Proforma do rachunku w walucie obcej (konto nievatowca)

1. Ogólne informacje dotyczące stosowania Faktury pro formy do Rachunku w walucie – nievatowiec

Przedsiębiorcy bardzo często przed wystawieniem rachunku posługują się dokumentem, określanym jako faktura pro forma, który przypomina wyglądem fakturę, jednak nie spełnia wszystkich formalnych wymogów dokumentu księgowego.

Czym jest zatem faktura pro forma?

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie wywołuje skutków prawnych w zakresie podatków dochodowego, czy VAT. Jej głównym celem jest przedstawienie oferty cenowej – pełni funkcję informacyjną. Najczęściej wystawiana jest przed właściwym dokumentem sprzedaży (rachunkiem lub fakturą), aby umożliwić nabywcy zapoznanie się z warunkami transakcji oraz dokonanie płatności (zaliczki lub pełnej kwoty).

Podatnik nievatowiec może wystawiać faktury pro forma również w walutach obcych. Taki dokument – mimo że nie podlega ewidencji – może być przydatny w transakcjach zagranicznych, jako podstawa do płatności w określonej walucie.

Ważne!
W sytuacji, gdy do wystawionej Pro formy do Rachunku w walucie zostanie wystawiony Rachunek w walucie obcej, to do ustalenia różnic kursowych należy przyjąć rachunek końcowy i zastosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień jego wystawienia.

2. Formularz wystawiania faktury pro forma do rachunku w walucie – Rachunek wystawiony w walucie

Faktury pro forma wystawiamy z zakładki Sprzedaż ➡ Rachunki ➡ Faktury pro forma.
Następnie, aby wystawić Fakturę pro forma do rachunku w walucie, wybieramy opcję Pro forma do rachunku w walucie.

Podczas wystawiania Pro formy do rachunku w walucie miesiąc księgowy w lewym górnym rogu ma być zgodny z datą wystawienia na dokumencie.

W serwisie faktury pro forma mają osobną serię numeracji:

Dodatkowo użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnej serii numeracji w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Rachunki i faktury ➡ Serie numeracji ➡ +Dodaj.

Wystawiając Fakturę pro forma do rachunku w walucie jest możliwość wyboru języka faktury, oraz waluty.

Wybranie języka powoduje, że na dokumencie pojawi się opis pozycji faktury w języku polskim oraz wybranym:

Po wybraniu innej waluty niż PLN na fakturze pro forma zostanie podana wartość we wskazanej walucie:

Na formularzu faktury, należy wybrać Typ rachunku.
Aby do wystawionej faktury pro formy wystawić Rachunek w walucie wybieramy Typ rachunku ➡ Rachunek wystawiany w walucie.

Poza wymienionymi powyżej polami na fakturze pro forma obowiązkowo uzupełniamy nabywcę, datę wystawienia, termin płatności. Wpisujemy nazwę towaru lub usługi lub wybieramy spośród zdefiniowanych towarów lub usług.

3. Opcje dodatkowe dostępne na formularzu

Wystawiając fakturę pro forma, można również skorzystać z opcji dodatkowych, gdzie można wpisać na przykład własne uwagi, wybrać opcje płatności czy wybrać szablon, w jakim będzie wystawiony dokument.
Wpisanie dodatkowych uwag widoczne będzie również na wystawionym rachunku w walucie obcej do pro formy.

Dodatkowe opcje widoczne są pod częścią Nazwa towaru lub usługi i są to:

• Uwagi,
• Płatności,
• Dodatkowe.

a. Uwagi

Na fakturze pro forma można podać dodatkowe informacje dotyczące np. informacji o zmianie numeru rachunku bankowego.

Standardowe uwagi dodajemy w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Rachunki i faktury ➡ Domyślne ustawienia ➡ Standardowe uwagi ➡ +Dodaj.
Standardowe uwagi można również przypisać dla danej serii numeracji w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Rachunki i faktury ➡ Serie numeracji, przy danej serii numeracji wybieramy ikonę edycji i uzupełniamy pole Domyślne uwagi ➡ zapisujemy.

b. Płatności

W części Płatności jest możliwość wybrania sposobu zapłaty i numeru konta rachunku bankowego, na który kontrahent dokona zapłaty.

c. Dodatkowe

W Części dodatkowe możemy wybrać informacje dotyczące podpisu odbiorcy, wystawcy oraz wyboru szablonu, w jakim będzie wystawiona faktura pro forma jak i wystawiony do niej Rachunek w walucie.

Przed zatwierdzeniem faktury pro forma mamy możliwość sprawdzenia wyglądu faktury przez wybranie opcji Podgląd wydruku.

Fakturę pro formę zapisujemy wybierając opcję Zatwierdź.

W sytuacji, gdy nie chcemy jednak wystawić faktury pro forma możemy skorzystać z opcji Anuluj.
Wybranie tej opcji spowoduje trwałe usunięcie wprowadzonych danych.

4. Wydruk i wysyłka

Zatwierdzona faktura pro forma jest dostępna w zakładce Sprzedaż ➡ Rachunki ➡ Faktury pro forma.
Zatwierdzoną fakturę możemy w serwisie otworzyć celem edycji, wystawienia rachunku w walucie lub skorzystać z innych możliwych funkcji.
Dodatkowe funkcje będą dostępne na dole strony Sprzedaż ➡ Rachunki ➡ Faktury pro forma po wybraniu numeru faktury pro formy.

Po zapisaniu dokumentu możemy fakturę pro formę edytować, skopiować, wystawić rachunek sprzedaży, wystawić podobną fakturę pro forma, wysłać e-mailem lub usunąć.
Możliwe jest również wysłanie do odbiorcy wiadomości sms z informacją o wystawionej fakturze pro forma – Usługa dodatkowo płatna, świadczona jest na zasadach określonych w regulaminie usługi.

5. Wystawienie rachunku w walucie do faktury pro forma

W sytuacji, gdy zapłata na podstawie faktury pro forma zostanie dokonana, w serwisie ustawiamy w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą zapłaty. Na osi czasu ustawiamy miesiąc wystawienia faktury pro forma i klikamy w numer:

Rachunek w walucie do faktury pro forma wystawiamy, korzystając z jednej, z dwóch przedstawionych poniżej opcji:

1. W zakładce Sprzedaż ➡ Rachunki ➡ Faktury pro forma korzystamy z opcji + Wystaw rachunek sprzedaży.



2. Fakturę pro forma otwieramy poprzez wybranie jej numeru w zakładce Sprzedaż ➡ Rachunki ➡ Faktury pro forma.



Następnie na dole należy wybrać opcję Wystaw rachunek sprzedaży.

Autor: Anna Grzegorzewska – ifirma.pl