w Faktury Tagi: wierzycieldłużniknota odsetkowanotaodsetkowaodsetkiodsteki ustawoweustawoweumownenota odsetkowa jak wystawić

Notę odsetkową można wystawić w sytuacji, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą należnych zobowiązań.

Podstawa naliczania odsetek
Dłużnik – osoba fizyczna nieprowadząca działalności (konsument)
Dłużnik – przedsiębiorca

Art. 481 § 1 k.c.

Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych

Zgodnie z nim w transakcjach handlowych (z wyłączeniem transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny) wierzycielowi, bez wezwania, przysługują ustawowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony ustaliły wyższe odsetki. Wierzyciel może żądać odsetek jeśli spełnił swoje świadczenie i jednocześnie nie otrzymał zapłaty.

Wystawianie noty odsetkowej

Notę odsetkowa wystawiamy w serwisie przez zakładkę Faktury/Rachunki ➡ Lista faktur/Lista rachunków i faktur. Przy danym dokumencie klikamy na Lista przypomnień ➡ dodaj przypomnienie ➡ w polu „Typ przypomnienia” – „Nota odsetkowa”.

Możliwość wystawienia noty odsetkowej nie zależy od aktualnie ustawionego miesiąca księgowego ani od tego czy faktura, do którego jest ona wystawiana jest oznaczona jako opłacona, czy nie. Noty nie wystawimy jednak dla faktury zaliczkowej, którą w serwisie można wystawić po otrzymaniu zaliczki.

Po wybraniu w polu „Typ przypomnienia” noty odsetkowej pojawi się formularz noty do wypełnienia.

W formularzu użytkownik może wybrać język. Do wyboru oprócz domyślnego języka polskiego jest także język angielski. Po wybraniu języka angielskiego treść uzupełniana przez serwis automatycznie zostanie przetłumaczona.

Zasadniczą częścią formularza jest część „Kalkulator odsetek”. W pierwszej kolejności należy wybrać sposób naliczania odsetek.

Wybór właściwej opcji zależy od tego, czy strony ustaliły w umowie wysokość odsetek oraz od tego, czy kontrahentem jest firma czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności.

Odsetki mogą być wyliczane:

  • jako odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
  • jako odsetki ustawowe za opóźnienie,
  • jako odsetki umowne.

Pierwszą opcję wybieramy kiedy dłużnikiem jest inny przedsiębiorca. Drugą, gdy dłużnikiem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności (konsument). Ostatnią opcję wybieramy, jeśli strony transakcji ustaliły w umowie odsetki w innej wysokości, niż określone przepisami. Nie ma przy tym znaczenia, czy nabywca to firma czy osoba fizyczna.

Zasady naliczania odsetek w transakcjach handlowych obowiązujące w 2016 roku zostały opisane w artykule: Zasady naliczania odsetek w obrocie gospodarczym od 2016 roku

Po wybraniu przez użytkownika odsetek umownych pojawi się pole do wpisania ustalonej stopy procentowej, wg której serwis ma wyliczyć odsetki. Jeśli zostanie wpisana stopa procentowa wyższa niż maksymalna, wówczas serwis wyliczy odsetki wg stopy procentowej maksymalnych odsetek za opóźnienie.

W kolejnym kroku użytkownik wpisuje następujące informacje:

  • termin wymagalności,
  • datę otrzymania zapłaty i kwotę otrzymanej w danym dniu wpłaty.

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia kilku wpłat w różnych datach, ale ich suma nie może przekraczać ogólnej wartości faktury. W razie pomyłki wprowadzone wpłaty można usunąć. Na podstawie wprowadzonych informacji serwis wyświetli tabelę z wyliczonymi odsetkami.

W następnym etapie użytkownik może zmienić treść informacji, które będą się pojawiać na zatwierdzonym dokumencie, takich jak: dane wierzyciela i dłużnika, stopka dokumentu. W polu „Treści wiadomości” oraz w polu “Uwagi” użytkownik może dopisać dodatkowe informacje dla dłużnika. Możliwa jest również np. zmiana tytułu dokumentu (wraz z jego numerem), będącego jednocześnie nagłówkiem e-maila, w przypadku wysyłki noty z poziomu serwisu.

Po zatwierdzeniu użytkownik może: edytować dokument, wysłać go mailem lub pobrać w postaci dokumentu PDF.

Wysyłka e-mailem jest możliwa, jeśli w danych kontrahenta (dłużnika) wpisany jest adres mailowy (pole adres e-mail). W sytuacji kiedy na formularzu zostanie zaznaczony checbox przy polu „wyślij kopię na adres e-mail firmy”, kliknięcie na przycisk „wyślij mail” spowoduje wysłanie kopi noty odsetkowej na adres mailowy firmy wskazany w konfiguracji w „Danych firmy”.

Przejście do formularza wystawiania noty odsetkowej możliwe jest również w następujący sposób:

  • po otwarciu wystawionej faktury lub rachunku (zakładka Faktury/Rachunki ➡ Lista faktur/Lista rachunków i faktur) na dole dokumentu znajduje się przycisk „przypomnienie”. Po jego kliknięciu użytkownik będzie widział listę przypomnień stworzonych dla danego dokumentu oraz będzie mógł stworzyć kolejne,
  • po przejściu do zakładki CRM ➡ Windykacja na liście widoczne są przychody przeterminowane. Obok danego dokumentu w kolumnie „Operacje” dostępne są przyciski do dodania nowego przypomnienia (windykacja) i do przejścia do listy już stworzonych przypomnień.

Dodatkowo, w zakładce Faktury ➡ Noty odsetkowe jest możliwość wygenerowania pliku PDF z aktualną listą wystawionych w serwisie not odsetkowych (a także ponagleń, monitów oraz wezwań do zapłaty).

Po kliknięciu przycisku „szukaj” pojawi się lista dokumentów w postaci tabeli. Dane w tabeli sortować można po numerze przypomnienia oraz kontrahencie.

W ostatniej kolumnie dostępne są przyciski do wprowadzenia zapłaty (zielony przycisk) i przejścia do windykacji (czerwony przycisk), czyli możliwość dodania nowego przypomnienia.

Poniżej tabeli dostępny jest przycisk do wydruku aktualnej strony oraz wydruku pełnej listy. Przycisk wydrukuj pełną listę pojawi się tylko wtedy, kiedy na stronie widocznych jest mniej przypomnień niż liczba przypomnień znalezionych. Po kliknięciu na przyciski pojawi się tabela z listą dokumentów z danymi analogicznymi, jak w tabeli.

Wystawione w serwisie noty odsetkowe numerowane są w numeracji rocznej (numer/rok). Nawet, jeśli podczas wystawiania dokumentu użytkownik zmieni ten numer, to zmiana ta nie wpływa na numer widoczny w serwisie (np. w zakładce Faktury ➡ Noty odsetkowe).

Wystawionych not odsetkowych oraz pozostałych przypomnień nie można usunąć.

Możliwość komentowania jest wyłączona.