Zasiłek macierzyński u przedsiębiorcy

1. Informacje dotyczące zasiłku macierzyńskiego

Zasiłek macierzyński jest świadczeniem pieniężnym przyznawanym w określonej sytuacji na określonych przepisach prawa pracy (art. 184 Kodeksu Pracy). Zasiłek otrzymuje osoba ubezpieczona (przedsiębiorca), która w okresie opłacania ubezpieczenia chorobowego (składka dobrowolna).

• urodziła dziecko,
• przyjęła dziecko w wieku do 7. roku życia, a w przypadku dziecka którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego – do 10. roku życia,
• przyjęła na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, dziecko w wieku do 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego.

Zasiłek macierzyński dla przedsiębiorcy przyznawany jest na takich samych zasadach jak w przypadku osób pracujących na umowie o pracę. Okres maksymalny na jaki można pobierać świadczenie wynosi 61 tygodni (20 tygodni trwa urlop macierzyński i 41 tygodni urlopu rodzicielskiego art. 180 Kp.), w przypadku urodzenia jednego dziecko. W sytuacji urodzenia dwójki dzieci, okres świadczenia wydłuża się nawet do 63 tygodni.

Z urlopu macierzyńskiego można skorzystać nawet 6 tygodni przed porodem. Okres urlopu wykorzystany przed narodzinami wlicza się do okresu za jaki można pobierać świadczenie.

Kobieta prowadząca działalność gospodarczą, opłacająca dobrowolną składkę chorobową, uzyskuje zasiłek macierzyński. Wysokość zasiłku jest uzależniona od kwoty opłacanych składek oraz czasu przez jaki osoba prowadząca działalność podlega pod ubezpieczenie chorobowe. Zgodnie z powyższym najwyższe świadczenie pieniężne otrzyma przedsiębiorca, który opłacał podwyższone składki za okres 12 miesięcy przed porodem. W przypadku skrócenia tego czasu, zasiłek zostanie obniżony proporcjonalnie o ilość miesięcy, za które składka chorobowa nie była odprowadzana.

a. Wysokość zasiłku macierzyńskiego

Zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru przysługuje za okres wypłaty odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego oraz okresu na warunkach urlopu macierzyńskiego. W przypadku urlopu rodzicielskiego za pierwsze 6 lub 8 tygodni stanowi 100% podstawy wymiaru składek oraz 70% za pozostały okres.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca zadeklaruje wykorzystanie 52 tygodni urlopowych bez przerwy (najpierw urlop macierzyński, potem urlop rodzicielski) otrzyma 81,5% za cały ten czas. Na zgłoszenie tego faktu, przedsiębiorca ma 21 dni od dnia porodu.

Ważne!

Długi wniosek o zasiłek macierzyński nie może dotyczyć 9 tygodni urlopu rodzicielskiego dla drugiego z rodziców. Za tą część urlopu zasiłek zawsze wynosi 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku.Szczegółowe informacje na stronie ZUS-u.

b. Zmiana podstawy zasiłku macierzyńskiego – konfiguracja w serwisie

Prowadząca działalność ma możliwość podniesienia podstawy składek społecznych. Podstawy składki ZUS nie można zmieniać jednak dowolnie, co roku zmienia się górny limit wartości do jakiej można podwyższyć podstawę. Wartość maksymalnej podstawy jaką można ustalić dla składki chorobowej w danym roku kalendarzowym znajduje się tutaj.

Pełny ZUS

W celu zmiany podstawy składek społecznych należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS. W kolejny kroku w celu zapisania historii ubezpieczeń oraz aby nastąpiła zmiana podstawy składek społecznych należy wybrać zmień plan.

W pierwszym etapie należy wskazać Okres obowiązywania planu, czyli miesiąc od którego przedsiębiorca chce opłacać składki na ubezpieczenie społeczne od wyższej niż minimalna podstawy.

W górnej części należy w wierszu Plan Opłacania składek ZUS pozostawić obecny plan. W części Dodatkowe informacje, zaznaczyć opcję Żadne z powyższych w przypadku jeżeli przedsiębiorca nie jest zatrudniony na umowę o pracę lub nie opłaca składki z innej działalności gospodarczej.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca opłaca ZUS w pełnej wysokości, w zakładce Wybierz składki ZUS, które mają być opłacane z tytułu prowadzenia działalności będą oznaczone opcje:

• Ubezpieczenie zdrowotne,
• Ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) w kolumnie Podstawa wymiaru, należy wybrać własna kolejno uzupełniając kwotę, od której ma być naliczona składka,
• Ubezpieczenie chorobowe,
• Fundusz Pracy – oznaczany kiedy podstawa opłacania składek społecznych tytułem prowadzonej działalności gospodarczej przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia.

ZUS Preferencyjny – powyżej minimalnego wynagrodzenia

W celu zmiany podstawy składek społecznych należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS, kolejno w prawym górnym rogu wybrać zmień plan.

W przypadku kiedy przedsiębiorca, zamierza podnieść podstawę wymiaru składek powyżej minimalnego wynagrodzenia (w roku 2024 – 4 666 zł), aby serwis pozwolił na oznaczenie Fundusz Pracy jako składki obowiązkowej należy w górnej części konfiguracji Deklaracji ZUS DRA w wierszu Plan opłacania składek ZUS wybrać opcję Duży ZUS.

W części Dodatkowe informacje zaznaczyć opcję Żadne z powyższych w przypadku jeżeli przedsiębiorca nie jest zatrudniony na umowę o pracę lub opłaca składki z innej działalności gospodarczej.

Następnie w wierszu Kod tytułu Ubezpieczenia zmienić kod podstawowy z 051000 na 057000. Podczas zmiany kodu serwis poprosi o potwierdzenie zmiany kodu ubezpieczenia. W tym wypadku naciskamy zatwierdź mimo to. Tylko takie działanie da możliwość oznaczenia składki na Fundusz Pracy, która kiedy postawa składek przekracza minimalne wynagrodzenie krajowe, powinna być opłacana przez przedsiębiorcę.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca opłaca ZUS w pełnej wysokości, w zakładce Wybierz składki ZUS, które mają być opłacane z tytułu prowadzenia działalności będą oznaczone opcje:

• Ubezpieczenie zdrowotne,
• Ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) w kolumnie Podstawa wymiaru, należy wybrać własna kolejno uzupełniając kwotę, od której ma być naliczona składka,
• Ubezpieczenie chorobowe,
• Fundusz Pracy – oznaczany kiedy podstawa opłacania składek społecznych tytułem prowadzonej działalności gospodarczej przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. – 4 666 zł brutto).

ZUS Preferencyjny – poniżej minimalnego wynagrodzenia

W celu zmiany podstawy składek społecznych należy przejść do zakładki Konfiguracja W celu zmiany podstawy składek społecznych należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS i w prawym górnym rogu wybrać opcję zmień plan. ZUS i w prawym górnym rogu wybrać opcję zmień plan.

W górnej części konfiguracji Deklaracji ZUS DRA należy w wierszu Plan opłacania składek ZUS pozostawić zaznaczoną opcję Składki preferencyjne.

W części Dodatkowe informacje zaznaczyć opcję Żadne z powyższych w przypadku jeżeli przedsiębiorca nie jest zatrudniony na umowę o pracę lub opłaca składki z innej działalności gospodarczej.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca opłaca ZUS w pełnej wysokości, w tabeli Składki ZUS do opłacenia, będą oznaczone opcje:

• Ubezpieczenie zdrowotne,
• Ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) w kolumnie Podstawa wymiaru, należy wybrać własna kolejno uzupełniając kwotę, od której ma być naliczona składka,
• Ubezpieczenie chorobowe,
• Fundusz Pracy – oznaczany kiedy podstawa opłacania składek społecznych tytułem prowadzonej działalności gospodarczej przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. – 4 666 zł brutto).

c. Umowa o pracę z minimalnym wynagrodzeniem krajowym – konfiguracja w serwisie

Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą i równocześnie jest zatrudniona na umowę o pracę z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem, (w 2025 r. – 4 666 zł brutto) z tytułu prowadzenia działalności opłaca jedynie składkę zdrowotną.

W tej sytuacji przedsiębiorca może tytułem prowadzonej działalności opłacać dobrowolnie w ramach składek społecznych jedynie składki emerytalną i rentową. Nie ma możliwości opłacania składki chorobowej, której odprowadzanie daje możliwość i stanowi podstawę do otrzymania zasiłku z ZUS (art. 6 ust. 1, art. 13 i art. 9 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

W tej sytuacji nawet, kiedy kobieta ciężarna zdecyduje się na opłacanie składek społecznych z tytułu działalności, zasiłek macierzyński wypłacany jej będzie jedynie z tytułu umowy o pracę.

W celu zmiany podstawy składek społecznych należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS i w prawym górnym rogu wybrać opcję zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje zaznaczyć checkbox Jestem zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem co najmniej 4 666 zł brutto.

W części Wybierz składki ZUS, które mają być opłacane z tytułu prowadzenia działalności pozostanie oznaczone jedynie Ubezpieczenie zdrowotne.

d. Umowa o pracę na część etatu wynagrodzenie niższe niż minimalne

W przypadku przedsiębiorcy, którego wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę jest niższe niż minimalne wynagrodzenie (w 2025 r. – 4 666 zł brutto) tj. przedsiębiorcy zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, podleganie ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzonej działalności staje się obowiązkowe.

W tej sytuacji przedsiębiorca, może tytułem prowadzonej działalności opłacać dobrowolnie w ramach składek społecznych – składkę chorobową. Kiedy kobieta ciężarna zdecyduje się na opłacanie dobrowolnej składki chorobowej, zasiłek macierzyński wypłacany jej będzie i z umowy o pracę i z prowadzonej działalności.

W takim przypadku, aby poprawnie dokonać konfiguracji konta należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS następnie u dołu strony wybrać opcję edytuj, kolejno w części Dodatkowe informacje powinna pozostać automatycznie zaznaczona opcja Żadne z powyższych.

W części Wybierz składki ZUS, które mają być opłacane z tytułu prowadzenia działalności w sytuacji kiedy przedsiębiorca z działalności zarejestrował się do dobrowolnej składki chorobowej będą oznaczone opcje:

• Ubezpieczenie zdrowotne,
• Ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe),
• Ubezpieczenie chorobowe,
• Fundusz Pracy – oznaczany kiedy podstawa opłacania składek społecznych tytułem prowadzonej działalności gospodarczej przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. – 4 666 zł brutto).

e. Świadczenie rodzicielskie – kiedy brak dobrowolnej składki chorobowej

W sytuacji, kiedy przedsiębiorcy nie mają prawa do zasiłku macierzyńskiego, mogą ubiegać się o tzw. świadczenie rodzicielskie, do którego uprawnieni są przede wszystkim bezrobotni, studenci, rolnicy, a także wykonujący pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

Nie jest ono uzależnione od kryterium dochodowego i wynosi 1000 zł. Świadczenie to nie podlega opodatkowaniu, oskładkowaniu ani innym obciążeniom. W sytuacji kiedy jednemu z rodziców przysługuje zasiłek macierzyński, drugi rodzic nie może ubiegać się o świadczenie rodzicielskie.

Więcej informacji na ten temat tutaj.

f. Prowadzenie działalności a zasiłek macierzyński

Przedsiębiorcy na urlopie macierzyńskim lub innym na jego prawach, mogą równolegle prowadzić działalność gospodarczą bez utraty prawa do zasiłku (art. 9 ust. 1c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Oznacza to, że mogą wystawiać faktury, uzyskiwać przychody.

Warto natomiast pamiętać, że w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego, przedsiębiorca opłaca jedynie składkę zdrowotną wykazywaną na deklaracji ZUS DRA. W przypadku kiedy nic się nie zmienia w stosunku do poprzedniego miesiąca, nie ma konieczności jej comiesięcznego składania. W sytuacji kiedy przedsiębiorca zdecyduje się zawiesić działalność gospodarczą w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego, wówczas nie opłaca żadnych składek za pełen miesiąc zawieszenia.

g. Dokumenty składane do ZUS

Aby uzyskać zasiłek macierzyński, przedsiębiorca powinien złożyć w ZUS następujące dokumenty:

• formularz ZUS Z-3b, czyli zaświadczenie płatnika składek zawierające informacje określone w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (oryginał), lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem – w przypadku występowania o zasiłek macierzyński za okres od dnia porodu,
• wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego (może być na jednym wniosku). Dodatkowo wniosek powinien zawierać adnotację dotyczącą wymiaru tych urlopów oraz wskazywać datę rozpoczęcia. W tym wniosku należy również wskazać na jakich zasadach będzie pobierany zasiłek przez przedsiębiorcę (100% i 70% czy 81,5%). Infolinia ZUS sugeruje, że można złożyć wniosek ZUS ZAM,
• oświadczenie drugiego rodzica, że nie będzie w tym czasie korzystał z urlopu rodzicielskiego (w oświadczeniu podajemy imię i nazwisko ojca oraz PESEL) Infolinia ZUS wskazuj, że również można wnioskek ZAM.

Istnieje możliwość wygenerowania formularza Z-3b za pomocą serwisu ifirma.pl. Po wystawieniu zaświadczenia ZUS Z-3b należy je wydrukować z serwisu, a następnie podpisać i uzupełnić datę wypełnienia. Gotowe zaświadczenie należy dostarczyć do ZUS osobiście lub pocztą.

Więcej informacji w jaki sposób wypełnić zaświadczenie jest dostępne tutaj.

ZUS ma 30 dni na rozpatrzenie podania o zasiłek macierzyński. Jeżeli wniosek zostanie rozpatrzone pozytywnie, ZUS nie przesyła żadnych informacji o wydanej decyzji, tylko wypłaca zasiłek na podany przez przedsiębiorcę na druku ZUS Z-3b numer konta.

Należy przy tym pamiętać, że przedsiębiorca jako płatnik składek jest zobowiązany poinformować ZUS o okolicznościach mających wpływ na prawo i wysokość zasiłku.

Po otrzymaniu zasiłku z ZUS, przedsiębiorca w pierwszej kolejności powinien wyrejestrować się z ubezpieczeń społecznych na druku ZUS ZWUA, następnie dokonać rejestracji jako pobierający zasiłek macierzyński na druku ZUS ZZA. Przedsiębiorca osiągający zasiłek powyżej kwoty 1000 zł brutto będzie na zasiłku opłacał jedynie składkę zdrowotną. W przypadku zasiłku poniżej 1000 zł brutto przedsiębiorca nie opłaca żadnych składek za okres przysługującego zasiłku.

Przedsiębiorca jest zobligowany w ciągu 7 dni (od daty dnia porodu) do dokonania powyższych formalności. W przypadku przekroczenia terminu należy dokonać zmiany jak najszybciej.

Więcej na temat wypełnienia druku w serwisie znajdziesz w pkt. 5c.

UWAGA!

W przypadku, jeżeli zasiłek macierzyński zacznie obowiązywać w trakcie miesiąca, należy pamiętać o wyliczeniu proporcjonalnie składek społecznych oraz FP za dni, w których przedsiębiorca nie przebywał jeszcze na zasiłku macierzyńskim. Szczegółowo opisane zostało to w pkt. 2a .

Zmieniając formę opłacania składek (kiedy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników) należy pamiętać o konieczności złożenia deklaracji ZUS DRA, za miesiąc w którym zmiana nastąpiła, jak i za kolejny pełny miesiąc, w którym:

• zostanie opłacona tylko składka zdrowotna,
• bądź przedsiębiorca nie będzie opłacał żadnych składek.

h. Przywileje ojca dziecka

W sytuacji kiedy matka dziecka zrzeka się części urlopu macierzyńskiego, przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość jego dalszego wykorzystania ojcu dziecka. Warunek, który musi spełnić ojciec dziecka to obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie chorobowe, które umożliwia pobieranie zasiłku macierzyńskiego. Należy jednak pamiętać, że matka dziecka jest zobligowana do wykorzystania minimum 14 tygodni zasiłku, by dalszą jego część mogła przekazać ojcu dziecka na jego wniosek.

Wniosek o skrócenie zasiłku macierzyńskiego, należy złożyć do ZUS nie później niż w terminie 7 dni od daty, kiedy przedsiębiorca chce zrezygnować z urlopu. Dodatkowo przedsiębiorca do wniosku dołącza również:

• zaświadczenie pracodawcy ojca dziecka, o okresie zasiłku który został mu udzielony – jeżeli ojciec dziecka jest zatrudniony u innego pracodawcy,
• oświadczenie o dacie przerwania działalności gospodarczej i możliwości zaopiekowania się dzieckiem – w przypadku kiedy taką działalność prowadzi,
• zaświadczenie wystawione przez płatnika składek o dacie zaprzestania wykonywania pracy zarobkowej w przypadku, jeżeli ojciec dziecka podlega pod inne ubezpieczenia niż te wspomniane powyżej np. umowa zlecenie.

2. Generowanie deklaracji ZUS

Przedsiębiorca, który nabył prawo do zasiłku, ma możliwość pomniejszyć podstawę do opłacania składek społecznych i FP. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest niepodzielna i nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.

W większości przypadków ZUS stoi na stanowisku, aby przedsiębiorca wstrzymał się ze zmniejszaniem podstawy składek na ubezpieczenie społeczne, do czasu wypłaty przez ZUS przysługującemu mu zasiłku. Płatnik ma wówczas pewność, że ZUS nie odrzucił wniosku o przyznanie zasiłku macierzyńskiego. Stanowisko takie jest dużo bezpieczniejsze i nie naraża przedsiębiorcy na ewentualne straty.

Oczywiście nie jest błędem pomniejszenie składek przed otrzymaniem zasiłku z ZUS, w sytuacji kiedy przedsiębiorca ma pewność i gwarancję co do przyznania zasiłku. Decyzja pozostaje po stronie przedsiębiorcy, która droga jest dla niego odpowiedniejsza.

Kiedy przedsiębiorca przebywa na zasiłku macierzyńskim i nie zatrudnia pracowników jego obowiązkiem jest wygenerowanie jedynie deklaracji ZUS DRA, w której zostanie odnotowany okres przebywania na zasiłku.

a. Przejście na zasiłek macierzyński w trakcie miesiąca

Przykład 1.

Pani Anna rozpoczyna pobierania zasiłku macierzyńskiego od 14 grudnia 2024, przed narodzinami dziecka przedsiębiorczyni nie była na zasiłku chorobowym.

W sytuacji kiedy przejście na zasiłek macierzyński nastąpi w trakcie miesiąca i w okresie poprzedzającym zasiłek przedsiębiorca nie przebywał na zwolnieniu chorobowym, należy za ten miesiąc pomniejszyć składkę społeczną oraz FP proporcjonalnie. W tym celu należy ustawić miesiąc księgowy, w którym przedsiębiorca przeszedł na zasiłek macierzyński. Następnie należy przejść do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje, kolejno wybrać Wygeneruj ZUS. Po wyświetleniu się informacji o składkach należy wybrać opcję dodaj przerwę. .

Kolejno należy wybrać rodzaj przerwy– w przypadku macierzyńskiego wybiera się inną przyczynę oraz podaje zakres dat, czyli od dnia rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego do końca miesiąca. Na koniec w celu zapisania przerwy należy wybrać ikonę zatwierdź.

Po zatwierdzeniu zmian, serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne oraz składkę na Fundusz Pracy jeżeli jest opłacana. Ponowne zatwierdzenie spowoduje wygenerowanie raportu ZUS.

b. Przejście z zasiłku chorobowego na zasiłek macierzyński w trakcie miesiąca

W przypadku kiedy przedsiębiorca nabył prawo do zasiłku macierzyńskiego w trakcie miesiąca, bezpośrednio po zasiłku chorobowym, w pierwszej kolejności należy poprawnie wygenerować za ten miesiąc deklarację ZUS.

W tym celu należy ustawić miesiąc księgowy, w którym przedsiębiorca przeszedł na zasiłek macierzyński.

Przykład 2.

Pani Joanna od 2019 r. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. 14.11.2024 r. urodziła dziecko. Od 01.11.2024 r. do 13.11.2024 r. Pani Joanna przebywała na L4 w związku z ciążą. Zasiłek macierzyński przysługuje Pani Joannie od 14.11.2024 r.

Aby wprowadzić zasiłek i chorobowy i macierzyński należy przejść do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje kolejno wybrać ikonę Wygeneruj ZUS. Po wyświetleniu się informacji o składkach należy wybrać opcję dodaj przerwę.

Kolejno należy wskazać rodzaj przerwy– dla zasiłku chorobowego należy wybrać choroba, a w przypadku zasiłku macierzyńskiego wybiera się inną przyczynę oraz podaje zakres dat dla poszczególnych rodzajów przerwy. Dla wskazanego przykładu należy wprowadzić daty od 01.011.2024 do 13.11.2024 jako choroba. Na koniec w celu zapisania tej przerwy należy wybrać ikonę zatwierdź. Kolejno ponownie wybrać ikonę dodaj przerwę i wskazać daty od 14.11.2024 do 30.11.2024 jako inna przyczyna. Na koniec wybrać ikonę zatwierdź.

Po zatwierdzeniu zmian, serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne oraz składkę na Fundusz Pracy jeżeli jest opłacana. Ponowne zatwierdzenie spowoduje wygenerowanie raportu ZUS.

3. Zasiłek macierzyński w przypadku zatrudniania pracowników

W przypadku kiedy pracodawca zatrudnia co najmniej jednego pracownika konieczne jest wygenerowanie deklaracji ZUS DRA wraz z załącznikami RCA, RZA, RSA. Dokument ZUS RSA jest raportem imiennym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek za osoby ubezpieczone. Osobami ubezpieczonymi są pracownicy oraz przedsiębiorca.

W raporcie wykazywane są okresy przerwy w opłacaniu składek, okres zasiłków przedsiębiorcy oraz zestawienie wypłaconych świadczeń lub wynagrodzeń za czas absencji zawodowej pracowników.

4. Konfiguracja składek ZUS

Aby serwis naliczył prawidłowo składki podczas przebywania na urlopie macierzyńskim należy wprowadzić właściwe ustawienia.

Zmiany ustawień należy dokonać po wygenerowaniu deklaracji ZUS za miesiąc, w którym przedsiębiorca przeszedł w trakcie miesiąca na zasiłek macierzyński. W sytuacji przejścia na zasiłek macierzyński w pierwszym dniu miesiąca, zmiany dokonuje się po wygenerowaniu deklaracji poprzedzającej wskazany miesiąc.

W tym celu należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS następnie w prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy zaznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński. Następnie należy uzupełnić wiersze:

• Kwota zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywana jest miesięczna wartość otrzymywanego zasiłku – omawiana kwota jest kwotą netto otrzymanego zasiłku,
• Okres przyznanego prawa do zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywany jest pełen okres przyznanego zasiłku macierzyńskiego oraz rodzicielskiego.

Ważne jest, aby przedsiębiorca posiadał wiedzę na temat kwoty jaką będzie pobierał z tytułu zasiłku macierzyńskiego. W przypadku kiedy przedsiębiorca przechodząc na zasiłek macierzyński przebywał na ZUS-ie preferencyjnym tj. odprowadzał składki od 30% wysokości minimalnego wynagrodzenia (4 666 zł – rok 2025), jego zasiłek macierzyński nie powinien przekroczyć kwoty 1000 zł. Jeżeli natomiast przedsiębiorca opłacał składki od wyższej podstawy, lub podlegał pod duży ZUS, zasiłek prawdopodobnie będzie wyższy od kwoty 1000 zł.

a. Kwota zasiłku macierzyńskiego poniżej 1000 zł netto

W przypadku, kiedy zasiłek nie przekracza kwoty 1000 zł, przedsiębiorca przez pełny miesiąc trwania zasiłku macierzyńskiego jest zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne. Kiedy osoba prowadząca działalność gospodarczą nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego w trakcie miesiąca, zwolnienie przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstało prawo do zasiłku macierzyńskiego (art. 79 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

W celu dokonania ustawień należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS w prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy zaznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński. Następnie należy uzupełnić wiersze:

• Kwota zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywana jest miesięczna wartość otrzymywanego zasiłku – omawiana kwota jest kwotą netto otrzymanego zasiłku,
• Okres przyznanego prawa do zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywany jest pełen okres przyznanego zasiłku macierzyńskiego oraz rodzicielskiego.

Po uzupełnieniu wiersza Kwota zasiłku macierzyńskiego wartością do 1000 zł łącznie w tabeli Składki ZUS do opłacenia nie będzie oznaczona żadna składka.

W takiej sytuacji kod tytułu ubezpieczenia przedsiębiorcy zmieni się na:

• 0580 – tj. kod osoby prowadzącej działalność opłacającej tzw. preferencyjny ZUS, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty 1000 zł

b. Kwota zasiłku macierzyńskiego poniżej 1000 zł netto a Mały ZUS

Mały ZUS jest ulgą w stosunku do składek na ubezpieczenie społeczne, które wylicza się na podstawie dochodu przedsiębiorcy z roku poprzedniego.Przedsiębiorczyni pobierająca zasiłek macierzyński w kwocie nieprzekraczającej wysokości świadczenia rodzicielskiego może rozważyć zarejestrowanie się do kodu ubezpieczenia 05 80 xx. Dzięki temu miesiące, za które otrzymuje zasiłek nie będą wliczane do limitu 36 miesięcy podlegania pod Małego ZUS-u.

05 80 xx – kod tytułu ubezpieczenia osoby prowadzącej działalność opłacającej tzw. preferencyjny ZUS albo Mały ZUS, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty 1000 zł.

Więcej informacji na temat rezygnacji z Małego ZUS-u w przypadku pobierania zasiłku macierzyńskiego znajduje się w naszej pomocy.

Przedsiębiorczyni, która za cały okres trwania urlopu macierzyńskiego otrzymuje zasiłek macierzyński w wysokości nieprzekraczającej 1 tys. zł., w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest zwolniona z obowiązku opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy pamiętać, że zwolnienie ze składki na ubezpieczenie zdrowotne obowiązuje wyłącznie za pełne miesiące kalendarzowe.

Rezygnacja z Małego ZUS-u jest nieodwołalna w danym roku kalendarzowym. W praktyce oznacza to, że za miesiąc, w którym przedsiębiorca dokonuje rezygnacji oraz za pozostałe miesiące kalendarzowe do końca danego roku kalendarzowego nie ma on możliwości ponownego zgłoszenia się do Małego ZUS-u. Kolejna możliwość rejestracji do Małego ZUS-u wystąpi u przedsiębiorcy na początku kolejnego roku.

Należy mieć na uwadze, że rezygnacja z kodu Małego ZUS-u na rzecz kodu 05 80 jest DOBROWOLNA. Przedsiębiorczyni ma prawo pozostać w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego na Małym ZUS-ie i nie opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne kiedy wysokość jej zasiłku macierzyńskiego nie przekroczy 1 tys. zł tj. może pobierać zasiłek i być na kodzie 05 90.

c. Kwota zasiłku macierzyńskiego powyżej 1000 zł netto

W przypadku kiedy zasiłek macierzyński przekracza kwotę 1000 zł przedsiębiorca opłaca jedynie składkę zdrowotną.

W celu dokonania ustawień należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS następniew prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy zaznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński. Następnie należy uzupełnić wiersze:

• Kwota zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywana jest miesięczna wartość otrzymywanego zasiłku – omawiana kwota jest kwotą netto otrzymanego zasiłku,
• Okres przyznanego prawa do zasiłku macierzyńskiego, gdzie wskazywany jest pełen okres przyznanego zasiłku macierzyńskiego oraz rodzicielskiego.

Po uzupełnieniu wiersza Kwota zasiłku macierzyńskiego wartością powyżej 1000 zł tj. od 1001 zł wzwyż w części tabeli Składki ZUS do opłacenia składka zdrowotna zostanie oznaczona jako obowiązkowa. W przypadku oznaczenie pozostałych składek należy je odznaczyć.

Przedsiębiorca zarejestrowany do preferencyjnego ZUS, który podwyższył podstawę wymiaru składek oraz przedsiębiorca na pełnym ZUS otrzymuje zasiłek powyżej kwoty 1000 zł w ustawieniach powinien mieć oznaczony w wierszu Plan opłacania składek ZUS Duży ZUS. Co było dokładnie wyjaśnione w pkt. 1b Takie ustawienie powoduje, iż podczas konfiguracji zasiłku macierzyńskiego naliczany jest Fundusz Pracy co nie jest w tej sytuacji prawidłowe, gdyż na macierzyńskim przedsiębiorca w tej sytuacji opłaca jedynie składkę zdrowotną.

W celu poprawnego ustawienia składek, które będą opłacane w tym przypadku z prowadzonej działalności należy dodatkowo w części Dodatkowe informacje zaznaczyć checkbox Jestem zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem co najmniej 4 666 brutto zł brutto. Spowoduje to, że składki na Fundusz Pracy nie będą ujmowane jako składki obowiązkowe.

Ponadto przedsiębiorca dokonując ustawień przed zatwierdzeniem powinien zweryfikować czy w części Kod tytułu ubezpieczenia pokazuje się prawidłowy kod ubezpieczenia do jakiego jest zarejestrowany.

5. Rejestracja zasiłku macierzyńskiego

a. Kod ubezpieczenia a deklaracje zgłoszeniowe – ZUS Preferencyjny

W przypadku kiedy przedsiębiorca opłaca ZUS na zasadach preferencji, kwota świadczenia macierzyńskiego wynosić będzie 1000 zł. Ponadto, przedsiębiorcy pobierający zasiłek macierzyński w wysokości nieprzekraczającej kwoty 1000 zł są zwolnieni są z opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład 3.

Pani Kamila prowadzi działalność gospodarczą. Obecnie opłaca ZUS na zasadach preferencyjnych, dlatego też jest zgłoszona do ZUS z kodem ubezpieczenia 057000. W dniu 2 stycznia 2025 r. urodziła dziecko, czyli od tego dnia przysługuje jej zasiłek macierzyński w wysokości 1000 zł (kwota została podwyższona do kwoty świadczenia rodzicielskiego).

Od daty dnia porody, Pani Kamila nie podlega ubezpieczeniom społecznym, ale nadal objęta jest ubezpieczeniem zdrowotnym. Dopiero od pierwszego dnia miesiąca będzie jej przysługiwało zwolnienie z opłacania składki zdrowotnej.

Oznacza to, że:

1. z dniem 2 stycznia należy wyrejestrować się ze wszystkich ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem 057000,
2. z dniem 2 stycznia zarejestrować się jedynie do składki zdrowotnej na druku ZUS ZZA z kodem 057000,
3. z dniem 1 lutego wyrejestrować się ze składki zdrowotnej na druku ZUS ZWUA z kodem 0570,
4. z dniem 1 lutego zarejestrować się na druku ZUS ZZA z kodem tytułu 058000.

Przedsiębiorca, który otrzymuje zasiłek powyżej 1000 zł, a jest zarejestrowany do preferencyjnego ZUS, wyrejestrowania ze wszystkich składek oraz rejestracji do składki zdrowotnej dokonuje z kodem 057000.

b. Kod ubezpieczenia a deklaracje zgłoszeniowe – Pełny ZUS

W przypadku opłacania pełnego ZUS-u sprawa jest o tyle prosta, że nie ma konieczności zmiany kodu ubezpieczenia, kod to 051000.

Aby poprawnie dokonać zmian w systemie ifIrma.pl, podczas generowania deklaracji ZUS należy skrupulatnie pilnować kodów ubezpieczenia w konfiguracji serwisu. W celu zweryfikowania poprawność kodu należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS.

c. Wysyłka deklaracji zgłoszeniowych ZWUA, ZZA

W sytuacji kiedy wysyłane są do ZUS druki ZWUA, ZZA należy każdorazowo przed wygenerowaniem druku weryfikować poprawność kodu dla ZUS w zakładce Konfiguracja ➡ ZUS w części Kod tytułu ubezpieczenia upewniając się, iż kod jest poprawny. W przypadku kiedy kod jest niewłaściwy należy go zmienić. Po wybraniu w prawym górnym rogu edytuj należy uzupełnić prawidłowy kod kolejno wpisując prawidłowy kod oraz zatwierdzając dokonane zmiany. Dopiero kiedy kod jest ustawiony prawidłowo można przejść do generowania deklaracji zgłoszeniowych.

Aby zgłosić zmianę modelu opłacanych składek należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA.

Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę, zgodną z przejściem na zasiłek macierzyński, dla przykładu 3. jest to data 2 stycznia 2025.

Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.

Kolejnym krokiem jest wysłanie deklaracji zgłoszeniowej – generujemy ją w tej samej zakładce (Konfiguracja ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS) Deklaracje zgłoszeniowe, wybierając opcję wygeneruj ZZA.

Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – datę przejścia na zasiłek macierzyński, dla przykładu 3 jest to data 2 stycznia 2025.

Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).

Ważne !

Od 16 maja 2021 roku zmieniły się formularze rejestracyjne do ZUS, tj. ZUS ZUA – rejestracja do składek społecznych i zdrowotnej oraz ZUS ZZA – rejestracja wyłącznie do składki na ubezpieczenie zdrowotne. Do druków doszło dodatkowe pole jakim jest kod zawodu wykonywany przez ubezpieczonego.

6. Zakończenie pobierania zasiłku macierzyńskiego

Przykład 4.

Pani Marcela zakończyła zasiłek macierzyński w dniu 16 lutego 2025 r. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest się przerejestrować w ciągu 7 dni, liczonych od dnia wystąpienia zmiany.
Jako datę zmiany uważa się dzień następny po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego.

a. Wysyłka deklaracji zgłoszeniowych ZWUA, ZUA

W sytuacji kiedy wysyłane są do ZUS druki ZWUA, ZUA należy każdorazowo przed wygenerowaniem druku weryfikować poprawność kodu dla ZUS w zakładce Konfiguracja ➡ ZUS w części Kod tytułu ubezpieczenia upewniając się, iż kod jest poprawny. W przypadku kiedy kod jest niewłaściwy należy go zmienić. Po wybraniu w prawym górnym rogu edytuj, należy uzupełnić prawidłowy kod kolejno wpisując prawidłowy kod oraz zatwierdzając dokonane zmiany. Dopiero kiedy kod jest ustawiony prawidłowo można przejść do generowania deklaracji zgłoszeniowych.

Aby zgłosić zmianę modelu opłacanych składek należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe Imię i Nazwisko Właściciela wybrać opcję wygeneruj ZWUA.

Następnie w oknie, które się pojawi, w Typ deklaracji należy wybrać opcję wyrejestrowanie a jako przyczynę wyrejestrowania – Inną przyczynę wyrejestrowania. Wpisujemy datę , czyli dzień po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego, dla przykładu 3. jest to data 17 lutego 2025.

Po uzupełnieniu danych wybieramy opcję przekaż do podpisu i zatwierdzamy komunikat z zapytaniem, czy potwierdzamy chęć wysyłki.

Kolejnym krokiem jest wysłanie deklaracji zgłoszeniowej – generujemy ją w tej samej zakładce (Konfiguracja ➡Deklaracje zgłoszeniowe ZUS) Deklaracje zgłoszeniowe, wybierając opcję wygeneruj ZUA.

Jako Typ deklaracji, również wybieramy zgłoszenie i wprowadzamy datę powstania obowiązku ubezpieczenia – taką jaką wprowadziliśmy w poprzedniej deklaracji ZUS ZWUA – dzień następny po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego dla przykładu 3. jest to data 17 lutego 2025. Poniżej przykład deklaracji kiedy przedsiębiorca zgłasza się do dobrowolnej składki chorobowej.

Następnie wybieramy opcję Przekaż do podpisu (również w tym przypadku zatwierdzamy pojawiający się komunikat tak jak w przypadku deklaracji ZUS ZWUA).

Ważne!

Od 16 maja 2021 roku zmieniły się formularze rejestracyjne do ZUS, tj. ZUS ZUA – rejestracja do składek społecznych i zdrowotnej oraz ZUS ZZA – rejestracja wyłącznie do składki na ubezpieczenie zdrowotne. Do druków doszło dodatkowe pole jakim jest kod zawodu wykonywany przez ubezpieczonego.

b. Zakończenie zasiłku macierzyńskiego – konfiguracja ZUS

W celu dokonania ustawień należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ ZUS w prawym górnym rogu wybrać zmień plan. Kolejno w części Dodatkowe informacje należy odznaczyć opcję Pobieram zasiłek macierzyński.

Dzięki temu zostanie zaznaczona wyłącznie opcja żadne z powyższych.

W tabeli Składki ZUS do opłacenia będą zaznaczone automatycznie składki należne dla wybranego planu składek ZUS. Należy pamiętać, że składka chorobowa jest dla przedsiębiorcy zawsze dobrowolna. Na koniec należy zapisać zmiany za pomocą ikony zatwierdź.

c. Zakończenie zasiłeku macierzyński w trakcie miesiąca

W sytuacji kiedy zakończenie na zasiłku macierzyńskiego nastąpi w trakcie miesiąca należy za ten miesiąc pomniejszyć składkę społeczną oraz FP proporcjonalnie. W tym celu należy ustawić miesiąc księgowy, w którym przedsiębiorca zakończył zasiłek macierzyński. Następnie należy przejść do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje, kolejno wybrać ikonę ZUS. Po wyświetleniu się informacji o składkach należy wybrać opcję dodaj przerwę..

Następnie należy wskazać Rodzaj przerwy czyli wybrać inna przyczyna i w polu W okresie od wskazać daty dzienne pobierania zasiłku macierzyńskiego, dla przykładu 3. od 1 do 16 lutego 2025.

Po zatwierdzeniu zmian, serwis proporcjonalnie zmniejszy składki społeczne oraz składkę na Fundusz Pracy jeżeli jest opłacana. Ponowne zatwierdzenie spowoduje wygenerowanie raportu ZUS.

Autor: Agnieszka Sołtys, Monika Olejniczak – ifirma.pl