ZUS IWA – kiedy obowiązek złożenia?

Co to jest ZUS IWA?

ZUS IWA jest to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Na podstawie tej informacji ZUS ustala składkę na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok.

Kto składa ZUS IWA?

ZUS IWA za dany rok zobowiązani są przekazywać do ZUS płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS, jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia danego roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio miesięcznie co najmniej 10 ubezpieczonych,
• w dniu 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja, byli wpisani do rejestru REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie do ZUS oznacza, że w każdym z miesięcy danego roku przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.

Zwolnieni z obowiązku złożenia ZUS IWA są płatnicy, którzy w trakcie upływającego roku założyli działalność gospodarczą oraz tacy, którzy chociaż w jednym miesiącu nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Jak ustalić liczbę ubezpieczonych?

Zgodnie z art. 28 ustęp 3 Ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w Zakładzie co najmniej 1 dzień.

W przypadku, gdy jedną i tę samą osobę zgłaszamy do ubezpieczeń na przestrzeni miesiąca więcej niż raz, liczymy ją jako 1. Z liczby ubezpieczonych są wyłączone osoby:

• zgłoszone do ubezpieczeń społecznych bez składki wypadkowej np. wykonujący pracę nakładczą)
• przebywające pełen miesiąc na urlopach: macierzyńskim, rodzicielskim, bezpłatnym
• zgłoszone do ubezpieczenia wypadkowego w danym miesiącu ale wykazane na deklaracjach ZUS (np. przy wypłacie wynagrodzenia z tzw. przesunięciem)

Przykład:

Firma XYZ była zgłoszona jako płatnik składek przez cały rok. W poszczególnych miesiącach zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego następującą ilość osób:

Suma ubezpieczonych w całym roku wynosi 115. Liczbę tę dzielimy przez 12 miesięcy:
115:12=9,58
Uzyskany wynik zaokrąglamy do jedności – średniorocznie firma zatrudniała 10 ubezpieczonych. Firma XYZ składa ZUS IWA.

Kiedy składamy ZUS IWA?

Formularz ten składamy do ZUS za dany rok kalendarzowy do 31 stycznia następnego roku.

Przykład:

Firma znajdująca się we Wrocławiu, zajmująca się produkcją mebli, zatrudniała od 1 stycznia 2023 r. 10 osób na podstawie umowy o pracę, 6 osób na podstawie umowy-zlecenia (ze wszystkimi składkami) oraz 4 osoby na podstawie umowy o dzieło.
W marcu 2023 r. jedna z osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę uległa wypadkowi w pracy. W tym przypadku firma ma obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2023 r., ponieważ spełnia wyżej opisane warunki.
</p>

ZUS IWA można wygenerować automatycznie w serwisie ifirma.pl i wysłać elektronicznie do ZUS. Formularz znajduje się w zakładce Login ➡ Konfiguracja 

Kolejno po lewej znajduje się zakładka Deklaracje zgłoszeniowe w części Deklaracje zgłoszeniowe firmy gdzie wybieramy wygeneruj IWA.

Następnie uzupełniamy formularz (zgodnie z przykładem przytoczonym powyżej):

• Liczba zgłoszonych osób do ubezpieczenia wypadkowego podajemy 16, ponieważ zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego było 10 osób na umowę o pracę oraz 6 osób na umowę-zlecenie.
• Liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem podajemy 1 osobę, z uwagi na to, że 1 osoba uległa wypadkowi w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r.
• Liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich podajemy liczbę osób wymienioną w punkcie wyżej, ponieważ ten wypadek został zaliczony do wypadków ciężkich.

Po uzupełnieniu wybieramy opcję przekaż do podpisu, która oznacza, że deklaracja zostanie podpisana przez jednego z pracowników ifirma.pl oraz wysłana do ZUS.

Wygenerowana deklaracja zostanie zapisana w zakładce Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS w części Deklaracje zgłoszeniowe abonenta, gdzie znajduje się również informacja o statusie deklaracji (podpisana, lub nie).

Z tego miejsca można pobrać potwierdzenie wysłanej deklaracji oraz wydrukować deklarację, klikając na jej nazwę – IWA.

Autor: Monika Olejniczak – ifirma.pl