Niniejszy artykuł ma charakter techniczny i skupia się na praktycznych działaniach jakie przedsiębiorca powinien wykonać w serwisie ifirma.pl po otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego.
Krok po kroku omówione zostaną czynności, jakie należy podjąć w serwisie ifirma.pl aby prawidłowo rozliczyć i wykazać zasiłek macierzyński przedsiębiorcy w dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej.
Teoretyczne podstawy związane z uprawnieniami do zasiłku oraz jego wysokością opisane zostały w osobnym materiale, do którego link znajduje się tutaj
1. Dokumenty składane do ZUS
Aby uzyskać zasiłek macierzyński, przedsiębiorca powinien złożyć w ZUS następujące dokumenty:
1) formularz ZUS Z-3b, czyli zaświadczenie płatnika składek zawierające informacje określone w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
2) skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (oryginał), lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem – w przypadku występowania o zasiłek macierzyński za okres od dnia porodu,
3) wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego (może być na jednym wniosku). Dodatkowo wniosek powinien zawierać adnotację dotyczącą wymiaru tych urlopów oraz wskazywać datę rozpoczęcia. W tym wniosku należy również wskazać na jakich zasadach będzie pobierany zasiłek przez przedsiębiorcę (100% i 70% czy 81,5%). Infolinia ZUS sugeruje, że można złożyć wniosek ZUS ZAM,
4) oświadczenie drugiego rodzica, że nie będzie w tym czasie korzystał z urlopu rodzicielskiego (w oświadczeniu podajemy imię i nazwisko ojca oraz PESEL) Infolinia ZUS wskazuj, że również można wniosek ZAM.
Istnieje możliwość wygenerowania formularza Z-3b za pomocą serwisu ifirma.pl. Po wystawieniu zaświadczenia ZUS Z-3b należy je wydrukować z serwisu, a następnie podpisać i uzupełnić datę wypełnienia. Gotowe zaświadczenie należy dostarczyć do ZUS osobiście lub pocztą.
Więcej informacji w jaki sposób wypełnić zaświadczenie jest dostępne tutaj.
ZUS ma 30 dni na rozpatrzenie podania o zasiłek macierzyński. Jeżeli wniosek zostanie rozpatrzone pozytywnie, ZUS nie przesyła żadnych informacji o wydanej decyzji, tylko wypłaca zasiłek na podany przez przedsiębiorcę na druku ZUS Z-3b numer konta.
Należy przy tym pamiętać, że przedsiębiorca jako płatnik składek jest zobowiązany poinformować ZUS o okolicznościach mających wpływ na prawo i wysokość zasiłku.
Po otrzymaniu zasiłku z ZUS, przedsiębiorca w pierwszej kolejności powinien wyrejestrować się z ubezpieczeń społecznych na druku ZUS ZWUA, następnie jak formularz ZWUA zostanie zaakceptowany w ZUS, najlepiej w kolejnym dniu roboczym dokonać rejestracji jako pobierający zasiłek macierzyński na druku ZUS ZZA.
Przedsiębiorca osiągający zasiłek powyżej kwoty 1000 zł brutto będzie na zasiłku opłacał jedynie składkę zdrowotną.
W przypadku zasiłku poniżej 1000 zł brutto przedsiębiorca nie opłaca żadnych składek za pełne miesiące pobierania zasiłku macierzyńskiego i powinien się wówczas zarejestrować do kodu ubezpieczenia 0580.
W większości przypadków ZUS stoi na stanowisku, aby przedsiębiorca wstrzymał się z przerejestrowaniem do składki na ubezpieczenie zdrowotne, czyli wysyłką ZUS ZWUA oraz ZZA, a także ze zmniejszaniem podstawy składek na ubezpieczenie społeczne, do czasu wypłaty przez ZUS przysługującemu mu zasiłku. Płatnik ma wówczas pewność, że ZUS nie odrzucił wniosku o przyznanie zasiłku macierzyńskiego. Stanowisko takie jest dużo bezpieczniejsze i nie naraża przedsiębiorcy na ewentualne straty.
Oczywiście nie jest błędem pomniejszenie składek przed otrzymaniem zasiłku z ZUS, w sytuacji kiedy przedsiębiorca ma pewność i gwarancję co do przyznania zasiłku. Decyzja pozostaje po stronie przedsiębiorcy, która droga jest dla niego odpowiedniejsza.
Więcej na temat wypełnienia formularza ZWUA oraz ZZA w serwisie znajdziesz tutaj.
UWAGA!
W przypadku, jeżeli zasiłek macierzyński zacznie obowiązywać w trakcie miesiąca, należy pamiętać o wyliczeniu proporcjonalnie składek społecznych oraz FP (w przypadku opłacania składek społecznych od podstawy wyższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę) za dni, w których przedsiębiorca nie przebywał jeszcze na zasiłku macierzyńskim. Szczegółowo opisane w pkt 2 niniejszej instrukcji .
2. Generowanie deklaracji ZUS
Przedsiębiorca, który nabył prawo do zasiłku, ma możliwość pomniejszyć podstawę do opłacania składek społecznych i FP. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest niepodzielna i nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.
Ważne!
Zalecamy, aby proporcjonalnego pomniejszenia składek ZUS poniższe wykonać, dopiero po uprzednim otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego z ZUS na konto.
Jeżeli przedsiębiorca otrzyma zasiłek po okresie rozliczeniowym danego miesiąca, aby uniknąć ryzyka utraty zasiłku, zalecamy wykazać standardowe składki, bez uwzględniania pomniejszenia ZUS wynikającego z zasiłku macierzyńskiego, a dopiero po jego otrzymaniu wysłać DRA w trybie korekty do ZUS z uwzględnieniem zasiłku macierzyńskiego. Analogicznie jak przy zasiłku chorobowym przedsiębiorcy opisanym tutaj.
Kiedy przedsiębiorca przebywa na zasiłku macierzyńskim i nie zatrudnia pracowników jego obowiązkiem jest wygenerowanie jedynie deklaracji ZUS DRA, w której zostanie odnotowany okres przebywania na zasiłku.
UWAGA!
Na deklaracji ZUS DRA (w przypadku braku pracowników) lub ZUS RCA (w przypadku zatrudniania pracowników), przedsiębiorca otrzymujący zasiłek od podstawy preferencyjnego ZUS zostanie wykazany za pełne miesiące pobierania zasiłku macierzyńskiego na deklaracjach z kodem ubezpieczenia 0580xx oraz ze składkami zerowymi oraz wprowadzoną podstawą wymiaru składki zdrowotnej. Taki stan rzeczy wskazuje na to, że przedsiębiorca w tym wypadku zwolniony jest z opłacania składki zdrowotnej tytułem prowadzenia działalności gospodarczej podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego poniżej 1000 zł.
Na deklaracji ZUS DRA (w przypadku braku pracowników) lub ZUS RCA (w przypadku zatrudniania pracowników), przedsiębiorca otrzymujący zasiłek od podstawy preferencyjnego ZUS zostanie wykazany za pełne miesiące pobierania zasiłku macierzyńskiego na deklaracjach z kodem ubezpieczenia 0580xx oraz ze składkami zerowymi oraz wprowadzoną podstawą wymiaru składki zdrowotnej. Taki stan rzeczy wskazuje na to, że przedsiębiorca w tym wypadku zwolniony jest z opłacania składki zdrowotnej tytułem prowadzenia działalności gospodarczej podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego poniżej 1000 zł.
a. Przejście na zasiłek macierzyński w trakcie miesiąca
Przykład 1.
Pani Anna rozpoczyna pobierania zasiłku macierzyńskiego od 25 czerwca 2025, przed narodzinami dziecka przedsiębiorczyni nie była na zasiłku chorobowym.
W sytuacji kiedy przejście na zasiłek macierzyński nastąpi w trakcie miesiąca i w okresie poprzedzającym zasiłek przedsiębiorca nie przebywał na zwolnieniu chorobowym, należy po otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego z ZUS za ten miesiąc pomniejszyć składkę społeczną oraz FP proporcjonalnie.
W tym celu należy ustawić miesiąc księgowy, w którym przedsiębiorca przeszedł na zasiłek macierzyński.
Następnie należy przejść do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje, kolejno wybrać Wygeneruj ZUS. Po wyświetleniu się informacji o składkach należy wybrać opcję dodaj przerwę.
Kolejno należy wybrać rodzaj przerwy – w przypadku macierzyńskiego wybiera się inną przyczynę oraz podaje zakres dat, czyli od dnia rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego do końca miesiąca. Na koniec w celu zapisania przerwy należy wybrać ikonę zatwierdź.
Po zatwierdzeniu zmian, serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne oraz składkę na Fundusz Pracy jeżeli jest opłacana. Ponowne zatwierdzenie spowoduje wygenerowanie raportu ZUS.
b. Przejście z zasiłku chorobowego na zasiłek macierzyński w trakcie miesiąca
W przypadku kiedy przedsiębiorca nabył prawo do zasiłku macierzyńskiego w trakcie miesiąca, bezpośrednio po zasiłku chorobowym, w pierwszej kolejności należy poprawnie wygenerować za ten miesiąc deklarację ZUS.
W celu wygenerowania ZUS DRA z okresem zasiłku chorobowego oraz zasiłku macierzyńskiego należy ustawić miesiąc księgowy, w którym przedsiębiorca przeszedł na zasiłek macierzyński.
Przykład 2.
Pani Joanna od 2019 r. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. 24.07.2025 r. urodziła dziecko. Od 01.1.01.2025 r. do 23.07.2025 r. Pani Joanna przebywała na L4 w związku z ciążą. Zasiłek macierzyński przysługuje Pani Joannie od 24.07.2025 r.
Aby wprowadzić zasiłek i chorobowy i macierzyński należy przejść do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje kolejno wybrać ikonę Wygeneruj ZUS. Po wyświetleniu się informacji o składkach należy wybrać opcję dodaj przerwę.
Kolejno należy wskazać rodzaj przerwy– dla zasiłku chorobowego należy wybrać choroba, a w przypadku zasiłku macierzyńskiego wybiera się inną przyczynę oraz podaje zakres dat dla poszczególnych rodzajów przerwy. Dla wskazanego przykładu należy wprowadzić daty od 01.07.2025 do 23.07.2025 jako choroba. Na koniec w celu zapisania tej przerwy należy wybrać ikonę zatwierdź. Kolejno ponownie wybrać ikonę dodaj przerwę i wskazać daty od 14.11.2024 do 30.11.2024 jako inna przyczyna.
Kolejno ponownie wybrać ikonę dodaj przerwę i wskazać daty od 24.07.2025 do 31.07.2025 jako inna przyczyna. Na koniec wybrać ikonę zatwierdź.
Po zatwierdzeniu zmian, serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne oraz składkę na Fundusz Pracy jeżeli jest opłacana. Ponowne zatwierdzenie spowoduje wygenerowanie raportu ZUS.
3. Zasiłek macierzyński w przypadku zatrudniania pracowników
W przypadku kiedy pracodawca zatrudnia co najmniej jednego pracownika konieczne jest wygenerowanie deklaracji ZUS DRA wraz z załącznikami RCA, RZA, RSA. Dokument ZUS RSA jest raportem imiennym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone. Osobami ubezpieczonymi są pracownicy oraz przedsiębiorca.
W raporcie wykazywane są okresy przerwy w opłacaniu składek, okres zasiłków przedsiębiorcy oraz zestawienie wypłaconych świadczeń lub wynagrodzeń za czas absencji zawodowej pracowników.
WAŻNE!
Zasiłku macierzyńskiego przedsiębiorcy oraz osoby współpracującej nie wykazuje się w raporcie RSA.
Zasiłku macierzyńskiego przedsiębiorcy oraz osoby współpracującej nie wykazuje się w raporcie RSA.
4. Konfiguracja składek ZUS
Aby serwis naliczył prawidłowo składki podczas przebywania na urlopie macierzyńskim należy wprowadzić właściwe ustawienia.
W tym celu należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS następnie w prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy zaznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński. Następnie należy uzupełnić wiersze:
- Kwota zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywana jest miesięczna wartość otrzymywanego zasiłku – omawiana kwota jest kwotą netto otrzymanego zasiłku.
- Okres przyznanego prawa do zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywany jest pełen okres przyznanego zasiłku macierzyńskiego oraz rodzicielskiego.
Ważne jest, aby przedsiębiorca posiadał wiedzę na temat kwoty jaką będzie pobierał z tytułu zasiłku macierzyńskiego. Kwota ta jest potrzebna, do oceny przez serwis ifirma.pl czy przedsiębiorcy przysługuje zwolnienie ze składki zdrowotnej, czy też nie (zasiłek powyżej czy poniżej 1000 zł).
W przypadku kiedy przedsiębiorca przechodząc na zasiłek macierzyński przebywał na ZUS-ie preferencyjnym tj. odprowadzał składki od 30% wysokości minimalnego wynagrodzenia (4 666 zł – rok 2025), jego zasiłek macierzyński nie powinien przekroczyć kwoty 1000 zł. Jeżeli natomiast przedsiębiorca opłacał składki od wyższej podstawy, lub podlegał pod duży ZUS, zasiłek prawdopodobnie będzie wyższy od kwoty 1000 zł.
Ważne!
Jeżeli miesięczna wysokość zasiłku macierzyńskiego jest niższa niż 1000 zł, czyli niższa od świadczenia rodzicielskiego, (więcej na ten temat tutaj), wówczas zasiłek podwyższany jest do 1000 zł.
Jeżeli miesięczna wysokość zasiłku macierzyńskiego jest niższa niż 1000 zł, czyli niższa od świadczenia rodzicielskiego, (więcej na ten temat tutaj), wówczas zasiłek podwyższany jest do 1000 zł.
a. Kwota zasiłku macierzyńskiego poniżej 1000 zł netto
W przypadku, kiedy zasiłek nie przekracza kwoty 1000 zł, przedsiębiorca przez pełny miesiąc trwania zasiłku macierzyńskiego jest zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne. Kiedy osoba prowadząca działalność gospodarczą nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego w trakcie miesiąca, zwolnienie przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstało prawo do zasiłku macierzyńskiego (art. 79 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Jeśli przejście na zasiłek macierzyński miało miejsce w trakcie miesiąca, to należy pamiętać, aby konfigurację w serwisie ifirma.pl zmienić dopiero za pełny miesiąc pobierania zasiłku ZUS. Ponieważ kod ubezpieczenia 0580xx przysługuje tylko za pełne miesiące pobierania zasiłku macierzyńskiego.
W celu dokonania ustawień należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS w prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy zaznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński. Następnie należy uzupełnić wiersze:
- Kwota zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywana jest miesięczna wartość otrzymywanego zasiłku – omawiana kwota jest kwotą netto otrzymanego zasiłku,
- Okres przyznanego prawa do zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywany jest pełen okres przyznanego zasiłku macierzyńskiego oraz rodzicielskiego. Można skorzystać z kalkulatora do obliczenia długości okresu zasiłku macierzyńskiego tutaj
Po uzupełnieniu wiersza Kwota zasiłku macierzyńskiego wartością do 1000 zł łącznie w tabeli Składki ZUS do opłacenia nie będzie oznaczona żadna składka.
W takiej sytuacji kod tytułu ubezpieczenia przedsiębiorcy zmieni się na:
- 0580 – tj. kod osoby prowadzącej działalność opłacającej tzw. preferencyjny ZUS, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty 1000 zł
Uwaga!
Wskazana sytuacja dotyczy jedynie przedsiębiorców, którzy przechodząc na zasiłek byli zarejestrowani do preferencyjnego ZUS-u i nie dokonywali podwyższenia podstawy opłacanych składek ZUS.
Wskazana sytuacja dotyczy jedynie przedsiębiorców, którzy przechodząc na zasiłek byli zarejestrowani do preferencyjnego ZUS-u i nie dokonywali podwyższenia podstawy opłacanych składek ZUS.
b. Kwota zasiłku macierzyńskiego poniżej 1000 zł netto a Mały ZUS
Mały ZUS jest ulgą w stosunku do składek na ubezpieczenie społeczne, które wylicza się na podstawie dochodu przedsiębiorcy z roku poprzedniego. Przedsiębiorca pobierający zasiłek macierzyński w kwocie nieprzekraczającej wysokości świadczenia rodzicielskiego może rozważyć zarejestrowanie się do kodu ubezpieczenia 05 80 xx. Dzięki temu miesiące, za które otrzymuje zasiłek nie będą wliczane do limitu 36 miesięcy podlegania pod Małego ZUS-u.
05 80 xx – kod tytułu ubezpieczenia osoby prowadzącej działalność opłacającej tzw. preferencyjny ZUS albo Mały ZUS, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty 1000 zł.
Przedsiębiorczyni, która za cały okres trwania urlopu macierzyńskiego otrzymuje zasiłek macierzyński w wysokości nieprzekraczającej 1 tys. zł., w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest zwolniona z obowiązku opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy pamiętać, że zwolnienie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne obowiązuje wyłącznie za pełne miesiące kalendarzowe.
Rezygnacja z Małego ZUS-u jest nieodwołalna w danym roku kalendarzowym. W praktyce oznacza to, że za miesiąc, w którym przedsiębiorca dokonuje rezygnacji oraz za pozostałe miesiące kalendarzowe do końca danego roku kalendarzowego nie ma on możliwości ponownego zgłoszenia się do Małego ZUS-u. Kolejna możliwość rejestracji do Małego ZUS-u wystąpi u przedsiębiorcy na początku kolejnego roku, po spełnieniu warunków opisanych tutaj.
Należy mieć na uwadze, że rezygnacja z kodu Małego ZUS-u na rzecz kodu 05 80 jest DOBROWOLNA. Przedsiębiorczyni ma prawo pozostać w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego na Małym ZUS-ie i nie opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne kiedy wysokość jej zasiłku macierzyńskiego nie przekroczy 1 tys. zł tj. może pobierać zasiłek i być na kodzie 05 90.
c. Kwota zasiłku macierzyńskiego powyżej 1000 zł netto
W przypadku kiedy zasiłek macierzyński przekracza kwotę 1000 zł przedsiębiorca opłaca jedynie składkę zdrowotną.
W celu dokonania ustawień należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS następniew prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy zaznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński.
Następnie należy uzupełnić wiersze:
- Kwota zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywana jest miesięczna wartość otrzymywanego zasiłku – omawiana kwota jest kwotą netto otrzymanego zasiłku,
- Okres przyznanego prawa do zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywany jest pełen okres przyznanego zasiłku macierzyńskiego oraz rodzicielskiego.
Po uzupełnieniu wiersza Kwota zasiłku macierzyńskiego wartością powyżej 1000 zł tj. od 1001 zł wzwyż w części tabeli Składki ZUS do opłacenia składka zdrowotna zostanie oznaczona jako obowiązkowa. W przypadku oznaczenie pozostałych składek należy je odznaczyć.
Uwaga!
Wskazana sytuacja dotyczy przedsiębiorców, którzy przechodząc na zasiłek byli zarejestrowani do preferencyjnego ZUS-u i podwyższali podstawę opłacanych składek ZUS oraz przedsiębiorców na pełnym tzw. dużym ZUS-ie.
Wskazana sytuacja dotyczy przedsiębiorców, którzy przechodząc na zasiłek byli zarejestrowani do preferencyjnego ZUS-u i podwyższali podstawę opłacanych składek ZUS oraz przedsiębiorców na pełnym tzw. dużym ZUS-ie.
Kod tytułu ubezpieczenia przedsiębiorcy powinien być ustawiony jako
- 0570 – tj. kod osoby prowadzącej działalność opłacającej tzw. preferencyjny ZUS, której zasiłek macierzyński przekracza kwotę 1000 zł,
- 0510 – tj. kod osoby prowadzącej działalność opłacającej tzw. duży ZUS/pełny ZUS, której zasiłek macierzyński przekracza kwotę 1000 zł.
Przedsiębiorca zarejestrowany do preferencyjnego ZUS, który podwyższył podstawę wymiaru składek oraz przedsiębiorca na pełnym ZUS otrzymuje zasiłek powyżej kwoty 1000 zł w ustawieniach powinien mieć oznaczony w wierszu Plan opłacania składek ZUS Duży ZUS. Taka sytuacja została zobrazowana w instrukcji tutaj Takie ustawienie powoduje, iż podczas konfiguracji zasiłku macierzyńskiego naliczany jest Fundusz Pracy co nie jest w tej sytuacji prawidłowe, gdyż na macierzyńskim przedsiębiorca w tej sytuacji opłaca jedynie składkę zdrowotną.
Przedsiębiorca dokonując ustawień przed zatwierdzeniem powinien zweryfikować czy w części Kod tytułu ubezpieczenia pokazuje się prawidłowy kod ubezpieczenia do jakiego jest zarejestrowany.
W części składki ZUS do opłacenia, ma zostać zaznaczona jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne, należy odznaczyć (jeśli będą zaznaczone):
- ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe),
- ubezpieczenie chorobowe,
- Fundusz pracy.
Poniżej przykładowy zrzut ekranu, po odznaczeniu wyżej wymienionych składek. Na dole należy wybrać opcję zatwierdź, aby zapisać zmiany.
5. Rejestracja zasiłku macierzyńskiego
a. Kod ubezpieczenia a deklaracje zgłoszeniowe
Aby poprawnie dokonać zmian w systemie ifIrma.pl, podczas generowania deklaracji ZUS należy skrupulatnie pilnować kodów ubezpieczenia w konfiguracji serwisu. W celu zweryfikowania poprawność kodu należy przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS.
W przypadku składek preferencyjnych, czy ulgi Mały ZUS plus, prawdopodobna jest sytuacja, że podczas trwania zasiłku macierzyńskiego zakończy się bieg danej ulgi. Każdorazowo w przypadku takiej sytuacji warto skontaktować się z infolinią BOK.
W przypadku kiedy przedsiębiorca opłaca ZUS na zasadach preferencji, kwota świadczenia macierzyńskiego co do zasady wynosić będzie 1000 zł, za wyjątkiem sytuacji kiedy przedsiębiorca płacił składki społeczne od własnej, wyższej podstawy więcej na ten temat tutaj. Przypadek, gdzie przedsiębiorca zgłoszony do składek preferencyjnych posiada zasiłek macierzyński powyżej 1000 zł została opisana w punkcie b.
Przedsiębiorcy pobierający zasiłek macierzyński w wysokości nieprzekraczającej kwoty 1000 zł są zwolnieni są z opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne, w tym przypadku ma miejsce zmiana kodu ubezpieczenia, za pełne miesiące pobierania zasiłku macierzyńskiego należy się zgłosić do kodu 0580xx. Szczegółowo tą sytuację opisuje punkt c.
W przypadku opłacania pełnego ZUS-u sprawa jest o tyle prosta, że nie ma konieczności zmiany kodu ubezpieczenia, kod ubezpieczenia to 0510xx. Dokładna instrukcja w jaki sposób dokonać przerejestrowania ze składek społecznych na tzw. Dużym ZUS, tylko do składki zdrowotnej znajduje się w punkcie d.
UWAGA!
W większości przypadków ZUS stoi na stanowisku, aby przedsiębiorca wstrzymał się z przerejestrowaniem do składki na ubezpieczenie zdrowotne, czyli wysyłką ZUS ZWUA oraz ZZA oraz zmniejszaniem podstawy składek na ubezpieczenie społeczne, do czasu wypłaty przez ZUS przysługującemu mu zasiłku. Płatnik ma wówczas pewność, że ZUS nie odrzucił wniosku o przyznanie zasiłku macierzyńskiego. Stanowisko takie jest dużo bezpieczniejsze i nie naraża przedsiębiorcy na ewentualne straty.
Oczywiście nie jest błędem pomniejszenie składek przed otrzymaniem zasiłku z ZUS, w sytuacji kiedy przedsiębiorca ma pewność i gwarancję co do przyznania zasiłku. Decyzja pozostaje po stronie przedsiębiorcy, która droga jest dla niego odpowiedniejsza.
W większości przypadków ZUS stoi na stanowisku, aby przedsiębiorca wstrzymał się z przerejestrowaniem do składki na ubezpieczenie zdrowotne, czyli wysyłką ZUS ZWUA oraz ZZA oraz zmniejszaniem podstawy składek na ubezpieczenie społeczne, do czasu wypłaty przez ZUS przysługującemu mu zasiłku. Płatnik ma wówczas pewność, że ZUS nie odrzucił wniosku o przyznanie zasiłku macierzyńskiego. Stanowisko takie jest dużo bezpieczniejsze i nie naraża przedsiębiorcy na ewentualne straty.
Oczywiście nie jest błędem pomniejszenie składek przed otrzymaniem zasiłku z ZUS, w sytuacji kiedy przedsiębiorca ma pewność i gwarancję co do przyznania zasiłku. Decyzja pozostaje po stronie przedsiębiorcy, która droga jest dla niego odpowiedniejsza.
Ważne !
Od 16 maja 2021 roku zmieniły się formularze rejestracyjne do ZUS, tj. ZUS ZUA – rejestracja do składek społecznych i zdrowotnej oraz ZUS ZZA – rejestracja wyłącznie do składki na ubezpieczenie zdrowotne. Do druków doszło dodatkowe pole jakim jest kod zawodu wykonywany przez ubezpieczonego.
Na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS ZZA lub ZUA pola o nazwie Kod wykonywanego zawodu, nie należy mylić z kodem ubezpieczenia ani kodem PKD, jest to niezależny kod wykonywanego zawodu ustalany dla celów statystycznych GUS.
Reasumując w polu kod wykonywanego zawodu należy wprowadzić hasło opisujące funkcję/ stanowisko, jakie przedsiębiorca wykonuje w przeważającej części w swojej działalności gospodarczej. Serwis automatycznie będzie wskazywał propozycje sześciocyfrowego kodu wykonywanego zawodu, należy wybrać opcję, która najbardziej wpisuje się w charakter wykonywanej pracy związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej (nie należy kodu wykonywanego zawodu mylić i wiązać ze stanowiskiem np. z umowy o pracę w innym zakładzie pracy).
Ciekawostka!
Jeżeli przedsiębiorcza mama/ tata podejmie decyzję o zawieszeniu działalności na rzecz opieki nad dzieckiem, przy założeniu, że prowadzenie działalności i opłacanie składek z tego tytułu trwało co najmniej 6 miesięcy, składki na ubezpieczenie społeczne będą opłacane za nią z budżetu Państwa. Opisana sytuacja dotyczy tak zwanego urlopu wychowawczego przedsiębiorcy, który następuje po urlopie macierzyńskim.
b. Wysyłka deklaracji zgłoszeniowych ZWUA, ZZA, składki preferencyjne, zasiłek powyżej 1000 zł
Uwaga!
Zalecamy, aby poniższe kroki instrukcji wykonać, dopiero po uprzednim otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego z ZUS.
Przedsiębiorca, który otrzymuje zasiłek macierzyński powyżej 1000 zł, a jest zarejestrowany do preferencyjnego ZUS, dokonuje wyrejestrowania ze wszystkich składek oraz rejestracji do składki zdrowotnej z kodem 0570xx.
Przykład 2
W sytuacji kiedy wysyłane są do ZUS druki ZWUA, ZZA należy każdorazowo przed wygenerowaniem druku weryfikować poprawność kodu dla ZUS w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS w części Kod tytułu ubezpieczenia upewniając się, iż kod jest poprawny. W przypadku kiedy kod jest niewłaściwy należy go zmienić. Po wybraniu w prawym górnym rogu edytuj należy uzupełnić prawidłowy kod kolejno wpisując prawidłowy kod oraz zatwierdzając dokonane zmiany. Dopiero kiedy kod jest ustawiony prawidłowo można przejść do generowania deklaracji zgłoszeniowych.
Aby zgłosić zmianę modelu opłacanych składek należy przejść do zakładki
Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA.
Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę, zgodną z przejściem na zasiłek macierzyński, dla przykładu 2. jest to data 2 stycznia 2025.
Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.
UWAGA!
Zalecane jest aby pomiędzy przekazaniem do wysyłki deklaracji ZUS ZWUA a ZUS ZZA, zachować minimum jednodniową przerwę. Jest to istotne aby do ZUS deklaracje trafiły w poprawnej kolejności, czyli najpierw dokument wyrejestrowujący przedsiębiorcę ze składek, a następnie rejestrujący go jedynie do składki zdrowotnej. Jest to rozwiązanie, które jest bezpieczniejsze i daje pewność prawidłowego przetworzenia deklaracji przez ZUS.
Deklaracja ZUS ZZA powinna zostać przekazana do wysyłki następnego dnia po uzyskaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS przy deklaracji ZWUA statusu Przesyłka przyjęta do ZUS.
Kolejnym krokiem jest wysłanie deklaracji zgłoszeniowej – generujemy ją w tej samej zakładce (Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS) Deklaracje zgłoszeniowe, wybierając opcję wygeneruj ZZA.
Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – datę przejścia na zasiłek macierzyński, dla przykładu 3 jest to data 2 stycznia 2025. Uzupełniamy pole kod wykonywanego zawodu ( można wprowadzić frazę tekstu opisując funkcję/ stanowisko, które przedsiębiorca sprawuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis będzie podawał wówczas 6 cyfrowy kod, który należy wskazać ), Kod tytułu ubezpieczenia powinien się zaimportować automatycznie z zakładki Konfiguracja ➡ ZUS.
Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).
c. Wysyłka deklaracji zgłoszeniowych ZWUA, ZZA, zasiłek poniżej 1000 zł.
Uwaga!
Zalecamy, aby poniższe kroki instrukcji wykonać, dopiero po uprzednim otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego z ZUS.
Przykład 3.
Pani Kamila prowadzi działalność gospodarczą. Obecnie opłaca ZUS na zasadach preferencyjnych, dlatego też jest zgłoszona do ZUS z kodem ubezpieczenia 057000. W dniu 25 czerwca 2025 r. urodziła dziecko, czyli od tego dnia przysługuje jej zasiłek macierzyński w wysokości 1000 zł (kwota została podwyższona do kwoty świadczenia rodzicielskiego). ZUS wypłacił dnia 10 lipca 2025, Pani Kamili zasiłek macierzyński i może dokonać przerejestrowania w ZUS.
Od daty dnia porodu, Pani Kamila nie podlega ubezpieczeniom społecznym, ale nadal objęta jest ubezpieczeniem zdrowotnym. Dopiero od pierwszego dnia miesiąca będzie jej przysługiwało zwolnienie z opłacania składki zdrowotnej i kod ubezpieczenia 058000.
Oznacza to, że:
1) wskazując na dzień 25 czerwca 2025 należy wyrejestrować się ze wszystkich ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem 057000,
2)wskazując na dzień 25 czerwca 2025 zarejestrować się jedynie do składki zdrowotnej na druku ZUS ZZA z kodem 057000,
3)wskazując na dzień 1 lipca 2025 wyrejestrować się ze składki zdrowotnej na druku ZUS ZWUA z kodem 057000
4)wskazując na dzień 1 lipca 2025 zarejestrować się na druku ZUS ZZA z kodem tytułu 058000.
Poniżej szczegółowy opis kroków jakie należy wykonać w tej sytuacji
1) wyrejestrowanie ze składek społecznych na ZUS ZWUA
Aby zgłosić zmianę modelu opłacanych składek należy przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA
Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę, zgodną z przejściem na zasiłek macierzyński, dla przykładu 3. jest to data 25 czerwca 2025.
Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.
2) Zgłoszenie się do składki na ubezpieczenie zdrowotne na ZUS ZZA
UWAGA!
Zalecane jest aby pomiędzy przekazaniem do wysyłki deklaracji ZUS ZWUA a ZUS ZZA, zachować minimum jednodniową przerwę. Jest to istotne aby do ZUS deklaracje trafiły w poprawnej kolejności, czyli najpierw dokument wyrejestrowujący przedsiębiorcę ze składek, a następnie rejestrujący go jedynie do składki zdrowotnej. Jest to rozwiązanie, które jest bezpieczniejsze i daje pewność prawidłowego przetworzenia deklaracji przez ZUS.
Deklaracja ZUS ZZA powinna zostać przekazana do wysyłki następnego dnia po uzyskaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS przy deklaracji ZWUA statusu Przesyłka przyjęta do ZUS.
Kolejnym krokiem jest wysłanie deklaracji zgłoszeniowej – generujemy ją w tej samej zakładce (Konfiguracja ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS) Deklaracje zgłoszeniowe, wybierając opcję wygeneruj ZZA.
Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – datę przejścia na zasiłek macierzyński, dla przykładu 3 jest to data 25 czerwca 2025. Uzupełniamy pole kod wykonywanego zawodu (można wprowadzić frazę tekstu opisując funkcję/ stanowisko, które przedsiębiorca sprawuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis będzie podawał wówczas 6 cyfrowy kod, który należy wskazać ). Kod tytułu ubezpieczenia powinien się zaimportować automatycznie z zakładki Konfiguracja ➡ ZUS.
Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).
3) Wyrejestrowanie się z kodu 0570 na ZUS ZWUA
Od momentu pełnego miesiąca pobierania zasiłku macierzyńskiego należy zgłosić się do kodu 0580xx, aby nie płacić składki na ubezpieczenie zdrowotne, zgodnie z przykładem 3 będzie to data 1 lipca 2025 roku.
Należy najpierw, wygenerować ZUS ZWUA z kodu 057000
Aby zgłosić zmianę modelu opłacanych składek należy przejść w prawym górnym rogu do części Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA.
Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie, a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę pełnego miesiąca pobierania zasiłku macierzyńskiego, dla Przykładu 3. jest to data 1 lipca 2025.
Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.
4) Zarejestrowanie się do kodu 0580 na ZUS ZZA
UWAGA!
Zalecane jest aby pomiędzy przekazaniem do wysyłki deklaracji ZUS ZWUA a ZUS ZZA, zachować minimum jednodniową przerwę. Jest to istotne aby do ZUS deklaracje trafiły w poprawnej kolejności, czyli najpierw dokument wyrejestrowujący przedsiębiorcę ze składek, a następnie rejestrujący go jedynie do składki zdrowotnej. Jest to rozwiązanie, które jest bezpieczniejsze i daje pewność prawidłowego przetworzenia deklaracji przez ZUS.
Deklaracja ZUS ZZA powinna zostać przekazana do wysyłki następnego dnia po uzyskaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS przy deklaracji ZWUA statusu Przesyłka przyjęta do ZUS.
Kolejno w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS
należy zmienić ustawienia, aby pojawił się kod tytułu ubezpieczenia 0580xx, czyli należy wykonać kroki opisane tutaj.
Następnie należy przejść do zakładki
Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS
w części Deklaracje zgłoszeniowe, wybierając opcję wygeneruj ZZA
Jako Typ deklaracji, wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – datę pełnego miesiąca pobierania zasiłku macierzyńskiego, dla Przykładu 3, jest to data 1 lipca 2025. Uzupełniamy pole Kod wykonywanego zawodu (można wprowadzić frazę tekstu opisując funkcję/ stanowisko, które przedsiębiorca sprawuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis będzie podawał wówczas 6 cyfrowy kod, który należy wskazać ). Kod tytułu ubezpieczenia powinien automatycznie pobrać się z Konfiguracji ➡ ZUS, będzie to kod rozpoczynający się od ciągu cyfr 0580.
Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).
Status wygenerowanej deklaracji można sprawdzać z poziomu zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ eDekalracje ZUS, na dole strony w części Deklaracje zgłoszeniowe
d. Wysyłka deklaracji zgłoszeniowych ZUS ZWUA i ZZA – Pełny ZUS
Uwaga!
Zalecamy, aby poniższe kroki instrukcji wykonać, dopiero po uprzednim otrzymaniu zasiłku macierzyńskiego z ZUS.
W sytuacji kiedy wysyłane są do ZUS druki ZWUA, ZZA należy każdorazowo przed wygenerowaniem druku weryfikować poprawność kodu dla ZUS w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS w części Kod tytułu ubezpieczenia upewniając się, iż kod jest poprawny. W przypadku kiedy kod jest niewłaściwy należy go zmienić. Po wybraniu w prawym górnym rogu edytuj należy uzupełnić prawidłowy kod kolejno wpisując prawidłowy kod oraz zatwierdzając dokonane zmiany. Dopiero kiedy kod jest ustawiony prawidłowo można przejść do generowania deklaracji zgłoszeniowych.
Przykład 5
Pani Anna, zgłoszona do tzw. dużego ZUS, urodziła dziecko dnia 14 lipca 2025 roku. Otrzymała zasiłek macierzyński z ZUS wynoszący powyżej 1000 zł.
Aby zgłosić zmianę modelu opłacanych składek należy przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA.
Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie, a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę, zgodną z przejściem na zasiłek macierzyński, zgodnie z naszym przykładem będzie to data 14 lipca 2025.
Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.
UWAGA!
Zalecane jest aby pomiędzy przekazaniem do wysyłki deklaracji ZUS ZWUA a ZUS ZZA, zachować minimum jednodniową przerwę. Jest to istotne aby do ZUS deklaracje trafiły w poprawnej kolejności, czyli najpierw dokument wyrejestrowujący przedsiębiorcę ze składek, a następnie rejestrujący go jedynie do składki zdrowotnej. Jest to rozwiązanie, które jest bezpieczniejsze i daje pewność prawidłowego przetworzenia deklaracji przez ZUS.
Deklaracja ZUS ZZA powinna zostać przekazana do wysyłki następnego dnia po uzyskaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS przy deklaracji ZWUA statusu Przesyłka przyjęta do ZUS.
Kolejnym krokiem jest wysłanie deklaracji zgłoszeniowej – generujemy ją w tej samej zakładce (Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS) Deklaracje zgłoszeniowe, wybierając opcję wygeneruj ZZA.
Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – datę przejścia na zasiłek macierzyński, dla przykładu 3 jest to data 14 lipca 2025. Uzupełniamy pole kod wykonywanego zawodu (można wprowadzić frazę tekstu opisując funkcję/ stanowisko, które przedsiębiorca sprawuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis będzie podawał wówczas 6 cyfrowy kod, który należy wskazać). Kod tytułu ubezpieczenia uzupełni się automatycznie, pobierając dane z zakładki Konfiguracja ➡ ZUS
Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).
Status przekazanej do podpisu deklaracji można sprawdzić z poziomu zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony w części Deklaracje zgłoszeniowe.
Zakończenie pobierania zasiłku macierzyńskiego
a. Zasiłek macierzyński powyżej 1000 zł
Przykład 6
Pani Marcela zakończyła zasiłek macierzyński w dniu 16 lutego 2025 r. Zasiłek macierzyński był powyżej 1000 zł. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest się przerejestrować w ciągu 7 dni, liczonych od dnia wystąpienia zmiany.
Jako datę zmiany uważa się dzień następny po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego.
Przedsiębiorca zobligowany jest do wysłania:
- ZUS ZWUA z datą 17 lutego 2025 r,
ZUS ZUA z datą 17 lutego 2025 r.
1) Wysyłka deklaracji zgłoszeniowych ZWUA, ZUA
W sytuacji kiedy wysyłane są do ZUS druki ZWUA, ZUA należy każdorazowo przed wygenerowaniem druku weryfikować poprawność kodu dla ZUS w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS w części Kod tytułu ubezpieczenia upewniając się, iż kod jest poprawny. W przypadku kiedy kod jest niewłaściwy należy go zmienić. Po wybraniu w prawym górnym rogu edytuj plan, należy uzupełnić prawidłowy kod kolejno wpisując prawidłowy kod oraz zatwierdzając dokonane zmiany. Dopiero kiedy kod jest ustawiony prawidłowo można przejść do generowania deklaracji zgłoszeniowych.
Aby zgłosić zmianę modelu opłacanych składek należy przejść do zakładki
Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA.
Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę, czyli dzień po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego, dla przykładu 6. jest to data 17 lutego 2025.
Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.
2) Wysyłka deklaracji ZUS ZUA
UWAGA!
Zalecane jest aby pomiędzy przekazaniem do wysyłki deklaracji ZUS ZWUA a ZUS ZUA, zachować minimum jednodniową przerwę. Jest to istotne aby do ZUS deklaracje trafiły w poprawnej kolejności, czyli najpierw dokument wyrejestrowujący przedsiębiorcę ze składek, a następnie rejestrujący go w wszystkich składek społecznych. Jest to rozwiązanie, które jest bezpieczniejsze i daje pewność prawidłowego przetworzenia deklaracji przez ZUS.
Deklaracja ZUS ZUA powinna zostać przekazana do wysyłki następnego dnia po uzyskaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS przy deklaracji ZWUA statusu Przesyłka przyjęta do ZUS.
Kolejnym krokiem jest wysłanie deklaracji zgłoszeniowej – generujemy ją w tej samej zakładce (Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS) Deklaracje zgłoszeniowe, wybierając opcję wygeneruj ZUA.
Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – dzień następny po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego dla przykładu 6. jest to data 17 lutego 2025. Uzupełniamy pole Kod wykonywanego zawodu ( można wprowadzić frazę tekstu opisując funkcję/ stanowisko, które przedsiębiorca sprawuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis będzie podawał wówczas 6 cyfrowy kod, który należy wskazać ) Poniżej przykład deklaracji kiedy przedsiębiorca zgłasza się do dobrowolnej składki chorobowej.
Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).
Status przekazanej do podpisu deklaracji można sprawdzić z poziomu zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony w części Deklaracje zgłoszeniowe.
b. Zasiłek macierzyński poniżej 1000 zł
Przykład 7
Pani Anna zakończyła pobierać zasiłek macierzyński 5 sierpnia 2025 roku. Zasiłek macierzyński nie przekraczał kwoty 1000 zł, dlatego Pani Anna była zgłoszona uprzednio do kodu 0580. Składki preferencyjne ( kod 0570) kończą się Pani Annie 1 stycznia 2026, a działalność gospodarcza jest jej jedynym tytułem do ubezpieczenia. Z uwagi na to, że kod 0580 przysługuje tylko za pełne miesiące, w sytuacji opisanej w przykładzie, należy wykonać następujące kroki:
- z dniem 1 sierpnia 2025 należy wyrejestrować się z kodu ubezpieczeń 058000 na druku ZUS ZWUA,
- z dniem 1 sierpnia 2025 zarejestrować się do kodu ubezpieczenia 057000 do składki zdrowotnej na druku ZUS ZZA,
- z dniem 6 sierpnia 2025, czyli dzień po zakończeniu pobierania zasiłku macierzyńskiego, należy wyrejestrować się ze składki zdrowotnej na druku ZUS ZWUA z kodem 057000
- z dniem 6 sierpnia 2025 zarejestrować się na druku ZUS ZUA z kodem tytułu 057000.
Poniżej szczegółowy opis:
- 1) Wysyłka ZWUA, czyli wyrejestrowanie z kodu 058000
Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA.
Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie, a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę pełnego miesiąca zakończenia pobierania zasiłku macierzyńskiego dla kodu 058000 , czyli dla naszego przykładu 7. będzie to data: 1 sierpnia 2025.
Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.
UWAGA!
Zalecane jest aby pomiędzy przekazaniem do wysyłki deklaracji ZUS ZWUA a ZUS ZZA, zachować minimum jednodniową przerwę. Jest to istotne aby do ZUS deklaracje trafiły w poprawnej kolejności, czyli najpierw dokument wyrejestrowujący przedsiębiorcę ze składek, a następnie rejestrujący go jedynie do składki zdrowotnej. Jest to rozwiązanie, które jest bezpieczniejsze i daje pewność prawidłowego przetworzenia deklaracji przez ZUS.
Deklaracja ZUS ZZA powinna zostać przekazana do wysyłki następnego dnia po uzyskaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS przy deklaracji ZWUA statusu Przesyłka przyjęta do ZUS.
- 2) wysyłka ZZA do kodu 057000
Wybieramy zakładkę Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ Wygeneruj ZZA
Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – dla przykładu 7. jest to data 1 sierpnia 2025. Uzupełniamy pole Kod wykonywanego zawodu (można wprowadzić frazę tekstu opisując funkcję/ stanowisko, które przedsiębiorca sprawuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis będzie podawał wówczas 6 cyfrowy kod, który należy wskazać ).
Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).
Status przekazanej do podpisu deklaracji można sprawdzić z poziomu zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony w części Deklaracje zgłoszeniowe.
- 3) Wysyłka ZWUA ze składek na ubezpieczenie zdrowotne
Jeśli deklaracje z pkt 1 i 2 zostały poprawnie przetworzone i dostarczone do ZUS, można wygenerować deklarację wyrejestrowującą na formularzu ZUS ZWUA.
w tym celu należy przejść do zakładki:
Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ➡ Wygeneruj ZWUA
Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie, a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. jako datę wyrejestrowania należy wykazać dzień po zakończeniu pobierania zasiłku macierzyńskiego, czyli zgodnie z przykładem 7, będzie to data: 6 sierpnia 2025, kod tytułu ubezpieczenia 057000 zgodnie z przykładem 7
Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.
Status przekazanej do podpisu deklaracji można sprawdzić z poziomu zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony w części Deklaracje zgłoszeniowe.
- 4) Wysyłka ZUS ZUA do wszystkich składek społecznych
W kolejnym dniu po skutecznym dostarczeniu deklaracji ZUS ZWUA , należy przejść do zakładki:
Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZUA
Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – dzień następny po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego dla przykładu 7. jest to data 6 sierpnia 2025. Uzupełniamy pole Kod wykonywanego zawodu (można wprowadzić frazę tekstu opisując funkcję/ stanowisko, które przedsiębiorca sprawuje w przeważającej części w swojej firmie, serwis będzie podawał wówczas 6 cyfrowy kod, który należy wskazać). Poniżej przykład deklaracji kiedy przedsiębiorca zgłasza się do dobrowolnej składki chorobowej.
Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).
Status przekazanej do podpisu deklaracji można sprawdzić z poziomu zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony w części Deklaracje zgłoszeniowe.
c. Zakończenie zasiłku macierzyńskiego – konfiguracja ZUS
W celu dokonania ustawień należy przejść do zakładki Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS w prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy odznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński.
Dzięki temu zostanie zaznaczona wyłącznie opcja żadne z powyższych.
W tabeli Składki ZUS do opłacenia będą zaznaczone automatycznie składki należne dla wybranego planu składek ZUS. Należy pamiętać, że składka chorobowa jest dla przedsiębiorcy zawsze dobrowolna. Na koniec należy zapisać zmiany za pomocą ikony zatwierdź.
d. Zakończenie zasiłku w trakcie miesiąca generowanie DRA
W sytuacji kiedy zakończenie na zasiłku macierzyńskiego nastąpi w trakcie miesiąca należy za ten miesiąc pomniejszyć składkę społeczną oraz FP( jeśli jest opłacany) proporcjonalnie. W tym celu należy ustawić miesiąc księgowy, w którym przedsiębiorca zakończył zasiłek macierzyński. Następnie należy przejść do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje, kolejno wybrać ikonę wygeneruj ZUS. Po wyświetleniu się informacji o składkach należy wybrać opcję dodaj przerwę.
Następnie należy wskazać Rodzaj przerwy czyli wybrać inna przyczyna i w polu W okresie od wskazać daty dzienne pobierania zasiłku macierzyńskiego, dla przykładu 6. od 1 do 16 lutego 2025.
Po zatwierdzeniu zmian, serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne oraz składkę na Fundusz Pracy jeżeli jest opłacana. Ponowne zatwierdzenie spowoduje wygenerowanie raportu ZUS.
Autor: Agnieszka Sołtys, Monika Olejniczak-Komarnicka, Patrycja Tokarska – ifirma.pl
Jeśli informacji jakich szukasz nie znalazłeś w naszej bazie wiedzy - zadzwoń do nas 71 769 55 15 lub porozmawiaj z konsultantem na czacie . Możesz też napisać maila na bok@ifirma.pl. BOK jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 – 20:00.
Popularne w kategorii:
Rozliczenia ZUS
Najnowsze w kategorii:
Rozliczenia ZUS
