w CRM

Prawie dla wszystkich faktur/ rachunków (w walucie i PLN) można dodać przypomnienie. Można to zrobić bezpośrednio z poziomu dokumentu oraz w zakładkce „CRM”>„Windykacja”.

Opcja ta nie jest dostępna dla faktur do paragonu i faktur zaliczkowych.

Możliwe do stworzenia przypomnienia

  • Ponaglenie
    • jest wysyłane na dane podane w danych nabywcy (adres e-mail) oraz dodatkowo na adres mailowy firmy.
    • w polu „treść wiadomości” można wpisać maksymalnie 1400 znaków, w polu nagłówka wiadomości 100 znaków, w polu stopki 500, w polu z danymi wierzyciela 200 znaków, z danymi dłużnika 500 znaków, a w uwagach maksymalnie 500 znaków.
    • sprzedawca otrzymuje maila z dopiskiem „kopia” w tytule. Maile przychodzą z adresu faktury@ifirma.pl. Można je wydrukować.
  • Monit
    • zasady wysyłania i edycji są takie same jak w przypadku ponaglenia.
    • w treści pojawia się dodatkowo informacja o numerze rachunku bankowego do wpłaty i ostrzeżenie, że brak zapłaty w ciągu 14 dni powoduje przez wierzyciela podjęcie kolejnych działań (postępowanie windykacyjne i sądowe).
  • Nota odsetkowa
    • użytkownik może wybrać jako język przypomnienia język angielski.
    • notę można wystawić jedynie do dokumentu o statusie „nieopłacony”. Serwis liczy kwotę odsetek od kwoty „do zapłaty” widoczną w tabeli w treści noty.
    • w celu wystawiania noty należy uzupełnić datę zapłaty (nie może być wcześniejsza niż określony na fakturze termin płatności, ale może być datą przyszłą w stosunku do dnia bieżącego), a następnie kliknąć „przelicz”. Serwis wyliczy odsetki wg wybranego sposobu naliczania (ustawowe lub wynikające z umowy).
    • użytkownik nie może zmieniać danych w tabeli z wyliczeniem odsetek.
    • po zatwierdzeniu Noty można ją wydrukować.
  • Wezwanie do zapłaty
    • usługa wysłania dokumentu realizowana jest przez firmę EOS KSI Polska Sp. z o.o. – firma ta drukuje wezwanie na swoim papierze firmowym i wysyła w wybranej przez przedsiębiorcę formie: list zwykły (15 zł netto), list polecony bez potwierdzenia odbioru (30 zł netto), list polecony z potwierdzeniem odbioru (35 zł netto). Więcej na ten temat: Regulamin i Cennik usług windykacyjnych.
    • użytkownik nie ma możliwości edycji treści wiadomości ani danych umieszczonych w stopce.
    • stworzone wezwanie do zapłaty pojawi się w zakładce „CRM”> „Windykacja”, w części „Nieopłacone zlecenia windykacji”.

Do jednej faktury można dodać klika przypomnień, po kilka w każdym rodzaju. Stworzonych przypomnień nie można usunąć. Ma to szczególne znaczenie przy notach odsetkowych, które są numerowane. Błędnie wystawionej noty nie można edytować ani usunąć, a następna będzie zawsze z kolejnym numerem.

W przypadku dokumentów w walucie w zakładce „Windykacja” widoczna jest kwota w walucie, ale bez specjalnego oznaczenia, że to waluta.

Pieczęć prewencyjna

Dzięki niej można poinformować kontrahenta, że faktura, którą mu wysłano, objęta jest systemem pieczęci prewencyjnej. Jej zamieszczenie na fakturze oznacza, że dokument może podlegać windykacji.

Korzystanie z pieczęci windykacyjnej jest darmowe i nie jest jednoznaczne z zawarciem umowy z firmą windykacyjną.

Aby skorzystać z pieczęci:

  • wystawiając fakturę, na dole strony wybierz zakładkę „Dodatkowe” > „Dodaj pieczęć prewencyjną”,
  • możesz też dodać pieczęć do każdej wystawianej faktury: „konfiguracja” > „Faktury” > „Domyślne ustawienia” > „edytuj”. Wybór opcji „nie pokazuj” przy „Pieczęć prewencyjna” doda pieczęć do każdej wystawianej faktury.

Wezwanie do zapłaty (list windykacyjny) – składanie zlecenia

Przekazanie zlecenia do EOS KSI następuje poprzez wybór i zatwierdzenie realizacji usługi zlecenia wysyłki listu windykacyjnego w serwisie ifirma.pl. Można to zrobić z poziomu jednej z poniższych zakładek:

  1. „CRM”> „windykacja”:
    • nieopłacone faktury/rachunki znajdziesz na liście „Przychody – dokumenty przeterminowane”,
    • w kolumnie „Operacje” kliknij symbol windykacji (czerwona strzałka):


    • wybierz typ przypomnienia: „Wezwanie do zapłaty” i wybierz typ listu, który ma być wysłany do kontrahenta,
    • zaakceptuj regulamin i zatwierdź przyciskiem „Wyślij wezwanie”, a następnie „Zapłać za usługę”, aby przejść do płatności.
  1. w zakładce „CRM”> „lista kontrahentów”:
    • wybierz zalegającego z opłatami kontrahenta,
    • kliknij w zakładkę „Windykacja”,
    • kliknij symbol windykacji (kolumna „Operacje”) przy przeterminowanej faktrze na liście „Przychody – dokumenty przeterminowane”:



    • wybierz typ przypomnienia: „Wezwanie do zapłaty” i typ listu, który ma być dostarczony kontrahentowi,
    • zaakceptuj regulamin i zatwierdź przyciskiem „Wyślij wezwanie”, a następnie „Zapłać za usługę”, aby przejść do płatności.
  1. w zakładce: „Faktury / Rachunki” > „Lista faktur / Lista rachunków”
    • znajdź dokument o statusie „nie zapłacono”,
    • kliknij ikonkę z zegarkiem („Lista przypomnień”) w tabeli Operacje przy przeterminowanym dokumencie::



    • kliknij przycisk „+ dodaj przypomnienie”,
    • wybierz typ przypomnienia: „Wezwanie do zapłaty” i typ listu, który ma być dostarczony kontrahentowi,
    • zaakceptuj regulamin i zatwierdź przyciskiem „wyślij wezwanie”, a następnie „zapłać za usługę”, aby przejść do płatności.
  1. w zakładce: „Agenda”> sekcja „Przychody”
    • wyszukaj dokument o statusie „Nieopłacone”,
    • kliknij przycisk „+ przypomnij”,
    • wybierz typ przypomnienia: „Wezwanie do zapłaty” i typ listu, który ma być dostarczony kontrahentowi,
    • zaakceptuj regulamin i zatwierdź przyciskiem „wyślij wezwanie”, a następnie „zapłać za usługę”, aby przejść do płatności.

Opłacenie Zlecenia przez Zleceniodawcę następuje poprzez serwis płatności internetowych Transferuj.pl dostępny w serwisie ifirma.pl.

Realizacja zlecenia

  1. Opłacone Zlecenie zostanie automatycznie przekazane poprzez serwer SFTP do realizacji przez EOS KSI.
  2. Po odebraniu Zlecenia EOS KSI, w ciągu 48 godzin (dotyczy dni roboczych), prześle do Zleceniodawcy drogą elektroniczną następujące informacje:
    • potwierdzenie otrzymania Zlecenia,
    • informację na temat poprawności danych, niezbędnych do poprawnej realizacji Zlecenia lub prośbę o ich uzupełnienie.
  3. W przypadku konieczności uzupełniania danych EOS KSI skontaktuje się z Użytkownikiem w ciągu 48 godzin (dotyczy dni roboczych), drogą mailową lub telefoniczną.
  4. Po otrzymaniu wszystkich niezbędnych danych EOS KSI w ciągu 48 godzin (dotyczy dni roboczych) od dnia otrzymania poprawnych lub kompletnych danych, wykona usługę w postaci wysyłki Listu Windykacyjnego wskazanym w Zleceniu sposobem.

Wystawienie faktury za usługę

Po wykonaniu usługi w terminie 7 dni roboczych EOS KSI prześle do Zleceniodawcy, drogą mailową, informację o wykonaniu usługi oraz fakturę VAT.

Kontakt w sprawie realizacji zleceń windykacyjnych

W razie pytań dotyczących zleceń realizowanych przez EOS KSI, skontaktuj się z Działem Obsługi Klienta EOS KSI:

Możliwość komentowania jest wyłączona.