Świadectwo pracy

Wzór świadectwa możesz znaleźć na stronie w części dotyczące pracownika..

Poniżej przedstawiono instrukcję dotyczącą poprawnego wypełniania świadectwa pracy po zmianach, które nastąpiły od 23 maja 2023 roku..
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2023 r., poz. 912, dalej: rozporządzenie) wprowadza nowy wzór świadectwa pracy. Rozporządzenie weszło w życie od 23 maja 2023 r.

Po zmianach w świadectwie pracy należy zamieszczać informację o dniach, w których pracownik korzystał:

• ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej
• z urlopu opiekuńczego
• z okazjonalnej pracy zdalnej.

 
Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracownik otrzymuje niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Jest to druk, który opisuje i potwierdza cały przebieg kariery u poprzedniego pracodawcy, niebywale użyteczny również w przypadku starania się o świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Świadectwo pracy jest niezbędnym dokumentem dla kolejnego pracodawcy, na podstawie którego ustalany jest m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika na dany rok.
 

W przypadku wydania świadectwa pracy, odnosząc się do art. 97 §1 Kodeksu pracy (k.p.), ustawodawca wskazuje że należy wydać je w dniu, w którym następuję ustanie stosunku pracy. Natomiast jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy we wskazanym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego lub w inny sposób.

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika. Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Obecne przepisy nie doprecyzowują możliwości przekazania świadectwa pracy w formie elektronicznej.

Świadectwo pracy powinno przede wszystkim, zawierać informację co do zajmowanego stanowiska, okresu zatrudnienia, wymiaru etatu, trybu rozwiązania umowy. Nie może natomiast mieć charakteru oceniającego pracownika podczas zatrudnienia.
 

TREŚĆ

W lewym górnym rogu świadectwa pracy wpisujemy nazwę pracodawcy i adres siedziby wraz z numerem NIP lub REGON-PKD. Nie ma obowiązku podawania numeru PKD. Pracodawca może uzupełnić jedynie sam NIP lub nr REGON. W prawym górnym rogu, datę sporządzenia świadectwa, która powinna być kompatybilna z datą ustania zatrudnienia oraz miejscowość.

W przypadku kiedy data zakończenia umowy przypada na dzień wolny od pracy, w niedziele lub w święto, w świadectwie wpisujemy datę następnego dnia roboczego przypadającą po dniu wolnym. Wystawienie świadectwa z datą wcześniejszą niż zakończenie pracy jest nieprawidłowe, ponieważ na ten dzień stosunek pracy jeszcze trwa.

1. Dane pracownika

 
Punkt pierwszy świadectwa pracy, powinien zawierać dane zatrudnionego oraz datę urodzenia wynikające z dokumentów otrzymanych od pracownika, najczęściej jest to kwestionariusz osobowy wypełniany przed podjęciem zatrudnienia. Warto zwrócić uwagę, że nie ma konieczności podawania miejscowości urodzenia pracownika – nie jest to bowiem informacja niezbędna w tego typu omawianych sytuacjach.

W kolejnym punkcie określamy podmiot zatrudniający, czyli wpisujemy pełną nazwę pracodawcy wraz z jego główną siedzibą oraz okresy w jakich pracownik był zatrudniony.

Przywołujemy tutaj dokładne daty początkowe oraz końcowe np. w okresie od 01.01.2015 r. do 10.10.2023 r. Należy również wskazać wymiar czasu pracy do każdego okresu wymienionego w świadectwie. W sytuacji kiedy wskazujemy niepełny wymiar czasu pracy, posługujemy się ułamkami zwykłymi (np. ½, ¾, ⅞). Jeżeli w okresie zatrudnienia uległ on zmianie, również musimy taką sytuację odnotować w świadectwie.

Wszelkie niezbędne dane dotyczące pracownika znajdziesz w zakładce Pracownicy ➡ Lista Pracowników ➡ po lewej stronie wybierając Dane pracownika.
 

 

Kolejno wybieramy w kolumnie Imię i nazwisko, imię i nazwisko pracownika, dla którego wystawiamy świadectwo pracy
 

Wyświetli się profil pracownika, po lewej stronie należy przejść do zakładki Dane pracownika
 
 

Wyświetlą nam się wszystkie dane pracownika, które możemy przepisać do świadectwa pracy. Znajdziemy tu również informację dotyczące umowy oraz rozliczeń.
 

2. Pracownik tymczasowy

 
Od dnia 01.06.2017 w punkcie drugim świadectwa pracy, pojawiła się adnotacja dotycząca pracownika tymczasowego, który wykonywał pracę na podstawie umowy o pracę na rzecz konkretnego pracodawcy użytkownika. Zgodnie z nowymi regulacjami agencje pracy mogą kierować pracownika do pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkownika na okres nieprzekraczający 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy.

Według rozporządzenia MRPiPS z 30 grudnia 2016 (§ 2. 3), wzór zaprezentowany przez resort ma jedynie charakter pomocniczy i pracodawca nie musi bezwzględnie z niego korzystać. W przypadku jeżeli „pracodawca nie jest agencją pracy i nie wystawia świadectwa pracy pracownikowi tymczasowemu, może spokojnie pominąć ten punkt w świadectwie pracy (Fragment odpowiedzi MRPiPS z 26 maja 2017 r. na zapytanie Portalu Kadrowego dostępny na stronie).

3. Rodzaj wykonywanej pracy

 
W punkcie trzecim świadectwa pracy wpisujemy rodzaj wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych w trakcie zatrudnienia funkcji. Należy pamiętać, że obowiązkowe jest wypisanie wszystkich prac i stanowisk jakie zajmował pracownik. Dla większej przejrzystości warto umieścić je w kolejności chronologicznej z uwzględnieniem okresów zatrudnienia.
 

 
W podanym przykładzie w pkt. 3, wypisujemy wszystkie stanowiska zajmowane przez Pana Romana przez cały okres zatrudnienia w firmie X (przykład poniżej).
 

 
Żaden z ustępów świadectwa pracy nie przewiduje podawania rodzaju umowy łączącej pracownika z pracodawcą w danym okresie zatrudnienia. W związku z tym, nie ma konkretnych podstaw prawnych, które odgórnie wymagałyby od nas wprowadzenia takich informacji do świadectwa pracy.

4. Ustanie stosunku pracy

 
W przypadku punktu czwartego, wykazujemy tryb i podstawę prawną ustalania stosunku pracy. Niezbędną informacją jest czy stosunek pracy zakończył się w związku z rozwiązaniem stosunku pracy czy w wyniku jego wygaśnięcia. Należy również pamiętać, żeby podać nie tylko numer artykułu Kodeksu Pracy, ale również odpowiedni paragraf tego przepisu.

Warto zapoznać się z artykułem na naszym blogu dotyczącym zwolnień pracownika z przyczyn ekonomicznych.

Poniżej zostały wypisane podstawy i tryby prawne, najczęściej przetwarzane w świadectwach pracy.

4.1. Rozwiązanie czy wygaśnięcie stosunku pracy?

Dwa podane zagadnienia znajdujące odzwierciedlenie w świadectwie pracy, znacznie się od siebie różnią. Bowiem rozwiązanie stosunku pracy jest następstwem czynności prawnych jednej ze stron, natomiast wygaśnięcie następuje w przypadku innych zdarzeń niż czynności prawne. Przykładem może być tutaj śmierć pracodawcy, pracownika lub tymczasowe aresztowanie.

4.2. Wygaśnięcie umowy

W przypadku wygaśnięcia umowy wpisujemy odpowiedni zapis dotyczący trybu i podstawy wygaśnięcia stosunku pracy:

• art. 63¹ k.p. – wygaśnięcia stosunku pracy wskutek śmierci pracownika,
• art. 63² k.p. – wygaśnięcie stosunku pracy wskutek śmierci pracodawcy,
• art. 66 k.p. – wygaśnięcie stosunku pracy na skutek tymczasowego aresztowania trwającego dłużej niż 3 miesiące.

4.3. Rozwiązanie umowy

W przypadku rozwiązania umowy, pracodawca wskazuje tryb podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy:

• art. 30 §1 k.p. – rozwiązanie umowy o pracę na mocy:
  • art. 30 §1 pkt 1 – porozumienia stron,
  • art. 30 §1 pkt 2 – za wypowiedzeniem pracownika lub pracodawcy (poprzez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia),
  • art. 30 §1 pkt 3 – bez wypowiedzenia pracownika lub pracodawcy (poprzez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia),
  • art. 30 §1 pkt 4 – upływu czasu, na jaki została zawarta na przykład, w przypadku umów na czas określony, na zastępstwo czy na okres próbny,

Podobnie jest w przypadku rozwiązania stosunku pracy na podstawie odrębnych przepisów np.:

• art. 23¹ §4 k.p. – rozwiązanie umowy przez pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę,
• art. 48 §2 k.p.– rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika przywróconego do pracy, który przed przywróceniem do pracy zatrudniony był u innego pracodawcy,
• art. 68³ k.p. – rozwiązanie poprzedniego stosunku pracy w związku z powołaniem (dotyczy m.in. pracowników powołanych do pełnienia funkcji organów administracji państwowej: wojewodów, sekretarzy, skarbników, dyrektorów oraz głównych księgowych przedsiębiorstw państwowych),
• art. 201 §2 k.p. – rozwiązanie umowy o pracę z młodocianym z uwagi na okoliczności, iż praca zagraża zdrowiu młodocianego.

Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy każdej ze stron powinno nastąpić w formie pisemnej. W przypadku, jeżeli nie zostanie dochowana ta zasada, można uznać rozwiązanie umowy za bezskuteczne. W takim przypadku sąd ocenia skuteczność wypowiedzenia i może dojść nawet do zarządzenia odszkodowania lub przywrócenia pracownika do pracy. Wypowiedzenie uznaje się za skuteczne, w momencie kiedy adresat miał możliwość zapoznać się z jego treścią.

Więcej informacji znajdziemy tutaj: Zwolnienie pracownika krok po kroku

5. Upadłość lub likwidacja pracodawcy

 
Punkt piąty świadectwa pracy odsyła nas do paragrafu dotyczącego upadłości lub likwidacji pracodawcy i możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, zmniejszając okres wypowiedzenia z trzymiesięcznego do najwyżej jednego miesiąca. Dotyczy to pracowników, którzy byli zatrudnieni minimum 3 lata w jednej firmie i nabyli prawo do 3-miesięcznego okres wypowiedzenia. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Jeżeli u danego pracownika, opisana sytuacja nie występuje, pracodawca nie wypełnia powyższego punktu.

6. Zatrudnienie

 
Punkt szósty jest najbardziej rozbudowany w świadectwie pracy i posiada kilkanaście podpunktów, dotyczących przede wszystkim wykorzystanych urlopów przez pracownika podczas całego okresu zatrudnienia. Ostatnia nowelizacja z 2023 roku, wzbogaciła punkt szósty świadectwa pracy o nowe zapisy związane:

• ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej
• z wykorzystaniem urlopu opiekuńczego
• z wykonywaniem okazjonalnej pracy zdalnej.

Poniżej przedstawiono szczegółowy opis każdego elementu:
 

6.1. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

 

 
Wprowadzony w 2023 roku podpunkt 1) nawiązuje do artykułu 148 (1) § 1 Kodeksu pracy, wskazujemy tutaj liczbę godzin i dni, jakie pracownik wykorzystał, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeśli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenie w wysokości połowy wynagrodzenia. W ciągu roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje zwolnienie w wymiarze 2 dni albo 16 godzin. Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

6.2. Urlop wypoczynkowy

W podpunkcie 2) wpisujemy liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, które zostały wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Jest to kluczowa informacja dla przyszłego pracodawcy. Urlop pracownika, który zatrudniony był w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeżeli stosunek pracy ustaje w trakcie roku kalendarzowego, również ustalamy wymiar urlopowy proporcjonalnie do przepracowanego okresu.

Należy pamiętać, że w tym miejscu wykazujemy również ekwiwalent za niewykorzystany urlop w danym roku. Nie jest oczywiście błędem dokonanie rozróżnienia w jaki sposób urlop został wykorzystany.

Odrębnie, pracodawca podaje liczbę dni i godzin wykorzystanych na podstawie art. 167² k.p., mówiącym o obowiązku udzielenia pracownikowi w terminie przez niego wskazanym urlopu na żądanie w wymiarze maksymalnie 4 dni w każdym roku kalendarzowym. W obowiązku pracownika jest zgłoszenie nieobecności najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu na żądanie również zaznaczamy to w świadectwie, do wiadomości przyszłego pracodawcy.
 

 
Przykład 1. Obliczanie urlopu w przypadku niepełnego wymiaru czasu

Pani Alina jest zatrudniona na 1/4 etatu w firmie XYZ i pracuje po 2 godziny dziennie od poniedziałku do piątku. W 2023 r. nabyła prawo do 26 dni urlopu w ciągu roku. Ustalając urlop wypoczynkowy pracownika, należy pomnożyć wymiar etatu przez pełny wymiar urlopu:
1/4 x 26 dni = 6,5. – zaokrąglamy do 7 dni x 8 godzin = 56 godzin
Oznacza to, że Pani Alinie należy się 56 godzin urlopu. W związku z tym, że pracownik pracuje po 2 godziny dziennie, Pani Alinie przysługuje 28 dni urlopu.

Przykład 2. Obliczanie urlopu w przypadku ustania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego.

Pan Damian 31.05.2023 r. zakończył współpracę z poprzednim pracodawcą i rozpoczął pracę w firmie ABC. Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Aby obliczyć ile urlopu wypoczynkowego należy się Panu Damianowi u pierwszego pracodawcy, mnożymy całą pulę urlopową razy ilość miesięcy, w których pracownik był zatrudniony. Następnie dzielimy przez 12 miesięcy.
Czyli:
20 x 5 miesięcy = 100/12 = 8,33 zaokrąglamy do 9 dni
Panu Damianowi przysługuje u poprzedniego pracodawcy 9 dni. W przypadku, kiedy pracownik wykorzystał 3 dni urlopu, za pozostały urlop powinien otrzymać ekwiwalent.

Aby sprawdzić ilość wykorzystywanych przez pracownika dni urlopu wypoczynkowego, przechodzimy do zakładki Pracownicy ➡ Przeglądanie kolejno wybieramy pracownika z dostępnej listy. Następnie w części Statystyki pracownika uzupełniamy Zakres od ………. do ………. Po wskazaniu dat, w wierszu urlopy, pokażą się okresy urlopowe. W tym miejscu, mamy możliwość weryfikacji całego okresu zatrudnienia pracownika i jego urlopu. Warto skontrolować czy urlop z poprzedniego roku został wykorzystany przez pracownika, czy nie należy przepisać go na kolejny rok kalendarzowy.

Ważne !
Urlop wypoczynkowy, lub inny rodzaj nieobecności będzie widoczny w zakładce Pracownicy → Przeglądanie pod warunkiem, że został wprowadzony uprzednio na rachunku pracownika.

W tej zakładce otrzymamy również informacje dotyczące odbytych urlopów bezpłatnych w całym okresie zatrudnienia, co okaże się przydatne w punkcie 6.3 świadectwa pracy.
 

 
W tym miejscu otrzymamy zestawienie wszystkich urlopów wykorzystanych przez pracownika, które możemy umieścić w świadectwie pracy w formie ilości dni.

Jak obliczyć urlop wypoczynkowy znajdziesz tutaj.

6.3. Bezpłatny urlop opiekuńczy

Kolejna zmiana, która na świadectwie pracy pojawiła się od 2023 roku, nawiązuje bezpośrednio do art. 173(1) Kodeksu pracy, który mówi o tym, że pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego przysługuje urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

W tym miejscu należy wprowadzić liczbę dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego w roku kalendarzowym, kiedy stosunek pracy ustał.

6.4. Urlop bezpłatny

Podpunkt 4) opisuje okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawę jego udzielenia. Przykładowo może być to art. 174 §1 k.p. (na pisemny wniosek pracownika można udzielić mu urlopu bezpłatnego) lub 174¹ (pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami). Należy jednak pamiętać, że wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien zostać sformułowany na piśmie. Pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny ani informacji na jaki cel ma zamiar przeznaczyć urlop bezpłatny. Artykuł 174 k.p., został specjalnie skonstruowany w ten sposób, aby udzielenie urlopu mogło nastąpić jedynie z inicjatywy pracownika. Co oznacza, że pracodawca nie może wysłać pracownika na urlop bezpłatny, bez zgody zatrudnionego. Maksymalny okres udzielenia urlopu nie jest jasno określony w kodeksie pracy, co oznacza, że pracownik może wnioskować o urlop w dowolnym wymiarze. Pamiętajmy, że w przypadku kiedy urlop udzielony jest na przełomie roku, powinien w całości być przedstawiony w świadectwie pracy niezależnie od roku ustania stosunku pracy. Należy wyszczególnić w tym miejscu wszystkie urlopy bezpłatne pracownika w jego całej historii zatrudnienia u danego pracodawcy.

Przykład:
Pani Kamila, zakończyła współpracę u poprzedniego pracodawcy dnia 31.03.2023 r. Pracownica przebywała na urlopie bezpłatnym w okresie od 01.12.2016 r. do 20.02.2017 r. oraz od 01.03.2023 r. do 15.03.2023 r.
W takim przypadku w świadectwie pracy odnotowujemy cały okresy trwania urlopu bezpłatnego.
“2). korzystała z urlopu bezpłatnego: od 01.12.2016 r. do 20.02.2017 r., od 01.03.2023 r. do 15.03.2023 r.“

Warto również zauważyć, że w przypadku ciągłego przebywania na urlopie bezpłatnym, nieprzerwanie przez 30 dni, wymiar urlopowy pomnniejsza się o 1/12 całej puli w zależności od nieobecności w pracy.
 

6.5. Urlop ojcowski i rodzicielski

 

 
Kolejne podpunkty 5) i 6) świadectwa pracy dotyczą udzielonego pracownikowi urlopu ojcowskiego. Kwestię urlopu ojcowskiego reguluje Kodeks pracy w artykule 182³ . Wykazanie tego urlopu w świadectwie dotyczy tylko przypadków, w którym pracownik ze względu na wiek dziecka może z niego korzystać w ramach kolejnego stosunku pracy – czyli jeżeli dziecko pracownika nie ukończyło jeszcze 12 miesiąca życia. W świadectwie pracy wykazujemy również, w ilu częściach urlop został wykorzystany przez pracownika-ojca (maksymalnie może zostać udzielony w 2 częściach, każda po 7 dni kalendarzowych).

Urlop rodzicielski może zostać udzielony jednorazowo lub podzielony na maksymalnie 5 części, a każda z części musi trwać co najmniej 8 tygodni o czym warto pamiętać podczas wypełniania świadectwa pracy, za wyjątkiem sytuacji kiedy:
→ wykorzystania pierwszej części urlopu rodzicielskiego, która nie może być krótsza niż 6 tygodni, w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie.
→ przyjęcia przez pracownika na wychowanie dziecka w wieku do 7 roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, do 10 roku życia, nie może być krótsza niż 3 tygodnie.
→ pozostała część urlopu rodzicielskiego jest krótsza niż 8 tygodni.

Powinniśmy bowiem wykazać z ilu części pracownik już skorzystał, by w przyszłości posiadać informację jaki okres może jeszcze wykorzystać pracownik w przypadku kiedy wiek dziecka będzie sugerować, że taki urlop przysługuje. Urlop rodzicielski należy wykorzystać przed ukończeniem 6 roku życia.
Należy także zwrócić uwagę na to, że jeśli pracownik korzystał z więcej niż jednego urlopu ojcowskiego, lub rodzicielskiego, to pracodawca na świadectwie pracy wykazuje urlop na każde dziecko podając dane dzieci, czyli imię i nazwisko.

Urlop ten jest udzielany na podstawie kodeksu pracy:

• art. 182^1d (urlop udzielony na podstawie wniosku złożonego na 21 dni przed rozpoczęciem urlopu).

Przykład:
6. W okresie zatrudnienia pracownik:
4) wykorzystał urlop rodzicielski udzielony na podstawie art. 182^1d Kodeksu Pracy w wymiarze 32 tygodni w 3 częściach, w tym na podstawie art. 182^1c §3 Kodeksu Pracy 8 tygodni w jednej części.

Więcej informacji na temat urlopu ojcowskiego znajdziesz tutaj.
 

6.6. Urlop wychowawczy

 
Podpunkt 7) dotyczy urlopu wychowawczego wykorzystanego przez pracownika. W tym przypadku, ustawodawca również wymaga od nas podania podstawy prawnej jego udzielenia oraz wymiar w jakim został spożytkowany. W świadectwie należy również wykazać, w ilu częściach został świadczony u danego pracodawcy. Urlop wychowawczy może być udzielony w maksymalnie 5 częściach, które nie muszą następować bezpośrednio po sobie. Możliwość wykorzystania urlopu wychowawczego w wymiarze 36 miesięcy może wynikać z dwóch podstaw prawnych:

• art. 186 §2 k.p – Przysługuje na każde dziecko w którym ukończyło ono 6 rok życia lub
• art. 186 §3 k.p – dodatkowo 36 miesięcy na dziecko niepełnosprawne, nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia.

6.7. Ochrona stosunku pracy

Podpunkt 8) dotyczy pracownika, który jest uprawniony do urlopu wychowawczego i złożył pisemny wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy. Oznacza to że, pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy w okresie od dnia złożenia przez pracownika wniosku o obniżenie etatu – do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy. Ochrona pracownika trwa do 12 miesięcy i we wskazanym wierszu należy podać te okresy w których pracownik korzysta z ochrony. Rozwiązanie umowy jest możliwe tylko w przypadku ogłoszenia upadłości, likwidacji pracodawcy lub gdy zaszła przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy z winy pracownika.
 

6.8. Opieka na dziecko – zwolnienie z pracy – art. 188

Podpunkt 9) dotyczy pracownika wychowującego dziecko do lat 14, któremu przysługuje w ciągu całego roku kalendarzowego, zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin lub 2 dni z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W tym punkcie wpisujemy liczbę dni lub godzin wykorzystanych w danym roku.

Warto wiedzieć, że nie ma konieczności podawania dokładnych dat, a w przypadku gdy pracownik nie posiada dzieci lub ukończyły one 14 lat, można pominąć ten punkt podczas wypełniania świadectwa pracy. Warto również pamiętać, że wymiar dwóch dni dodatkowego zwolnienia, nie jest uzależniony od ilości posiadanych dzieci i w momencie nieskorzystania z nich nie przechodzi on na następny rok.
 

6.9. Praca zdalna

 

 
Punkt 10) świadectwa pracy został wprowadzony w 2023 roku na podstawie art. 67 (33) § 1 Kodeksu Pracy, należy w tym punkcie podać liczbę dni pracy zdalnej wykonywanej w roku kalendarzowym, kiedy ustał stosunek pracy. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

6.10. Niezdolność do pracy

Podpunkt 11) świadectwa pracy, dotyczy liczby dni, w których pracownik był niezdolny do pracy, za które otrzymał wynagrodzenie (art. 92 k.p.). W tym wierszu zamieszczamy informację dotyczące choroby i zwolnień lekarskich (potoczne L4) – trwającej łącznie do 33 dni, a w przypadku pracownika który ukończył 50 lat – do 14 dni w ciągu danego roku kalendarzowego – w takim przypadku pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia. W sytuacji ciąży, wypadku w pracy lub w drodze do pracy, pracownikowi przysługuje prawo do 100% wynagrodzenia. W związku z tym, w świadectwie pracy zamieszczamy jedynie informację dotyczące obecnego roku kalendarzowego, co może mieć istotne znaczenie u przyszłego pracodawcy. Na tej podstawie będzie można ustalić, kiedy pracownik nabędzie prawo do zasiłku chorobowego.
 

6.11. Nieobecność bez prawa do wynagrodzenia

Podpunkt 12) w świadectwie pracy odsyła nas do przepisu art. 92 §11 k.p. obowiązującego od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r., który przewidywał brak prawa do wynagrodzenia chorobowego pracownika za pierwszy dzień okresu niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej do 6 dni. W podpunkcie 12) należy wskazać dni, za które pracownik nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego w związku z tym przepisem. W roku 2004 przepis został uchylony z kodeksu pracy. Dla pracowników zatrudnionych przed 2004 r., u których wystąpiła wskazana sytuacja występuje obowiązek jej uwzględnienia.
 

6.12. Czynna służba wojskowa

 

 
Podpunkt 13) w świadectwie pracy powinien dotyczyć okresów odbywania przez pracownika służby wojskowej jak i również jej form zastępczych. Należy pamiętać, że w okresie między dniem doręczenia pracownikowi karty powołania a zakończeniem służby wojskowej, zakład pracy nie może rozwiązać ani wypowiedzieć pracownikowi stosunku pracy.
 

6.13. Praca w szczególnych warunkach

W podpunkcie 14) świadectwa pracy, odnotowujemy fakt o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mówi rozporządzenie Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego dla pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 2008 r. W przypadku późniejszego zatrudnienia pracodawca zobowiązany jest do zamieszczania informacji tylko w zakresie prac, które są udostępnione w ustawie o emeryturach pomostowych z dnia 19 grudnia 2008 r. Prace te, związane są z czynnikami ryzyka, które mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować u pracownika trwałe uszkodzenia zdrowia. W tym punkcie wykazujemy okresy wykonywania pracy oraz jej rodzaj na zajmowanym stanowisku. Listę prac w szczególnych warunkach znajdziemy w w/w aktach prawnych, których wykonywanie uprawnia do niższego wieku emerytalnego oraz wzrostu emerytury lub renty inwalidzkiej

Wcześniejsza emerytura za pracę w szczególnych warunkach należy się przedstawicielom określonych zawodów do których należą m.in.:

• żołnierze zawodowi, funkcjonariusze policji, Straży Granicznej,
• nauczyciele wychowawcy,
• pracownicy jednostek ochrony przeciwpożarowej,
• pracownicy organów kontroli państwowej.

6.14. Urlop dodatkowy lub inne świadczenia

Podpunkt 15) świadectwa pracy odnosi się do wykorzystanego dodatkowego urlopu lub innego uprawnienia albo świadczenia przewidzianego w przepisach pracy mających wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z przepisów w rozumieniu art. 9 §1 k.p. W punkcie tym może wypisać m.in. informację dotyczącą wypłaconej pracownikowi odprawie emerytalnej, dodatkowego urlopu z tytułu niepełnosprawności lub urlopu dla poratowania zdrowia.

W przypadku pracownika niepełnosprawnego, prócz zwykłego urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), przysługuje mu dodatkowe 10 dni urlopu z tytułu posiadania niepełnosprawności w stopniu znacznym lub umiarkowanym. Należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu osobie niepełnosprawnej nawet w sytuacji, kiedy nie zostanie złożony wniosek przez pracownika (Wyrok Sądu II PK 339/04). W przypadku, kiedy urlop nie zostanie wykorzystany w danym roku, przechodzi on na następny rok kalendarzowy, tak jak ma to miejsce przy standardowym urlopie. W sytuacji kiedy pracownik niepełnosprawny, zatrudniony był w niepełnym wymiarze czasu, wymiar urlopowy wyliczamy tak samo jak w sytuacji “zwykłego” urlopu. Należy pamiętać, że dla pracownika z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, normy czasu pracy wynoszą 7 godzin dziennie (czyli 35 godzin tygodniowo).

Pamiętaj!

Osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych.
 

6.15. Okresy nieskładkowe

 
Podpunkt 16) ostatni z rozwiniętego punktu 6 w świadectwie pracy nakłada na nas obowiązek wskazania okresów nieskładkowych, w których trwał stosunek pracy w porządku chronologicznym. Okresy te, reguluje art. 7 ustawy z dnia 17 listopada 1988 dotyczącej emerytur i rent z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W większości przypadków wpisujemy m.in.

• pobieranie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłacanego na podstawie k.p.,
• zasiłków z ubezpieczenia społecznego np. chorobowego lub opiekuńczego,
• świadczenia rehabilitacyjnego. Wszystkie okresy nieskładkowe wypisane są w ustawie z dnia 17 listopada 1988 r.

Wykazanie tych okresów jest niezmiernie ważne przy ustalaniu prawa do emerytury i renty przypadające w okresie zatrudnienia. Katalog okresów nieskładkowych ma charakter zamknięty co oznacza, że w świadectwie pracy mogą zostać wymienione tylko okresy wskazane w w/w ustawie. Nie wpisujemy tutaj informacji dotyczących nieobecności nieusprawiedliwionej czy nieobecności niepłatnej.
 

7. Zajęcie wynagrodzenia

W punkcie siódmym świadectwa pracy wykazujemy informację na temat zajęć komorniczych pracownika. Zapewnia to ochronę wierzycieli zatrudnionego. W dokumencie należy wpisać oznaczenie komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wartość potrąconych kwot. W przypadku, kiedy nie dokonaliśmy żadnego potrącenia, w sytuacji kiedy pracownik przez cały okres zatrudnienia zarabiał minimalne wynagrodzenie, wpisujemy kwotę 0 zł. Należy bowiem pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest pozostawienie pracownikowi kwoty wolnej od zajęcia komorniczego (art 881 § 2-3 k.p.c).
 

8. Informacje uzupełniające

Ostatni punkt dotyczy informacji uzupełniających, odnoszących się do danych zamieszczanych zazwyczaj na prośbę pracownika. Najczęściej zamieszczamy w nich szczegóły dotyczące wysokości oraz składników wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacji przez pracownika w okresie trwania stosunku pracy. W przypadku prawomocnego orzeczeniu sądu o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznanym mu odszkodowaniu należy je podpisać i opatrzyć datą.
 

 
Na końcu każdego świadectwa pracy umieszczamy podpis pracodawcy lub osoby do tego upoważnionej. Na gruncie obecnych przepisów należy pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku umieszczania pieczęci obok swojego podpisu na końcu świadectwa.

Ostatnim elementem każdego świadectwa pracy o którym nie można zapomnieć, jest pouczenie które określa, że pracownik w terminie 14 dni od daty otrzymania świadectwa, może zawnioskować o jego sprostowanie (art. 97 § 2¹ k.p.).

Przykład:

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku, pracownik ma prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy zależnego od miejsca zamieszkania pracownika.

 
Aktualne pouczenie wg. wzoru świadectwa pracy z rozporządzenia MRPiPS brzmi:
Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. (podstawa prawna — art. 97 § 21 Kodeksu pracy).

Autor: Agnieszka Sołtys – ifirma.pl