1.Formularz zgłoszeniowy do biura
Użytkownicy księgowości internetowej oraz pakietów związanych z fakturowaniem (darmowa faktura oraz pakiet Faktura+) mogą dokonać zgłoszenia do Biura Rachunkowego serwisu ifirma.pl. W tym celu na stronie głównej w zakładce Pulpit ➡ Pulpit w wierszu Usługi dla Ciebie należy wybrać opcję Przejdź do Biura Rachunkowego.
Po wybraniu wskazanej opcji pokaże się komunikat informujący o usłudze biura. Zanim Użytkownik serwisu zdecyduje się na skorzystanie z oferty biura powinien zapoznać się z informacjami zawartymi tutaj oraz z Regulaminem świadczenia usług przez biuro rachunkowego dostępnym tutaj.
Następnie należy ponownie wybrać opcję przejdź do biura rachunkowego.
1.1 Dane osobowe oraz adresy
W kolejnym kroku Zgłoszenia do biura rachunkowego należy potwierdzić dane osobowe oraz firmowe. Jest to istotny krok z uwagi na przygotowanie prawidłowej umowy świadczenia usług biura rachunkowego.
Dane można zweryfikować poprzez opcję pobierz dane z GUS. Po uzupełnieniu numeru NIP i wybraniu opcji pobierz Użytkownik ponownie powróci do formularz zgłoszeniowego, w którym dane zostaną zaktualizowane zgodnie z bazą GUS.
Kiedy dane osobowe oraz adresy się zgadzają należy wybrać na dole strony opcję dalej.
W przypadku zaznaczenia w formularzu opcji Adres zamieszkania Taki jak adres firmy przed przejściem do kolejnego etapu pojawi się komunikat jak na poniższym zrzucie. Kiedy podane adresy są tożsame należy wybrać opcję tak i przejść do dalszego wypełniania formularza, jeżeli adres zamieszkania jest inny niż firmy, należy powrócić do wypełnienia danych i w Pozostałych danych zaznaczyć Adres zamieszkania jako inny kolejno go uzupełniając.
1.2 Dane do kontaktu z biurem
W kolejnym kroku należy wskazać dane służące do kontaktu z biurem.
Na wskazany tutaj adres e-mail oraz telefon skontaktujemy się z Tobą w celu realizacji umowy biura rachunkowego.
1.3 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem
Wskazanie od jakiego miesiąca ma się rozpocząć współpraca z biurem jest bardzo ważnym krokiem związanym z wypełnieniem formularza.
Z dostępnej listy należy wskazać miesiąc i rok, od którego biuro ma dokonać rozliczenia.
Przykład 1.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 20.10.2020 roku. Przedsiębiorca chciałby jeszcze samodzielnie rozliczyć na koncie miesiąc księgowy październik 2020 tj. m.in. wprowadzić wydatki wystawione w październiku 2020, zaś od listopada wybrać usługę biura rachunkowego. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Listopad 2020.
Deklaracje PIT-5 płatną do 20 listopada Użytkownik wygeneruje samodzielnie. Plik JPK_V7M za październik 2020 składany do 25 listopada 2020 również zostanie wysłany do urzędu przez Przedsiębiorcę. Pierwszy plik JPK_V7M jaki wygeneruje za Użytkownika biuro to plik za listopad składany do 25.12.2020 r.
Przykład 2.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 20.10.2020 roku. Przedsiębiorca chciałby by biuro rozliczyło jako pierwszy miesiąc październik 2020 tj. m.in. wprowadzić wydatki wystawione w październiku 2020. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Październik 2020.
Deklaracje za miesiąc październik tj. PIT-5 płatny do 20.11.2020 r. JPK_V7M płatne do 25.11.2020 r. już wygeneruje za Użytkownika biuro informując go o wartości zobowiązań jakie ma wnieść do urzędu.
Wyjątkiem jest sytuacja kiedy użytkownik w dwóch pierwszych miesiącach kwartału miał zawieszoną działalność. W przypadku kiedy użytkownik w takiej sytuacji chciałby podjąć współpracę z biurem może ją podjąć od wybranego przez siebie miesiąca, w którym wznowił prowadzenie działalności, jednakże w formularzu powinien wskazać i tak pierwszy miesiąc kwartału tak by serwis przepuścił go do kolejnego kroku. Celem prawidłowego naliczenia opłat za usługę biura informację o dacie wznowienia działalności należy przekazać konsultantom z Sekretariatu biura w toku podpisywania umowy.
1.3.1 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem a pierwszy miesiąc prowadzenia działalności
Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem nie jest równoznaczny z pierwszym miesiącem prowadzenia działalności przedsiębiorcy, przechodząc na rozliczenie z biurem w trakcie roku wskazuje się miesiąc, za który biuro ma rozpocząć księgowanie. W formularzu nie należy wskazywać miesiąca rozpoczęcia działalności.
Jedynie użytkownik, który chce by biuro rozliczyło mu działalność od daty jej rejestracji powinien jako pierwszy miesiąc pracy z biurem wskazać miesiąc rozpoczęcia działalności.
1.3.2 Rozliczenie miesięcy, dla których minął już termin naliczenia i zapłaty podatków
Biuro może podjąć się księgowania miesięcy, dla których termin rozliczenia już minął. W tej sytuacji płatność za usługę biura zostanie naliczona odrębnie dla każdego miesiąca, którego rozliczenie podejmie się biuro rachunkowe zgodnie z cennikiem biura dostępnym tutaj.
Standardowo opłata za usługę biura rachunkowego następuje po rozliczeniu miesiąca księgowego przez biuro. W przypadku rozliczenia powyżej dwóch miesięcy wstecz wyjątkowo rozliczenie nastąpi po dokonaniu zapłaty Użytkownika za rozliczenie z góry na podstawie wystawionej faktury pro forma.
1.3.3 Rozliczenie miesiąca, do którego nie ma dostępu na koncie
Podczas wyboru miesiąca od jakiego Użytkownik chce rozpocząć współpracę z biurem, może pojawić się komunikat, iż Wybrano miesiąc, który jest wcześniejszy niż pierwszy miesiąc księgowania w ifirmie (…) W takim przypadku, jeżeli wybrany miesiąc jest prawidłowy i rzeczywiście zależy nam na rozpoczęciu współpracy od niego, należy zgodnie z komunikatem skontaktować się z Biurem Rachunkowym w celu uzyskania dalszych instrukcji.
W tym celu można zadzwonić bądź wysłać e-maila na dane kontaktowe podane poniżej.
1.4 Forma przekazywania dokumentów
Następnie należy wybrać formę dostarczania dokumentów do biura, do wyboru są dwie opcje:
- załączanie skanów dokumentów na koncie,
- bądź za dodatkową opłatą przesłanie oryginałów dokumentów pocztą.
1.5 Kod promocji
W ostatnim wierszu Użytkownik ma możliwość wpisania Kodu promocji. O szczegółach promocji piszemy w naszych instrukcjach. Kod promocji został opisany tutaj, zaś Login polecającego tutaj.
Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy wybrać opcję dalej. Wybranie opcji wstecz spowoduje przeniesienie do danych z poprzedniej strony druku.
2. Rezygnuj – rezygnacja z wypełnienia formularza
Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może dokonać rezygnacji ze zgłoszenia. W tym celu należy wybrać opcję rezygnuj.
W sytuacji kiedy Użytkownik przerwie wypełnianie formularza na Pulpicie pojawi się opcja dalszego wypełniania formularza bądź rezygnacji z jego wypełnienia.
3. Pomoc – kontakt w sprawie nawiązania współpracy
Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może skontaktować się z sekretariatem biura rachunkowego.
Użytkownikowi, który ma skonfigurowany program pocztowy na swoim komputerze po wybraniu opcji pomoc otworzy się okno z wiadomością e-mail, wiadomość będzie kierowana na adres br@ifirma.pl tj. adres kontaktowy sekretariatu biura.
Użytkownicy, którzy nie mają skonfigurowanej skrzynki pocztowej, a chcieliby przesłać wiadomość e-mail, powinni samodzielnie wysłać wiadomość e-mail na adres br@ifirma.pl.
Zapraszamy do kontaktu również poprzez czat oraz telefonicznie. Dane kontaktowe podane są poniżej:
- na czat, w celu połączenie z konsultantem w prawym górnym rogu serwisu należy wybrać ikonę w kształcie dwóch chmurek następnie czat z konsultantem i Dział Sekretariat Biura Rachunkowego,
- pod numerem telefonu 71-769-55-81.
Uwaga! Kontakt na wszystkich wymienionych kanałach komunikacji będzie możliwy w dni robocze między godziną 09:00-16:00.
▲ wróć na początek
4. Pobranie i akceptacja szkicu umowy
Ostatnim etapem zgłoszenia do biura jest pobranie i akceptacja szkicu umowy. Szkic należy przeczytać i sprawdzić jego poprawność pod kątem wprowadzonych danych przedsiębiorcy. Co ważne zapoznanie się ze szkicem i jego akceptacja nie są jeszcze równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług biura rachunkowego.
Użytkownik, który zapoznał się ze wzorem umowy powinien wybrać opcję zaakceptuj.
Kiedy zgłoszenie zostanie przesłane do biura rachunkowego, Użytkownik który do tej pory nie składał w urzędzie skarbowym upoważnień do podpisu deklaracji elektronicznych dla pracowników Ifirma.pl tj. druków UPL-1 powinien złożyć je osobiście bądź przesłać pocztą do urzędu skarbowego. Złożenie kompletu 4 druków jest niezbędne dla możliwości wysyłki e-deklaracji przez biuro. Więcej informacji w zakresie druków UPL-1 tutaj.
Na koncie Użytkownika serwisu, który już wcześniej złożył druki do urzędu nie pojawi się informacji o ich generowaniu.
5. Przygotowanie umowy
Po wypełnieniu formularza na koncie Użytkownika będą widoczne komunikaty informujące o tym, iż usługa biura rachunkowego jest w trakcie realizacji.
Uwaga! Status zgłoszenia dokumenty w przygotowaniu oznacza, iż jest realizowane przygotowanie umowy. W przypadku gdybyśmy mieli wątpliwości co do danych, które mają być zawarte w umowie skontaktujemy się z Tobą telefonicznie bądź e-mailowo. Na tym etapie prosimy o cierpliwość, umowy są przygotowywane w kolejności zgłoszeń, postaramy się z Tobą skontaktować jak najszybciej.
6. Wysyłka umowy
Kiedy tylko umowa zostanie przygotowana Użytkownik zostanie o tym poinformowany drogą e-mailową. W wiadomości e-mail Użytkownik otrzyma:
- zaakceptowaną umowę,
- Regulamin biura rachunkowego,
- druki UPL-1,
- aktualizację druku CEIDG-1.
W wiadomości zostaną przesłane wyjaśnienia odnośnie powyższych dokumentów.
W dniu, w którym do Użytkownika trafi wiadomość e-mail zostanie wysłana pocztą umowa o świadczenie usług biura rachunkowego. Informacja również będzie widoczna na koncie Użytkownika.
Podpisaną umowę należy odesłać na adres wskazany na umowie.
▲ wróć na początek
7. Telefon z biura
Jak tylko kopia podpisanej umowy trafi do biura z konta zniknie z konta status: dokumenty wysłane, zaś Użytkownik otrzyma w wiadomości e-mail informację, iż biuro otrzymało podpisaną umowę. Po otrzymaniu umowy, a przed przydzieleniem księgowego biuro skontaktuje się z Użytkownikiem telefonicznie.
Ważne! Przeprowadzona rozmowa pomoże nam zrozumieć specyfikę Twojej działalności. Postaramy się również odpowiedzieć na wszelkie Twoje pytania i wątpliwości.
8. Przydzielenie księgowego
Ostatnim etapem podjęcia współpracy z biurem jest przydzielenie księgowego. Postaramy się wskazać Ci już podczas rozmowy telefonicznej w jakim czasie nastąpi przydzielenie księgowego. Dedykowany księgowy zajmie się obsługą dokumentacji Twojej firmy.
Kiedy już masz przypisanego księgowego dane kontaktowe do Księgowego oraz Kierownika Zespołu znajdują się Twoim koncie. W celu sprawdzenia danych kontaktowych należy w prawym górnym rogu serwisu wybrać ikonę w kształcie dwóch chmurek następnie pokażą się dane kontaktowe.
Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl
