Serwis ifirma.pl umożliwia stworzenie dokumentów przypomniających kontrahentowi o zapłacie za wystawioną fakturę lub rachunek. Dokumentami tymi są:
Dodatkowo w przypadku kiedy Użytkownik otrzyma zapłatę po terminie w serwisie można wystawić notę odsetkową.
Dokumentami, których celem jest przypomnienie dłużnikowi o konieczności zapłaty są w serwisie ponaglenie i monit.
Pierwszy z nich wystawiony jest przed otrzymaniem zapłaty – ma on przypomnień dłużnikowi o zbliżającym się terminie zapłaty.
Monit z kolei jest wystawiony jeszcze jako forma “delikatnego przypomnienia” ale już w przypadku upływu terminu płatności.
Wezwanie do zapłaty również ma przypomnień o konieczności zapłaty, ale dokument ten stanowi już bardziej formalne przypomnienie. Wskazuje on na ewentualny kolejny krok z jakim może wystąpić wierzycie a mianowicie skierowanie sprawy do sądu. Dla celów dowodowych powinno być ono wysłane listem poleconym. Wezwanie do zapłaty (często nazywanym przedsądowym wezwaniem do zapłaty jest istotne z punktu widzenia Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym do pozwu skierowanego do sądu należy dołączyć informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.
Poniżej wskazane zostaną ścieżki wystawienia wskazanych wyżej dokumentów w serwisie ifirma.pl.
Wszystkie wskazane przypomnienia można wystawić na klika sposobów w serwisie.
a) zakładka Faktury ➡ Lista faktur/Lista faktur VAT marża. W kolumnie Operacje dostępna jest ikona Lista przypomnień.
W przypadku Użytkowników, którzy nie są czynnymi podatnikami podatku VAT ścieżka przejścia do listy dokumentów obejmuje zakładkę Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur.
W sytuacji kiedy, do danej faktury wystawione zostało już przypomnienie ikona Listy przypomnień jest zielona.
Przejście do widoku Listy faktur będzie również dostępne z poziomu zakładki Faktury (Rachunki) ➡ Wyszukiwanie oraz zakładki CRM ➡ Lista kontrahentów – po wybraniu identyfikatora kontrahenta i karty sprzedaż. Widok listy faktur z poziomu danych kontrahenta widoczny jest poniżej.
Wybór ikony Lista przypomnień pozwala na wyświetlenie listy już utworzonych dla danej faktury/rachunku przypomnień oraz przejście do dodawania nowego przypomnienia.
b) akładka CRM ➡ Windykacja. W kolumnie Operacje mamy dwie ikony służące do dodawania przypomnień – ikona Windykacja i Lista przypomnień.
Wybór ikony Windykacja powoduje przejście do formularza dodawania nowego przypomnienia. Wybór ikony Lista przypomnień powoduje przejście do listy przypomnień z możliwością dodania nowego przypomnienia.
Analogicznie jak w przypadku Listy faktur, także zakładka Windykacja jest dostępna z poziomu danych konkretnego kontrahenta.
c) zakładka Agenda ➡ Agenda i karta przychody.
We wskazanej zakładce w kolumnie Operacje dostępna jest funkcja + przypomnij. Jej wybór powoduje wyświetlenie formularza dodawania nowego przypomnienia do przychodu. Opcja ta nie jest dostępna dla przychodów oznaczonych jako opłacone, korekt oraz faktur wystawionych przez formularz Sprzedaży wysyłkowej za pobraniem, gdzie nie zostanie uzupełniony termin płatności.
Pierwszym z “przypomnień”, które co do zasady wystawia sprzedawca jest ponaglenie. Jest ono wystawiane w przypadku kiedy termin płatności jeszcze nie minął. Zawiera przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności.
Serwis umożliwia wystawienie ponaglenia także w przypadku kiedy termin płatności nie minął.
Formularz tworzenia Ponaglenia wygląda następująco.
Dodając nowe przypomnienie w polu Typ przypomnienia należy wybrać rodzaj przypomnienia, które ma zostać wystawione. W tym wypadku wybieramy Ponaglenie.
Formularz Ponaglenia składa się z następujących części:
Treść każdej z powyższych części Użytkownik może zmienić. Część pól może pozostać puste – dotyczy to pól Nagłówek wiadomości, uwagi i stopka.
Po uzupełnieniu danych formularza Użytkownik może zdecydować czy zatwierdzić stworzony dokument czy go anulować.
Po zatwierdzeniu stworzonego przypomnienia – dostępne są ikony pozwalające na:
Wybór opcji wyślij spowoduje wysyłkę przypomnienia:
Użytkownik ma dodatkowo możliwość wybrania wysyłki przypomnienia do kontrahenta z pominięciem wysyłki kopii przypomnienia na adres mailowy firmy.
Adresem mailowym, z którego wysłane zostanie przypomnienie jest adres faktury@ifirma.pl. Załącznikiem wysyłanej wiadomości jest zapisane w formie pliku pdf przypomnienie.
Po wysłaniu przypomnienia mailem na liście przypomnień utworzonych do danego przychodu pojawia się informacja o dacie jego wysyłki z możliwością sprawdzenia jej statusu. Opcje te są również dostępne po otwarciu danego przypomnienia (część Lista operacji) .
Drugim z przypomnień, które mogą wystawić Użytkownicy serwisu ifirma.pl jest Monit. Jest on wystawiony w celu przypomnienia kontrahentowi o konieczności zapłaty za wystawiony dokument w przypadku kiedy minął już termin płatności określony na dokumencie.
Formularz tworzenia Monitu wygląda następująco:
Dodając nowe przypomnienie w polu Typ przypomnienia należy wybrać rodzaj przypomnienia, które ma zostać wystawione. W tym wypadku wybieramy Monit.
Formularz Monitu składa się z następujących części:
Treść każdej z powyższych części Użytkownik może zmienić. Część pól może pozostać puste – dotyczy to pól Nagłówek wiadomości, uwagi i stopka.
Po uzupełnieniu danych formularza Użytkownik może zdecydować czy zatwierdzić stworzony dokument czy go anulować.
Po zatwierdzeniu stworzonego przypomnienia – dostępne są ikony pozwalające na:
Na poniższym obrazie funkcja wysyłki mailem jest niedostępna z powodu braku adresu mailowego w danych nabywcy.
Wybór opcji wyślij mail spowoduje wysyłkę przypomnienia:
Użytkownik ma dodatkowo możliwość wybrania wysyłki przypomnienia do kontrahenta z pominięciem wysyłki kopii przypomnienia na adres mailowy firmy.
Adresem mailowym, z którego wysłane zostanie przypomnienie jest adres faktury@ifirma.pl. Załącznikiem wysyłanej wiadomości jest zapisane w formie pliku pdf przypomnienie.
Po wysłaniu przypomnienia mailem na liście przypomnień utworzonych do danego przychodu pojawia się informacja o dacie jego wysyłki z możliwością sprawdzenia jej statusu. Opcje te są również dostępne po otwarciu danego przypomnienia (część Lista operacji).
Ostatnim z dokumentów jakie można wystawić w serwisie przypominającym o konieczności zapłaty wystawianym i wysyłanym do dłużnika jest Wezwanie do zapłaty.
Formularz tworzenia Wezwania do zapłaty wygląda następująco:
Pola formularza Wezwania do zapłaty wyglądają analogicznie jak w przypadku poprzednich przypomnień. Obejmują one pole wyboru rodzaju przypomnienia, pole z danymi nabywcy, sprzedawcy, pole nagłówka, uwag. Pole Treść wiadomości składa się z trzech oddzielnych części:
W stopce przypomnienia tak, jak w przypadku wcześniejszych znajdują się dane sprzedawcy – nazwa i adres oraz domyślnie wskazane są dane takie jak NIP i numer tel.
Treść poszczególnych pól formularza może zostać przez Użytkownika dowolnie zmieniona. Polami, które nie mogą być pusta są pola z danymi sprzedawcy, nabywcy oraz pierwsza część pola Treść wiadomości.
Po uzupełnieniu danych formularza Użytkownik może zdecydować czy zatwierdzić stworzony dokument czy go anulować.
Po zatwierdzeniu stworzonego przypomnienia – dostępne są ikony pozwalające na:
Wybór opcji wyślij spowoduje wysyłkę przypomnienia:
Użytkownik ma dodatkowo możliwość wybrania wysyłki przypomnienia do kontrahenta z pominięciem wysyłki kopii przypomnienia na adres mailowy firmy.
Adresem mailowym, z którego wysłane zostanie przypomnienie jest adres faktury@ifirma.pl. Załącznikiem wysyłanej wiadomości jest zapisane w formie pliku pdf przypomnienie.
Po wysłaniu przypomnienia mailem na liście przypomnień utworzonych do danego przychodu pojawia się informacja o dacie jego wysyłki z możliwością sprawdzenia jej statusu. Opcje te są również dostępne po otwarciu danego przypomnienia (część Lista operacji).
Po zatwierdzeniu wystawianych przypomnień będą one widoczne w firmie listy stworzonych przypomnień.
Z poziomu listy przypomnień Użytkownik może:
Przejście do Listy przypomnień dostępne jest z poziomu listy faktur, a także z poziomu zakładki Windykacja.
Szczegółowe informacje na temat funkcji wyszukiwania przypomnień dostępne są tutaj.
Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl
Program do faktur IFIRMA w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e‑commerce jak Shoper, WooCommerce czy PrestaShop.
ifirma.pl łączy się z urządzeniami fiskalnymi, pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.
Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur – wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.