Jak wystawić fakturę końcową do faktury zaliczkowej?

 

1. Wystawienie faktury końcowej do jednej faktury zaliczkowej.

Faktura końcowa wystawiana jest po dokonaniu sprzedaży towaru lub wykonaniu usługi, w przypadku gdy zostały wcześniej pobrane zaliczki i zostały wystawione powiązane z nimi faktury zaliczkowe.

Fakturę końcową do faktury/faktur zaliczkowych można wystawić w jeden z poniżej opisanych sposobów. Przed jej wystawieniem należy w lewym górnym rogu ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży. Na poziomej osi czasu z miesiącami nad listą faktur, należy wybrać miesiąc wystawienia ostatniej faktury zaliczkowej do danej transakcji.

Sposób 1:

Zakładka Faktury ➡ Lista faktur i tu przy fakturze zaliczkowej po prawej stronie w części Operacje należy wybrać opcję Wystaw końcową.
 

 
Sposób 2:

Po otwarciu podglądu faktury zaliczkowej poprzez wybranie jej numeru w zakładce Faktury ➡ Lista faktur na dole można wybrać operację Wystaw fakturę końcową.
 

Po wybraniu opcji do wystawienia faktury końcowej pojawi się poniższy formularz:

Ważne! Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na 2 kwestie.

W pozycji faktury dotyczącej ceny podajemy cenę całkowitą danej usługi/towaru, nie odejmujemy samodzielnie kwoty wpłaconych zaliczek. Nie ma to być kwota dopłacana na podstawie faktury końcowej.

Jeżeli nie wszystkie faktury zaliczkowe zostały powiązane z danym zamówieniem na fakturze końcowej, to wówczas możemy ją dodać za pomocą opcji Dodaj zaliczki z listy na formularzu faktury.

W podsumowaniu faktury serwis wyliczy ostateczną kwotę do zapłaty, po uwzględnieniu dodanych do listy faktur zaliczkowych.

Księgowanie faktury końcowej wygląda następująco:

  • kwota netto sprzedaży jest księgowana w całości w Księdze Przychodów i Rozchodów w momencie dostarczenia towaru lub wykonania usługi, a więc dacie sprzedaży wskazanej na fakturze końcowej,
  • podatek VAT jest księgowany w dacie sprzedaży w ewidencji sprzedaży VAT w wartości wynikającej z podsumowania faktury końcowej (po odjęciu kwoty podatku VAT wynikających z faktury/faktur zaliczkowych).

Uwaga na szczególny przypadek! Zaliczka pokrywająca 100% zamówienia i faktura końcowa zerowa

Faktura końcowa zerowa wystawiana jest w sytuacji, gdy zaliczki pokrywają całą wartość sprzedaży. Zgodnie z przepisami nie wystawiamy faktury końcowej zerowej, ale w celach rozliczeniowych w serwisie należy ją wystawić. Nie przekazujemy tego dokumentu kontrahentowi.

Faktura końcowa zerowa jest wystawiania w identyczny sposób, jak każda inna faktura końcowa. Po jej wystawieniu pojawi się komunikat:

Na podstawie tak wystawionego dokumentu zostanie rozliczona cała kwota netto w dacie sprzedaży w KPiR.

WAŻNE!
W sytuacji gdy, transakcja jest dokonana po 1 listopada 2019r. może wystąpić obowiązek otrzymania płatności w formie Mechanizmu podzielonej Płatności. Jeśli całość transakcji przekracza 15 tys zł oraz przynajmniej jedna pozycja widnieje w załączniku nr 15 do ustawy o VAT – to należy na fakturze zaliczkowej zaznaczyć checkbox Mechanizm podzielonej płatności.


Nie wystawiłeś jeszcze faktury zaliczkowej? Sprawdź, jak to zrobić w ifirma.pl!

▲ wróć na początek
 

2. Wystawienie faktury końcowej do wielu faktur zaliczkowych

W przypadku, gdy do danego zamówienia zostały wystawione kilka faktur zaliczkowych, należy pamiętać o prawidłowym wystawieniu faktury końcowej.

Przykład 1
Zgodnie z ustaleniami płatność została podzielona na dwie zaliczki. Pierwsza faktura zaliczkowa została wystawiona 05/01/2019, natomiast kolejna ma datę 20/03/2019. Fakturę końcową chcemy wystawić 15/04/2019 roku, ponieważ wtedy nastąpiło wydanie towaru.

Krok 1
Ustawiamy miesiąc księgowy styczeń i przechodzimy do zakładki Faktury ➡ Wystaw inną ➡ Faktura zaliczkowa, aby wystawić pierwszą fakturę zaliczkową.

Poniżej wygląd pierwszej faktury zaliczkowej:

Krok 2
Ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z datą kolejnej zaliczki (Marzec 2019) i przechodzimy do zakładki Faktury ➡ Lista faktur. Korzystając z paska osi czasu odnajdujemy pierwszą fakturę zaliczkową oraz wybieramy Wystaw kolejną zaliczkę.

Drugą zaliczkę można również wystawić ustawiając miesiąc marzec 2019 w lewym górnym rogu. Korzystając z paska osi czasu odnajdujemy pierwszą fakturę zaliczkową oraz wybieramy numer tej faktury. W następnym kroku zatwierdzamy funkcję wystaw kolejną zaliczkę do zamówienia.

Poniżej został przedstawiony wygląd drugiej faktury zaliczkowej:

Krok 3
Aby wystawić fakturę końcową dotyczącą wielu zaliczek ustawiamy poprawny miesiąc księgowy (kwiecień 2019). Przechodzimy do zakładki Faktury ➡ Lista faktur i odnajdujemy ostatnią zaliczkę za pomocą poziomej osi czas (zgodnie z przykładem wybieramy 3 na osi, czyli zgodnie z datą wystawienia ostatniej zaliczki). W kolejnym kroku korzystamy z funkcji Wystaw końcową.

Następnym sposobem by wystawić fakturę końcową jest ustawienie miesiąca księgowego na kwiecień 2019, przejście do zakładki Faktury ➡ Lista faktur. Odnajdujemy na liście pierwszą fakturę zaliczkową za pomocą osi czasu (wybieramy 1 jako miesiąc styczeń zgodnie z przykładem), wybieramy jej numer i opcję: wystaw fakturę końcową.


 

UWAGA !
W przypadku, gdy opcja ta została wybrana przy ostatniej wystawionej fakturze zaliczkowej wypełniając formularz faktury końcowej w części Otrzymane zaliczki będą wymienione wszystkie numery faktur zaliczkowych. Jeżeli wybraliśmy tworzenie faktury końcowej z poziomu innej faktury zaliczkowej niż ostatnia to wówczas należy dodać informację o brakujących zaliczkach ręcznie. W tym celu wybieramy opcję dodaj zaliczki z listy, co przedstawiają poniższe zrzuty ekranu.

 


 

UWAGA !

Jeżeli wybierzemy dodawanie faktur zaliczkowych z listy należy pamiętać, że na liście będą znajdować się również inne faktury zaliczkowe dla tego kontrahenta. Podczas wybierania należy uważnie wybierać dokumenty z listy. Poniżej zostało to przedstawione na zrzucie ekranu.

 

Wygląd faktury końcowej:

WAŻNE!
W sytuacji gdy, transakcja jest dokonana po 1 listopada 2019r. oraz jest objęta obowiązkem otrzymania zapłaty w formie mechanizmu podzielonej płatności – podczas wystawiania faktury konieczne jest zaznaczenie opcji: Mechanizm podzielonej płatności.

 
▲ wróć na początek

3. Wystawienie faktury końcowej do zaliczki która była korygowana

W sytuacji, gdy do faktury zaliczkowej zostanie wystawiona korekta należy pamiętać o poprawnym wystawieniu faktury końcowej.

Przykład 2
2 stycznia 2019 roku została wystawiona faktura zaliczkowa, następnie 31 marca została wystawiona faktura korygująca do zaliczki. 15 kwietnia do całości została wystawiona faktura końcowa.

Krok 1
Ustawiamy miesiąc księgowy styczeń i przechodzimy do zakładki Faktury ➡ Wystaw inną ➡ Faktura zaliczkowa, aby wystawić fakturę zaliczkową.

Poniżej został przedstawiony wygląd faktury zaliczkowej.

Krok 2
Aby wystawić fakturę korygującą do zaliczki należy ustawić miesiąc marzec i przejść do zakładki Faktury ➡ Lista faktur. Na osi czasu należy wybrać 1, jako miesiąc styczeń. Następnie wybieramy numer faktury zaliczkowej i opcję wystaw korektę.

Krok 3
Wypełniamy formularz faktury korygującej i zatwierdzamy. Poniżej został przedstawiony widok faktury korygującej.

Krok 4
Aby prawidłowo wystawić fakturę końcową uwzględniając już wystawioną korektę ustawiamy miesiąc księgowy na kwiecień i przechodzimy do zakładki Faktury ➡ Lista faktur. Na osi czasu należy wybrać 3, jako miesiąc wystawienia korekty faktury. Następnie wybieramy opcję wystaw końcową.

Krok 5
W tym kroku wystarczy uzupełnić formularz faktury końcowej i zatwierdzić. Poniżej został przedstawiony widok faktury końcowej.

 
▲ wróć na początek

Autor: Monika Kobylak, Małgorzata Łuczyńska – ifirma.pl

Czy ten artykuł był pomocny?

Powiązane artykuły

ifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x
Dzielimy się wiedzą nie tylko na bloguifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x

Ponad 30 porad księgowych

POBIERZ E-BOOKI