w PojazdyKoszty działalności Tagi: notanota obciążeniowanota księgowagap

W Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wśród dowodów będących podstawą księgowania, nie znajdziemy wprost noty obciążeniowej. Jednak, dzięki temu że zawiera ona dane niezbędne według rozporządzenia w dowodzie księgowym, jest dokumentem stosowanym często dla udokumentowania i zaksięgowania obciążeń niepodlegających opodatkowaniu VAT.

Nota obciążeniowa – gdzie księgujemy?

Księgując notę księgową, ujmujemy ją wyłącznie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – jako że koszty nie podlegają VAT, nie będą miały wpływu na rejestr zakupu VAT.

Uwaga! Rozliczając się za pomocą ewidencji przychodów w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego, nie księgujemy noty obciążeniowej, ponieważ koszty uzyskania przychodów nie są w tym przypadku uwzględniane. Natomiast samą notę, na podstawie której opłacamy dany wydatek, należy zachować wśród dokumentów firmy.

Nota obciążeniowa – księgowanie w serwisie ifirma.pl

Księgowanie noty obciążeniowej w serwisie ifirma.pl jest bardzo proste – taki dokument wprowadzamy poprzez zakładkę WydatkiKoszt prowadzenia działalności (inny). Jako Rodzaj dokumentu wybieramy opcję Nota księgowa i dalej uzupełniamy dane na podstawie dokumentu.

Zasadniczo koszt na podstawie noty księguje się tak, jak w przypadku innych dowodów księgowych, w dacie wystawienia dokumentu. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje – najczęściej chodzi o odsetki od opóźnienia w zapłacie – kiedy wydatek stanie się kosztem dopiero w momencie opłacenia. W takim przypadku, księgując notę jako datę wystawienia wprowadzamy datę rzeczywiście dokonanej zapłaty.

Noty obciążeniowe mogą dotyczyć także kosztów związanych z pojazdem – najbardziej popularnym jest przeniesienie kosztu ubezpieczenia wartości samochodu GAP na leasingobiorcę. Otrzymując taką notę, powinno się pamiętać o wprowadzeniu jej poprzez wydatki związane z samochodem – jak w przykładzie.

Uwaga! Ustalając wartość ubezpieczenia GAP, czyli składki chroniącej przed utratą wartości, warto zwrócić uwagę na wątpliwość związaną z wysokością tej składki w kosztach uzyskania przychodów:

  • Wysokość składki zależy od wartości ubezpieczanego pojazdu – zatem tak jak w przypadku AC, do kosztów można zasadniczo zaliczyć tylko wartość składki odpowiadającą proporcjonalnie wartości samochodu do 20 000 euro
  • Składka ubezpiecza ewentualną stratę finansową, wynikającą z utratą wartości pojazdu, a nie sam pojazd – zatem zasadniczo nie należy do grupy składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, które podlegają limitowi.

Niestety, odpowiedź na to, jak powinno się księgować GAP, nie jest jednoznaczna. Z jednej strony można znaleźć interpretacje indywidualne, zgodnie z którymi do kosztów można zaliczyć całą wartość składki; z drugiej odpowiedzi fiskusa stoją często w opozycji do tego stanowiska. Jednakże w związku z faktem, że Ministerstwo Finansów nie wydało oficjalnego stanowisko w tej kwestii, decyzja o wysokości, w jakiej zaksięgujemy składkę na GAP w koszty, zależy od przedsiębiorcy – ewentualnie od interpretacji indywidualnej, jeśli zdecydujemy się o taką wystąpić.

Przykład. Przedsiębiorca otrzymał notę księgową, wystawioną 8 września 2017 roku, na ubezpieczenie GAP swojego leasingowanego samochodu osobowego. Wartość składki to 500 zł, termin płatności 17 września 2017 r. – składka została opłacona 15 września 2017 r.

Aby zaksięgować notę, należy przejść do zakładki Pojazdy, i przy właściwym samochodzie wybrać opcję Dodaj koszt pojazdu.



Następnie w pozycji Inne koszty wybieramy opcję Inny – pojawi się wtedy formularz do księgowania wydatku udokumentowanego inaczej, niż fakturą.



Uzupełniając dane, jako Rodzaj dokumentu wybieramy opcję nota księgowa, a następnie na podstawie noty uzupełniamy niezbędne dane:

  • Numer noty
  • Datę wystawienia
  • Termin płatności
  • Dane sprzedawcy
  • Nazwę kosztu
  • Kwotę kosztu



Jeśli w momencie księgowania nota jest już opłacona, taką informację można dodać poniżej w Pozycjach zapłaty, wybierając opcję Dodaj pozycję:



a następnie wpisując datę opłacenia i wybierając opcję Zapisz:



Wydatek księgujemy ostatecznie, wybierając opcję Zatwierdź u dołu strony.
Po zaksięgowaniu nota obciążeniowa zostanie uwzględniona w księdze przychodów i rozchodów – zakładka EwidencjeKsięga przychodów i rozchodów:



Księgujesz ubezpieczenie samochodu? Pamiętaj, że w niektórych musisz uwzględnić limit – sprawdź kiedy!


Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl

Możliwość komentowania jest wyłączona.