem, zobowiązany jest do:

  • zgłoszenia pojazdu w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26 w terminie do 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek podlegający pełnemu rozliczeniu,
  • prowadzenia na bieżąco szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT (łącznie z m.in. stanem licznika przebiegu pojazdu).


W serwisie prowadzenie takiej ewidencji nie jest możliwe. Ewidencję dla celów rozliczania 100% podatku VAT należy prowadzić poza serwisem


Sposób wprowadzenia pojazdu osobowego zastępczego w serwisie ifirma.pl


Zakładka Pojazdy ➡ dodaj pojazd ➡ “Samochód osobowy”➡ “lub wprowadź samochód: w najmie”


Wprowadzając samochód osobowy na podstawie umowy najmu należy uzupełnić takie dane jak: Nazwa pojazdu, Nr rejestracyjny pojazdu, Pojemność silnika. Rodzaj paliwa nie jest polem obowiązkowym. Niezbędnym krokiem jest określenie rodzaju dokumentu zakupu pojazdu przez Wynajmującego. Kolejnym elementem jest wprowadzenie ceny zakupu.

W celu poprawnego wprowadzenia pojazdu należy również uzupełnić takie pola jak: Numer umowy najmu oraz Datę rozpoczęcia. Jeżeli umowa najmu jest na czas nieokreślony to nie należy uzupełniać pola: Data zakończenia.


Następnie serwis zapyta o Typ samochodu dla wydatków – trzeba wybrać odpowiednią opcję w celu prawidłowego rozliczania podatku VAT.



Jeśli będzie rozliczane 100% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu oraz faktur za najem należy wybrać opcję „Samochody o dopuszczalnej masie całkowitej nie mniejszej niż 3,5 tony”(pomimo, iż jest to pojazd osobowy).


Rozliczanie pojazdu zastępczego w serwisie ifirma.pl

Wszystkie wydatki związane z pojazdem oraz wyjazdy służbowe wprowadzamy przez zakładkę:

  • Wydatki ➡ dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu lub
  • Pojazdy ➡+dodaj koszt pojazdu albo rozliczenie pojazdu.

Korzystając zarówno z jednej, jak i z drugiej zakładki można wprowadzać koszty pojazdu.

    1. Dodanie przez zakładkę Wydatki ➡Dodaj wydatek ➡Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu:


    2. Wprowadzenie poprzez zakładkę Pojazdy ➡+dodaj koszt pojazdu:


    3. Wprowadzenie poprzez Pojazdy ➡rozliczenie pojazdu:


    Następnie pojawi się poniższa opcja po wybraniu rozliczenia pojazdu:


Po wybraniu opcji Pojazdy ➡+dodaj koszt pojazdu (pkt 2) lub Pojazdy ➡rozliczenie pojazdu ➡+dodaj koszt pojazdu (pkt 3) pojawi się ten sam formularz jak przy pierwszej metodzie wprowadzania rozliczeń pojazdu przez zakładkę Wydatki ➡Dodaj wydatek ➡Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu.


1. Fakturę za najem wprowadza się w zakładce Pojazdy i przy danym pojeździe ➡dodaj koszt pojazdu ➡Najem.

Serwis odliczy automatycznie podatek VAT (50% lub 100% w zależności od wybranego typu samochodu dla wydatków). Kwota netto + nieodliczony VAT zostanie zaksięgowana w koszty.

Zgodnie z nowymi przepisami, koszty najmu mogą stanowić koszty podatkowe wyłącznie do limitu 150.000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych oraz 225.000 zł dla samochodów elektrycznych.


2. Wydatki związane z bieżącą eksploatacją wprowadza się w zakładce Pojazdy i przy danym pojeździe ➡dodaj koszt pojazdu ➡Zakup paliwa lub Inne koszty.

Podczas księgowaniu wydatków dotyczących eksploatacji pojazdu osobowego niefirmowego zostanie automatycznie odliczony podatek VAT z faktur (50% lub 100% w zależności od wybranego typu samochodu dla wydatków), natomiast 75% z kwoty netto i nieodliczonego podatku VAT zostanie zaliczone w koszty.

Do końca grudnia 2018 roku w przypadku pojazdu zastępczego koszty eksploatacyjne były rozliczane na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu kilometrów.



Więcej o najmie krótkoterminowym można przeczytać tutaj!


Możliwość komentowania jest wyłączona.