Jak przejść do Biura Rachunkowego ifirma.pl

|
ID: 778305108
|
Nie musisz czytać pomocy

 

1. Formularz zgłoszeniowy do biura

Użytkownicy księgowości internetowej oraz pakietów związanych z fakturowaniem (darmowa faktura oraz pakiet Faktura+) mogą dokonać zgłoszenia do Biura Rachunkowego serwisu ifirma.pl. W tym celu na stronie głównej w wierszu Usługi dla Ciebie należy wybrać opcję Przejdź do Biura Rachunkowego.


 

Po wybraniu wskazanej opcji pokaże się komunikat informujący o usłudze biura. Zanim Użytkownik serwisu zdecyduje się na skorzystanie z oferty biura powinien zapoznać się z informacjami zawartymi tutaj oraz z Regulaminem świadczenia usług przez biuro rachunkowego dostępnym tutaj.

Następnie należy ponownie wybrać opcję przejdź do biura rachunkowego.


 

1.1 Dane osobowe oraz adresy

W kolejnym kroku Zgłoszenia do biura rachunkowego należy potwierdzić dane osobowe oraz firmowe. Jest to istotny krok z uwagi na przygotowanie prawidłowej umowy świadczenia usług biura rachunkowego.


 

Dane można zweryfikować poprzez opcję pobierz dane z GUS. Po uzupełnieniu numeru NIP i wybraniu opcji Pobierz dane z GUS Użytkownik ponownie powróci do formularza zgłoszeniowego, w którym dane zostaną zaktualizowane zgodnie z bazą GUS. Można również wpisać swój numer telefonu celem ułatwienia kontaktu z sekretariatem biura rachunkowego oraz w późniejszym czasie, z przydzieloną księgową.


 

Ważne!
Dane pobrane z GUS nie zawsze są aktualne. Prosimy o dokładną weryfikację czy pobrane informacje są zgodne ze stanem na dzień bieżący tj. dzień wypełniania wniosku.

 

Kiedy dane osobowe oraz adresy się zgadzają należy wybrać na dole strony opcję dalej.


 

W przypadku zaznaczenia w formularzu opcji Adres zamieszkania Taki jak adres firmy przed przejściem do kolejnego etapu pojawi się komunikat jak na poniższym zrzucie. Kiedy podane adresy są tożsame należy wybrać opcję tak i przejść do dalszego wypełniania formularza, jeżeli adres zamieszkania jest inny niż firmy, należy powrócić do wypełnienia danych i w Pozostałych danych zaznaczyć Adres zamieszkania jako inny kolejno go uzupełniając.


 

1.2 Dane do kontaktu z biurem


 

W kolejnym kroku należy wskazać dane służące do kontaktu z biurem.

Na wskazany tutaj adres e-mail oraz telefon skontaktujemy się z Tobą w celu realizacji umowy biura rachunkowego.

1.3 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem


 

Wskazanie, od jakiego miesiąca ma się rozpocząć współpraca z biurem jest bardzo ważnym krokiem związanym z wypełnieniem formularza.

Warto zwrócić uwagę na informację z przykładami, umieszczoną w podpowiedzi.


 

Z dostępnej listy należy wskazać miesiąc i rok, od którego biuro ma dokonać rozliczenia.

Przykład 1.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 28.07.2023 roku. Przedsiębiorca chciałby jeszcze samodzielnie rozliczyć na koncie miesiąc księgowy lipiec 2023 tj. m.in. wprowadzić faktury kosztowe wystawione w lipcu 2023, zaś od sierpnia wybrać usługę biura rachunkowego. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Sierpień 2023.
Deklaracje PIT-5 płatną do 20 sierpnia Użytkownik wygeneruje samodzielnie. Plik JPK_V7M za lipiec 2023 składany do 25 sierpnia 2023 również zostanie wysłany do urzędu przez Przedsiębiorcę. Pierwszy plik JPK_V7M jaki wygeneruje za Użytkownika biuro to plik za sierpień składany do 25.09.2023 r.

Przykład 2.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wypełnia formularz zgłoszeniowy do biura w dniu 28.07.2023 roku. Przedsiębiorca chciałby by biuro rozliczyło jako pierwszy miesiąc lipiec 2023 tj. m.in. wprowadzić faktury kosztowe wystawione w lipcu 2023. W związku z powyższym z dostępnej listy Przedsiębiorca powinien wybrać Lipiec 2023.
Deklaracje za miesiąc lipiec tj. PIT-5 płatny do 21.08.2023 r. (20.08.2023 przypada na dzień wolny), JPK_V7M płatne do 25.08.2023 r. już wygeneruje za Użytkownika biuro informując go o wartości zobowiązań, jakie ma wnieść do urzędu.

Ważne!
W przypadku użytkowników rozliczających się kwartalnie rozpoczęcie współpracy możliwe jest jedynie w pierwszym miesiącu kwartału. W przypadku wybrania drugiego, bądź trzeciego miesiąca kwartału pojawi się komunikat jak poniżej.

 


 

Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy Użytkownik w dwóch pierwszych miesiącach kwartału miał zawieszoną działalność. W przypadku, kiedy Użytkownik w takiej sytuacji chciałby podjąć współpracę z biurem może ją podjąć od wybranego przez siebie miesiąca, w którym wznowił prowadzenie działalności, jednakże w formularzu powinien wskazać i tak pierwszy miesiąc kwartału tak, by serwis przepuścił go do kolejnego kroku. Celem prawidłowego naliczenia opłat za usługę biura informację o dacie wznowienia działalności należy przekazać konsultantom z Sekretariatu biura w toku podpisywania umowy.

 

1.3.1 Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem, a pierwszy miesiąc prowadzenia działalności

Miesiąc rozpoczęcia pracy z biurem nie jest równoznaczny z pierwszym miesiącem prowadzenia działalności przedsiębiorcy, przechodząc na rozliczenie z biurem w trakcie roku wskazuje się miesiąc, za który biuro ma rozpocząć księgowanie. W formularzu nie należy wskazywać miesiąca rozpoczęcia działalności.

Jedynie użytkownik, który chce by biuro rozliczyło mu działalność od daty jej rejestracji powinien jako pierwszy miesiąc pracy z biurem wskazać miesiąc rozpoczęcia działalności.

1.3.2 Rozliczenie miesięcy, dla których minął już termin naliczenia i zapłaty podatków

Biuro może podjąć się księgowania miesięcy, dla których termin rozliczenia już minął. W tej sytuacji płatność za usługę biura zostanie naliczona odrębnie dla każdego miesiąca, którego rozliczenie podejmie się biuro rachunkowe zgodnie z cennikiem biura dostępnym tutaj.

Standardowo opłata za usługę biura rachunkowego następuje po rozliczeniu miesiąca księgowego przez biuro. W przypadku rozliczenia powyżej dwóch miesięcy wstecz wyjątkowo rozliczenie nastąpi po dokonaniu zapłaty Użytkownika za rozliczenie z góry na podstawie wystawionej faktury pro forma.

1.3.3 Rozliczenie miesiąca, do którego nie ma dostępu na koncie

Podczas wyboru miesiąca, od jakiego Użytkownik chce rozpocząć współpracę z biurem, może pojawić się komunikat, iż Wybrano miesiąc, który jest wcześniejszy niż pierwszy miesiąc księgowania w ifirmie (…) W takim przypadku, jeżeli wybrany miesiąc jest prawidłowy i rzeczywiście zależy nam na rozpoczęciu współpracy od niego, należy zgodnie z komunikatem skontaktować się z Biurem Rachunkowym w celu uzyskania dalszych instrukcji.

W tym celu można zadzwonić bądź wysłać e-maila na dane kontaktowe podane poniżej.


 

1.4 Forma przekazywania dokumentów


 

Następnie należy wybrać formę dostarczania dokumentów do biura, do wyboru są dwie opcje:

  1. załączanie skanów dokumentów na koncie,
  2. bądź za dodatkową opłatą przesłanie oryginałów dokumentów pocztą.

 

Uwaga!
W przypadku przesyłania dokumentów w formie elektronicznej miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest adres przedsiębiorcy. Miejscem przechowywania dokumentacji będzie adres biura jedynie w przypadku wysyłki oryginałów dokumentów na adres biura.

 

1.5 Kod promocji

W ostatnim wierszu Użytkownik ma możliwość wpisania Kodu promocji oraz Loginu polecającego. O szczegółach promocji piszemy na naszej stronie. Więcej informacji dostępnych jest tutaj.

Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy wybrać opcję dalej. Wybranie opcji wstecz spowoduje przeniesienie do danych z poprzedniej strony druku.


 

2. Rezygnuj – rezygnacja z wypełnienia formularza

Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może dokonać rezygnacji ze zgłoszenia. W tym celu należy wybrać opcję rezygnuj.


 

W sytuacji, kiedy Użytkownik przerwie wypełnianie formularza na Pulpicie pojawi się opcja dalszego wypełniania formularza bądź rezygnacji z jego wypełnienia.


 

3. Pomoc – kontakt w sprawie nawiązania współpracy

Na każdym etapie wypełniania formularza zgłoszeniowego do biura rachunkowego Użytkownik może skontaktować się z sekretariatem biura rachunkowego.


 

Użytkownikowi, który ma skonfigurowany program pocztowy na swoim komputerze, po wybraniu opcji pomoc otworzy się okno z wiadomością e-mail, wiadomość będzie kierowana na adres br@ifirma.pl, tj. adres kontaktowy sekretariatu biura.


 

Użytkownicy, którzy nie mają skonfigurowanej skrzynki pocztowej, a chcieliby przesłać wiadomość e-mail, powinni samodzielnie wysłać wiadomość e-mail na adres br@ifirma.pl.

Zapraszamy do kontaktu również poprzez czat oraz telefonicznie. Dane kontaktowe podane są poniżej:

  1. na czat, w celu połączenia z konsultantem w prawym górnym rogu serwisu należy najechać na swój login, później zakładka Kontakt, następnie czat ifirma.pl i wybieramy Biuro rachunkowe- Sekretariat,
  2. pod numerem telefonu 71-769-55-81.

 

Uwaga!
Kontakt na wszystkich wymienionych kanałach komunikacji będzie możliwy w dni robocze między godziną 09:00-18:00.

 

4. Pobranie i akceptacja szkicu umowy

Ostatnim etapem zgłoszenia do biura jest pobranie i akceptacja szkicu umowy. Szkic należy przeczytać i sprawdzić jego poprawność pod kątem wprowadzonych danych przedsiębiorcy. Co ważne, zapoznanie się ze szkicem i jego akceptacja nie są jeszcze równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług biura rachunkowego.

Użytkownik, który zapoznał się ze wzorem umowy powinien wybrać opcję zaakceptuj.


 

Kiedy zgłoszenie zostanie przesłane do biura rachunkowego, Użytkownik, który do tej pory nie składał w urzędzie skarbowym upoważnień do podpisu deklaracji elektronicznych dla pracowników Ifirma.pl, tj. druków UPL-1 powinien złożyć je osobiście, przesłać pocztą do urzędu skarbowego lub wysłać za pomocą profilu zaufanego. Instrukcja dla przesłania druków profilem zaufanym dostępna jest tutaj. Złożenie kompletu 4 druków jest niezbędne dla możliwości wysyłki e-deklaracji przez biuro. Więcej informacji w zakresie druków UPL-1 tutaj.

Na koncie Użytkownika serwisu, który już wcześniej złożył druki do urzędu, nie pojawi się informacji o ich generowaniu.


 

5. Przygotowanie umowy

Po wypełnieniu formularza na koncie Użytkownika będą widoczne komunikaty informujące o tym, iż usługa biura rachunkowego jest w trakcie realizacji.


 

Uwaga!
Status zgłoszenia dokumenty w przygotowaniu oznacza, iż jest realizowane przygotowanie umowy. W przypadku, gdybyśmy mieli wątpliwości, co do danych, które mają być zawarte w umowie skontaktujemy się z Tobą telefonicznie, bądź e-mailowo. Na tym etapie prosimy o cierpliwość, umowy są przygotowywane w kolejności zgłoszeń, postaramy się z Tobą skontaktować, jak najszybciej.


 

6. Wysyłka umowy

Kiedy tylko umowa zostanie przygotowana, Użytkownik zostanie o tym poinformowany drogą e-mailową. W wiadomości e-mail Użytkownik otrzyma:

  • zaakceptowaną umowę,
  • Regulamin biura rachunkowego,
  • druki UPL-1,
  • aktualizację druku CEIDG-1.

 

W wiadomości zostaną przesłane wyjaśnienia odnośnie powyższych dokumentów.
W dniu, w którym do Użytkownika trafi wiadomość e-mail zostanie wysłana pocztą umowa o świadczenie usług biura rachunkowego. Informacja również będzie widoczna na koncie Użytkownika.


 

Podpisaną umowę należy odesłać na adres wskazany na umowie.

7. Telefon z biura

Jak tylko kopia podpisanej umowy trafi do biura z konta zniknie status: dokumenty zostały wysłane, zaś Użytkownik otrzyma w wiadomości e-mail informację, iż biuro otrzymało podpisaną umowę. Po otrzymaniu umowy, a przed przydzieleniem księgowego biuro skontaktuje się z Użytkownikiem telefonicznie.

Ważne!
Przeprowadzona rozmowa pomoże nam zrozumieć specyfikę Twojej działalności. Postaramy się również odpowiedzieć na wszelkie Twoje pytania i wątpliwości.

8. Przydzielenie księgowego

Ostatnim etapem podjęcia współpracy z biurem jest przydzielenie księgowego. Postaramy się wskazać Ci już podczas rozmowy telefonicznej, w jakim czasie nastąpi przydzielenie księgowego. Dedykowany księgowy zajmie się obsługą dokumentacji Twojej firmy.

Kiedy już masz przypisanego księgowego dane kontaktowe do Księgowego oraz Kierownika Zespołu znajdują się na Twoim koncie. W celu sprawdzenia danych kontaktowych należy w prawym górnym rogu najechać na swój login, następnie zakładka Kontakt i pokażą się dane kontaktowe.


 


 

 

Autor: Karolina Gębala – ifirma.pl

Jeśli informacji jakich szukasz nie znalazłeś w naszej bazie wiedzy - zadzwoń do nas 71 769 55 15 lub porozmawiaj z konsultantem na czacie . Możesz też napisać maila na bok@ifirma.pl. BOK jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 – 20:00.
Nie musisz czytać pomocy

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

Mobilnie

Ułatwienia dla e‑commerce

Wygodne integracje
Wygodne integracje

Program do faktur IFIRMA w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e‑commerce jak Shoper, WooCommerce czy PrestaShop.

Sprawdź wszystkie integracje →

Wygodne integracje
Płatności w jednym miejscu

ifirma.pl łączy się z urządzeniami fiskalnymi, pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.

Wygodne integracje
Łatwe generowanie faktur

Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur – wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.

allegro integracja ecommerce
woocommerce integracja ecommerce
shoper integracja ecommerce
prestashop integracja ecommerce
shoplo integracja ecommerce
magento integracja ecommerce