Urlop ojcowski przedsiębiorcy

Urlop ojcowski:

1. Dokumenty składane do ZUS
2. Kiedy zgłosić zmianę do ZUS?
3. Otrzymanie zasiłku przed terminem zapłaty ZUS za okres urlopu ojcowskiego
   1. Wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS na druku ZUS ZWUA
   2. Zarejestrowanie do opłacania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne na deklaracji ZUS ZZA
   3. Generowanie deklaracji ZUS
4. Otrzymanie zasiłku po terminie zapłaty ZUS za okres urlopu ojcowskiego
   1. Korekta deklaracji DRA
   2. Rozliczenie nadpłaty składek ZUS
5. Deklaracje ZUS jakie należy złożyć po zakończeniu urlopu ojcowskiego
   1. ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne
   2. ZUS ZUA – zgłoszenie do wszystkich składek ZUS, czyli powrót do składek ZUS jakie Przedsiębiorca opłacał przed urlopem ojcowskim.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają prawo do 14 dni kalendarzowych urlopu ojcowskiego. Urlop ten można podzielić na maksymalnie dwie części (po minimum 7 dni).

Terminy na wykorzystanie urlopu:

• Zasada ogólna: w ciągu 12 miesięcy od dnia narodzin dziecka (lub od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przysposobieniu, nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia).
• Przepisy przejściowe: do ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia – wyłącznie dla ojców dzieci urodzonych lub przysposobionych przed 26 kwietnia 2023 r.

Ważne: Niewykorzystany w powyższych terminach urlop ojcowski bezpowrotnie przepada.

Warunki przyznania zasiłku:

• Aktywne ubezpieczenie: na dzień złożenia wniosku przedsiębiorca musi opłacać dobrowolną składkę na ubezpieczenie chorobowe.
• Brak okresu wyczekiwania: prawo do świadczenia przysługuje od pierwszego dnia objęcia ubezpieczeniem chorobowym.
• Ulga na start: przedsiębiorcy korzystający z tej ulgi nie mają prawa do zasiłku, ponieważ nie opłacają składek społecznych (w tym chorobowej).

Kiedy urlop ojcowski NIE przysługuje?

Zasiłku nie otrzyma ojciec, który:

• jest pozbawiony władzy rodzicielskiej,
• nie utrzymuje kontaktów z dzieckiem,
• przebywa w areszcie tymczasowym lub odbywa karę pozbawienia wolności (z wyjątkiem osób skierowanych w tym czasie do odpłatnej pracy).
• nie podlega pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Brak okresu wyczekiwania

Przy urlopie ojcowskim i wypłacanym z tego tytułu zasiłku macierzyńskim nie obowiązuje okres wyczekiwania. Oznacza to, że nie musisz opłacać składki chorobowej przez określony czas przed przejściem na urlop. Warunkiem jest jedynie to, aby ubezpieczenie chorobowe było aktywne w eZUS, a składka uregulowana na dzień rozpoczęcia urlopu.

• Ulga na start: Przedsiębiorcy korzystający z tej ulgi nie mają prawa do zasiłku, ponieważ nie podlegają pod ubezpieczenia społeczne i nie opłacają składki chorobowej.

Ważne – praca na etacie i własna działalność!

Jeśli z tytułu działalności gospodarczej opłacasz wyłącznie składkę zdrowotną (ponieważ pracujesz dodatkowo na etacie), wniosek o urlop ojcowski składasz u swojego pracodawcy. To tam podlegasz pod ubezpieczenia społeczne i chorobowe, z których zostanie wyliczony Twój zasiłek.

1. Dokumenty składane do ZUS

Wniosek o urlop ojcowski możesz złożyć w formie papierowej lub elektronicznej za pośrednictwem platformy eZUS (dawne PUE ZUS).

Komplet dokumentów należy dostarczyć do ZUS najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem urlopu.

Wymagane dokumenty:

• Wniosek ZAO – oficjalny wniosek przedsiębiorcy-ojca o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego (druk pobierzesz tutaj).
• Zaświadczenie ZUS Z-3b – wypełnione tak jak dla zasiłku macierzyńskiego.
• Skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ZUS/płatnika) albo zagraniczny akt urodzenia.

Dodatkowe dokumenty (w przypadku przysposobienia dziecka):

• Prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka (lub potwierdzona kopia).
• Ostateczna decyzja o odroczeniu obowiązku szkolnego (jeśli wniosek dotyczy dziecka, wobec którego wydano taką decyzję).

Jak przygotować i wysłać ZUS Z-3b?

Interaktywny druk ZUS Z-3b możesz wygodnie przygotować bezpośrednio w systemie ifirma.pl:

1. Przejdź do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Zaświadczenia / Raporty ZUS.

2. Wybierz opcję ZUS Z-3b.
3. Po uzupełnieniu danych masz dwie opcje dostarczenia dokumentu papierowo: wydrukuj formularz, podpisz go ręcznie i dostarcz do placówki ZUS lub wyślij ZUS Z3b elektronicznie bezpośrednio z platformy eZUS.

Wskazówka: Więcej szczegółowych informacji na temat poprawnego uzupełniania zaświadczenia znajdziesz w naszej instrukcji: Jak wypełnić ZUS Z-3b .

2. Kiedy zgłosić zmianę do ZUS?

Przedsiębiorca pobierający zasiłek macierzyński (za czas urlopu ojcowskiego) co do zasady nie musi opłacać składek społecznych – obowiązkowa pozostaje dla niego jedynie składka zdrowotna. W tym celu należy wyrejestrować się z dotychczasowych ubezpieczeń (druk ZUS ZWUA) i zarejestrować wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego (druk ZUS ZZA).

Kluczowe pytanie brzmi: w którym momencie należy to zrobić?
Oficjalna praktyka ZUS pokazuje w tej kwestii rozbieżności.

Stanowisko 1 (Większościowe): Najpierw wniosek ZUS Z3b o zasiłek i wypłata, potem formalności związane z przerejestrowaniem

Większość terenowych oddziałów ZUS zaleca przedsiębiorcom wstrzymanie się z jakimikolwiek zmianami w rejestracji do momentu, aż zasiłek zostanie oficjalnie przyznany i przelany na konto.

• Jak to działa w praktyce? Przedsiębiorca składa wniosek Z-3b i przez pewien czas opłaca pełne składki (w tym chorobową). Dopiero po otrzymaniu pieniędzy z ZUS, dokonuje wstecznego przerejestrowania i składa ewentualne korekty deklaracji- jeśli wypłata zasiłku miała miejsce po złożeniu DRA, za okres kiedy przedsiębiorca korzystał z urlopu ojcowskiego.
• Dlaczego ZUS tak uważa? Urzędnicy mają do 30 dni na rozpatrzenie wniosku ZUS Z3b. Zbyt szybkie wyrejestrowanie się ze składek społecznych (przed wydaniem decyzji przez ZUS) rodzi według ryzyko, że w przypadku odmowy przyznania zasiłku, przedsiębiorca całkowicie straci ciągłość ubezpieczenia chorobowego i nie otrzyma zasiłku, ani nie będzie miał prawa pomniejszenia składek społecznych za okres zasiłku.

Stanowisko 2 (Mniejszościowe): Przerejestrowanie na bieżąco

Drugie, rzadziej spotykane podejście pozwala na zmniejszenie podstawy wymiaru składek na bieżąco, jeśli ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku. Potwierdzają to niektóre odpowiedzi konsultantów infolinii ZUS:

„Przedsiębiorcę starającego się o zasiłek macierzyński za czas urlopu ojcowskiego należy przerejestrować na samą składkę zdrowotną w terminie 7 dni od daty, od jakiej wnioskuje o zasiłek na druku Z-3b (…). Nie ma znaczenia przyznanie prawa do zasiłku macierzyńskiego (ojcowskiego) i nie ma znaczenia decyzja”.

• Jak to działa w praktyce? Składasz wniosek o zasiłek i natychmiast (w ciągu 7 dni od startu urlopu) przerejestrowujesz się na samą składkę zdrowotną. W deklaracji za dany miesiąc od razu wykazujesz pomniejszone, proporcjonalne składki społeczne.
• Dlaczego to podejście bywa ryzykowne? Choć pozwala zachować płynność finansową (nie zamrażasz gotówki na pełne składki), to w przypadku negatywnej decyzji ZUS, powstanie zaległość składkowa, którą trzeba będzie uregulować wraz z odsetkami.

Ważne ostrzeżenie dla Przedsiębiorców

Z uwagi na to, że odpowiedzi infolinii ZUS nie są wiążącą wykładnią prawa, a poszczególne oddziały w Polsce stosują odmienne procedury, zalecamy szczególną ostrożność.

Nasza rekomendacja: Przed podjęciem decyzji o natychmiastowym pomniejszeniu składek, skontaktuj się bezpośrednio ze swoją terenową jednostką ZUS (np. poprzez Platformę PUE/ZUE) i ustal, jaką praktykę stosuje Twój lokalny oddział, czy masz poczekać, z przerejestrowaniem do otrzymania zasiłku, czy też możesz bezpiecznie od razu pomniejszyć składki ZUS i dokonać przerejstrowania. Pozwoli to uniknąć stresujących korekt i potencjalnych sporów z urzędem.

Przykład z życia: Jak to wygląda w praktyce?

Pan Piotr korzystał z urlopu ojcowskiego od 10 do 23 maja. Ustawowy termin 7 dni na przerejestrowanie w ZUS upływał 17 maja. Zgodnie z bezpieczniejszym, większościowym stanowiskiem urzędu, Pan Piotr wstrzymał się jednak z formalnościami i czekał, aż ZUS oficjalnie przyzna mu świadczenie. Pieniądze z zasiłku wpłynęły na jego konto 8 czerwca.

Co w takiej sytuacji powinien zrobić przedsiębiorca, skoro termin 7 dni na zgłoszenie zmian (druki ZWUA i ZZA) już dawno minął?

Rozwiązanie: Formularz ZUS KOA

W przypadku wstecznego korygowania okresów ubezpieczeń po terminie, kluczowym dokumentem staje się wniosek ZUS KOA (zgłoszenie zbiorczej korekty okresów podlegania ubezpieczeniom). Służy on do uporządkowania historii ubezpieczeń wstecz, bez generowania błędów w systemie ZUS.

Masz do wyboru dwie ścieżki załatwienia tej sprawy:

• Opcja 1: Wizyta osobista (Rekomendowana przez ZUS)
  Warto udać się osobiście do swojej jednostki terenowej ZUS lub zadzwonić na infolinię. Urzędnicy na miejscu pomogą poprawnie wypełnić formularz ZUS KOA i często wprowadzają oraz nanoszą taką korektę w systemie bezpośrednio w imieniu ubezpieczonego przedsiębiorcy.

• Opcja 2: Droga elektroniczna przez PUE ZUS
  Jeśli wolisz załatwić sprawę z biura, wypełnij papierowy wniosek ZUS KOA, wydrukuj go i podpisz. Następnie zrób czytelny skan, dopisz na nim „za zgodność z oryginałem” i wyślij przez portal PUE ZUS. Służy do tego ogólny formularz POG (Pismo Ogólne), do którego dołącza się przygotowany skan wniosku KOA jako załącznik.

Ważne: ZUS KOA tylko w określonych sytuacjach

Pamiętaj, że formularz ZUS KOA nie jest standardowym drukiem, który można złożyć w dowolnym momencie. Można go zastosować wyłącznie w dwóch przypadkach:

1. Gdy ZUS sam oficjalnie wezwie płatnika składek do sporządzenia korekty dokumentacji ubezpieczeniowej.
2. Gdy to przedsiębiorca samodzielnie zgłosi wolę wprowadzenia zbiorczych korekt (np. podczas rozmowy na infolinii lub w oddziale) i w odpowiedzi otrzyma od urzędnika omawiany formularz do uzupełnienia.

3. Otrzymanie zasiłku przed terminem zapłaty ZUS za okres urlopu ojcowskiego

W przedmiotowym przypadku należy wykonać czynności jakie zostały opisane poniżej:

1. Wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS na druku ZUS ZWUA lub złożenie ZUS KOA poza serwisem (zbiorcza korekta okresów podlegania pod dane ubezpieczenie płatnika składek)
2. Zarejestrowanie do opłacania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne lub złożenie ZUS KOA poza serwisem (zbiorcza korekta okresów podlegania pod dane ubezpieczenie płatnika składek)
3. Generowanie deklaracji ZUS

Ważne!
Jeżeli Przedsiębiorca zdecydował się na wykonanie zbiorczej korekty ZUS KOA poza serwisem i skutecznie ją złożył w ZUS, pomija część A i B instrukcji i od razu przechodzi do części C.

Przykład 1

• Sytuacja: Pan Piotr prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (jest to jego jedyny tytuł do ubezpieczeń). Opłaca pełne składki ZUS oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.
• Termin urlopu ojcowskiego: Od 10 maja do 23 maja 2026 r. przebywał na urlopie ojcowskim.
• Wypłata zasiłku: ZUS wypłacił mu pieniądze 8 czerwca 2026 r.

Jak postąpił Pan Piotr?

1. Ponieważ termin zapłaty składek za maj mijał 20 czerwca 2026 r., a Pan Piotr otrzymał zasiłek już 8 czerwca, mógł bezpiecznie pomniejszyć składki w bieżącej deklaracji.
2. W systemie ifirma.pl po konsultacji z ZUS-em za maj wygenerował dokumenty wyrejestrowujące (ZUS ZWUA) i zgłoszeniowe (ZUS ZZA / ZUA) z odpowiednimi datami przerwy.
3. Dzięki temu w pierwotnej deklaracji ZUS DRA 5/2026 system automatycznie wyliczył proporcjonalnie obniżone składki na ubezpieczenia społeczne.
4. Pan Piotr opłacił do ZUS kwotę już pomniejszoną – w tej sytuacji nie musiał składać żadnych korekt.

A. Wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS na druku ZUS ZWUA

Jeżeli Przedsiębiorca jest pewien, że może bezpiecznie wyrejestrować się ze wszystkich składek (na formularzu ZUS ZWUA) i zarejestrować do składki składki na ubezpieczenie zdrowotne (na formularzu ZUS ZZA) i nie skorzystał ze zbiorczej korekty ZUS KOA gdyż np. ustalił taki schemat postępowania z własną terenową jednostką ZUS, poniżej znajduje się instrukcja opisująca w jaki sposób krok po kroku dokonać wyrejestrowania ze wszystkich składek ZUS oraz rejestracji do składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby dokonać wyrejestrowania ze wszystkich składek, należy przejść do zakładki

Login ➡ Konfiguracja

Kolejno należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS

Następnie w zakładce Deklaracje zgłoszeniowe ZUS [Imię i Nazwisko przedsiębiorcy] należy wybrać opcję wygeneruj ZWUA

• W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA w polu Typ deklaracji zaznacz opcję wyrejestrowanie z ubezpieczenia.
• Na liście Przyczyna wyrejestrowania wybierz pozycję inna przyczyna wyrejestrowania.
• W polu Data wyrejestrowania wpisz pierwszy dzień przejścia na urlop ojcowski (dla Przykładu 1 jest to 10.05.2026 r.).
• Kod tytułu ubezpieczenia pozostaje bez zmian – użyj kodu, z którym standardowo rozliczasz się w systemie (w opisywanym przykładzie jest to kod 05 10 00 – duży ZUS).

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.

Pojawi się komunikat z zapytaniem:
Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

W zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony, można śledzić status wysyłki ZUS ZWUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Poświadczenie przedłożenia deklaracji pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

B. Zarejestrowanie do opłacania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne na deklaracji ZUS ZZA

Kolejnym krokiem, który należy wykonać, jest zarejestrowanie się do składki zdrowotnej na druku ZUS ZZA. W tym celu należy przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja

Kolejno należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS

W części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Przedsiębiorcy wybrać opcję wygeneruj ZZA

• W polu Typ deklaracji wybierz opcję Zgłoszenie.
• Jako Datę powstania obowiązku ubezpieczenia wpisz ten sam dzień, który pojawił się na formularzu ZWUA (dla Przykładu 1 jest to 10.05.2026 r.).
• W polu Kod wykonywanego zawodu zacznij wpisywać nazwę stanowiska, które najdokładniej opisuje Twoją działalność (np. Kierownik…). System automatycznie podpowie właściwy, 6-cyfrowy kod GUS.

Ważne! Kod zawodu służy wyłącznie do celów statystycznych GUS. Nie myl go z kodem ubezpieczenia, kodem PKD ani stanowiskiem z umowy o pracę w innej firmie.

Wybranie opcji przekaż do podpisu spowoduje zatwierdzenie zgłoszenia, przekazanie do podpisu a następnie wysłanie do ZUS-u.

Pojawi się komunikat z zapytaniem:
Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZZA do podpisu elektronicznego?
Należy wybrać opcję tak.

W zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony, można śledzić status wysyłki ZUS ZZA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Poświadczenie przedłożenia deklaracji pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

C. Generowanie deklaracji ZUS

Jak proporcjonalnie pomniejszyć składki ZUS w ifirma za czas urlopu ojcowskiego?

Po dopełnieniu formalności związanych z wysyłką deklaracji zgłoszeniowych (lub po złożeniu formularza ZUS KOA poza serwisem), kolejnym krokiem jest odpowiednie pomniejszenie składek na ubezpieczenia społeczne w systemie.

Oto instrukcja krok po kroku, jak zrobić to sprawnie i bezbłędnie:

1. Ustaw właściwy miesiąc księgowy
Zmień miesiąc księgowy na ten, w którym korzystasz z urlopu ojcowskiego.
Przykład: Jeśli sprawa dotyczy maja 2026 roku, ustaw w systemie maj 2026.

2. Przejdź do generatora deklaracji
W menu głównym wybierz kolejno ścieżkę:
Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje.

3. Wygeneruj dokumenty
Kliknij ikonę ZUS, aby uruchomić proces generowania deklaracji rozliczeniowej za wybrany miesiąc.

Następnie należy wybrać opcję dodaj przerwę

• W polu Rodzaj przerwy wybierz opcję Inna przyczyna.
• W polu Okres przerwy wprowadź daty dzienne urlopu ojcowskiego przypadające na dany miesiąc księgowy (w tym przypadku: od 10.05.2026 r. do 23.05.2026 r.).

• Po zatwierdzeniu dodanej przerwy system automatycznie przeliczy wartości składek ZUS i proporcjonalnie je obniży.
• Tak wyliczone kwoty należy ponownie zatwierdzić.

Ważne!
Proporcjonalnemu pomniejszeniu nie ulega składka na ubezpieczenie zdrowotne – jest ona niepodzielna i zawsze należy ją opłacić w pełnej wysokości.

Informacja o urlopie ojcowskim wpłynie bezpośrednio na Twoją główną deklarację rozliczeniową DRA:

• Proporcjonalne obniżenie: System automatycznie pomniejszy składki na ubezpieczenia społeczne oraz Fundusz Pracy dokładnie za te dni, w których przebywałeś na urlopie ojcowskim.
• Brak raportu ZUS RSA: Okres Twojego urlopu ojcowskiego nie zostanie wykazany na imiennym raporcie przerwy w opłacaniu składek, ponieważ na tej deklaracji jest wykazywany tylko urlop ojcowski za pracowników.

4. Otrzymanie zasiłku po terminie zapłaty ZUS za okres urlopu ojcowskiego

Złota zasada: Dopóki nie otrzymasz zasiłku z ZUS, w deklaracjach wykazujesz i opłacasz pełne składki ZUS, nie uwzględniając urlopu ojcowskiego. Zbyt szybkie pomniejszenie składek w systemie grozi powstaniem zaległości i utratą prawa do zasiłku!
Oto jak ten proces wygląda krok po kroku z perspektywy czasu:

1. Złożenie wniosku i opłacenie pełnych składek

Przedsiębiorca składa do ZUS wniosek o zasiłek oraz zaświadczenie ZUS Z-3b. Ponieważ ZUS ma czas na rozpatrzenie wniosku i wypłatę środków, zbliża się termin płatności składek za miesiąc, w którym ojciec był na urlopie. Aby nie ryzykować utraty prawa do zasiłku przez ewentualne zaległości, przedsiębiorca generuje standardową deklarację DRA i opłaca składki w pełnej wysokości.

2. Czekanie na przelew z ZUS

W tym okresie w systemie księgowym niczego się nie zmienia – urlop nie jest jeszcze formalnie wykazany w deklaracjach rozliczeniowych. Przedsiębiorca czeka na fizyczny wpływ pieniędzy z ZUS na swoje konto bankowe.

3. Wsteczne formalności (po otrzymaniu zasiłku)

Dopiero gdy pieniądze z ZUS są na koncie, można bezpiecznie dokonać zmian wstecz:

• Przerejestrowanie: Składa się do ZUS formularz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie ze składek społecznych z datą rozpoczęcia urlopu) oraz ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do składki zdrowotnej na czas urlopu) – a po zakończeniu urlopu analogicznie powrót do pełnych składek lub złożenie ZUS KOA, czyli zbiorczej korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym, gdzie jednym dokumentem dokonuje się wszystkich przerejestrowań.
• Korekta deklaracji: Jeśli pełna deklaracja DRA za dany miesiąc została już wcześniej wysłana i opłacona, przedsiębiorca generuje i wysyła korektę ZUS DRA (z nowym identyfikatorem, np. 2/MM/RRRR), w której wykazuje składki społeczne pomniejszone proporcjonalnie do dni przebywania na urlopie ojcowskim.

4. Powstanie i rozliczenie nadpłaty

W wyniku tej korekty na koncie w ZUS (w portalu eZUS / PUE) pojawia się nadpłata. Gdy saldo zostanie oficjalnie potwierdzone (np. po złożeniu wniosku RD-3), przedsiębiorca może pomniejszyć o tę kwotę kolejne bieżące składki lub złożyć wniosek o jej fizyczny zwrot na konto bankowe.

Działania do wykonania w serwisie IFIRMA

Dopiero po fizycznym wpływie zasiłku ZUS na Twoje konto bankowe wykonaj następujące kroki:

1. Wyrejestruj się i zgłoś ponownie z odpowiednimi kodami (według instrukcji w punkcie 3) lub złóż formularz ZUS KOA.
2. Wygeneruj korektę deklaracji rozliczeniowej (A instrukcji).
3. Złóż wniosek o zwrot nadpłaty (część B instrukcji) – możesz to zrobić, gdy skorygowane deklaracje oraz nadpłacone środki będą już widoczne na Twoim profilu w portalu eZUS.

Przykład 2

• Sytuacja: Pan Jacek prowadzi firmę, opłaca duży ZUS wraz z dobrowolną składką chorobową.
• Termin urlopu: Od 17 maja do 30 maja 2026 r. przebywał na urlopie ojcowskim.
• Wypłata zasiłku: ZUS wypłacił mu pieniądze dopiero 27 czerwca 2026 r.

Jak postąpił Pan Jacek?

1. Termin zapłaty i złożenia deklaracji za maj mijał 20 czerwca 2026 r.
2. Ponieważ do tego dnia Pan Jacek nie miał jeszcze zasiłku na koncie, opłacił składki za DRA za maj w pełnej wysokości.
3. Dzięki temu uniknął ryzyka powstania zaległości na ubezpieczeniu chorobowym, która mogłaby całkowicie zablokować wypłatę świadczenia przez ZUS.
4. Dopiero po 27 czerwca (gdy zasiłek był już na koncie) Pan Jacek przystąpił do przerejestrowania w ZUS oraz sporządzenia korekt i odzyskania nadpłaty.

A. Korekta deklaracji DRA

Po otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego za urlop ojcowski, należy złożyć korektę deklaracji ZUS DRA, wykazując proporcjonalnie pomniejszone składki społeczne.

• Przed rozpoczęciem korekty zapisz kwoty oraz daty przelewów składek ZUS za korygowany miesiąc.
• Znajdziesz je w zakładce Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS.

Ważne! Aby sprawdzić te dane, ustaw w serwisie miesiąc księgowy, w którym faktycznie opłacono zobowiązanie. Zazwyczaj jest to miesiąc następujący po miesiącu korygowanym.

Przykład:
Gdy korygujesz deklarację za maj, składki opłacasz w czerwcu. Dlatego przed wejściem w zobowiązania ustaw w systemie miesiąc księgowy czerwiec.

• Po zapisaniu kwot opłaconych składek zmień miesiąc księgowy na ten, za który tworzysz korektę. W naszym przykładzie ustaw miesiąc maj 2026.
• Następnie przejdź do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje ➡ wygeneruj ZUS.

Następnie należy wybrać opcję dodaj przerwę

• W polu Rodzaj przerwy wybierz opcję Inna przyczyna.
• W polu Okres przerwy wprowadź daty dzienne urlopu ojcowskiego przypadające na dany miesiąc księgowy (w tym przypadku: od 17.05.2026 r. do 30.05.2026 r.).

• Po zatwierdzeniu dodanej przerwy system automatycznie przeliczy wartości składek ZUS i proporcjonalnie je obniży.
• Tak wyliczone kwoty należy ponownie zatwierdzić.

Ważne!
Proporcjonalnemu pomniejszeniu nie ulega składka na ubezpieczenie zdrowotne – jest ona niepodzielna i zawsze należy ją opłacić w pełnej wysokości.

W sekcji wygenerowanych dokumentów należy wybrać deklarację ZUS DRA 5/2026

kliknąć przycisk Edytuj.

W polu 02. IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (NUMER/MM/RRRR) należy zmienić cyfrę 1 na kolejny numer (2), a następnie zatwierdzić formularz i przekazać komplet deklaracji do podpisu.

Więcej informacji można znaleźć w bazie pomocy ifirma.pl.

• Po wygenerowaniu korekty deklaracji ZUS DRA system automatycznie obniży wartości składek za korygowany miesiąc.
• Aby zachować zgodność z historią konta bankowego, musisz teraz ręcznie przywrócić pierwotnie opłacone kwoty w sekcji zobowiązań.
• Przejdź do zakładki Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS i ustaw miesiąc księgowy w którym faktycznie opłacono pierwotnie pełne składki, w naszym przykładzie będzie to czerwiec 2026 (czyli miesiąc, gdzie opłacamy zobowiązania za DRA za maj).
• Na podstawie wcześniejszych notatek lub zrzutu ekranu wprowadź pełne kwoty składek, które realnie trafiły przelewem do ZUS.

Szczegółowy schemat i instrukcję krok po kroku, jak poprawnie edytować i przywrócić pierwotne kwoty poszczególnych składek, znajdziesz w naszym artykule o zasiłku chorobowym przedsiębiorcy.

B. Rozliczenie nadpłaty składek ZUS

W wyniku złożenia korekty deklaracji za okres urlopu ojcowskiego, na Twoim koncie w ZUS powstanie nadpłata ( jeśli nie masz zaległości względem ZUS). Zanim jednak pomniejszysz o nią kolejne wpłaty, musisz zweryfikować stan swojego konta w ZUS.

Jak sprawdzić saldo na portalu eZUS (dawny PUE ZUS)?

1. Zaloguj się na swój profil na platformie eZUS.
2. Przejdź do zakładki Panel płatnika ➡ Salda bieżące.
3. Sprawdź widoczne na ekranie wartości:
   • Saldo WN – kwota, którą jesteś winny ZUS (niedopłata).
   • Saldo MA – wartość Twojej nadpłaty.

W tym miejscu sprawdzisz też, na których funduszach powstała nadpłata:

• FUS – Ubezpieczenia Społeczne.
• FUZ – Ubezpieczenie Zdrowotne.
• FP i FS (oraz FGŚP) – Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Ważne kroki przed rozliczeniem nadpłaty

Złóż wniosek RD-3
Nawet jeśli widzisz nadpłatę na portalu eZUS, przed podjęciem działań warto złożyć do ZUS wniosek RD-3 (o ustalenie stanów kont). ZUS dokona ponownego, oficjalnego przeliczenia salda. Jest to szczególnie ważne przy składaniu korekt, ponieważ prawidłowe i terminowe rozliczenie konta wpływa bezpośrednio na Twoje prawo do innych zasiłków. Wniosek RD-3 możesz pobrać i wysłać elektronicznie bezpośrednio przez eZUS.

Nie zmieniaj składek w ifirma.pl pośpiesznie!
Nie modyfikuj kwot w zakładce Księgowość ➡ Zobowiązania ➡ Składki ZUS na własną rękę, dopóki saldo w ZUS nie będzie ostatecznie potwierdzone. Nieprawidłowe zaksięgowanie składek wpływa bezpośrednio na Twoje podatki oraz podstawę wyliczenia składki zdrowotnej. Jeśli masz wątpliwości co do sposobu rozliczenia wpłat przez ZUS, wyślij do urzędu zapytanie ogólne o wyjaśnienie salda.

Więcej informacji na temat rozliczenia nadpłaty znajdziesz w naszym artykule.

5. Deklaracje ZUS jakie należy złożyć po zakończeniu urlopu ojcowskiego.

Powrót z urlopu ojcowskiego: Pułapka terminu 7 dni na przerejestrowanie, jak zachować ciągłość ubezpieczenia chorobowego

Każdy przedsiębiorca wracający z urlopu ojcowskiego musi zmierzyć się z ważnym terminem: masz 7 dni od zakończenia urlopu, aby wyrejestrować się z samej składki zdrowotnej (ZUS ZWUA) i ponownie zarejestrować do pełnych składek społecznych (ZUS ZUA).

Brzmi prosto? Niestety, w praktyce ten przepis często staje się pułapką.

Gdzie leży problem?

ZUS ma zazwyczaj więcej niż 7 dni na rozpatrzenie Twojego wniosku o zasiłek (Z-3b). Powstaje więc patowa sytuacja:

1. Termin ucieka: Ustawowe 7 dni na zgłoszenie mija, a Ty wciąż nie masz decyzji o przyznaniu zasiłku.
2. Ryzyko błędu: Dopóki nie masz pewności, jak ZUS rozpatrzy wniosek, składanie deklaracji (ZWUA/ ZZA, ZWUA / ZUA) jest ryzykowne.
3. Konsekwencje: Jeśli złożysz ZUS ZUA po terminie, dobrowolne ubezpieczenie chorobowe zadziała dopiero od dnia złożenia wniosku, a nie wstecz.
   • Efekt: Tracisz ciągłość ubezpieczenia i musisz od nowa “zbierać” 90 dni okresu wyczekiwania na płatne zwolnienie lekarskie. Wynika to wprost z art. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jak bezpiecznie rozwiązać ten problem? (Metoda ZUS KOA)

Skoro czekanie na decyzję ZUS uniemożliwia dotrzymanie terminu 7 dni, a spóźnienie grozi utratą chorobowego, istnieje niestandardowa ścieżka, która pozwala “uratować” ciągłość ubezpieczenia.

Rozwiązaniem jest formularz ZUS KOA (Zgłoszenie korekty okresów podlegania ubezpieczeniom).

Oto rekomendowany schemat działania, gdy otrzymasz decyzję o zasiłku już po terminie:

1. Skontaktuj się z ZUS: Ze względu na delikatność sprawy, warto najpierw potwierdzić procedurę w swoim oddziale.
2. Złóż korektę okresów: Zamiast zwykłego zgłoszenia ZWUA i ZZA oraz ZWUA i ZUA, składasz wniosek o korektę okresów podlegania ubezpieczeniom. Pozwala to zabezpieczyć lukę w ubezpieczeniu, która powstała przez oczekiwanie na decyzję urzędu.
3. Forma złożenia:
   • Osobiście: Udaj się do placówki ZUS i złóż wniosek o przyjęcie formularza ZUS KOA.
   • Elektronicznie (przez PUE): Wypełnij ZUS KOA, podpisz go, zeskanuj i wyślij jako załącznik do pisma ogólnego POG (Pismo Ogólne do Podmiotu Publicznego).

Ważne! Formularz ZUS KOA jest drukiem specyficznym. Zazwyczaj stosuje się go na wezwanie ZUS, dlatego kluczowe jest, abyś w piśmie przewodnim (lub POG) jasno wyjaśnił, że Twoim celem jest zachowanie ciągłości ubezpieczenia chorobowego po przyznanym z opóźnieniem zasiłku macierzyńskim.

ZUS KOA czy standardowe deklaracje?

Sposób postępowania w systemie ifirma zależy od tego, jak ostatecznie rozwiążesz kwestię zgłoszeń z lokalnym oddziałem ZUS.

Masz do wyboru dwa scenariusze:

Scenariusz A: Wybrałeś korektę ZUS KOA

Jeśli zdecydowałeś się na złożenie zbiorczej korekty ZUS KOA poza serwisem ifirma, Twoja sprawa jest załatwiana bezpośrednio w urzędzie. W takim przypadku pomijasz generowanie dokumentów wyrejestrowujących i rejestrujących w systemie. Nie musisz wykonywać poniższych kroków dla deklaracji ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA.

Scenariusz B: Składasz standardowe deklaracje ZUS ZWUA i ZUS ZUA

Jeśli po konsultacji z ZUS masz pewność, że możesz bezpiecznie i terminowo złożyć standardowe dokumenty (i nie korzystasz z procedury ZUS KOA), można wprowadzić te zmiany w systemie.
Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak poprawnie wyrejestrować się z samej składki zdrowotnej (ZUS ZWUA) oraz ponownie zgłosić do pełnych składek (ZUS ZUA) sprzed urlopu.

a. ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne

Aby dokonać wyrejestrowania ze składki na ubezpieczenie zdrowotne, należy przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja

Należy rozwinąć opcję Deklaracje i wybrać z listy Deklaracje zgłoszeniowe ZUS

W części Deklaracje zgłoszeniowe [Imię i Nazwisko przedsiębiorcy] wybrać opcję wygeneruj ZWUA.

• W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA w polu Typ deklaracji zaznacz opcję wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
• Jako Przyczyna wyrejestrowania wybierz opcję inna przyczyna wyrejestrowania.
• W polu Data wyrejestrowania wpisz dzień przypadający po zakończeniu urlopu ojcowskiego. Dla Przykładu 1, gdzie urlop ojcowski zakończył się w dniu 23.05.2026 będzie to data 24.05.2026 r. dla Przykładu 2 gdzie urlop ojcowski zakończył się dnia 30.05.2026 będzie to data 31.05.2026
• Kod tytułu ubezpieczenia pozostaje bez zmian – należy użyć kodu, z którym przedsiębiorca standardowo rozlicza się w systemie. W opisywanym przykładzie jest to kod 05 10 00 (duży ZUS).

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.

Pojawi się komunikat z zapytaniem:
Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

W zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZWUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Poświadczenie przedłożenia deklaracji pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

b. ZUS ZUA – zgłoszenie do wszystkich składek ZUS, czyli powrót do składek ZUS jakie Przedsiębiorca opłacał przed urlopem ojcowskim.

Kolejnym etapem jest ponowne zgłoszenie się do ubezpieczeń społecznych na druku ZUS ZUA. To właśnie w tym miejscu decydujesz, czy chcesz kontynuować opłacanie dobrowolnej składki chorobowej, aby zachować prawo do ewentualnych przyszłych zasiłków.

Aby wygenerować ten dokument w systemie, przejdź do ustawień swojego konta:

1. Kliknij na swój Login w prawym górnym rogu ekranu.
2. Z rozwijanego menu wybierz opcję Konfiguracja.

   

3. W menu konfiguracji przejdź do sekcji Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

   

4. W części zatytułowanej Deklaracje zgłoszeniowe [Imię i Nazwisko przedsiębiorcy] kliknij opcję wygeneruj ZUA.

W oknie formularza jako Typ deklaracji wybierz opcję Zgłoszenie.

Datę powstania obowiązku ubezpieczeń Ważne: Musi to być dokładnie ta sama data, którą wskazałeś wcześniej na formularzu ZUS ZWUA (w naszym przykładzie: 24.05.2026 r.).

W sekcji Ubezpieczenia obowiązkowe zaznacz: emerytalne, rentowe oraz wypadkowe.

Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne): Jeśli chcesz nadal opłacać tę składkę i zachować ciągłość ochrony, w sekcji Ubezpieczenia dobrowolne zaznacz checkbox przy opcji chorobowe.

Na koniec uzupełnij pole Kod wykonywanego zawodu (w naszym przykładzie: kierownik biura rachunkowego) zacznij wpisywać nazwę stanowiska, które najdokładniej opisuje Twoją działalność (np. Kierownik…). System automatycznie podpowie właściwy, 6-cyfrowy kod GUS.

Ważne! Kod zawodu służy wyłącznie do celów statystycznych GUS. Nie myl go z kodem ubezpieczenia, kodem PKD ani stanowiskiem z umowy o pracę w innej firmie.

Na końcu kliknij przycisk Przekaż do podpisu.

Pojawi się komunikat z zapytaniem:
Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZUA do podpisu elektronicznego?
Należy wybrać opcję tak.

W zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Poświadczenie przedłożenia deklaracji pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

Autor: Patrycja Tokarska – ifirma.pl