Jak wystawić fakturę końcową do faktury zaliczkowej?

Faktura końcowa wystawiana jest po dokonaniu sprzedaży towaru lub wykonaniu usługi, w przypadku gdy zostały wcześniej pobrane zaliczki i zostały wystawione powiązane z nimi faktury zaliczkowe.

Informacje dotyczące wystawiania faktur zaliczkowych w serwisie znajdują się tutaj.

W serwisie ifirma.pl istnieje kika sposobów wystawiania faktur końcowych.

1. Wystawienie faktury końcowej w pozostałych rodzajach faktur

Zasadą ogólną jest, aby przed wystawieniem faktury końcowej w lewym górnym rogu ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży.

1.1. Ścieżka do wystawienia faktury końcowej

Ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży i przechodzimy do zakładki Faktury → Wystaw inną.

Następnie pozostałe rodzaje → Faktura końcowa.

1.2. Powiązanie faktury końcowej z fakturami zaliczkowymi wystawionymi w serwisie

Po wybraniu opcji faktury końcowej pojawi się możliwość wyboru kontrahenta oraz zaznaczenia faktur zaliczkowych wystawionych dla tego kontrahenta, które chcemy powiązać z daną sprzedażą. Wybór trzeba zatwierdzić.

1.3. Powiązanie faktury końcowej z fakturami zaliczkowymi wystawionymi poza serwisem

Jeśli faktura zaliczkowa związana z daną sprzedażą nie została wystawiona w serwisie, to należy po wybraniu opcji faktury końcowej zaznaczyć opcję inna zaliczka.

Pojawi się wówczas formularz do uzupełnienia dotyczący danych zawartych na fakturze zaliczkowej.
Uzupełniamy numer faktury zaliczkowej, kontrahenta, datę wystawienia faktury, datę otrzymania zapłaty oraz kwotę przy odpowiedniej stawce podatku VAT.

Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych dotyczących zaliczki wyświetli się formularz faktury końcowej.

2. Wystawianie faktury końcowej z poziomu faktur zaliczkowych

Przed wystawieniem faktury należy w lewym górnym rogu ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży.

2.1. Wystawienie faktury końcowej do jednej faktury zaliczkowej

Wybieramy zakładkę Faktury → Lista faktur.

Na poziomej osi czasu z miesiącami nad listą faktur, należy wybrać miesiąc wystawienia faktury zaliczkowej do danej transakcji.

Sposób 1:
Przy fakturze zaliczkowej po prawej stronie w części Operacje należy wybrać opcję Wystaw końcową.

Sposób 2:
Po otwarciu podglądu faktury zaliczkowej poprzez wybranie jej numeru, na dole można wybrać operację Wystaw fakturę końcową.

Po wybraniu opcji do wystawienia faktury końcowej pojawi się do uzupełnienia formularz faktury końcowej.

2.2. Wystawienie faktury końcowej do wielu faktur zaliczkowych

Aby wystawić fakturę końcową dotyczącą wielu zaliczek ustawiamy miesiąc zgodny z datą sprzedaży. Przechodzimy do zakładki Faktury → Lista faktur i odnajdujemy ostatnią zaliczkę za pomocą poziomej osi czasu (miesiąc zgodny z datą wystawienia ostatniej zaliczki). W kolejnym kroku korzystamy z funkcji Wystaw końcową.

Następnym sposobem by wystawić fakturę końcową jest ustawienie miesiąca księgowego zgodnego z datą sprzedaży, przejście do zakładki Faktury → Lista faktur. Odnajdujemy na liście fakturę zaliczkową za pomocą osi czasu (miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury zaliczkowej), wybieramy jej numer i opcję wystaw fakturę końcową.

3. Uzupełnienie formularza faktury końcowej

Po wybraniu opcji wystawienia faktury końcowej pojawi się do uzupełnienia poniższy formularz faktury.

Ważne: w pozycji faktury dotyczącej ceny podajemy cenę całkowitą danej usługi/towaru, nie odejmujemy samodzielnie kwoty wpłaconych zaliczek. Nie ma to być kwota wpłacana na podstawie faktury końcowej.

Jeżeli nie wszystkie faktury zaliczkowe zostały powiązane z danym zamówieniem na fakturze końcowej, to wówczas możemy ją dodać za pomocą opcji:

• dodaj zaliczki z listy – pojawi się wówczas lista faktur zaliczkowych wystawionych dla danego kontrahenta w serwisie. Wybieramy powiązane z daną sprzedażą i zatwierdzamy;

• dodaj ręcznie – można tu dodać ręcznie informacje o fakturach zaliczkowych wystawionych poza serwisem, które należy powiązać z daną fakturą końcową. Wpisujemy numer dokumentu, datę wystawienia faktury oraz datę otrzymania zaliczki, kwotę przy odpowiedniej stawce vat i na koniec zatwierdzamy dane.

Faktury zaliczkowe dodane ręcznie wyszczególnione są kolorową czcionką, ale tylko podczas wystawiania lub edycji faktury.

W podsumowaniu serwis dokonuje rozliczenia końcowego, po uwzględnieniu dodanych do listy faktur zaliczkowych.

Uwaga dotycząca usług budowlanych – jeśli faktura dotyczy usług budowlanych świadczonych na rzecz innego podatnika, to należy zaznaczyć taką opcję w prawym górnym rogu formularza faktury.

Po uzupełnieniu wszystkich danych zatwierdzamy wystawioną fakturę.

W podsumowaniu na wydruku faktury widoczna jest ostateczna kwota do zapłaty, po uwzględnieniu faktur zaliczkowych.

4. Księgowanie faktury końcowej, faktura końcowa zerowa

Księgowanie faktury końcowej u vatowców wygląda następująco:

• kwota netto sprzedaży jest księgowana w całości w Księdze Przychodów i Rozchodów, a w przypadku rozliczenia ryczałtem w ewidencji przychodów, w momencie dostarczenia towaru lub wykonania usługi, a więc dacie sprzedaży wskazanej na fakturze końcowej,
• podatek VAT jest księgowany w dacie sprzedaży w ewidencji sprzedaży VAT w wartości wynikającej z podsumowania faktury końcowej (po odjęciu kwoty podatku VAT wynikających z faktury/faktur zaliczkowych).

Faktury zaliczkowe wystawiane przez nievatowców nie są wykazywane w ewidencjach. Dopiero faktura końcowa jest wykazywana w łącznej kwocie brutto w KPiR bądź ewidencji przychodów w dacie sprzedaży.

Uwaga na szczególny przypadek! Zaliczka pokrywająca 100% zamówienia i faktura końcowa zerowa.

Faktura końcowa zerowa wystawiana jest w sytuacji, gdy zaliczki pokrywają całą wartość sprzedaży. Przepisy nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży i z których będzie wynikać, że należność w całości została uregulowana. Można wystawić taką fakturę w celach rozliczeniowych.

Faktura końcowa zerowa jest wystawiania w identyczny sposób, jak każda inna faktura końcowa. Na podstawie tak wystawionego dokumentu zostanie rozliczona cała kwota netto (u vatowców, kwota brutto u nievatowców) w dacie sprzedaży w KPiR bądź ewidencji przychodów przy rozliczeniu ryczałtem.

Autor: Monika Kobylak, Małgorzata Łuczyńska – ifirma.pl