Przekazywanie plików do ifirma jest bardzo proste, mimo że początkowo może wydawać się inaczej. Pierwszy miesiąc korzystania z usług biura rachunkowego to czas uczenia się obsługi systemu – zachęcamy wszystkich użytkowników by bez obaw pracować w serwisie ifirma. Wierzymy, że wątpliwości szybko znikną. Ewentualne błędy w większości przypadków można naprawić. W pierwszym miesiącu nie naliczamy także dodatkowych opłat – o których w połowie miesiąca system może informować.
Poniżej znajduje się opis dostarczania plików do ifirma i wyjaśnienie najczęstszych pytań z tego zakresu.
1. Gdzie mam umieścić dokumenty do księgowania?
2. Pliki są już przesłane do dokumentów elektronicznych – co dalej?
3. Dlaczego nie mogę oznaczyć kompletności?
4. Potwierdzenie zapłaty za ZUS jest przesłane, a mimo to ifirma o to pyta
5. Pliki już dawno są w ifirma, a ja nadal dostaję emaile z pytaniem o nie
6. W tym miesiącu nie mam nic do księgowania – co zrobić?
7. Kompletność jest już dawno oznaczona, a ja nadal nie mam rozliczenia
1. Gdzie mam umieścić dokumenty do księgowania?
Po zalogowaniu się do ifirma należy przekazać pliki do zakładki dokumenty elektroniczne. Obecnie mamy 4 sposoby dostępu do tej zakładki:
- bezpośrednio klikając na link
- ifirma/najeżdżamy na zakładkę wydatki i klikamy + import dokumentów elektronicznych
- ifirma/górna część ekranu – klikamy na dokumenty elektroniczne
- ifirma/pulpit/prawa część ekranu – przeciągamy pliki w pole Przeciągnij plik do aplikacji albo wybierz z dysku
2. Pliki są już przesłane do dokumentów elektronicznych – co dalej?
należy oznaczyć zawartość każdego z plików. Tj. określić czy plik zawiera fakturę za zakup towarów handlowych/ materiałów, czy fakturę za koszty związane z prowadzoną działalnością, który z plików zawiera potwierdzenie zapłacenia ZUS oraz pozostałe pliki, nie będące kosztami.
- Zakup towaru – przedmioty kupione w celu dalszej sprzedaży (lub materiały do ich wytworzenia),
- Koszt firmy – wszystko, co nie jest towarem, a jest kosztem firmowym,
- Potwierdzenie opłacenia ZUS – potrzebujemy potwierdzenie przelewu wykonanego w miesiącu ubiegłym (czyli jeśli księgujemy 10/2019 – przelew jaki wyszedł z konta bankowego w 10/2019),
- Wyciągi bankowe – wszelkie potwierdzenia płatności – wynagrodzenia wypłacone pracownikom, przelewy do US, potwierdzenia zapłaty za faktury otrzymane w walucie obcej
- Pozostałe – inne dokumenty, które Państwo przekazują
W tym momencie należy także oznaczyć, czy wydatek został już opłacony, czy też nie (jeśli zostanie opłacony w późniejszym terminie – konieczne będzie odnotowanie tego w systemie po dokonaniu zapłaty za wydatek).
3. Dlaczego nie mogę oznaczyć kompletności?
Najczęstszymi powodami są:
- umieszczenie plików w miesiącu, który jeszcze trwa – należy poczekać na zakończenie miesiąca,
- nie wszystkie pliki są oznaczone – należy dokończyć określanie zawartości pliku i statusu płatności za koszty/towary. Jeśli nie oznaczymy typu dokumentu oraz statusu zapłaty – przycisk kompletny będzie nieaktywny,
- pliki są umieszczone w błędnym miesiącu (jeszcze trwającym/nie rozpoczętym) – wówczas pliki trzeba usunąć z błędnego miesiąca i umieścić w poprawnym
- w komunikacie (niżej zrzut ekranu) nie oznaczono Oświadczam, że powyższe czynności zostały przeze mnie wykonane
4. Potwierdzenie zapłaty za ZUS jest przesłane, a mimo to ifirma o to pyta
Prawdopodobnie omyłkowo plik zawierający przelew do ZUS nie został oznaczony jako potwierdzenie opłacenia ZUS.
Co zrobić? Klikamy przycisk powrót, plik zawierający przelew do ZUS oznaczamy jako potwierdzenie opłacenia ZUS, klikamy kompletność plików.
Jeśli jednak w danym miesiącu z naszego konta nie wyszedł przelew do ZUS – wówczas zaznaczamy Potwierdzam brak płatności z tytułu składek ZUS (…)
5. Pliki już dawno są w ifirma, a ja nadal dostaję emaile z pytaniem o nie
Co miesiąc przesyłamy automatyczną wiadomość z przypomnieniem o przesyłaniu plików do księgowania. Wiadomość ta jest przesyłana cyklicznie do momentu, w którym w ifirma zostanie oznaczony przycisk dokumenty są kompletne.
Wspomniana wiadomość jest automatyczna i mimo, że wysyłana z adresu email księgowego – nie jest zależna od księgowego. Jednak możliwe jest odpowiadanie na nią – odpowiedź ta trafi na skrzynkę e-mail księgowego.
6. W tym miesiącu nie mam nic do księgowania – co zrobić?
Nawet jeśli w danym miesiącu nie dokonaliśmy żadnej sprzedaży, nie robiliśmy zakupów na firmę oraz nie płaciliśmy ZUS – należy kliknąć dokumenty kompletne.
7. Kompletność jest już dawno oznaczona, a ja nadal nie mam rozliczenia
Po oznaczeniu kompletności księgowy otrzymuje wiadomość, na podstawie której wkrótce przystąpi do rozliczenie miesiąca. Rozliczenia wykonujemy zgodnie z kolejnością otrzymanych powiadomień. Im wcześniej otrzymamy komplet dokuemntów – tym szybciej możemy sporządzić rozliczenie.
W przypadku dokumentów skompletowanych pod koniec terminu / po terminie czas przygotowywania rozliczenia zwykle się wydłuża. Dlaczego? Zwykle w okolicy 7. dnia miesiąca otrzymujemy dużo “kompletności”.
Oznaczenie kompletności plików do 7. dnia miesiąca gwarantuje, żę rozliczenie zostanie przez nas sporządzone najpóźniej na 2 dni przed terminem płatności podatków.
Autor: Katarzyna Krzemińska – ifirma.pl
