w Pracownicy Tagi: umowa o pracęwynagrodzenieurlopzwolnienie lekarskie

W przypadku, gdy rozpoczęcie lub rozwiązanie umowy o pracę ma miejsce w trakcie miesiąca kalendarzowego, za wskazany miesiąc należy wyliczyć proporcjonalnie wynagrodzenie pracownika.

Serwis nie dokonuje automatycznie przeliczenia podstawy w zależności od daty rozpoczęcia i rozwiązania umowy. Opcja wyliczenia wynagrodzenia za niepełny miesiąc dostępna jest w rachunku pracownika.

Uwaga!
W przypadku kiedy u pracownika wystąpił urlop i/lub zwolnienie lekarskie przed zatwierdzeniem rachunku należy uzupełnić okres urlopu/zwolnienia lekarskiego zgodnie z instrukcją podaną w punkcie 4 i 5.

1.Wystawienie rachunku do umowy

W ifirma.pl rachunek możemy wystawić w następujący sposób:

  • po dodaniu umowy do serwisu i jej zatwierdzeniu, można od razu wystawić rachunek poprzez wybranie w prawym górnym rogu opcji wystaw rachunek,


  • po przejściu do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników w kolumnie Pracownik wybieramy imię i nazwisko pracownika, po prawej stronie w części Aktywne umowy pracownika w kolumnie Rachunki będzie widoczna opcja wystaw nowy,



  • po przejściu do zakładki Pracownicy ➡ Umowy w wierszu Umowy o pracę/Umowy zlecenia/Umowy o dzieło w zależności od tego jaka jest podpisana umowa z pracownikiem w kolumnie Rachunki będzie widoczna opcja wystaw nowy,


  • ▲ wróć na początek

    2.Wyliczenie wynagrodzenia – zawarcie umowy z pracownikiem w trakcie miesiąca

    Przykład 1. Pracodawca zatrudnił Panią Annę Nowak 08.08.2018 r. Umowa opiewa na kwotę 3 000 zł brutto. Wynagrodzenie płatne do 10 dnia następnego dnia miesiąca. Pierwsze wynagrodzenie Pracodawca wypłacił Pani Annie proporcjonalnie co do okresu zatrudnienia w miesiącu sierpniu. Poniżej kroki jakie podjął Pracodawca w serwisie wystawiając dla Pani Anny rachunek z tytułu umowy o pracę.


    W przypadku kiedy pracownik rozpoczął pracę w trakcie miesiąca wystawiając rachunek serwis poinformuje, iż jest to rachunek za niepełny miesiąc. By kwota wynagrodzenia została przeliczona proporcjonalnie należy w rachunku wybrać opcję wylicz wynagrodzenie urlopowe lub za niepełny miesiąc.



    W kolejnym kroku należy uzupełnić pola:

  • Pensja – należy pozostawić domyślnie wybraną opcję stała, w przypadku kiedy wypłacane jest wynagrodzenie za niepełny miesiąc zmienne składniki wynagrodzenia nie mają wpływu na wyliczenie wartości wynagrodzenia,
  • Liczba godzin przepracowanych w miesiącu urlopu – należy uzupełnić liczbę godzin roboczych dla całego miesiąca kalendarzowego, w którym pracownik rozpoczął zatrudnienie,
  • Urlop – z dostępnej listy należy wybrać wynagrodzenie za niepełny miesiąc,
  • Od Do” – w polu Od należy wpisać pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego, w polu Do należy wskazać dzień poprzedzający zatrudnienie pracownika,
  • Liczba godzin roboczych – należy uzupełnić ilość godzin roboczych przypadających na okres kiedy pracownik jeszcze nie był zatrudniony,
  • Liczba dni roboczych – należy uzupełnić ilość dni roboczych przypadających na okres kiedy pracownik jeszcze nie był zatrudniony.

  • Na końcu akceptując wprowadzone dane poprzez wybranie opcji zatwierdź.



    Poniżej przedstawiono informacje jakie powinny być uzupełnione we wskazanych polach dla Przykładu 1.

    • Pensja – stała,
    • Liczba godzin przepracowanych w miesiącu urlopu – w sierpniu 2018 jest do przepracowania 176 godzin pracy,
    • Urlop – z dostępnej listy zostanie wybrana opcja wynagrodzenie za niepełny miesiąc,
    • Od Do” – w polu Od wpisana zostanie data początku miesiąca tj. 1 sierpnia, w dacie Do – data poprzedzająca zatrudnienie, czyli dla umowy zawartej 08.08.2018 jest to 07.08.2018 r.
    • Liczba godzin roboczych – w okresie od 01-07.08.2018 było do przepracowania pięć dni roboczych, czyli 5*8=40 godzin,
    • Liczba dni roboczych – w okresie od 01-07.08.2018 było do przepracowania pięć dni roboczych, czyli środa 1.08, czwartek 02.08, piątek 03.08, poniedziałek 06.08 i wtorek 07.08.


    Wypełnione pola będą wyglądały następująco:


    Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych serwis powróci do widoku rachunku, na którym wynagrodzenie zasadnicze zostanie wyliczone proporcjonalnie do ilości dni pracy przepracowanych przez pracownika. Tak przeliczone wynagrodzenie należy zatwierdzić co spowoduje zapisanie rachunku.


    W widoku rachunku będą dostępne m.in. informacje o naliczonych składkach, podatku oraz kwocie netto do wypłaty, ponadto pojawi się miejsce na wpisanie daty wypłaty wynagrodzenia.


    ▲ wróć na początek

    3.Wyliczenie wynagrodzenia – rozwiązanie umowy z pracownikiem w trakcie miesiąca

    Przykład 2.Pracodawca rozwiązał umowę o pracę z Panem Andrzejem Nowak 08.08.2018. Umowa opiewa na kwotę 3 000 zł brutto. Wynagrodzenie płatne do 10 dnia następnego dnia miesiąca. Ostatnie wynagrodzenie Pracodawca wypłacił Panu Andrzejowi proporcjonalnie co do okresu zatrudnienia w miesiącu sierpniu. Przed wystawieniem rachunku dla Pana Andrzeja Pracodawca uzupełnił w serwisie datę zakończenia umowy o pracę. Poniżej kroki jakie podjął Pracodawca w serwisie.


    Uzupełnienie daty zakończenia umowy

    W celu uzupełnienia daty zakończenia umowy należy w zakładce Pracownicy ➡ Umowy w kolumnie Przedmiot umowy wybrać nazwę stanowiska Pracownika.



    W kolejnym kroku należy wybrać opcję edytuj umowę.




    Następnie w edycji umowy uzupełnić Datę zakończenia i zatwierdzić datę wprowadzonej zmiany.


    W przypadku kiedy Pracownik zakończył umowę o pracę w trakcie miesiąca wystawiając rachunek serwis poinformuje, iż jest to rachunek za niepełny miesiąc. By kwota wynagrodzenia została przeliczona proporcjonalnie należy w rachunku wybrać opcję wylicz wynagrodzenie urlopowe lub za niepełny miesiąc.


    W kolejnym kroku należy uzupełnić pola:

  • Pensja – należy pozostawić domyślnie wybraną opcję stała, w przypadku kiedy wypłacane jest wynagrodzenie za niepełny miesiąc zmienne składniki wynagrodzenia nie mają wpływu na wyliczenie wartości wynagrodzenia,
  • Liczba godzin przepracowanych w miesiącu urlopu – należy uzupełnić liczbę godzin roboczych dla całego miesiąca kalendarzowego, w którym pracownik zakończył zatrudnienie,
  • Urlop – z dostępnej listy należy wybrać wynagrodzenie za niepełny miesiąc,
  • Od Do” – w polu Od należy wpisać pierwszy dzień następujący po dniu kiedy ustało zatrudnienie w polu Do należy wskazać ostatni dzień miesiąca, w którym ustało zatrudnienie pracownika,
  • Liczba godzin roboczych – należy uzupełnić ilość godzin roboczych przypadających na okres kiedy pracownik już u pracodawcy nie pracował,
  • Liczba dni roboczych – należy uzupełnić ilość dni roboczych przypadających na okres kiedy pracownik już u pracodawcy nie pracował,

  • Na końcu akceptując wprowadzone dane poprzez wybranie opcji zatwierdź.


    Poniżej wskazano informacje jakie powinny być uzupełnione we wskazanych polach dla Przykładu 2.

    • Pensja – stała,
    • Liczba godzin przepracowanych w miesiącu urlopu – w sierpniu 2018 jest do przepracowania 176 godzin pracy,
    • Urlop – z dostępnej listy zostanie wybrana opcja wynagrodzenie za niepełny miesiąc,
    • Od Do” – w polu Od wpisana zostanie data pierwszego dnia następującego po ustaniu zatrudnienia, czyli dla umowy zakończonej 08.08.2018 będzie to 09.08.2018, w dacie Do – data końca miesiąca czyli 31.08.2018,
    • Liczba godzin roboczych – w okresie od 09-31.08.2018 było do przepracowania 16 dni roboczych, czyli 16*8=128 godzin,
    • Liczba dni roboczych – w okresie od 09-31.08.2018 było do przepracowania 16 dni roboczych, tj. czwartek 09.08, piątek 10.08, poniedziałek 13.08, wtorek 14.08, (15 sierpnia to ustawowo wolny dzień od pracy), czwartek 16.08, piątek 17.08, poniedziałek 20.08, wtorek 21.08, środa 22.08, czwartek 23.08, piątek 24.08, poniedziałek 27.08, wtorek 28.08, środa 29.08, czwartek 30.08, piątek 31.08.


    Wypełnione pola będą wyglądały następująco:


    Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych serwis powróci do widoku rachunku, na którym wynagrodzenie zasadnicze zostanie wyliczone proporcjonalnie do ilości dni pracy przepracowanych przez pracownika. Tak przeliczone wynagrodzenie należy zatwierdzić co spowoduje zapisanie rachunku.

    Uwaga!
    Bardzo często wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia przedsiębiorca wypłaca pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Wartość ekwiwalentu należy uzupełnić w polu Wynagrodzenie dodatkowe.


    Dowiedz się jak wyliczyć ekwiwalent za urlop


    W widoku rachunku będą dostępne m.in. informacje o naliczonych składkach, podatku oraz kwocie netto do wypłaty, ponadto pojawi się miejsce na wpisanie daty wypłaty wynagrodzenia.



    Dowiedz się jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem krok po kroku.


    ▲ wróć na początek

    4. Zmiany w wystawieniu rachunku w przypadku kiedy pracownik przebywał dodatkowo na urlopie

    a) wynagrodzenie stałe

    W przypadku kiedy pracownik przebywał na urlopie wystawiając rachunek należy uzupełnić okres urlopu z miesiąca, którego dotyczy rachunek.

    Do wprowadzenia urlopu w rachunku służy opcja wylicz wynagrodzenie urlopowe lub za niepełny miesiąc.

    Ponieważ wcześniej przez tę opcję dodany już został okres wynagrodzenia za niepełny miesiąc urlop należy dodać jako kolejną pozycję korzystając z opcji dodaj nową pozycję.


    W dodawanej pozycji należy wybrać czy jest to urlop płatny czy bezpłatny wybierając opcję z listy.




    Po wybraniu należy uzupełnić okres urlopu oraz liczbę godzin i dni roboczych, w których urlop miał miejsce.


    ▲ wróć na początek


    b) wynagrodzenie zmienne

    Płaca zmienna jest wynagrodzeniem dodatkowym ponad płacą zasadniczą tj. ponad kwotę wynikającą z zawartej umowy o pracę, są to m.in. premie, nagrody, dodatki.
    Żeby zmienne składniki wynagrodzenie miały wpływ na wyliczenie wynagrodzenia za urlop musi być jednak spełniony jeden podstawowy warunek. Dodatkowe świadczenia muszą być przyznawane według ściśle określonych kryteriów. Z jednej strony pracodawca powinien wskazać za jakie czynności należy się pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Z drugiej strony pracownik powinien wiedzieć, że za wykonanie określonych czynności przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie. Takie dodatkowe premiowanie powinno wynikać z regulaminu dlatego też sama premia przyznawana za wykonanie określonych czynności nazwana jest premią regulaminową.

    Uwaga!
    Premia przyznawana według uznania pracodawcy nie będzie traktowana jako zmienny składnik wynagrodzenia.

    Dowiedz się czym się różni premia uznaniowa od regulaminowej oraz jaki mają wpływ na ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego oraz urlopowego. Informacje znajdziesz tutaj.

    W przypadku kiedy pracownik przebywał na urlopie wystawiając rachunek należy uzupełnić okres urlopu z miesiąca, którego dotyczy rachunek.

    Do wprowadzenia urlopu w rachunku służy opcja wylicz wynagrodzenie urlopowe lub za niepełny miesiąc.

    W przypadku kiedy pracownikowi są wypłacane zmienne składniki wynagrodzenia mające wpływ na podstawę wynagrodzenia za urlop należy w polu Pensja wybrać z listy zmienna. Wybranie danej opcji spowoduje pojawienie się dodatkowych pól do uzupełnienia oznaczonych na obrazie poniżej w niebieskiej ramce.


    Uzupełnienie danych oznaczonych niebieską ramką na obrazie powyżej wygląda następująco:

    • w wierszu Liczba miesięcy, z których ma być liczona podstawa wymiaru z dostępnej listy należy wybrać liczbę miesięcy od 3-12. Wybrana liczba będzie stanowiła liczbę wierszy znajdującej się poniżej tabeli do uzupełnienia.

    Kodeks pracy wskazuje w art. 172, iż:
    zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

    • wiersz Podstawa wymiaru wynagrodzenia należy pozostawić pusty. Wartość wiersza jest sumą Zmiennych czynników wynagrodzenia. Po uzupełnieniu tabeli znajdującej się poniżej, celem wyliczenia wartości pola należy skorzystać z opcji przelicz,
    • w tabeli w kolumnie Zmienne czynniki wynagrodzenia należy uzupełnić kwoty wypłacone w poprzednich miesiącach zgodnie z opisem w podpowiedzi do pola,


    • w tabeli w kolumnie Liczba przepracowanych godzin należy uzupełnić liczbę przepracowanych w poprzednich miesiącach godzin w celu wypracowania zmiennych składników wynagrodzenia. Celem poprawnego wyliczenia należy podać liczbę godzin wymaganą do przepracowania wskazanego miesiąca kalendarzowego. Liczbę tę pomniejszamy o absencje związane z okresem:
        a) wynagrodzenia chorobowego,
        b) zasiłków chorobowych (m.in. opieka na członka rodziny),
        c) urlopu bezpłatnego,
        d) zasiłków z ubezpieczenia wypadkowego,
        e) nieusprawiedliwionej oraz usprawiedliwionej nieobecności w pracy.


    Przykład 3. Wyliczenie liczby przepracowanych godzin

    Pracownik w miesiącu październiku 2018 przebywał 3 dni na L4 i za ten okres otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Miesiąc październik w 2018 roku ma 23 dni robocze czyli 184 godziny robocze. Uzupełniając dane w tabeli należy wskazać ilość godzin roboczych z miesiąca października pomniejszoną 24 godziny robocze (tj. 3 dni) – 184-24=160, ponadto należy uzupełnić wartość premii, którą otrzymał za wskazany miesiąc pracownik.


    Po uzupełnieniu tabeli należy uzupełnić dane dotyczące urlopu wskazując:

  • okres trwania urlopu Od… Do,
  • Liczbę przepracowanych godzin roboczych,
  • Liczbę dni roboczych



  • Uwaga!
    W przypadku kiedy pracownikowi są wypłacane zmienne składniki wynagrodzenia i pracownik w ostatnim niepełnym miesiącu pracy przebywa na urlopie kwotę wynagrodzenia należy wyliczyć samodzielnie i wpisać w wystawionym rachunku w wierszu Kwota brutto.
    W tej szczególnej sytuacji nie należy wprowadzać okresu kiedy pracownik nie był już zatrudniony w wierszu wynagrodzenie za niepełny miesiąc.


    ▲ wróć na początek


    c) samodzielne wyliczenie wynagrodzenie za niepełny miesiąc

      1. miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
      2. tak otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy lub przez liczbę godzin nieprzepracowanych w związku z rozpoczęciem pracy w trakcie miesiąca (kwotę zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku),
      3. obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.


    Przykład 4. Pracodawca rozwiązał umowę o pracę z Panem Andrzejem Nowak 08.08.2018 r. Umowa opiewa na kwotę 3 000 zł brutto. W sierpniu 2018 r. było do przepracowania 22 dni, tj. 176 godzin roboczych. Pan Nowak nie był w pracy 16 dni tj. 128 godzin roboczych.


    Wyliczenie według wskazanego powyżej wzoru wygląda następująco:

      1.3 000/176 =170,04545…
      2. 170,04545…*128 = 2 181,82 zł
      3. 3 000-2 181,82 zł. = 818,18 zł
    Należy zwrócić uwagę, że dokonując wyliczenia wynagrodzenia za niepełny miesiąc zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku dokonujemy w punkcie drugim wyliczenia tj. wyliczenia wartości wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okres, którego nie przepracował.


    ▲ wróć na początek

    5. Zmiany w wystawieniu rachunku w przypadku kiedy pracownik przebywał dodatkowo na zwolnieniu lekarskim

    W przypadku kiedy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim wystawiając rachunek należy uzupełnić również okres zwolnienia z miesiąca, którego dotyczy rachunek.


    Do wprowadzenia zwolnienia w rachunku służy opcja opcja wylicz wynagrodzenie chorobowe.



    W otwartej stronie dotyczącej Wynagrodzenia chorobowego za okres XX/XXXX należy uzupełnić dane dotyczące okresu nieobecności pracownika w części Pozycje wynagrodzenia chorobowego.


    W tym celu należy uzupełnić okres zwolnienia chorobowego wpisując datę początku i końca zwolnienia z miesiąca, którego dotyczy wystawiony rachunek, Współczynnik domyślnie ustawiony jako 80% będzie prawidłowy dla wynagrodzenia za okres choroby (100% stosowane jest dla L4 – ciąża). W Opisie należy wskazać zwolnienie chorobowe, pozostawiając oznaczony checkbox Czy naliczyć wynagrodzenie za okres choroby.



    Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić. Po ich zatwierdzeniu nastąpi powrót do wystawiania rachunku.

    Szczegółowo temat wprowadzania wynagrodzenia chorobowego do serwisu został omówiony tutaj.
    W przypadku kiedy po okresie wynagrodzenia chorobowego następuje okres zasiłku instrukcja dostępna jest tutaj.


    ▲ wróć na początek



    Dowiedz się również gdzie w rachunku ująć wynagrodzenie za nadgodziny.
    Szczegóły tutaj
    .


    Ze względu na różnorodność przypadków w razie wątpliwości związanych z prawidłowym uzupełnieniem okresów przerw na rachunku zaleca się kontakt z BOK.


    Autor: Joanna Łuksza- ifirma.pl

    Możliwość komentowania jest wyłączona.