w Pracownicy Tagi: pracownicyewidencja czasu pracylista obecności

Ewidencję czasu pracy w serwisie ifirma należy wygenerować przechodząc do zakładki PracownicyEwidencja czasu pracyStwórz ewidencję miesięczną



Otwiera się strona Opcje ewidencji czasu pracy, gdzie należy uzupełnić:

  • w polu Pracownik – należy wybrać pracownika (z dostępnej listy pracowników).
  • następnie w polu umowa – należy wybrać umowę (odpowiedni rodzaj umowy wg nazwy stanowiska z dostępnej listy)

Należy pozostawić domyślne ustawienia:

  • pobierz nominalny czas pracy z umowy
  • uwzględniaj tylko dni robocze

Następnie należy wybrać opcje stwórz ewidencję czasu pracy.



Utworzy się ewidencja czasu pracy dla wybranego pracownika za dany miesiąc za poszczególne dni pracy.

Jest to najprostsza ewidencja czasu pracy w przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat w przypadku, gdy pracownik przepracował cały miesiąc.




Nieobecność pracownika w danym miesiącu

Pracownik może zachorować, pójść na urlop wypoczynkowy czy bezpłatny albo na urlop macierzyński lub wychowawczy i to też należy wykazać w ewidencji czasu pracy za dany miesiąc.
Aby to odnotować należy wygenerować ewidencję czasu pracy i należy dodać nieobecność, wówczas nastąpi zmiana w danych dniach na ewidencji czasu pracy. W przypadku kiedy ktoś jest cały miesiąc na urlopie lub zwolnieniu lekarskim można odznaczyć checkbox pobierz nominalny czas pracy z umowy a następnie dodać nieobecność.

Należy wybrać opcję dodaj nieobecność następnie podajemy typ absencji wybierając jedną z możliwości:

  • choroba
  • urlop wypoczynkowy
  • urlop bezpłatny
  • urlop macierzyński
  • urlop na żądanie
  • urlop wychowawczy
  • urlop okolicznościowy
  • zwolnienie płatne
  • zwolnienie bezpłatne
  • opieka nad dzieckiem
  • służba wojskowa
  • poszukiwanie pracy
  • nieobecność nieusprawiedliwiona.

Na końcu należy wybrać opcję zatwierdź, aby zapisać nieobecność w ewidencji czasu pracy.



Ważne!
Po wybraniu opcji Dodaj nieobecność, konieczne jest wprowadzenie daty nieobecności, którą można wprowadzić na dwa sposoby:

1. W polu data podajemy zakres od…do… np. urlop wypoczynkowy od 6.02.2017 r. do 13.02.2017 r. – 6 dni urlopu



lub

2. W polu okres pracy podajemy datę rozpoczęcia urlopu i ilość dni kalendarzowych od tej daty do zakończenia urlopu, np. urlop wypoczynkowy od 6.02.2017 r. do 13.02.2017 r., czyli 6 dni urlopu, ale jest to 8 dni kalendarzowych.



Zaznaczenie checkboxa „uwzględniaj dni wolne” spowoduje dodanie godzin absencji w soboty oraz niedziele w przypadku gdy zakres dat obejmuje te dni.

Przykład 1:
Pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym od 6.02.2017 r. do 13.02.2017 r. – 6 dni.

Sytuację tę przedstawia poniższy obraz.



Po uzupełnieniu informacji Formularz należy zatwierdzić. Urlop wypoczynkowy pokaże się w ewidencji czasu pracy w zaznaczonych dniach.
Jeżeli nastąpi pomyłka to można zawsze usunąć błędnie wprowadzoną nieobecność. Należy usuwać każdą pozycję, czyli każdy dzień osobno.

Jak edytować ewidencję czasu pracy?

Edytowane w ewidencji czasu pracy mogą być tylko poszczególne dni po wygenerowaniu ewidencji czasu pracy lub możliwe jest jej usunięcie i stworzenie na nowo. Jeżeli zostanie wybrana błędnie opcja wyczyść można wygenerować ponownie ewidencję po wybraniu opcji edytuj lub dodawać odrębnie każdą pozycję.

Aby edytować ewidencję wybieramy każdy dzień osobno np. 01.02.2017 r.



Należy wybrać odpowiednią datę i kolejno edytować dany dzień.



W celu wydrukowania/podglądu ewidencji miesięcznej za dany miesiąc i ewidencji rocznej, która utworzyła się na podstawie ewidencji miesięcznej należy wybrać opcję powrót.



Po wybraniu opcji powrót po prawej stronie znajduje się opcja drukuj. Po wybraniu tej opcji otworzy się ewidencja czasu pracy w formacie pdf, którą będzie można wydrukować.



I tak wygląda wydruk miesięcznej ewidencji czasu pracy w tym przypadku.



Ważne!
Jak usunąć ewidencję czasu pracy

Jeżeli ewidencja czasu pracy z jakiegoś powodu zostanie źle wygenerowana np. dla pracownika, który już u nas nie pracuje to możemy ją usunąć i ewentualnie wygenerować ponownie dla odpowiedniego pracownika.

Ewidencję czasu pracy można usunąć przechodząc do zakładki pracownicy > ewidencja czasu pracy. W zakładce znajdują się wygenerowane Ewidencje miesięczne oraz Ewidencja roczna pracy pracowników.

Należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z miesiącem ewidencji czasu pracy lub wybrać na osi czasu odpowiedni miesiąc – oś czasu znajduje się nad Ewidencją miesięczną, następnie wybieramy z listy numer kartoteki, dotyczący pracownika którego ewidencja ma być usunięta np. 1/2/2017. Następnie w części opcje ewidencji czasu pracy, po prawej stronie znajduje się opcja usuń. Należy zatwierdzić usunięcie ewidencji miesięcznej dla danej osoby i wówczas usunie się ewidencja roczna.



Jak zmienić całkowicie ewidencję czasu pracy dla danego pracownika

Po wygenerowaniu ewidencji czasu pracy dostępna jest też opcja wyczyść
W sytuacji kiedy ewidencja została błędnie sporządzona dla danego pracownika, zamiast dokonywać edycji dzień po dniu można skorzystać z opcji wyczyść i zacząć pracę nad nią od nowa.

Uwaga!

Opcja wyczyść powoduje wyczyszczenie (usunięcie) wszystkich dotychczasowych wpisów w wygenerowanej ewidencji.

Aby skorzystać z tej opcji należy przejść do zakładki pracownicy > ewidencja czasu pracy, gdzie pojawi się lista wygenerowanych ewidencji miesięcznych za dany miesiąc i ewidencja roczna. Należy wybrać z listy numer kartoteki, dotyczący pracownika którego ewidencja ma być wyczyszczona np. 1/2/2017 . Następnie w części opcje ewidencji czasu pracy po prawej stronie znajduje się opcja wyczyść.

Po wybraniu opcji wyczyść nastąpi usunięcie dotychczasowych wpisów.



Następnie należy wybrać opcję edytuj.



Po wybraniu tej opcji będzie można stworzyć od nowa ewidencję czasu pracy.



Po zatwierdzeniu zostanie utworzona ewidencja czasu pracy.



Nie pokazuje się żadna umowa – dlaczego?

Generując ewidencję czasu pracy w serwisie może się zdarzyć, że podczas jej tworzenia w zakładce Ewidencja czasu pracy po wybieraniu opcji stwórz ewidencję miesięczną i wskazaniu pracownika z listy w polu UmowaWybierz umowę nie pokaże się żadna umowa.

A to oznacza, że w wygenerowanej w serwisie umowie o pracę dla tego pracownika nie został wpisany przedmiot umowy.

W takim przypadku w pierwszej kolejności należy uzupełnić przedmiot umowy. W tym celu należy przejść do zakładki PracownicyUmowy. Wybrać “przedmiot umowy”, a następnie u góry po prawej stronie wybrać opcję “edytuj umowę” i uzupełnić pole “przedmiot umowy”. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić. Następnie powrócić do wygenerowania ewidencji czasu pracy za dany miesiąc.

Pracownik ma niestandardowy czas pracy – jak stworzyć ewidencję czasu pracy?

Są przypadki w których nie możemy pobrać danych z umowy o pracę i ewidencje tworzymy samemu np. jeżeli jest to firma związana ze służbą zdrowia i pracownicy pracują nie 8 godzin a 7,35 godziny.

Wówczas należy postąpić w następujący sposób:
– przejść do zakładki PracownicyEwidencja czasu pracyStwórz ewidencję miesięczną. W polu Pracownikwybierz pracownika (należy wybrać pracownika z listy). Następnie w polu “umowa” – należy wybrać umowę.

Kolejno należy odznaczyć checkboxy “pobierz nominalny czas pracy z umowy i uwzględniaj tylko dni robocze”.
Należy wybrać opcję: stwórz ewidencję czasu pracy+ dodaj godziny pracy. W polu “data od do” wskazać datę od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca.

Należy wybrać dni cykliczne, czyli w jakie dni tygodnia ta osoba pracowała w danym wymiarze czasu pracy. Następnie w części Godziny pracy “z umowy” oraz “przepracowane” w polu “ilość” – należy wpisać ilość godzin przepracowanych w danym dniu.

Natomiast w części Godziny pracy “nadliczbowe” oraz w nocy, pole “ilość” pozostawiamy bez zmian. Pola należy wypełnić tylko w sytuacji, gdy pracownik faktycznie pracował w porze nocnej lub posiadał w danym miesiącu godziny nadliczbowe.

Przykład 2:
Pan Jacek pracował od poniedziałku do piątku po 7,35 godziny nie pracował w nocy i nie miał godzin nadliczbowych.
Po przejściu do ewidencji czasu pracy i wybraniu odpowiedniego pracownika oraz umowy czynności wykonywane w serwisie wyglądają następująco :

W pierwszym kroku należy odznaczyć checkboxy „pobierz nominalny czas pracy z umowy” oraz „uwzględniaj tylko dni robocze”, potem należy wybrać opcje „+stwórz ewidencję czasu pracy”



Następnie wybrać opcje „ + dodaj godziny pracy”



W polu data należy wskazać dni od do, następnie wybrać dni cykliczne w ciągu tygodnia i pozostawić zaznaczony checkbox “uwzględniaj dni wolne”. W polu “ilość” należy uzupełnić godziny pracy z umowy oraz przepracowane. W ostatnim kroku należy wybrać opcję “przelicz” i na końcu zatwierdzić wprowadzone dane.



Po wygenerowaniu ewidencji czasu pracy można ją wydrukować lub zapisać w formacie PDF wybierając opcję “wydrukuj PDF”.



I tak wygląda wydruk miesięcznej ewidencji czasu pracy w tym przypadku.


Autor: Małgorzata Michalak – ifirma.pl

Możliwość komentowania jest wyłączona.