Wysyłka e-deklaracji do ZUS

Od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają obowiązek przekazania kompletu deklaracji ZUS DRA do ZUS. Przedsiębiorcy zgłaszający do ubezpieczeń do 5 osób mogą dopełnić tego obowiązku składając do ZUS deklaracje w wersji papierowej, pozostali przedsiębiorcy mają obowiązek wysyłki druków elektronicznie. Naszą platformę zintegrowaliśmy z systemem Elektronicznej Wymiany Dokumentów ZUS. (Usługa dostępna od 26.06.2014 r.). Deklaracje bez większego problemu można wysłać elektronicznie za pośrednictwem serwisu.

1. Jak wygląda wysyłka deklaracji do ZUS w praktyce?

Wysyłka e-deklaracji ZUS nie wymaga dodatkowych upoważnień dla pracowników serwisu ifirma.pl dokonujących podpisu deklaracji w imieniu Użytkowników serwisu. ZUS upoważnień nie wymaga, więc jedyną formalnością by móc wysłać deklarację do ZUS przez serwis jest prawidłowo skonfigurowane konto.

Wysyłka deklaracji w skrócie:

1. Użytkownik przekazuje deklarację do podpisu
2. Deklaracja trafia do podpisu przez pracownika serwisu.
3. Jak wygląda podpis? Podpis odbywa się tylko w dni robocze. Co do zasady E-deklaracje ZUS przekazane przez Użytkownika do podpisu elektronicznego do godziny 16:00, będą podpisywane i wysyłane do ZUS w tym dniu. Gwarantujemy, że E-deklaracje ZUS przekazane do podpisu elektronicznego pierwszego, dwudziestego i ostatniego dnia miesiąca (będącego dniem roboczym) do godziny 18:00 będą podpisywane i wysyłane do ZUS w tym dniu.
4. Gdzie sprawdzić czy już deklaracja trafiła do ZUS? Status wysyłki należy śledzić w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS. Jeżeli deklaracja przejdzie skutecznie wysyłkę będzie tutaj do pobrania poświadczenie przyjęcia deklaracji przez ZUS, jeżeli deklaracja z jakiś powodów zostanie odrzucona przez ZUS poza statusem dodatkowo poinformujemy Użytkownika e-mailem o przyczynie odrzucenia e-deklaracji.

2. Wysyłka deklaracji ZUS DRA

W celu wysyłki deklaracji należy wykonać poniższe kroki:

• w lewym górnym rogu serwisu wybrać miesiąc księgowy zgodny z okresem za jaki ma być wysłana deklaracja
• następnie przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje,
• kolejno w kolumnie DRA należy wybrać numer deklaracji jaka ma zostać przekazana do ZUS

Przykładowo jeżeli ma być wysłana deklaracja za miesiąc luty 2024 należy ustawić miesiąc księgowy luty 2024 przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje i w kolumnie DRA wybrać nr 2/2024.

• następnie po wejściu w widok formularza ZUS DRA należy na dole strony wybrać opcję przekaż do podpisu komplet deklaracji

• następnie należy zatwierdzić komunikat informujący o przekazaniu deklaracji do wysyłki elektronicznej wybierając opcję zatwierdź.

• po przekazaniu druku do wysyłki u góry strony pojawi się komunikat, iż deklaracja została przekazana do wysyłki

Informacja również pojawi się w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje, gdzie po najechaniu kursorem na ikonę wysyłki pokaże się odpowiedni status.

3. Status wysyłki e-deklaracji ZUS

Status wysyłki widoczny jest przede wszystkim:

• przy wysłanej deklaracji w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje

• w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS

Informacje o statusie przekazuje bezpośrednio ZUS:

• dokument przekazany do podpisania – niepodpisany,
• deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie,
• przesyłka przyjęta/nieprzyjęta do ZUS – czasem ZUS podaje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku możesz poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.

Od dnia 14 kwietnia 2014 r. system ifirma.pl stał się pełnoprawnym interfejsem komunikacji z Kompleksowym Systemem Informatycznym ZUS. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, pozytywny wynik badania systemu przeprowadzony w dniu 24.03.2014 pozwolił na dopuszczenie naszego systemu do komunikacji z ZUS.

4. Poświadczenie odbioru wysyłki przez ZUS

Jeżeli deklaracja przejdzie skutecznie wysyłkę w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS w kolumnie Potwierdzenie jest możliwość pobrania Informacji o wysyłce i potwierdzeniu nadanym przez ZUS.

Pobrany druk jednoznacznie poświadcza, iż deklaracja trafiła do ZUS.

5. Czy można wycofać deklarację z wysyłki elektronicznej?

Komplet deklaracji ZUS DRA

Deklaracje ZUS DRA są wycofywane z wysyłki elektronicznej z poziomu administracyjnego serwisu ifirma.pl. Wycofanie jest możliwe jedynie jeżeli deklaracja jeszcze nie została podpisana przez pracownika serwisu.

Aby deklaracja została wycofana z wysyłki należy połączyć się jako zalogowany Użytkownik na czat lub wysłać wiadomość e-mail na bok@ifirma.pl z adresu powiązanego z kontem w serwisie. W wiadomości należy wskazać numer i rodzaju deklaracji ZUS jakie mają być wycofane z wysyłki elektronicznej.

Pozostałe deklaracje ZUS

Deklaracje inne niż ZUS DRA Użytkownik może samodzielnie wycofać z wysyłki po zalogowaniu się na swoim koncie.

Wycofanie jest możliwe jedynie jeżeli deklaracja jeszcze nie została podpisana przez pracownika serwisu.

Opcja kosza – tj. usunięcia e-deklaracji dostępna jest ostatniej kolumnie w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS.

6. Lista obsługiwanych deklaracji

Deklaracje rozliczeniowe:

• ZUS DRA z załącznikami (RCA, RZA, RSA, RPA od stycznia 2022 wycofano druk ZUS RZA oraz DRA cz. 2 i RCA cz. 2 – dla małego ZUS plus))

Deklaracje zgłoszeniowe abonenta:

• ZUS-IWA
• ZUS-ZAA
• ZUS-ZBA
• ZUS-ZFA
• ZUS-ZIPA
• ZUS-ZPA
• ZUS-ZWPA

Deklaracje zgłoszeniowe pracownika:

• ZUS-ZCNA
• ZUS-ZSWA
• ZUS-ZUA
• ZUS-ZIUA
• ZUS-ZWUA
• ZUS-ZZA

Deklaracje zgłoszeniowe właściciela/wspólnika:

• ZUA
• ZWUA
• ZCNA
• ZZA

7. Słownik – co oznaczają poszczególne skróty?

Deklaracje dotyczące pracownika:

ZUA – na tym formularzu dokonujemy zgłoszenia do ubezpieczeń pracownika, którego zatrudniamy na podstawie umowy o pracę. Na tym samym formularzu dokonujemy zgłoszenia, jeżeli zatrudniamy zleceniobiorcę na podstawie umowy zlecenia, jeżeli ta osoba będzie zgłoszona do wszystkich ubezpieczeń (z chorobową lub bez – bo jest ona opcjonalna).

Formularz stosujemy nie tylko w przypadku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia, ale też w przypadku konieczności zgłoszenia jakieś zmiany czy korekty danych osoby ubezpieczonej, np. zmiana adresu czy zmiana NFZ. Formularze te składamy w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.

ZCNA – na tym formularzu zgłaszamy do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, stosujemy go gdy chcemy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, np. dziecko (własne lub przysposobione) oraz małżonka czy też wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Służy on też do zgłaszania utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego wcześniej do ubezpieczenia, czyli wyrejestrowania z tego ubezpieczenia.

Na druku tym dokonuje się też zmiany czy korekty danych dotyczących członka rodziny zgłoszonego na tym druku.

ZIUA – jest to formularz, który stosujemy w przypadku, gdy zmianie lub korekcie ulegną dane identyfikacyjne ubezpieczonego zgłoszonego wcześniej na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA ( część III ZUS ZUA lub ZUS ZZA ) czyli np. numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwisko, imię pierwsze czy data urodzenia.

ZWUA – służy do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy podać dzień następujący po dniu rozwiązania stosunku pracy. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie nakłada obowiązku umieszczania podpisu osoby ubezpieczonej na tym formularzu. Czyli, w przypadku jak nie jest możliwe uzyskanie podpisu takiej osoby to druk ten przekazujemy do ZUS bez jej podpisu. Pracownika należy wyrejestrować w terminie 7 dni.

ZSWA – formularz, który jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych. Czyli, dokonujemy na nim zgłoszenia i korekty danych pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Deklaracje dotyczące płatnika:

IWA – to informacja o danych potrzebnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Na podstawie tej informacji ZUS ustala składkę na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok. ZUS IWA zobowiązani są przekazywać do ZUS płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia danego roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, a także w roku za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio miesięcznie co najmniej 10 ubezpieczonych,
• oraz w dniu 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja byli wpisani do rejestru REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie do ZUS oznacza, że w każdym z miesięcy danego roku przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.

Natomiast, jeżeli w którymś z miesięcy danego roku kalendarzowego płatnik składek nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego ani jednego ubezpieczonego to nie ma obowiązku składania w ZUS tego formularza za dany rok.

Formularz ten składamy do ZUS za dany rok kalendarzowy do 31 stycznia następnego roku.

ZAA – formularz wypełnia się w celu zawiadomienia o nowym adresie prowadzenia działalności lub likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem.

Formularz może stanowić również załącznik do formularza ZPA lub ZFA. Formularz ten powinien wypełnić płatnik, który w zgłoszeniu ZPA lub ZFA podał, iż adres prowadzenia działalności gospodarczej jest inny niż adres siedziby.

ZBA – formularz wypełnia się w celu zawiadomienia o nowym rachunku bankowym lub zamknięciu dotychczasowego.

Formularz może stanowić również załącznik do formularza ZPA lub ZFA. Formularz ten powinien wypełnić płatnik, który w zgłoszeniu ZPA lub ZFA podał, iż posiada inne rachunki bankowe.

ZFA – formularz przeznaczony jest dla płatników składek będących osobami fizycznymi.

Wypełniany jest w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA), korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, które należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).

Terminy składania – 7 dni od daty:

• zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
• powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenie albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

ZIPA – formularz wypełnia się w celu zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek będącego osobą fizyczną.

ZPA – formularz wypełnia się w celu zgłoszenia płatnika składek, zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA), korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).

Terminy składania – 7 dni od daty:

• zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
• powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

ZWPA – formularz wypełnia się w celu wyrejestrowania płatnika składek, będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającej osobowości prawnej, lub płatnika składek będącego osobą fizyczną lub zgłoszenia korekty danych wyrejestrowania płatnika składek.

ZZA – formularz ten wypełnia się w celu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego pracownika lub przedsiębiorcy, który z danego tytułu podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wypełnia się go również w sytuacji zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej, zgłoszonych na formularzu ZUS ZZA.Formularze te składamy w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.

Autor: Zespół ifirma.pl, Monika Olejniczak – ifirma.pl