Faktura do paragonu z kasy fiskalnej powinna zostać ujęta w ewidencji sprzedaży VAT, jeżeli zostanie wystawiona na innego przedsiębiorcę. Zgodnie z art. 109 ust. 3, który zmienił swoje brzmienie wraz z początkiem 2017 roku – ewidencja sprzedaży VAT powinna zawierać, m.in. numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Nowelizacja wspomnianego przepisu spowodowała, że faktury wystawiane do paragonu, ale na rzecz innego przedsiębiorcy (osoby prowadzącej działalność) muszą zostać wykazane w rejestrze.

Co istotne, faktura do paragonu na rzecz innego przedsiębiorcy powinna zostać wykazana w ewidencji sprzedaży VAT w dacie pierwotnej sprzedaży. Z uwagi na fakt, że fakturę do paragonu należy wystawić na żądanie w ciągu trzech miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż – może wystąpić sytuacja, w której faktury te trzeba będzie wykazywać w rozliczonym już okresie.

Zgodnie z obecnym stanowiskiem organów skarbowych termin trzech miesięcy na wystawienie faktury nie dotyczy sytuacji, w których do paragonu jest wystawiana faktura na rzecz innego podatnika VAT (przedsiębiorcy). W takiej sytuacji, jeżeli do użytkownika serwisu ifirma.pl zgłosi się osoba żądająca wystawienia faktury do paragonu na rzecz firmy, ale po okresie 3 miesięcy – wówczas mamy obowiązek wystawić fakturę na bieżąco.

Dane kontrahenta a księgowanie faktury do paragonu w ewidencji VAT

Podczas wystawiania faktury ważne jest, jakiego wybierzemy kontrahenta. Kwalifikacja takiej faktury do wykazania w ewidencji VAT następuje na podstawie danych kontrahenta.

Jeżeli będzie to osoba fizyczna, to w danych nabywcy nie podajemy numeru NIP oraz zaznaczamy opcję “Kontrahent jest osobą fizyczną”. Jeżeli kontrahent poda do faktury numer NIP, to opcja “Kontrahent jest osobą fizyczną” powinna zostać oznaczona, aby serwis nie zaksięgował faktury do rejestru VAT. Po zatwierdzeniu faktury z kontrahentem oznaczonym, jako osoba fizyczna, nie zostanie ona zaksięgowana w ewidencjach. Przychód dalej będzie wykazany na podstawie raportu dobowego lub miesięcznego.


Kontrahent nieprowadzący działalności gospodarczej

W przypadku, gdy nabywcą będzie inny przedsiębiorca, to w danych kontrahenta należy podać numer NIP oraz jednocześnie nie może być oznaczony, jako osoba fizyczna.


Kontrahent prowadzący działalność gospodarczą

Serwis po zatwierdzeniu takiej faktury automatycznie ujmie taką fakturę w ewidencji sprzedaży VAT oraz pomniejszy miesięczny przychód z kasy fiskalnej w miesiącu zgodnym z pierwotną datą sprzedaży.

Wystawianie faktury do paragonu (brak integracji z drukarką fiskalną)

Fakturę do paragonu zarówno dla osoby fizycznej, jak i firmy wystawiamy poprzez zakładkę Faktury ➡ Lista faktur lub Wystaw inną. W górnej części na stronie listy faktur nad poziomą osią czasu znajduje się opcja do wystawienia faktury o nazwie: Faktura VAT do paragonu z kasy fiskalnej.

Po wybraniu opcji wystawiania faktury do paragonu należy uzupełnić formularz zgodnie z danymi zawartymi na paragonie.

W przypadku, gdy wystawiamy fakturę do paragonu w miesiącu kolejnym po miesiącu sprzedaży, należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży. Następnie w formularzu wystawianej faktury do paragonu zmieniamy samodzielnie datę wystawienia na dzień bieżący. Serwis pozwoli na wystawienie faktury z datą wystawienia do trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż.

Przykład: Sprzedaż na paragon nastąpiła w dniu 6 lipca. Nabywca w dniu 25 sierpnia zwrócił się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu podając do faktury dane firmowe. W takim przypadku, aby wystawić fakturę do paragonu, należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży, czyli lipiec 2017.

Następnie wystawiamy fakturę do paragonu w zakładce Faktury ➡ Lista faktur – w polu data sprzedaży wskazujemy pierwotną datę sprzedaży z paragonu, natomiast w polu data wystawienia podajemy bieżący dzień.

Po zatwierdzeniu faktury będzie ona wyświetlana w zakładce Faktury ➡ Lista faktur w miesiącu zgodnym z datą wystawienia – w tym przypadku sierpień.

Lista faktur:

W ewidencji sprzedaży VAT faktura zostanie wykazana w dacie sprzedaży – w tym przypadku lipiec. Jednocześnie w miesiącu zgodnym z datą sprzedaży serwis pomniejszy przychód z kasy fiskalnej o wartość faktury.

Rejestr sprzedaży VAT:

Wystawianie faktury do paragonu (integracja z drukarką fiskalną)

W przypadku użytkowników korzystających z integracji z drukarką fiskalną, wystawianie faktur do paragonu jest możliwe poprzez zakładkę Kasa fiskalna ➡ Lista paragonów ➡ Wystaw fakturę przy właściwym paragonie

lub bezpośrednio w szczegółach paragonu po jego wystawieniu poprzez opcję Wystaw fakturę do paragonu.

Fakturę wystawioną do paragonu można zobaczyć w zakładce Lista paragonów poprzez opcję „Pokaż fakturę”:

lub bezpośrednio w zakładce Faktury ➡ Lista faktur. Przy numerze takiej faktury widoczna jest adnotacja „FV – do paragonu”.

W przypadku, gdy wystawiamy fakturę do paragonu w miesiącu kolejnym po miesiącu, w którym wystawiono paragon – należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży na paragonie. Wówczas datę wystawienia zmieniamy samodzielnie na datę bieżącą.

Przykład: Sprzedaż na paragon nastąpiła w dniu 19 lipca. Nabywca w dniu 31 sierpnia zwrócił się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu podając do faktury dane firmowe. W takim przypadku, aby wystawić fakturę do paragonu, należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży, czyli lipiec 2017.

Następnie wystawiamy fakturę do paragonu w zakładce Kasa fiskalna ➡ Lista paragonów ➡ Wystaw fakturę przy właściwym paragonie.

W polu data sprzedaży wskazujemy pierwotną datę sprzedaży z paragonu, natomiast w polu data wystawienia podajemy bieżący dzień.

Po zatwierdzeniu faktury będzie ona wyświetlana w zakładce Faktury ➡ Lista faktur w miesiącu zgodnym z datą wystawienia – w tym przypadku sierpień.

W ewidencji sprzedaży VAT faktura zostanie wykazana w dacie sprzedaży – w tym przypadku lipiec. Jednocześnie w miesiącu zgodnym z datą sprzedaży serwis pomniejszy przychód z kasy fiskalnej o wartość faktury.

Rejestr sprzedaży VAT:

Faktura do paragonu na rzecz firmy a ewidencja sprzedaży VAT

W obu przypadkach – wstawiając faktury do paragonu bez integracji z drukarką fiskalną oraz korzystając z integracji – po zatwierdzeniu faktury do paragonu na rzecz firmy serwis wyświetli poniższy komunikat:

Jeżeli użytkownik zapozna się z komunikatem, może zaznaczyć opcję “Nie pokazuj więcej tego komunikatu”, aby serwis przestał wyświetlać informacje przy każdorazowym wystawianiu faktury do paragonu na rzecz firmy.

W zakładce Ewidencje ➡ Ewidencja sprzedaży VAT zostanie wykazana osobno wystawiona wcześniej faktura, a jednocześnie zostanie o jej wartość pomniejszony miesięczny przychód z kasy fiskalnej. Księgowanie będzie miało miejsce w okresie (miesiącu, kwartale), w którym powstał obowiązek podatkowy w VAT, czyli zgodnie z datą sprzedaży. Sytuację przedstawiają poniższe obrazki – zaksięgowana faktura do paragonu oraz pomniejszona wartość w raporcie miesięcznym:

– widok przed wystawieniem faktury

– widok po wystawieniu faktury do paragonu

Wszystkie faktury do paragonu wystawione na rzecz innego przedsiębiorcy będą również widoczne w zakładce Kasa fiskalna, na dole strony:

Jeśli w danym miesiącu nie wystawiono takiej faktury, to lista nie będzie wyświetlana.

Faktura do paragonu a plik JPK

Użytkownicy serwisu ifirma.pl mają możliwość generowania plików JPK, które przekazujemy do urzędu skarbowego. Od stycznia 2018 roku składanie plików JPK_VAT będzie obowiązkowe dla wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą, o czym można przeczytać na naszym blogu: Jednolity Plik Kontrolny.

Wystawienie faktury do paragonu na rzecz innego przedsiębiorcy może wpłynąć na wygenerowane i przekazane do urzędu skarbowego pliki JPK_VAT. Plik JPK_VAT odzwierciedla zapisy w ewidencji VAT, więc również w tym pliku powinny znaleźć się wyszczególnione w ewidencji faktury do paragonu, a miesięczny przychód z kasy fiskalnej odpowiednio pomniejszony. Skorygowany plik należy przekazać do urzędu skarbowego.

W przypadku, gdy wystawienie omawianej faktury spowoduje zmiany – czyli zaksięgowanie faktury do ewidencji sprzedaży VAT oraz korekta miesięcznego przychodu z kasy fiskalnej, w okresie, za który zostały już wysłane pliki JPK do urzędu skarbowego – to przy próbie zatwierdzenia faktury pojawi się komunikat zaprezentowany poniżej:

Komunikat pokazuje się w serwisie, jeżeli użytkownik wysyła pliki JPK za pomocą podpisu kwalifikowanego pracowników ifirma.pl, po ówczesnym złożeniu upoważnień w urzędzie skarbowym (użycie opcji “wygeneruj i wyślij”).

Korektę pliku JPK_VAT dokonujemy w zakładce Deklaracje ➡ Jednolity Plik Kontrolny, w polu cel złożenia wybieramy “korekta”.

Chcesz zintegrować drukarkę fiskalną z serwisem ifirma.pl? Sprawdź, jakie to proste!

Możliwość komentowania jest wyłączona.