Osobista opieka nad dzieckiem przedsiębiorcy/współpracownika, który świadczy nieodpłatną pomoc

1. Ogólne informacje

Pracownicy zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę mają prawo do skorzystania z urlopu wychowawczego, jednakże w przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą oraz osób współpracujących przy prowadzeniu działalności mowa jest o osobistej opiece nad dzieckiem.

Przedsiębiorca/ osoba współpracująca może sprawować osobistą opiekę nad dzieckiem:

• własnym,
• dzieckiem swojego małżonka,
• dzieckiem przysposobionym.

2. Okres sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem

Osoba uprawniona do sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem może z niej korzystać przez okres maksymalnie 3 lat jednak nie dłużej niż do ukończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 lat.

W przypadku dziecka, które posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności, osobista opieka nad dzieckiem może trwać maksymalnie przez 6 lat, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia.

3. Ubezpieczenie podczas sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą (oraz osób z nimi współpracujących), które sprawują osobistą opiekę nad dzieckiem rodzaj ubezpieczenia jest uzależniony od posiadanego stażu w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne.

3.1 Ubezpieczenie przy posiadaniu 6 m-c stażu na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą (oraz osób z nimi współpracujących) budżet państwa pokrywa składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i zdrowotne pod warunkiem spełnienia wymogu opłacania składek na ubezpieczenie społeczne z tego prowadzenia działalności gospodarczej przez okres co najmniej 6 miesięcy.

3.2 Ubezpieczenie przy nieposiadaniu 6 m-c stażu na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej

Za przedsiębiorców (oraz osób z nimi współpracujących), którzy nie posiadają 6 miesięcznego stażu opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, budżet państwa finansuje jedynie składkę na ubezpieczenie emerytalne. W związku z tym osoby korzystające z osobistej opieki nad dzieckiem nie będa podlegały z tego tytułu ubezpieczeniu rentowemu ani ubezpieczeniu zdrowotnemu.

4. Kryteria

Prawo do objęcia ubezpieczeniem z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przysługuje przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność gospodarczą (oraz osobom z nimi współpracującymi) jeżeli:

• osoby te nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty,
• osoby te nie są objęte ubezpieczeniem z innego tytułu,
• drugie z rodziców nie jest objęte ubezpieczeniem z tytułu:
• sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• pobierania zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
• przebywania na urlopie wychowawczym.

5. Dokumenty składane do ZUS w przypadku spełnienia wymogu opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przez minimum 6 m-c

Przedsiębiorca/osoba współpracująca składa oświadczenie UE-1 wraz z następującymi dokumentami:

• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka,
• orzeczenie o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, w przypadku posiadania przez dziecko takiego orzeczenia.

Komplet dokumentów można złożyć osobiście w placówce ZUS-u albo wysłać pocztą.

6. Dokumenty składane do ZUS w przypadku niespełnienia wymogu opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przez minimum 6 m-c

7. Przejście na osobistą opiekę w pierwszym dniu miesiącu

a) Przedsiębiorcy

Przykład 1.
Przedsiębiorca rozpoczyna osobistą opiekę nad dzieckiem od 1 październiku 2023 r.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zamknięcie lub zawieszenie działalności w CEIDG i złożenie dokumentacji w placówce ZUS.

b) Osoby współpracującej, która świadczy nieodpłatną pomoc przy prowadzeniu działalności

Przykład 2.
Osoba współpracująca rozpoczyna osobistą opiekę nad dzieckiem od 1 lipca 2023 r.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przekazanie do ZUS-u deklaracji wyrejestrowującej współpracownika z ubezpieczeń. Przedsiębiorca wyrejestrowanie współpracownika dokonuje na deklaracji ZUS ZWUA z dniem rozpoczęcia osobistej opieki nad dzieckiem. Na lipcowej deklaracji rozliczeniowej nie będzie już wykazanej osoby współpracującej.

W celu wygenerowania deklaracji wyrejestrowującej należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników.

Następnie w części Współpracownicy w kolumnie Nazwisko i imię należy wybrać imię i nazwisko współpracownika.

Po lewej stronie w zakładce Deklaracje i formularze w części EDeklaracje ZUS należy wybrać zus zwua.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
• Przyczyna wyrejestrowania – ustanie tytułu do ubezpieczeń.
• Data wyrejestrowania – należy wprowadzić datę rozpoczęcia sprawowania opieki nad dzieckiem, dla przykładu 2. to 1 lipca 2023 r.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

Przekazana do podpisu deklaracja zostanie wysłana do ZUS za pomocą opcji e-deklaracji serwisu ifirma.pl.

W celu wygenerowania deklaracji rozliczeniowej, na której nie będzie już ujętych składek ZUS za współpracownika należy wprowadzić w danych współpracownika datę zakończenia tej współpracy. W tym celu należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników.

Następnie w części Współpracownicy w kolumnie Nazwisko i imię należy wybrać imię i nazwisko współpracownika.

Kolejno w prawym górnym rogu należy wybrać edytuj współpracownika.

W następnym kroku należy przejść do części Współpraca i wpisać datę zakończenia, dla przykładu 2. datą zakończenia będzie dzień poprzedzający rozpoczęcie opieki nad dzieckiem, czyli 30 czerwca 2023 r.

Na koniec należy na dole strony wybrać jedną z dwóch opcji: korektę danych lub zmianę danych i zatwierdzić poprzez ikonę zapisz. W przykładzie 2. prawidłową opcją jest wskazanie zmiana danych obowiązuje od wraz z podaniem konkretnej daty.

8. Przejście na osobistą opiekę w trakcie miesiąca

a) Przedsiębiorcy

Przykład 3.
Przedsiębiorca rozpoczyna osobistą opiekę nad dzieckiem od 17 września 2023 r.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zamknięcie lub zawieszenie działalności w CEIDG i złożenie dokumentacji w placówce ZUS.

Z uwagi na to, że opieka następuje w trakcie miesiąca przedsiębiorca ma obowiązek wysłać ZUS DRA ze składami proporcjonalnie wyliczonymi.

W celu wykazania na deklaracji ZUS DRA składek za niepełny miesiąc należy dla przykładu 3. przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Kolejno należy wybrać ikonę wygeneruj zus.

Nad składami ZUS za przedsiębiorcę należy wybrać edytuj.

Kolejno w części Właściciele wybiera się opcję +Dodaj pozycję.

Jako Typ przerwy wybiera się opcję Inna przyczyna, a jako Okres przerwy od dnia rozpoczęcia sprawowania osobistej opieki tj. 17.09.2023 do ostatniego dnia danego miesiąca tj. 30.09.2023.

Po zatwierdzeniu serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne jak i składkę na Fundusz Pracy. .Ponowne zatwierdzenie wygeneruje raport ZUS DRA.

Wygenerowaną w ten sposób ZUS DRA można następnie przesłać do ZUS bezpośrednio z serwisu ifirma.pl.

b) Osoby współpracującej

Przykład 4.
Osoba współpracująca rozpoczyna osobistą opiekę nad dzieckiem od 15 lipca 2023 r. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przekazanie do ZUS-u deklaracji wyrejestrowującej współpracownika z ubezpieczeń. Przedsiębiorca wyrejestrowanie współpracownika dokonuje na deklaracji ZUS ZWUA z dniem rozpoczęcia osobistej opieki nad dzieckiem. Deklaracja lipcowa będzie zawierać składki na ubezpieczenie społeczne współpracownika wyliczone w sposób proporcjonalny ( taka sama zasada dotyczy składki na Fundusz Pracy) natomiast na sierpniowej deklaracji rozliczeniowej nie będzie już wykazanej osoby współpracującej.

W celu wygenerowania deklaracji wyrejestrowującej należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników.

Następnie w części Współpracownicy w kolumnie Nazwisko i imię należy wybrać imię i nazwisko współpracownika.

Po lewej stronie w zakładce Deklaracje i formularze w części EDeklaracje ZUS należy wybrać zus zwua.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
• Przyczyna wyrejestrowania – ustanie tytułu do ubezpieczeń.
• Data wyrejestrowania – należy wprowadzić datę rozpoczęcia sprawowania opieki nad dzieckiem, dla przykładu 4. to 15 lipca 2023 r.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

Przekazana do podpisu deklaracja zostanie wysłana do ZUS za pomocą opcji e-deklaracji serwisu ifirma.pl.

W celu wygenerowania deklaracji rozliczeniowej na której składki ZUS za współpracownika będą ujęte proporcjonalnie w pierwszej kolejności należy wprowadzić w danych współpracownika datę zakończenia tej współpracy. W tym celu należy przejść do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników.

Następnie w części Współpracownicy w kolumnie Nazwisko i imię należy wybrać imię i nazwisko współpracownika.

Kolejno w prawym górnym rogu należy wybrać edytuj współpracownika.

W następnym kroku należy przejść do części Współpraca i wpisać datę zakończenia, dla przykładu 4. datą zakończenia będzie dzień poprzedzający rozpoczęcie opieki nad dzieckiem, czyli 14 lipca 2023 r.

Na koniec należy na dole strony wybrać jedną z dwóch opcji : korektę danych lub zmianę danych i zatwierdzić poprzez ikonę zapisz. W przykładzie 4. prawidłową opcją jest wskazanie zmiana danych obowiązuje od wraz z podaniem konkretnej daty.

Dla wyżej wskazanego przykładu 4. wprowadzenie w danych osoby współpracującej daty zakończenia współpracy spowoduje, że w momencie generowania deklaracji rozliczeniowej ZUS za następny miesiąc kalendarzowy( deklaracji za sierpień 2023) system nie wykaże współpracownika na ZUS RCA.

Z uwagi na to, że przejscie współpracownika na osobistą opieka następuje w trakcie miesiąca należy wygenerować deklarację rozliczeniową ZUS ze składami proporcjonalnie pomniejszonymi.

W celu wykazania na deklaracji ZUS DRA składek za współpracownika za niepełny miesiąc należy dla przykładu 4. przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Kolejno należy wybrać ikonę wygeneruj zus.

Nad składami ZUS należy wybrać edytuj.

Kolejno w części Współpracownicy należy wybrać +Dodaj pozycję.

Jako Typ przerwy wybiera się opcję Inna przyczyna, a jako Okres przerwy od dnia rozpoczęcia sprawowania osobistej opieki tj. 15.07.2023 do ostatniego dnia danego miesiąca tj. 31.07.2023.

Po zatwierdzeniu serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne. Ponowne zatwierdzenie wygeneruje raport ZUS DRA. Na koniec w celu stworzenia deklaracji rozliczeniowej należy wybrać ikonę zatwierdź.

Wygenerowaną w ten sposób ZUS DRA można następnie przesłać do ZUS bezpośrednio z serwisu ifirma.pl.

Na lipcowej deklaracji rozliczeniowej RCA osoba współpracująca zostanie wykazana ze składkami przypadającymi na okres przed rozpoczęciem sprawowania opieki nad dzieckiem. W celu uzyskania podglądu na stworzoną deklarację należy w kolumnie RCA wybrać 7/2023.

Po wybraniu RCA 7/2023 otworzy się podgląd na deklarację, gdzie w danych dotyczących osoby ubezpieczonej nr 2. są ujęte informacje na temat podstaw oraz składek współpracownika.

Autor: Monika Olejniczak – ifirma.pl