Spis treści:
1. Informacje ogólne dotyczące możliwości skrócenia przechowywania akt pracowniczych
2. Terminy złożenia ZUS OSW i ZUS RIA
3. Jakie dokumenty przekazać pracownikowi, zleceniobiorcy
4. Złożenie/odwołanie oświadczenia ZUS OSW
1. Informacje ogólne dotyczące możliwości skrócenia przechowywania akt pracowniczych
Od 2019 roku skrócono okres przechowywania akt pracowniczych dla pracowników, zleceniobiorców zatrudnionych po 01.01.2019 roku. Więcej informacji o zmianach znajduje się tutaj.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej uległ skróceniu z 50 do 10 lat. O ile zmiany automatycznie objęły „nowo” zatrudnionych, dla zatrudnionych w okresie od 1999 do 2018 roku pracodawca może zdecydować czy chce skrócić również dla nich okres przechowywania dokumentacji. Co ważne decyzja jest wiążąca dla przechowywania akt każdego zatrudnionego przez pracodawcę, nawet jak okres zatrudnienia pracownika już minął.
W przypadku pracowników, zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt.
Pracodawca, który zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji ma następujące obowiązki:
- przekazanie do ZUS oświadczenia ZUS OSW,
- wysłanie za każdego pracownika do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA.
2. Terminy złożenia ZUS OSW i ZUS RIA
Druk ZUS OSW, czyli oświadczenie o skróceniu przechowywania akt pracowniczych, pracodawca może złożyć w dowolnie wybranym przez siebie czasie. Przy czym należy pamiętać, iż złożenie druku, warunkuje konieczność złożenia druków ZUS
RIA:
- do roku czasu dla pracowników wyrejestrowanych przed złożeniem oświadczenia,
- wraz z dokumentem ZUS ZWUA jeżeli ubezpieczony jest wyrejestrowany po złożeniu oświadczenia.
Pracodawca może w każdej chwili odwołać złożone oświadczenie ZUS OSW, żeby odwołanie było jednak skuteczne pracodawca nie może złożyć przed odwołaniem oświadczenia, żadnego raportu ZUS RIA. Złożenie pierwszego raportu ZUS RIA powoduje obowiązek dopełnienia formalności wobec wszystkich pracowników, których dotyczyłoby złożenie wskazanego raportu.
3. Jakie dokumenty przekazać pracownikowi, zleceniobiorcy
Pracodawca, który zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych powinien przekazać pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę:
- kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
- dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
- dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).
Dodatkowo pracodawca poucza pracownika o:
- skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
- prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
- prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca powinien przekazać zleceniobiorcy:
- kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
Dodatkowo powinien pouczyć zleceniobiorcę o:
- skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
- oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.
Pracodawca na każde żądanie pracownika ma obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.
Zarówno osoby zatrudnione po 01.01.2019 r. jak i te za których pracodawca złoży raport ZUS RIA mają miesiąc kalendarzowy na odbiór dokumentacji pracowniczej, po upływie 10 letniego okresu jej przechowywania. Pracodawca ma po wskazanym czasie odbioru dokumentacji przez pracownika 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji.
4. Złożenie/odwołanie oświadczenia ZUS OSW
Aby wygenerować i wysłać do ZUS oświadczenie ZUS OSW należy przejść do zakładki Pulpit ➡ Konfiguracja.
Następnie należy przejść do Deklaracje zgłoszeniowe ZUS i w części Deklaracje zgłoszeniowe firmy wybrać opcję wygeneruj osw.
W oknie Generowanie e-deklaracji ZUS OSW należy wybrać:
- Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, w przypadku kiedy przedsiębiorca składa druk do ZUS celem skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych,
- Odwołanie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, kiedy po złożeniu pierwotnego oświadczenia przedsiębiorca zmienił zdanie i odwołuje złożone wcześniej oświadczenie.
Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.
Po wybraniu opcji przekaż do podpisu pojawi się konieczność dodatkowego potwierdzenia chęci wysłania deklaracji do podpisu elektronicznego za pomocą serwisu ifirma.pl. Celem wysyłki należy wybrać opcję tak.
Bez względu na to jaki miesiąc księgowy ma ustawiony Użytkownik serwisu data wypełnienia oświadczenia będzie zgodna z bieżącą datą kalendarzową przekazania do wysyłki druku.
Status wysyłki deklaracji będzie można śledzić w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS.
Żeby pobrać wygenerowane oświadczenie należy w kolumnie Deklaracje wybrać ZUS_OSW.
5. Wysyłka raportu informacyjnego ZUS RIA
Aby wygenerować i wysłać do ZUS raport ZUS RIA należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Zaświadczenia/Raporty ZUS, następnie pod Wygeneruj zaświadczenie wybrać zus ria.
Poniżej opisane zostaną kolejne wiersze, które należy uzupełnić celem prawidłowego wygenerowania druku.
a) Typ składanego dokumentu oraz wybór pracownika
Tryb składanego dokumentu – zaznaczając checkbox zgłoszenie po raz pierwszy lub korekta,
Osoba ubezpieczona – z rozwijalnej listy należy wybrać pracownika, bądź oznaczyć dostępny po prawej stronie checkbox pracownik spoza listy,
Wybranie pracownika z listy spowoduje uzupełnienie danych pracownika na podstawie danych wprowadzonych do serwisu.
Oznaczenie checkboxu pracownik spoza listy da możliwość samodzielnego uzupełnienie danych pracownika, którego okres zatrudnienia nie obejmował pracy z serwisem.
b) Rozwiązanie / wygaśnięcie ostatniego stosunku pracy / stosunku służbowego
Wskazana część dotyczy jedynie zatrudnionych w ramach umowy o pracę, wypełniając ZUS RIA dla zleceniobiorcy należy pominąć tę część.
Data rozwiązania/wygaśnięcia – należy wskazać rzeczywistą datę rozwiązania umowy, inaczej jest to data rozwiązania umowy z pracownikiem,
Kod rozwiązania/wygaśnięcia – po wybraniu opcji wybierz kod z listy, pojawi się możliwość samodzielnego wyboru odpowiedniego kodu rozwiązania/wygaśnięcia umowy z listy wszystkich dostępnych, podanych przez ZUS,
Kod podstawy prawnej – to trzyznakowy kod podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego. Istnieje możliwość wyboru kodu, opcja jest dostępna po wybraniu wybierz kod z listy. Aby rozwinąć znaczenie określonego artykułu w Kodeksie Pracy, wystarczy wybrać podświetlony na niebiesko akt prawny. Po wybraniu rozwinie się pełen opis podstawy prawnej.
Wszystkie kody zostały ujęte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20.12.2018 r. w załączniku nr 24.
Inna podstawa prawna (550) – checkbox należy oznaczyć jedynie w przypadku kiedy w kodach podstawy prawnej od 400 do 463 nie udało się dopasować właściwej podstawy, która stanowiła podstawę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Po zaznaczeniu opcji pojawi się miejsce, w którym należy wprowadzić własną podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Inicjator rozwiązania – w tym miejscu należy wskazać kto zainicjował wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy o pracę – przedsiębiorca czy pracownik. W tej kwestii należy przeanalizować sytuację w jakiej doszło do rozwiązania umowy. Istotne jest aby pracodawca indywidualnie podszedł do każdego z pracowników i zweryfikował przypadek, na podstawie którego doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
Poniżej w tabeli zostały przedstawione najczęściej występujące Kody rozwiązania/wygaśnięcia wraz z powiązanymi z nimi Kodami podstawy prawnej.
| Kod rozwiązania/wygaśnięcia | Kod podstawy prawnej | Podstawa prawna | Opis |
| 402 | 22R | Art. 30 1.1 | Na mocy porozumienia stron |
| 403 | 23R lub 24R | Art. 30 1.2 | Umowa o pracę rozwiązuje się przez oświadczenie jednej stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia |
| 404 | 25R | Art. 30 1.3 | Umowa o pracę rozwiązuje się przez oświadczenie jednej stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia) w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych |
| 405 | 26R | Art. 30 1.3 | Umowa o pracę rozwiązuje się przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia; popełnienie przestępstwa |
| 407 | 28R | Art. 30 1.4 | Umowa o pracę rozwiązuje się z upływem czasu, na który była zawarta. |
| 408 | 29R | Art. 30 1.5 | Umowa o pracę rozwiązuje się z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta. |
c) Przychód należny za inny rok niż wypłacono. Wliczany w podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – przychód za lata 1999 – 2018, wypłacony przed 01.01.2019r.
W tej części należy wykazać okresy, w których pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kolejnym za rok poprzedni. Najczęściej będzie to wynagrodzenie za grudzień tytułem umowy o pracę, zlecenie wypłacone do 10 dnia stycznia. Mogą to być również sytuacje związane z wypłatami wynagrodzeń zaległych za lata poprzednie, czy np. tzw trzynastych pensji. Domyślnie podany jest jeden Rok wypłaty do uzupełnienia, celem uzupełniania kolejnych lat, których dotyczyła sytuacja należy wybrać opcję dodaj wiersz.
W sytuacji kiedy przedsiębiorca wystawiał rachunki do umów przez serwis ifirma.pl wypłacone wynagrodzenie tytułem: umowy o pracę, umowy zlecenie, gdzie wystawiono rachunek w roku poprzednim i wskazano dla wynagrodzenia datę wypłaty z roku kolejnego, dane dotyczące wynagrodzenia zostaną uzupełnione w druku ZUS RIA automatycznie.
d) Przychód należny za inny rok niż wypłacono. Wliczany w podstawę składek na ubezpieczenia wypadkowe – przychód za lata 1999 – 2018, wypłacony przed 01.01.2019r.
W tej części należy wykazać okresy, w których pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kolejnym za rok poprzedni i wypłata nie podlegała pod składki emerytalną i rentową. Są to sytuacje, kiedy kwota wynagrodzenia przekroczyła podstawę dla naliczania składek emerytalnej i rentowej z uwagi na wysokość wypłaconego wynagrodzenia. Dla przykładu kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2019 wynosił 142 950 zł, natomiast w roku 2020 – wynosi 156 810 zł.
Domyślnie wskazana część nie jest wypełniona, celem uzupełniania kolejnych lat, których dotyczyła sytuacja należy wybrać opcję dodaj wiersz.
e) Przychód wypłacony obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy / zasiłku / świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia/ zasiłku nie stanowił podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – przychód za lata 1999 – 2018, wypłacony przed 01.01.2019r.
W tej części należy wykazać okresy, w których pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku bieżącym za rok bieżący. Są to sytuacje kiedy obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacono pracownikowi składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, np. dodatek stażowy.
Świadczenie, o którym mowa najczęściej dotyczy pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej i jedynie wystąpi u użytkowników serwisu, którzy w wewnętrznym regulaminie zastrzegą możliwość wypłaty takiego dodatku.
Domyślnie wskazana część nie jest wypełniona, celem uzupełniania kolejnych lat, których dotyczyła sytuacja należy wybrać opcję dodaj wiersz.
f) Okresy pracy nauczycielskiej oraz pracy w szczególnych warunkach
Kolejne cztery wiersze do uzupełniania dotyczą okresów pracy nauczycielskiej oraz pracy w szczególnych warunkach. Z uwagi na to, iż w większości nie dotyczą one użytkowników serwisu opcja ich dodania pojawia się po rozwinięciu listy. Wiersze należy wypełnić tylko kiedy u przedsiębiorcy zaistnieje określona sytuacja.
g) Zatwierdzenie raportu ZUS RIA
Po uzupełnieniu wszystkich pól raportu na dole strony znajduje się Data wypełnienia, która ustawia się jako domyślna data kalendarzowa generowania druku oraz opcja zatwierdź powodująca zapisanie wygenerowanego raportu.
Wybranie opcji przekaż do podpisu spowoduje przekazanie deklaracji do wysyłki. Użytkownik zostanie poproszony o zatwierdzenie kolejnego komunikatu, którego potwierdzenie będzie równoznaczne z przekazaniem wysyłki pliku do ZUS.
Wybranie opcji wydrukuj spowoduje pobranie raportu w PDF. Pobrany druk można wydrukować i przekazać pracownikowi, zleceniobiorcy.
Wybranie opcji usuń powoduje trwałe usunięcie wygenerowanego druku. Po wybraniu wskazanej opcji użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie chęci usunięcia druku.
Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl
