Urlop ojcowski przedsiębiorcy

 

Urlop ojcowski – informacje ogólne

Urlop ojcowski przysługuje osobie prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą, według ogólnych zasad tzn. w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Urlop ojcowski można rozdzielić na dwie części po 7 dni kalendarzowych, należy go wykorzystać na stan prawny 26 kwietnia 2023 r. w ciągu 12 miesięcy od dnia narodzin dziecka lub upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Przedsiębiorcy będący ojcami dzieci urodzonych przed 26 kwietnia, będą mogli korzystać z urlopu do ukończenia przez dziecko 24 miesiąca życia.

Poniżej zapis przepisów przejściowych

Nowelizacja Kodeksu pracy zawiera jednak odnośnie okresu, przez który urlop może być realizowany przepis przejściowy. Zgodnie z art. 36 ustawy z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. , poz. 641), pracownik – ojciec wychowujący dziecko w dniu wejścia w nowelizacji ma prawo do urlopu ojcowskiego na zasadach określonych w przepisach dotychczasowych, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko:

1. 24. miesiąca życia albo
2. 14. roku życia, o ile nie upłynęły 24 miesiące od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie tego dziecka.

Kryterium decydującym jakie przepisy stosujemy, jest data narodzin dziecka, Jeżeli dziecko urodzi się najpóźniej dnia 25 kwietnia 2023 lub 25 kwietnia 2023 uprawomocni się postanowienie orzekającego przysposobienie tego dziecka przedsiębiorca będzie miał 24 miesiące od porodu lub uprawomocnienia się wyroku na wykorzystanie urlopu ojcowskiego.

Niewykorzystany w wyżej wymienionym czasie urlop ojcowski przepada.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że urlop ojcowski nie przysługuje ojcu, który jest pozbawiony władzy rodzicielskiej lub nie utrzymuje kontaktów ze swoim dzieckiem oraz w okresie tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności z wyjątkiem przypadków, w których prawo do zasiłku wynika z ubezpieczenia chorobowego osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania.
Warunkiem otrzymania urlopu ojcowskiego jest opłacona, dobrowolna składka na ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy, obowiązująca na dzień złożenia wniosku o urlop ojcowski.

Przy urlopie ojcowskim i wypłacanym z tego tytułu zasiłku macierzyńskim przez ZUS nie obowiązuje okres wyczekiwania. Nie ma obowiązku opłacania składki chorobowej przez określony czas przed skorzystaniem z zasiłku macierzyńskiego z tytułu urlopu ojcowskiego, ale na dzień skorzystania z urlopu ojcowskiego składka na ubezpieczenie chorobowe powinna już być uregulowana.
W przypadku gdy przedsiębiorca korzysta z ulgi na start, zasiłek macierzyński nie przysługuje, ponieważ nie jest opłacana składka na ubezpieczenie chorobowe.

 

1. Dokumenty składane do ZUS

Do dnia 25 kwietnia 2023 r. urlop ojcowski jest udzielany na pisemny wniosek przedsiębiorcy – ojca wychowującego dziecko. Od 26 kwietnia 2023 r. wniosek może zostać złożony także w wersji elektronicznej.

Przedsiębiorca najpóźniej na dzień przed datą rozpoczęcia urlopu ojcowskiego, powinien złożyć lub wysłać w postaci elektronicznej następujące dokumenty do swojej placówki terenowej ZUS:

1. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek lub ZUS za zgodność z oryginałem; zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów;
2. jeśli przedsiębiorca ubiega się o zasiłek w związku z przyjęciem dziecka na wychowanie i wystąpił do sądu z wnioskiem o jego przysposobienie, należy złożyć następujące dokumenty:
• prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek lub ZUS za zgodność z oryginałem,
• decyzję ostateczną o odroczeniu obowiązku szkolnego lub jej kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję,
3. wniosek przedsiębiorcy-ojca dziecka o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego (druk ZAO dostępny do pobrania tutaj).
4. wypełniony druk Z-3b.

 

Interaktywny druk ZUS Z-3B przedsiębiorca może wypełnić z poziomu ifirma.pl poprzez zakładkę Deklaracje → Zaświadczenia Raporty/ZUS, należy wybrać opcję zus z-3b. Po uzupełnieniu ZUS Z-3b, należy dokonać jego wydruku, podpisać i dostarczyć do placówki ZUS.

Uwaga!
Zaświadczenie ZUS Z-3b należy wypełnić, jak dla zasiłku macierzyńskiego. Więcej na temat ZUS Z-3b tutaj.

2. Otrzymanie zasiłku przed terminem zapłaty ZUS za okres urlopu ojcowskiego

W przedmiotowym przypadku należy wykonać czynności jakie zostały opisane poniżej:

1. Wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS na druku ZUS ZWUA lub złożenie ZUS KOA poza serwisem (zbiorcza korekta okresów podlegania pod dane ubezpieczenie płatnika składek)
2. Zarejestrowanie do opłacania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne lub złożenie ZUS KOA poza serwisem (zbiorcza korekta okresów podlegania pod dane ubezpieczenie płatnika składek)
3. Generowanie deklaracji ZUS
4. Zasiłek ojcowski w przypadku zatrudniania pracowników lub gdy jest zatrudniona tylko osoba współpracująca – komplet deklaracji ZUS DRA, RCA, RSA, RPA
5. Deklaracje ZUS jakie należy złożyć po zakończeniu urlopu ojcowskiego.

 

Przykład 1.

Pan Piotr prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, która jest jego jedynym tytułem do ubezpieczenia tzn. nie posiada umowy o pracę w innym zakładzie pracy. Opłaca pełne składki ZUS oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.
W okresie od 10 maja do 23 maja 2022 r. przebywał na urlopie ojcowskim. Zasiłek za ten okres został mu wypłacony 8 czerwca 2022. Z racji tego, że pan Piotr otrzymał zasiłek przed dniem 20 czerwca 2022, kiedy jest zobowiązany dokonać zapłaty składek za maj 2022, dlatego opłacił proporcjonalnie obniżone składki ZUS na ubezpieczenie społeczne w bieżącej deklaracji majowej 5/2022 ZUS DRA.

A. Wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS na druku ZUS ZWUA

Ustawowy termin dokonania wyrejestrowania ze wszystkich składek ZUS i zarejestrowania do składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 7 dni od dnia rozpoczęcia urlopu ojcowskiego, aczkolwiek stanowisko ZUS w tej kwestii nie jest jednoznaczne.

Najczęściej można spotkać się ze stanowiskiem ZUS, które mówi o tym, aby wstrzymać się z przerejestrowaniem, do dnia otrzymania zasiłku z ZUS, ponieważ zbyt szybkie wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS (w tym na ubezpieczenie chorobowe) i rejestracja do składki na ubezpieczenie zdrowotne, może spowodować ryzyko utraty zasiłku (wniosek ZUS Z-3b o zasiłek, może być rozpatrywany w terminie do 30 dni).

Rzadziej spotykane stanowisko ZUS mówi, że podstawa wymiaru składek może być zmniejszona w przypadku niezdolności do pracy, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku chorobowego.
Na przykład jeśli przedsiębiorca spełniał warunki do przyznania zasiłku chorobowego za 08/2023, to w deklaracji rozliczeniowej za 08/2023 mógł wykazać pomniejszoną podstawę wymiaru składek, poniżej dosłowny cytat odpowiedzi infolinii ZUS ( która nie jest wiążąca) w przedmiotowej kwestii
“informuję, że przedsiębiorcę starającego się o zasiłek macierzyński za czas urlopu ojcowskiego należy przerejestrować na samą składkę zdrowotną w terminie 7 dni od daty od jakiej wnioskuje o zasiłek na druku Z-3b, tj. od dnia rozpoczęcia zasiłku macierzyńskiego za czas urlopu ojcowskiego (nie ma
znaczenia przyznanie prawa do zasiłku macierzyńskiego (ojcowskiego) i nie ma znaczenia decyzja).”

Czyli dopuszcza przerejestrowanie oraz pomniejszenie składek ZUS na bieżąco.

 

Posiłkując się Przykładem 1 Pan Piotr korzystał z urlopu ojcowskiego od 10 maja do 23 maja 2023, zasiłek otrzymał 8 czerwca. Ustawowy termin 7 dni na wyrejestrowanie ze wszystkich składek (ZUS ZWUA) i zgłoszenie do składki na ubezpieczenie zdrowotne (ZUS ZZA) minął 17 maja, ale Pan Piotr czekał, aż ZUS wypłaci mu zasiłek, nastąpiło to 8 czerwca 2023 r. W takiej sytuacji zalecane jest, aby skontaktować się z infolinią ZUS lub udać się osobiście do ZUS i wystąpić o sporządzenie wniosku ZUS KOA (zgłoszenie zbiorczej korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu). ZUS wskazuje, że ZUS KOA najlepiej wypełnić bezpośrednio w jednostce terenowej ZUS, wtedy ZUS sporządzi i naniesie korektę w imieniu ubezpieczonego.

Można tego również dokonać elektronicznie, w tym celu po wypełnieniu wniosku ZUS KOA, należy go zeskanować, podpisać za zgodność z oryginałem i przesłać przez PUE ZUS, jako załącznik do formularza POG.

 

Jeżeli Przedsiębiorca zdecydował się wykonanie zbiorczej korekty ZUS KOA poza serwisem pomija część A i B instrukcji i od razu przechodzi do części C

Jeżeli Przedsiębiorca jest pewien, że może bezpiecznie wyrejestrować się ze wszystkich składek (na formularzu ZUS ZWUA) i zarejestrować do składki składki na ubezpieczenie zdrowotne (na formularzu ZUS ZZA) i nie skorzystał ze zbiorczej korekty ZUS KOA gdyż np. ustalił taki schemat postępowania z własną terenową jednostką ZUS, poniżej znajduje się instrukcja opisująca w jaki sposób krok po kroku dokonać wyrejestrowania ze wszystkich składek ZUS oraz rejestracji do składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby dokonać wyrejestrowania ze wszystkich składek, należy przejść do zakładki Konfiguracja.

 

Kolejno należy przejść do zakładki Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj zwua.

 
W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA, jako Typ deklaracji należy zaznaczyć wyrejestrowanie z ubezpieczenia, natomiast na liście Przyczyny wyrejestrowania należy wybrać inna przyczyna wyrejestrowania. Datę podajemy zgodnie z pierwszym dniem przejścia na urlop ojcowski, w Przykładzie 1 będzie to 10.05.2023 r.

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.

 

Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

W zakładce Deklaracje → e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZWUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Potwierdzenie pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

 

B. Zarejestrowanie do opłacania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne na deklaracji ZUS ZZA

 

Kolejnym krokiem, który należy wykonać, jest zarejestrowanie się do składki zdrowotnej na druku ZUS ZZA. W tym celu należy przejść do zakładki Konfiguracja

Kolejno należy przejść do zakładki Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Przedsiębiorcy wybrać opcję wygeneruj zza.

 

Jako Typ deklaracji wybieramy Zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką, jaką wprowadziliśmy na ZWUA. Dla Przykładu 1 będzie to 10.05.2023 r.

Kolejnym polem do uzupełnienia jest kod wykonywanego zawodu, nie należy go mylić z kodem ubezpieczenia ani kodem PKD, jest to niezależny kod wykonywanego zawodu ustalany dla celów statystycznych GUS.

Reasumując w polu kod wykonywanego zawodu należy wprowadzić hasło opisujące stanowisko, jakie przedsiębiorca wykonuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis automatycznie będzie wskazywał propozycje sześciocyfrowego kodu wykonywanego zawodu, należy wybrać opcję, która najbardziej wpisuje się w charakter wykonywanej pracy związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej (nie należy kodu wykonywanego zawodu mylić i wiązać ze stanowiskiem np. z umowy o pracę w innym zakładzie pracy).

Poniżej zrzut ekranu, Przykładzie 1, przedsiębiorca jest Kierownikiem biura rachunkowego, już po wpisaniu frazy “kier…” serwis automatycznie wyszukuje zawód i przypisany mu kod zawodu.

 

Wybranie opcji przekaż do podpisu spowoduje zatwierdzenie zgłoszenia, przekazanie do podpisu a następnie wysłanie do ZUS-u.

 
Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZZA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

C. Generowanie deklaracji ZUS

Po dokonaniu wszelkich formalności związanych z wysyłką deklaracji zgłoszeniowych/czy złożeniu ZUS KOA poza serwisem, należy proporcjonalnie obniżyć składki społeczne w serwisie. W tym celu, należy ustawić miesiąc księgowy w miesiącu, korzystania z urlopu ojcowskiego, przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje.
Na podstawie Przykładu 1, ustawimy się w miesiącu księgowym maj 2023, którego dotyczyć będzie wskazana deklaracja.

 
Kolejno należy wybrać ikonę ZUS służącą do generowania deklaracji.

 
Następnie należy wybrać opcję edytuj,

 

a następnie + Dodaj pozycję,

 

jako typ przerwy wskazać choroba i podać w okresie przerwy dzienne daty urlopu ojcowskiego z zakresu wybranego miesiąca księgowego w tym przypadku od 10.05.2023 do 23.05.2023.

 

Po zatwierdzeniu dodanej przerwy serwis przeliczy wartości składek ZUS, zostaną proporcjonalnie obniżone (z wyjątkiem składki na ubezpieczenie zdrowotne, która jako jedyna jest niepodzielna i nie ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu). Tak przeliczone kwoty należy kolejny raz zatwierdzić.

 

Jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, tak jak w Przykładzie 1, okres urlopu ojcowskiego nie zostanie ujęty na raporcie imiennym ZUS RSA. W takim przypadku skorzystanie z urlopu ojcowskiego sprawi, że na deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA zostaną proporcjonalnie pomniejszone składki na ubezpieczenia społeczne oraz Fundusz pracy za okres trwania urlopu ojcowskiego.

D. Zasiłek ojcowski w przypadku zatrudniania pracowników lub jeśli jest zatrudniona tylko osoba współpracująca – komplet deklaracji ZUS DRA, RCA, RSA, RPA

W przypadku kiedy pracodawca zatrudnia, co najmniej jednego pracownika konieczne jest wygenerowanie deklaracji ZUS DRA wraz z załącznikami RCA, RSA, RPA.

 

Dokument ZUS RSA jest raportem imiennym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone. Osobami ubezpieczonymi są pracownicy oraz przedsiębiorca. W raporcie wykazywane są okresy przerwy w opłacaniu składek, okres zasiłków przedsiębiorcy oraz zestawienie wypłaconych świadczeń lub wynagrodzeń za czas absencji zawodowej pracowników.

Po wprowadzeniu okresu trwania zasiłku macierzyńskiego wg instrukcji podanej w części C. Generowanie deklaracji ZUS. w deklaracji, należy wprowadzić zmiany w deklaracji ZUS RSA. Dodane do deklaracji przerwy wykazywane są bowiem na formularzu RSA jako zasiłek chorobowy z kodem 313.

W tym celu w zakładce Deklaracje → Deklaracje w kolumnie RSA należy wybrać numer deklaracji, dla której należy zmienić kod świadczenia/przerwy, dla Przykładu 1 będzie to nr 05/2023.

 

Kolejno należy wybrać opcję edytuj i dołu strony.

Na deklaracji ZUS RSA należy wyszukać okres przerwy z wykazanym błędnym kodem 313 i wybrać poprawny kod świadczenia/przerwy 327 czyli zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Zmiany te należy zatwierdzić na dole deklaracji RSA.

 

 

 
Kolejno w zakładce Deklaracje → Deklaracje w kolumnie DRA należy wybrać numer odpowiedniej deklaracji, która ma zostać wysłana do ZUS (dla wskazanego przykładu 05/2023), na dole strony należy wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji. Opcja ta spowoduje przekazanie kompletu deklaracji do podpisu.

Więcej na temat wysyłki deklaracji w serwisie ifirma.pl znajduje się tutaj.

E. Deklaracje ZUS jakie należy złożyć po zakończeniu urlopu ojcowskiego.

Po zakończeniu urlopu ojcowskiego przedsiębiorca powinien pamiętać o wyrejestrowaniu na formularzu ZUS ZWUA ze składki zdrowotnej i zarejestrowaniu na ZUS ZUA do wszystkich składek ZUS.
Zgodnie z przepisami należy dokonać tego w ciągu 7 dni od dnia zakończenia urlopu ojcowskiego.
Niestety w znacznej większości przypadków nie jest możliwe, aby móc zachować wyżej wymieniony termin, ponieważ rozpatrzenie wniosku ZUS Z-3b przedsiębiorcy o urlop ojcowski, trwa zwykle dłużej niż 7 dni, a dopóki przedsiębiorca nie ma pewności, w jaki sposób ZUS ustosunkuje się do jego wniosku, nie zalecane jest składanie deklaracji zgłoszeniowych ZUS (tzn. ZUS ZWUA, ZUS ZUA).

Posiłkując się Przykładem 1 Pan Piotr korzystał z urlopu ojcowskiego od 10 maja do 23 maja 2022, zasiłek otrzymał 8 czerwca 2022 r. Ustawowy termin 7 dni wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne (ZUS ZWUA) i zarejestrowania do wszystkich składek wraz ze składką na ubezpieczenie chorobowe (ZUS ZUA) minął 30 maja, ale Pan Piotr czekał, aż ZUS przyzna mu zasiłek, co miało miejsce dnia 8 czerwca 2022 r.

Niestety brak zgłoszenia się w terminie na ZUS ZUA, z dobrowolną składką na ubezpieczenie chorobowe, może nieść konsekwencje prowadzące do zerwania ciągłości ubezpieczenia chorobowego i konieczności rozpoczęcia naliczania nowego biegu 90-dniowego wyczekiwania, na możliwość skorzystania z zasiłku z ZUS.

Wynika to z art. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który mówi:

Art. 14. systemu ubezpieczeń społecznych.

Moment objęcia ubezpieczeniami i moment ustania ubezpieczeń
1. Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo chorobowym następuje od dnia wskazanego odpowiednio w zgłoszeniu, o którym mowa w art. 36 obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ust. 10 albo 14, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym zgłoszenie zostało złożone w Zakładzie, z zastrzeżeniem ust. 1a.

1a. Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego w zgłoszeniu tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w terminie określonym w art. 36 obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ust. 4 albo 4b.

 
Można się także spotkać z praktyką, że w przypadku kiedy przedsiębiorca wnioskuje o zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego- w ciągu 7 dni od daty wskazanej na Z-3b, gdzie z wyprzedzeniem zgłasza się na ZUS ZWUA, oraz ZUS ZUA do pełnych składek wraz ze składką chorobową podając datę przyszłą- czyli dzień kiedy osoba powraca z zasiłku (jeśli oczywiście przedsiębiorcy zależy, aby po urlopie ojcowskim w dalszym ciągu opłacać składkę na ubezpieczenie chorobowe i nie przerywać jej ciągłości).
 

Przedmiotowa kwestia, jest na tyle niestandardowa i delikatna, że schemat postępowania warto na pewno omówić, z miejscowo właściwym oddziałem ZUS.

Aby uniknąć ryzyka przerwania ciągłości dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, po przyznaniu zasiłku za urlop ojcowski, należy udać się bezpośrednio do placówki ZUS i złożyć tam tzw. wniosek ZUS KOA (zgłoszenie zbiorczej korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym i/ lub ubezpieczeniu zdrowotnemu), która eliminuje ryzyko, utraty ciągłości zgłoszenia do składki na ubezpieczenie chorobowe.

Można tego również dokonać elektronicznie, w tym celu po wypełnieniu wniosku ZUS KOA, należy go zeskanować, podpisać za zgodność z oryginałem i przesłać przez PUE ZUS, jako załącznik do formularza POG.

 

Jeżeli Przedsiębiorca zdecydował się na wykonanie zbiorczej korekty ZUS KOA poza serwisem nie wykonuje poniższych punktów instrukcji:

1. ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne
2. ZUS ZUA – zgłoszenie do wszystkich składek ZUS, czyli powrót do składek ZUS jakie Przedsiębiorca opłacał przed urlopem ojcowskim.

 

Jeżeli Przedsiębiorca jest pewien, że po zakończeniu urlopu ojcowskiego, może bezpiecznie wyrejestrować się ze składki zdrowotnej (na formularzu ZUS ZWUA) i zarejestrować do składki wszystkich składek (na formularzu ZUS ZUA) i nie skorzystał ze zbiorczej korekty ZUS KOA gdyż np. ustalił taki schemat postępowania z własną terenową jednostką ZUS, poniżej znajduje się instrukcja opisująca w jaki sposób krok po kroku dokonać wyrejestrowania ze składki na ubezpieczenie zdrowotne, oraz rejestracji do wszystkich składek ZUS.

1) ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne

Aby dokonać wyrejestrowania ze składki na ubezpieczenie zdrowotne, należy przejść do zakładki Konfiguracja

Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj zwua.

 

W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA, jako Typ deklaracji należy zaznaczyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń, natomiast w polu Przyczyna wyrejestrowania należy wybrać inna przyczyna wyrejestrowania. Podajemy datę dzień, po zakończeniu urlopu ojcowskiego, w naszym przykładzie 1 będzie to data 24.05.2023 r.

 

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.
Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

W zakładce Deklaracje → e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZWUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Potwierdzenie pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

 

2) ZUS ZUA – zgłoszenie do wszystkich składek ZUS, czyli powrót do składek ZUS jakie Przedsiębiorca opłacał przed urlopem ojcowskim.

 

Kolejnym krokiem, który należy wykonać, jest zarejestrowanie się do składki społecznej wraz z dobrowolną składką na ubezpieczenie chorobowe (o ile Przedsiębiorca wyraża chęć dalszego jej opłacania) na druku ZUS ZUA. W tym celu należy w prawym górnym rogu wybrać Login ➡ Konfiguracja

 
Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Przedsiębiorcy wybrać opcję wygeneruj zua.

 

Jako Typ deklaracji wybieramy Zgłoszenie i w części Ubezpieczenia obowiązkowe zaznaczamy: emerytalne, rentowe, wypadkowe i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką, jaką wprowadziliśmy w ZWUA, dla naszego przykładu będzie to 24.05.2023 r. Taką samą datę wprowadzamy pod ubezpieczeniem zdrowotnym. Jeśli przedsiębiorca nadal chce opłacać dobrowolną składkę na ubezpieczenie chorobowe, w części Ubezpieczenia dobrowolne należy zaznaczyć checkbox przy opcji chorobowe oraz wprowadzić datę jak przy pozostałych ww.ubezpieczeniach.
Następnie uzupełniamy pole Kod wykonywanego zawodu( w naszym przykładzie to kierownik biura rachunkowego) i wybieramy opcję Przekaż do podpisu.

 

Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

W zakładce Deklaracje → e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Potwierdzenie pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

 

3. Otrzymanie zasiłku po terminie zapłaty ZUS za okres urlopu ojcowskiego

W przedmiotowym przypadku należy wykonać czynności jakie zostały opisane poniżej:

1. Wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS na druku ZUS ZWUA lub złożenie ZUS KOA poza serwisem (zbiorcza korekta okresów podlegania pod dane ubezpieczenie płatnika składek)
2. Zarejestrowanie do opłacania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne lub złożenie ZUS KOA poza serwisem (zbiorcza korekta okresów podlegania pod dane ubezpieczenie płatnika składek)
3. Generowanie deklaracji ZUS
4. Korekta ZUS po otrzymaniu zasiłku
5. Korekta w przypadku kiedy przedsiębiorca zatrudniania pracowników lub gdy jest zatrudniona tylko osoba współpracująca – komplet deklaracji ZUS DRA, RCA, RSA, RPA
6. Korekta zobowiązań względem ZUS w serwisie ifirma.
7. Deklaracje ZUS jakie należy złożyć po zakończeniu urlopu ojcowskiego.
8. Rozliczenie nadpłaty z ZUS

 

Przykład 2

Pan Jacek prowadzi przedsiębiorstwo i zatrudnia dwie osoby na umowę o pracę. Działalność gospodarcza jest jego jedynym tytułem do ubezpieczenia tzn. nie posiada umowy o pracę w innym zakładzie pracy. Opłaca pełne składki ZUS oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.
W okresie od 17 maja do 30 maja 2023 r. przebywał na urlopie ojcowskim. Zasiłek za ten okres został mu wypłacony 27 czerwca 2023 r. Z racji tego, że pan Jacek do 20 czerwca 2023 r. jest zobowiązany dokonać zapłaty składek za maj 2023 r, opłacił składki w pełnej wysokości do ZUS, aby nie powstała przypadkiem zaległość dla składki na ubezpieczenie chorobowe, co mogłoby skutkować brakiem wypłaty zasiłku macierzyńskiego, za okres urlopu ojcowskiego.

Ustawowy termin dokonania wyrejestrowania ze wszystkich składek ZUS i zarejestrowania do składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 7 dni od dnia rozpoczęcia urlopu ojcowskiego, aczkolwiek zalecamy wstrzymać się z tą czynnością, do dnia otrzymania zasiłku z ZUS, ponieważ zbyt szybkie wyrejestrowanie ze wszystkich składek ZUS (w tym składki na ubezpieczenie chorobowe) i rejestracja do składki na ubezpieczenie zdrowotne, może spowodować ryzyko utraty zasiłku (ponieważ ZUS na rozpatrzenie wniosku ZUS Z-3b i przyznanie zasiłku ma termin 30 dni).

Posiłkując się Przykładem 2 Pan Jacek korzystał z urlopu ojcowskiego od 17 maja do 30 maja 2023, zasiłek otrzymał w dniu 27 czerwca 2023 r. Ustawowy termin 7 dni na wyrejestrowanie ze wszystkich składek (ZUS ZWUA) i zgłoszenie do składki na ubezpieczenie zdrowotne (ZUS ZZA) minął 24 maja, ale Pan Jacek czekał z tą czynnością, do momentu, aż ZUS wypłaci mu zasiłek, co nastąpiło dnia 27 czerwca 2023 r.

Rzadziej spotykane stanowisko ZUS mówi, że podstawa wymiaru składek może być zmniejszona w przypadku niezdolności do pracy, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku chorobowego.
Na przykład jeśli przedsiębiorca spełniał warunki do przyznania zasiłku chorobowego za 08/2023, to w deklaracji rozliczeniowej za 8/2023 mógł wykazać pomniejszoną podstawę wymiaru składek, poniżej dosłowny cytat odpowiedzi infolinii ZUS ( która nie jest wiążąca) w przedmiotowej kwestii

“informuję, że przedsiębiorcę starającego się o zasiłek macierzyński za czas urlopu ojcowskiego należy przerejestrować na samą składkę zdrowotną w terminie 7 dni od daty od jakiej wnioskuje o zasiłek na druku Z-3b, tj. od dnia rozpoczęcia zasiłku macierzyńskiego za czas urlopu ojcowskiego (nie ma
znaczenia przyznanie prawa do zasiłku macierzyńskiego (ojcowskiego) i nie ma znaczenia decyzja).”

Czyli dopuszcza przerejestrowanie oraz pomniejszenie składek ZUS na bieżąco.

UWAGA!
W związku z dużymi rozbieżnościami stanowiska ZUS, zalecamy aby każdy Przedsiębiorca skonsultował i ustalił, jakie stanowisko przyjmuje jego terenowa jednostka ZUS w przedmiotowej kwestii.

W takiej sytuacji zalecane jest, aby skontaktować się z infolinią ZUS lub udać się osobiście do ZUS i wystąpić o sporządzenie wniosku ZUS KOA (zgłoszenie zbiorczej korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu). ZUS wskazuje, że ZUS KOA najlepiej wypełnić bezpośrednio w jednostce terenowej ZUS, wtedy ZUS sporządzi i naniesie korektę w imieniu ubezpieczonego.

Można tego również dokonać elektronicznie, w tym celu po wypełnieniu wniosku ZUS KOA, należy go zeskanować, podpisać za zgodność z oryginałem i przesłać przez PUE ZUS, jako załącznik do formularza POG.

 

Jeżeli Przedsiębiorca zdecydował się na wykonanie zbiorczej korekty ZUS KOA poza serwisem pomija część A i B instrukcji i od razu przechodzi do części C.

Jeżeli Przedsiębiorca, potwierdził w ZUS i jest pewien, że może bezpiecznie wyrejestrować się z pełnych składek (na formularzu ZUS ZWUA) i zarejestrować do składki zdrowotnej (na formularzu ZUS ZZA) i nie skorzystał ze zbiorczej korekty ZUS KOA gdyż np. ustalił taki schemat postępowania z własną terenową jednostką ZUS, poniżej są opisane czynności jakie można wykonać z poziomu serwisu ifirma dotyczące wyrejestrowania ze wszystkich składek ZUS i zarejestrowania do składki na ubezpieczenie zdrowotne.

A. Wyrejestrowania ze wszystkich składek ZUS na druku ZUS ZWUA

Aby dokonać wyrejestrowania ze wszystkich składek, należy w prawym górnym rogu wybrać Login → Konfiguracja

 
Kolejno wybrać opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj zwua.

 

W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA, jako Typ deklaracji należy zaznaczyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń, natomiast przy polu Przyczyna wyrejestrowania należy wybrać inna przyczyna wyrejestrowania. Datę podajemy zgodnie z pierwszym dniem przejścia na urlop ojcowski, w zgodnie z Przykładem 2 będzie to 17.05.2023 r.

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.

 

Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

W zakładce Deklaracje → E-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZWUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Potwierdzenie pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

 

B. Zarejestrowania do opłacania wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne

 

Kolejnym krokiem, który należy wykonać, jest zarejestrowanie się do składki zdrowotnej na formularzu ZUS ZZA. W tym celu należy w prawym górnym rogu wybrać Login ➡ Konfiguracja

 
Kolejno wybrać zakładkę Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Przedsiębiorcy wybrać opcję wygeneruj zza.

 

Jako Typ deklaracji wybieramy Zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką, jaką wprowadziliśmy na ZWUA. Dla Przykładu 2 będzie to 17.05.2023 r. Następnie uzupełniamy pole Kod wykonywanego zawodu.

Kolejnym polem do uzupełnienia jest kod wykonywanego zawodu, nie należy go mylić z kodem ubezpieczenia ani kodem PKD, jest to niezależny kod wykonywanego zawodu ustalany dla celów statystycznych GUS.

Reasumując w polu kod wykonywanego zawodu należy wprowadzić hasło opisujące stanowisko, jakie przedsiębiorca wykonuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis automatycznie będzie wskazywał propozycje sześciocyfrowego kodu wykonywanego zawodu, należy wybrać opcję, która najbardziej wpisuje się w charakter wykonywanej pracy związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej (nie należy kodu wykonywanego zawodu mylić i wiązać ze stanowiskiem np. z umowy o pracę w innym zakładzie pracy).

Poniżej zrzut ekranu, Przykładzie 1, przedsiębiorca jest dyrektorem handlowym , już po wpisaniu frazy “handl” serwis automatycznie wyszukuje zawód i przypisany mu kod zawodu poniżej przykładowy zrzut ekranu.

 
Tak przygotowaną deklarację można przekazać do podpisu wybierając na dole opcję przekaż do podpisu.

 
Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZZA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

W zakładce Deklaracje → e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZZA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Potwierdzenie pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

 

C. Generowanie deklaracji ZUS

Zgodnie z Przykładem 2, pan Jacek, aby otrzymać zasiłek macierzyński z tytułu korzystania z urlopu ojcowskiego, powinien mieć opłaconą składkę na ubezpieczenie chorobowe, jeżeli zasiłek za urlop ojcowski, otrzymał 27 czerwca 2023 r. do dnia 20 czerwca 2023 powinien wygenerować ZUS DRA za maj 2023 r. z pełnymi składkami (dla bezpieczeństwa gwarancji zachowania ciągłości w opłacaniu składki na ubezpieczenie chorobowe), a nadpłatę składek ZUS odliczyć np. w kolejnym miesiącu, tzn. za miesiąc czerwiec 2023, z terminem opłacenia składek do 20-go lipca.

Czyli Pan Jacek, pierwotnie wysłał do ZUS standardową, pełną deklarację ZUS DRA za maj 2022r. bez wprowadzania okresu zasiłku ojcowskiego.

Pan Jacek, w tym celu ustawił się w miesiącu księgowym maj 2023, wybrał zakładkę Deklaracje → Deklaracje → opcja wygeneruj ZUS → w tabeli pojawiły się pełne kwoty składek, które zatwierdził na dole strony, następnie opłacił w pełnej wysokości i przekazał do wysyłki w sposób opisany tutaj.

C.1. ZUS DRA w trybie korekty

Po otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego za urlop ojcowski, można bezpiecznie złożyć deklarację ZUS DRA za maj 2023 w trybie korekty z proporcjonalnie pomniejszonymi składkami ZUS.

Temat korekty DRA został także szeroko omówiony w naszej instrukcji, która znajduje się tutaj.

Przed przystąpieniem do sporządzenia korekty Przedsiębiorca powinien odnotować wartości oraz daty zapłaty składek ZUS widocznych w zakładce Zobowiązania ➡ Składki ZUS dotyczących płatności składek ZUS za okres korzystania z urlopu ojcowskiego. Dla naszego przykładu należy ustawić miesiąc księgowy, zgodny z terminem zapłaty ZUS DRA za maj: 5/2023, czyli miesiąc czerwiec 2023 r (gdyż ZUS DRA 5/2023 jest opłacane do 20 czerwca 2023) i przejść do zakładki Zobowiązania ➡ Składki ZUS.

Następnie w celu skorygowania deklaracji ZUS DRA za okres choroby, należy ustawić w serwisie miesiąc księgowy zgodny z miesiącem, za który ma być sporządzona korekta deklaracji dla Przykładu 2, będzie to maj 2023. Kolejno należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje

 
Kolejno ikonę wygeneruj ZUS służącą do generowania deklaracji.

 
Następnie, gdy pokaże się tabela przedstawiająca wysokość wyliczonych składek, należy wybrać opcję edytuj, a potem dodaj pozycję:

 

 

Kolejno należy wybrać w kolumnie: Typ przerwy choroba, okres przerwy czyli data rozpoczęcia oraz zakończenia urlopu ojcowskiego, po czym należy wybrać opcję zatwierdź, tak jak na poniższym zrzucie ekranu.

 

Po zatwierdzeniu dodanej przerwy serwis przeliczy wartości składek ZUS, ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz Fundusz Pracy zostaną proporcjonalnie obniżone, natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne jest jako jedyna składka ZUS niepodzielna i nie ulega pomniejszeniu. Tak przeliczone wartości należy kolejny raz zatwierdzić.

 

W kolejnym kroku należy zmienić identyfikator składanej deklaracji z nr 1 na 2 (identyfikator wskazuje kolejny numer składanej za ten sam okres deklaracji). W celu zmiany należy wybrać nr deklaracji DRA 5/2023.

 

Poniżej otwartej deklaracji, na dole strony należy wybrać edytuj

 
W polu 02. IDENTYFIKATOR DEKLARACJI (NUMER/MM/RRRR) należy zmienić cyfrę 1 na cyfrę 2 (o ile wcześniej Przedsiębiorca nie robił korekt za dany miesiąc, jeśli były korekty to należy podać kolejny numer). Po dokonaniu zmiany należy zatwierdzić formularz.

 
Kolejno na dole należy wybrać opcję zatwierdź

 
Tak sporządzoną korektę można przesłać do podpisu wybierając na dole opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji.

 
W przypadku chęci złożenia do ZUS deklaracji w formie papierowej ponownie należy wybrać nr deklaracji następnie na dole strony należy skorzystać z opcji wydrukuj. W celu wysyłki elektronicznej w tym samym miejscu należy wybrać przekaż do podpisu komplet deklaracji.

Więcej na temat wysyłki deklaracji w serwisie ifirm.pl znajduje się tutaj.

C.2. Korekta DRA w przypadku zatrudniania pracowników lub osoby współpracującej – komplet deklaracji ZUS DRA, RCA, RSA, RPA

W przypadku kiedy pracodawca zatrudnia co najmniej jednego pracownika konieczne jest wygenerowanie deklaracji ZUS DRA wraz z załącznikami RCA, RSA, RPA.

 

Dokument ZUS RSA jest raportem imiennym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone. Osobami ubezpieczonymi są pracownicy oraz przedsiębiorca. Po wprowadzeniu okresu trwania zasiłku macierzyńskiego, za okres korzystania z urlopu ojcowskiego podczas generowania deklaracji ZUS, schemat wprowadzania okresu przerwy (zasiłku), jest opisany w pkt C. Generowanie deklaracji ZUS należy pamiętać o zmianie kodu świadczenia/ przerwy na RSA z 313 na 327. Szerzej zostało to opisane poniżej.

W raporcie wykazywane są okresy przerwy w opłacaniu składek, okres zasiłków przedsiębiorcy oraz zestawienie wypłaconych świadczeń lub wynagrodzeń za czas absencji zawodowej pracowników.

W tym celu przedsiębiorca, przechodzi do zakładki Deklaracje → Deklaracje, kolumna RSA i wybiera miesiąc w którym korzystał z urlopu ojcowskiego, zgodnie z Przykładem 2, należy wybrać RSA za maj 2023 tzn. 05/2023.

 

Następnie Przedsiębiorca, na dole deklaracji RSA wybiera edytuj, kolejno należy odszukać siebie na deklaracji i zmienić kod świadczenia/przerwy z 313 na 327 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić na dole formularza RSA.

 

Kolejnym krokiem będzie złożenie ZUS DRA w trybie korekty. W tym celu konieczna będzie edycja deklaracji ZUS DRA. W związku z tym, należy przejść do zakładki Deklaracje → Deklaracje, odszukać w kolumnie DRA miesiąc kiedy korzystano z urlopu ojcowskiego, zgodnie Przykładem 2 będzie to kolumna DRA 05/2023.

 

Następnie, po otwarciu deklaracji należy przejść na dół, wybierając opcję: edytuj, kolejno w części I Dane organizacyjne, w polu 02. Identyfikator Deklaracji (Numer, MM/RRRR) należy zmienić numer deklaracji z nr 1 na 2 (lub na kolejny numer jeżeli uprzednio deklaracja była wysyłana w trybie korekty do ZUS). Zmiana identyfikatora deklaracji dla ZUS będzie oznaczała utworzenie korekty deklaracji rozliczeniowej. Następnie należy przejść na dół deklaracji i wybrać opcję zatwierdź.

 

Wygenerowaną w ten sposób deklarację należy wysyłać do ZUS. Istnieje możliwość wysyłki elektronicznej za pośrednictwem serwisu ifirma.pl, korzystając z opcji przekaż do podpisu komplet deklaracji. Następnie pojawi się komunikat Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS DRA do podpisu elektronicznego? Wybierając opcję zatwierdź, użytkownik potwierdza przekazanie deklaracji ZUS do wysyłki.

Więcej na temat korekty deklaracji można przeczytać tutaj

W zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS istnieje możliwość śledzenia statusu przesłanej deklaracji.
Więcej na temat wysyłki elektronicznej deklaracji znajdziesz tutaj.

E. Korygowanie wartości zobowiązań

W związku z tym, że została dokonana korekta deklaracji ZUS DRA, wartości składek ZUS w serwisie proporcjonalnie się obniżyły, zgodnie z wprowadzonym okresem przerwy w systemie.

W takiej sytuacji należy przejść do zakładki Zobowiązania → Składki ZUS, celem wprowadzenia składek w wartościach realnie wpłaconych do ZUS.

W kolejnym kroku należy przejść do zakładki Zobowiązania → Składki ZUS, dla naszego przykładu, ustawiamy się zgodnie z datą zapłaty składek, za maj 2023, czyli w miesiącu księgowym czerwiec 2023, a następnie wprowadzamy pierwotnie zapłacone wartości pełnych składek ZUS.

Dla naszego przykładu tak przedstawiają się wartości składek ZUS zapłaconych pierwotnie oraz tych po korekcie, które są zawarte w poniższej tabeli:

Ubezpieczenie	Wartość pełnych składek ZUS zapłaconych przed korektą DRA za maj 2023	Wartość składek proporcjonalnie obniżonych w wyniku korekty DRA za maj 2023
emerytalne	812,23 zł	445,42 zł
rentowe	332,88 zł	182,55 zł
chorobowe	101,94 zł	55,91 zł
wypadkowe	69,49 zł	38,11 zł
zdrowotne	314,10 zł	314,10 zł
Fundusz Pracy	101,94 zł	55,91 zł
Razem	1732,58 zł	1092,00 zł

 

Następnie należy w kolumnie Typ Składki wybrać opcję: Ubezpieczenie Społeczne Pracodawcy

 

Po otworzeniu tej opcji, należy dole przejść do edytuj, a następnie w polu Kwota Składki, wprowadzić składki ZUS na ubezpieczenie społeczne (tj. suma wartości składek na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) zgodnie z wykonanym przelewem do ZUS. Pole Kwota do zaksięgowania należy zostawić puste. Można od razu wprowadzić datę opłacenia, zatwierdzić ją, a następnie przejść na dół do zielonej opcji zatwierdź. Poniżej przykładowy zrzut ekranu:

 

W przypadku, kiedy Przedsiębiorca ma obowiązek opłacania składki na Fundusz pracy np. w sytuacji kiedy podlega pod tzw. Duży ZUS lub gdy podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne wynosi co najmniej 3600 zł brutto (od lipca 2023 roku), należy także edytować składkę na Fundusz Pracy.
Aby tego dokonać, należy w kolumnie Typ składki wybrać Fundusz Pracy pracodawcy.

 

U dołu strony wybrać edytuj, następnie w polu Kwota Składki, wprowadzić składkę zgodnie z wykonanym przelewem do ZUS, składka na Fundusz Pracy, księguje się w KPiR, dlatego należy w polu Kwota do zaksięgowania, wprowadzić taką samą kwotę, jak w polu Kwota składki. Można także z tego poziomu uzupełnić datę opłacenia składki.

 

Uwaga!

Nie edytujemy wartości na Ubezpieczenie zdrowotne pracodawcy, gdyż ta składka jako jedyna jest niepodzielna, nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu i należy tylko wprowadzić i zatwierdzić jej Datę opłacenia, zgodną z przelewem do ZUS.

F. Deklaracje ZUS jakie należy złożyć po zakończeniu urlopu ojcowskiego.

Po zakończeniu urlopu ojcowskiego Przedsiębiorca powinien pamiętać o wyrejestrowaniu na formularzu ZUS ZWUA ze składki zdrowotnej i zarejestrowaniu na ZUS ZUA do wszystkich składek ZUS.
Zgodnie z przepisami należy dokonać tego w ciągu 7 dni od dnia zakończenia urlopu ojcowskiego.
Niestety w znacznej większości przypadków nie jest możliwe, aby móc zachować wyżej wymieniony termin, ponieważ rozpatrzenie wniosku na ZUS Z-3b Przedsiębiorcy o urlop ojcowski trwa zwykle dłużej niż 7 dni, a dopóki Przedsiębiorca nie ma pewności, w jaki sposób ZUS ustosunkuje się do jego wniosku nie powinien składać deklaracji zgłoszeniowych ZUS ( tzn. ZUS ZWUA, ZUS ZUA).

Posiłkując się naszym przykładem 2 Pan Jacek korzystał z urlopu ojcowskiego od 17 maja do 30 maja 2023 r., zasiłek otrzymał dnia 27 czerwca 2023 r. Ustawowy termin 7 dni na wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne minął 6 czerwca 2023 r., ale Pan Jacek czekał, aż ZUS przyzna mu zasiłek, co miało miejsce dnia 27 czerwca 2023 r.

Niestety brak zgłoszenia się w terminie na ZUS ZUA, z dobrowolną składką na ubezpieczenie chorobowe, może w konsekwencji prowadzić do zerwania ciągłości ubezpieczenia chorobowego i rozpoczęcie nowego biegu 90-dniowego wyczekiwania, na możliwość skorzystania z zasiłku z ZUS.

Nie jest to regułą, ale istnieje takie ryzyko.

Można się także spotkać z praktyką, że w przypadku kiedy przedsiębiorca wnioskuje o zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego- w ciągu 7 dni od daty wskazanej na Z-3b, gdzie z wyprzedzeniem zgłasza się na ZUS ZWUA, oraz ZUS ZUA do pełnych składek wraz ze składką chorobową podając datę przyszłą- czyli dzień kiedy osoba powraca z zasiłku (jeśli oczywiście przedsiębiorcy zależy, aby po urlopie ojcowskim w dalszym ciągu opłacać składkę na ubezpieczenie chorobowe i nie przerywać jej ciągłości).

W takiej sytuacji zalecane jest, aby skontaktować się z infolinią ZUS lub udać się osobiście do oddziału ZUS i wystąpić o sporządzenie wniosku ZUS KOA (zgłoszenie zbiorczej korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu), która eliminuje ryzyko utraty ciągłości zgłoszenia do składki na ubezpieczenie chorobowe. ZUS wskazuje, że ZUS KOA najlepiej wypełnić bezpośrednio w jednostce terenowej ZUS, wtedy ZUS sporządzi i naniesie korektę w imieniu ubezpieczonego.

Można tego również dokonać elektronicznie, w tym celu po wypełnieniu wniosku ZUS KOA, należy go zeskanować, podpisać za zgodność z oryginałem i przesłać przez PUE ZUS, jako załącznik do formularza POG.

 

Jeżeli Przedsiębiorca zdecydował się wykonanie zbiorczej korekty ZUS KOA poza serwisem pomija wykonanie poniższych punktów:

1. ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz
2. ZUS ZUA – zgłoszenie do wszystkich składek ZUS, czyli powrót do składek ZUS jakie Przedsiębiorca opłacał przed urlopem ojcowskim.

 

Jeżeli Przedsiębiorca jest pewien, że może bezpiecznie wyrejestrować się ze składki na ubezpieczenie zdrowotne (na formularzu ZUS ZWUA) i zarejestrować do składki wszystkich składek (na formularzu ZUS ZUA) i nie skorzystał ze zbiorczej korekty ZUS KOA gdyż np. ustalił taki schemat postępowania z własną terenową jednostką ZUS, poniżej znajduje się instrukcja opisująca w jaki sposób krok po kroku wykonać wyrejestrowania ze składki na ubezpieczenie zdrowotne, oraz rejestracji do wszystkich składek ZUS.

1) ZUS ZWUA czyli wyrejestrowanie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne

Aby dokonać wyrejestrowania ze składki na ubezpieczenie zdrowotne,w prawym górnym rogu wybrać Login → Konfiguracja

 
Kolejno przejść do zakładki Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj zwua.

 

W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA, jako Typ deklaracji należy zaznaczyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń, natomiast w polu Przyczyna wyrejestrowania należy wybrać inna przyczyna wyrejestrowania. Podajemy datę dzień, po zakończeniu urlopu ojcowskiego, według Przykładu 2 będzie to data 31.05.2023 r.

 

Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.

Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

W zakładce Deklaracje → e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZWUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Potwierdzenie pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

 

2) ZUS ZUA- zgłoszenie do wszystkich składek ZUS, czyli powrót do składek ZUS jakie Przedsiębiorca opłacał przed urlopem ojcowskim.

 

Kolejnym krokiem, który należy wykonać, jest zarejestrowanie się do składki społecznej wraz z dobrowolną składką na ubezpieczenie chorobowe (o ile Przedsiębiorca wyraża chęć dalszego jej opłacania) na druku ZUS ZUA. W tym celu należy w prawym górnym rogu wybrać Login ➡ Konfiguracja

 
Kolejno przejść do zakładki Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Przedsiębiorcy wybrać opcję wygeneruj zua.

 

Jako Typ deklaracji wybieramy Zgłoszenie i w części Ubezpieczenia obowiązkowe zaznaczamy: emerytalne, rentowe, wypadkowe i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką, jaką wprowadziliśmy w ZWUA, dla Przykładu 2 będzie to data 31.05.2023 r. Taką samą datę wprowadzamy pod ubezpieczeniem zdrowotnym. Jeśli przedsiębiorca nadal chce opłacać dobrowolną składkę na ubezpieczenie chorobowe, w części Ubezpieczenia dobrowolne należy zaznaczyć checkbox przy opcji chorobowe oraz wprowadzić datę jak przy pozostałych ww. ubezpieczeniach.
Następnie uzupełniamy pole Kod wykonywanego zawodu i wybieramy opcję Przekaż do podpisu.

 

Pojawi się komunikat z zapytaniem: Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.

 

W zakładce Deklaracje → e-Deklaracje ZUS, można śledzić status wysyłki ZUS ZUA.

W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:

• Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
• Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
• Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
• Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
• W kolumnie Potwierdzenie pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.

 

G. Rozliczenie nadpłaty składek ZUS

W związku z tym, że Pan Jacek opłacił w czerwcu 2023, pełną składkę ZUS wynikającą z DRA za miesiąc maj 2023, na jego koncie PUE ZUS powstała nadpłata składek ZUS, w związku z tym Przedsiębiorca, przed rozliczeniem nadpłaty powinien zweryfikować swoje aktualne saldo na koncie PUE ZUS lub może to zweryfikować osobiście w terenowej jednostce ZUS.

Jeśli Przedsiębiorca wybierze pierwszą opcję, to w celu weryfikacji salda na koncie ZUS należy zalogować się na konto PUE ZUS, przejść do zakładki Panel płatnika a następnie wybrać Salda Bieżące.
Po wybraniu odpowiedniego pola, ukażą się aktualne składki, które widnieją na koncie płatnika.
Saldo WN – wskazuje kwoty, które płatnik składek jest WINNY Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych

Saldo MA – wskazuje wartość nadpłaty przedsiębiorcy.
Z tego poziomu, płatnik ma również możliwość zweryfikowania, na której składce powstała nadpłata lub niedopłata. I tak:

FUS – Składki na Ubezpieczenie Społeczne
FUZ – Składki na ubezpieczenie Zdrowotne
FP i FS oraz FGŚP – Składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

 

UWAGA!
Pomimo, iż na koncie w ZUS widnieje nadpłata warto dodatkowo złożyć do ZUS wniosek RD-3 w celu ponownego przeliczenia salda płatnika. Zdarzają się bowiem sytuacje kiedy po ponownej analizie konta i jego rozliczeniu przez ZUS saldo płatnika wygląda inaczej. Warto dokonać taki ruch szczególnie jak do ZUS składane są korekty, występowały wcześniej rozbieżności w saldach składek. Jest to o tyle istotne, iż terminowość zapłaty ZUS wpływa na otrzymanie zasiłków chorobowych z ZUS, więc w niestandardowej sytuacji warto mieć pewność, iż konto na pewno jest prawidłowo rozliczone.

Bardzo ważne, aby wykazać rozsądek i pośpiesznie nie zmieniać składek, w zakładce Zobowiązania → Składki ZUS. Jeżeli Przedsiębiorca odniesie wrażenie, że składki zostały na PUE ZUS zaksięgowane w niestandardowy sposób, należy to wyjaśnić w ZUS np. poprzez wystąpienie z odrębnym pismem, pytając o uzasadnienie księgowania składek, jest to niezwykle istotne z racji na to, że składki ZUS wpływają bezpośrednio na podatek oraz podstawę wyliczoną dla celów składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Dopiero w momencie, gdy księgowania wskazane na PUE ZUS okażą się już ostateczne, czyli najlepiej potwierdzone przez ZUS, można bezpiecznie dokonać rozliczenia nadpłaty.

Wniosek o RD-3 można pobrać ze strony ZUS

Pan Jacek z Przykładu 2 na swoim koncie PUE ZUS na dzień 30 czerwca 2023 miał na Saldzie MA nadpłatę na następujących składkach:

1. FUS (Fundusz Ubezpieczeń Społecznych) w wysokości 594,55 zł
2. FP oraz FGŚP (Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) w wysokości 46,03 zł

 

Pan Jacek postanowił, że powstałą nadpłatę rozliczy na poczet przyszłych zobowiązań, czyli pomniejszy składki wynikające z ZUS DRA 6/2023, z terminem płatności do 20 lipca, o wartości powstałej nadpłaty na danym rodzaju składki.

Aby tego dokonać Pan Jacek, powinien wygenerować deklarację ZUS DRA 6/2023, czyli ustawić się w miesiącu księgowym czerwiec 2023, przejść do zakładki Deklaracje → Deklaracje,

 
wybrać opcję wygeneruj ZUS, pojawią się pełne składki ZUS, należy je zatwierdzić.

 

 
Następnym krokiem jest zmiana miesiąca księgowego na kolejny, tzn. na lipiec 2023 i przejście do zakładki Zobowiązania → Składki ZUS.
Pojawią się składki wynikające z deklaracji ZUS DRA 6/2023, które Pan Jacek ma prawo pomniejszyć o wartość powstałej nadpłaty.

 

Należy wybrać w kolumnie Typ składki – Ubezpieczenie społeczne pracodawcy, które odpowiada FUS (Funduszowi Ubezpieczeń Społecznych) należność wynikająca z deklaracji ZUS DRA 06/2023 to 1316,54 zł nadpłata na FUS wynosi 594,55 zł zatem należy wykonać następujące działanie:

1316,54 -594,55 = 721,99 zł

Zatem w lipcu 2023 Pan Jacek za Ubezpieczenie społeczne pracodawcy zapłaci 721,99 zł. Fakt ten należy zaznaczyć w serwisie poprzez edycję wartości składki na Ubezpieczenie społeczne pracodawcy, w polu Kwota składki należy wprowadzić pomniejszoną o nadpłatę wartość składki, Kwota do zaksięgowania, ma zostać pusta, a następnie zatwierdzić na dole.

 

Pan Jacek, na FP i FGŚP ma nadpłatę w wysokości 46,03 zł, zatem należy wybrać w kolumnie Typ składki – Fundusz pracy pracodawcy, który odpowiada FP oraz FGŚP na PUE ZUS, należność wynikająca z deklaracji ZUS DRA 06/2023 to 101,94 zł, nadpłata na FP oraz FGŚP wynosi 46,03 zł zatem należy wykonać następujące działanie:

101,94 – 46,03 = 55,91 zł

Zatem w lipcu 2023 Pan Jacek za Fundusz Pracy pracodawcy zapłaci 55,91 zł. Fakt ten należy zaznaczyć w serwisie poprzez edycję wartości składki na Fundusz Pracy Pracodawcy, w polu Kwota składki oraz Kwota do zaksięgowania należy wprowadzić pomniejszoną o nadpłatę wartość składki, a następnie zatwierdzić na dole.

 

Autor: Patrycja Tokarska – ifirma.pl