Jak wystawiać faktury cykliczne w IFIRMA

Faktury cykliczne dają możliwość automatycznego wystawiania faktur dla zdefiniowanej grupy kontrahentów, w ściśle określonym czasie.

Aby rozpocząć wystawianie faktur cyklicznych w pierwszej kolejności należy utworzyć grupę kontrahentów.

1. Tworzenie grupy kontrahentów i przypisywanie kontrahentów do grupy

Grupę kontrahentów dodajemy z poziomu: Firma ➡ Kontrahenci ➡ Grupy kontrahentów.

następnie + Dodaj grupę kontrahentów

Określamy nazwę grupy i identyfikator oraz wybieramy którzy kontrahenci mają należeć do grupy.

Możliwe jest również utworzenie grupy kontrahentów zawierającej tylko jednego kontrahenta.

Po przypisaniu kontrahentów do grupy wybieramy funkcję Zatwierdź.
Po zatwierdzeniu grupa pojawi się na liście Grupy kontrahentów, gdzie można nią zarządzać po kliknięciu na nazwę.

2. Konfiguracja faktur cyklicznych

Faktury cykliczne można skonfigurować z poziomu: Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Faktury cykliczne.

a. Rodzaje faktur cyklicznych

Faktury cykliczne możemy skonfigurować dla następujących transakcji:

• Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT
• Krajowa sprzedaż wysyłkowa za pobraniem na fakturę VAT
• Krajowa sprzedaż z ceną określoną w walucie obcej
• Faktura na usługi budowlane
• Wewnątrzunijna dostawa towarów
• Eksport towarów
• Świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b
• Świadczenie usług poza terytorium kraju

Krajowa sprzedaż towarów i usług – przykład konfiguracji faktury cyklicznej dla tego typu sprzedaży

b. Ustawienia parametrów dla generowania faktury cyklicznej

W formularzu faktury cyklicznej możemy ustalić częstotliwość generowania faktur cyklicznych: tygodniowo lub miesięcznie. Z możliwością uwzględnienia tylko dni roboczych poprzez zaznaczenie checkboxa: wystawiaj tylko w dni robocze.

Konieczne jest również podanie nazwy szablonu faktury cyklicznej – tu można wpisać nazwę własną.
Następnie pojawia się miejsce na określenie Daty rozpoczęcia obowiązywania oraz Data zakończenia obowiązywania.

Serwis wskazuje również datę następnego generowania faktury cyklicznej.

c. Częstotliwość generowania

Faktury cykliczne można generować tygodniowo lub miesięcznie, wskazując odpowiednio dzień tygodnia lub dzień miesiąca.

W przypadku ustawienia generowania tygodniowo i wybrania przykładowo poniedziałku, wskazanie daty rozpoczęcia obowiązywania z poniedziałku (bieżącej) lub późniejszej z danego tygodnia spowoduje, że data następnego wystawienia będzie obejmowała poniedziałek kolejnego tygodnia.

W przypadku generowania miesięcznego, należy wskazać dzień miesiąca. Tu również istotne jest jaką datę wskażemy jako datę rozpoczęcia wystawienia.

Jeżeli chcielibyśmy, aby generowanie rozpoczęło się od bieżącego miesiąca, wówczas podajemy datę rozpoczęcia obowiązywania bieżącą, w przykładzie 05-08-2026. W pozycji miesięcznie – dzień miesiąca – wskazujemy kolejny dzień roboczy, czyli 6. Data następnego generowania zostanie ustawiona automatycznie na kolejny dzień tego samego miesiąca, jak w przykładzie 06-08-2026.

Wskazanie daty rozpoczęcia obowiązywania późniejszej niż data bieżąca (ustawienia dokonywane w dniu 05-08-2026) i wpisanie tego samego dnia miesiąca, co dzień rozpoczęcia obowiązywania spowoduje, że data następnego generowania zostanie ustawiona na kolejny miesiąc ale w podanym dniu. Dodatkowo, zaznaczony checkbox aby faktura wystawiała się tylko w dni robocze, w tym przykładzie spowodował, że data następnego generowania to 07-09-2026 a nie 06-09-2026.

Nie jest możliwe ustawienie daty rozpoczęcia obowiązywania i daty następnego wystawienia w tych samych datach, ponieważ faktury cykliczne generują się automatycznie o godz. 0:05.

Podobnie będzie w przypadku, gdy wskażemy bieżącą datę rozpoczęcia obowiązywania 05-08-2026 i określimy datę generowania na dzień wcześniejszy, w tym przypadku 4 dzień miesiąca, wówczas data następnego wystawienia zostanie określona na 04-09-2026.

Z kolei ustawienie dnia miesiąca w dacie późniejszej niż data rozpoczęcia obowiązywania sprawi, że serwis przyjmie datę następnego generowania na wskazany dzień tego samego miesiąca.

d. 31 dzień miesiąca

W sytuacji gdy miesiąc liczy 30 dni i ustawimy generowanie miesięczne na 31 dnia miesiąca wówczas serwis wygeneruje fakturę na ostatni dzień danego miesiąca kalendarzowego czyli 30-go.

e. Data zakończenia obowiązywania

Uzupełnienie daty zakończenia obowiązywania spowoduje, że system nie utworzy faktur w dacie następnego generowania.

Możliwa jest jednak edycja skonfigurowanej wcześniej faktury cyklicznej i ponowne jej „uruchomienie” poprzez usunięcie daty zakończenia obowiązywania i zaktualizowanie daty rozpoczęcia generowania.

f. Nagłówek

W tej części wybieramy serię numeracji faktury cyklicznej. Domyślnie jest ustawiona seria numeracji dla przychodów cyklicznych. Można również stworzyć własną serię numeracji dla faktur cyklicznych z poziomu: Login ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Serie numeracji.

Podczas dodawania własnej serii numeracji dla faktur cyklicznych należy zaznaczyć, że będzie to seria cykliczna.

W dalszej części nagłówka określamy format daty sprzedaży: miesięczny lub dzienny. Obecnie stosuje się format daty sprzedaży dzienny. Dodatkowo możliwe jest wskazanie numeru BDO.

Wybieramy termin płatności faktury, miejsce wystawienia oraz wskazujemy grupę kontrahentów, dla których system ma wygenerować fakturę cykliczną.
Jeżeli wcześniej nie utworzymy grupy kontrahentów, możliwe jest również dodanie nowej grupy na etapie definiowania nagłówka faktury cyklicznej.

g. Pozycje przychodu

Uzupełniamy pozycje faktury cyklicznej, wypełniając dane takie jak: nazwa towaru lub usługi, ilość, jednostka, cena. Cenę jednostkową można określić w kwocie netto lub brutto. Uwzględniamy ewentualny rabat i wybieramy właściwą stawkę vat.
Dodając towar lub usługę z listy, automatycznie zostaną uzupełnione pozycje przychodu o wartości wskazane w zdefiniowanej liście towarów i usług.

Istnieje możliwość dodania znacznika dla nazwy towaru lub usługi, który polega na przykład na automatycznym wczytaniu miesiąca, za który jest wykonana usługa w treści pozycji faktury. Konfiguracja treści pozycji faktury została omówiona tutaj.

h. Stopka

W stopce uzupełniamy dane dotyczące kwoty zapłaty, sposobu zapłaty, wskazujemy numer konta bankowego. Poprzez zaznaczenie dodatkowych checkboxów można wskazać indywidualny numer rachunku kontrahenta, zaznaczyć kod QR przelewu oraz określić czy zastosowanie będzie miał mechanizm podzielonej płatności. Opcjonalnie wskazujemy osobę wystawiającą, wybieramy użytkownika oraz uwzględniamy uwagi na fakturze. Dodatkowo można wprowadzić oznaczenie procedur podatkowych JPK jeżeli są wymagane.

i. Dostarczenie i prezentacja faktury

Z tego poziomu określamy sposób wysyłki faktur cyklicznych do KSeF.
Możliwe jest zaznaczenie wysyłki na żądanie, automatycznie tylko dla transakcji B2B lub automatycznie dla wszystkich faktur cyklicznych. Po zaznaczeniu wysyłki do KSeF automatycznie pojawi się opcja wyboru terminu przesyłania automatycznego faktur do KSeF.

W kolejnym kroku możemy zdefiniować sposób dostarczenia faktury do kontrahenta.

• Automatycznie, KSeF lub e-mail (w zależności od kontrahenta) – opcja, która automatycznie zdecyduje o sposobie dostawy faktury do kontrahenta, w zależności od konfiguracji przekazywania,
• faktury B2C wyśle e-mailem;
• faktury B2B dla zagranicznych kontrahentów wyśle e-mailem, jeśli zostały przekazane do KSeF;
• faktur B2B dla polskich kontrahentów nie wyśle e-mailem.
• Zawsze e-mailem – opcja, która wyśle e-mailem wszystkie faktury (B2B tylko, jeśli zostały przekazane do wysłania do KSeF),
• Nie wysyłaj automatycznie – faktura nie jest wysyłana e-mailem.

Uwaga! Za moment przekazania faktury do wysyłki e-mailem (faktury, która została przekazana do wysyłki do KSeF) należy uznać zaznaczenie checkboxa: Poczekaj na nadanie numeru KSeF przed dostarczeniem faktury.
Pozostawienie pustego checkboxa Poczekaj na nadanie numeru KSeF przed dostarczeniem faktury spowoduje, że wysyłka e-mailem będzie dotyczyła tylko klientów zagranicznych lub klientów indywidualnych.

Na końcu można jeszcze wybrać szablon faktury i szablon e-mail. Po określeniu parametrów i zatwierdzeniu zdefiniowana faktura cykliczna zostanie zapisana na liście, z informacją kiedy będzie generowana.

Ostatnią czynnością jest raport z generowania cyklicznych przychodów, za pomocą którego można wyszukać wystawione faktury cykliczne w wybranym czasie.

Faktury cykliczne wystawione automatycznie będą widoczne na liście wystawionych faktur z poziomu: Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Lista faktur.
Nie jest możliwa edycja faktury cyklicznej wysłanej do KSeF.
Numer faktury cyklicznej domyślnej zaczyna się od symbolu FC. Użytkownicy mają możliwość dodania własnej serii numeracji dla faktur cyklicznych, wówczas nie muszą one zaczynać się od symbolu FC. Warto jednak dla odróżnienia faktur cyklicznych od standardowych faktur, skorzystać z domyślnej serii numeracji dla przychodów cyklicznych oznaczonej symbolem FC.

Autor: Iwona Derbisz – IFIRMA