Zasiłek macierzyński pracownika

1. Dokumenty dotyczące wypłaty zasiłku macierzyńskiego dla pracownika

Dokumentami wymaganymi do wypłaty zasiłku macierzyńskiego przez ZUS są:

• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (oryginał) lub kopia potwierdzona przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem
• wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego (może to być jeden wniosek z wyszczególnieniem każdego urlopu),
• oświadczenie drugiego rodzica o zamiarze korzystania lub nie z urlopu rodzicielskiego.

Wyżej wymienione dokumenty pracownik składa pracodawcy. Pracodawca wraz z wypełnionym formularzem ZUS Z-3 przekazuje komplet dokumentów do ZUS. Na deklaracji Z-3 pracodawca wskazuje za jaki okres udzielono urlopu macierzyńskiego i w jakim terminie pracownica o niego zawnioskowała. Na tej podstawie ZUS określi wartości procentowe wypłacanego zasiłku macierzyńskiego (100% + 70% lub 81,5%). Zaświadczenie ZUS Z-3 pracodawca generuje w serwisie w zakładce Deklaracje ➡ Zaświadczenia ZUS ➡ Wygeneruj zaświadczenie: wybierając druk ZUS Z-3.
Więcej na temat sposobu wypełnienia formularza ZUS Z-3 znajduje się tutaj.
Na podstawie złożonego do ZUS zaświadczenia, ZUS wyliczy i wypłaci pracownikowi zasiłek macierzyński.
Więcej informacji w temacie zasiłku macierzyńskiego znajduje się na stronie.

2. Wypłata wynagrodzenia i zasiłek macierzyński w jednym miesiącu

2.a Generowanie rachunku

Rachunek do umowy o pracę należy wystawić w zakładce Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Rachunki wybierając opcję +wystaw nowy.

Kolejno w widoku nowego rachunku należy wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe.

Na początku należy uzupełnić okres urlopu macierzyńskiego wpisując datę początku i końca zwolnienia z miesiąca, którego dotyczy wystawiony rachunek, Współczynnik dla urlopu macierzyńskiego pozostawiony domyślnie jako 80% będzie prawidłowy. W Opisie należy wskazać zasiłek macierzyński, kolejno odznaczyć checkbox “Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?”.

Przykład 1.
Pracownica wystąpiła o urlop macierzyński 12 lipca 2024 r.

 

Po dodaniu okresu zasiłkowego należy na dole strony zatwierdzić zmiany. Kolejno jeszcze raz dokonać zatwierdzenia wystawionego rachunku.

Po wystawieniu rachunku należy pamiętać o terminowej wypłacie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca dla pracownika. Po dokonaniu wypłaty należy uzupełnić datę wypłaty w zakładce Zobowiązania ➡ Wynagrodzenia.

2.b Generowanie deklaracji

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.
Następnie należy wybrać opcję wygeneruj ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych.

Po wygenerowaniu deklaracji na druku RSA zostanie zapisany zasiłek macierzyński (wypłacany przez ZUS) z wskazanymi we wcześniejszym kroku datami od – do i kodem 311 pokazującym się automatycznie.

Taki druk będzie już można przesłać do ZUS (opcja wysyłki jest dostępna na deklaracji DRA za dany miesiąc). W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Pojawi się dodatkowa prośba o zatwierdzenie, aby zapewnić świadome wysłanie deklaracji elektronicznie, unikając pomyłki.

Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.

Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.

3. Wynagrodzenie chorobowe (płatne przez pracodawcę) i zasiłek macierzyński w jednym miesiącu

3.a Generowanie rachunku

Rachunek do umowy o pracę należy wystawić w zakładce Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Rachunki wybierając opcję + wystaw nowy.

Kolejno w widoku nowego rachunku należy wybrać opcję “wylicz wynagrodzenie chorobowe”.

W otwartej stronie dotyczącej Wynagrodzenia chorobowego należy uzupełnić dane dotyczące okresu nieobecności pracownika w części “Pozycje wynagrodzenia chorobowego”.

Na początku należy uzupełnić okres, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym wpisując datę początku i końca zwolnienia z miesiąca którego dotyczy wystawiony rachunek, współczynnik dla zwolnienia chorobowego w przypadku ciąży (kod literowy na e-ZLA jako B) należy wybrać 100%, w opisie należy wskazać np. nr e-ZLA, kolejno zaznaczyć checkbox “Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?”

Następnie korzystając z opcji “+dodaj pozycję” należy wskazać okres urlopu macierzyńskiego. Na początku należy uzupełnić okres, w którym pracownik przebywał na urlopie macierzyńskim wpisując datę początku i końca zwolnienia. Współczynnik dla urlopu macierzyńskiego pozostawiony domyślnie jako 80%, będzie prawidłowy. W opisie należy wskazać zasiłek macierzyński, kolejno odznaczyć checkbox “Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?”

Przykład 2.
Pracownica przebywała zwolnieniu chorobowym, które przypada na okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego w okresie od 1-11.07.2024. 12.07.2024 urodziła dziecko i od tego dnia przebywa na zasiłku macierzyńskim.

Po dodaniu okresów zasiłkowych należy na dole strony zatwierdzić zmiany. Kolejno jeszcze raz dokonać zatwierdzenia wystawionego rachunku. Zostanie wyliczone wynagrodzenie chorobowe za część miesiąca. Tak wystawiony rachunek należy zatwierdzić.

3.b Generowanie deklaracji

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję wygeneruj ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych.

Po wygenerowaniu deklaracji na druku RSA zostanie zapisane wynagrodzenie chorobowe z kodem 331 oraz zasiłek macierzyński z kodem 311

Tak poprawiony druk będzie już można przesłać do ZUS. W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.

Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.

4. Zasiłek chorobowy (płatny przez ZUS) i zasiłek macierzyński w jednym miesiącu

4.a Generowanie rachunku

Rachunek do umowy o pracę należy wystawić w zakładce Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Rachunki wybierając opcję +wystaw nowy.

Kolejno w widoku nowego rachunku należy wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe.

W otwartej stronie dotyczącej Wynagrodzenia chorobowego należy uzupełnić dane dotyczące okresu nieobecności pracownika w części “Pozycje wynagrodzenia chorobowego”.

Na początku należy uzupełnić okres, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym wpisując datę początku i końca zwolnienia, z miesiąca którego dotyczy wystawiony rachunek, Współczynnik dla zwolnienia chorobowego w przypadku ciąży należy wybrać 100%, w Opisie należy wskazać zasiłek chorobowy, kolejno odznaczyć checkbox “Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?”

Następnie korzystając z opcji +dodaj pozycję należy wskazać okres urlopu macierzyńskiego. Na początku należy uzupełnić okres, w którym pracownik przebywał na urlopie macierzyńskim wpisując datę początku i końca zwolnienia. Współczynnik dla urlopu macierzyńskiego pozostawiony domyślnie jako 80% będzie prawidłowy. W Opisie należy wskazać zasiłek macierzyński, kolejno odznaczyć checkbox “Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?”

Przykład 3.
Pracownica przebywała na zasiłku chorobowym w okresie od 12-30.07.2024, w okresie od 1-11.07.2024 r. na zasiłku macierzyńskim.

Po dodaniu okresów zasiłkowych należy na dole strony zatwierdzić zmiany. Kolejno jeszcze raz dokonać zatwierdzenia wystawionego rachunku.

Po dokonaniu powyższych czynności zostanie wygenerowany zerowy rachunek. W otwartej stronie Wynagrodzenie za dany okres po lewej stronie będzie wykazane wynagrodzenie z kwotą, terminem płatności i datą opłacenia. Przy zerowym rachunku nie pojawi się DK (dowód księgowy).

4.b Generowanie deklaracji

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych.

Po wygenerowaniu deklaracji na druku RSA zostanie zapisany zasiłek chorobowy z kodem 313 oraz macierzyński (wypłacany przez ZUS) z kodem 311 i wskazanymi we wcześniejszym kroku datami.

Tak poprawiony druk będzie już można przesłać do ZUS. W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.

Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.

5. Cały miesiąc zasiłek macierzyński

5.a Generowanie rachunku

Ważne!
W sytuacji kiedy pracownik pełny miesiąc przebywa na zasiłku macierzyńskim, dla pracownika nie należy wystawiać rachunku do umowy o pracę.

5.b Generowanie deklaracji

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.
Następnie należy wybrać opcję ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych. Po zatwierdzeniu wartości składek pracodawcy pokaże się lista pracowników niewykazanych w deklaracji z powodu braku wypłaty wynagrodzenia.

Przy pracowniku przebywającym na macierzyńskim należy:

• oznaczyć obok pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim checkbox – “dodaj do e-deklaracji”,
• z dostępnej listy Powód wykazywania w deklaracji ZUS wybrać “Urlop macierzyński”
• uzupełnić Kod i Okres przerwy. W zależności od tego, na którym zasiłku macierzyńskim przebywa obecnie pracownica należy wybrać właściwy kod przerwy.

Kod – 311 podstawowy urlop macierzyński
Kod – 319 urlop rodzicielski

Po zatwierdzeniu wykonanych operacji zostaną wygenerowane prawidłowe deklaracje ZUS. Komplet tak wygenerowanych deklaracji należy złożyć do ZUS.

5.c Urlop macierzyński i urlop rodzicielski w jednym miesiącu na deklaracji ZUS RCA

Przy urodzeniu jednego dziecka pracownikowi przysługuje 20 tygodni urlopu macierzyńskiego i 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego. Jeśli w ciągu jednego miesiąca ma miejsce zakończenie urlopu macierzyńskiego i rozpoczęcie urlopu rodzicielskiego pracownika, należy to wykazać odpowiednio w deklaracji RCA.

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych. Po zatwierdzeniu wartości składek pracodawcy pokaże się lista pracowników niewykazanych w deklaracji z powodu braku wypłaty wynagrodzenia.

Przy pracowniku przebywającym na macierzyńskim należy:

• oznaczyć obok pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim checkbox – “dodaj do e-deklaracji”,
• z dostępnej listy Powód wykazywania w deklaracji ZUS wybrać “Urlop macierzyński”
• uzupełnić Kod i Okres przerwy. Kod przerwy 311 jest kodem dla okresu urlopu macierzyńskiego.

Po zatwierdzeniu wykonanych operacji zostaną wygenerowane deklaracje ZUS. Do deklaracji ZUS RSA należy dodać kolejny okres przerwy – dla urlopu rodzicielskiego z kodem 319.

W tym celu na liście wygenerowanych deklaracji proszę odszukać RSA za dany miesiąc i w trybie edycji wybrać opcję “+dodaj osobę ubezpieczoną”.

Kolejno uzupełniamy dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej i dodajemy daty dla okresu urlopu rodzicielskiego. Kod świadczenia przerwy uzupełniamy jako 319 – zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego. Zatwierdzamy deklarację RSA i przekazujemy komplet deklaracji do podpisu.

6. Urlop wypoczynkowy i zasiłek macierzyński w jednym miesiącu

6.a Generowanie rachunku

Rachunek do umowy o pracę należy wystawić w zakładce Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Rachunki wybierając opcję +wystaw nowy.

Kolejno w widoku nowego rachunku należy wybrać opcję wylicz wynagrodzenie chorobowe.

Na początku należy uzupełnić okres urlopu macierzyńskiego wpisując datę początku i końca zwolnienia z miesiąca, którego dotyczy wystawiony rachunek, Współczynnik dla urlopu macierzyńskiego pozostawiony domyślnie jako 80% będzie prawidłowy. W Opisie należy wskazać zasiłek macierzyński, kolejno odznaczyć checkbox “Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby?”.
 

Kolejno wybieramy opcję “Wylicz wynagrodzenie urlopowe lub za niepełny miesiąc”

Kolejno uzupełniamy:

• pensja stała lub zmienna
• liczba godzin pracy przypadających na cały miesiąc dla wymiaru etatu pracownika
• urlop:płatny
• daty: od pierwszego dnia urlopu do ostatniego
• liczba godzin roboczych: liczba godzin roboczych, w których pracownik przebywał na urlopie
• liczba dni roboczych: liczba dni roboczych, w których pracownik przebywał na urlopie

Na dole zatwierdzamy w celu wyliczenia wynagrodzenia urlopowego. Kolejno zatwierdzamy rachunek i wpisujemy datę opłacenia rachunku.
 

Więcej informacji w temacie urlopu wypoczynkowego pracownika znajdziesz w naszym artykule Urlop wypoczynkowy pracownika.

6.b Generowanie deklaracji

6.b.1 Wypłata wynagrodzenia urlopowego w miesiącu urlopu

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję wygeneruj ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych.

Pracownik, któremu wynagrodzenie urlopowe wypłacane jest do końca miesiąca urlopu pojawi się automatycznie na deklaracji RCA za ten miesiąc ze składkami naliczonymi od wypłaconego wynagrodzenia.

Po wygenerowaniu deklaracji na druku RSA zostanie zapisany zasiłek macierzyński (wypłacany przez ZUS) z wskazanymi we wcześniejszym kroku datami od – do i kodem 311 (zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego) lub 319 (zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego)
 

Tak przygotowany druk będzie już można przesłać do ZUS (opcja wysyłki jest dostępna na deklaracji DRA za dany miesiąc). W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Pojawi się dodatkowa prośba o zatwierdzenie, aby zapewnić świadome wysłanie deklaracji elektronicznie, unikając pomyłki.

Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.

Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.

6.b.2 Wypłata wynagrodzenia urlopowego do 10-go kolejnego miesiąca

Celem wygenerowania deklaracji należy wybrać miesiąc księgowy, za który ma zostać wygenerowana deklaracja do ZUS, należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.

Następnie należy wybrać opcję wygeneruj ZUS, co rozpoczyna proces generowania deklaracji rozliczeniowych.

Po wygenerowaniu deklaracji na druku RSA zostanie zapisany zasiłek macierzyński (wypłacany przez ZUS) z wskazanymi we wcześniejszym kroku datami od – do i kodem 311 (zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego) lub 319 (zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego).

Uwaga! W przypadku, gdy wynagrodzenie urlopowe pracownika wypłacane jest do 10-go kolejnego miesiąca, pracownika w miesiącu urlopu i zasiłku należy dodać ręcznie do deklaracji RCA z wykazaniem zerowych składek (ze składkami od wynagrodzenia pojawi się automatycznie w miesiącu wypłaty)
W tym celu należy przejść do deklaracji RCA za dany miesiąc.

Kolejno na dole deklaracji wybieramy opcję “edytuj” a następnie “+dodaj osobę ubezpieczoną”. Wypełniamy z apracownika pola w części od A do D, wszędzie wpisując same zera. Kolejno wybieramy “przelicz” i zatwierdzamy deklarację.

Tak poprawiony druk będzie już można przesłać do ZUS (opcja wysyłki jest dostępna na deklaracji DRA za dany miesiąc). W przypadku złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej należy ponownie wybrać numer deklaracji, na dole strony należy wybrać opcję wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Pojawi się dodatkowa prośba o zatwierdzenie, aby zapewnić świadome wysłanie deklaracji elektronicznie, unikając pomyłki.

Wysłane elektronicznie deklaracje, również zostaną wykazane w zakładce Deklaracje ➡ e-deklaracje ZUS z możliwością obserwowania statusu wysyłki oraz w razie jej zaakceptowania przez ZUS, pobrania potwierdzenia złożenia.

Więcej informacji w tym temacie znajdziesz w naszym artykule Wysyłka e-deklaracji do ZUS.

Autor: Ewelina Ciapara – zespół Ifirma.pl