Przedsiębiorcy często zastanawiają się jak rozliczyć pojazd zastępczy, który jest wynajmowany na czas naprawy pojazdu firmowego.
W przypadku wydatków poniesionych na powypadkową naprawę samochodów firmowych art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) wprowadza ograniczenie mówiące, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Takim ubezpieczeniem dobrowolnym jest AC – Autocasco.
Sposób księgowania naprawy powypadkowej pojazdu firmowego omówiony jest tutaj.
Natomiast w przypadku rozliczania pojazdu zastępczego posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia AC nie ma znaczenia. Powyższe ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 48 updof nie mówi o kosztach wynajmu pojazdu zastępczego, a jedynie o kosztach remontu pojazdu firmowego.
Pojazd zastępczy to pojazd niefirmowy. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a updof, wydatki związane z używaniem samochodu niefirmowego, wynajmowanego mogą stanowić w 75% koszty uzyskania przychodów, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
Inaczej rozliczana jest opłata za wynajem pojazdu zastępczego. Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu (o ile jego wartość nie przekracza 150.000 PLN) osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej są księgowane są w pełnej wartości.
Zgodnie z nowymi przepisami, koszty najmu mogą stanowić koszty podatkowe wyłącznie do limitu 150.000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych oraz 225.000 zł dla samochodów elektrycznych.
Standardowo przy rozliczaniu pojazdów osobowych przysługuje odliczanie podatku VAT w wysokości 50%. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na odliczanie 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym oraz faktur za jego najem, zobowiązany jest do:
W serwisie Ifirma.pl istnieje mozliwośc prowadzenia ewidencji przebiegu do celów VAT, dla odpowiednio skonfigurowanego pojazdu.
Zakładka Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ + Dodaj pojazd.
➡ Samochód osobowy ➡ lub wprowadź samochód: w najmie
Wprowadzając samochód osobowy na podstawie umowy najmu należy uzupełnić takie dane jak: Nazwa pojazdu, Nr rejestracyjny pojazdu, Pojemność silnika. Rodzaj paliwa nie jest polem obowiązkowym. Niezbędnym krokiem jest określenie rodzaju dokumentu zakupu pojazdu przez Wynajmującego. Kolejnym elementem jest wprowadzenie ceny zakupu.
W celu poprawnego wprowadzenia pojazdu należy również uzupełnić takie pola jak: Numer umowy najmu oraz Datę rozpoczęcia. Jeżeli umowa najmu jest na czas nieokreślony to nie należy uzupełniać pola: Data zakończenia.
Następnie serwis zapyta o Typ samochodu dla wydatków – trzeba wybrać odpowiednią opcję w celu prawidłowego rozliczania podatku VAT.
Jeśli będzie rozliczane 100% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu oraz faktur za najem należy wybrać opcję „Samochody o dopuszczalnej masie całkowitej nie mniejszej niż 3,5 tony”(pomimo, iż jest to pojazd osobowy).
Następnie serwis zapyta o Typ samochodu dla wydatków – trzeba wybrać odpowiednią opcję w celu prawidłowego rozliczania podatku VAT.
W przypadku kiedy pojazd osobowy w najmie ma być użytkowany w sposób mieszany, jako typ dla wydatków powinien być wybrany Samochód osobowy (Odliczenie VAT 50%).
Natomiast jeśli pojazd ma być użytkowany wyłącznie służbowo i została złożona deklaracja VAT-26 to jako typ dla wydatków należy wybrać Samochód osobowy wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Wszystkie wydatki związane z pojazdem oraz wyjazdy służbowe wprowadzamy przez zakładkę:
Korzystając zarówno z jednej, jak i z drugiej zakładki można wprowadzać koszty pojazdu.
2. Wprowadzenie poprzez zakładkę Firma ➡ Pojazdy ➡+dodaj koszt pojazdu:
Następnie pojawi się możliwość wyboru (podobnie jak w zakładce Wydatki) poszczególnych rodzajów kosztów dotyczących pojazdu:
1. Fakturę za najem wprowadza się w zakładce Firma ➡ Pojazdy i przy danym pojeździe ➡Rozliczenie pojazdu ➡Najem ➡ Faktura VAT..
Serwis odliczy automatycznie podatek VAT (50% lub 100% w zależności od wybranego typu samochodu dla wydatków). Kwota netto + nieodliczony VAT zostanie zaksięgowana w koszty.
Zgodnie z nowymi przepisami, koszty najmu mogą stanowić koszty podatkowe wyłącznie do limitu 150.000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych oraz 225.000 zł dla samochodów elektrycznych.
2. Wydatki związane z bieżącą eksploatacją wprowadza się w zakładce Firma ➡ Pojazdy i przy danym pojeździe ➡ Rozliczenie pojazdu ➡Zakup paliwa lub Inne koszty.
Podczas księgowaniu wydatków dotyczących eksploatacji pojazdu osobowego niefirmowego zostanie automatycznie odliczony podatek VAT z faktur (50% lub 100% w zależności od wybranego typu samochodu dla wydatków), natomiast 75% z kwoty netto i nieodliczonego podatku VAT zostanie zaliczone w koszty.
Autor: Monika Kobylak, Katarzyna Dudek – zespół ifirma.pl
Program do faktur IFIRMA w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e‑commerce jak Shoper, WooCommerce czy PrestaShop.
ifirma.pl łączy się z urządzeniami fiskalnymi, pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.
Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur – wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.