Jak wystawić fakturę do paragonu z kasy fiskalnej na rzecz osoby fizycznej przez nieVATowca?

Poniższa instrukcja dotyczy przedsiębiorców niebędących vatowcami, którzy ewidencjonują na kasie fiskalnej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

1.Ogólne informacje, termin na wystawienie faktury do paragonu z kasy.

Osoba fizyczna ma prawo żądać wystawienia faktury, nawet jeśli wcześniej otrzymała paragon fiskalny potwierdzający dany zakup. W takiej sytuacji osoba ta powinna zwrócić paragon sprzedawcy.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, jeśli zgłosi ona swoje żądanie nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie przedsiębiorca także może wystawić fakturę klientowi, ale nie ma takiego obowiązku.

Termin na wystawienie takiej faktury jest dwojaki i zależy od momentu zgłoszenia żądania wystawienia faktury przez nabywcę. Jeżeli żądanie wystawienia faktury zgłoszono w miesiącu, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano zapłatę – fakturę wystawia się najpóźniej do 15-stego następnego miesiąca (wg zasady ogólnej). Natomiast, gdy żądanie wystawienia faktury zgłoszono po zakończeniu miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano zapłatę – fakturę wystawia się najpóźniej do 15 dnia od zgłoszenia żądania.

Termin 3 miesięcy dotyczy tylko wystawiania faktur do paragonu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Na żądanie firmy zawsze trzeba wystawić fakturę do paragonu, nie ma tu ograniczeń czasowych.
 
▲ wróć na początek

2. Ścieżka wystawienia faktury.

Wystawiając fakturę do paragonu należy zawsze ustawić w serwisie w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (datą z paragonu). Data wystawienia nie musi być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym.

W celu wystawienia faktury do paragonu z kasy należy przejść do zakładki Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur.

Trzeba wybrać pozostałe rodzaje przychodów i następnie z listy Faktura VAT do paragonu z kasy fiskalnej.

▲ wróć na początek
 

3. Uzupełnienie podstawowych danych na fakturze.

W pierwszej kolejności należy dodać kontrahenta korzystając z opcji do samodzielnego wprowadzenia danych. Informacje dotyczące wprowadzenia danych kontrahenta – osoby fizycznej znajdują się tutaj.

W polu Data sprzedaży przepisuje się datę transakcji z paragonu, a w polu Data wystawienia wpisuje się faktyczną datę wystawienia faktury.

Jeśli klient zgłasza żądanie wystawienia faktury we wrześniu do paragonu sprzedaży z lipca, to ustawia się miesiąc księgowy lipiec w lewym górnym rogu ze względu na fakt, iż do sprzedaży doszło w lipcu. Data wystawienia jest wrześniowa.

Po wpisaniu terminu płatności wybiera się serię numeracji, którą można wcześniej odpowiednio skonfigurować. Następnie wpisuje się nazwę towaru lub usługi.

Nazwę można wprowadzić bezpośrednio na wystawianej fakturze. Można też wybrać opcję +dodaj towar lub usługę z listy. Wówczas pojawi się lista towarów/usług, które zostały wcześniej wprowadzone w zakładce Rachunki ➡ Towary i Usługi.

Podczas wystawiania faktury w serwisie przez podatnika zwolnionego z VAT polepodstawa prawna jest obowiązkowe do uzupełnienia. Można ją wpisać bezpośrednio na fakturze.

Zaleca się jednak przed wystawieniem faktury w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Domyślne ustawienia ustawić podstawę prawną zwolnienia na fakturze. Najpierw wybiera się rodzaj zwolnienia VAT (przedmiotowe bądź podmiotowe), a następnie podstawę prawną.

Po dodaniu w konfiguracji najczęściej stosowanej podstawy prawnej zwolnienia serwis automatycznie będzie pobierał podstawę na formularz faktury.

Uwaga!
Zgodnie z art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT faktura przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia podmiotowego VAT nie musi zawierać podstawy prawnej zwolnienia, natomiast można ją dobrowolnie wskazywać.

Podatnik zwolniony z VAT, który dokonuje sprzedaży np. stosując dwie podstawy prawne zwolnienia nie musi za każdym razem dokonywać zmiany w konfiguracji. W Domyślnych ustawieniach powinna zostać wskazana podstawa prawna zwolnienia najczęściej stosowana. Podczas wystawiania faktury z rzadziej stosowaną podstawą prawną wpisuje się ją bezpośrednio na wystawianej fakturze.

Następnie na fakturze wpisuje się ilość, jednostkę oraz cenę brutto.

Dane te również są zawarte na paragonie. Formularz należy zatwierdzić.

 
▲ wróć na początek

4. Ścieżka do wystawienia faktury w przypadku zintegrowanej z serwisem kasy/drukarki fiskalnej.

W przypadku zintegrowanej z serwisem kasy/drukarki fiskalnej można wystawić fakturę do paragonu w poniższy sposób: zakładka Kasa fiskalna ➡ Lista paragonów.

Następnie opcja Wystaw fakturę przy właściwym paragonie

lub Wystaw fakturę do paragonu w szczegółach paragonu – trzeba go najpierw otworzyć poprzez wybranie jego numeru.

Jeśli np. we wrześniu klient zgłasza żądanie wystawienia faktury do paragonu sprzedaży z lipca, to w lewym górnym rogu należy ustawić miesiąc księgowy lipiec. Zawsze musi to być miesiąc zgodny z datą sprzedaży. Na poziomej osi czasu również należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży, aby móc odnaleźć paragon z danego okresu – tu z lipca.

 
▲ wróć na początek

5. Dodatkowe opcje możliwe do wykorzystania podczas wystawieniu dokumentu

a) Uwagi

Uwagę można wpisać bezpośrednio na wystawianej fakturze w polu Uwagi.
Standardowe uwagi dodajemy w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Domyślne ustawienia ➡ Standardowe uwagi ➡ + dodaj. Następnie podczas wystawienia faktury można wybrać uwagę z listy.

Można także dodać uwagę do danej serii numeracji faktur w serwisie. Opcja ta dostępna jest przy wybranej serii numeracji w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Serie numeracji.
Po prawej stronie dokonuje się edycji wybranej serii numeracji, a w polu Domyślne uwagi wprowadza się informacje, które będą automatycznie pobierane i widoczne na wystawianej fakturze w danej serii numeracji.

 

 
 
▲ wróć na początek

 
b) Płatności

W tym miejscu Użytkownik powinien zaznaczyć informację o zapłacie bezpośrednio na wystawianej fakturze wybierając opcję: zapłacono oraz wybiera sposób zapłaty np. przelew. Po wybraniu opcji przelew można wybrać z listy rachunek bankowy lub zmienić domyślnie ustawiony.

Wybiera się z listy numer konta bankowego, który powinien zostać wcześniej dodany w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Rachunki bankowe ➡ + dodaj nowy rachunek.
Po wprowadzeniu nowego rachunku bankowego serwis będzie wymagał podania hasła- należy wprowadzić hasło do serwisu ifirma.pl

Opcję Kod QR przelewu zaznacza się w sytuacji gdy chcemy, aby na wydruku faktury został umieszczony kod QR zawierający dane do płatności za fakturę. Kod ten może odczytać kontrahent przy pomocy aplikacji banku na swoim telefonie. Użytkownicy płatnych pakietów mogą włączyć tę możliwość zaznaczając pokazuj w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Domyślne ustawienia.
 
▲ wróć na początek

 
c) Dodatkowe – podpis, wystawca, szablon

Pole Podpis– w tym miejscu można wybrać poniższe opcje:

• Faktura bez podpisu odbiorcy.
  Wybierając tę opcję na fakturze sprzedaży będzie widoczna informacja Faktura bez podpisu odbiorcy;
• Osoba upoważniona do otrzymania faktury VAT (trzeba uzupełnić dane podając imię i nazwisko);
• Upoważnienie (należy wpisać imię i nazwisko).
• Brak podpisu odbiorcy i wystawcy (na wydruku faktury nie będą widoczne informacje o odbiorcy ani wystawcy)

Osoba upoważniona do wystawiania faktury VAT – dane można wpisać bezpośrednio na wystawianej fakturze.
Automatycznie będą się podpowiadać dane (imię i nazwisko), które są wprowadzone w zakładce Pulpit➡ Konfiguracja ➡Użytkownicy.

Checkbox Podpis wystawcy powinien być zaznaczony.

Jeśli w powyższym miejscu pole będzie odznaczone, to zostaną pobrane dane do podpisu z zakładki Pulpit ➡ Konfiguracja ➡Dane właściciela (imię i nazwisko).

Szablon PDF – należy tu wybrać szablon, w jakim ma być wystawiona faktura. Użytkownik może korzystać z różnych szablonów. Szablony można dodawać w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Szablony ➡ + dodaj nowy szablon. Serwis proponuje 6 różnych szablonów, można dodać do określonego szablonu logo lub dwa loga.

 

 
 
▲ wróć na początek

d) Podgląd wydruku

Przed ostatecznym zatwierdzeniem faktury Użytkownik może wybrać opcję podgląd wydruku, który umożliwi podgląd wystawianego dokumentu.

Po sprawdzeniu dokumentu w opcji podglądu wydruku można go zatwierdzić lub anulować.

 

 
 
▲ wróć na początek

6. Dodatkowe opcje dostępne po zatwierdzeniu dokumentu

a) Duplikat faktury, ustawienia wydruku

Obok opcji wydrukuj/zapisz dostępna jest funkcja ustawienia wydruku, gdzie można utworzyć duplikat faktury.

W ustawieniach wydruku można też wybrać rodzaj wydruku (PDF, HTML), szablon PDF oraz typ wydruku (pojedynczy, podwójny oraz wymieniony wcześniej Duplikat).
 
▲ wróć na początek

b) CRM

Opcja ta umożliwia korzystanie z funkcji raportów rentowności odbiorców oraz projektów. W tym miejscu można dodać koszty powiązane z danym kontrahentem oraz dodać daną fakturę do określonego projektu.
Więcej informacji na temat zarządzania projektami zostało omówione tutaj.
 
▲ wróć na początek

c) Lista operacji

Po zatwierdzeniu pojawi się również część Lista operacji.

Lista będzie pusta do momentu wybraniu opcji wyślij e-mailem e-fakturę lub wyślij e-mailem w dolnej części dokumentu.

Po wybraniu jednej w powyższych opcji będzie można sprawdzić w liście operacji datę wysyłki oraz na jaki e-mail został wysłany dokument.
Można też sprawdzić status wysyłki poprzez wybranie opcji sprawdź status.

Autor: Monika Kobylak – ifirma.pl