Delegacja zagraniczna przedsiębiorcy – księgowanie kosztów

Obecnie przedsiębiorcy często współpracują z firmami z innych krajów. Wiąże się to ze spotkaniami biznesowymi, podpisywaniem umów, bądź odbiorem towaru w siedzibie zagranicznego kontrahenta. Wydatki z tytułu podróży służbowej mogą być zaliczone do kosztów działalności.

Podobnie, jak w przypadku delegacji krajowej sporządzamy rozliczenie delegacji, jako dokument na podstawie którego koszt będzie wprowadzany do KPiR.

W załączniku do rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych określona jest wysokość diety, jaka przysługuje za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach. Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
   • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W delegacji zagranicznej wysokość diety również pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety,
2. obiad – 30% diety,
3. kolacja – 30% diety.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

Przykład 1.
Przedsiębiorca jedzie na spotkanie z kontrahentem do Brukseli i tylko przejeżdża przez Czechy i Niemcy. Przy wyliczaniu diet stosowana jest stawka właściwa dla kraju końcowego, czyli Belgii – 48 EUR.

Inaczej jest w sytuacji, gdy podróż zagraniczna obejmuje dwa lub więcej państw docelowych.

Przykład 2.
Właściciel firmy jedzie do Rzymu obejrzeć i zamówić towar. Wcześniej jednak 2 dni spędzi na targach w Austrii. Dietę będzie obliczał oddzielnie, dla każdego państwa na podstawie czasu spędzonego w poszczególnych krajach.

Zgodnie z wyznaczonymi zasadami, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę, do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
   Przykład: Wspólnicy spółki cywilnej jadą podpisać umowę do Dortmundu. Wyruszyli z siedziby spółki (Wrocławia) o godz. 06:00, granicę polsko-niemiecką przekroczyli o godz. 08:00, w drodze powrotnej granicę przekroczyli o 18:00, a do Wrocławia dojechali o 20:00. Czas podróży zagranicznej wynosi 10 godzin, każdemu ze wspólników przysługuje 50% diety, dla Niemiec wysokość diety wynosi 49 EUR.
2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
   Przykład: Przedsiębiorca-informatyk świadczy usługi konsultingowe w siedzibie swojego kontrahenta, w Portugalii. Ze względu na brak bezpośredniego połączenia w czerwcu, konieczna będzie przesiadka w Paryżu. Wylot z Warszawy 01.06.2014 o godz. 11:40, lądowanie w Paryżu 13:40, wylot z Paryża 15:30, lądowanie w Lizbonie 18:00. Lot powrotny również odbywał się dwuetapowo. Przylot do Warszawy 05.06.2014 12:50. Państwem docelowym jest Portugalia (dieta 49 EUR), czas podróży 4 dni 1h 10 min, przysługuje 4 i 1/3 diety.
3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego. Stosujemy reguły jak przy podróży samolotem.

Koszty podróży

Do kosztów firmowych można zaliczyć także wydatki na transport własny (samochód, motocykl) lub obcy (taksówka, pociąg). Do rozliczenia zakupu paliwa wystarczy paragon. Jednak zgodnie z wymogami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na jego odwrocie powinny być uzupełnione dane firmy.

Ważne!
Niektórzy podatnicy stosują starą praktykę zaliczając pozostałe koszty transportu, jak zagraniczne bilety, potwierdzenia rezerwacji, bądź paragony za przejazd metrem, pociągiem, czy autobusem podmiejskim do sporządzanego „Rozliczenia delegacji”.

Jednak Krajowa Informacja Podatkowa i urzędy skarbowe stoją na stanowisku, że sam bilet, nie może być kosztem, jeśli przedsiębiorca nie ma potwierdzenia zakupu w postaci faktury lub rachunku. W związku z tym opłaty za przejazdy odbyte za granicą mogą być ujęte w KPiR wyłącznie na podstawie tych właśnie dokumentów.

Właścicielowi firmy nie przysługują ryczałty noclegowe. W celu zaliczenia w koszty wydatków na nocleg trzeba posiadać rachunki lub faktury potwierdzające usługę hotelową. Fakturę wliczamy w koszty w kwocie brutto.

Rozliczenie delegacji w serwisie ifirma.pl

Zapisy w KPiR są dokonywane w walucie polskiej, dlatego dokumenty związane z podróżą zagraniczną należy przeliczyć na PLN. Stosujemy do tego średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień:

• poniesienia kosztu, wystawienia faktury (rachunku) lub
• rozliczenia delegacji.

Faktury za paliwo wprowadzamy przez zakładkę Pojazdy ➡ Rozliczenie pojazdu ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Inne koszy ➡ Inny”. Ze względu na rodzaj pojazdu, firmowy lub niefirmowy, trzeba także pamiętać o uzupełnieniu ewentualnej ewidencji przebiegu pojazdu.

Rachunek/fakturę za taksówkę lub nocleg za granicą księgujemy przez Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Koszt prowadzenia firmy ➡ Inny i wybieramy odpowiedni rodzaj dokumentu.

Pobierz dokument delegacja zagraniczna.

Diety księgujemy w serwisie poprzez zakładkę Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Delegacja przedsiębiorcy ➡ + zagraniczna.

W pierwszej części uzupełniamy:

• Datę wystawienia (rozliczenia delegacji),
• Cel podróży – np. spotkanie z klientem, targi,
• Odbywający podróż – automatycznie powinny się uzupełnić dane przedsiębiorcy.

Do wyliczenia diet wskazujemy:

• datę i godzinę rozpoczęcia podróży,
• datę i godzinę przekroczenia polskiej granicy,
• kraj docelowy podróży,
• czy przysługiwało wyżywienie,
• datę i godzinę powrotu do Polski,
• datę i godzinę zakończenia podróży.

Dieta zostanie wyliczona w walucie przypisanej do danego kraju podróży. Przed zatwierdzeniem pobieramy kurs NBP, ponieważ księgowanie do KPiR następuje w PLN.

Płatności za paliwo, nocleg, czy taksówkę dokonujemy kartą płatniczą (z konta złotówkowego lub walutowego) albo gotówką (pobraną z konta bądź zakupioną w kantorze). W zależności od sposobu płatności należy sprawdzić, czy nie będzie konieczności wyliczenia różnic kursowych.