Seria numeracji faktur sprzedaży

W ifirma.pl jest możliwość wybrania domyślnej serii numeracji faktur oraz innych dokumentów wystawianych w serwisie. Użytkownik może również utworzyć własną serię numeracji posługując się instrukcją dostępną na koncie.

Przepisy nie regulują szczegółowo zasad stosowania serii numeracji dokumentów sprzedaży w firmie. Jedynie w przypadku faktur ustawodawca w ustawie o VAT wskazał, że faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę” (art. 106e ust. 1 pkt 2).

W związku z powyższym, numery nadawane fakturom nie mogą być dowolne i przypadkowe. Podatnik powinien utworzyć wzór stosowanej serii numeracji (lub kilku serii), a następnie konsekwentnie stosować ją do nadawania kolejnych numerów z zachowaniem chronologii według dat ich wystawienia.

Seria numeracji w serwisie ifirma.pl

Ustawienia serii numeracji w serwisie ifirma.pl znajdują się w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Serie numeracji. Mamy możliwość wybrania gotowej domyślnej miesięcznej lub rocznej serii numeracji dla faktur, faktur korygujących, dokumentów pro forma, faktur VAT marża, faktur cyklicznych oraz dokumentów MOSS. Oprócz tego Użytkownik może również utworzyć własną serię numeracji, dla dokumentów wymienionych powyżej.

Jeżeli zamierzamy skorzystać z gotowej serii numeracji dostępnej w serwisie, należy wskazać ją jako domyślną oraz wybrać pierwszy numer z jakim ma zostać wystawiona pierwsza faktura. Opcja ta jest skierowana głównie do Użytkowników, którzy rozpoczynają korzystanie z ifirma.pl w trakcie roku i wystawiali faktury wcześniej w innym programie, a teraz zamierzają zachować ciągłość numeracji.

Jeżeli zamierzamy ustawić domyślną serię numeracji należy wybrać opcję edytuj dostępną w ostatniej kolumnie tabelki zawierającej wykaz serii numeracji.

Edycja serii numeracji

Następnie podajemy pierwszy numer, jeśli będzie on inny niż 1 wówczas pojawi się dodatkowe pole, w którym wybieramy miesiąc i rok od którego ma zacząć działać dana seria. Na koniec zatwierdzamy poprzez zapisz i dopiero wtedy wybieramy opcję ustaw jako domyślną.

Edytuj serię

Podczas edycji serii numeracji można również podać domyślne uwagi, jakie mają się pojawiać automatycznie na fakturze, która będzie wystawiona z numerem w danej serii.

Tworzenie własnej serii numeracji

Użytkownik może zdefiniować również własną serię numeracji faktur w serwisie, ale według odpowiedniego formatu. Nową serię można utworzyć również w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Serie numeracji wybierając opcję + dodaj serię numeracji.

Użytkownik może stworzyć samodzielnie serię numeracji dla wszystkich dokumentów wymienionych na początku. W przypadku faktur cyklicznych należy wybrać opcję Tak w polu Seria cykliczna.

W celu zapisania własnego formatu numeracji faktur, należy stworzyć wzór w oparciu o generowane automatycznie wartości. Dla ułatwienia tej czynności przy polu Format jest dostępna instrukcja, którą należy rozwinąć, aby skorzystać ze wskazówek. W instrukcji jest podany również przykład tworzenia serii numeracji.

Dodawanie nowej serii numeracji

W nowo utworzonej serii numeracji można zdefiniować również domyślne uwagi, które będą pokazywały się, na każdej fakturze wystawionej w danej serii numeracji.

Jak wiadomo w serwisie ifirma.pl do jednego konta można utworzyć kilku użytkowników. Z opcji tej korzystają często przedsiębiorcy zatrudniający pracowników, którzy zajmują się wystawianiem faktur. Dla każdego użytkownika można przypisać inną domyślną serię numeracji. W pierwszej kolejności główny Użytkownik konta może utworzyć serię numeracji, a następnie przypisać ją do utworzonego użytkownika.

Dodanie oraz edycja użytkowników możliwa jest w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Użytkownicy. Wówczas po kliknięciu dodaj użytkownika (lub podczas edycji obecnego) są widoczne pola do wybrania domyślnej serii numeracji dla faktur, faktur pro forma oraz VAT marża.

Domyślna seria numeracji

Po zatwierdzeniu zmian, dany użytkownik będzie wystawiał faktury w ustawionej dla niego domyślnej serii numeracji.

Podczas wystawiania faktury w zakładce Faktury ➡ Lista faktur znajduje się pole Seria numeracji, w którym można wybrać zdefiniowane dla danego rodzaju dokumentu serie numeracji. Jako pierwsza zawsze wyświetli się seria numeracji ustawiona, jako domyślna.

Wybór serii numeracji podczas wystawiania faktur

Autor: Karolina Piątkowska – ifirma.pl