Błędy związane z wysyłką do ZUS – deklaracje zgłoszeniowe

Podczas przesyłania deklaracji do ZUS, często zdarza się, że pojawiają się błędy zarówno na deklaracjach rozliczeniowych jak i zgłoszeniowych. W kolejnej części artykułu, zostaną szczegółowo opisane każde z nich oraz sposoby ich rozwiązania.

Informację o błędzie, który wystąpił w deklaracji, znajduje się zawsze na końcu komunikatu. W momencie kiedy przedsiębiorca otrzymuje powiadomienie o błędzie należy weryfikować ostatnią część wiadomości.

Cały błąd przedsiębiorca może odczytać w zakładce Deklaracje ➡ E-Deklaracje ZUS gdzie znajdują się bowiem wszystkie deklaracje przesłane przez użytkownika za pomocą serwisu IFIRMA.

Na przykład:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009499+20220420071011+2V zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSDRA (6471591), błąd: 71100101, nr bloku: 6, nr pola: 2, opis: Błędna kwota składki.

Otrzymana informacja wskazuje, że błąd dotyczy błędnej kwoty składki ZUS na deklaracji ZUS DRA w bloku 6 w polu 2 i to tak należy szukać problemu na wysłanej deklaracji.

Jeżeli mimo wszystko przedsiębiorca nie jest w stanie samodzielnie znaleźć problemu i błąd nie może zostać usunięty zachęcamy do kontaktu z BOK.

1. ZUS ZUA przedsiębiorcy

Podczas wysyłki do ZUS, deklaracji zgłoszeniowych również mogą pojawić się błędy w aplikacji. W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy błąd dotyczy zgłoszenia przedsiębiorcy czy pracownika.

a. Błędnie zaznaczone ubezpieczenia (nr bloku: 5, nr pola: 1)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009499+20230413070151+4E zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZUA (72896), błąd: 61038801, nr bloku: 5, nr pola: 1, opis: Błędnie zaznaczone ubezpieczenia.

Najczęstszym błędem pojawiającym się podczas generowania deklaracji ZUS ZUA, są błędnie zaznaczone ubezpieczenia w deklaracji zgłoszeniowej.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca zmienia plan opłacania składek ZUS lub pierwszorazowo zgłasza się do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA musi pamiętać, że ubezpieczenie chorobowe dla pracodawcy jest dobrowolne.

W związku z tym, aby rozwiązać problem należy ponownie przesłać deklaracje do ZUS z prawidłowo zaznaczonymi składkami.
Czyli w takiej sytuacji, należy przejść do zakładki Login → Konfiguracja → Deklaracje zgłoszeniowe ZUS → Wygeneruj ZUA.

Poniżej zostanie zaznaczone prawidłowe zgłoszenie dla przedsiębiorcy, który chce podlegać pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.

W sytuacji gdy przedsiębiorca nie chce zgłosić się do dobrowolnej składki chorobowej wówczas oznaczenie w ZUS ZUA, ma wyglądać w następujący sposób:

b. Musi być zaznaczone zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego (nr bloku: 5, nr pola: 1)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009468+20231102154145+0Y zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy.Błąd w dokumencie dokument: ZUSZUA (92218), błąd: 61030501, nr bloku: 6, nr pola: 2, opis: Brak zgłoszenia ubezpieczeń obowiązkowych Błąd w dokumencie dokument: ZUSZUA (92218), błąd: 61030004, nr bloku: 5, nr pola: 1, opis: Musi być zaznaczone zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego.

W przypadku takiego błędu, przedsiębiorca najprawdopodobniej dokonał błędnego oznaczenia na deklaracji ZUS ZUA. W sytuacji, kiedy przedsiębiorca chce zgłosić się jedynie do składki zdrowotnej, ponieważ posiada inny tytuł do ubezpieczeń, który uprawnia go do opłacania z działalności gospodarczej składki zdrowotnej, należy zgłoszenia dokonać na deklaracji ZUS ZZA. W tym celu należy przejść do zakładki Login → Konfiguracja → Deklaracje zgłoszeniowe ZUS → Wygeneruj ZZA i odznaczyć deklaracje w następujący sposób:

c. Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS (nr bloku: 1, nr pola: 1)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009466+20231106155341+6F zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZUA (92656), błąd: 69004609, nr bloku: 1, nr pola: 1, opis: Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS.

Kiedy podczas wysyłki deklaracji ZUS ZUA przedsiębiorcy, pojawia się powyższy komunikat, oznacza to, że najprawdopodobniej zostały wprowadzone błędne dane identyfikacyjne płatnika. Komunikat ten wskazuje, że dane osoby wprowadzonej w ZUS ZUA, nie znajdują się w bazie ZUS. W takiej sytuacji, należy zweryfikować czy nie doszło do literówki np. w imieniu lub nazwisku, dodatkowo należy zweryfikować wprowadzony PESEL. W tym celu należy przejść do zakładki Login → Konfiguracja → Dane właściciela.

W przypadku jeżeli przedsiębiorca nie może zidentyfikować błędu w danych przedsiębiorcy, warto porównać je z danymi które znajdują się na PUE ZUS. Zalecamy również kontakt z ZUS-em w celu weryfikacji danych.

Po wprowadzeniu prawidłowych danych w konfiguracji serwisu, przedsiębiorca może ponownie wygenerować deklarację ZUS ZUA, poprzez zakładkę Login → Konfiguracja → Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

2. ZUS ZUA pracownika

a. Błędnie zaznaczone ubezpieczenia (nr bloku: 5, nr pola: 1)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009499+20230413070151+4E zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZUA (72896), błąd: 61038801, nr bloku: 5, nr pola: 1, opis: Błędnie zaznaczone ubezpieczenia.

Najczęstszym błędem pojawiającym się podczas generowania deklaracji ZUS ZUA, są błędnie zaznaczone ubezpieczenia w deklaracji zgłoszeniowej. W zależności od tego na jaką umowę zatrudniamy pracownika/zleceniobiorcę, sposób wypełniania ZUS ZUS będzie różny.

1. W sytuacji kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracownika na umowę o pracę, wówczas na deklaracji ZUS ZUA, nie występują ubezpieczenia dobrowolne. Oznacza to, że na deklaracji zgłoszeniowej ma zostać wypełniony jedynie blok z ubezpieczeniami obowiązkowymi tak jak przedstawia to zrzut poniżej.

   

   Aby wysłać ponownie deklaracje do ZUS, należy wybierać zakładkę Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ imię i nazwisko pracownika, otworzy się strona z danymi pracownika. Po prawej stronie w części Wygeneruj, należy wybrać ZUS ZUA.

2. Jeżeli zleceniobiorca jest zatrudniony na umowę zlecenie, schemat wypełniania wniosku ZUS ZUA nieznacznie się różni. W takim przypadku, ubezpieczenie chorobowe jest dla pracownika DOBROWOLNE, a sposób wypełnienia deklaracji zgłoszeniowej powinien wyglądać jak na poniższym zrzucie:

   

   Więcej w zakresie deklaracji zgłoszeniowych pracownika dostępne jest tutaj.

b. Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS (nr bloku: 2, nr pola: 1)

Opis błędu:

Pracownik: Jan Kowalski, Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009500+20231123164606+3U zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZUA (94814), błąd: 69004603, nr bloku: 2, nr pola: 1, opis: Dokument ma niepotwierdzone dane płatnika w ZUS.

Kiedy podczas wysyłki deklaracji ZUS ZUA pracownika pojawia się powyższy komunikat, oznacza to, że najprawdopodobniej zostały wprowadzone błędne dane pracownika. Komunikat ten wskazuje, że dane osoby wprowadzonej w ZUS ZUA, nie znajdują się w bazie ZUS. W takiej sytuacji, należy zweryfikować czy nie doszło do literówki np. w imieniu lub nazwisku, dodatkowo należy zweryfikować wprowadzony PESEL, wybierając zakładkę Pracownicy → Lista pracowników → Imię i nazwisko pracownika → Edytuj pracownika.

Po wprowadzeniu poprawnych danych należy ponownie wygenerować deklarację ZUS ZUA, przez zakładkę Pracownicy → Lista pracowników → Imię i nazwisko pracownika.

3. ZUS ZWUA

a. Blok rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego powinien być pusty (nr bloku: 5, nr pola: 1)

Opis Błędu:

Pracownik: Jan Kowalski, Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009468+20230904085530+0I zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZWUA (84804), błąd: 61100201, nr bloku: 5, nr pola: 1, opis: Blok rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego powinien być pusty.

W przypadku kiedy podczas wysyłki deklaracji ZUS ZWUA, pojawi się powyższy błąd, oznacza to, że przedsiębiorca błędnie wypełnił blok V w deklaracji wyrejestrowującej.

Kiedy płatnik składek chce wyrejestrować z ubezpieczeń zleceniobiorcę z kodu 0411xx, wówczas nie należy wypełnić bloku dotyczącego rozwiązania stosunku pracy, który dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.
W związku z tym, abym prawidłowo przekazać deklaracje ZUS ZWUA, blok ten ma pozostać pusty, tak jak wskazuje to poniższy zrzut:

b. W danych ZUS brak zgłoszenia, którego dotyczy wyrejestrowanie (nr bloku: 4, nr pola: 1)

Opis błędu:

Pracownik: Jan Kowalski, Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009500+20231025082221+5P zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZWUA (86811), błąd: 69002602, nr bloku: 4, nr pola: 1, opis: W danych ZUS brak zgłoszenia, którego dotyczy wyrejestrowanie.

W przypadku wystąpienia takiego błędu, najczęściej ma miejsce sytuacja, że pracownik/zleceniobiorca jest już wyrejestrowany z ZUS, a przedsiębiorca omyłkowo dokonuje ponownego wyrejestrowania. Może mieć również znaczenie jeżeli pracownik jest zgłoszony z innym kodem niż widnieje to w deklaracji wyrejestrowującej. W takiej sytuacji trzeba zweryfikować jego podleganie pod ubezpieczenie na PUE ZUS.

Po zalogowaniu do PUE ZUS należy przejść do zakładki e-płatnik.

W momencie kiedy przedsiębiorca, uzyska dostęp do kartoteki ZUS należy przejść do zakładki Rejestr ubezpieczonych ➡ Aktualni ubezpieczeni.

Po wybraniu odpowiedniego pracownika, u dołu strony należy wybrać podgląd. W przypadku jeżeli pracownik nie widnieje we wskazanej zakładce należy zweryfikować czy nie został już wyrejestrowany w zakładce “wyrejestrowanie z ubezpieczeń” po prawej stronie menu.
Na tej podstawie płatnik składek ma możliwość zweryfikowania czy pracownik został wyrejestrowany oraz z jakim kodem jest zgłoszony do ZUS. Co może sprawdzić przez zakładkę Ubezpieczenia, po uprzednim wybraniu pracownika.

W serwisie IFIRMA, kod tytułu ubezpieczenia wprowadza się w zakładce Pracownicy → Lista pracowników → Imię i nazwisko pracownika → Edytuj pracownika.

4. ZUS ZZA

Dla ubezpieczonego nie znaleziono w danych ZUS pasującego zgłoszenia (nr bloku: 5, nr pola: 1)

Opis błędu:

Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009465+20231121100428+7Y zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZZA (42741), błąd: 69002501, nr bloku: 5, nr pola: 1, opis: Dla ubezpieczonego nie znaleziono w danych ZUS pasującego zgłoszenia.

Komunikat ten informuje, że w przypadku przedsiębiorcy, płatnik składek nie dokonał wyrejestrowania z poprzedniego planu opłacania składek. W sytuacji jeżeli należy dokonać przerejestrowania jedynie do składki zdrowotnej w pierwszej kolejności trzeba złożyć do ZUS druk ZUS ZWUA wyrejestrowujący się z obecnego planu opłacania. Po odczekaniu jednego dnia należy złożyć druk ZUS ZZA który zgłasza płatnika do ubezpieczenia zdrowotnego.

Więcej informacji w zakresie przerejestrowania dostępne jest tutaj.

5. ZUS ZCNA

Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS (nr bloku: 3, nr pola: 5)

Opis błędu:

Pracownik: Jan Kowalski, Przesyłka nieprzyjęta do ZUS: Dokumenty zawierają błędy. Opis błędów znajduje się w komunikacie. Dokumenty znajdujące się w pliku o identyfikatorze: PW+000009467+20231121131841+2Y zostały przygotowane w oprogramowaniu niezgodnym z wymaganiami określonymi przez Zakład. Zgodnie z art. 47a ust.1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z póź. zm.) płatnik składek zobowiązany jest korzystać z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy. Błąd w dokumencie dokument: ZUSZCNA (26708), błąd: 69004605, nr bloku: 3, nr pola: 5, opis: Dokument ma niepotwierdzone dane ubezpieczonego w ZUS.

Kiedy podczas wysyłki deklaracji ZUS ZCNA pracownika, pojawia się powyższy komunikat, oznacza to, że najprawdopodobniej, przedsiębiorca zbyt szybko przekazał zgłoszenie członka rodziny do ZUS. W momencie zatrudnienia pracownika i zgłoszenia tego faktu do ZUS, należy odczekać kilka dni, kiedy to ZUS zaktualizuje bazę osób zgłoszonych do ZUS. Tak więc, najlepiej weryfikować sytuację w PUE ZUS, gdzie płatnik ma dostęp do osób zgłoszonych do ubezpieczeń.

Po zalogowaniu się na PUE, należy przejść do części Płatnik i po lewej stronie w Panelu Płatnika wybieramy Osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

W sytuacji, kiedy pracownik nie widnieje na liście osób, oznacza to, że ZUS jeszcze nie zaktualizował zgłoszenia przesłanego za pomocą serwisu IFIRMA. W związku z tym, należy odczekać kilka dni, następnie ponownie zweryfikować sytuację i w momencie kiedy pracownik pojawi się na liście, ponowić wysyłkę ZUS ZCNA.

Autor: Agnieszka Sołtys