Opcje dodatkowe formularza faktury

Pierwsze trzy z wymienionych opcji dostępne są w momencie wystawiania faktury. Pozostałe już po jej zatwierdzeniu.

1. Uwagi

Karta Uwagi znajduje się na formularzu faktury na dole po lewej.

Aby pole Uwagi było uzupełnione:

a) Użytkownik wpisuje tekst uwagi w momencie wystawiania faktury,
b) Użytkownik przypisuje treść uwagi do serii numeracji, w której jest wystawiana faktura.

W zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Faktury ➞ Serie numeracji.

Po uzupełnieniu pola Domyślne uwagi i przejściu do wystawiania faktury – jeśli w polu Seria numeracji zostanie wybrana seria, dla której wprowadzona została domyślna uwaga, wówczas tekst tej uwagi pojawi się na formularzu.

c) Użytkownik dodaje Uwagę do listy standardowych uwag a następnie wybiera ją z listy uwag.

Standardowe uwagi wprowadzić można w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Faktury➞ Domyślne ustawienia w części Standardowe uwagi.

Po wybraniu opcji + dodaj pojawia się formularz wprowadzenia uwagi.

W formularzu należy uzupełnić Identyfikator uwagi oraz jej treść. Identyfikator to nazwa dodanej uwagi na podstawie, której będzie można ją wybrać z listy (w sytuacji gdy do listy dodane jest klika uwag).

W przypadku kiedy Użytkownik wystawia fakturę w serii numeracji, która ma przypisaną własną serię numeracji – przypisana do tej serii uwaga zostanie wprowadzona automatycznie na dokumencie.W tym momencie możliwe będzie wybranie z listy innej uwagi dodanej do listy Standardowych uwag a także jej usunięcie lub zmiana treści.

2. Dodatkowe

Karta Dodatkowe dostępna jest podczas wystawiania faktury.
   

Wprowadzane są tu ustawienia w zakresie:

a) podpisu odbiorcy dokumentu na fakturze,
b) danych osoby upoważnionej do wystawienia faktury VAT,
c) szablonu PDF, w którym zapisana ma być faktura.

a) Podpis odbiorcy na fakturze
W polu Podpis Użytkownik ma do wyboru cztery opcje:

• Upoważnienie i Osoba upoważniona do otrzymania faktury – po jej wybraniu po prawej pojawi się pole do wpisania imienia i nazwiska osoby upoważnionej do otrzymania faktury.
• Faktura bez podpisu odbiorcy. W przypadku wybrania tej opcji na wydruku faktury pojawi się informacja, iż faktura nie wymaga podpisu odbiorcy.
• Brak podpisu odbiorcy i wystawcy (na wydruku faktury nie będą widoczne informacje o odbiorcy ani wystawcy)

b) Dane osoby upoważnionej do wystawiania faktury

W polu Osoba upoważniona do wystawienia faktury wpisujemy dane – imię i nazwisko osoby, której dane mają się znaleźć na dokumencie jako osoby wystawiającej dokument. Po uzupełnieniu tego pola dane te będą widoczne pod tekstem zaznaczonym na powyższym obrazie.

Uzupełnienie tego pola nie jest obowiązkowe. Serwis automatycznie uzupełni to pole jeśli imię i nazwisko osoby wystawiającej zostaną wprowadzone na koncie.

Imię i nazwisko osoby wystawiającej faktury można wpisać w dwóch polach:

1. w polu Imiona (pierwsze imię) i Nazwisko w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja w części Dane właściciela, oraz
2. w polu Imię i nazwisko w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Użytkownicy w tabeli Użytkownicy po edycji danych danego Użytkownika.

W przypadku, kiedy Użytkownik uzupełni dane osoby wystawiającej faktury zgodnie z powyższym obrazem – dane te będą widoczne jako dane osoby wystawiającej dokument. W przypadku kiedy wpisane zostaną imię i nazwisko osoby wystawiającej, ale nie zostanie zaznaczony checkbox Podpis wystawcy, na fakturach widoczne będą dane wpisane w sposób wskazany w punkcie pierwszym. Warto zauważyć, iż możliwe jest pozostawienie pustych pól zarówno w zakładce Dane właściciela jak i w danych Użytkownika, wówczas na fakturze nie będą wyświetlane dane osoby ją wystawiającej.

c) Szablon faktury
Ostatnim elementem wybieranym na karcie Dodatkowe jest szablon PDF, w którym ma zostać zapisana faktura.

Na liście pojawiają się szablony dodane przez Użytkownika oraz dostępny na koncie domyślnie szablon o nazwie Logo. Użytkownik dodaje nowe szablony faktur w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Faktury ➞ Szablony ➞ + dodaj nowy szablon. Dodając nowy szablon Użytkownik wybiera jeden z udostępnionych przez serwis szablonów bazowych, nadaje mu nazwę (będzie wyświetlana na liście zgodnie z powyższym obrazem), a w przypadku kiedy szablon umożliwia dodanie loga (jednego lub dwóch) załącza pliki z obrazem, który ma być wyświetlany na wydruku faktury (logo). Tworzony szablon można również oznaczyć jako domyślny, wówczas serwis będzie domyślnie w nim drukował faktury w formacie PDF.

Formularz dodawania nowego szablonu na poniższym obrazie.

3. Magazyn

Podczas wystawiania faktury Użytkownik ma możliwość wybrania towaru z Magazynu.
Opcja ta jest dostępna:

• po wcześniejszym uruchomieniu Magazynu w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Rozszerzenia i integracje ➞ Magazyn. Moduł magazynowy w serwisie dostępny jest jedynie na kontach czynnych podatników podatku VAT.
• w przypadku wyboru odpowiedniego formularza wystawiania faktury. Możliwość wyboru towaru z magazynu podczas wystawiania faktury możliwa jest w przypadku następujących faktur:
• Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT,
• Krajowa sprzedaż wysyłkowa za pobraniem,
• Faktura do paragonu z kasy fiskalnej,
• Faktura na usługi budowlane,
• Faktura zaliczkowa,
• Faktura z odwrotnym obciążeniem w obrocie krajowym,
• Usługi budowlane świadczone przez podwykonawcę (odwrotne obciążenie),
• Faktura zaliczkowa w usługach budowlanych (odwrotne obciążenie).

Po spełnieniu powyższych warunków – na otwartym formularzu wystawianego dokumentu widoczna jest ikona + dodaj towar lub usługę z magazynu.

Wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie listy wyboru towarów i usług z magazynu. W górnej części listy dostępne są pola ułatwiające wyszukiwanie właściwego towaru. Serwis umożliwia wyszukiwanie towaru/usługi po nazwie, identyfikatorze czy numerze katalogowym.

Dodatkowo podczas wyszukiwania można zaznaczyć czy wyszukiwanie ma dotyczyć tylko towarów lub tylko usług (pole typ) oraz czy mają być widoczne towary lub usługi w Magazynie oznaczone jako archiwalne (pole pokaż archiwalne).

Na samej liście towarów i usług można wybrać wg jakiego cennika mają być wyświetlone ceny (pole Cennik) oraz wg którego magazynu mają być widoczne stany towarów (pole Magazyn). Domyślnie w polu Cennik wybrany jest ten cennik, który w zakładce Magazyn ustawiony jako domyślny. W polu Magazyn domyślnie wyświetlane są stany łączne dla wszystkich magazynów.

Z prawej strony tabeli dostępne są dwie opcje pozwalające na wybór towaru/usługi do wystawianej faktury – oznaczone na powyższym obrazie ikony Dodaj i Wybierz. Pierwszy z nich powoduje dodanie towaru lub usługi do wystawianej faktury. Nie zamyka jednak okna wyboru. Użytkownik może wybierać kolejne pozycje. Opcja Wybierz powoduje wybór towaru i zamknięcie okna wyboru.

Wybranie towaru z Magazynu spowoduje wprowadzenie danych towaru/usługi zgodnie z tym co zostało ustawione w Magazynie. Serwis wprowadzi dane towaru takie jak: nazwa, jednostka, cena jednostkowa i PKWiU.

W przypadku wyboru towaru, który dla ustawionego Cennika ma ustaloną cenę jednostkową, cena ta zostanie wprowadzona na dokumencie.

Na powyższym obrazie obok wprowadzonej ceny widoczna jest dodatkowa ikona. W przypadku, kiedy Użytkownik wybierając towary z Magazynu w polu Cennik wybierze cennik będący domyślnym w Magazynie, w polu ceny jednostkowej zostanie wprowadzona ustalona dla towaru cena. Ręczna zmiana ceny spowoduje pojawienie się widocznej na obrazie ikony. Po najechaniu wskaźnikiem myszy na nią Użytkownik otrzyma informację, iż ustalona przez niego cena jest inna niż w cenniku. Wybór tej opcji spowoduje zmianę ceny na cenę ustaloną w domyślnym cenniku.

W przypadku, kiedy na liście wyboru towarów lub usług z Magazynu zostanie wybrany inny cennik niż domyślny i wybrany towar ma w nim ustaloną cenę, pojawi się widoczna wyżej ikona. Jej wybór spowoduje usunięcie wprowadzonej ceny.

Z kolei, w sytuacji kiedy do faktury zostanie wybrany towar, który nie ma ustalonej ceny w wybranym cenniku, a jest ona ustalona w cenniku domyślnym wówczas widoczna opcja pozwoli na wprowadzenie do pola ceny – domyślnej ceny danego towaru.

Ustawienia w zakresie tego, który Cennik jest domyślny Użytkownik wprowadza w zakładce Magazyn ➞ Ustawienia ➞ Konfiguracja i Konfiguracja użytkownika.

W przypadku kiedy z konta w serwisie korzysta kilku Użytkowników, ustawienia w zakresie domyślnego Cennika można ustawić dla każdego z nich. Jeśli ten wybór nie został dokonany, domyślnym Cennikiem będzie Cennik ustawiony na karcie Konfiguracja.

Dodatkowo podczas wystawiania faktury na dole po lewej znajduje się karta Magazyn.
Na niej Użytkownik wprowadza ustawienia w zakresie:

• cennika
• automatycznego aktualizowania stanów magazynowych
• serii numeracji, w której ma być wystawiony dokument WZ.

Na karcie Magazyn obok pola Cennik dostępna jest opcja służąca do aktualizacji ceny towarów zgodnie z wybranym z listy cennikiem.

W przypadku, kiedy na karcie Magazyn została zaznaczona opcja Aktualizować stany magazynowe automatycznie i jednocześnie ilość sprzedawanych towarów przekracza ilość dostępną w wybranym magazynie, pojawi się ostrzeżenie. Użytkownik może anulować zatwierdzanie dokumentu lub wystawić fakturę ignorując pojawiający się komunikat.

Zignorowanie komunikatu spowoduje zatwierdzenie faktury oraz wystawienie dokumentu WZ. Numer utworzonego dokumentu WZ widoczny będzie na karcie Magazyn.

Dodatkowo, jeśli w momencie wystawiania faktury wystawiany jest dokument WZ, jego numer zostanie wyświetlony po zatwierdzeniu faktury – w lewym górnym rogu.

Dokument WZ nie jest tworzony, mimo wyboru towaru z Magazynu w następujących sytuacjach:

• faktura wystawiona została z poziomu formularza faktury, który nie jest zintegrowany z magazynem,
• w formularzu faktury na karcie Magazyn odznaczona została opcja Aktualizować stany magazynowe automatycznie.

Serwis automatycznie tworzy dokumenty WZ jedynie do faktur wystawionych przez formularze: Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT, Krajowa sprzedaż wysyłkowa za pobraniem, Faktura do paragonu z kasy fiskalnej, Faktura na usługi budowlane.

Po zatwierdzeniu faktury, dla której serwis umożliwia wystawienie dokumentu WZ na dole formularza dostępne są zamiennie dwie opcje:

• Wystaw WZ
• Wyświetl w magazynie.

Pierwsza pojawia się kiedy na karcie Magazyn opcja Aktualizować stany magazynowe automatycznie jest odznaczona. Druga pojawia się kiedy wspomniane pole zostanie zaznaczone.

4. CRM

Karta CRM widoczna jest po zatwierdzeniu dokumentu. Na niej widoczne są opcje związane z dostępnymi w zakładce CRM raportami.

Pierwsza z zaznaczonych opcji – Koszty przychodu pozwala na skorzystanie z raportu rentowności odbiorców (zakładka CRM ➞ Raporty ➞ więcej ➞ rentowność odbiorców). Raport ten ustala rentowność poszczególnych odbiorców. Aby to jednak było możliwe konieczne jest wcześniejsze przypisanie kosztu do przychodu. Po wybraniu opcji + dodaj koszt pojawi się lista wydatków, które można przypisać do przychodu oraz ikony do ręcznego przypisywania kosztów do przychodu.

Druga z zaznaczonych opcji pozwala na przypisanie danego przychodu do projektu, w celu wyliczenia jego rentowności. Szczegółowe informacje w zakresie zarządzania projektami dostępne są tutaj.

5. Lista operacji

Kolejną kartą widoczną po zatwierdzeniu wystawionej faktury jest karta Lista operacji. Widoczna jest ona w lewym dolnym rogu formularza.

Na karcie Lista operacji możliwe jest sprawdzenie statusu wysłanego dokumentu, jeśli zostanie on wysłany e-mailem czy jako e-faktura mailem.

W sytuacji, kiedy faktura została wysłana jako e-faktura na karcie Lista operacji dostępny jest też załącznik wysłanego dokumentu. Poniżej dostępna jest informacja o dacie, godzinie i adresach, na które wysłana została faktura. Status dostarczenia pliku na widoczny adres można sprawdzić wybierając opcję sprawdź status.

W przypadku kiedy Użytkownik po raz kolejny wysyła fakturę, która wcześniej została wysłana jako e-faktura – serwis wysyła dokument z oznaczeniem duplikat. Na karcie Lista operacji obok zapisanej kopii e-faktury wysłanej jako pierwszej pojawi się także kopia dokumentu oznaczonego jako duplikat.

6. Wydrukuj/zapisz

Opcja wydrukuj/zapisz widoczna jest w prawej dolnej części zatwierdzonej faktury.

Wybranie opcji wydrukuj/zapisz spowoduje zapisanie faktury w wybranym przez Użytkownika szablonie PDF. To jaki szablon PDF został wybrany widoczne jest na karcie Dodatkowe. Automatycznie pojawia się tu szablon ustawiony przez Użytkownika jako domyślny.

Po prawej stronie znajduje się opcja ustawienia wydruku. Jej wybór powoduje pojawienie się formularza z dodatkowymi ustawieniami wydruku.

W polu Rodzaj wydruku Użytkownik może wybrać czy dokument ma być drukowany do pliku PDF czy jako html. W polu Typ wydruku można wybrać jedną z opcji: pojedynczy wydruk, podwójny wydruk lub duplikat. W polu Szablon PDF Użytkownik może wybrać szablon, w którym faktura ma zostać zapisana.

Na liście dostępnych szablonów można wybrać szablony znajdujące się w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Faktury ➞ Szablony. W przypadku nowych kont wprowadzony jest jeden szablon – szablon o nazwie Logo. Szablon taki umożliwia wprowadzenie znaku graficznego, który na wydruku dokumentu będzie wyświetlany w lewym górnym rogu.

Użytkownik oprócz szablonu utworzonego przez serwis może dodać własny szablon faktury.

Wybór zaznaczonej wyżej opcji + dodaj nowy szablon spowoduje wyświetlenie wzorów szablonów bazowych.

Część dostępnych szablonów umożliwia dodanie znaku graficznego. W takim wypadku możliwość taka jest widoczna pod wzorem szablonu (oznaczenie na obrazie powyżej). Po wybraniu szablonu bazowego Użytkownik wprowadza kolejne jego ustawienia.

W odniesieniu do wszystkich dodawanych szablonów należy nadać tworzonemu szablonowi nazwę. Po tej nazwie szablon będzie można zidentyfikować w polu Szablon PDF. Jeśli szablon ma być domyślnym przy jego tworzeniu można to zaznaczyć.

W przypadku Szablonu z kolorowym nagłówkiem Użytkownik dodatkowo wybiera kolor nagłówka oraz czcionki, natomiast w przypadku szablonu z logiem (jednym lub dwoma) na formularzu tworzenia nowego szablonu dostępne są pola do wgrywania loga. Pod nimi Użytkownik widzi informację o rozmiarach plików, które zostaną zaakceptowane przez serwis.

Po dodaniu nowego szablonu, będzie on widoczny na liście szablonów.
Dodany szablon można następnie edytować lub zobaczyć jego szczegóły. Po przejściu do szczegółów szablonu dostępne będą opcje edycji lub usuwania szablonu. Będzie można pobrać przykładową fakturę w stworzonym szablonie. Podczas edycji szablonu będzie można zmienić np. dodane loga.

W sytuacji kiedy faktura została wysłana jako e-faktura, wówczas ikona wydruku nie jest dostępna. Wysłany dokument można pobrać np. na karcie Dodatkowe.

7. Wyślij e-mailem

Faktura wystawiona na koncie może zostać wysłana do nabywcy bezpośrednio z serwisu droga mailową lub pocztą tradycyjną. Adres mailowy do wysyłki faktury może być wpisany bezpośrednio w danych kontrahenta lub podczas wysyłki faktury mailem.

W danych nabywcy w części Kontakt mamy dwa pola do wpisania adresu mailowego: pole Adres e-mail i pole e-mail (faktury). W przypadku kiedy faktura ma być wysłana na oba adresy – należy oba pola uzupełnić i zaznaczyć pole Wysyłaj faktury na oba adresy e-mail. Brak oznaczenia tego pola spowoduje wysłanie maila z fakturą na adres wskazany w polu Adres e-mail. Uzupełnienie adresu mailowego tylko w jednym polu będzie powodować to, że mail z fakturą zostanie wysłany na wskazany adres.

Dodatkowo, aby fakturę można było wysłać jako e-fakturę konieczne jest, aby w danych kontrahenta zaznaczona została opcja Zgoda na otrzymywanie e-faktur.

Podstawowym ustawieniem w serwisie jest to, że – w przypadku wysyłki faktur mailem/mailem jako e-faktury – ich odbiorca otrzymuje maila z dokumentem wysłanym z adresu faktury@ifirma.pl. W przypadku Użytkowników korzystających z usług: Faktura +, Księgowość internetowa i Biuro Rachunkowe możliwe jest skonfigurowanie innego adresu nadawcy maila.

W momencie wysyłki faktury mailem/mailem jako e-faktury, jeśli w danych kontrahenta nie ma wskazanego adresu mailowego Użytkownik w celu wysyłki, wpisuje adres mailowy odbiorcy faktury.

W przypadku kiedy wpisany adres mailowy ma zostać zapisany w danych kontrahenta należy skorzystać z opcji zapisz adres dostępnej obok pola do jego wpisania. Adres ten zostanie zapisany polu Adres e-mail.
Po uzupełnieniu adresu i ewentualnym jego zapisaniu w danych kontrahenta możliwa jest wysyłka faktury na wskazany adres.
Jeśli faktura ma zostać wysłana na dwa adresy odbiorcy, adresy te należy oddzielić znakiem średnika „;”

W przypadku wysyłki na dwa adresy mailowe nie ma możliwości zapisania ich w danych kontrahenta.
Po zatwierdzeniu czynności wysyłki faktury mailem (mailem jako e-faktury) zostanie wyświetlony komunikat potwierdzający tę czynności.

W momencie wysyłki faktury mailem pole Do jest aktywne. Poza możliwością wpisania adresu mailowego możliwa jest także zmiana już wpisanego adresu (lub adresów). Wysyłka faktury zostanie dokonana na nowy adres (adresy). Wpisanie nowego adresu mailowego w momencie wysyłki faktury nie wpłynie na adresy wpisane wcześniej w danych kontrahenta.
W przypadku wysyłki większej liczby faktur jednocześnie (wysyłka z poziomu zakładki Faktury ➞ Lista faktur) nie ma możliwości wpisania brakującego adresu mailowego kontrahenta czy też jego zmiany. Wysyłka w tej formie wymaga wcześniejszego uzupełnienia kompletnych i poprawnych danych kontrahenta.
Podczas wysyłki faktury mailem/mailem jako e-faktury aktywne są również pola Kopia i Odpowiedź do. Domyślnie w polach tych wskazany jest adres mailowy wskazany w części Dane kontaktowe w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Dane firmy. Użytkownik może zmienić adres w obu tych polach, a także usunąć adres z pola Kopia, wówczas nie otrzyma kopii maila wysłanego do kontrahenta.

W ramach wysyłki faktur mailem z serwisu dodatkowo możliwe jest stworzenie własnego szablonu maila, którego otrzyma nabywca. Opcja ta jest dostępna w zakładce Pulpit ➞ Konfiguracja ➞ Email.

Zaznaczona powyżej ikona wskazuje, iż widoczny na obrazie szablon jest szablonem domyślnym. W danym szablonie wysyłane będą maile z fakturami do nabywców. Podczas samego wysyłania faktury mailem możliwa jest zmiana szablonu maila, którego otrzyma nabywca. Opcja ta jest dostępna zarówno przy wysyłce pojedynczej faktury, jak i wysyłki kilku dokumentów jednocześnie (z poziomu listy faktur).

8. Edytuj, usuń, powrót

Po zatwierdzeniu dokumentu na dole w jego dolnej części dostępne są opcje umożliwiające np. edytowanie dokumentu, jego usunięcie czy powrót do listy wystawionych faktur.

Wybór opcji powrót spowoduje przejście do listy wystawionych w danym miesiącu faktur, czyli zakładki Faktury ➞ Lista faktur.

Wybranie opcji edytuj spowoduje otwarcie dokumentu w trybie edycji, która umożliwia wprowadzenie zmian np. w treści wystawianego dokumentu czy wartościach. Użytkownik może edytować dokument jeśli na koncie ustawi miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (tylko w przypadku faktury wystawionych przez formularz Faktura krajowa ze szczególnym obowiązkiem podatkowym, aby móc edytować fakturę wymagany jest miesiąc zgodny z datą wystawiania). Dodatkowo opcja edycji dokumentu nie jest dostępna w następujących przypadkach:

• do faktury została wystawiona korekta,
• do faktury zaliczkowej została wystawiona faktura końcowa,
• do faktury w walucie została wprowadzona informacja o zapłacie,
• faktura została wysłana mailem jako e-faktura.

Brak możliwości edycji faktury wystawionej w walucie będzie dotyczył sytuacji, kiedy wprowadzenie zapłaty powoduje powstanie różnic kursowych (kurs zapłaty jest inny niż kurs po jakim faktura została przeliczona podczas jej wystawienia). W takim wypadku, aby możliwa była edycja dokumentu w pierwszej kolejności należy usunąć stworzony przez serwis dowód księgowy dotyczący różnic kursowych. Jest on dostępny w zakładce Wydatki ➞ Lista wydatków. Użytkownicy, korzystający z serwisu jedynie w zakresie wystawiania faktur nie mają dostępu do wskazanej zakładki. W takim wypadku nie polecamy wprowadzania informacji o zapłacie.

W przypadku kiedy opcja edycji nie jest dostępna, wówczas należy najechać wskaźnikiem myszy na ikonę. Pojawi się informacja jaka jest przyczyna braku możliwości edycji dokumentu.

Analogicznie wygląda dostępność opcji “usuń”. Jedyną różnica jest to, iż obecnie dokument wysłany jako “e-faktura” można usunąć. W przypadku takiego dokumentu, po wyborze ikony do jego usuwania pojawi się następujący komunikat:

Wybranie opcji tak pozwoli na ostateczne usunięcie dokumentu.

9. Wystaw korektę

Po wystawieniu faktury sprzedaży w serwisie Użytkownik może dokonać jej korekty.
W celu wystawienia faktury korygującej Użytkownik ustawia jako miesiąc księgowy – bieżący miesiąc, następnie przechodzi do zakładki Faktury ➞ Lista faktur, na poziomej osi czasu wybiera miesiąc wystawienia faktury korygowanej. Faktura pierwotna będzie widoczna na liście wystawionych faktur. Użytkownik otwiera dokument wybierając jego numer. Ikona służąca do wystawienia faktury korygującej będzie się znajdowała na dole dokumentu.

Serwis umożliwia wystawianie faktur korygujących zmieniających wartość/ilość dokonywanej sprzedaży. Do danej faktury sprzedaży można wystawić tylko jedną korektę. Korekty wystawiane w celu zmiany np. danych nabywcy, dat wystawienia lub sprzedaży na dokumencie, sposobu opodatkowania transakcji nie są dostępne w serwisie. Korekty takie, a także kolejne korekty do danej faktury, należy wystawiać poza serwisem w innej serii numeracji niż korekty wystawiane na koncie w serwisie. Przy wystawianiu korekt np. na dane formalne dokumentu polecamy skorzystać z wzoru dokumentu dostępnego tutaj.

W celu wprowadzenia takich korekt do serwisu prosimy o kontakt z BOK.

Serwis nie umożliwia również wystawiania faktur korygujących do następujących faktur:

• faktura zaliczkowa na usługi budowlane (odwrotne obciążenie),
• faktur zwiększających do faktur wystawiony przez formularze:
• faktura z ceną określoną w walucie obcej,
• faktura z odwrotnym obciążeniem w obrocie krajowy,
• usługi budowlane świadczone przez podwykonawcę (odwrotne obciążenie),
• wewnątrzunijna dostawa towarów,
• eksport towarów,
• świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b,
• świadczenie usług poza terytorium kraju.

Przy próbie zatwierdzenia korekty zwiększającej do wymienionych faktur pojawi się komunikat o konieczności wystawienia nowego dokumentu sprzedaży w miesiącu powstania obowiązku podatkowego dla faktury pierwotnej, następnie jej wprowadzeniu do serwisu i ewentualnym skorygowaniu deklaracji VAT za dany okres. W takim wypadku dodatkowo Użytkownik powinien zwrócić uwagę na zmianę nie tylko w deklaracji VAT, ale także w pliku JPK_VAT, książce przychodów i rozchodów ewidencji przychodów na ryczałcie.

• faktury korygujących do zera (zwrot towarów) dla faktur dokumentujących sprzedaż środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia.

W przypadku części formularzy faktur możliwość wystawienia faktury korygującej uzależniona jest od innych czynności jakie zostały wykonane na koncie. Są nimi:

• brak wystawienia faktury końcowej – w przypadku faktur zaliczkowych,
• wprowadzenie informacji o dacie otrzymania zapłaty – w przypadku faktury krajowej dla szczególnej metody kasowej,
• wprowadzenie informacji o dacie wywozu towaru – w przypadku faktury dokumentującej eksport towarów.

W przypadku formularzy, dla których serwis umożliwia wystawienie faktury korygującej zwiększającej, po jej zatwierdzeniu na górze faktury korygującej pojawia się komunikat wskazujący na konieczność ręcznego księgowania faktury w ewidencji sprzedaży VAT oraz ponownego wygenerowania i skorygowania deklaracji VAT za okres ujęcia korekty (nie dotyczy to faktury VAT marża, gdzie kwota marży jest ujemna). Serwis nie wskazuje tu okresu ujęcia korekty, gdyż jest on zależny od przyczyny korekty. W celu ustalenie momentu i sposoby ujęcia korekty Użytkownik może skorzystać z informacji dostępnych na stronach serwisu.

Z kolei w przypadku faktur korygujących zwiększających wystawionych do faktur do paragonu, gdzie nabywcą jest osoba fizyczna i faktur ze szczególnym obowiązkiem podatkowym, po zatwierdzeniu dokumentu pojawia się komunikat, wskazujący na konieczność ujęcia korekty zarówno w ewidencji sprzedaży VAT jak i książce przychodów i rozchodów/ewidencji przychodów.

W razie wątpliwości proponujemy kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

10. Wyślij pocztą

Użytkownicy wystawiający faktury w serwisie mogą je wysłać bezpośrednio nie tylko mailem, ale także pocztą. Usługa ta jest dodatkowo płatna. Więcej informacji na temat uruchomienia usługi na koncie można znaleźć na naszej stronie.

Po przekazaniu faktury do wysyłki, w zakładce Faktury ➞ Dokumenty wysłane Użytkownik będzie widział listę faktur przekazanych do wysyłki wraz z datą przekazania faktury do wysyłki.

Wskazana w serwisie data jest datą wysłania faktury pocztą, w przypadku kiedy faktura została przekazana do wysyłki w danym dniu do godziny 14-stej. W przypadku faktur przekazanych po tej godzinie datą wysyłki będzie kolejny dzień roboczy.

11. Przypomnienia

Użytkownik po wystawieniu faktury sprzedaży (innej niż faktura zaliczkowa) ma możliwość dodania do wystawionego dokumentu przypomnienia. Serwis umożliwia wystawianie następujących przypomnień:

• ponaglenie,
• monit,
• nota odsetkowa,
• wezwanie do zapłaty.

Z poziomu zakładki Faktury przejście do wystawiania przypomnienia możliwe jest po wcześniejszym otwarciu dokumentu, do którego ma zostać wystawione przypomnienie oraz z poziomy Listy faktur.

Wybór jednej z zaznaczonych powyżej opcji dodawania przypomnień spowoduje w pierwszej kolejności wyświetlenie listy stworzonych do danego dokumentu przypomnień oraz pojawienia się opcji dodawania nowego przypomnienia.

Przypomnienie, które zostało utworzone Użytkownik może wysłać drogą mailową.

Autor: Zespół ifirma.pl