Jak przejść do Biura Rachunkowego ifirma.pl

1. Formularz zgłoszeniowy do biura

Użytkownicy księgowości internetowej oraz pakietów związanych z fakturowaniem (darmowa faktura oraz pakiet Faktura+) mogą dokonać zgłoszenia do Biura Rachunkowego serwisu ifirma.pl. W tym celu na stronie głównej w wierszu Usługi dla Ciebie należy wybrać opcję Przejdź do Biura Rachunkowego.

Po wybraniu wskazanej opcji pokaże się komunikat informujący o usłudze biura. Zanim Użytkownik serwisu zdecyduje się na skorzystanie z oferty biura powinien zapoznać się z informacjami zawartymi tutaj oraz z Regulaminem świadczenia usług przez biuro rachunkowego dostępnym tutaj.

Następnie należy ponownie wybrać opcję przejdź do biura rachunkowego.

1.1 Dane osobowe oraz adresy

W kolejnym kroku Zgłoszenia do biura rachunkowego należy potwierdzić dane osobowe oraz firmowe. Jest to istotny krok z uwagi na przygotowanie prawidłowej umowy świadczenia usług biura rachunkowego.

Dane można zweryfikować poprzez opcję pobierz dane z GUS. Po uzupełnieniu numeru NIP i wybraniu opcji Pobierz dane z GUS Użytkownik ponownie powróci do formularza zgłoszeniowego, w którym dane zostaną zaktualizowane zgodnie z bazą GUS. Można również wpisać swój numer telefonu celem ułatwienia kontaktu z sekretariatem biura rachunkowego oraz w późniejszym czasie, z przydzieloną księgową.

Kiedy dane osobowe oraz adresy się zgadzają należy wybrać na dole strony opcję dalej.

W przypadku zaznaczenia w formularzu opcji Adres zamieszkania Taki jak adres firmy przed przejściem do kolejnego etapu pojawi się komunikat jak na poniższym zrzucie. Kiedy podane adresy są tożsame należy wybrać opcję tak i przejść do dalszego wypełniania formularza, jeżeli adres zamieszkania jest inny niż firmy, należy powrócić do wypełnienia danych i w Pozostałych danych zaznaczyć Adres zamieszkania jako inny kolejno go uzupełniając.

1.2 Dane do kontaktu z biurem

W kolejnym kroku należy wskazać dane służące do kontaktu z biurem.

Na wskazany tutaj adres e-mail oraz telefon skontaktujemy się z Tobą w celu realizacji umowy biura rachunkowego.

1.3 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem

Wskazanie, od jakiego miesiąca ma się rozpocząć współpraca z biurem jest bardzo ważnym krokiem związanym z wypełnieniem formularza.

Warto zwrócić uwagę na informację z przykładami, umieszczoną w podpowiedzi.

Z dostępnej listy należy wskazać miesiąc i rok, od którego biuro ma dokonać rozliczenia.

Przykład 1.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 28.07.2023 roku. Przedsiębiorca chciałby jeszcze samodzielnie rozliczyć na koncie miesiąc księgowy lipiec 2023 tj. m.in. wprowadzić faktury kosztowe wystawione w lipcu 2023, zaś od sierpnia wybrać usługę biura rachunkowego. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Sierpień 2023.
Deklaracje PIT-5 płatną do 20 sierpnia Użytkownik wygeneruje samodzielnie. Plik JPK_V7M za lipiec 2023 składany do 25 sierpnia 2023 również zostanie wysłany do urzędu przez Przedsiębiorcę. Pierwszy plik JPK_V7M jaki wygeneruje za Użytkownika biuro to plik za sierpień składany do 25.09.2023 r.

Przykład 2.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 28.07.2023 roku. Przedsiębiorca chciałby by biuro rozliczyło jako pierwszy miesiąc lipiec 2023 tj. m.in. wprowadzić faktury kosztowe wystawione w lipcu 2023. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Lipiec 2023.
Deklaracje za miesiąc lipiec tj. PIT-5 płatny do 21.08.2023 r. (20.08.2023 przypada na dzień wolny), JPK_V7M płatne do 25.08.2023 r. już wygeneruje za Użytkownika biuro informując go o wartości zobowiązań, jakie ma wnieść do urzędu.

1.3.1 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem, a pierwszy miesiąc prowadzenia działalności

Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem nie jest równoznaczny z pierwszym miesiącem prowadzenia działalności przedsiębiorcy, przechodząc na rozliczenie z biurem w trakcie roku wskazuje się miesiąc, za który biuro ma rozpocząć księgowanie. W formularzu nie należy wskazywać miesiąca rozpoczęcia działalności.

Jedynie użytkownik, który chce by biuro rozliczyło mu działalność od daty jej rejestracji powinien jako pierwszy miesiąc pracy z biurem wskazać miesiąc rozpoczęcia działalności.

1.3.2 Rozliczenie miesięcy, dla których minął już termin naliczenia i zapłaty podatków

Biuro może podjąć się księgowania miesięcy, dla których termin rozliczenia już minął. W tej sytuacji płatność za usługę biura zostanie naliczona odrębnie dla każdego miesiąca, którego rozliczenie podejmie się biuro rachunkowe zgodnie z cennikiem biura dostępnym tutaj.

Standardowo opłata za usługę biura rachunkowego następuje po rozliczeniu miesiąca księgowego przez biuro. W przypadku rozliczenia powyżej dwóch miesięcy wstecz wyjątkowo rozliczenie nastąpi po dokonaniu zapłaty Użytkownika za rozliczenie z góry na podstawie wystawionej faktury pro forma.

1.3.3 Rozliczenie miesiąca, do którego nie ma dostępu na koncie

Podczas wyboru miesiąca, od jakiego Użytkownik chce rozpocząć współpracę z biurem, może pojawić się komunikat, iż Wybrano miesiąc, który jest wcześniejszy niż pierwszy miesiąc księgowania w ifirmie (…) W takim przypadku, jeżeli wybrany miesiąc jest prawidłowy i rzeczywiście zależy nam na rozpoczęciu współpracy od niego, należy zgodnie z komunikatem skontaktować się z Biurem Rachunkowym w celu uzyskania dalszych instrukcji.

W tym celu można zadzwonić bądź wysłać e-maila na dane kontaktowe podane poniżej.

1.4 Forma przekazywania dokumentów

Następnie należy wybrać formę dostarczania dokumentów do biura, do wyboru są dwie opcje:

1. załączanie skanów dokumentów na koncie,
2. bądź za dodatkową opłatą przesłanie oryginałów dokumentów pocztą.

1.5 Kod promocji

W ostatnim wierszu Użytkownik ma możliwość wpisania Kodu promocji oraz Loginu polecającego. O szczegółach promocji piszemy na naszej stronie. Więcej informacji dostępnych jest tutaj.

Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy wybrać opcję dalej. Wybranie opcji wstecz spowoduje przeniesienie do danych z poprzedniej strony druku.

2. Rezygnuj – rezygnacja z wypełnienia formularza

Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może dokonać rezygnacji ze zgłoszenia. W tym celu należy wybrać opcję rezygnuj.

W sytuacji, kiedy Użytkownik przerwie wypełnianie formularza na Pulpicie pojawi się opcja dalszego wypełniania formularza bądź rezygnacji z jego wypełnienia.

3. Pomoc – kontakt w sprawie nawiązania współpracy

Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może skontaktować się z sekretariatem biura rachunkowego.

Użytkownikowi, który ma skonfigurowany program pocztowy na swoim komputerze, po wybraniu opcji pomoc otworzy się okno z wiadomością e-mail, wiadomość będzie kierowana na adres br@ifirma.pl, tj. adres kontaktowy sekretariatu biura.

Użytkownicy, którzy nie mają skonfigurowanej skrzynki pocztowej, a chcieliby przesłać wiadomość e-mail, powinni samodzielnie wysłać wiadomość e-mail na adres br@ifirma.pl.

Zapraszamy do kontaktu również poprzez czat oraz telefonicznie. Dane kontaktowe podane są poniżej:

1. na czat, w celu połączenia z konsultantem w prawym górnym rogu serwisu należy najechać na swój login, później zakładka Kontakt, następnie czat ifirma.pl i wybieramy Biuro rachunkowe- Sekretariat,
2. pod numerem telefonu 71-769-55-81.

4. Pobranie i akceptacja szkicu umowy

Ostatnim etapem zgłoszenia do biura jest pobranie i akceptacja szkicu umowy. Szkic należy przeczytać i sprawdzić jego poprawność pod kątem wprowadzonych danych przedsiębiorcy. Co ważne, zapoznanie się ze szkicem i jego akceptacja nie są jeszcze równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług biura rachunkowego.

Użytkownik, który zapoznał się ze wzorem umowy powinien wybrać opcję zaakceptuj.

Kiedy zgłoszenie zostanie przesłane do biura rachunkowego, Użytkownik, który do tej pory nie składał w urzędzie skarbowym upoważnień do podpisu deklaracji elektronicznych dla pracowników Ifirma.pl, tj. druków UPL-1 powinien złożyć je osobiście, przesłać pocztą do urzędu skarbowego lub wysłać za pomocą profilu zaufanego. Instrukcja dla przesłania druków profilem zaufanym dostępna jest tutaj. Złożenie kompletu 4 druków jest niezbędne dla możliwości wysyłki e-deklaracji przez biuro. Więcej informacji w zakresie druków UPL-1 tutaj.

Na koncie Użytkownika serwisu, który już wcześniej złożył druki do urzędu, nie pojawi się informacji o ich generowaniu.

5. Przygotowanie umowy

Po wypełnieniu formularza na koncie Użytkownika będą widoczne komunikaty informujące o tym, iż usługa biura rachunkowego jest w trakcie realizacji.

Uwaga!
Status zgłoszenia dokumenty w przygotowaniu oznacza, iż jest realizowane przygotowanie umowy. W przypadku, gdybyśmy mieli wątpliwości, co do danych, które mają być zawarte w umowie skontaktujemy się z Tobą telefonicznie, bądź e-mailowo. Na tym etapie prosimy o cierpliwość, umowy są przygotowywane w kolejności zgłoszeń, postaramy się z Tobą skontaktować, jak najszybciej.

6. Wysyłka umowy

Kiedy tylko umowa zostanie przygotowana, Użytkownik zostanie o tym poinformowany drogą e-mailową. W wiadomości e-mail Użytkownik otrzyma:

• zaakceptowaną umowę,
• Regulamin biura rachunkowego,
• druki UPL-1,
• aktualizację druku CEIDG-1.

W wiadomości zostaną przesłane wyjaśnienia odnośnie powyższych dokumentów.
W dniu, w którym do Użytkownika trafi wiadomość e-mail zostanie wysłana pocztą umowa o świadczenie usług biura rachunkowego. Informacja również będzie widoczna na koncie Użytkownika.

Podpisaną umowę należy odesłać na adres wskazany na umowie.

7. Telefon z biura

Jak tylko kopia podpisanej umowy trafi do biura z konta zniknie status: dokumenty zostały wysłane, zaś Użytkownik otrzyma w wiadomości e-mail informację, iż biuro otrzymało podpisaną umowę. Po otrzymaniu umowy, a przed przydzieleniem księgowego biuro skontaktuje się z Użytkownikiem telefonicznie.

Ważne!
Przeprowadzona rozmowa pomoże nam zrozumieć specyfikę Twojej działalności. Postaramy się również odpowiedzieć na wszelkie Twoje pytania i wątpliwości.

8. Przydzielenie księgowego

Ostatnim etapem podjęcia współpracy z biurem jest przydzielenie księgowego. Postaramy się wskazać Ci już podczas rozmowy telefonicznej, w jakim czasie nastąpi przydzielenie księgowego. Dedykowany księgowy zajmie się obsługą dokumentacji Twojej firmy.

Kiedy już masz przypisanego księgowego dane kontaktowe do Księgowego oraz Kierownika Zespołu znajdują się na Twoim koncie. W celu sprawdzenia danych kontaktowych należy w prawym górnym rogu najechać na swój login, następnie zakładka Kontakt i pokażą się dane kontaktowe.

Autor: Karolina Gębala – ifirma.pl