• Pomoc ifirma
  • JPK
  • Najczęstsze błędy związane z wysyłką pliku JPK_VAT
w JPK Tagi: JPKbłędy jpkstatus jpk

Użytkownik serwisu ifirma.pl może wysłać plik JPK_VAT bezpośrednio z serwisu ifirma.pl, bądź pobrać wygenerowany plik i wysłać go poza serwisem. Opcje wygenerowania i wysyłki pliku JPK dostępne są w zakładce JPK.

Generując plik JPK_VAT Użytkownik powinien zwrócić szczególną uwagę na to, czy jest we właściwym miesiącu księgowym. Przykładowo, aby wygenerować plik JPK_VAT za miesiąc marzec 2018 składany do 25.04.2018 r. należy ustawić miesiąc księgowy marzec 2018, tj. miesiąc zgodny z okresem składanego pliku. Kolejną ważną informacją o jakiej należy pamiętać to ta, iż obowiązek comiesięcznej wysyłki plików dotyczy jedynie struktury JPK_VAT. Z uwagi na to w wierszu Rodzaj JPK należy pozostawić domyślnie ustawiony VAT.



Po przejściu do wskazanej zakładki i wybraniu opcji wygeneruj Użytkownikowi ukazują się trzy poniższe opcje.



Opis wskazanych opcji zawiera poniższa tabela.

Opcja 1. Opcja 2. Opcja 3.
Wysyłka za pośrednictwem serwisu przy pomocy złożonych dla pracowników serwisu upoważnień UPL-1 Wysyłka pliku przez serwis podpisanego własnym podpisem kwalifikowanym.

Instrukcja dostępna tutaj.

Wysyłka pliku poza serwisem podpisanego własnym podpisem kwalifikowanym / profilem zaufanym przez program JPK 2.0.

Instrukcja dostępna tutaj.

Wysyłka pliku przez serwis podpisanego profilem zaufanym:

A. przez stronę e-puap

Instrukcja dostępna tutaj.

B. przez stronę obywatel.gov.pl

Wysyłka pliku poza serwisem podpisanego danymi autoryzującymi przez stronę Ministerstwa

Zgodnie z art. 82 §1b Ordynacji podatkowej pliki JPK_VAT przesyłane są za pomocą środków komunikacji elektronicznej Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Potwierdzeniem pozytywnej wysyłki pliku JPK_VAT jest plik UPO tj. Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Jak wskazuje na swoich stronach Ministerstwo Finansów czas oczekiwania na wygenerowanie UPO, po przekazaniu pliku do wysyłki, może trwać do 24 godzin. Należy liczyć się z tym, iż wysyłane pliki JPK przez autoryzację przy użyciu profilu zaufanego oraz podpisu kwalifikowanego mają dłuższy czas weryfikacji i oczekiwania na odbiór UPO niż pliki JPK wysyłane przy pomocy tzw. danych autoryzujących.

Niestety nie zawsze docelowo przedsiębiorca otrzyma UPO, gdyż nie każda wysyłka przejdzie pozytywną weryfikację przez bramkę ministerialną. Poniżej lista najczęstszych błędów jakie powodują odrzucenie pliku JPK przez Ministerstwo Finansów.

Błędy związane z wysyłką plików podpisanych podpisem kwalifikowanym oraz profilem zaufanym

1. Plik został podpisany podpisem zewnętrznym – tj. do serwisu wgrywany jest plik JPK_VAT, a nie plik JPK_VAT_metadane



Bez względu na to, czy Użytkownik serwisu decyduje się wysłać plik JPK przez serwis podpisując plik własnym podpisem kwalifikowanym czy profilem zaufanym, powinien bezwzględnie pamiętać, iż podpisać należy plik z metadanymi. Każda próba załączenia podpisanego pliku JPK_VAT a nie JPK_VAT_metadane zostanie przez system odrzucona.

Jak poznać, czy pobrano z serwisu właściwy plik?

Przede wszystkim plik z metadanymi można pobrać tylko w jednym miejscu, po przejściu do zakładki JPK i wybraniu opcji wygeneruj pojawiają się trzy opcje, w środkowym panelu jest widoczna ikona służąca do pobierania pliku z metadanymi.



Po pobraniu właściwego pliku w nazwie pliku będzie wskazana nazwa: JPK_VAT_metadane-DD-MM-RRRR.



Plik, który posiada w nazwie JPK_VAT_DD-MM-RRRR nie służy do opcji wysyłki pliku za pośrednictwem serwisu. Taki plik można wysłać poza serwisem korzystając z programów zewnętrznych.

Uwaga!
Z tego miejsca pobierzesz plik JPK_VAT, a nie plik JPK_VAT_metadane.
Jeżeli Użytkownik chce zobaczyć zawartość pliku JPK_VAT może to zrobić po jego wygenerowaniu, poprzez pobranie pliku. Pobranie pliku nastąpi po wybraniu opcji pobierz plik JPK_VAT.



Ważne!
W zakładce JPK domyślnie ustawiono, iż ma być generowany plik JPK_VAT
. Użytkownik serwisu może jednak samodzielnie zmienić rodzaj pliku wybierając JPK dla PKPIR, FAKTURA, czy EWP (Ewidencja Przychodów dla podatku zryczałtowanego). Powyższe powoduje, iż w zależności od wybranego rodzaju pliku w nazwie pliku z metadanymi mogą pojawić się również rozwinięcia PKPIR, FAKTURA, EWP.

Użytkowniku! Wysyłając plik upewnij się czy na pewno w nazwie pliku pojawia się słowo VAT, gdyż tylko na taki plik nałożono obowiązek comiesięcznej wysyłki od 2018 roku.

2. Plik został podpisany podpisem zewnętrznym – niewłaściwy format podpisu kwalifikowanego

Po wgraniu do serwisu ifirma.pl pliku JPK_VAT podpisanego podpisem kwalifikowanym pokazuje się komunikat:

JPK_VAT_metadane_DD-MM-RRRR.xml.XadES: Prawdopodobnie plik został podpisany podpisem zewnętrznym. Użyj podpisu wewnętrznego i jeszcze raz zaimportuj podpisany plik.

Zgodnie z komunikatem jaki pokazuje serwis, plik został podpisany podpisem zewnętrznym. W przypadku zaś wysyłki wymagany jest podpis wewnętrzny. Podpis wewnętrzny charakteryzuje się m.in. tym, iż plik podpisu zawiera również treść dokumentu (m.in. fileName, Document), czego nie posiada plik zewnętrzny.

W sprawie wątpliwości, jak dokonać podpisu podpisem wewnętrznym, należy zwrócić się do dostawcy podpisu kwalifikowanego bądź aplikacji, w której dokonywany jest podpis celem wygenerowania prawidłowego podpisu. Zgodnie z komunikatem w serwisie dopiero taki plik będzie można zaimportować.

Ważne!
Informacje na temat listy akceptowanych przez Ministerstwo Finansów podpisów oraz wymaganych ustawień do podpisu elektronicznego znajdują się na stronie.



3. Błąd 401 – Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd ERROR_VALIDATE

Może zdarzyć się, że w przekazanym do wysyłki pliku wystąpi wskazany status. Przyczyna może być prozaiczna, jak np. dodanie kosztu bez wskazania numeru dokumentu zakupu. Użytkownik serwisu księgując koszt przez zakładkę Wydatki, jak i dodając pozycję Ewidencji zakupów VAT, obligatoryjnie uzupełnia pole Numer dokumentu, gdyż jest to pole wymagane. Wpisanie we wskazanym polu spacji spowoduje jednak, że serwis odczyta pole jako uzupełnione i pozwoli zatwierdzić dodany wydatek.
Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku, kiedy dodając koszt zamiast standardowych znaków dostępnych na polskiej klawiaturze zostaną wklejone nietypowe znaki, np. kwadraty, kółka, znaki dostępne w chińskim piśmie. Najczęściej niestandardowe znaki pojawiają się przy próbie kopiowania numeru z plików PDF.

Ważne! Nie zawsze można będzie rozpoznać, że pole Numer dokumentu zawiera nietypowe znaki. Wynika to z tego, że nie każdy znak jest widoczny, w numerze mogą bowiem wystąpić tzw. „białe znaki”. Najczęściej dopiero wklejenie skopiowanego numeru do zewnętrznego edytora tekstu spowoduje, że zobaczymy znaki ukryte w treści numeru.
Z uwagi na powyższe zalecamy wpisywanie numeru dokumentu ręcznie zamiast kopiowania danych z dokumentu.

We wskazanych sytuacjach plik JPK_VAT zostanie zweryfikowany jako plik z pustym numerem dokumentu, co spowoduje powstanie wskazanego statusu. Warto zwrócić na to szczególną uwagę, uzupełniając dokumenty w serwisie. Jeżeli powstanie wskazany błąd należy zweryfikować dokumenty znajdujące się w Ewidencji zakupów VAT za okres, którego dotyczy plik JPK_VAT. W tym celu należy odnaleźć pozycję, która nie ma uzupełnionego pola Numer dokumentu, bądź dla której w Numerze dokumentu podano nietypowe znaki, a następnie ją edytować i uzupełnić pole wskazując prawidłowy numer.

Na opisane zagadnienie powinni również zwrócić uwagę Użytkownicy serwisu pobierający plik JPK_VAT z konta, którzy wprowadzają do pliku zmiany i wysyłają plik poza serwisem. Wysłany poza serwisem plik JPK, gdzie Użytkownik doda puste pozycje również zostanie zweryfikowany jako błędny i otrzyma status 401.

4. Błąd 408 – Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie

Pobierając plik JPK_VAT, który będzie wysyłany poza serwisem trzeba szczególną uwagę zwrócić czy oprogramowanie na komputerze Użytkownika nie spowoduje zmian w pobranym pliku. Może się zdarzyć, iż plik zostanie zapisany przez Użytkownika w innym formacie niż xml np. txt co spowoduje odrzucenie wysyłki przez Ministerstwo Finansów. Należy zwrócić szczególną uwagę na to czy nie miała miejsce ingerencja w pobrany z serwisu plik. Pobrany plik powinien przejść skutecznie wysyłkę przez bramkę ministerialną.

Kolejna z przyczyn zaistniałego zdarzenia może się okazać dość specyficzna. Praktyka pokazała, iż kolejne próby przekazania tego samego pliku nie powodowały błędu. Przy takim komunikacie nie należy się zrażać tylko próbować dalej i przekazywać kolejny raz plik do wysyłki. Jak się może bowiem okazać kolejna wysyłka okaże się skuteczna.

5. Brakująca przestrzeń nazw – komunikat w aplikacji JPK 2.0.

Wysyłając plik JPK_VAT poza serwisem ifirma.pl Użytkownik powinien pamiętać, iż do tych celów służy trzecia opcje w serwisie, czyli możliwość pobrania pliku JPK_VAT.



Po wgraniu do aplikacji zewnętrznej pliku JPK_VAT plik powinien bez problemu przejść wysyłkę do ministerstwa. Sytuacja będzie wyglądała inaczej kiedy do aplikacji ministerstwa zostanie wgrany plik JPK_VAT_metadane, plik z metadanymi nie jest w tej sytuacji prawidłowym plikiem. W aplikacji pojawi się komunikat – brakująca przestrzeń nazw. Po uzyskaniu takiego komunikatu należy ponownie zalogować się na swoim koncie w serwisie ifirma.pl i pobrać właściwy plik – plik JPK_VAT pobrany wg opcji z obrazu powyżej.

6. „Weryfikacja numeru NIP w aplikacji JPK 2.0 w wersji 1.0.2.6” – co oznacza?

Ministerstwo Finansów na potrzeby wprowadzonej weryfikacji merytorycznej plików JPK_VAT przyjęto dwa typy komunikatów: ostrzeżenie oraz błąd. Według wskazań ministerstwa wynik weryfikacji nie blokuje możliwości wysłania plików i ma charakter tylko informacyjny.

W przypadku pól NrKontrahenta (typ komunikatu ostrzeżenie) oraz NrDostawcy (typ komunikatu błąd) Ministerstwo Finansów wskazuje, że weryfikacja dotyczy wyłącznie polskiego numeru NIP. W przypadku wprowadzenia zagranicznego numeru identyfikacyjnego zostanie wyświetlony komunikat o ostrzeżeniu lub błędzie, lecz nie zostanie zablokowana możliwość wysyłki.

Jak interpretować komunikat ministerialny? Dane oznacza, iż pomimo powyższych wskazań plik JPK_VAT powinien zostać bez problemu przesłany do Ministerstwa.

7. „Zainicjowanie wysyłania nie powiodło się” – co oznacza?

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów przyczyną błędu może być m.in.:
1. użycie nieprawidłowego Certyfikatu z kluczem publicznym Ministerstwa Finansów,
2. niewłaściwe określenie lokalizacji pliku sterownika czytnika karty kryptograficznej.

8. Co oznacza komunikat „300″ zwracany podczas wyszukiwania statusu dokumentu?

Przyczyną jest sprawdzanie statusu dokumentu przy użyciu formularza UPO dedykowanego do sprawdzenia statusu deklaracji, a nie plików JPK_VAT.

9. Podpis pliku przez e-upap, czy zawsze komunikat o błędnym pliku oznacza rzeczywisty błąd?

Nie zawsze przyczyny błędu można szukać w samym pliku. Użytkownik, który zdecydował się na podpisanie pliku JPK_VAT_metadane_DD-MM-RRRR profilem zaufanym powinien liczyć się z tym, iż w momencie podpisywania pliku w okresie terminowym, kiedy wielu użytkowników korzysta z platformy e-puap, pomimo poprawności pliku pokaże się na platformie komunikat „błędny plik”.

W tym przypadku należy próbować zapisać plik do skutku. Może się bowiem okazać, iż dopiero za kilkunastym razem plik zostanie poprawnie wgrany do platformy.

10. Status: 150 – Nieobsługiwany kod formularza: JPK_VAT

Wskazany status może pokazać się na koncie Użytkownika w sytuacji kiedy Ministerstwo Finansów dokona zmiany w zakresie obowiązującej wersji formularza, a serwis ifirma.pl nie dokona jeszcze wdrożenia poprawionej wersji.

Praktyka początku roku 2018 pokazała, iż takie zmiany mogą zostać wdrożone przez Ministerstwo Finansów szybko i nieoczekiwanie. Niestety nie zawsze serwis ifirma.pl ma możliwość od razu wdrożyć zmianę. W tej sytuacji należy poczekać z wysyłką do wdrożenia aktualnego formularza.
W przypadku wskazanego błędu celem uzyskania dodatkowych informacji zalecany jest kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

11. Status 170 – Przesłano duplikat przetworzonego dokumentu

Komunikat pojawi się u Użytkownika serwisu, który kolejny raz przekaże do wysyłki ten sam plik JPK_VAT. W sytuacji otrzymania takiego komunikatu przy wysyłce pliku należy zweryfikować czy kolejna wysyłka wynika z oczywistej omyłki, czy może błędnie nie wygenerowano pliku za miesiąc, za który Użytkownik dokonał już wysyłki. Przykładowo zamiast wysłać plik za luty 2018, Użytkownik kolejny raz przekazał do wysyłki plik za miesiąc styczeń 2018.

12. Status 140 – status powodujący odrzucenie pliku

Przyczyną wskazanego błędu może być podpisanie pliku JPK_VAT podpisem, który nie jest rekomendowany przez ministerstwo.

Uwaga! Podobny komunikat mogą otrzymać Użytkownicy wysyłający plik JPK_VAT poza serwisem ifirma. Komunikat pokaże się w sytuacji kiedy plik został podpisany podpisem kwalifikowanym bądź profilem zaufanym co najmniej dwukrotnie.

W serwisie ifirma.pl taka sytuacja nie będzie miała miejsca, gdyż nie ma możliwości importu wielokrotnie podpisanego pliku JPK_VAT.

13. Status 406 – Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą.

Jak się okazuje nie zawsze przyczyna błędu będzie obiektywnie występowała w certyfikacie czy Profilu Zaufanym pojedynczego Użytkownika. Przedsiębiorcy podpisujący pliki przez Profil Zaufany spotkali się z tym problemem w sytuacji, kiedy nastąpiła wymiana certyfikatu służącego do podpisywania dokumentów Profilem Zaufanym. 24.08.2018 roku wdrożone przez ePUAP zmiany wpłynęły na weryfikację plików JPK_VAT. O możliwości ponownej wysyłki informowało użytkowników Ministerstwo Finansów na swoich stronach. W sytuacji podobnego błędu zalecamy przede wszystkim kontakt z dostawcą podpisu w przypadku podpisu kwalifikowanego oraz infolinią ePUAP w przypadku wysyłki pliku podpisanego przez Profil Zaufany. Ponadto każdorazowo zalecany jest kontakt z Krajową Informacją Skarbową, która przekazuje informacje odzwierciedlające bieżący stan wiedzy Ministerstwa Finansów w zakresie występującego błędu.
We wskazanej sytuacji po tym jak błąd został naprawiony należało ponownie przesłać plik JPK_VAT.

Błędy związane z wysyłką plików podpisanych danymi autoryzującymi


1. Błąd 414 – Weryfikacja negatywna – błąd danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu).

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność mogą przesyłać deklaracje za pomocą danych autoryzujących. Dane autoryzujące przedsiębiorcy to: nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia, NIP, PESEL oraz kwota przychodu.

Najczęstszym błędem wysyłających pliki JPK_VAT jest wskazanie błędnej kwoty przychodu. Kwota jest pobierana z niewłaściwego pola deklaracji, bądź odnosi się do niewłaściwego roku. Co ważne wysyłane w 2018 roku deklaracje podpisywane są przychodem z roku 2016, wskazanie kwoty z innego roku spowoduje odrzucenie wysyłki. Błąd może również polegać na nieprecyzyjnie wskazanej kwocie przychodu (kwotę należy podać co do grosza).

Poniżej informacja z jakiego pola jakiej deklaracji należy wskazać kwotę przychodu.



Uwaga!
Kwoty przychodu nie należy kopiować/wklejać z zeznania rocznego, gdyż takie działanie może spowodować skopiowanie/wklejenie również dodatkowej spacji, czy innych znaków, które spowodują odrzucenie poprawnie sporządzonego pliku. Należy pamiętać, iż grosze powinny być oddzielone od złotówek przecinkiem np. prawidłowe będzie 72895.28, natomiast niepoprawne wykazanie tej samej wartości to 72895.28.

Ministerstwo Finansów wskazuje, iż wśród najczęstszych błędów powodujących odrzucenie pliku z wysyłki pojawiają się literówki w imieniu bądź nazwisku, błędny numer NIP albo PESEL.

Uwaga!
Jeżeli za rok 2016 został złożone dwa zeznania roczne, nie podajemy sumy kwot z zeznań. Należy podać kwotę z jednej wybranej przez siebie deklaracji.

2. Błąd dotyczący składających 2 lata wcześniej jedynie PIT-37

Niestety nie zawsze błąd w wysyłce leży po stronie przedsiębiorcy próbującego przesłać plik do ministerstwa. Jak się bowiem okazuje, w niektórych przypadkach podanie rzeczywistego przychodu przy wskazaniu pozostałych prawidłowych danych autoryzujących spowoduje odrzucenie wysyłki. Taka sytuacja może mieć miejsce wśród przedsiębiorców, którzy dwa lata wcześniej składali jedynie PIT-37. W indywidualnie występującej sytuacji może okazać się, iż dopiero podanie w kwocie przychodu zera da możliwość wysyłki pliku.

Ważne!
Jeżeli pomimo wskazywana poprawnych danych kolejne próby przesłania plików są odrzucane ze wskazaniem na błąd w danych autoryzujących należy skontaktować się z urzędem skarbowym właściwym z uwagi na adres zamieszkania przedsiębiorcy celem wyjaśnienia niezgodności.

Co oznaczają poszczególne komunikaty o błędach przy wysyłce JPK_VAT?

W zależności od przyczyny błędu wysyłka pliku JPK_VAT może uzyskać różne kody określające niewłaściwe zakończenie procesu przetwarzania dokumentu. Poniżej kompletna lista kodów opisana na stronach Ministerstwa.

Kody Oznaczenie poszczególnych komunikatów
401 Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD.
403 Dokument z niepoprawnym podpisem.
404 Dokument z nieważnym certyfikatem (użyto niewłaściwego certyfikatu do szyfrowania lub jego brak).
406 Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą.
407 Przesłałeś duplikat dokumentu. Numer referencyjny oryginału to XXXXXXXX
408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie.
409 Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów.
410 Przesłane pliki nie są prawidłowym archiwum ZIP.
411 Błąd podczas scalania dokumentu (dokument nieprawidłowo podzielony).
412 Dokument nieprawidłowo zaszyfrowany.
413 Suma kontrolna dokumentu niezgodna z deklarowaną wartością.
414 Suma kontrolna części dokumentu (pliku ……. ) niezgodna z deklarowaną wartością.
415 Przesłany rodzaj dokumentu nie jest obsługiwany w systemie.

Ważne! W sprawach związanych z błędami dotyczącymi wysyłki plików JPK_VAT można kontaktować się telefonicznie lub e-mailowo z infolinią Ministerstwa.


Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl

Możliwość komentowania jest wyłączona.