Dokumenty sprzedaży w ramach procedury OSS

w OSS i IOSS Tagi: DokumentyiossossProcedury

Dokumenty sprzedaży w ramach procedury OSS
W serwisie w ramach procedury OSS możliwe jest wystawienie następujących dokumentów sprzedaży:

  • faktura sprzedaży OSS,
  • dowód sprzedaży OSS.

 
Dostępność dokumentów sprzedaży w ramach procedury OSS jest zależna od oznaczenia w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje VAT w części VAT OSS/IOSS faktu rejestracji do procedury OSS.

 

 

Oznaczając rejestrację do procedury OSS Użytkownik dodatkowo zaznacza datę zgłoszenia oraz wybiera domyślny przedmiot sprzedaży. Oznaczenie domyślnego przedmiotu sprzedaży decyduje o tym co zostanie oznaczone w pierwszej kolejności w polu typ sprzedaży.

Dokumenty sprzedaży w ramach procedury OSS znaleźć można w zakładce Faktury ➡ wystaw inną ➡ pozostałe rodzaje.

 

 

Sprzedaż w ramach procedury specjalnej One Stop Shop nie wymaga wystawiania faktur, w tym faktur na żądanie nabywcy. Użytkownik samodzielnie decyduje czy wystawi fakturę czy jedynie dowód sprzedaży.


 

 

 

1. Faktura VAT OSS

1.1. Elementy formularza faktury

Formularz faktury w procedurze OSS – zarówno w przypadku czynnego podatnika podatku VAT i korzystającego ze zwolnienia, wygląda następująco:

 

 

Poszczególne pola Użytkownik uzupełnia następująco:

a) kontrahent

Użytkownik ma możliwość dodania kontrahenta za pomocą funkcji + lub też jego wyszukania na liście za pomocą funkcji szukaj. Kontrahent zostanie również wyszukany jeśli zaczniemy wpisywać jego nazwę, identyfikator czy też fragment adresu w polu Kontrahent.
W przypadku kiedy w danych kontrahenta zostanie wpisany nr NIP serwis wyświetli komunikat o konieczności zweryfikowania czy faktycznie nabywca jest osobą fizyczną.

 

 

Pojawienie się takiego komunikatu wskazuje na konieczność weryfikacji statusu nabywcy. W ramach procedury OSS rozliczane są dostawy towarów lub świadczenie określonych usług, tylko kiedy nabywcą nie jest podatnik a w przypadku WSTO podmiot ten nie ma obowiązku rozliczenia WNT. Informację jak ustalić status nabywcy znaleźć można na naszym blogu.
Mimo pojawiającego się komunikatu, serwis pozwoli zatwierdzić wystawianie faktury, nawet jeśli w danych nabywcy zostanie wpisany nr NIP.

b) typ sprzedaży

Do wyboru – towar lub usługa. Wybór w tym polu wypływa na pojawienia się kolejnych pól pozwalających na ustalenia kraju, w którym ostatecznie będzie rozliczony podatek VAT.

  • typ sprzedaży: usługi – po wybraniu tej opcji Użytkownik wskazuje:
    • kraj usługobiorcy – do wyboru z listy krajów UE,
    • ustalenie miejsce usługi – do wyboru z listy lub ręcznego wpisania informacji o zgromadzonych przez świadczącego usługę dokumentów potwierdzających z jakiego kraju jest nabywca.

 

 

  • typ sprzedaży: towary – po wybraniu tej opcji Użytkownik wskazuje:
    • kraj dostawy – kraj, do którego wysyłany jest towar. Wybór tego kraju decyduje o tym jakie stawki VAT będą dostępne w polu Stawka VAT.
    • kraj wysyłki – kraj, z którego wysyłany jest towar.

    c) data wystawienia

    Jest to faktyczna data wystawienia dokumentu. Nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży.

    d) data sprzedaży

    Jest to data dostawy towarów lub wykonania usługi. Nie może być ona wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu. Musi być zgodna z ustawionym na koncie miesiącem księgowym.

    e) miejsce wystawienia

    Jest to miejsce wystawienia faktury. Pole to uzupełnia się zgodnie z adresem siedziby firmy lub wskazanym w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury/ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia. Pole to jest nieobowiązkowe.

    f) seria numeracji

    Pole umożliwiające wybór serii numeracji spośród serii numeracji dla faktur dodanych na koncie. Domyślnie w tym polu podstawia się seria numeracji dla faktur oznaczona jako domyślna na koncie. Więcej na temat serii numeracji.

    g) waluta

    Użytkownik dokonuje wyboru waluty, w której dokonywana jest sprzedaż wyboru z listy.

    h) język wydruku

    Użytkownik dokonuje wyboru języka z listy. Domyślnie w tym polu wybrany jest język ustawiony w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury/ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia. Wybór w tym polu wpływa na to w jakim języku – poza polskim, wyświetlane będą stałe elementy faktury.

    i) dane przedmiotu sprzedaży

    Użytkownik wprowadza takie dane przedmiotu sprzedaży jak nazwa towaru lub usługi, ilość jednostkę oraz cenę jednostkową. Dane te Użytkownik może wpisać ręcznie (w języku polskim lub obcym) lub wybrać z listy standardowych towarów i usług. Również w tej części Użytkownik wybiera czy faktura zostanie wystawiona od netto czy od brutto.

    j) stawka ryczałtu

    Pole dostępne tylko u Użytkowników rozliczających podatek dochodowy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W polu tym Użytkownik wybiera stawkę ryczałtu zgodnie, z którą przychód ma być ujęty w ewidencji przychodów. Domyślnie w polu tym ustawia się stawka ustalona jako domyślna w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury/ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia.

     

     

    k) stawka VAT

    Pole z listą do wyboru. Lista dostępnych stawek VAT zależna jest od kraju nabywcy – wskazanego w polu kraj dostawy lub kraj usługobiorcy.

    l) karta Uwagi

    Pole umożliwiające dodanie na fakturze dodatkowej informacji. Więcej na temat wprowadzania uwag na formularzu faktury tutaj.

    m) karta Płatności

    Na karcie tej pojawi się informacja o tym, jaka kwota faktury została opłacona a w przypadku faktur w walucie możliwe będzie pobranie kursu po jakim faktura zostanie przeliczona na PLN.

     

     

    Na ten moment serwis umożliwia jedynie wystawienie dokumentu, który już został opłacony.
    Dodatkowo na karcie Płatności dostępne jest pole Podpis. W nim możliwe jest wybranie czy na wydruku faktury ma się pojawić zapis o osobie upoważnionej do wystawienia faktury, jej otrzymania czy może oba te zapisy.

    n) karta Dodatkowe

    Podczas wystawiania faktury na karcie tej widoczne są dane osoby upoważnionej do wystawienia faktury. Więcej na temat danych osoby upoważnionej do wystawiania faktury tutaj.

    Po zatwierdzeniu dokumentu serwis nadaje mu numer w ramach wybranej serii numeracji. Zablokowany do edycji zostaje wybór typu sprzedaży.

    1.2. Opcje faktury dostępne po jej zatwierdzeniu

    Na dole zatwierdzonego formularza dostępne są następujące opcje:

    • powrót – pozwalająca przejść do listy faktur wystawionych w danym miesiącu, czyli zakładki Faktury ➞ Lista faktur.
    • edytuj,
    • skopiuj na nową – pozwalająca na otwarcie tego samego formularza faktury OSS z danymi wprowadzonymi tak jak na kopiowanej fakturze ale z bieżącymi datami.
    • drukuj,
    • wyślij e-mailem e-fakturę,
    • wyślij e-mailem,
    • usuń.

     

     

    a) edycja faktury

    Wybranie opcji edytuj spowoduje przejście do dokumentu w trybie edycji. Funkcja ta będzie dostępna, jeśli miesiącem księgowym ustawionym na koncie będzie miesiąc zgodny z datą sprzedaży z faktury. W trybie edycji faktury Użytkownik może zmienić np wybranego kontrahenta czy dane przedmiotu sprzedaży – nie dokona zmiany np numeru faktury czy też wyboru typu sprzedaży.

    b) wysyłka faktury e-mailem oraz e-mailem jako e-faktury

    Zatwierdzoną fakturę Użytkownik może wysłać drogą mailową do nabywcy. Możliwe jest skorzystanie z opcji wysyłki e-mailem lub wysyłki dokumentu e-mailem jako e-faktury.
    Możliwość wysyłki faktury e-mailem do nabywcy zależna jest od uzupełnienia w danych nabywcy adresu mailowego oraz od oznaczenia zgodny na otrzymywanie e-faktur. Więcej informacji na ten temat tutaj.
    Skorzystanie z funkcji wysyłki faktury drogą mailową powoduje, iż na karcie Lista operacji pojawia się informacja o dokonanych wysyłkach.

     

     

    W przypadku każdej z wysyłek Użytkownik ma informację o dacie i godzinie wysyłki, adresie na jaki dokument został wysłany oraz może sprawdzić status wysyłki.
    Dodatkowo, jeśli faktura zostanie wysłana jako e-faktura zostanie zapisany plik pdf wysłanego dokumentu.

    Wysyłka faktury jako e-faktury nie blokuje możliwości jej usunięcia czy edycji. W takim wypadku przed wykonaniem tych czynności zostanie wyświetlony komunikat informujący o skutkach wykonania czynności.

    Przy próbie usunięcia faktury pojawi się następujący komunikat:

     

     

    Z kolei przy próbie edycji komunikat będzie wyglądał następująco:

     

     

    Pojawienie się powyższych komunikatów nie uniemożliwia odpowiednio usunięcia czy edycji dokumentu.
    Dodatkowym warunkiem niezbędnym do usunięcia dokumentu jest ustawienie na koncie miesiąca księgowego zgodnego z datą sprzedaży.

    d) wydruk faktury

    Ostatnią czynnością jaka może być wykonana w odniesieniu do wystawionej faktury jest jej wydruk. Opcja wydruku dostępna jest zarówno z poziomu listy funkcji dodatkowych (ikona drukuj) jak i z poziomu podsumowania faktury (wydrukuj/zapisz).Pozwala ona na zapisanie faktury w pliku pdf przy wykorzystaniu domyślnego szablonu faktur. Więcej informacji na temat szablonów faktur tutaj.

    1.3. Informacja o zapłacie za fakturę

    Wystawiane w ramach procedury OSS faktury są wystawiane jako dokumenty opłacone. Będzie tak także w przypadku faktur w walucie. W związku z tym, Użytkownik nie będzie mógł wprowadzić do dokumentu informacji o zapłacie. W przypadku faktury w walucie nie nastąpi automatyczne wyliczenie i zaksięgowanie różnic kursowych.

    Różnice kursowe Użytkownik będzie musiał wyliczyć i zaksięgować ręcznie. Informacje o tym jak dokonać wyliczenia i księgowania w przypadku Użytkownika rozliczającego się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów dostępne są tutaj.

     

    Uwaga!

    W przypadku gdy płatność następuje w walucie na konto w tej samej walucie różnice kursowe od transakcji nie powstaną, gdyż porównywane byłyby dwa takie same kursy walut.

     

    2. Dowód sprzedaży OSS

    W związku z tym, iż przedsiębiorcy zarejestrowani do procedury VAT OSS nie mają obowiązku wystawiania faktur do sprzedaży rozliczanej w tej procedurze, wystarczające jest udokumentowanie sprzedaży dowodem sprzedaży

    Formularz Dowodu sprzedaży OSS dostępny jest w zakładce:

    • Faktury ➞ wystaw inną ➞ pozostałe rodzaje – w przypadku konta czynnego podatnika podatku VAT,
    •  


       

    • Rachunki ➞ lista rachunków i faktur ➞ pozostałe rodzaje przychodów w przypadku Użytkownika korzystającego ze zwolnienia z VAT

     


     

    2.1 Elementy formularza dowodu sprzedaży

    W obu przypadkach formularz dowodu sprzedaży OSS wygląda następująco:

     


     

    Poszczególne pola Użytkownik uzupełnia następująco:

    a) typ sprzedaży

    Użytkownik ma do wyboru – towar lub usługa. Wybór w tym polu wypływa na pojawienia się kolejnych pól pozwalających na ustalenia kraju, w którym ostatecznie będzie rozliczony podatek VAT.

    • typ sprzedaży: usługi – po wybraniu tej opcji Użytkownik wskazuje:
      • kraj usługobiorcy – do wyboru z listy krajów UE,
      • ustalenie miejsce usługi – do wyboru z listy lub ręcznego wpisania informacji o zgromadzonych przez świadczącego usługę dokumentów potwierdzających z jakiego kraju jest nabywca.
    •  


       

    • typ sprzedaży: towary – po wybraniu tej opcji Użytkownik wskazuje:
      • kraj dostawy – kraj, do którego wysyłany jest towar. Wybór tego kraju decyduje o tym jakie stawki VAT będą dostępne w polu Stawka VAT.
      • kraj wysyłki – kraj, z którego wysyłany jest towar.

    b) data wystawienia

    To faktyczna data wystawienia dokumentu. Nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży.

    c) data sprzedaży

    To data dostawy towarów lub wykonania usługi. Nie może być ona wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu. Musi być zgodna z ustawionym na koncie miesiącem księgowym.

    d) miejsce wystawienia

    To miejsce wystawienia dokumentu sprzedaży. Pole to uzupełnia się zgodnie z adresem siedziby firmy lub wskazanym w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury/ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia. Pole to jest nieobowiązkowe.

    e) seria numeracji

    Pole to umożliwia wybór serii numeracji spośród serii numeracji dla dowodów sprzedaży dodanych na koncie. Domyślnie w tym polu podstawia się seria numeracji dla dowodów sprzedaży oznaczona jako domyślna na koncie. Więcej na temat serii numeracji.

    f) waluta

    Użytkownik dokonuje wyboru waluty, w której dokonywana jest sprzedaż wyboru z listy.

    g) język wydruku

    Użytkownik dokonuje wyboru języka z listy. Domyślnie w tym polu wybrany jest język ustawiony w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury/ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia. Wybór w tym polu wpływa na to w jakim języku – poza polskim, wyświetlane będą stałe elementy dowodu sprzedaży.

    h) dane przedmiotu sprzedaży

    Użytkownik wprowadza takie dane przedmiotu sprzedaży jak nazwa towaru lub usługi, ilość jednostkę oraz cenę jednostkową. Dane te Użytkownik może wpisać ręcznie (w języku polskim lub obcym) lub wybrać z listy standardowych towarów i usług. Również w tej części Użytkownik wybiera czy dowód sprzedaży zostanie wystawiony od netto czy od brutto

    i) stawka VAT

    Pole z listą do wyboru. Lista dostępnych stawek VAT zależna jest od kraju nabywcy – wskazanego w polu kraj dostawy lub kraj usługobiorcy.

    j) stawka ryczałtu
    Pole dostępne tylko u Użytkowników rozliczających podatek dochodowy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W polu tym Użytkownik wybiera stawkę ryczałtu zgodnie, z którą przychód ma być ujęty w ewidencji przychodów. Domyślnie w polu tym ustawia się stawka ustalona jako domyślna w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury/ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia.

     


     

    k) karta Uwagi

    Pole umożliwiające dodanie na dowodzie sprzedaży dodatkowej informacji. Więcej na temat wprowadzania uwag na formularzu sprzedaży tutaj.

    l) karta Płatności

    Na karcie Płatności pojawi się informacja o tym, jaka kwota z dokumentu sprzedaży została opłacona a w przypadku dowodów sprzedaży w walucie możliwe będzie pobranie kursu po jakim kwota z dowodu sprzedaży zostanie przeliczona na PLN.

     


     

    Na ten moment serwis umożliwia jedynie wystawienie dokumentu, który już został opłacony.

    m) karta Dodatkowe

    Podczas wystawiania dowodu sprzedaż na tej karcie widoczne są:

    • pole Podpis umożliwiające wybranie czy na wydruku dowodu sprzedaży ma się pojawić zapis o osobie upoważnionej do jego wystawienia, otrzymania
    • czy może oba te zapisy lub żaden z nich.
    • pole Osoba upoważniona do wystawienia faktury – więcej na temat danych osoby upoważnionej do wystawiania faktury tutaj.

    Po zatwierdzeniu dokumentu serwis nadaje mu numer w ramach wybranej serii numeracji. Zablokowany do edycji zostaje wybór typu sprzedaży.

    2. 2. Opcje dowodu sprzedaży dostępne po jego zatwierdzeniu

    Na dole zatwierdzonego formularza dostępne są następujące opcje:

    • powrót – pozwalająca przejść do listy faktur wystawionych w danym miesiącu, czyli zakładki Faktury ➞ Lista faktur.
    • edytuj,
    • skopiuj na nową – pozwalająca na otwarcie tego samego formularza faktury OSS z danymi wprowadzonymi tak jak na kopiowanej fakturze ale z bieżącymi datami.
    • drukuj,
    • usuń.

     


     

    a) edycja i usuwanie

    Wybranie opcji edytuj spowoduje przejście do dokumentu w trybie edycji. Funkcja ta będzie dostępna, jeśli miesiącem księgowym ustawionym na koncie będzie miesiąc zgodny z datą sprzedaży. W trybie edycji Użytkownik może zmienić np dane przedmiotu sprzedaży – nie dokona zmiany np numeru dokumentu czy też wyboru typu sprzedaży.
    Skorzystanie z funkcji usuń powoduje usunięcie dokumentu z listy. Usunięcie dokumentu możliwe jest jeśli na koncie zostanie ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży.

    b) wydruk dowodu sprzedaży

    W odróżnieniu od faktury OSS, w przypadku dowodu sprzedaży nie jest możliwa jego wysyłka. Nie zawiera on bowiem danych nabywcy.
    Użytkownik wystawiony dokument może jedynie wydrukować. Opcja wydruku dostępna jest zarówno z poziomu listy funkcji dodatkowych (ikona drukuj) jak i z poziomu podsumowania dokumentu (wydrukuj/zapisz). Pozwala ona na zapisanie faktury w pliku pdf.

    2.3. Informacja o otrzymaniu zapłaty

    Wystawiane w ramach procedury OSS dowody sprzedaży są wystawiane jako dokumenty opłacone. Będzie tak także w przypadku dokumentów w walucie. W związku z tym, Użytkownik nie będzie mógł wprowadzić do dokumentu informacji o zapłacie. W przypadku dowodu sprzedaży w walucie nie nastąpi automatyczne wyliczenie i zaksięgowanie różnic kursowych.

    Różnice kursowe Użytkownik będzie musiał wyliczyć i zaksięgować ręcznie. Informacje o tym jak dokonać wyliczenia i księgowania w przypadku Użytkownika rozliczającego się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów dostępne są tutaj. Z kolei sposób wyliczenia i księgowania różnic kursowych dla Użytkowników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych wskazany został tutaj.

    Uwaga! W przypadku gdy płatność następuje w walucie na konto w tej samej walucie różnice kursowe od transakcji nie powstaną, gdyż porównywane byłyby dwa takie same kursy walut.

    3. Ujęcie faktur i dowodów sprzedaży OSS w KPiR oraz ewidencji od przychodów ewidencjonowanych

    Przychód na podstawie wystawionych faktur oraz dowodów sprzedaży OSS księgowany jest w ewidencjach podatkowych po przeliczeniu kwoty netto na złotówki przy zastosowaniu średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę sprzedaży.

    Zapis w KPiR w odniesieniu do sprzedaży OSS zawiera następujące dane:

    • numer dokumentu – odpowiednio dowodu sprzedaży lub faktury,
    • data sprzedaży wskazana na dokumencie,
    • opis – odpowiednio zapis DS – sprzedaż w procedurze OSS lub FV – sprzedaż w procedurze OSS,
    • dane nabywcy – nazwa i adres – te dane jedynie w przypadku faktury. Taki zakres danych widoczny jest na wydruku KPIR.

     


     

    Przychody ze sprzedaży towarów lub usług ujmowane są w KPiR w kolumnie Wartość sprzedanych towarów i usług.

    Z kolei, ujęcie dokumentów sprzedaży w ramach procedury OSS w przypadku Użytkowników, rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych zawiera następujące dane:

    • numer dokumentu – odpowiednio dowodu sprzedaży lub faktury,
    • data wystawienia dokumentu oraz data uzyskania przychodu (wskazana na fakturze lub dowodzie sprzedaży data sprzedaży).

     


     
    Przychody ze sprzedaży towarów lub usług ujmowane są w ewidencji zgodnie ze stawką ryczałtu wskazaną na formularzu przychodu.
     

    4. Dokumenty sprzedaży w ramach procedury OSS a eCommerce

    Użytkownicy korzystający z integracji serwisu ze sklepami internetowymi w ramach dostępnej w serwisie zakładki eCommerce mają możliwość do pobranych zamówień wystawić dowód sprzedaży OSS lub fakturę OSS.

    Możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży w ramach procedury OSS dostępna będzie jeśli na koncie ustawiony będzie miesiąc księgowy – nie wcześniejszy, niż miesiąc, od którego nastąpiło zgłoszenie do procedury.

    Po pobraniu zamówień ze sklepu Użytkownik w polu wyboru rodzaju dokumentu, znajdzie dostępne formularze faktura VAT OSS oraz dowód sprzedaży OSS.

     


     

    Na formularzu faktury VAT OSS podobnie jak w przypadku dokumentu wystawianego z poziomu Faktury/ Rachunki Użytkownik wskazuje elementy właściwe dla procedury OSS, a więc: Typ sprzedaży oraz powiązane z tym dane niezbędne do określenia miejsca opodatkowania sprzedaży.

     


     

    Faktura sprzedaży w ramach procedury OSS wystawiana jest w tej samej walucie, co pobrane zamówienie.

    Formularz wystawienia dowodu sprzedaży w ramach procedury OSS w odróżnieniu od faktury, nie zawiera danych nabywcy.

     


     

    Pozostałe funkcjonalności formularza wystawionej faktury a także jej ujęcie na liście dokumentów sprzedaży oraz w ewidencjach podatkowych jest analogiczne jak w przypadku dokumentów sprzedaży wystawionych z poziomu zakładki Faktury lub Rachunki.

    Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl

  • Czy ten artykuł był pomocny?

    Powiązane artykuły