Zmiana adresu zamieszkania przedsiębiorcy a ZUS

1. Ogólne informacje o formularzach CEIDG-1, VAT-R oraz deklaracjach ZUS

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych dokonują wszelkich zmian adresowych za pomocą formularza CEIDG-1 za pośrednictwem tego wniosku przetwarzają się równocześnie dane w oddziałach ZUS. Na zgłoszenie aktualizacji danych jest 7 dni od dnia zaistnienia zmiany. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.

W sytuacji, gdy zmiana adresu zamieszkania przedsiębiorcy powoduje zmianę urzędu, a przedsiębiorca jest podatnikiem podatku VAT dokonuje się aktualizacji danych na wniosku VAT-R. Termin jest taki sam jak w przypadku formularza CEIDG-1, czyli 7 dni licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Więcej informacji na ten temat dostępne jest tutaj.

Jeśli adres zamieszkania jest jednocześnie adresem firmy to należy go także zmienić w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Dane firmy. Szczegółowe informację znajdują się tutaj.

2. Zmiana adresu zamieszkania przedsiębiorcy nie powodująca zmiany województwa

Przedsiębiorca, u którego nastąpiła zmiana adresu zamieszkania jest zobowiązany poinformować o tym fakcie ZUS. Poniżej zostały opisane czynności jakie Użytkownik dokonuje w celu aktualizacji swojego adresu zamieszkania.

Przykład 1.

a. Zmiana adresu – Dane właściciela

W celu aktualizacji adresu zamieszkania należy przejść do zakładki Konfiguracja.

Następnie należy wybrać zakładkę Dane właściciela i na dole strony edytuj.

Następnie należy w części Adres zamieszkania wprowadzić aktualny adres. W celu zapisania zmian na dole strony należy wybrać ikonę zatwierdź.

b. Tworzenie ZUS ZUA wraz z dobrowolną składką chorobową

Po dokonaniu aktualizacji adresu zamieszkania należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ wygeneruj zua.

Poniżej został opisany sposób wypełniania formularza na podstawie przykładu 1.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – zmiana

Kod tytułu ubezpieczenia – jest ustalony na podstawie danych podanych w konfiguracji deklaracji ZUS (Dane i konfiguracja > Deklaracje > Deklaracje ZUS).

• Ubezpieczenia obowiązkowe:
• emerytalne, rentowe, wypadkowe (zgodnie z planem opłacania składek), następnie należy wpisać datę powstania obowiązku, czyli datę z ostatniego zgłoszenia tj. 01.07.2024 r.
• ubezpieczenie zdrowotne – zaznaczone automatycznie, należy wprowadzić datę powstania obowiązku taką samą jak w przypadku ubezpieczeń obowiązkowych czyli datę z ostatniego zgłoszenia, tj. 01.07.2024 r.
• Ubezpieczenia dobrowolne:
• chorobowe- jeżeli wcześniej było opłacane należy wybrać ubezpieczenie chorobowe (ubezpieczenie daje prawo do zasiłku chorobowego w razie zwolnienia lekarskiego), data powstania obowiązku należy podać taką samą jak w przypadku ubezpieczeń obowiązkowych.
• W polu kod wykonywanego zawodu należy wskazać kod wskazujący o czynnościach jakie ubezpieczony wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

c. Tworzenie ZUS ZUA bez dobrowolnej składki chorobowej

Przykład 2.

Przedsiębiorca założył działalność gospodarczą 1 lipca 2024 r. i zgłosił się na formularzu ZUS ZUA do Dużego ZUS-u bez dobrowolnej składki chorobowej. W dniu 15 czerwca 2024 r. u przedsiębiorcy nastąpiła zmiana adresu zamieszkania, która nie spowodowała zmiany województwa.

Poniżej został opisany sposób wypełniania formularza na podstawie przykładu 2.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – zmiana.

Kod tytułu ubezpieczenia – jest ustalony na podstawie danych podanych w konfiguracji deklaracji ZUS (Dane i konfiguracja > Deklaracje > Deklaracje ZUS).

• Ubezpieczenia obowiązkowe:
• emerytalne, rentowe, wypadkowe (zgodnie z planem opłacania składek), następnie należy wpisać datę powstania obowiązku, czyli datę z ostatniego zgłoszenia tj. 01.07.2024 r.
• ubezpieczenie zdrowotne – zaznaczone automatycznie.
• W polu kod wykonywanego zawodu należy wskazać kod wskazujący o czynnościach jakie ubezpieczony wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

d. Tworzenie ZUS ZZA

Przykład 3.

Przedsiębiorca założył działalność gospodarczą 1 stycznia 2024 r. i zgłosił się do Dużego ZUS-u. Z uwagi na to, że płatnik jest równocześnie zatrudniony na umowę o pracę i osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie ustawowe ustawowe (wynagrodzenie minimalne od 1 lipca 2024 r. wynosi 4 300 zł brutto) to z działalności gospodarczej opłacana jest wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne i dlatego zgłoszenie do Dużego ZUS-u nastąpiło na formularzu ZUS ZZA. W dniu 19 lipca 2024 r. u przedsiębiorcy nastąpiła zmiana adresu zamieszkania, która nie spowodowała zmiany województwa.

Poniżej został opisany sposób wypełniania formularza na podstawie przykładu 3.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – zmiana.

Kod tytułu ubezpieczenia – jest ustalony na podstawie danych podanych w konfiguracji deklaracji ZUS (Dane i konfiguracja > Deklaracje > Deklaracje ZUS).

• Data powstania obowiązku ubezpieczenia – datę z ostatniego zgłoszenia tj. 01.07.2024 r.
• W polu kod wykonywanego zawodu należy wskazać kod wskazujący o czynnościach jakie ubezpieczony wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

3. Zmiana adresu zamieszkania przedsiębiorcy powodująca zmianę województwa

Przedsiębiorca, u którego zmiana adresu zamieszkania powoduje również zmianę województwa, jest zobowiązany poinformować o tym fakcie ZUS. Poniżej zostały opisane czynności jakie Użytkownik dokonuje w celu aktualizacji swojego adresu zamieszkania oraz aktualizacji adresu Urzędu Skarbowego.

Przykład 4.

Przedsiębiorca założył działalność gospodarczą 1 lipca 2020 r. i zgłosił się na formularzu ZUS ZUA do Dużego ZUS-u wraz z dobrowolną składką chorobową. W dniu 15 lipca 2024 r. u przedsiębiorcy nastąpiła zmiana adresu zamieszkania, która spowodowała również zmianę województwa oraz zmianę urzędu właściwego dla PIT.

a. Tworzenie ZUS ZWUA

Z uwagi na fakt, że zmiana miejsca zamieszkania przedsiębiorcy powoduje również zmianę województwa, Użytkownik w pierwszym kroku powinien wyrejestrować się na druku ZUS ZWUA.

Aby dokonać wyrejestrowania należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ wygeneruj zwua.

Poniżej został opisany sposób wypełniania formularza na podstawie przykładu 4.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – wyrejestrowanie z ubezpieczeń

Kod tytułu ubezpieczenia – jest ustalony na podstawie danych podanych w konfiguracji deklaracji ZUS (Dane i konfiguracja > Deklaracje > Deklaracje ZUS).

• Przyczyna wyrejestrowania – inna przyczyna wyrejestrowania
• Data wyrejestrowania – należy wprowadzić datę z jaką zmianie ulega adres zamieszkania, dla przykładu 4 będzie to data 15.07.2024

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

b. Zmiana adresu – Dane właściciela

W celu aktualizacji adresu zamieszkania należy przejść do zakładki Konfiguracja.

Następnie należy wybrać zakładkę Dane właściciela i na dole strony edytuj.

W części Adres zamieszkania należy wprowadzić aktualny adres, natomiast w części Urząd Skarbowy należy wybrać z rozwijanej listy adres oraz nazwę urzędu. Zmiana województwa wpływa również na zmianę przynależności do Narodowego Funduszu Zdrowia i dlatego konieczne jest w części Dodatkowe dane wybranie z rozwijanej listy odpowiedniego oddziału NFZ. W celu zapisania zmian należy na dole strony wybrać ikonę zatwierdź.

c. Tworzenie ZUS ZUA wraz z dobrowolną składką chorobową

Przedsiębiorca, u którego zmiana adresu zamieszkania powoduje również zmianę województwa, jest zobowiązany poinformować o tym fakcie ZUS. W punkcie 3.a Generowanie i wysyłka ZUS ZWUA został opisany sposób wysyłki deklaracji wyrejestrowującej.

Aby deklaracja zgłoszeniowa wygenerowała się z aktualnym adresem zamieszkania oraz przedsiębiorcy należy przed wysyłką zaktualizować dane zgodnie ze ścieżką opisaną w punkcie 3.b Zmiana adresu – Dane właściciela.

Po dokonaniu aktualizacji adresu zamieszkania należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ wygeneruj zua.

Poniżej został opisany sposób wypełniania formularza na podstawie przykładu 4.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – zgłoszenie

Kod tytułu ubezpieczenia – jest ustalony na podstawie danych podanych w konfiguracji deklaracji ZUS (Dane i konfiguracja > Deklaracje > Deklaracje ZUS).

• Ubezpieczenia obowiązkowe:
• emerytalne, rentowe, wypadkowe (zgodnie z planem opłacania składek), następnie należy wpisać datę powstania obowiązku, czyli datę z jaką zmianie ulega adres zamieszkania, dla przykładu 4 będzie to data 15.07.2024 r.
• ubezpieczenie zdrowotne – zaznaczone automatycznie.
• Ubezpieczenia dobrowolne: chorobowe- jeżeli wcześniej było opłacane należy wybrać ubezpieczenie chorobowe (ubezpieczenie daje prawo do zasiłku chorobowego w razie zwolnienia lekarskiego), data powstania obowiązku należy podać taką samą jak w przypadku ubezpieczeń obowiązkowych.
• W polu kod wykonywanego zawodu należy wskazać kod wskazujący o czynnościach jakie ubezpieczony wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

d. Tworzenie ZUS ZUA bez dobrowolnej składki chorobowej

Przykład 5.

Przedsiębiorca założył działalność gospodarczą 1 lipca 2020 r. i zgłosił się na formularzu ZUS ZUA do Dużego ZUS-u bez dobrowolnej składki chorobowej. W dniu 9 sierpnia 2024 r. u przedsiębiorcy nastąpiła zmiana adresu zamieszkania, która spowodowała również zmianę województwa oraz zmianę urzędu właściwego dla PIT.

Poniżej został opisany sposób wypełniania formularza na podstawie przykładu 5.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – zgłoszenie

Kod tytułu ubezpieczenia – jest ustalony na podstawie danych podanych w konfiguracji deklaracji ZUS (Dane i konfiguracja > Deklaracje > Deklaracje ZUS).

• Ubezpieczenia obowiązkowe:
• emerytalne, rentowe, wypadkowe (zgodnie z planem opłacania składek), następnie należy wpisać datę powstania obowiązku, czyli datę z jaką zmianie ulega adres zamieszkania, dla przykładu 5 będzie to data 09.08.2024 r.
• ubezpieczenie zdrowotne – zaznaczone automatycznie.
• W polu kod wykonywanego zawodu należy wskazać kod wskazujący o czynnościach jakie ubezpieczony wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

e. Tworzenie ZZA

Przykład 6.

Przedsiębiorca założył działalność gospodarczą 1 lipca 2020 r. i zgłosił się na do Dużego ZUS-u. Z uwagi na to, że płatnik jest równocześnie zatrudniony na umowę o pracę i osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie ustawowe (wynagordzenie minimalne od 1 lipca 2024 r. wynosi 4 300 zł brutto) to z działalności gospodarczej jest opłacana wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne i dlatego zgłoszenie do Dużego ZUS-u nastąpiło na formularzu ZUS ZZA. W dniu 4 lipca 2024 r. u przedsiębiorcy nastąpiła zmiana adresu zamieszkania, która spowodowała również zmianę województwa oraz zmianę urzędu właściwego dla PIT.

Poniżej został opisany sposób wypełniania formularza na podstawie przykładu 6.

Formularz należy wypełnić w następujący sposób:

• Typ deklaracji – zgłoszenie.

Kod tytułu ubezpieczenia – jest ustalony na podstawie danych podanych w konfiguracji deklaracji ZUS (Dane i konfiguracja > Deklaracje > Deklaracje ZUS).

• Data powstania obowiązku ubezpieczenia – czyli datę z jaką zmianie ulega adres zamieszkania, dla przykładu 6 będzie to data 04.07.2024 r
• W polu kod wykonywanego zawodu należy wskazać kod wskazujący o czynnościach jakie ubezpieczony wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Sporządzony w ten sposób formularz zgłoszeniowy należy zatwierdzić i jednocześnie przekazać do wysłania. Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl.

Autor: Monika Olejniczak – ifirma.pl