Faktura korygująca sprzedaż krajową – wystawianie i księgowanie – Kompendium

1. Zasady ujmowania faktur korygujących w świetle przepisów

Kwestie ujmowania faktur korygujących odrębnie regulują przepisy ustawy o podatku dochodowym jak i przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.
Poniżej odrębnie zostaną opisane zasady w odniesieniu do obu podatków – są bowiem one inne.

1.1. Podatek dochodowy

Artykuł 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) reguluje kwestię daty powstania przychodu, a tym samym datę kiedy sprzedawca ma obowiązek ująć korektę w ewidencjach podatkowych.
Analogiczne uregulowania w zakresie ujęcia korekty po stronie kosztów (u nabywcy) zawiera art. 22 ustawy o PIT.

Do wskazanego przepisu art. 14 ust. 1m odsyła również ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (art. 6 ust. 1e i 1f). Zgodnie ze wskazanym przepisem – przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem, w przypadku wystawienia korekty z powodu błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki dokonuje zmniejszenia przychodu w okresie jego pierwotnego wykazania. Jeśli w danym okresie nie ma wystarczającej kwoty przychodu, jego zmniejszenia dokonuje w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Nieco inaczej przepisy regulują kwestię ujęcia faktur korygujących koszt lub przychody w przypadku kiedy zostaną one wystawione po likwidacji działalności czy po zmianie formy opodatkowania np. na ryczałt od przychodów lub z ryczałtu na rozliczenie na KPiR. Kwestia ta – w zakresie kosztów uregulowana została w art. 22 ust. 7d ustawy o PIT, natomiast w zakresie przychodów w art. 14 ust. 1p ustawy o PIT oraz art. 6 ust. 1f ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Tę kwestię pomijamy w bieżącej instrukcji. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji polecam kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

Kluczowym pojęciem dla ustalenia daty ujęcia korekty jest definicja “błędu rachunkowego” oraz “innej oczywistej omyłki”. Ustawa o PIT nie zawiera wyjaśnienia tych definicji. W takim wypadku należy zacytować wyjaśnienia Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu wynikające z interpretacji indywidualnej z 27 lipca 2016 r., sygn. ILPB3/4510-1-249/16-2/AO:

Zgodnie z powyższą interpretacją:

za “błąd rachunkowy” należy uznać sytuację, gdy koszt został niewłaściwie ujęty ze względu na błąd w toku wykonywania obliczeń; może to dotyczyć zarówno okoliczności leżących po stronie wystawcy faktury czy innego dokumentu księgowego (np. błędne podanie na fakturze cen lub wartości towarów), jak i po stronie odbiorcy takiego dokumentu (np. wprowadzenie do ksiąg rachunkowych nieprawidłowej cyfry, zastosowanie wadliwego kursu waluty obcej przy przeliczaniu wartości przychodu na złote, etc.)”

za “inną oczywistą omyłkę” należy uznać inny oczywisty błąd, który nie jest jednocześnie błędem rachunkowym. Takim błędem będzie np. ujęcie w kosztach podatkowych faktury wystawionej na podmiot inny niż faktyczny nabywca towaru. “Omyłka” wiązać się może również z błędem polegającym albo na nieprawidłowym wystawieniu albo nieprawidłowym ujęciu dowodu księgowego. Okoliczność taka musi mieć zatem charakter “pierwotny”. Co więcej, “omyłka” musi być “oczywista”. Oznacza to, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do charakteru przyczyn korekty, korekta winna być dokonywana w okresie wystawienia faktury korygującej (bądź innego dokumentu potwierdzającego stosowną korektę).

Poniższa tabela zawiera zestawienie przykładowych sytuacji uznawanych odpowiednio za błąd rachunkowy lub inną oczywistą omyłkę oraz takich, które nimi nie są.

1.2. Podatek VAT

Ustawa o podatku od towarów i usług w art. 29a reguluje kwestię ustalenia wysokości podstawy opodatkowania oraz jej zmiany. Odrębne zapisy pojawiają się w przypadku faktur korygujących zwiększających i zmniejszających podstawę opodatkowania.

1.2.1 Korekty zmniejszające

Moment ujęcia faktury korygującej przez sprzedawcę zależy od tego czy dla danej sprzedaży przepisy wymagają posiadanie dodatkowej dokumentacji. Dokumentacja ta obejmuje:

• dokumenty, z których wynika uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienie tych warunków. Posiadana dokumentacja musi być zgodna z wystawioną fakturą korygującą.
• potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę – ta forma dokumentacji dotyczy przedsiębiorców, którzy zdecydowali o zastosowaniu zasad obowiązujących do końca 2020 r. Przepisy przewidywały taką możliwość do końca 2021 r.

W dalszej części tekstu pominięte zostaną uregulowania dotyczące przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na stosowanie obowiązujących do końca 2020 r. zasad ujmowania korekt zmniejszających.

1. Korekty zmniejszające, dla których nie ma wymogu posiadania dodatkowych dokumentów

Warunku posiadania dokumentacji nie stosujemy w przypadkach wskazanych w art. 29a ust. 15 czyli:

• eksportu towarów oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• dostawy towarów i świadczenia usług, opodatkowanych poza terytorium kraju,
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (np. woda, ścieki, odpady).

Obowiązku posiadania dokumentacji nie stosujemy także w przypadku korekt zmniejszających, na których nie wykazano podatku np. faktur VAT marża czy ze stawką ZW.

W przypadku tego typu korekt, przepisy nadal nie zawierają uregulowań wskazujących na moment ujęcia korekty. Dominuje stanowisko, że jest to zależne od tego, kiedy powstała przyczyna korekty.

Od 1 stycznia 2022 r. warunku posiadania dokumentacji nie stosujemy również w przypadku wystawienia faktury korygującej w postaci ustrukturyzowanej.

2. Korekty zmniejszające, dla których wymagane jest posiadanie dodatkowych dokumentów

Sprzedawca ujmuje fakturę korygującą zmniejszającą w ewidencji sprzedaży VAT:

• w dacie wystawienia – pod warunkiem posiadania, w okresie rozliczeniowym wystawienia korekty, dokumentacji, z której wynika uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienie tych warunków. Posiadana dokumentacja musi być zgodna z wystawioną fakturą korygującą.
• w okresie rozliczeniowym uzyskania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienie tych warunków – jeśli taka dokumentacja została uzyskana po okresie wystawienia faktury korygującej.

Powyższe warunki mają zastosowanie w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3 oraz ust. 14, czyli sytuacji kiedy korekta została wystawiona z powodu:

• udzielenia nabywcy obniżek lub opustów cen,
• zwrotu towarów lub opakowań (z uwzględnieniem zapisów art. 29a ust. 11 i 12 dotyczących opakowań zwrotnych),
• zwrotu części lub całości zapłaty (zaliczki) przed dokonaniem sprzedaży,
• pomyłki na fakturze, skutkującej wykazaniem kwoty podatku wyższej niż należnej.

Najważniejszymi kwestiami warunkującymi prawo sprzedawcy jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej:

• uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania,
• spełnienie uzgodnionych warunków.

Ustawa o VAT nie wskazuje, co należy rozumieć przez uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz ich spełnienie.
Poniższa tabela zawiera wyjaśnienie powyższych pojęć jakie pojawiły się np. w uzasadnieniu projektu ustawy je wprowadzającej czy projekcie objaśnień podatkowych dotyczących m.in. zmian w fakturach korygujących.

W praktyce trudne może być dowiedzenie to kiedy warunki korekty zostały ustalone, spełnione a także jakie dokumenty dają sprzedawcy prawo do ujęcia korekty. Poniżej tabela ze wskazaniem przykładowych sytuacji.

1.2.2. Korekty zwiększające

Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT “W przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania”. Przy czym jeśli zwiększenie podstawy opodatkowania dotyczy eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, zwiększenia dokonuje się nie wcześniej niż w okresie, w którym te transakcje zostały wykazane. Wynika to z brzmienia art. 29a ust. 18.

1.2.3. Oznaczenia faktur korygujących na potrzeby plików JPKV7

Do faktur korygujących, tak jak do zwykłych faktur sprzedaży stosujemy oznaczenia dotyczące kodów GTU czy procedur podatkowych.

Na stronie Ministerstwa Finansów w części Pytania i odpowiedzi z zakresu Faktury korygujące możemy zapoznać się z następującymi pytaniami i odpowiedziami dotyczącymi oznaczeń stosowany z zakresu JPK dla faktur krajowych:

Oznaczenia GTU, MPP

Z powyższego wynika, że jeśli faktura korygująca jest wystawiana do faktury, dla której nie stosowaliśmy oznaczeń np. GTU czy procedur podatkowych (bo w okresie jej wystawienia przepisy te nie obowiązywały) to fakturę korygującą będzie należało dodatkowo oznaczyć (np. kodem GTU)

Przykład 1. Brak oznaczenia GTU na fakturze

W sierpniu 2020 r. podatnik podatku VAT wystawił fakturę sprzedaży dotyczącą usług szkoleniowych. W październiku klient zrezygnował z usługi i sprzedawca wystawił fakturę korygującą. W związku z tym, iż usługi szkoleniowe podlegają oznaczeniu GTU 12, przedsiębiorca wykazując fakturę korygującą w ewidencji sprzedaży VAT wykazał ją z oznaczeniem kodu GTU 12.

Przykład 2. Brak oznaczenia procedury MPP na fakturze

Przedsiębiorca 01.01.2021 r. wystawił fakturę sprzedaży. Faktura została wykazana w pliku JPKV7 z oznaczeniem MPP. W lipcu nabywca zwrócił część towarów. Sprzedawca wystawił fakturę korygującą i wykazał ją w ewidencji sprzedaży VAT w miesiącu jej wystawienia. Mimo, że faktura pierwotna w pliku JPKV7 zawierała oznaczenie MPP, przy wykazaniu korekty oznaczenie już nie zostało zastosowane.

Oznaczenia GTU

Przykład 3. Zwrot towaru a oznaczenie GTU

Czynny podatnik podatku VAT wystawił fakturę dotyczącą sprzedaży dwóch towarów A i B. Towar A podlegał oznaczeniu kodem GTU 6. Towar B nie podlegał oznaczeniu.
Przedsiębiorca wystawił fakturę dotyczącą zwrotu towaru B. W takim wypadku faktura korygująca wykazana w plik JPKV7 nie będzie oznaczana kodem GTU.

Mechanizm podzielonej płatności (MPP)

Więcej informacji w zakresie tego kiedy faktura korygująca musi być oznaczona adnotacją “mechanizm podzielonej płatności” znaleźć można tutaj.

Zupełnie odrębną kwestią jest korekta spowodowana błędnym oznaczeniem w zakresie pliku JPK – czyli błędnym oznaczeniem w zakresie kodu GTU czy procedur podatkowych.
Na dokumencie faktury jedyną informacją powiązaną z oznaczeniami wprowadzanymi do pliku JPKV7 jest oznaczenie “mechanizm podzielonej płatności”. Sposób skorygowania błędnie oznaczonej faktury (wraz z błędnym wskazaniem w pliku JPKV7 wskazany został w przykładzie nr 15.
Błąd w zakresie np. braku oznaczenia przedmiotu sprzedaży kodem GTU czy też jego oznaczenie w niewłaściwy sposób nie powoduje konieczności wystawienia faktury korygującej. Korygowany jest jedynie plik JPKV7.

2. Wystawienie faktury korygującej w serwisie

Serwis umożliwia jedynie wystawienie faktury korygującej do faktury wcześniej wystawionej na koncie. Nie ma możliwości wystawienia korekty do dokumentu pierwotnego, którego nie ma w serwisie.

W serwisie możliwe jest wystawienie tylko jednej faktury korygującej do danej faktury. Jeśli zachodzi konieczność wystawienia kolejnej korekty Użytkownik, w celu jej wystawienia może skorzystać z naszych wzorów dokumentów. Korektę taką należy wystawić w innej serii numeracji niż korekty wystawiane na koncie.

Przykład 4. Korekta do faktury wystawionej poza serwisem

Użytkownik rozpoczął korzystanie z serwisu od stycznia 2022 r. W styczniu w związku, ze zwrotem towaru przez nabywcę musi wystawić fakturę korygującą do sprzedaży z grudnia 2021 r. Takiej korekty nie wystawi na koncie w serwisie. Wystawioną poza serwisem korektę będzie należało zaksięgować w ewidencjach podatkowych. W tym zakresie polecamy kontakt z BOK.

W celu wystawiania faktury korygującej należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia korekty, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur wyświetlić listę faktur zgodną z miesiącem wystawienia faktury pierwotnej.

Na powyższym zrzucie ustawiony został miesiąc księgowy październik (z datą październikową będzie wystawiona korekta) i została wyświetlona lista faktur miesiąca kwietnia roku 2022.

W kolejnym kroku należy otworzyć fakturę, która ma być skorygowana wybierając jej numer. Na dole formularza dostępna będzie opcja wystaw korektę.

Serwis wyświetli następujący formularz faktury korygującej:

Sposób uzupełnianie poszczególnych danych jest następujący:

• data wystawienia – zgodnie ze stanem faktycznym. Przepisy nie wskazują na termin wystawienia faktury korygującej. Powinna być ona wystawiona niezwłocznie po zauważeniu błędu czy zajściu sytuacji powodującej konieczność jej wystawienia,
• termin płatności – pole domyślnie uzupełniane zgodnie z długością okresu płatności, jaki był wskazany na fakturze korygowanej. Pole to nie jest obowiązkowe. Datę uzupełnioną przez serwis można usunąć, wówczas na wydruku korekty nie pojawi się informacja o terminie płatności,
• miejsce wystawienia – domyślnie uzupełniane na podstawie ustawień wprowadzonych w Domyślnych ustawieniach w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury,
• seria numeracji – domyślnie wybrana zostanie seria numeracji dla faktur korygujących oznaczona przez Użytkownika jako domyślna. W przypadku kiedy na koncie nie była dodawana własna seria numeracji dla faktur korygujących – serwis wystawia korekty w numeracji o schemacie miesiąc/rok. Więcej na temat dodawania własnych serii numeracji tutaj.
• powód – uzupełnienie tego pola jego obowiązkowe. Pole Powód zawiera listę z wskazanymi poniżej przyczynami wystawienia korekty.

W przypadku kiedy dostępne z listy powody nie oddają w pełni informacji o przyczynie korekty – Użytkownik może w polu Uwagi wpisać dodatkowe wyjaśnienie.

Wybór dokonany w tym polu wpływa na sposób ujęcia korekty w serwisie. Więcej informacji na ten temat w punkcie 3. Księgowanie faktury korygującej w serwisie.

• Pozycje faktury – było – część uzupełniana automatycznie zgodnie z danymi z faktury pierwotnej. Jest ona nieedytowalna.
• Pozycje faktury – powinno być – część, w której Użytkownik wprowadza poprawne dane dokonanej sprzedaży.
  Serwis umożliwia wystawienie korekty w przypadku np. zmiany ilości towaru lub usługi, zmiany ceny czy stawki VAT.
  W przypadku zwrotu towaru – na fakturze korygującej w części Pozycje faktury – powinno być – przy zwracanej pozycji nie zmienia ceny jednostkowej, zmianę wprowadzamy w polu ilości (jeśli zwrot dotyczy całości – wpisujemy zero).

• Rozliczenie korekty – część uzupełniana przez serwis automatycznie na podstawie porównania danych w częściach Pozycje faktury- było i Pozycje faktury – powinno być. Wykazywana w tej części kwota do zwrotu/ do zapłaty nie uwzględnia tego czy faktura pierwotna była opłacona i w jakiej części.
• Uwagi – domyślnie w polu tym wprowadzone są uwagi zgodne z uwagami z faktury pierwotnej. Użytkownik ma możliwość ich usunięcia lub dopisania własnych lub też wyboru uwag wprowadzonych jako standardowe uwagi.
• Płatności – część uzupełniana przez serwis automatycznie na podstawie informacji o formie płatności wskazanej na dokumencie pierwotnym. Nie ma możliwości aby na fakturze korygującej (nawet takiej z której wynika zwrot) nie było informacji o formie płatności. W przypadku kiedy Użytkownik nie chce, aby na korekcie pojawiał się numer konta z listy wybiera brak.
• Dodatkowe – część wypełniana analogicznie jak w przypadku faktury sprzedaży. Więcej na ten temat tutaj.
• JPK – część uzupełniona zgodnie z oznaczeniami wprowadzonymi na dokumencie pierwotnym.

Po uzupełnieniu danych na fakturze korygującej, przed jej ostatecznym zatwierdzeniem możliwe jest wygenerowanie podglądu wydruku wystawianego dokumentu. Aby ostatecznie wystawić fakturę korygującą należy wybrać opcję Zatwierdź.

Po zatwierdzeniu faktury korygującej na dole formularza dostępne są następujące funkcje:

• powrót,
• edytuj,
• wyświetl fakturę sprzedaży,
• wyślij e-mailem e-fakturę,
• wyślij e-mailem,
• wyślij pocztą,
• przypomnienia,
• usuń.

Dodatkowo dostępny staje się przycisk pozwalający na wydruk/ zapisanie wystawionej faktury (wydrukuj/zapisz).

Sposób działania powyższych funkcji jest analogiczny jak dla faktury sprzedaż. Szczegółowe informacje w tym zakresie tutaj.

3. Księgowanie faktury korygującej w serwisie

Sposób ujęcia faktury korygującej w serwisie zależny jest od następujących czynników:

• powód korekty – czy są to pomyłki co do ceny, stawki, kwoty podatku lub pozycji faktury czy dowolny inny powód wybrany na formularzu,
• zmiana wartości faktury w drodze korekty (czy jest ona zmniejszająca czy zwiększająca),
• data wystawienia faktury korygującej w stosunku do faktury pierwotnej.

W oparciu o te trzy przyczyny podczas wystawiania faktur korygujących mogą pojawić się następujące komunikaty:

1. Faktura korygująca “numer korekty” została zapisana.

 

 

Powyższy komunikat pojawi się w przypadku kiedy data sprzedaży na fakturze korygującej jest zgodna z datą wystawienia korekty. Wówczas nawet jeśli przyczyną wystawienia korekty byłaby pomyłka i powodowała by ona zwiększenie kwoty podatku VAT czy kwoty przychodu serwis zaksięguje ją w dacie wystawienia korekty – jest to bowiem ten sam miesiąc co miesiąc ujęcia dokumentu pierwotnego.
Tak samo będzie w przypadku faktur korygujących zmniejszających – tu bez znaczenia jest przyczyna korekty oraz daty wystawienia obu dokumentów (faktury korygującej i pierwotnej).

Pojawienie się powyższego komunikatu jest informacją, iż faktura korygująca została ujęta w ewidencji sprzedaży VAT oraz podatkowej księdze przychodów i rozchodów (ewidencji przychodów) w dacie jej wystawienia.

2. Faktura korygująca nie została zaksięgowana w Księdze przychodów i rozchodów oraz Ewidencji sprzedaży VAT.
   Należy ją zaksięgować ręcznie we właściwej dacie korzystając z przychodu uniwersalnego VAT. Po zaksięgowaniu może okazać się konieczne ponowne wyliczenie deklaracji VAT i podatku dochodowego.
   Więcej o księgowaniu faktury korygującej dowiesz się w Poradniku przedsiębiorcy.
   

 

 

W przypadku Użytkowników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych komunikat będzie wskazywał na brak zaksięgowania faktury w ewidencji przychodów.

Powyższy komunikat pojawi się w przypadku kiedy faktura korygująca jest wystawiana w innym miesiącu niż miesiąc sprzedaży z faktury pierwotnej i jednocześnie faktura korygująca zwiększa kwotę netto lub/i podatek VAT, a jako powód korekty zostały wybrane pomyłki co do ceny, stawki, kwoty podatku lub pozycji faktury.

Pojawienie się takiego komunikatu jest informacją dla Użytkownika o konieczności samodzielnego wprowadzenia korekty do ewidencji. Więcej na ten temat w punkcie nr 4 Przykłady księgowań.

3. Faktura korygująca nie została zaksięgowana w Ewidencji sprzedaży VAT.

Należy ją zaksięgować ręcznie we właściwej dacie korzystając z przychodu uniwersalnego VAT. Po zaksięgowaniu może okazać się konieczne ponowne wyliczenie deklaracji VAT.
Więcej o księgowaniu faktury korygującej dowiesz się w Poradniku przedsiębiorcy.

Powyższy komunikat pojawi się w przypadku wystawienia faktury korygującej zwiększającej w innym miesiącu niż miesiąc sprzedaży z faktury pierwotnej, przy równoczesnym oznaczeniu powodu korekty innego niż pomyłki co do ceny, stawki, kwoty podatku lub pozycji faktury.

Pojawienie się takiego komunikatu wskazuje, iż faktura nie została zaksięgowania w ewidencji sprzedaży VAT. Została ujęta natomiast w dacie wystawienia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów/ewidencji przychodów prowadzonej przez ryczałtowca.

Sposób wprowadzenia korekty do ewidencji sprzedaży VAT został wskazany w punkcie przykładzie nr 8

Poniżej przykładowy widok faktury korygującej w ewidencjach podatkowych. Zapisy dotyczą korekt zmniejszających wartość – kwoty wykazane są ze znakiem minus. Korekty ujmowane są w sposób analogiczny jeśli chodzi o kolumnę KPiR czy stawkę ryczałtu jak dokument pierwotny.

• podatkowa księga przychodów i rozchodów

   

   

• ewidencja przychodów
    

• ewidencja sprzedaży VAT

Ujęcie korekty w pliku JPKV7 jest zależne od zakresu i przyczyny korekty. W przypadku korekty zmniejszającej/zwiększającej podstawę opodatkowania – korekta ujęta jest w ten sam sposób co dokument pierwotny. W przypadku np. korekty zmieniającej stawkę VAT ujęcie korekty będzie obejmowało zapis zmniejszający przy pierwotnej stawce VAT i zwiększający przy stawce poprawnej.

4. Przykłady księgowań

Poniżej zostaną przedstawione przykłady dotyczące sposobu wystawienia faktury korygującej krajową sprzedaż towarów i usług. Wskazany zostanie sposób jej ujęcia w ewidencjach oraz zaksięgowania przez Użytkownika, jeśli w danym wypadku będzie to konieczne.

4.1 Użytkownik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów

Poniżej przykłady księgowań faktur korygujących w przypadku Użytkowników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Przykład 5. Zwrot towarów

W lipcu 2022 r. Użytkownik dokonał sprzedaży towarów kontrahentowi A (faktura nr 5/7/2022 z dnia 31.07.2022 na kwotę 3 000 zł brutto). W dniu 10.08.2022 r. nabywca dokonał zwrotu towaru (fizycznie w tym dniu nastąpił zwrot). Następnego dnia sprzedawca przyjął zwrot sporządzając protokół a następnego dnia wystawił fakturę korygującą i przesłał ją nabywcy.
W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy sierpień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur ze lipca odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.

Na formularzu korekty jako powód wybiera zwrot sprzedawcy towarów. W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza ilość po zmianie czyli – zero.

Po zatwierdzeniu korekta zostanie ujęta zarówno w KPiR jak i ewidencji sprzedaży VAT w dacie 10.08.2022 r.

Warto dodać, iż takie ujęcie korekty przez sprzedawcę jest prawidłowe zarówno z punktu widzenia zapisu w KPiR jak i ewidencji VAT. Przyczyną korekty nie jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka – korekta w KPiR ujmowana jest w dacie wystawienia.

Z punktu widzenia podatku VAT – w związku z brakiem dodatkowych ustaleń między stronami sam zwrot towaru stanowi jednocześnie moment uzgodnienia jak i spełnienia warunków powodujących konieczność wystawienia korekty. Dokumentem to potwierdzającym jest sporządzony przez sprzedawcę protokół.

Przykład 6. Udzielenie rabatu

Użytkownik od dłuższego czasu współpracuje z kontrahentem A sprzedając mu towary. W maju sprzedał kontrahentowi kolejną partię towaru. Sprzedawca, aby zachęcić kontrahenta A do dokonywania dalszych zakupów wysłał (20.05.2022 r.) nabywcy propozycję udzielenia rabatu w wysokości 5% do każdego zamówienia w danym kwartale po przekroczeniu określonej wartości. Warunki miałyby obowiązywać od bieżącego kwartału.
W bieżącym kwartale wartość nabyć przekroczyła wartość wynikającą z propozycji sprzedawcy. Faktura, w odniesieniu do której nabywca ma prawo do rabatu, została wystawiona 10.05.2022 r. na kwotę 10 000 zł netto. Wraz z propozycją rabatu sprzedawca wysłał do nabywcy fakturę korygującą (wystawioną 20.05.2022 r.)
Nabywca w dniu 21.05.2022 r zaakceptował propozycję rabatu wysyłając informację drogą mailową.
W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy maj, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur z maja odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.
Na formularzu korekty jako powód wybiera obowiązkowe rabaty (bonifikaty, upusty). W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza nową cenę jednostkową uwzględniającą 5% rabatu.

Po zatwierdzeniu korekta zostanie ujęta zarówno w KPiR jak i ewidencji sprzedaży VAT w dacie 20.05.2022 r.

Uzgodnieniem warunków korekty było wysłanie przez sprzedawcę do nabywcy informacji o rabacie. Spełnieniem warunków korekty miało miejsce w momencie dokonanie sprzedaży w dniu 10.05.2022 r. Sprzedawca w dniu 21.05.2022 r. w swojej dokumentacji miał dokumenty potwierdzające uzgodnienie oraz spełnienie warunków korekty (mailową akceptację rabatu przez nabywcę oraz fakturę potwierdzającą sprzedaż powyżej określonego progu zakupów). W związku z tym, korektę mógł ująć w ewidencji sprzedaży VAT w dacie wystawienia korekty.
Otrzymanie mailowego potwierdzenia akceptacji warunków rabatu przez sprzedawcę w miesiącu późniejszym niż maj spowodowałoby konieczność ujęcia korekty w ewidencji sprzedaży VAT w tym miesiącu (miesiącu otrzymania potwierdzenia). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji prosimy kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów faktura korygująca została ujęta w dacie jej wystawienia – jest to prawidłowe, jeśli przyczyną korekty nie jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka.

Przykład 7. Pomyłka w cenie – zawyżenie

1/8/2022 z dnia 31.08.2022 na kwotę 3 000 zł brutto). W dniu 10.09.2022 r. nabywca zauważył, iż cena wskazana na fakturze jest niezgodna z wcześniejszymi ustaleniami. Tego dnia wysłał informację do sprzedawcy. Sprzedawca 30.09.2022 r. wystawił fakturę korygującą – zmieniającą cenę na niższą (zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami) i przesłał ją nabywcy.
W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy wrzesień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur z sierpnia odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.
Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza nową – niższą cenę jednostkową.

Po zatwierdzeniu korekta zostanie ujęta zarówno w KPiR jak i ewidencji sprzedaży VAT w dacie 30.09.2022 r.

Data ujęcia korekty w KPiR w powyższym przykładzie jest poprawna o ile uznamy, iż przyczyną korekty nie jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka. W przypadku, kiedy Użytkownik uzna, że przyczyną korekty jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka konieczne będzie ujęcie korekty w miesiącu sierpniu (okres wykazania pierwotnej faktury). W tym celu Użytkownik dokonuje dwóch zapisów w zakładce Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny nie VAT.

Formularz w przypadku pierwszego zapisu należy uzupełnić następująco:

• numer – numer faktury korygującej,
• data wystawienia – odpowiednio data wystawienia faktury korygującej,
• data sprzedaży – puste,
• opis – zgodnie z opisem widocznym dla ujętej faktury korygującej – w tym wypadku Fakt. koryg. do FV FV 1/8/2022,
• nabywca – zgodnie z korektą,
• księga Przychodów i Rozchodów – wartość sprzedanych towarów i usług. Księgowanie w dacie wystawienia.
• kwota – kwota ujętej korekty odpowiednio ze znakiem plus,

Powyższy wpis dokonywany jest w miesiącu księgowym wrześniu.
W miesiącu księgowym sierpniu dokonywany jest analogiczny wpis z tą różnicą, iż w formularzu Przychodu uniwersalnego nie VAT jako datę wystawienia należy wskazać datę ujęcia faktury pierwotnej, z kolei w polu kwoty – wartość korekty ze znakiem minus.

Komplet dokonanych zapisów w KPiR wygląda następująco:

W ewidencji sprzedaży VAT korekta zostanie wykazana w dacie jej wystawienia (30.09.2022 r. ). Ujęcie korekty we wrześniu jest prawidłowe – sprzedawca w tym miesiącu posiadał korespondencję mailową z nabywcą stanowiącą dokumentację potwierdzającą ustalenie i jednocześnie spełnienie warunków korekty.

Przykład 8. Pomyłka w ilości – zaniżenie.

We wrześniu 2022 r. Użytkownik dokonał sprzedaży towarów kontrahentowi A (faktura nr 5/9/2022 z dnia 30.09.2022 r. na 90 szt towarów w cenie jednostkowej brutto 15 zł/szt). W dniu 10.10.2022 r. nabywca zauważył, iż ilość wskazana na fakturze jest niezgodna z ilością przez niego otrzymaną (faktyczna otrzymana ilość 100 szt). Tego dnia wysłał informację do sprzedawcy. Sprzedawca 16.10.2022 r. wystawił fakturę korygującą – wprowadzając na fakturze właściwą ilość towarów i przesłał ją nabywcy.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy październik, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur z września odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.

Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza nową – większą ilość sprzedanych towarów.

Zatwierdzenie korekty powoduje wyświetlenie komunikatu o następującej treści:
“Faktura korygująca nie została zaksięgowana w Księdze przychodów i rozchodów oraz Ewidencji sprzedaży VAT.
Należy ją zaksięgować ręcznie we właściwej dacie korzystając z przychodu uniwersalnego VAT. Po zaksięgowaniu może okazać się konieczne ponowne wyliczenie deklaracji VAT i podatku dochodowego.”

Powyższy komunikat wskazuje na konieczność ręcznego wprowadzania faktury korygującej zarówno do ewidencji VAT jak i do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
W przypadku uznania, iż korekta została wystawiona z powodu błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki korekta taka powinna zostać ujęta w KPiR w dacie wykazania pierwotnego przychodu (30.09.2022 r.).
Ujęcie korekty w zakresie podatku VAT – w przypadku korekt zwiększających również zależne jest od przyczyny jej wystawienia. W sytuacji, gdy faktura korygująca jest wystawiana w celu naprawienia błędu, który istniał już w momencie wystawienia korekty – fakturę korygującą należy ująć w ewidencji sprzedaży VAT w okresie wykazania dokumentu pierwotnego.
W powyższym przypadku faktura korygująca zostanie ujęta w obu ewidencjach w dacie 30.09.2022 r. (data ujęcia dokumentu pierwotnego), w związku z tym fakturę korygującą należy wprowadzić przez formularz Przychód uniwersalny VAT dostępny w zakładce Faktury ➡ Inne przychody.

Poszczególne pola są uzupełniane następująco:

• numer – numer faktury korygującej.
• data wystawienia – data wystawienia korekty,
• data sprzedaży – zgodnie z dokumentem pierwotnym,
• opis – np. Fakt. koryg. do FV nr 5/9/2022
• nabywca – zgodnie z dokumentem,
• waluta – PLN,
• sprzedaż bezrachunkowa, sprzedaż wliczana do limitu kasy fiskalnej – puste,
• księga przychodów i rozchodów – wartość sprzedanych towarów i usług i księgowanie w dacie sprzedaży,
• ewidencja sprzedaży VAT – wpis standardowy, w dacie sprzedaży,
• uwzględniaj w JPK – zostawiamy zaznaczone,
• dowód sprzedaży – inny,
• GTU i procedury podatkowe – w tym wypadku ani dla faktury pierwotnej ani dla korekty nie mają zastosowania.
• wartość: wprowadzamy wartość netto zwiększenia przy odpowiedniej stawce VAT,

Po zatwierdzeniu faktura korygująca zostanie ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz ewidencji sprzedaży VAT w następujący sposób:

Wprowadzenie korekty do już rozliczanego miesiąca będzie wymagało:

• ponownego wygenerowania deklaracji PIT-5/PIT-5L za miesiąc wrzesień i kolejne oraz dopłaty brakujących zaliczek z ewentualnymi odsetkami,
• skorygowania pliku JPKV7 za wrzesień/ III kwartał i ewentualnej dopłaty podatku VAT.

W zakresie korekty rozliczeń poprzednich miesięcy polecamy kontakt z BOK.

Przykład 9. Pomyłka w stawce VAT – zaniżenie stawki VAT

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT, świadczy usługi remontowe. W lipcu 2022 wykonał usługę na rzecz osoby fizycznej. W dniu 15.07.2022 wystawił fakturę sprzedaży stosując obniżoną stawkę 8%. Pod koniec sierpnia ustalił, iż dla wykonanej usługi nie miał prawa zastosować stawki 8%. Właściwą stawką jest 23% 29.08.2022 r. wystawił fakturę korygującą i wysłał ją drogą mailową do nabywcy. W mailu zawarł informację, iż brak sprzeciwu wobec wystawionej korekty (w ciągu 7 dni dni od daty wysłania korekty), będzie oznaczał jej akceptację. Faktura korygująca nie zmienia wartości brutto faktury, w związku z tym nabywca nie kontaktował się ze sprzedawcą.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy sierpień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur na liście faktur z lipca odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.
Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być w polu stawki VAT wybiera właściwą stawkę VAT (23%).

Po zatwierdzeniu korekty serwis wyświetli następujący komunikat:
“Faktura korygująca nie została zaksięgowana w Księdze przychodów i rozchodów oraz Ewidencji sprzedaży VAT.
Należy ją zaksięgować ręcznie we właściwej dacie korzystając z przychodu uniwersalnego VAT. Po zaksięgowaniu może okazać się konieczne ponowne wyliczenie deklaracji VAT i podatku dochodowego.”

Powyższy komunikat będzie informacją dla sprzedawcy o konieczności ręcznego zaksięgowania korekty – zarówno po stronie podatku VAT jak i KPIR.
Warto zauważyć, iż w przypadku gdyby zostało ustalone z nabywcą, iż to on dopłaci brakującą kwotę VAT – wówczas nie uległaby zmianie kwota przychodu. Korekta nie byłaby wcale ujmowana w KPiR.

Z racji przyczyny korekty oraz charakteru zmiany (zwiększenie kwoty podatku VAT) korekta zarówno w KPiR jak i ewidencji sprzedaży VAT musi zostać zaksięgowana ręcznie do daty wykazania pierwotnej sprzedaży (15.07.2022 r.). Wprowadzenie korekty może zostać wykonane przez formularz Przychodu uniwersalnego VAT w zakładce Faktury ➡ Inne przychody.

Uzupełniony formularz wygląda następująco:

Wprowadzając fakturę korygującą sprzedawca podaje jej numer, datę wystawienia korekty i datę sprzedaży z dokumentu pierwotnego.

W tabeli Wartość sprzedaży VAT ujmowane jest zmniejszenie wartości sprzedaży przy pierwotnej stawce VAT (8%) oraz jej zwiększenie przy stawce prawidłowej (23%). W efekcie zwiększeniu uległa kwota VAT – o 395,21. O tą samą kwotę zmniejszony został przychód.

Pozostałe pola Użytkownik uzupełnia następująco:

• opis – np. Fakt. koryg. do FV nr 2/7/2022
• pole sprzedaż bezrachunkowa oraz sprzedaż wliczana do limitu kasy fiskalnej – pole zostaje puste,
• księga przychodów i rozchodów – wartość sprzedanych towarów i usług i księgowanie w dacie sprzedaż,
• wpis do ewidencji sprzedaży VAT – wpis standardowy w dacie sprzedaży,
• uwzględniaj w JPK – zostaje zaznaczone,
• dowód sprzedaży – inny.
• procedury podatkowe i GTU – nie miały one zastosowania ani do faktury pierwotnej ani korekty. Pole zostaje puste.

Faktura korygująca ujęta w miesiącu lipcu – w KPiR oraz ewidencji sprzedaży VAT wygląda następująco:

W przypadku gdyby korekta powodowała zmianę stawki VAT ze stawki ZW np. na 23% również konieczne byłoby jej ręcznie ujęcie w ewidencji VAT oraz podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Przykład 10. Pomyłka w stawce VAT – zawyżenie

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT, świadczy usługi remontowe. W lipcu 2022 r. wykonał usługę na rzecz osoby fizycznej. W dniu 20.07.2022 wystawił fakturę sprzedaży stosując stawkę podstawową 23%. Pod koniec września ustalił, iż dla wykonanej usługi należało zastosować stawkę obniżoną 8%. 27.09.2022 r. wystawił fakturę korygującą i wysłał ją drogą mailową do nabywcy. W mailu zawarł informację, iż brak sprzeciwu wobec wystawionej korekty (w ciągu 3 dni dni od daty wysłania korekty), będzie oznaczał jej akceptację. W dniu upływu 3 dniowego terminu (30.09.2022 r.) sprzedawca zwrócił nabywcy kwotę VAT. Nabywca po otrzymaniu faktury korygującej oraz kwoty zwrotu, nie kontaktował się ze sprzedawcą.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy wrzesień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur na liście faktur z lipca odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.
Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być w polu stawki VAT wybiera właściwą stawkę VAT ( 8%) oraz zmienia kwotę brutto na kwotę uwzględniającą nową stawkę VAT (w związku z tym, iż kwota VAT wynikająca z korekty zostanie zwrócona nabywcy).

Po zatwierdzeniu dokumentu – zostanie on ujęty, zarówno w KPiR jak i ewidencji sprzedaży VAT. W obu przypadkach zostanie ujęty w dacie wystawienia (wrzesień)

Ujęcie korekty w KPIR, w przypadku kiedy przyczyną jej wystawienia jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka powinno nastąpić w dacie ujęcia dokumentu pierwotnego. W analizowanym przypadku – korekta w KPiR jest zerowa. Jej ujęcie w dacie wystawienia nie ma wpływu na rozliczenia podatkowe.
W przypadku gdyby sprzedawca nie zwracał nabywcy kwoty VAT (kwota brutto byłby niezmienna), wówczas korekta spowodowałaby zwiększenie przychodu. W związku z powyższym należało by ją ująć w miesiącu lipcu. Użytkownik musiałby dokonać dwóch wpisów – odpowiednio w miesiącu lipcu (ze znakiem plus – ujęcie korekty zwiększającej przychód) oraz ze znakiem minus w miesiącu wrześniu (wyksięgowanie faktury korygującej zwiększającej). Sposób dokonania takich zapisów opisany został w przykładzie nr 7.

Korekta w ewidencji sprzedaży VAT miesiąca kwietnia będzie widoczna następująco:

Powyższe będzie prawidłowe, gdyż do końca miesiąca września sprzedawcą będzie posiadał w swojej dokumentacji dokumenty potwierdzające ustalenie z nabywcą warunków korekty oraz ich akceptację – wiadomość wysłana do nabywcy oraz zwrotny przelew wykonany w związku z brakiem sprzeciwu nabywcy.

Przykład 11. Błędna data sprzedaży

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT 10.08.2022 r. wystawił fakturę sprzedaży, na której wskazał datę sprzedaży taką samą jak datę wystawienia. Fakturę wraz z towarem wysłał do nabywcy w sierpniu.

1. Korekta przed złożeniem pliku JPKV7

   Przygotowując rozliczenie miesiąca lipca, zauważył iż zapłatę za towar dostał od nabywcy 31.07.2022 r. W związku z błędnym wskazaniem daty sprzedaży na fakturze – wystawił fakturę korygującą datę sprzedaży. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

   Faktura korygująca wystawiona poza serwisem nie będzie widoczna w serwisie, w związku z tym nie zostanie ujęta w pliku JPK_FA. W przypadku generowania pliku JPK_FA za okres wystawienia korekty zalecany jest kontakt z BOK.

   Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży. Zmienia okres kiedy sprzedaż powinna być rozliczona oraz informację o dacie sprzedaży z dokumentu. Z racji tego, iż korekta została wystawiona przed rozliczeniem miesiąca lipca, za ten miesiąc Użytkownik składa plik JPV7V z wykazaniem faktury sprzedaży z poprawną datą sprzedaży. W tym celu:

   • usuwa fakturę wystawioną w miesiącu księgowym sierpniu,
   • wystawia fakturę ponownie (z tym samym numerem i pozostałymi danymi) ale właściwą datę sprzedaży.

   W celu usunięcia faktury z datą sprzedaży kwietnia – Użytkownik ustawia miesiąc księgowy sierpień, a następnie odnajduje fakturę w zakładce Faktury ➡ Lista faktur. Otwiera ją klikając na numer i usuwa dokument.

    

    

   Następnie zmienia miesiąc księgowy na lipiec (zgodny z faktyczną datą sprzedaży) i przechodzi do formularza wystawiania faktury krajowej. Formularz faktury uzupełniany jest zgodnie z danymi faktury pierwotnej, ale już ze wskazaniem właściwej daty sprzedaży (31.07.2022 r.).

    

    

   Wystawiając fakturę w miejsce usuniętego dokumentu w polu Seria numeracji należy wybrać tę serię numeracji, w której wystawiony był usunięty dokument. W takim wypadku w polu numeru:

   • ustawi się numer dokument usuniętego (jeśli ten jest jedynym wystawionym w danej serii numeracji w danym okresie np miesiącu),
   • pojawi się możliwość wyboru numeru dokumentu usuniętego.

   Po dokonaniu powyższych czynności w ewidencjach podatkowych widoczny będzie jedynie dokument z poprawnymi danymi. W dokumentach firmy przedsiębiorca przechowuje dokument usunięty (fakturę z błędną datą sprzedaży) oraz fakturę korygującą.
   Na podstawie poprawnych danych wykazanych w ewidencji Użytkownik składa plik JPKV7 za miesiąc lipiec.

2. Korekta po złożeniu pliku JPKV7

   Po rozliczeniu miesiąca lipca, zauważył iż zapłatę za towar dostał od nabywcy 31.07.2022 r. W związku z błędnym wskazaniem daty sprzedaży na fakturze – wystawił fakturę korygującą datę sprzedaży. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

   Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży. Zmienia okres kiedy sprzedaż powinna być rozliczona oraz informację o dacie sprzedaży z dokumentu. Z racji tego, iż błąd został zauważony po rozliczeniu miesiąca lipca wprowadzenie korekty obejmuje następujące czynności.

   • dodanie zapisu ze znakiem minus w miesiącu sierpniu,
   • dodanie zapisy ze znakiem plus w miesiąc lipcu (faktyczny miesiąc sprzedaży).

   Oba zapisy są dokonywane przez zakładkę Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny VAT.

    

    
   

   Pole	Wpis w miesiącu księgowym sierpniu	Wpis w miesiącu księgowym lipcu
   numer dokumentu	Numer faktury pierwotnej (2022/08/1)
   opis	FV – sprzedaż towarów i usług
   data wystawienia	Faktyczna data wystawienia (10.08.2022)
   data sprzedaży	Pierwotna data sprzedaży (10.08.2022)	Poprawna data sprzedaży (31.07.2022)
   nabywca	Zgodnie z dokumentem pierwotnym
   Waluta	PLN
   sprzedaż bezrachunkowa oraz sprzedaż wliczana do limitu kasy fiskalnej	Pola zostają puste (sprzedaż jest na rzecz firmy)
   Księga przychodów i rozchodów	Wartość sprzedanych towarów i usług – księgowanie w dacie sprzedaży
   Ewidencja sprzedaży VAT	Wpis standardowy, księgowanie w dacie sprzedaży
   uwzględniaj w JPK	Pole zostaje zaznaczone
   Dowód sprzedaży	Inny
   GTU oraz procedury podatkowe	Brak (nie były zastosowane na fakturze pierwotnej)
   Wartość	Wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT – kwota z minusem	Wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT

   Zapisy odpowiednio w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz w ewidencji sprzedaży VAT wyglądałby następująco:

   • zapisy w KPiR w miesiącu lipcu i sierpniu

      

      

   • zapisy w ewidencji sprzedaży VAT w miesiącu lipcu i sierpniu.

      

      

     W przypadku wątpliwości w zakresie wprowadzenia zapisów do ewidencji podatkowych zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

     W takim wypadku dodatkowo należy skorygować plik JPKV7 za miesiąc lipiec. W przypadku rozliczenia kwartalnego korekta będzie obejmować jedynie część ewidencyjną, w przypadku rozliczenia miesięcznego – zarówno ewidencje i deklaracje. Korekta deklaracji (rozliczenie miesięczne) może wiązać się z koniecznością dopłaty podatku VAT wraz z ewentualnymi odsetkami. Więcej na ten temat tutaj.

Przykład 12. Błędna data wystawienia

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT 10.08.2022 r. wystawił fakturę sprzedaży, na której wskazał datę sprzedaży 31.07.2022 r. Wystawiając fakturę, nie zauważył iż błędnie ustalił datę wystawienia (31.07.2022 r. zamiast 10.08.2022 r.). Fakturę wraz z towarem wysłał do nabywcy w sierpniu.

1. Korekta przed złożeniem pliku JPKV7

   Przygotowując rozliczenie miesiąca lipca, zauważył iż na dokumencie wskazana została błędna data wystawienia. W związku z błędnym wskazaniem daty wystawienia na fakturze – wystawił fakturę korygującą błędną datę. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

   Faktura korygująca wystawiona poza serwisem nie będzie widoczna w serwisie, w związku z tym nie zostanie ujęta w pliku JPK_FA. W przypadku generowania pliku JPK_FA za okres wystawienia korekty zalecany jest kontakt z BOK.

   Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży ani okresu, w którym faktura powinna zostać wykazana w ewidencjach podatkowych. Z racji tego, iż korekta została wystawiona przed rozliczeniem miesiąca lipca, za ten miesiąc Użytkownik składa plik JPV7V z wykazaniem faktury sprzedaży z poprawną datą wystawienia. W tym celu:

   • usuwa fakturę wystawioną w miesiącu księgowym lipcu,
   • wystawia fakturę ponownie (z tym samym numerem i pozostałymi danymi), ale właściwą datą wystawienia.
   Uwaga!
   Powyższy sposób postępowania będzie możliwy do zastosowania jedynie wówczas, kiedy mimo zmiany daty sprzedaży możliwe będzie nadanie wystawionemu dokumentowi, takiego samego numeru jak miał dokument usunięty.
   W przypadku braku takiej możliwości Użytkownik postępuje w sposób opisany w punkcie b) Korekta po złożeniu pliku JPKV7.

   W celu usunięcia faktury z datą sprzedaży lipca – Użytkownik ustawia miesiąc księgowy lipiec, a następnie odnajduje fakturę w zakładce Faktury ➡ Lista faktur. Otwiera ją klikając na numer i usuwa dokument.

    

    

   Następnie mając ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (lipiec) wystawia fakturę wskazując jako datę wystawienia 10.08.2022 r.
   Formularz faktury uzupełniany jest zgodnie z danymi faktury pierwotnej, ale już ze wskazaniem właściwej daty wystawienia (10.08.2022 r.).

    

    

   Wystawiając fakturę w miejsce usuniętego dokumentu w polu Seria numeracji należy wybrać tę serię numeracji, w której wystawiony był usunięty dokument. W takim wypadku w polu numeru:

   • ustawi się numer dokument usuniętego (jeśli ten jest jedynym wystawionym w danej serii numeracji w danym okresie np miesiącu),
   • pojawi się możliwość wyboru numeru dokumentu usuniętego.

   Po dokonaniu powyższych czynności w ewidencjach podatkowych widoczny będzie jedynie dokument z poprawnymi danymi. W dokumentach firmy przedsiębiorca przechowuje dokument usunięty (fakturę z błędną datą wystawienia) oraz fakturę korygującą.
   Na podstawie poprawnych danych wykazanych w ewidencji Użytkownik składa plik JPKV7 za miesiąc lipiec.

2. Korekta po złożeniu pliku JPKV7

   Po rozliczeniu miesiąca lipca, zauważył iż faktura została wystawiona z błędną datą wystawienia (31.07.2022 r. zamiast 07.08.2022 r.) W związku z błędnym wskazaniem daty wystawienia na fakturze – wystawił fakturę korygującą datę wystawienia. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

   Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży. Nie zmienia również okresu, w którym sprzedaż ma zostać wykazana w ewidencjach. Z racji tego, iż błąd został zauważony po rozliczeniu miesiąca lipca wprowadzenie korekty obejmuje następujące czynności:

   • dodanie zapisu ze znakiem minus w miesiącu lipcu (z błędną datą wystawienia),
   • dodanie zapisu ze znakiem plus w miesiącu lipcu (z poprawną datą wystawienia).
   Uwaga!
   Powyższy sposób postępowania jest prawidłowy także w przypadku zauważenia błędu, przed złożeniem pliku JPKV7 w sytuacji braku możliwości wystawiania faktury z poprawną datą wystawienia i pierwotnym numerem.

   Oba zapisy są dokonywane przez zakładkę Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny VAT.

    

    

   Sposób uzupełnienia poszczególnych pól formularza w przypadku obu wpisów przedstawia tabela.

   Pole	Wpis z poprawną datą wystawienia	Wpis z błędną datą wystawienia
   numer dokumentu	Numer faktury pierwotnej (2/2022)
   opis	FV – sprzedaż towarów i usług
   data wystawienia	Poprawna data wystawienia (07.08.2022)	Pierwotna data wystawienia (31.07.2022)
   data sprzedaży
   	Faktyczna data sprzedaży (31.07.2022)
   nabywca	Zgodnie z dokumentem pierwotnym
   Waluta	PLN
   sprzedaż bezrachunkowa oraz sprzedaż wliczana do limitu kasy fiskalnej	Pola zostają puste (sprzedaż jest na rzecz firmy)
   Księga przychodów i rozchodów	Brak wpisu do KPiR
   Ewidencja sprzedaży VAT	Wpis standardowy, księgowanie w dacie sprzedaży
   uwzględniaj w JPK	Pole zostaje zaznaczone
   Dowód sprzedaży	Inny
   GTU oraz procedury podatkowe	Brak (nie były zastosowane na fakturze pierwotnej)
   Wartość	Wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT	Wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT – kwota z minusem

   Zapisy w ewidencji sprzedaży VAT w lipcu wyglądałby następująco:

    

    

   W podatkowej księdze przychodów i rozchodów widoczna jest tylko data powstania przychodu – ta była poprawna, także korekta nie będzie widoczna w KPiR.

   W przypadku wątpliwości w zakresie wprowadzenia zapisów do ewidencji podatkowych zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

   W takim wypadku dodatkowo należy skorygować plik JPKV7 za miesiąc lipiec. Korekta obejmować będzi jedynie część ewidencyjną. Więcej na ten temat tutaj.

Przykład 13. Brak oznaczenie grupy towarowo usługowej (GTU)

Czynny podatnik podatku VAT wystawił na rzecz innego przedsiębiorcy fakturę sprzedaży za świadczenie usług doradczych. Faktura została wystawiona w dniu 01.09.2022 r.
Wystawiając fakturę nie oznaczył zastosowania GTU_12 właściwego dla usług niematerialnych.
Faktura została przekazana nabywcy.

Informacja o zastosowaniu oznaczenia GTU nie musi być widoczna na wystawionej fakturze, także dokument, który otrzymał nabywca jest poprawny i nie wymaga korekty.
Na sposób postępowania w takim wypadku wskazuje informacja zamieszczona na stronie podatki.gov.pl

Zgodnie z powyższym sposób korekty zależy od tego czy błąd zostanie zauważony przed złożeniem pliku JPKV7 czy po jego złożeniu.

1. Sprzedawca zauważył błąd przed złożeniem pliku JPKV7

   Sprzedawca zauważył błąd w połowie września, w takim wypadku wystarczająca była edycja faktury i wybór GTU_12 w polu GTU.

    

    

2. Sprzedawca zauważył błąd po złożeniu pliku JPKV7

   W takim wypadku Użytkownik dodaje dwa wpisy w miesiącu księgowym wrześniu przez zakładkę Ewidencje ➡ Ewidencja sprzedaży VAT ➡ + dodaj pozycję ewidencji sprzedaży vat.

    

    

   Sposób uzupełnienia formularza w przypadku obu wpisów prezentuje tabela.

   Nazwa pola	Wpis stornujący	Wpis poprawny
   rodzaj wpisu	standardowy
   przedmiot opodatkowania	FV – sprzedaż towarów i usług
   numer dokumentu, nabywca, data wystawienia, data sprzedaży	Zgodnie z dokumentem pierwotnym
   Kwota	wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT z minusem	wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT
   GTU	zgodnie z dokumentem pierwotnym (brak)	GTU_12
   Procedury podatkowe	zgodnie z dokumentem pierwotnym (brak)
   Dowód sprzedaży	zgodnie z dokumentem pierwotnym (inny)
   Ulga na złe długi	puste

   Powyższa zmiana nie powoduje zmiany kwot ujętych w części deklaracyjnej pliki JPKV7 w związku z tym Użytkownik korygują plik JPKV7 za miesiąc wrzesień wysyłając korektę jedynie części ewidencyjnej. Więcej na ten temat tutaj.

Począwszy od rozliczenia za 07/2022 r. w części ewidencyjnej pliku JPKV7 nie stosujemy oznaczenia MPP. Na fakturach sprzedaży nadal takiej oznaczenie jest stosowane (obowiązkowo po spełnieniu wymagań określonych w ustawie o VAT). W przypadku wystawienia faktury sprzedaży bez obowiązkowego oznaczenia “mechanizm podzielonej płatności” przedsiębiorca wystawia poza serwisem korektę na dane formalne. Korektę taką należy wystawić w innej serii numeracji niż korekty wystawiane na koncie.
Nie koryguje natomiast zapisów w ewidencjach podatkowych.

4.2 Użytkownik rozliczający podatek dochodowy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Poniżej przykłady księgowań faktur korygujących w przypadku Użytkowników rozliczających podatek dochodowy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych w oparciu o ewidencję przychodów.

Przykład 14. Zwrot towarów

W lipcu 2022 r. Użytkownik dokonał sprzedaży towarów kontrahentowi A (faktura nr 1/7/2021 z dnia 31.07.2022 na kwotę 3 000 zł brutto). W dniu 10.08.2022 r. nabywca dokonał zwrotu towaru (fizycznie w tym dniu nastąpił zwrot). Następnego dnia sprzedawca przyjął zwrot sporządzając protokół a następnego dnia wystawił fakturę korygującą i przesłał ją nabywcy.
W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy sierpień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur ze lipca odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.

Na formularzu korekty jako powód wybiera zwrot sprzedawcy towarów. W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza ilość po zmianie czyli – zero.

Po zatwierdzeniu korekta zostanie ujęta zarówno w ewidencji przychodów jak i ewidencji sprzedaży VAT w dacie 10.08.2022 r.

Warto dodać, iż takie ujęcie korekty przez sprzedawcę jest prawidłowe zarówno z punktu widzenia zapisu w ewidencji przychodów jak i ewidencji VAT. Przyczyną korekty nie jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka – korekta w ewidencji przychodów ujmowana jest w dacie wystawienia.
Z punktu widzenia podatku VAT – w związku z brakiem dodatkowych ustaleń między stronami sam zwrot towaru stanowi jednocześnie moment uzgodnienia jak i spełnienia warunków powodujących konieczność wystawienia korekty. Dokumentem to potwierdzającym jest sporządzony przez sprzedawcę protokół.

Przykład 15. Udzielenie rabatu

maju sprzedał kontrahentowi kolejną partię towaru. Sprzedawca, aby zachęcić kontrahenta A do dokonywania dalszych zakupów wysłał (20.05.2022 r.) nabywcy propozycję udzielenia rabatu w wysokości 5% do każdego zamówienia w danym kwartale po przekroczeniu określonej wartości. Warunki miałyby obowiązywać od bieżącego kwartału.

W bieżącym kwartale wartość nabyć przekroczyła wartość wynikającą z propozycji sprzedawcy. Faktura, w odniesieniu do której nabywca ma prawo do rabatu, została wystawiona 10.05.2022 r. na kwotę 10 000 zł netto. Wraz z propozycją rabatu sprzedawca wysłał do nabywcy fakturę korygującą (wystawioną 20.05.2022 r.)
Nabywca w dniu 21.05.2022 r zaakceptował propozycję rabatu wysyłając informację drogą mailową.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy maj, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur z maja odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.
Na formularzu korekty jako powód wybiera obowiązkowe rabaty (bonifikaty, upusty). W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza nową cenę jednostkową uwzględniającą 5% rabatu.

Po zatwierdzeniu korekta zostanie ujęta zarówno w ewidencji przychodów jak i ewidencji sprzedaży VAT w dacie 20.05.2022 r.

Uzgodnieniem warunków korekty było wysłanie przez sprzedawcę do nabywcy informacji o rabacie. Spełnieniem warunków korekty miało miejsce w momencie dokonanie sprzedaży w dniu 10.05.2022 r. Sprzedawca w dniu 21.05.2022 r. w swojej dokumentacji miał dokumenty potwierdzające uzgodnienie oraz spełnienie warunków korekty (mailową akceptację rabatu przez nabywcę oraz fakturę potwierdzającą sprzedaż powyżej określonego progu zakupów). W związku z tym, korektę mógł ująć w ewidencji sprzedaży VAT w dacie wystawienia korekty.

Otrzymanie mailowego potwierdzenia akceptacji warunków rabatu przez sprzedawcę w miesiącu późniejszym niż maj spowodowałoby konieczność ujęcia korekty w ewidencji sprzedaży VAT w tym miesiącu (miesiącu otrzymania potwierdzenia). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji prosimy kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

W ewidencji przychodów faktura korygująca została ujęta w dacie jej wystawienia – jest to prawidłowe, jeśli przyczyną korekty nie jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka.

Przykład 16. Pomyłka w cenie – zawyżenie

W sierpniu 2022 r. Użytkownik dokonał sprzedaży towarów kontrahentowi B (faktura nr 1/8/2022 z dnia 31.08.2028 na kwotę 3 000 zł brutto). W dniu 10.09.2022 r. nabywca zauważył, iż cena wskazana na fakturze jest niezgodna z wcześniejszymi ustaleniami. Tego dnia wysłał informację do sprzedawcy. Sprzedawca 30.09.2022 r. wystawił fakturę korygującą – zmieniającą cenę na niższą (zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami) i przesłał ją nabywcy.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy wrzesień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur z sierpnia odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.

Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza nową – niższą cenę jednostkową.

Po zatwierdzeniu korekta zostanie ujęta zarówno w ewidencji przychodów jak i ewidencji sprzedaży VAT w dacie 30.09.2022 r.

Data ujęcia korekty w ewidencji przychodów w powyższym przykładzie jest poprawna o ile uznamy, iż przyczyną korekty nie jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka. W przypadku, kiedy Użytkownik uzna, że przyczyną korekty jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka konieczne będzie ujęcie korekty w miesiącu sierpniu (okres wykazania pierwotnej faktury). W tym celu Użytkownik dokonuje dwóch zapisów w zakładce Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny nie VAT.

Formularz w przypadku pierwszego zapisu należy uzupełnić następująco:

• numer dokumentu – numer faktury korygującej,
• data wystawienia – odpowiednio data wystawienia faktury korygującej,
• data sprzedaży – puste,
• opis – zgodnie z opisem widocznym dla ujętej faktury korygującej – w tym wypadku Fakt. koryg. do FV 1/8/2022,
• nabywca – zgodnie z korektą,
• ewidencja przychodów – w dacie wystawienia,
• kwota – kwota ujętej korekty przy odpowiedniej stawce ryczałtu odpowiednio ze znakiem plus,

Powyższy wpis dokonywany jest w miesiącu księgowym wrześniu.
W miesiącu księgowym sierpniu dokonywany jest analogiczny wpis z tą różnicą, iż w formularzu Przychodu uniwersalnego nie VAT jako datę wystawienia należy wskazać datę ujęcia faktury pierwotnej, z kolei w polu kwoty – wartość korekty ze znakiem minus.

Komplet dokonanych zapisów w ewidencji przychodów wygląda następująco:

W ewidencji sprzedaży VAT korekta zostanie wykazana w dacie jej wystawienia (30.09.2022 r.). Ujęcie korekty we wrześniu jest prawidłowe – sprzedawca w tym miesiącu posiadał korespondencję mailową z nabywcą stanowiącą dokumentację potwierdzającą ustalenie i jednocześnie spełnienie warunków korekty.

Przykład 17. Pomyłka w ilości – zaniżenie.

We wrześniu 2022 r. Użytkownik dokonał sprzedaży towarów kontrahentowi C (faktura nr 3/2022 z dnia 30.09.2022 r. na 90 szt towarów w cenie jednostkowej brutto 15 zł/szt). W dniu 10.10.2022 r. nabywca zauważył, iż ilość wskazana na fakturze jest niezgodna z ilością przez niego otrzymaną (faktyczna otrzymana ilość 100 szt). Tego dnia wysłał informację do sprzedawcy. Sprzedawca 16.10.2022 r. wystawił fakturę korygującą – wprowadzając na fakturze właściwą ilość towarów i przesłał ją nabywcy.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy październik, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur, na liście faktur z września odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.

Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być wprowadza nową – większą ilość sprzedanych towarów.

Zatwierdzenie korekty powoduje wyświetlenie komunikatu o następującej treści:
“Faktura korygująca nie została zaksięgowana w Ewidencji przychodów oraz Ewidencji sprzedaży VAT.
Należy ją zaksięgować ręcznie we właściwej dacie korzystając z przychodu uniwersalnego VAT. Po zaksięgowaniu może okazać się konieczne ponowne wyliczenie deklaracji VAT i podatku dochodowego.”

Powyższy komunikat wskazuje na konieczność ręcznego wprowadzania faktury korygującej zarówno do ewidencji VAT jak i do ewidencji przychodów.
W przypadku uznania, iż korekta została wystawiona z powodu błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki korekta taka powinna zostać ujęta w ewidencji przychodów w dacie wykazania pierwotnego przychody (30.09.2022 r.).
Ujęcie korekty w zakresie podatku VAT – w przypadku korekt zwiększających również zależne jest od przyczyny jej wystawienia. W sytuacji, gdy faktura korygująca jest wystawiana w celu naprawienia błędu, który istniał już w momencie wystawienia korekty – fakturę korygującą należy ująć w ewidencji sprzedaży VAT w okresie wykazania dokumentu pierwotnego.

W powyższym przypadku faktura korygująca zostanie ujęta w obu ewidencjach w dacie 30.09.2022 r. (data ujęcia dokumentu pierwotnego), w związku z tym fakturę korygującą należy wprowadzić przez formularz Przychód uniwersalny VAT dostępny w zakładce Faktury ➡ Inne przychody.

Poszczególne pola są uzupełniane następująco:

• numer – numer faktury korygującej,
• opis – np. Fakt. koryg. do FV nr 3/2022
• data wystawienia – faktyczna data wystawienia korekty 16.10.2022,
• data sprzedaży z faktury pierwotnej,
• nabywca – zgodnie z dokumentem,
• waluta – PLN,
• pola: Kasa fiskalna oraz Sprzedaż bezrachunkowa – zostawiamy puste,
• ewidencja przychodów – wpis do ewidencji przychodów, w dacie sprzedaży,
• wartość: wprowadzamy wartość netto zwiększenia przy odpowiedniej stawce VAT,
• cała wartość sprzedaży zaksięgowana w stawce – sprzedaż jest opodatkowana jedna stawką ryczałtu, także pole można oznaczyć i wybrać właściwą stawkę,
• ewidencja sprzedaży VAT – wpis standardowy, w dacie sprzedaży,
• uwzględniaj w JPK – zostawiamy zaznaczone,
• dowód sprzedaży – inny,
• GTU i procedury podatkowe – w tym wypadku ani dla faktury pierwotnej ani dla korekty nie mają zastosowania.
• wartość: wprowadzamy wartość netto zwiększenia przy odpowiedniej stawce VAT.

Kwota przychodu przy odpowiedniej stawce ryczałtu uzupełni się automatycznie.

Po zatwierdzeniu faktura korygująca zostanie ujęta w ewidencji przychodów oraz ewidencji sprzedaży VAT w następujący sposób:

Wprowadzenie korekty do już rozliczanego miesiąca będzie wymagało:

• ponownego wygenerowania deklaracji PIT-28 za miesiąc wrzesień i kolejne oraz dopłaty brakujących kwot z ewentualnymi odsetkami,
• skorygowania pliku JPKV7 za wrzesień/ III kwartał i ewentualnej dopłaty podatku VAT.

W zakresie korekty rozliczeń poprzednich miesięcy polecamy kontakt z BOK.

Przykład 18. Pomyłka w stawce VAT – zaniżenie stawki VAT

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT, świadczy usługi remontowe. W lipcu 2022 wykonał usługę na rzecz osoby fizycznej. W dniu 15.07.2022 wystawił fakturę sprzedaży stosując obniżoną stawkę 8%. Pod koniec sierpnia ustalił, iż dla wykonanej usługi nie miał prawa zastosować stawki 8%. Właściwą stawką jest 23% 29.08.2022 r. wystawił fakturę korygującą i wysłał ją drogą mailową do nabywcy. W mailu zawarł informację, iż brak sprzeciwu wobec wystawionej korekty (w ciągu 7 dni dni od daty wysłania korekty), będzie oznaczał jej akceptację. Faktura korygująca nie zmienia wartości brutto faktury, w związku z tym nabywca nie kontaktował się ze sprzedawcą.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy sierpień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur na liście faktur z lipca odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.
Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być w polu stawki VAT wybiera właściwą stawkę VAT (23%).

Po zatwierdzeniu korekty serwis wyświetli następujący komunikat:
“Faktura korygująca nie została zaksięgowana w Ewidencji przychodów oraz Ewidencji sprzedaży VAT.
Należy ją zaksięgować ręcznie we właściwej dacie korzystając z przychodu uniwersalnego VAT. Po zaksięgowaniu może okazać się konieczne ponowne wyliczenie deklaracji VAT i podatku dochodowego..”

Powyższy komunikat będzie informacją dla sprzedawcy o konieczności ręcznego zaksięgowania korekty – zarówno po stronie podatku VAT jak i dochodowego.
Warto zauważyć, iż w przypadku gdyby zostało ustalone z nabywcą, iż to on dopłaci brakującą kwotę VAT – wówczas nie uległaby zmianie kwota przychodu. Korekta nie byłaby wcale ujmowana w ewidencji przychodów.

Z racji przyczyny korekty oraz charakteru zmiany (zwiększenie kwoty podatku VAT) korekta zarówno w ewidencji jak i ewidencji sprzedaży VAT musi zostać zaksięgowana ręcznie do daty wykazania pierwotnej sprzedaży (15.07.2022 r.). Wprowadzenie korekty może zostać wykonane przez formularz Przychodu uniwersalnego VAT w zakładce Faktury ➡ Inne przychody.

Uzupełniony formularz wygląda następująco:

Poszczególne pola są uzupełniane następująco:

• numer – numer faktury korygującej,
• opis – np. Fakt. koryg. do FV nr 1/2022
• data wystawienia – faktyczna data wystawienia korekty 29.08.2022,
• data sprzedaży – z faktury pierwotnej (15.07.2022)
• nabywca – zgodnie z dokumentem,
• waluta – PLN,
• pola: Kasa fiskalna oraz Sprzedaż bezrachunkowa – zostawiamy puste,
• ewidencja przychodów – wpis do ewidencji przychodów, w dacie sprzedaży,
• cała wartość sprzedaży zaksięgowana w stawce – sprzedaż jest opodatkowana jedna stawką ryczałtu, także pole można oznaczyć i wybrać właściwą stawkę,
• wartość: wprowadzamy pierwotną wartość netto przy błędnej stawce VAT (kwota ze znakiem minus) i nową wartość netto przy poprawnej stawce VAT (23%). Dodatkowo kwotę zmniejszenia wartości netto należy wpisać ze znakiem minus przy stawce ryczałtu, którą opodatkowany jest przychód (na formularzu korekty Kwota opisana jako Kwota zmniejszająca podstawę opodatkowania)
• ewidencja sprzedaży VAT – wpis standardowy, w dacie sprzedaży,
• uwzględniaj w JPK – zostawiamy zaznaczone,
• dowód sprzedaży – inny,
• GTU i procedury podatkowe – w tym wypadku ani dla faktury pierwotnej ani dla korekty nie mają zastosowania.
• wartość: wprowadzamy wartość netto zwiększenia przy odpowiedniej stawce VAT.

Faktura korygująca ujęta w miesiącu lipcu – w ewidencji przychodów oraz ewidencji sprzedaży VAT wygląda następująco:

W przypadku gdyby korekta powodowała zmianę stawki VAT ze stawki ZW np. na 23% również konieczne byłoby jej ręcznie ujęcie w ewidencji VAT oraz ewidencji przychodów.

Przykład 19. Pomyłka w stawce VAT – zawyżenie

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT, świadczy usługi remontowe. W lipcu 2022 r. wykonał usługę na rzecz osoby fizycznej. W dniu 20.07.2022 wystawił fakturę sprzedaży stosując stawkę podstawową 23%. Pod koniec września ustalił, iż dla wykonanej usługi należało zastosować stawkę obniżoną 8%. 27.09.2022 r. wystawił fakturę korygującą i wysłał ją drogą mailową do nabywcy. W mailu zawarł informację, iż brak sprzeciwu wobec wystawionej korekty (w ciągu 3 dni dni od daty wysłania korekty), będzie oznaczał jej akceptację. W dniu upływu 3 dniowego terminu (30.09.2022 r.) sprzedawca zwrócił nabywcy kwotę VAT. Nabywca po otrzymaniu faktury korygującej oraz kwoty zwrotu, nie kontaktował się ze sprzedawcą.

W celu wystawienia faktury korygującej sprzedawca ustawia miesiąc księgowy wrzesień, a następnie w zakładce Faktury ➡ Lista faktur na liście faktur z lipca odnajduje wystawioną fakturę. Otwiera ją wybierając jej numer, a następnie wybiera funkcję wystaw korektę.
Na formularzu korekty jako powód wybiera pomyłki co do ceny, stawki, kwoty lub pozycji faktury. W części Pozycje faktury – powinno być w polu stawki VAT wybiera właściwą stawkę VAT (8%) oraz zmienia kwotę brutto na kwotę uwzględniającą nową stawkę VAT (w związku z tym, iż kwota VAT wynikająca z korekty zostanie zwrócona nabywcy).

Po zatwierdzeniu dokumentu – zostanie on ujęty, zarówno w ewidencji przychodów jak i ewidencji sprzedaży VAT. W obu przypadkach zostanie ujęty w dacie wystawienia.

Ujęcie korekty w podatku dochodowy, w przypadku kiedy przyczyną jej wystawienia jest błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka powinno nastąpić w dacie ujęcia dokumentu pierwotnego. W analizowanym przypadku – korekta w ewidencji przychodów jest zerowa. Jej ujęcie w dacie wystawienia nie ma wpływu na rozliczenia podatkowe.
W przypadku gdyby sprzedawca nie zwracał nabywcy kwoty VAT (kwota brutto byłby niezmienna), wówczas korekta spowodowałaby zwiększenie przychodu. W związku z powyższym należało by ją ująć w miesiącu lipcu. Użytkownik musiałby dokonać dwóch wpisów – odpowiednio w miesiącu lipcu (ze znakiem plus – ujęcie korekty zwiększającej przychód) oraz ze znakiem minus w miesiącu wrześniu (wyksięgowanie faktury korygującej zwiększającej). Sposób dokonania takich zapisów opisany został w przykładzie nr 15.

Korekta w ewidencji sprzedaży VAT miesiąca września będzie widoczna następująco:

Powyższe będzie prawidłowe, gdyż do końca miesiąca września sprzedawcą będzie posiadał w swojej dokumentacji dokumenty potwierdzające ustalenie z nabywcą warunków korekty oraz ich akceptację – wiadomość wysłana do nabywcy oraz zwrotny przelew wykonany w związku z brakiem sprzeciwu nabywcy.

Przykład 20. Błędna data sprzedaży

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT 10.08.2022 r. wystawił fakturę sprzedaży, na której wskazał datę sprzedaży taką samą jak datę wystawienia. Fakturę wraz z towarem wysłał do nabywcy w sierpniu.

1. Korekta przed złożeniem pliku JPKV7

Przygotowując rozliczenie miesiąca lipca, zauważył iż zapłatę za towar dostał od nabywcy 31.07.2022 r. W związku z błędnym wskazaniem daty sprzedaży na fakturze – wystawił fakturę korygującą datę sprzedaży. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

Faktura korygująca wystawiona poza serwisem nie będzie widoczna w serwisie, w związku z tym nie zostanie ujęta w pliku JPK_FA. W przypadku generowania pliku JPK_FA za okres wystawienia korekty zalecany jest kontakt z BOK.

Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży. Zmienia okres kiedy sprzedaż powinna być rozliczona oraz informację o dacie sprzedaży z dokumentu. Z racji tego, iż korekta została wystawiona przed rozliczeniem miesiąca lipca, za ten miesiąc Użytkownik składa plik JPV_V7 z wykazaniem faktury sprzedaży z poprawną datą sprzedaży.
W tym celu:

• usuwa fakturę wystawioną w miesiącu księgowym sierpniu,
• wystawia fakturę ponownie (z tym samym numerem i pozostałymi danymi) ale właściwą datę sprzedaży.

W celu usunięcia faktury z datą sprzedaży z sierpnia – Użytkownik ustawia miesiąc księgowy sierpień, a następnie odnajduje fakturę w zakładce Faktury ➡ Lista faktur. Otwiera ją klikając na numer i usuwa dokument.

 

 

Następnie zmienia miesiąc księgowy na lipiec (zgodny z faktyczną datą sprzedaży) i przechodzi do formularza wystawiania faktury krajowej. Formularz faktury uzupełniany jest identycznie jak dokument poprzedni, ale już ze wskazaniem właściwej daty sprzedaży (31.07.2022 r.).

 

 

Wystawiając fakturę w miejsce usuniętego dokumentu w polu Seria numeracji należy wybrać tę serię numeracji, w której wystawiony był usunięty dokument. W takim wypadku w polu numeru:

• ustawi się numer dokument usuniętego (jeśli ten jest jedynym wystawionym w danej serii numeracji w danym okresie np. miesiącu),
• pojawi się możliwość wyboru numeru dokumentu usuniętego.

Po dokonaniu powyższych czynności w ewidencjach podatkowych widoczny będzie jedynie dokument z poprawnymi danymi. W dokumentach firmy przedsiębiorca przechowuje dokument usunięty (fakturę z błędną datą sprzedaży) oraz fakturę korygującą.
Na podstawie poprawnych danych wykazanych w ewidencji Użytkownik składa plik JPKV7 za miesiąc lipiec.

2. Korekta po złożeniu pliku JPKV7

Po rozliczeniu miesiąca lipca, zauważył iż zapłatę za towar dostał od nabywcy 31.07.2022 r. W związku z błędnym wskazaniem daty sprzedaży na fakturze – wystawił fakturę korygującą datę sprzedaży. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży. Zmienia okres kiedy sprzedaż powinna być rozliczona oraz informację o dacie sprzedaży z dokumentu. Z racji tego, iż błąd został zauważony po rozliczeniu miesiąca lipca wprowadzenie korekty obejmuje następujące czynności.

• dodanie zapisu ze znakiem minus w miesiącu sierpniu,
• dodanie zapisy ze znakiem plus w miesiąc lipcu (faktyczny miesiąc sprzedaży).

Oba zapisy są dokonywane przez zakładkę Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny VAT. Powodują one wystornowanie pierwotnej faktury z miesiąca sierpnia i jej ujęcie w miesiącu lipcu.

Sposób uzupełnienia poszczególnych pól formularza w przypadku obu wpisów przedstawia tabela.

Zapisy odpowiednio w ewidencji przychodów oraz w ewidencji sprzedaży VAT wyglądałby następująco:

• zapisy w ewidencji przychodów w miesiącu lipcu i sierpniu

   

   

• zapisy w ewidencji sprzedaży VAT w miesiącu lipcu i sierpniu.

W przypadku wątpliwości w zakresie wprowadzenia zapisów do ewidencji podatkowych zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

W takim wypadku dodatkowo należy skorygować plik JPKV7 za miesiąc lipiec. W przypadku rozliczenia kwartalnego korekta będzie obejmować jedynie część ewidencyjną, w przypadku rozliczenia miesięcznego – zarówno ewidencje i deklaracje. Korekta deklaracji (rozliczenie miesięczne) może wiązać się z koniecznością dopłaty podatku VAT wraz z ewentualnymi odsetkami. Więcej na ten temat tutaj.

Przykład 21. Błędna data wystawienia

Użytkownik – czynny podatnik podatku VAT 10.08.2022 r. wystawił fakturę sprzedaży, na której wskazał datę sprzedaży 31.07.2022 r. Wystawiając fakturę, nie zauważył iż błędnie ustalił datę wystawienia (31.07.2022 r. zamiast 10.08.2022 r.). Fakturę wraz z towarem wysłał do nabywcy w sierpniu.

1. Korekta przed złożeniem pliku JPKV7

Przygotowując rozliczenie miesiąca lipca, zauważył iż na dokumencie wskazana została błędna data wystawienia. W związku z błędnym wskazaniem daty wystawienia na fakturze – wystawił fakturę korygującą błędną datę. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

Faktura korygująca wystawiona poza serwisem nie będzie widoczna w serwisie, w związku z tym nie zostanie ujęta w pliku JPK_FA. W przypadku generowania pliku JPK_FA za okres wystawienia korekty zalecany jest kontakt z BOK.

Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży ani okresu, w którym faktura powinna zostać wykazana w ewidencjach podatkowych. Z racji tego, iż korekta została wystawiona przed rozliczeniem miesiąca lipca, za ten miesiąc Użytkownik składa plik JPKV7 z wykazaniem faktury sprzedaży z poprawną datą wystawienia. W tym celu:

• usuwa fakturę wystawioną w miesiącu księgowym sierpniu,
• wystawia fakturę ponownie (z tym samym numerem i pozostałymi danymi), ale właściwą datą wystawienia.
Uwaga!
Powyższy sposób postępowania będzie możliwy do zastosowania jedynie wówczas, kiedy mimo zmiany daty sprzedaży możliwe będzie nadanie wystawionemu dokumentowi, takiego samego numeru jak miał dokument usunięty.
W przypadku braku takiej możliwości Użytkownik postępuje w sposób opisany w punkcie b) Korekta po złożeniu pliku JPKV7.

W celu usunięcia faktury z datą sprzedaży lipca – Użytkownik ustawia miesiąc księgowy lipiec, a następnie odnajduje fakturę w zakładce Faktury ➡ Lista faktur. Otwiera ją klikając na numer i usuwa dokument.

 

 

Następnie mając ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (lipiec) wystawia fakturę wskazując jako datę wystawienia 10.08.2022 r.
Formularz faktury uzupełniany jest zgodnie z danymi faktury pierwotnej, ale już ze wskazaniem właściwej daty wystawienia (10.07.2022 r.).

 

 

Wystawiając fakturę w miejsce usuniętego dokumentu w polu Seria numeracji należy wybrać tę serię numeracji, w której wystawiony był usunięty dokument. W takim wypadku w polu numeru:

• ustawi się numer dokument usuniętego (jeśli ten jest jedynym wystawionym w danej serii numeracji w danym okresie np. miesiącu),
• pojawi się możliwość wyboru numeru dokumentu usuniętego.

Po dokonaniu powyższych czynności w ewidencjach podatkowych widoczny będzie jedynie dokument z poprawnymi danymi. W dokumentach firmy przedsiębiorca przechowuje dokument usunięty (fakturę z błędną datą wystawienia) oraz fakturę korygującą.
Na podstawie poprawnych danych wykazanych w ewidencji Użytkownik składa plik JPKV7 za miesiąc lipiec.

2. Korekta po złożeniu pliku JPKV7

Po rozliczeniu miesiąca lipca, zauważył iż faktura została wystawiona z błędną datą wystawienia (31.07.2022 r. zamiast 07.08.2022 r.) W związku z błędnym wskazaniem daty wystawienia na fakturze – wystawił fakturę korygującą datę wystawienia. Faktura została wystawiona poza serwisem ifirma.pl za pomocą wzoru korekty na dane formalne.

Wystawiona poza serwisem faktura korygująca nie zmienia wartości sprzedaży. Nie zmienia również okresu, w którym sprzedaż ma zostać wykazana w ewidencjach. Z racji tego, iż błąd został zauważony po rozliczeniu miesiąca lipca wprowadzenie korekty obejmuje następujące czynności:

• dodanie zapisu ze znakiem minus w miesiącu lipcu (z błędną datą wystawienia),
• dodanie zapisu ze znakiem plus w miesiącu lipcu (z poprawną datą wystawienia).
Uwaga!
Powyższy sposób postępowania jest prawidłowy także w przypadku zauważenia błędu, przed złożeniem pliku JPKV7 w sytuacji braku możliwości wystawiania faktury z poprawną datą wystawienia i pierwotnym numerem.

Oba zapisy są dokonywane przez zakładkę Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny VAT.

 

 

Sposób uzupełnienia poszczególnych pól formularza w przypadku obu wpisów przedstawia tabela.

Pole	Wpis z poprawną datą wystawienia	Wpis z błędną datą wystawienia
numer dokumentu	Numer faktury pierwotnej (2/2022)
opis	FV – sprzedaż towarów i usług
data wystawienia	Poprawna data wystawienia (07.08.2022)	Pierwotna data wystawienia (31.07.2022)
data sprzedaży	Faktyczna data sprzedaży (31.07.2022)
nabywca	Zgodnie z dokumentem pierwotnym
Waluta	PLN
sprzedaż bezrachunkowa oraz sprzedaż wliczana do limitu kasy fiskalnej	Pola zostają puste (sprzedaż jest na rzecz firmy)
Ewidencja przychodów	Brak wpisu do Ewidencji przychodów
Ewidencja sprzedaży VAT	Wpis standardowy, księgowanie w dacie sprzedaży
uwzględniaj w JPK	Pole zostaje zaznaczone
Dowód sprzedaży	Inny
GTU oraz procedury podatkowe	Brak (nie były zastosowane na fakturze pierwotnej)
Wartość	Wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT i odpowiedniej stawce ryczałtu	Wartość netto z minusem przy odpowiedniej stawce VAT i odpowiedniej stawce ryczałtu

Zapisy w ewidencji sprzedaży VAT w lipcu wyglądałyby następująco:

 

 

W ewidencji przychodów dla ryczałtu widoczna jest tylko data powstania przychodu – ta była poprawna, także korekta nie będzie widoczna w ewidencji przychodów.

W przypadku wątpliwości w zakresie wprowadzenia zapisów do ewidencji podatkowych zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl

W takim wypadku dodatkowo należy skorygować plik JPKV7 za miesiąc lipiec. Korekta obejmować będzie jedynie część ewidencyjną. Więcej na ten temat tutaj.

Przykład 22. Brak oznaczenie grupy towarowo usługowej (GTU)


Czynny podatnik podatku VAT wystawił na rzecz innego przedsiębiorcy fakturę sprzedaży za świadczenie usług doradczych. Faktura została wystawiona w dniu 01.09.2022 r.
Wystawiając fakturę nie oznaczył zastosowania GTU_12 właściwego dla usług niematerialnych.
Faktura została przekazana nabywcy.

Informacja o zastosowaniu oznaczenia GTU nie musi być widoczna na wystawionej fakturze, także dokument, który otrzymał nabywca jest poprawny i nie wymaga korekty.
Na sposób postępowania w takim wypadku wskazuje informacja zamieszczona na stronie podatki.gov.pl

 

 

Zgodnie z powyższym sposób korekty zależy od tego czy błąd zostanie zauważony przed złożeniem pliku JPKV7 czy po jego złożeniu.

1. Sprzedawca zauważył błąd przed złożeniem pliku JPKV7

Sprzedawca zauważył błąd w połowie września, w takim wypadku wystarczająca była edycja faktury i wybór GTU_12 w polu GTU.

 

 
2. Sprzedawca zauważył błąd po złożeniu pliku JPKV7

W takim wypadku Użytkownik dodaje dwa wpisy w miesiącu księgowym wrześniu przez zakładkę Ewidencje ➡ Ewidencja sprzedaży VAT ➡ + dodaj pozycję ewidencji sprzedaży vat.

 

 

Sposób uzupełnienia formularza w przypadku obu wpisów prezentuje tabela.

Nazwa pola	Wpis stornujący	Wpis poprawny
rodzaj wpisu	standardowy
przedmiot opodatkowania	FV – sprzedaż towarów i usług
numer dokumentu, nabywca, data wystawienia, data sprzedaży	Zgodnie z dokumentem pierwotnym
Kwota	wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT z minusem	wartość netto przy odpowiedniej stawce VAT
GTU	zgodnie z dokumentem pierwotnym (brak)	GTU_12
Procedury podatkowe	zgodnie z dokumentem pierwotnym (brak)
Dowód sprzedaży	zgodnie z dokumentem pierwotnym (inny)
Ulga na złe długi	puste

Powyższa zmiana nie powoduje zmiany kwot ujętych w części deklaracyjnej pliki JPKV7 w związku z tym Użytkownik korygują plik JPKV7 za miesiąc wrzesień wysyłając korektę jedynie części ewidencyjnej. Więcej na ten temat tutaj.

Począwszy od rozliczenia za 07/2022 r. w części ewidencyjnej pliku JPKV7 nie stosujemy oznaczenia MPP. Na fakturach sprzedaży nadal takiej oznaczenie jest stosowane (obowiązkowo po spełnieniu wymagań określonych w ustawie o VAT). W przypadku wystawienia faktury sprzedaży bez obowiązkowego oznaczenia “mechanizm podzielonej płatności” przedsiębiorca wystawia poza serwisem korektę na dane formalne. Korektę taką należy wystawić w innej serii numeracji niż korekty wystawiane na koncie.
Nie koryguje natomiast zapisów w ewidencjach podatkowych

 

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl