Jak przejść do Biura Rachunkowego ifirma.pl

w Biuro rachunkoweJak zacząćPulpitUsługi dodatkowe

 

 

1.Formularz zgłoszeniowy do biura

Użytkownicy księgowości internetowej oraz pakietów związanych z fakturowaniem (darmowa faktura oraz pakiet Faktura+) mogą dokonać zgłoszenia do Biura Rachunkowego serwisu ifirma.pl. W tym celu na stronie głównej w zakładce Pulpit ➡ Pulpit w wierszu Usługi dla Ciebie należy wybrać opcję Przejdź do Biura Rachunkowego.
 

Po wybraniu wskazanej opcji pokaże się komunikat informujący o usłudze biura. Zanim Użytkownik serwisu zdecyduje się na skorzystanie z oferty biura powinien zapoznać się z informacjami zawartymi tutaj oraz z Regulaminem świadczenia usług przez biuro rachunkowego dostępnym tutaj.

Następnie należy ponownie wybrać opcję przejdź do biura rachunkowego.

1.1 Dane osobowe oraz adresy

W kolejnym kroku Zgłoszenia do biura rachunkowego należy potwierdzić dane osobowe oraz firmowe. Jest to istotny krok z uwagi na przygotowanie prawidłowej umowy świadczenia usług biura rachunkowego.

Dane można zweryfikować poprzez opcję pobierz dane z GUS. Po uzupełnieniu numeru NIP i wybraniu opcji pobierz Użytkownik ponownie powróci do formularz zgłoszeniowego, w którym dane zostaną zaktualizowane zgodnie z bazą GUS.


 

Ważne! Dane pobrane z GUS nie zawsze są aktualne. Prosimy o dokładną weryfikację czy pobrane informacje są zgodne ze stanem na dzień bieżący tj. dzień wypełniania wniosku.

 
Kiedy dane osobowe oraz adresy się zgadzają należy wybrać na dole strony opcję dalej.
 

 
W przypadku zaznaczenia w formularzu opcji Adres zamieszkania Taki jak adres firmy przed przejściem do kolejnego etapu pojawi się komunikat jak na poniższym zrzucie. Kiedy podane adresy są tożsame należy wybrać opcję tak i przejść do dalszego wypełniania formularza, jeżeli adres zamieszkania jest inny niż firmy, należy powrócić do wypełnienia danych i w Pozostałych danych zaznaczyć Adres zamieszkania jako inny kolejno go uzupełniając.


 

1.2 Dane do kontaktu z biurem

 

W kolejnym kroku należy wskazać dane służące do kontaktu z biurem.

Na wskazany tutaj adres e-mail oraz telefon skontaktujemy się z Tobą w celu realizacji umowy biura rachunkowego.

1.3 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem

 

 
Wskazanie od jakiego miesiąca ma się rozpocząć współpraca z biurem jest bardzo ważnym krokiem związanym z wypełnieniem formularza.

Z dostępnej listy należy wskazać miesiąc i rok, od którego biuro ma dokonać rozliczenia.

Przykład 1.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 20.09.2019 roku. Przedsiębiorca chciałby jeszcze samodzielnie rozliczyć na koncie miesiąc księgowy wrzesień 2019 tj. m.in. wprowadzić wydatki wystawione we wrześniu 2019, zaś od października wybrać usługę biura rachunkowego. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Październik 2019.
Deklaracje PIT-5 płatne do 21 października Użytkownik wygeneruje samodzielnie. Deklaracje VAT-7, plik JPK-VAT za wrzesień 2019 składane do 25 październiku 2019 również zostaną wysłane do urzędu przez Przedsiębiorcę. Pierwszą deklaracją VAT-7 jaką wygeneruje za użytkownika biuro to deklaracja VAT-7 za październik składana do 25.11.2019 r.

Przykład 2.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 20.09.2019 roku. Przedsiębiorca chciałby by biuro rozliczyły jako pierwszy miesiąc wrzesień 2019 tj. m.in. wprowadzić wydatki wystawione we wrześniu 2019. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Wrzesień 2019.
Deklaracje za miesiąc wrzesień tj. PIT-5 płatny do 21.10.2019 r. VAT-7 płatne do 25.10.2019 r. już wygeneruje za użytkownika biuro informując go o wartości zobowiązań jakie ma wnieść do urzędu.

 

Ważne! W przypadku użytkowników rozliczających się kwartalnie rozpoczęcie współpracy możliwe jest jedynie w pierwszym miesiącu kwartału. W przypadku wybrania drugiego, bądź trzeciego miesiąca kwartału pojawi się komunikat jak poniżej.
 

 
Wyjątkiem jest sytuacja kiedy użytkownik w dwóch pierwszych miesiącach kwartału miał zawieszoną działalność. W przypadku kiedy użytkownik w takiej sytuacji chciałby podjąć współpracę z biurem może ją podjąć od wybranego przez siebie miesiąca, w którym wznowił prowadzenie działalności, jednakże w formularzu powinien wskazać i tak pierwszy miesiąc kwartału tak by serwis przepuścił go do kolejnego kroku. Celem prawidłowego naliczenia opłat za usługę biura informację o dacie wznowienia działalności należy przekazać konsultantom z Sekretariatu biura w toku podpisywania umowy.

 

1.3.1 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem a pierwszy miesiąc prowadzenia działalności

Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem nie jest równoznaczny z pierwszym miesiącem prowadzenia działalności przedsiębiorcy, przechodząc na rozliczenie z biurem w trakcie roku wskazuje się miesiąc, za który biuro ma rozpocząć księgowanie. W formularzu nie należy wskazywać miesiąca rozpoczęcia działalności.

Jedynie użytkownik, który chce by biuro rozliczyło mu działalność od daty jej rejestracji powinien jako pierwszy miesiąc pracy z biurem wskazać miesiąc rozpoczęcia działalności.

1.3.2 Rozliczenie miesięcy, dla których minął już termin naliczenia i zapłaty podatków

Biuro może podjąć się księgowania miesięcy, dla których termin rozliczenia już minął. W tej sytuacji płatność za usługę biura zostanie naliczona odrębnie dla każdego miesiąca, którego rozliczenie podejmie się biuro rachunkowe zgodnie z cennikiem biura dostępnym tutaj.

Standardowo opłata za usługę biura rachunkowego następuje po rozliczeniu miesiąca księgowego przez biuro. W przypadku rozliczenia powyżej dwóch miesięcy wstecz wyjątkowo rozliczenie nastąpi po dokonaniu zapłaty Użytkownika za rozliczenie z góry na podstawie wystawionej faktury pro forma.

1.4 Forma przekazywania dokumentów

Następnie należy wybrać formę dostarczania dokumentów do biura, do wyboru są dwie opcje:

  1. załączanie skanów dokumentów na koncie,
  2. bądź za dodatkową opłatą przesłanie oryginałów dokumentów pocztą.

 

Uwaga! W przypadku przesyłania dokumentów w formie elektronicznej miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest adres przedsiębiorcy. Miejscem przechowywania dokumentacji będzie adres biura jedynie w przypadku wysyłki oryginałów dokumentów na adres biura.

 
Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy wybrać opcję dalej. Wybranie opcji wstecz spowoduje przeniesienie do danych z poprzedniej strony druku.


 
▲ wróć na początek

2. Rezygnuj – rezygnacja z wypełnienia formularza

Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może dokonać rezygnacji ze zgłoszenia. W tym celu należy wybrać opcję rezygnuj.

W sytuacji kiedy Użytkownik przerwie wypełnianie formularza na Pulpicie pojawi się opcja dalszego wypełniania formularza bądź rezygnacji z jego wypełnienia.


 
▲ wróć na początek

3. Pomoc – kontakt w sprawie nawiązania współpracy

Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może skontaktować się z sekretariatem biura rachunkowego.

Użytkownikowi, który ma skonfigurowany program pocztowy na swoim komputerze po wybraniu opcji pomoc otworzy się okno z wiadomością e-mail, wiadomość będzie kierowana na adres br@ifirma.pl tj. adres kontaktowy sekretariatu biura.

Użytkownicy, którzy nie mają skonfigurowanej skrzynki pocztowej, a chcieliby przesłać wiadomość e-mail, powinni samodzielnie wysłać wiadomość e-mail na adres br@ifirma.pl.

Zapraszamy do kontaktu również poprzez czat oraz telefonicznie. Dane kontaktowe podane są poniżej:

  1. na czat, w celu połączenie z konsultantem w prawym górnym rogu serwisu należy wybrać ikonę w kształcie dwóch chmurek następnie czat z konsultantem i Dział Sekretariat Biura Rachunkowego,
  2. pod numerem telefonu 71-769-55-81.

Uwaga! Kontakt na wszystkich wymienionych kanałach komunikacji będzie możliwy w dni robocze między godziną 09:00-16:00.
 
▲ wróć na początek

4. Pobranie i akceptacja szkicu umowy

Ostatnim etapem zgłoszenia do biura jest pobranie i akceptacja szkicu umowy. Szkic należy przeczytać i sprawdzić jego poprawność pod kątem wprowadzonych danych przedsiębiorcy. Co ważne zapoznanie się ze szkicem i jego akceptacja nie są jeszcze równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług biura rachunkowego.

Użytkownik, który zapoznał się ze wzorem umowy powinien wybrać opcję zaakceptuj.

Kiedy zgłoszenie zostanie przesłane do biura rachunkowego, Użytkownik który do tej pory nie składał w urzędzie skarbowym upoważnień do podpisu deklaracji elektronicznych dla pracowników Ifirma.pl tj. druków UPL-1 powinien złożyć je osobiście bądź przesłać pocztą do urzędu skarbowego. Złożenie kompletu 4 druków jest niezbędne dla możliwości wysyłki e-deklaracji przez biuro. Więcej informacji w zakresie druków UPL-1 tutaj.

Na koncie Użytkownika serwisu, który już wcześniej złożył druki do urzędu nie pojawi się informacji o ich generowaniu.

5. Przygotowanie umowy

Po wypełnieniu formularza na koncie Użytkownika będą widoczne komunikaty informujące o tym, iż usługa biura rachunkowego jest w trakcie realizacji.

Uwaga! Status zgłoszenia dokumenty w przygotowaniu oznacza, iż jest realizowane przygotowanie umowy. W przypadku gdybyśmy mieli wątpliwości co do danych, które mają być zawarte w umowie skontaktujemy się z Tobą telefonicznie bądź e-mailowo. Na tym etapie prosimy o cierpliwość, umowy są przygotowywane w kolejności zgłoszeń, postaramy się z Tobą skontaktować jak najszybciej.


 
▲ wróć na początek

6. Wysyłka umowy

Kiedy tylko umowa zostanie przygotowana Użytkownik zostanie o tym poinformowany drogą e-mailową. W wiadomości e-mail Użytkownik otrzyma:

  • zaakceptowaną umowę,
  • Regulamin biura rachunkowego,
  • druki UPL-1,
  • aktualizację druku CEIDG-1.
  • W wiadomości zostaną przesłane wyjaśnienia odnośnie powyższych dokumentów.

    W dniu, w którym do Użytkownika trafi wiadomość e-mail zostanie wysłana pocztą umowa o świadczenie usług biura rachunkowego. Informacja również będzie widoczna na koncie Użytkownika.

    Podpisaną umowę należy odesłać na adres wskazany na umowie.
     
    ▲ wróć na początek

    7. Telefon z biura

    Jak tylko kopia podpisanej umowy trafi do biura z konta zniknie z konta status: dokumenty wysłane, zaś Użytkownik otrzyma w wiadomości e-mail informację, iż biuro otrzymało podpisaną umowę. Po otrzymaniu umowy, a przed przydzieleniem księgowego biuro skontaktuje się z Użytkownikiem telefonicznie.

    Ważne! Przeprowadzona rozmowa pomoże nam zrozumieć specyfikę Twojej działalności. Postaramy się również odpowiedzieć na wszelkie Twoje pytania i wątpliwości.

    8. Przydzielenie księgowego

    Ostatnim etapem podjęcia współpracy z biurem jest przydzielenie księgowego. Postaramy się wskazać Ci już podczas rozmowy telefonicznej w jakim czasie nastąpi przydzielenie księgowego. Dedykowany księgowy zajmie się obsługą dokumentacji Twojej firmy.

    Kiedy już masz przypisanego księgowego dane kontaktowe do Księgowego oraz Kierownika Zespołu znajdują się Twoim koncie. W celu sprawdzenia danych kontaktowych należy w prawym górnym rogu serwisu wybrać ikonę w kształcie dwóch chmurek następnie pokażą się dane kontaktowe.

     
    ▲ wróć na początek
     

    Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl

Czy ten artykuł był pomocny?

Powiązane artykuły

ifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x
Dzielimy się wiedzą nie tylko na bloguifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x

Ponad 30 porad księgowych

POBIERZ E-BOOKI